MASTERCLASS. communicatie voor een succesvol event

MASTERCLASS communicatie voor een succesvol event

INHOUDSOPGAVE WEBSITE 3 SOCIAL MEDIA 4 FACEBOOK INSTAGRAM LINKED-IN VOORDELEN SOCIAL MEDIA OPBOUW - HET SOCIAL MEDIA MENU ALGEMENE TIPS VOOR SOCIAL MEDIA NIET DOEN OP SOCIAL MEDIA MAAK HET MOOI 8 PERS 9 CONTACT MET DE PERS PERSBERICHT MAKEN SLUIT AAN BIJ WAT ER IS 10 LF2018 VERBINDEN IN OPSTERLAND!2

WEBSITE Om uw initiatief of event online bekend te maken is een website een hele belangrijke basis. Hierop kunt u veel meer informatie kwijt dan in een persbericht of op social media. En als u een website heeft, kunt u er op uw andere kanalen naar verwijzen. Bijvoorbeeld voor meer achtergrondinformatie, voor contactgegevens of een routebeschrijving. Een eigen website hoeft helemaal niet duur te zijn en als u een beetje handig bent met de computer, maakt u heel gemakkelijk zelf een website. Er zijn websites waarmee u gratis een website maakt. Zo is er bijvoorbeeld www.wix.com, maar ook Wordpress biedt de mogelijkheid tot het bouwen van een gratis website. Wilt u meer weten bekijk dan de tutorial online https://www.youtube.com/ watch?v=v239f3-bojm. Een domeinnaam registreren (uw eigen webadres) kan bij verschillende partijen.!3

SOCIAL MEDIA Social media is niet meer weg te denken. Het wordt ontzettend veel gebruikt en nog steeds komen er dagelijks nieuwe gebruikers bij. Ook als u zelf -persoonlijk- geen behoefte hebt om op social media actief te zijn, kan het toch goed zijn om uw event of initiatief onder de aandacht te brengen. De belangrijkste kanalen voor social media zijn: - facebook - twitter - instagram - linkedin FACEBOOK Door een pagina op Facebook te maken kunt u uw initiatief bij een breed publiek onder de aandacht brengen. U kunt, nadat u een pagina heeft gemaakt ook een event aanmaken en daar mensen voor uitnodigen. Dit kunnen andere mensen in uw netwerk weer delen waardoor het bij een steeds grotere groep onder de aandacht komt. TWITTER Op twitter maakt u korte berichten met niet meer dan 140 tekens. U kunt er andere twitter gebruikers op attenderen door een mention te plaatsen, bijvoorbeeld @gemeenteopsterland of @lf2018. De twitteraccounts die je noemt in je bericht, sturen je bericht dan soms weer door via hun kanaal waardoor je bericht bij een breder publiek onder de aandacht komt. Het doorplaatsen van een bericht heet re-tweeten. INSTAGRAM Leent uw initiatief of event zich voor plaatjes of foto s dan is het goed gebruik te maken van Instagram. U kunt op uw account zelf beelden plaatsen en voorzien van een korte tekst of beeld van anderen delen. Door gebruik te maken van hashtags (#) in de tekst onder het beeld, wordt u gevonden door een breder publiek. LINKED-IN Als u uw event of initiatief vooral bij zakelijke relaties onder de aandacht wilt brengen, maakt u gebruik van Linked-In. ALGEMEEN - Bijna alle social media-kanalen kunt u aan elkaar koppelen. Zo wordt een foto van Instagram bijvoorbeeld gelijk geplaatst op uw Facebook-pagina en kunt u uw Linked-In bericht ook gelijk via twitter bekend maken. - In een bio of info deel van uw social media-account is ruimte om algemene informatie over uw initatief of event te delen. Vermeld hierin altijd ook uw webadres. - Op Youtube vindt u veel tutorials waarin op een gemakkelijke manier uitgelegd wordt hoe het werkt. Typ in de zoekbalk hoe werkt. of hoe maak ik een account en bekijk een filmpje waarin vaak stap-voor-stap wordt uitgelegd wat u moet doen.!4

VOORDELEN SOCIAL MEDIA - Op social media staat altijd de meest actuele informatie. Door het grote aantal gebruikers is er altijd wel iemand op de hoogte van de laatste informatie. - De inhoud van websites is vaak gemakkelijk te verspreiden door middel van tweet button (Twitter), Vind ik leuk knop (Facebook), Share button (Linkedin). Dat vergroot de mogelijkheden voor een sneeuwbaleffect enorm. - Social media-platforms lenen zich goed om specifieke doelgroepen te bereiken, zoals mensen met een specifieke interesse die je anders niet zou kunnen vinden. - Social media zoals bijvoorbeeld Wikipedia (hier mag iedereen informatie toevoegen aan onderwerpen waar hij of zij iets van denkt te weten) zijn relatief objectief. Juist omdat hier grote groepen mensen hun kennis op loslaten. - Zoekmachines als Google, Bing en Yahoo hechten steeds meer waarde aan social media. Vooral door de betrouwbaarheid die er door gebruikers aan wordt toegekend. Meer hierover op: http://socialmediasucces.nl/social-media-informatie/#ixzz4sruirbo7 OPBOUW - HET SOCIAL MEDIA MENU Besluit u social media in te zetten voor uw initatief of event zorg dan voor een goede opbouw. U kunt dit zien als een menu met daarop een voor-, hoofd- en nagerecht. Waarbij in dit geval het evenement het hoofdgerecht is. De content die u vooraf deelt, de teasers, is het voorgerecht. Alles over de dag zelf is het hoofdgerecht. Maar er is ook nog een nagerecht. Zorg dus dat u ook na het evenement actief blijft op social media. Meer hierover op: https://www.frankwatching.com/archive/2015/08/12/eventmarketing-promootje-evenement-met-social-media/ ALGEMENE TIPS VOOR SOCIAL MEDIA Tip 1 - Wees persoonlijk Maak berichten persoonlijk. Het is net als in een gewoon gesprek tussen mensen. Als u uw persoonlijkheid laat zien, dan maakt u contact! Ook op social krijgt u meer bekendheid als u zich betrokken opstelt en persoonlijk en oprecht bent. Dus alleen maar reclame zenden heeft geen zin. Social media heet ook niet voor niets social media. Tip 2 - Beeld werkt beter dan alleen tekst Visuele informatie wordt 600.000 keer sneller opgenomen dan tekstuele informatie. Ons brein onthoudt maar liefst 80% van wat wij zien en maar 20% van wat wij lezen. Beeld toevoegen aan tekst zorgt ervoor dat tekst beter begrepen en gelezen wordt. Dat beeld moet natuurlijk wel iets toevoegen aan de tekst. Let erop dat u rechten-vrije beelden gebruikt. Verderop leest u hier meer over.!5

Tip 3 - Recht je rug bij kritiek Kritiek geven is met de komst van social media nog nooit zo eenvoudig geweest. Het is heel gemakkelijk om achter de computer een bedrijf af te branden. Negeer deze kritiek niet en verwijder deze berichten niet. Reageer netjes. Zo laat u zien dat u waarde hecht aan wat iemand te zeggen heeft. Dat wordt gewaardeerd. Probeer eerst het gesprek offline aan te gaan door te bellen of één-op-één een bericht te sturen. Achterhaal de achtergrond van de kritiek en werk samen aan een oplossing. De oplossing plaatst u vervolgens als reactie op het negatieve bericht. Zo zet u iets negatiefs om in iets positiefs. Zoals bij tip 1: stel u hierbij kwetsbaar op en wees persoonlijk. Tip 4 - Zorg voor de juiste focus Richt u op mensen die u al kennen in plaats van advertenties inzetten en mensen spammen met e-mails. U bereikt via advertenties en e-mails de mensen wel snel, maar u bereikt ze met iets wat irriteert. Dit zorgt eerder voor afkeer dan voor interesse. Praat dus niet tegen uw netwerk, maar met uw netwerk. Concentreer u niet op aandacht trekken maar juist op actie! Laat de mensen die de actie al hebben gemaakt aan het woord en deel dit door bijvoorbeeld video s. Tip 5 - Hashtags kort, krachtig en overal Als er op social media in korte tijd veel over een onderwerp wordt gesproken, dan heet dat een trending topic. En u wilt dat er veel over uw initiatief gesproken wordt. Maak daarom gebruik van korte, unieke en herkenbare hashtags. En voeg altijd de hashtags van LF208 toe. Dit is #lf2018 maar ook de hashtag #opsterland en de hashtags die andere initiatieven gebruiken kunt u overnemen. Heeft u die unieke en overal herkenbare hashtag gevonden, gebruik die dan ook overal! Tip 6 - Wat is jouw call to action Bedenk een leuke en prikkelende call to action. Voorafgaand aan het event roept u mensen op online te laten weten dat ze komen. Handig voor de deelnemers zelf en ook voor de zichtbaarheid van uw event. Tijdens het event laat u de deelnemers online meepraten over de onderwerpen of laat u ze foto s maken. Dit gebeurt sowieso, maar als u ze erop wijst dan komt er veel meer uit. Tip 7 - Benut de waarde van online reviews Richt u op deelnemers die al tevreden zijn over u of uw initiatief. Een online review is de beste mond-tot mond reclame die er is. Waarom? Deze mensen hebben er geen direct belang bij om informatie te delen maar doen het toch. Dus daarom zijn ze heel geloofwaardig. Tip 8 - Benut een community Zodra u al een event organiseert, maak dan ook gebruik van alle mensen die al in uw netwerk zitten. Misschien organiseert u een event dat aansluit bij wat er in een online community gebeurt. Laat dit dan ook alle leden van die community weten.!6

masterclass communicatie - nynke bijstra & nienke ripperda Tip 9 - Privé netwerk is ook belangrijk Ook u hebt een eigen netwerk met persoonlijke contacten en vrienden. En ook zij hebben weer een netwerk met daarin wellicht mensen die tot de doelgroep van uw event behoren. Bovendien vinden mensen in uw netwerk het erg leuk om te zien wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van een event en hoe hard eraan gewerkt wordt om het event succesvol te maken. Helemaal als u ze dan ook nog een extra tje geeft, door bijvoorbeeld speciaal voor hen iets te doen. Tip 10 - Instagram is hot Leent uw initiatief zich goed voor beeld, gebruik dan Instagram. Bijvoorbeeld als u een tentoonstelling organiseert. Beeld heeft meer impact dan tekst. Maak een account aan en zorg voor een goede gebruikersnaam. Bijvoorbeeld de naam van uw event. Beschrijf in de bio wat er wanneer te doen is, plaats een link naar de website en deel uw beelden met 1 klik ook op uw facebookpagina. Tip 11 - Denk vanuit de ontvanger Denk na over wat de ontvanger relevant vindt. Waar doet u de ontvanger een plezier mee en waar heeft de ontvanger behoefte aan? Denk na over de inhoud van de berichten die u gaat plaatsen. Informatie moet ook vooral leuk zijn. Dus zorg dat uw berichten aanspreken qua toon en inhoud. Maak berichten die het waard zijn om te bekijken en te lezen. Tip 12 - Maak het spannend Voeg bij de voorbereiding van uw event steeds nieuwigheden toe aan uw berichten en bouw hierbij spanning op. Bijvoorbeeld die mooie locatie, een optreden, een artiest of lekkers van de cateraar. Post regelmatig updates hierover op social media en voeg ze ook toe aan uw eventpagina op Facebook en de landingspagina op uw website. NIET DOEN OP SOCIAL MEDIA - teveel informatie over social media in 1x willen delen - negatieve berichten verwijderen - een lange (>7 karakters) of ingewikkelde hashtag kiezen - niets doen met social media omdat u denkt dat uw doelgroep niets doet!7

MAAK HET MOOI Voor een professionele uitstraling hoeft u lang niet altijd een bureau in te schakelen. Online zijn er steeds meer website waarop u zelf, op basis van bestaande voorbeelden, ontwerpen kunt maken. Deze ontwerpen kunt u vervolgens downloaden voor print, voor op het scherm of als pdf. Op www.canva.com kunt u, nadat u een account heeft aangemaakt, kiezen uit heel veel templates. Bijvoorbeeld voor een logo, een menukaart, een toegangskaart, visitekaartje, programma of afbeeldingen voor social media. TIP: Gebruik nooit zomaar afbeeldingen van google. Ook particulieren of kleine ondernemers kunnen hele grote boetes krijgen als er beeldmateriaal gebruikt wordt waar niet voor betaalt is. Gebruik dus uw eigen beeldmateriaal of download eerlijke rechten-vrije foto s van bijvoorbeeld http://pixabay.com/nl/.!8

PERS Om uw event onder de aandacht te brengen kunt u contact opnemen met de pers. U kunt een journalist uitnodigen bij uw event aanwezig te zijn, of u zou zelfs een preview speciaal voor de pers kunnen organiseren. Het is verstandig voorafgaand contact te zoeken met de redacties van de regionale pers om af te stemmen wat wenselijk en mogelijk is. CONTACT MET DE PERS - Vooraf bellen met redacteur of specifieke redactie wordt aangeraden. Al is het maar om je persbericht in de juiste mailbox te krijgen. - Vraag naar speciale redacties/ rubrieken waar je in opgenomen zou kunnen worden. - Door een persbericht of -uitnodiging persoonlijk te adresseren voorkomt u dat uw bericht in de SPAM-box belandt. PERSBERICHT MAKEN Als u de pers informatie toe wilt sturen, schrijft u een persbericht. Een persbericht moet ten minste aan de volgende eisen voldoen: - Een persbericht moet nieuws bevatten en ook zonder kop en onderkop begrijpelijk zijn. Alle informatie uit kop en onderkop moet dus in het bericht zelf terugkomen. - Het nieuws moet in de eerste alinea staan, liefst in de eerste zin. - De vragen Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? (en eventueel Hoe?) moeten in een persbericht worden beantwoord. Let op toon en stijl van uw bericht: een persbericht is geen advertentie. Gebruik geen 'u' of 'wij' in een persbericht maar stel het in de derde persoon en vermijd woorden als 'uniek' en andere superlatieven. - Een persbericht moet oprolbaar zijn. Dat wil zeggen dat alle belangrijke informatie in het begin kernachtig aan de orde moet komen. Journalisten zijn gewend oprolbare berichten te lezen en lezen dus niet verder dan tot waar het bericht hen boeit. Er is geen reden om aan te nemen dat andere belangstellenden daar een verschillende mening over hebben. Wanneer delen tekst uit uw persbericht zo kunnen worden overgenomen, dus zonder dat de tekst herschreven moet worden, vergroot dat de kans op media-aandacht. - Het opnemen van een quote kan het bericht persoonlijker maken en prettiger om te lezen. Helemaal als dit een quote is van een bekend persoon. - Het kan zinvol zijn uw persbericht af te sluiten met een kopje 'Over uw organisatie'. In die alinea geeft u in het kort achtergrondinformatie over de afzender van het persbericht. - Contactgegevens die niet voor publicatie bedoeld zijn vermeldt u het best onder een 'Noot voor de redactie. - Als bijlage kunt u een foto meesturen. Deze moet natuurlijk vrij zijn van rechten en eventueel in een groter formaat bij u op te vragen zijn.!9

SLUIT AAN BIJ WAT ER IS Door gebruik te maken van dat wat er al is, kunt u meeliften op het succes of de naam van anderen. Daar is niets mis mee. We noemen een aantal dingen waar u bij aan kunt sluiten. LF2018 De organisatie van Leeuwarden-Fryslân2018 biedt u veel handvatten om uw event te ontwikkelen, te organiseren en bekend te maken. UItgebreide informatie vindt u op www.2018.nl. We lichten een paar onderdelen toe Greidesessies Creatieve input nodig voor het uitwerken van uw project? Meld u dan aan voor een Greidesessie. Samen met andere deelnemers werkt u onder professionele begeleiding aan uw eigen én elkaars project. Een idee of uitgewerkt project? Het maakt niet uit in welke fase uw initiatief is. Geheel gratis (incl. lunch) en u komt er altijd rijker uit! Meld u nu aan door een mailtje te sturen naar info@2018.nl o.v.v. Aanmelding Greidesessie en vermeld de gewenste datum. U kunt kiezen uit een van de volgende data: 30 september, 14 oktober, 4 november, 25 november of 9 december. Meer over de Greidesessies en ervaringen van voorgangers op: https://www.facebook.com/ groups/2018greidesessies/ Zichtbaarheid Als het gaat om zichtbaarheid is LF2018 dé aangewezen persoon om u te helpen. Inmiddels hebben ze op onze social media kanalen al een fanbase opgebouwd van meer dan dertigduizend volgers. Deze kanalen stellen ze dan ook graag ter beschikking aan initiatieven. Heeft u een persbericht, aankondiging of uitnodiging van uw event of bereikt u een mijlpaal die u met de wereld wilt delen, stuur dan een mail naar communicatie@2018.nl. In het programma Het hoofdprogramma voor LF2018 is inmiddels vastgesteld en wordt 3 oktober bekend gemaakt. U bent welkom bij de programma presentatie aanwezig te zijn. Aanmelden van uw initiatief kan nog steeds, ook in 2018 aan. Uw wordt dan alsnog opgenomen in het reguliere programma op de website van LF2018.. Aanmelden kan ook via: https://www.friesland.nl/nl/culturele-hoofdstad/ meedoen/initiatiefnemer/aanmelden. VERBINDEN IN OPSTERLAND De initiatieven in Opsterland worden door de gemeente verzameld en gepubliceerd op de website www.opsterland.nl/lf2018. Als u in contact wilt komen met een van de initiatiefnemers op de lijst, stuur dan een e-mail naar gemeente@opsterland.nl.!10