Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software
Inhoud 1 Inleiding 3 1.1 Welke gegevens moet ik aanleveren? 3 1.2 Over welk jaar geef ik gegevens op? 3 1.3 Wanneer moet ik gegevens aanleveren? 3 1.4 Hoe lever ik gegevens aan? 3 1.5 Hoe geef ik correcties door? 4 1.6 Wat doen jullie met de gegevens? 4 2 Technische informatie 5 2.1 Eisen aan bestand 5 2.2 Structuur van het bestand 5 2.3 Recordbeschrijving 6 2.3.1 Recordtype 1: gegevens van de aanleveraar 6 2.3.2 Recordtype 5: persoonsgegevens van de ontvanger van het bedrag 7 2.3.3 Recordtype 6: fiscale gegevens van de ontvanger 8 2.3.4 Recordtype 9: sluitrecord 9 2.4 Correcties doorgeven 9 2.5 Voorbeeld recordtype 6, fiscale gegevens van de ontvanger 10 3 Hebt u nog vragen? 10 Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 2
1 Inleiding Deze handleiding is voor iedereen die met eigen software uitbetaalde bedragen aan derden gaat aanleveren. In deze handleiding hebben we beschreven waaraan het bestand dat u gaat aanleveren, moet voldoen (zie hoofdstuk 2). Let op! De indeling van recordtype 6: fiscale gegevens van de ontvanger (pagina 8), is gewijzigd. 1.1 Welke gegevens moet ik aanleveren? Hebt u iemand betaald voor bepaalde werkzaamheden of diensten? Dan moet u de uitbetaalde bedragen misschien aan ons opgeven. Dit moet u in ieder geval doen als degene die u betaalt, aan de volgende 2 voorwaarden voldoet: Hij is niet bij u in (fictieve) dienstbetrekking. Hij voert de werkzaamheden of diensten niet uit als ondernemer. Het gaat dus niet om inkomsten uit een (fictieve) dienstbetrekking of om inkomsten die winst uit een onderneming zijn. Uitbetalingen die u wel moet opgeven, zijn bijvoorbeeld betalingen aan: zzp ers voor schoonmaken, onderhoud, verbouwingen en andere klusjes sprekers en auteurs deelnemers aan medische proeven 1.2 Over welk jaar geef ik gegevens op? De gegevens die u aanlevert, gaan over het afgelopen jaar. Het gaat dan om de werkzaamheden of diensten die in dat jaar zijn uitgevoerd. De factuur- of de boekdatum hoeven niet in het afgelopen jaar te liggen. 1.3 Wanneer moet ik gegevens aanleveren? Zo snel mogelijk. Maar voor 1 februari moeten wij de gegevens over het voorgaande jaar hebben. 1.4 Hoe lever ik gegevens aan? U levert de gegevens digitaal aan op de cd s of dvd s die wij u gestuurd hebben. Een ander opslagmedium mag u niet gebruiken. Dat heeft te maken met de barcodes op de cd s of dvd s. U krijgt de lege cd s of dvd s in het 4e kwartaal van het jaar, als u zich hebt aangemeld met het formulier Melding Digitale aanlevering van uitbetaalde bedragen aan derden. Bij de cd s of dvd s zit een Geleideformulier bij digitale aanlevering van uitbetaalde bedragen aan derden waarop u het totaal aantal opgaven opgeeft. Als u niet voldoende cd s of dvd s van ons hebt gekregen om de gegevens op te slaan, kunt u extra cd s of dvd s aanvragen door een e-mail te sturen naar gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl. Stuur de cd( s) of dvd( s) met het ingevulde geleideformulier naar: Belastingdienst/Centrale administratieve processen Antwoordnummer 9100 7300 XM Apeldoorn Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 3
1.5 Hoe geef ik correcties door? Als u in het verleden gegevens hebt opgegeven en u wilt deze corrigeren, dan kan dat door: een correctierecord aan te leveren In dit correctierecord geeft u dan negatieve bedragen op. Hoe u dit doet, leest u in paragraaf 2.4. een papieren Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde in te vullen en op te sturen Dit is vooral handig als u maar een paar correcties hebt. De digitale gegevens die u moet corrigeren, drukt u af. Op deze afdruk maakt u van de oorspronkelijke bedragen negatieve bedragen (door een minteken ervoor te zetten). Vervolgens downloadt u een Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde van het betreffende jaar van www.belastingdienst.nl/ib47 en u vult deze opgaaf volledig in met de juiste gegevens. In de rechterbovenhoek zet u Verbeterde kaart. U stuurt de afdruk en de ingevulde opgaaf naar: Belastingdienst/Centrale administratieve processen Antwoordnummer 9100 7300 XM Apeldoorn Eerdere gegevens intrekken Als u eerdere gegevens wilt intrekken, stuurt u alleen een papieren Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde van het betreffende jaar in. Deze opgaaf kunt u downloaden van belastingdienst.nl/ib47. U vult het bedrag dat u wilt corrigeren als negatief bedrag in. Het is niet nodig een afdruk van uw digitale gegevens te maken. U stuurt de volledig ingevulde opgaaf naar: Belastingdienst/Centrale administratieve processen Antwoordnummer 9100 7300 XM Apeldoorn 1.6 Wat doen jullie met de gegevens? Wij controleren of de gegevens die u hebt aangeleverd, technisch en inhoudelijk in orde zijn. Wij kunnen contact met u opnemen als wij meer informatie nodig hebben of suggesties hebben voor een betere gegevensaanlevering. De gegevens die u ons stuurt, vergelijken wij met de aangifte inkomstenbelasting van degene aan wie u bedragen hebt uitbetaald. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 4
2 Technische informatie 2.1 Eisen aan bestand Op de cd( s) of dvd( s) slaat u een bestand op met daarin de juiste gegevens van de uitbetalingen. Dit bestand moet aan de volgende eisen voldoen: U schrijft maximaal 1 bestand per cd of dvd. De records schrijft u in de tekenset ASCII of EBCDIC. U zet het bestand alleen in de rootdirectory en niet in een subdirectory. U geeft het bestand de naam IB47GEG, zonder extensie. Het deel van de cd dat u niet gebruikt, blijft onbeschreven. Numerieke velden lijnt u rechts uit en op de lege posities vult u nullen in. Alfabetische velden lijnt u links uit en op de lege posities vult u spaties in. De totale lengte van 1 record is 168 posities. Er zijn 2 mogelijkheden om het record af te sluiten: U vult de posities 169 tot en met 256 van elk record met spaties aan. U vult de posities 169 tot en met 254 van elk record met spaties aan, gevolgd door een carriage return/ linefeed-combinatie (ascii -cr/lf ) op de posities 255 en 256. Alfabetische tekens mogen in kleine letters en in hoofdletters worden aangeleverd, diakriten zijn niet toegestaan. Een bestand heeft maximaal 1.000.000 records. Het bestand moet voldoen aan ISO-norm 9660. 2.2 Structuur van het bestand Het bestand IB47GEG bouwt u op met records. Het bestand bestaat uit verschillende recordtypes: 1 record voor de gegevens van de aanleveraar (recordtype 1) 1 record voor de persoonsgegevens van de ontvanger van het bedrag (recordtype 5) 1 record voor de fiscale gegevens van de ontvanger (recordtype 6) 1 sluitrecord (recordtype 9) De records van type 1 en 9 komt maximaal 1 keer voor in een bestand. Records van type 5 en 6 kunt u herhalen, afhankelijk van het aantal bedragen dat u hebt uitbetaald. Het bestand begint dus met een recordtype 1, dan recordtype 5 en 6 zo vaak als nodig en tot slot recordtype 9. Als niet alle gegevens op 1 cd of dvd passen, dan schrijft u op een volgende cd of dvd een nieuw bestand IB47GEG met de volledige bestandsindeling. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 5
2.3 Recordbeschrijving In de beschrijving van de records staat: het aantal beschikbare posities de naam van de rubriek de karaktersoort (alfanumeriek, numeriek of sign-included) een toelichting op de informatie die u moet opnemen Numerieke velden die u niet gebruikt, vult u met nullen. Alfanumerieke velden die u niet gebruikt, vult u met spaties. 2.3.1 Recordtype 1: gegevens van de aanleveraar In dit record vult u de gegevens in van de aanleveraar. Posities Naam Karakter Toelichting 01-12 - X (12) Vrij gebruik. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 1 in. 14-63 Naam X (50) Vul de naam van de aanleveraar in. 64-93 Adres X (30) Vul het adres van de aanleveraar in. 94-123 Plaats X (30) Vul de postcode en plaats van de aanleveraar in. 124-135 Loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservicenummer X (12) Vul het loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservicenummer van de aanleveraar in. Gebruik geen punten, komma s of spaties. Een loonheffingen- of btw-nummer heeft op positie 10 respectievelijk L of B, gevolgd door een subnummer. Voor de letter L of B kunnen 7, 8 of 9 cijfers voorkomen. Daarbij geldt: Vul 2 voorloopnullen in bij 7 cijfers. Vul 1 voorloopnul in bij 8 cijfers. Vul geen voorloopnullen in bij 9 cijfers. 136-165 Reserve X (30) Vul hier spaties in. 166-168 Soort valuta X (3) Vul EUR in. Hebt u in andere valuta uitbetaald? Reken dan dat bedrag om naar euro s en ga uit van de koers die gold op de dag dat u uitbetaalde. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 6
2.3.2 Recordtype 5: persoonsgegevens van de ontvanger van het bedrag In dit record vult u de persoonsgegevens in van degene aan wie u een bedrag hebt uitbetaald. Posities Naam Karakter Toelichting 01-12 - X (12) Vrij gebruik. Bijvoorbeeld voor identificerende gegevens. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 5 in. 14-15 Geboortedag 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortedag in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 16-17 Geboortemaand 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortemaand in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 18-19 Geboorte-eeuw 9 (2) Vul de 2 cijfers van de eeuw van geboorte (19 of 20) in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 20-21 Geboortejaar 9 (2) Vul de laatste 2 cijfers van het geboortejaar in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 22-71 Naam X (50) Vul de achternaam in zonder voorletters of voorvoegsels. 72-76 Voorletters X (5) Vul de voorletters in zonder punten, komma s of spaties. Vermeld per voornaam 1 letter. 77-84 Tussenvoegsels X (8) Vul de tussenvoegsels in van de naam van posities 22-71 zonder punten, komma s of spaties. 85-109 Straatnaam X (25) Vul de straatnaam in van het feitelijke woonadres. 110-119 Huisnummer X (10) Vul het huisnummer met eventuele toevoegingen in. Als u dit niet weet, vult u nullen in. 120-125 Postcode X (6) Vul de postcode in van het adres van posities 85-119. Vul 4 cijfers en 2 letters in zonder spatie. Als u de postcode niet weet, vult u nullen in. 126-145 Woonplaats X (20) Vul de woonplaats van het feitelijke woonadres in. 146-154 Burgerservicenummer 9 (9) Vul het burgerservicenummer in. Het burgerservicenummer bestaat uit 8 of 9 posities. Bij een burgerservicenummer van 8 posities vermeldt u 1 voorloopnul. Vermeld het burgerservicenummer zonder punten, komma s of spaties. 155-168 Reserve X (14) Vul hier spaties in. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 7
2.3.3 Recordtype 6: fiscale gegevens van de ontvanger In dit record vult u de fiscale gegevens in van degene aan wie u een bedrag hebt uitbetaald. Posities Naam Karakter Toelichting 01-12 - X (12) Vrij gebruik. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 6 in. 14-15 Geboortedag 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortedag in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 16-17 Geboortemaand 9 (2) Vul de 2 cijfers van de geboortemaand in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 18-19 Geboorte-eeuw 9 (2) Vul de 2 cijfers van de eeuw van geboorte (19 of 20) in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 20-21 Geboortejaar 9 (2) Vul de 2 cijfers van het geboortejaar in. Als u deze niet weet of als er een sprake is van een fictieve geboortedatum, vult u nullen in. 22-28 Bedrag inclusief kostenvergoedingen 9 (7) Vul het uitbetaalde bedrag inclusief kostenvergoedingen in. U rondt het bedrag naar beneden af op hele euro s. Neemt het bedrag minder dan 7 posities in, vul dan voorloopnullen in tot u 7 posities hebt. Bijvoorbeeld 3.800 vult u in als 0003800. 29-47 Reserve X (19) Vul hier spaties in. 48-51 Begin tijdvak 9 (4) Vul de begindatum in van het tijdvak waarop de uitbetaling betrekking heeft. Gebruik altijd 2 posities voor de dag en 2 posities voor de maand. 52-55 Einde tijdvak 9 (4) Vul de einddatum in van het tijdvak waarop de uitbetaling betrekking heeft. Gebruik altijd 2 posities voor de dag en 2 posities voor de maand. 56-57 Jaar 9 (2) Vul de laatste 2 cijfers in van het belastingjaar waarop de uitbetaling betrekking heeft. 58-91 IBAN 9 (34) Vul het IBAN (rekeningnummer) in waarop het uitbetaalde bedrag is gestort 91-145 Reserve X (54) Vul hier spaties in. 146-154 Burgerservicenummer 9 (9) Vul het burgerservicenummer in. Dit moet gelijk zijn aan de posities 146-154 van de persoonsgegevens (recordtype 5, zie paragraaf 2.3.2). 155-168 Reserve X (14) Vul hier spaties in. Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 8
2.3.4 Recordtype 9: sluitrecord In dit record vult u de gegevens in waarmee u het bestand afsluit. Posities Naam Karakter Toelichting 01-12 - X (12) Vrij gebruik. Als u de rubriek niet gebruikt, vult u spaties in. 13 Recordtype 9 (1) Vul hier 9 in. 14-75 Reserve X (62) Vul hier spaties in. 76-87 Loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservice-nummer X (12) Vul het loonheffingennummer, btw-nummer of burgerservicenummer van de aanleveraar in. Gebruik geen punten, komma s of spaties. Een loonheffingen- of btw-nummer heeft op positie 10 respectievelijk L of B, gevolgd door een subnummer. Voor de letter L of B kunnen 7, 8 of 9 cijfers voorkomen. Daarbij geldt: Vul 2 voorloopnullen in bij 7 cijfers. Vul 1 voorloopnul in bij 8 cijfers. Vul geen voorloopnul in bij 9 cijfers. 88-99 Totaalbedrag 9 (12) Vul het totaal in van de posities 22-28 van alle recordtypes 6 van het bestand. 100-168 Reserve X (69) Vul hier spaties in. 2.4 Correcties doorgeven U kunt eerdere gegevens corrigeren met negatieve bedragen. Negatieve bedragen vermeldt u alleen in de onderstaande records: recordtype 6, posities 22-28 (zie paragraaf 2.3.3) recordtype 9, posities 88-99 (zie paragraaf 2.3.4) U kunt het formaat van deze records wijzigen van een numeriek veld (9) naar een sign-included veld (S9). Als u een bestand maakt waarin sign-included (S9) velden voorkomen, moet u een aantal waarden invullen. U vervangt hiermee het laatste cijfer van het betreffende veld (het zogenoemde Cobol-sign). Als u een EBCDIC- of een ASCII-bestand maakt, vult u de volgende waarden in: Bij positieve waarden Bij negatieve waarden 0 = 0 of { 0 = } 1 = 1 of A 1 = J 2 = 2 of B 2 = K 3 = 3 of C 3 = L 4 = 4 of D 4 = M 5 = 5 of E 5 = N 6 = 6 of F 6 = O 7 = 7 of G 7 = P 8 = 8 of H 8 = Q 9 = 9 of I 9 = R Bij ASCII-bestanden mogen de negatieve waarden ook worden weergegeven door het minusteken (-) in de 1e positie van het veld te plaatsen. Bij positieve bedragen kunt u geen gebruik maken van het plusteken (+). Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 9
2.5 Voorbeeld recordtype 6, fiscale gegevens van de ontvanger Gegevens volgens uw administratie Posities Waarde (vrij gebruik) 01-12 J. DE WAAL (recordtype) 13 6 De ontvanger is geboren op 13 oktober 1949. 14-15 13 16-17 10 18-19 19 20-21 49 Het bedrag inclusief kostenvergoedingen 22-28 0003800 ( 3.000 + 500 + 300 = 3.800) 29-47 spaties De ontvanger heeft in het tijdvak 0110-1310 een 48-51 0110 uitbetaling ontvangen. 52-55 1310 Belastingjaar 2016 56-57 16 Het IBAN van de ontvanger 58-91 NL16INBG0516176534 92-145 spaties Het burgerservicenummer van de ontvanger is 146-154 612345671 6123.45.671. 155-168 spaties 3 Hebt u nog vragen? Hebt u nog vragen? Stuur dan een e-mail naar gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl. U kunt ook bellen: 0800-022 70 65, bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur. Deze handleiding is een uitgave van: Belastingdienst November 2016 Belastingdienst Handleiding Digitaal aanleveren van uitbetaalde bedragen aan derden met eigen software 10
IB 045-1Z*6FD