Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Eenheid/Cluster/Team BV/PC Visie positionering Circulus BV en toetreding gemeente Epe 1- Notagegevens Notanummer 32680 Opsteller A.J. Fiechter Telefoon 0570 693408 Datum 7-11-2007 Portefeuillehouder Weth. Hiemstra Weth. Berkelder 2- Bestuursorgaan b B & W 20-11-2007 b Raad 4-12-2007 OR College van B & W - Burgemeester - Weth. Adema - Weth. Doornebos - Weth. Fleskes - Weth. Hiemstra - Weth. Berkelder Besluitenlijst d.d. d.d. b Agenda Akkoordstukken Vertrouwelijk Routing BV/PC J. Modderkolk RS/SI/GB P. ten Voorde BV/PJ/JZ T. van Hennik Wethouder Hiemstra Wethouder Berkelder Bijlagen d.d. par. b adj.secr. b gem.secr. BIS nmlkj openbaar nmlkj besloten nmlkj Vertrouwelijk (paraaf adjunct-secretaris) Notitie inzake de visie op de positionering van Circulus BV en de aanstaande toetreding van de gemeente Epe B & W d.d.: 20-11-2007 Besloten wordt: 1 in te stemmen met de Notitie inzake de visie op de positionering van Circulus B.V. en de aanstaande toetreding van de gemeente Epe 2 in te stemmen met toetreding van de gemeente Epe als aandeelhouder/opdrachtgever Circulus B.V. 3 in te stemmen met de participatieovereenkomst tussen gemeente Epe en gemeente Apeldoorn en gemeente Deventer inzake Circulus 4 in te stemmen met een statutenwijziging van Circulus B.V, die voldoet aan (Europese) wet- en regelgeving 5 over te gaan tot uitbreiding van het aantal aandelen B in Circulus B.V. met 10 aandelen B, de aankoopkosten ad 2.300 te activeren en de jaarlast ten laste van product 31 Afval te brengen 6 een nieuwe aandeelhoudersovereenkomst inzake Circulus B.V. te sluiten, die voldoet aan de (Europese) wet- en regelgeving 7 op grond van artikel 169, lid 4, Gemeentewet, de Raad in de gelegenheid te stellen zijn eventuele wensen en bedenkingen terzake ter kennis te brengen van het college 8 deze nota en notitie aan te bieden aan het raadspresidium 1/ 6
9 dit besluit openbaar te maken 2/ 6
Financiële aspecten: In te vullen door de initiërende dienst Financiële gevolgen voor de gemeente? nmlkji Ja nmlkj Nee Financiële gevolgen opvangen binnen het desbetreffende productbudget Voorstel openbaarmaking b De nota en het besluit openbaar te maken De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht De nota en het besluit openbaar te maken nadat De nota en het besluit openbaar te maken, behalve Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op Communicatie over vervolg nmlkj De communicatie verloopt als volgt (Hierover is overleg geweest met het team Communicatie) nmlkj nmlkji Zie bijgaand(e) communicatieplan/ -paragraaf Communicatie is niet van toepassing, omdat het een intern onderwerp betreft ADVIESRADEN: In te vullen door de initiërende dienst Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? nmlkj Ja nmlkji Nee 3/ 6
Toelichting en overwegingen Inleiding Eind 2005 heeft de Raad overeenkomstig voorstel van uw college besloten in te stemmen met beëindiging van de managementovereenkomst tussen Circulus BV en Essent Milieu BV en daarbij uitgesproken de positie van Circulus BV te willen versterken door blijvende zeggenschap en samenwerking met overheidsgedomineerde bedrijven. De afgelopen tijd is op verschillende niveaus gewerkt aan de beoogde ontwikkeling en versterking van Circulus BV. Daarnaast is veel energie gestoken in een nieuwe meerjarige dienstverleningsovereenkomst (DVO) tussen de opdrachtgevende gemeenten en Circulus, met een prijsvorming op basis van een kostenallocatiemodel. Dat model maakt o.a. een eind aan de huidige situatie van populair gezegd rondpompen van geld. De door de gemeente Epe gewenste toetreding tot Circulus BV, als mede-aandeelhouder en opdrachtgever, heeft de lopende processen versneld en vormt de directe aanleiding voor de bij deze nota gevoegde Notitie inzake de visie op de positionering van Circulus BV en de aanstaande toetreding van de gemeente Epe. De notitie is een coproductie van Apeldoorn, Deventer en Circulus BV. De toetreding van Epe noodzaakt onder andere tot wijziging van de statuten van Circulus BV en tot uitbreiding van het aantal aandelen B (aandelen gemeente Deventer). Uw college is bevoegd te besluiten over de toetreding van Epe, de wijziging van de statuten, de aankoop van aandelen, enzovoorts. Omdat uw college ook een actieve informatieplicht richting de Raad heeft en gelet op het feit dat de voorgestelde besluiten neerkomen op een strategische keuze voor de ontwikkeling van Circulus BV, is het gewenst en verantwoord de Raad op grond van artikel 169, lid 4, Gemeentewet in de gelegenheid te stellen zijn eventuele wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen alvorens een definitief besluit te nemen. Beoogd resultaat Keuze voor een ontwikkeling van Circulus BV waarmee het bedrijf meerjarig op verantwoorde wijze kan blijven opereren en keuze voor een nieuwe periode van 10 jaar dienstverlening door Circulus BV aan de deelnemende gemeenten/opdrachtgevers, met expliciete aandacht voor de door de gemeente gewenste focus op milieurendement, servicegraad en aanvaardbare kosten, dit alles binnen de (Europese) wet- en regelgeving. Kader -Raadsbesluit 16 november 2005 tot ontbinding van de managementovereenkomst tussen Circulus BV en Essent Milieu BV en de gemaakte keuze voor blijvende zeggenschap in Circulus BV -artikel 169 Gemeentewet -(Europese) wet- en regelgeving Argumenten Voor de argumenten wordt verwezen naar de eerdergenoemde notitie van Apeldoorn, Deventer en Circulus. De notitie gaat uit van het door de gemeenten Apeldoorn en Deventer genomen besluit tot blijvende zeggenschap in Circulus BV en versterking van de positie van het bedrijf. Uit dat besluit rolt opeenvolgend een aantal logische vervolgstappen: 1. keuze voor blijvende zeggenschap in Circulus BV heeft als logisch vervolg dat de gemeenten ook klant blijven van Circulus 2. keuze voor klant blijven van Circulus betekent dat zal moeten worden voldaan aan onder andere Europese wet- en regelgeving op het terrein van aan-/inbesteding 3. keuze voor Circulus leidt ertoe dat de nieuwe dienstverleningsovereenkomst via een sturingsmodel waarborgen moet bieden voor de wensen van de gemeente op het vlak van te realiseren milieurendement, servicegraad en aanvaardbare kosten 4. als de gemeente de positie van het bedrijf wil versterken is het logisch dat nieuwe gemeenten toetreden als mede-aandeelhouder en opdrachtgever. Rond enkele onderdelen van die notitie wordt het volgende opgemerkt: 1. de toetreding van Epe noodzaakt tot aanpassing van de statuten. Hoofdpunten van wijziging: a. gewijzigde zeggenschapsverhoudingen (nu Apeldoorn 65% en Deventer 35%; vanaf 1jan08 Apeldoorn 55%, Deventer 34% en Epe 11%; basis: aantal aansluitingen) b. als uitvloeisel daarvan (en bij handhaving van het aantal Apeldoornse aandelen ad 130): uitbreiding Deventer aandelen B van 70 naar 80; c. om te kunnen blijven voldoen aan met name de Europese wet- en regelgeving dient elke 4/ 6
deelnemende gemeente een beslissende invloed/stem te hebben bij strategische keuzes/ besluiten rond het bedrijf. In de gewijzigde statuten wordt dit ingevuld met een verplichte unanimiteit van stemmen in die situaties. In wezen is de nieuwe situatie vergelijkbaar met de huidige waarin bij belangrijke besluiten een tweederde meerderheid van stemmen nodig is. Dit komt feitelijk ook neer op unanimiteit van besluitvorming d. omdat voor de deelname van Epe is gekozen voor een aandeleninbreng tegen nominale waarde dienen de huidige financiële belangen van Apeldoorn en Deventer in de statuten te worden verankerd (Apeldoorn en Deventer zijn rechthebbend op het bij Circulus BV per 31dec07 opgebouwde Eigen vermogen en op de huidige structurele winstpotentie van het bedrijf). Voor de winst van dochter Berkel Milieu Bedrijven BV blijft de verhouding 65/35 gelden tussen beide gemeenten. De toetredende gemeente Epe ziet af van stemrecht op besluiten die betrekking hebben op deze dochter van Circulus BV. 2. sturingsmodel. Er is een adequaat sturingsmodel nodig vanuit de posities "gemeente als opdrachtgever" en "gemeente als aandeelhouder": a. oog voor milieurendement, servicegraad en kosten, inclusief hun samenhang (plan, sturing op resultaten, tussentijds volgen o.a. op basis van benchmarks, successen markeren, bijsturen waar nodig bij achterwege blijven van successen conform raming, enzovoorts). b. verantwoorde afspraken over verhouding winstuitkering/winstreservering binnen Circulus BV en een taakstellend dividend. Draagvlak De directie van Circulus staat achter de beoogde ontwikkelingen. De Raad van Commissarissen en de Ondernemingsraad van Circulus zijn geïnformeerd. Met de gemeente Epe is overeenstemming over toetreding (Raadsbehandeling 6 december 2007). De Colleges van Burgemeester en wethouders van Apeldoorn en Deventer hebben zomer 2007 al uitgesproken in beginsel in te stemmen met uitbreiding van het aantal aandeelhouders door toetreding van gemeenten. Financiële consequenties Er is sprake van financiële consequenties: a. de aankoop van 10 aandelen B vergt een investering van 2300. Deze investering wordt geactiveerd. De beperkte jaarlijkse rentelast komt ten laste van product 31 Afval. b. op grond van de te sluiten nieuwe dienstverleningsovereenkomst en het daaraan gekoppelde kostenallocatiemodel (de gemeentelijke vergoedingen zijn gebaseerd op de werkelijke kostenraming Circulus) zal het jaarlijks dividend exploitatieresultaat publieke taken geheel of goeddeels verdwijnen. Daar staat tegenover dat de in de gemeentebegroting opgenomen lastenraming voor dienstverlening Circulus ook lager uitvalt. Zodra de DVO, delen A t/m C, volledig uitgewerkt en doorgerekend is zal blijken in hoeverre beide mutaties per saldo een budgetneutraal effect op product 31 Afval van de gemeentebegroting hebben c. In de gemeentebegrotingen van Deventer en Apeldoorn is een structureel dividend uit het exploitatieresultaat commerciële taken Circulus geraamd. Voor het veilig stellen van die bate wordt vastgelegd dat Circulus jaarlijks een taakstellend dividend aan beide gemeenten uitkeert. Gegeven het feit dat Circulus in 2006 terzake een positief resultaat van meer dan het dubbele heeft behaald, wordt deze taakstelling als verantwoord en realistisch gezien. Het huidige eigen vermogen van Circulus BV bedraagt ca 600.000. Dit vermogen wordt opgesplitst in twee delen voor de aandeelhouders Apeldoorn en Deventer. De verdeling is gelijk aan de huidige aandelenverhouding 65/35. De toetreding van Epe heeft dus geen gevolgen voor het financiële aandeel van de gemeenten Apeldoorn en Deventer in Circulus. Aanpak/uitvoering Beoogde procesgang: -besluitvorming B&W 20nov07, -Raadspresidium 22nov07 (stukken worden eerder aangeleverd) -behandeling zienswijze Raad in PMD van 4dec07 -aansluitende definitieve besluitvorming B&W -AvA Circulus BV 6dec07 (eventuele alternatieve datum 20dec07) 5/ 6
De juridische afhechting, en met name het zodanig invulling geven aan de relatie tussen de gemeenten en hun bedrijf Circulus in officiële documenten/overeenkomsten dat er geen sprake is van strijdigheid met Europese) wet- en regelgeving, is nog onderwerp van overleg en afstemming. Uitgangspunt is dat de uiteindelijk aan het College ter instemming en vaststelling aan te bieden documenten en overeenkomsten binnen genoemde wet- en regelgeving passen. Daartoe heeft Circulus met instemming van de gemeenten externe juridische deskundigheid aangetrokken en vindt afstemming plaats met de gemeentelijke juridische deskundigheid. Ten tijde van het opstellen van dit collegevoorstel waren de uitspraken van de advocaat nog niet voorhanden. In de nu voorliggende besluitvorming is rekening gehouden met en wordt uitgegaan van het "inbestedingsproof" zijn van de documenten en overeenkomsten. Het behoeft de nu voorgestelde besluitvorming en consultatie van de Raad niet in de weg te staan. Ook voor de tussen Apeldoorn en Deventer met Circulus te sluiten (en per 1jan08 in werking tredende) nieuwe DVO, bestaande uit de delen A t/m C, is nog enig onderzoek en afstemming nodig. Ook hier geldt de noodzaak dat de inhoud van die overeenkomst moet passen binnen de (Europese) wet- en regelgeving. Daarbij speelt ook de vraag of alle gemeentelijke taken exclusief aan Circulus moeten worden opgedragen of dat - bezien vanuit de wet- en regelgeving - de huidige situatie in beginsel kan worden gecontinueerd, te weten het opdragen van de betreffende taken aan Circulus met vrijheid om enkele taken bij organisaties zoals Sallcon en Cambio te houden. De gemeenten en Circulus verwachten dat op korte termijn - vòòr 1 februari 2008 - volledige overeenstemming en afstemming zal worden bereikt. Een procedureafspraak voor een eventueel scenario zonder overeenstemming achten zij niet nodig. Ook dit onderdeel behoeft de voorgestelde besluitvorming en consultatie van de Raad niet in de weg te staan. Tenslotte is nog in behandeling in welke mate de toetreding van Epe gevolgen behoort te hebben voor de samenstelling van de Raad van Commissarissen (RvC) van Circulus. Voor de huidige samenstelling van de RvC geldt: 2 commissarissen op voordracht van Apeldoorn, 2 commissarissen op voordracht van Deventer en 1 commissaris op voordracht van de OR van Circulus. Het is niet een onderwerp dat de beoogde besluitvorming en consultatie van de Raad in de weg staat. Beoogd wordt dat de nog in 2007 te nemen besluiten in de op 6 december 2007 te houden Algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) van Circulus BV aan de orde komen. Zonodig - en ook rekening houdende met het besluitvormingstraject door de Colleges van Burgemeester en wethouders van Apeldoorn en Deventer - is als uitwijkdatum 20 december 2007 voor een vervolg AvA beschikbaar. 6/ 6