HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 2 planning Oktober/november December Januari/februari Maart April Lezen handleiding Wijzigingen van (contact)gegevens doorgeven aan uw plaatselijke coördinator Bepalen waar de club de 50% van de opbrengst aan wil besteden Start met werven van collectanten Jubilerende collectanten doorgeven aan Jantje Beton Werven en motiveren van collectanten Gewenste wijkindeling bespreken met de coördinator Aantal collectanten doorgeven aan uw plaatselijke coördinator Collectematerialen ophalen bij uw plaatselijke coördinator Materialen uitdelen aan collectanten. Aankondigingsposters verspreiden op uw collectelocatie(s) Motiveren van uw collectanten Straatindeling maken Collecteren Collectebussen inleveren bij uw plaatselijke coördinator Controleren en paraferen van de afrekenstaat bij uw plaatselijke coördinator tijdens de teldag Bedankkaartjes sturen naar uw collectanten en buurtbewoners
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 3 Inhoudsopgave inleiding...4 DEEL I Het werven van collectanten... 6 DEEL II Het motiveren van collectanten... 8 DEEL III Collecteren op z n best... 11 Deel IV Afronden van de collecte... 14 Tot slot... 15
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 4 Inleiding Wat geweldig dat jullie deelnemen aan de Jantje Beton Collecte. We hopen dat jullie er veel plezier aan beleven en dat jullie een mooie bestemming weten voor de opbrengst. Bij Jantje Beton collecteren diverse groepen op veel verschillende manieren. De ene groep maakt veel reclame in de eigen woonplaats vooraf, de ander organiseert een evenement voor kinderen midden in een winkelstraat. Welke vorm jullie vereniging ook kiest, we hopen op een mooie opbrengst. Want dat is ons gezamenlijke doel, geld ophalen voor het buitenspeelplezier van kinderen. Deze handleiding ondersteunt jullie bij de organisatie van de Jantje Beton Collecte. De rol van de lokale coördinator In elke plaats waar gecollecteerd wordt is een coördinator actief. Hij/zij is de contactpersoon voor het landelijke collecteteam van Jantje Beton op het hoofdkantoor in Utrecht. De coördinator zorgt ervoor dat er lokaal een collecte plaatsvindt. Zo bestelt hij of zij de materialen, maakt een wijkindeling, deelt de collectebussen uit en verzegelt ze en zorgt -samen met de collecterende groepen- voor de financiële afhandeling. Al deze taken voert de coördinator op vrijwillige basis uit. De coördinator is nooit in dienst van Jantje Beton. Contact Als er na het lezen van deze handleiding nog vragen zijn, kunt u in eerste instantie contact opnemen met uw plaatselijke coördinator. Komt u er samen niet uit, neem dan contact op met het Jantje Beton Collecteteam.
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 5 In deze handleiding Een goede voorbereiding vergroot de kans op een mooie opbrengst. Daarom hebben wij deze handleiding voor u samengesteld. In deze handleiding kunt u lezen welke voorbereidingen noodzakelijk zijn om de collecte voor uw club mogelijk te maken. De eerste stap heeft u al genomen: u heeft uw jeugdvereniging aangemeld om komend collectejaar mee te doen. Nu is het belangrijk om zoveel mogelijk collectanten op de been te krijgen. Hoe u het beste collectanten kunt werven leest u in het eerste deel van deze handleiding. Goed gemotiveerde collectanten halen meer op. Bovendien wilt u dat de collectanten die u dit jaar geworven heeft volgend jaar ook weer meedoen. Daarom geven wij praktische tips over het motiveren en behouden van collectanten in het tweede deel van deze handleiding. Ten slotte hopen we allemaal op een voorspoedige collecteweek. Een mooiee opbrengst staat hierin voorop. Maar vergeet vooral niet dat collecteren ook leuk is! Hoe kunnen jullie, met jullie club, het beste uit de collecteweek halen? Dat leest u in het derde en laatste deel van deze handleiding. CONTACT Het Jantje Beton Collecteteam is op doordeweekse dagen bereikbaar van 08.30 tot 17.00 uur via de collectelijn: 030-2427265. collecte@jantjebeton.nl www.facebook.nl/jantjebetoncollecte twitter.com/jantjebetonline www.jantjebeton.nl/collecte
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 6 DEEL I Het werven van collectanten Jantje Beton probeert u zoveel mogelijk te ondersteunen bij het vinden van vrijwilligers. Omdat het lastig kan zijn om voldoende collectanten te werven, adviseren wij u hier al in het jaar voorafgaand aan de collecte mee te beginnen. Bijvoorbeeld door de collecte in de jaarplanning van de club op te nemen en wervingsmails te versturen in november. Wist u dat Groepen met 6 tot 17 collectanten gemiddeld de hoogste opbrengst hebben? In 2014 haalden zij gemiddeld 50 per persoon op! Heeft u meer dan 17 collectanten? Probeer dan de groepen op te delen om ook zoveel rendement te halen uit de collecte. TIPs werven collectanten Doe het samen Betrek de hele club bij de collecte. Een groepsgevoel werkt erg stimulerend. Bovendien zijn kinderen eerder geneigd mee te helpen als hun vriendjes en vriendinnetjes dat ook doen. Maak van het collecteren een vast onderdeel van het jaarprogramma van de club. Dan weten leden en hun ouders elk jaar waar ze aan toe zijn. Geef ouders bijvoorbeeld de keuze tussen het draaien van een bardienst in het clubhuis of meedoen aan de collecte. Laat vrijwilligers ook andere taken doen. Denk aan geld tellen, uitgifte van collectebussen, verzorgen van externe communicatie of het maken van een wijkindeling. Zo kunt u ook leden die niet willen collecteren betrekken bij de collecte. Bovendien zal door deze extra voorbereiding en aandacht de opbrengst verhogen! Als een collectant opzegt, vraag dan of hij/zij zelf een vervanger regelt voor de betreffende straten. Wijs daarbij op de gevolgen als er een gat valt in het planning en spreek mensen aan op hun verantwoordelijkheden. Overvraag vrijwilligers niet. Voor veel mensen wordt het te veel als ze aan meerdere acties geacht worden mee te doen. Bedenk daarom van tevoren wie u waarvoor wilt vragen en waar de prioriteiten liggen. Bij veel (jeugd)verenigingen is het een handjevol vrijwilligers die de kar trekt. Deze vrijwilligers wilt u niet kwijtraken door te veel van ze te vragen. Verdeel daarom de lasten. Eigen netwerk Informeer alle leden van uw club en alle ouders, opa s en oma s en andere betrokkenen over het doel en de noodzaak van de collecte en vraag of ze mee willen helpen. Als duidelijk is waar het geld van de collecte voor nodig is en hoe het gebruikt gaat worden, zijn mensen eerder geneigd mee te helpen. Probeer de noodzaak zo krachtig en helder mogelijk neer te zetten. Benader uw eigen familie, vrienden en kennissen. Vergeet ook uw collega s, sportmaatjes en schoolplein-contacten niet. Maak gebruik van Social Media. Plaats een oproep op Facebook, LinkedIn en Twitter, en stuur een e-mail naar al uw bekenden. Op www.jantjebeton.nl/collecte vindt u handige voorbeeldteksten. Nieuwe buurtbewoners kunnen door middel van collecteren op een leuke manier kennis maken met de buurt. Benader hen actief met de vraag of ze mee willen helpen. Vraag uw collectanten of zij nog familie, vrienden of kennissen hebben die ook mee willen collecteren.
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 7 Inzet communicatiemiddelen Benader lokale beroemdheden in uw woonplaats om te vragen of ze mee willen helpen met collecteren. Denk aan een zanger, burgemeester of kunstenaar, maar bijvoorbeeld ook een buurtvader of lokale sportheld. Informeer anderen ook dat deze beroemdheid van de partij is. Dit maakt het collecteren een evenement dat niemand wil missen. Bovendien kan het voor gratis publiciteit zorgen, wat weer ten goede komt aan de opbrengst! Hang wervingsposters op in het clubgebouw, de kantine, de supermarkt, de kerk, de school van uw kinderen. Hoe meer plekken u gebruikt om collectanten te werven, hoe groter de kans dat er aanmeldingen binnen komen. Vergeet niet op de wervingsposter uw naam en telefoonnummer te vermelden zodat mensen weten hoe ze zich aan kunnen melden. Ook hier kan het helpen om op de poster het doel van de collecte en de noodzaak voor de club te vermelden. Plaats een advertentie in het clubblad of bij de vrijwilligerscentrale en zet een banner op de website van uw jeugdclub of op een speciale buurtwebsite. Stuur een oproepje naar de plaatselijke huis-aan-huis bladen. Ondersteuning vanuit Jantje Beton Natuurlijk staat u er bij het werven van collectanten niet alleen voor. Wij weten hoe weinig tijd u heeft en hoeveel belang u heeft bij een succesvolle collecte. Wij proberen u daarom zo goed mogelijk te ondersteunen. Er zijn een aantal middelen die het voor u makkelijker maken om collectanten te werven. Op www.jantjebeton.nl/tips-collecte vindt u: Wervende teksten voor Social Media. Deze kunt u direct kopiëren in uw eigen statusupdate. E-mail voorbeelden. Deze kunt u gebruiken voor het werven van collectanten. Advertentieteksten. Deze kunt u met een kleine aanpassing om het persoonlijker te maken, plaatsen in het clubblad van uw vereniging. Of informeer bij de vrijwilligerscentrale in uw woonplaats of u deze tekst mag plaatsen. Ook de nieuwsbrief van school is een goede plek om deze advertenties te verspreiden. Wilt u de advertentie naar huis-aan-huis bladen of andere media sturen? Informeer dan vooraf naar de kosten. Het plaatsen van een advertentie is namelijk meestal niet gratis (hoewel sommige redacties misschien bereid zijn voor een goed doel een uitzondering te maken in de vorm van sponsoring). Banners voor op de website. Deze kunt u plaatsen op de website van uw club. De banners bieden wij aan in diverse maten. Nieuwsbericht. Deze kunt u, met een kleine aanpassing om het persoonlijker te maken, direct versturen naar plaatselijke huis-aan-huis bladen. In het persbericht wordt een oproep gedaan aan mensen om zich aan te melden als collectant. Het versturen van een nieuwsbericht klinkt misschien ingewikkelder dan het is. Het enige dat u hoeft te doen is op internet zoeken naar de contactgegevens van de plaatselijke huis-aan-huisbladen. U stuurt het persbericht per mail naar de redactie. Aan het plaatsen van een persbericht zijn géén kosten verbonden. De redactie bepaalt of ze het artikel plaatst of niet. Bij het collecteteam op het hoofdkantoor van Jantje Beton vindt u: Wervingsposters. Deze heeft u ook gevonden in het welkomstpakketje. Als u meer posters wilt ophangen, stuur dan een mailtje naar collecte@jantjebeton.nl met vermelding van uw naam en adres en het aantal posters dat u wenst te bestellen. Facebook. Speciaal voor de Jantje Beton Collecte is er een Facebook pagina waarop u al uw vragen kunt stellen en ervaringen en tips omtrent werving uit kunt wisselen met andere collecterende verenigingen: www.facebook.com/jantjebetoncollecte Advies. Mocht u, ondanks bovenstaande tips, problemen ondervinden met het werven van collectanten, neem dan gerust contact op met uw coördinator of het Jantje Beton Collecteteam. Wij zijn altijd bereid met u mee te denken. TIP Bespreek uw wensen, behoeften en verwachtingen vooraf goed met de coördinator. Zo kan hij/zij rekening met jullie houden bij bijvoorbeeld de wijkindeling of het tijdstip waarop de bussen ingeleverd/opgehaald worden.
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 8 DEEL II Het motiveren van collectanten Natuurlijk wilt u dat de collectanten die u geworven heeft elk jaar weer meedoen aan de collecte. Daarom is het belangrijk uw vrijwilligers goed te motiveren en te behouden. Gemotiveerde collectanten halen bovendien meer geld op. Om collectanten te motiveren zijn er verschillende mogelijkheden, afhankelijk van wat er het beste bij uw club past. Wist u dat De opbrengst het hoogst is als collectanten zelf hebben mogen meebepalen waar de opbrengst aan besteed wordt? TIPs Tips voor het motiveren van collectanten Een echte belevenis Bespreek samen met de leden van uw club wat jullie met de opbrengst van de collecte willen gaan doen en hoeveel geld daarvoor nodig is. Als leden zelf hebben mogen meebeslissen voelen ze zich meer verantwoordelijk en meer gedreven om het benodigde bedrag op te halen. U kunt een brainstorm organiseren waarin u alle leden vraagt inbreng te geven. Of stel een jeugdledencommissie samen die bespreekt welke wensen er zijn alvorens dit aan het bestuur van de club voorgelegd wordt. Houd tijdens de collecteweek bij hoe zwaar de teruggekomen collectebussen wegen. U kunt dit doen door voorafgaand aan elke collectedag de huidige stand van zaken door te geven en een nieuw dagdoel te stellen. Zo houdt u uw collectanten scherp en geeft u ze een duidelijk doel voor ogen. Let op: alleen de coördinator mag de verzegeling verwijderen. Het is dus niet toegestaan om zelf de opbrengst te tellen. Voeg een wedstrijdelement aan de collecte toe. Spreek af dat de collectant met de hoogste busopbrengst een appeltaart wint of een wisselbeker. Of beloof een speciale activiteit aan de groep met de hoogste opbrengst. Maak van de collecte een speciale week. Een gezellig samenkomen na afloop van de collectedag met een warme kop chocolademelk bijvoorbeeld. Of sluit de collecteweek af met een filmavondje in het clubhuis. Zo geeft u collectanten ook de mogelijkheid om ervaringen en tips met elkaar te delen. Of misschien kent u iemand die de collectanten in stijl wil komen aanmoedigen tijdens het collecteren. Samen is leuker. Als jullie club in groepjes van 2 tot 4 personen kan collecteren, is dat veel gezelliger dan wanneer elk lid alleen op pad gaat. En als het gezellig is houdt iedereen het langer vol. Bovendien is het veiliger. Let wel op dat de groepen niet té groot worden, dan bestaat het risico dat collectanten vaak op elkaar moeten wachten en het eind van de straat nooit halen. Collecto-app. Met deze gratis mobiele telefoon app kunnen collectanten onderling informatie, tips en ervaring uitwisselen. Dat maakt het collecteren extra leuk!
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 9 Inzet communicatiemiddelen Zorg voor veel publiciteit voor, tijdens en na de collecteweek door posters op te hangen en berichten naar de plaatselijke krant te sturen. Zo weten alle bewoners dat de collecte eraan komt en creëert u een groepsgevoel onder uw vrijwilligers. Hoe meer zichtbaarheid er gegeven wordt aan de collecte, hoe aantrekkelijker deelname wordt. Als iedereen er vanaf weet, wordt het immers een activiteit die je niet gemist mag hebben. Bovendien is het leuker om te collecteren als mensen al weten dat ze collectanten kunnen verwachten. Dat bespaart ook nog eens tijd aan de deur! Een voorbeeld nieuwsbericht vindt u op www. jantjebeton.nl/collecte Deze kunt, met kleine aanpassingen om het persoonlijker te maken, versturen naar plaatselijke huis-aan-huisbladen. In het nieuwsbericht wordt de collecte aangekondigd. Na afloop van de collecte kunt u uw collectanten bedanken met een (digitale)bedankkaart. Een kaartje sturen is altijd leuk voor zowel gever als ontvanger. Bovendien vinden collectanten het erg leuk om te horen hoeveel ze hebben opgehaald. U kunt er daarom voor kiezen om zowel de groepsopbrengst als de persoonlijke opbrengst van de collectant te vermelden op het kaartje. Deze kunt u gebruiken om uw collectanten te bedanken voor hun inzet. Als u de emailadressen van uw collectanten heeft, kunt u heel gemakkelijk iedereen persoonlijk bedanken. Vermeld gelijk de opbrengst van de collecte op de e-card. Plaats een bedankbericht met een leuke foto en vermelding van de opbrengst op de website van uw jeugdclub of in het clubblad en stuur dit bericht ook naar de lokale krant en radio. Het gebruik van een foto trekt altijd meer aandacht dan een tekst zonder foto. Bovendien geeft een foto vaak een mooie sfeerimpressie. Het plaatsen van een bericht in lokale huis-aan-huisbladen is tevens een middel om giftgevers te bedanken en te laten weten wat er met hun gift gedaan wordt. Een bedankbericht en foto s vindt u op www.jantjebeton.nl/tips-collecte. Als jullie een mooie collectefoto hebben, vergeet deze dan niet in te sturen voor de fotowedstrijd van Jantje Beton. Wij vinden het super leuk om jullie ervaringen op deze manier te delen. Misschien wint uw club wel een prijs voor mooiste foto! Jubilarissen in het zonnetje. Jantje Beton zet collectanten graag in het zonnetje! Zeker onze trouwe collectanten (jubilarissen) die al 5, 10, 25 en zelfs 35 of 45 jaar meedoen met de Jantje Beton Collecte, verdienen extra waardering. Geef de namen en contactgegevens (email, adres, telefoon etc) van jubilerende collectanten zo snel mogelijk, maar in ieder geval voor december door aan Jantje Beton via www.jantjebeton.nl/collecte. Hier vindt u tevens een handige lijst die u kunt gebruiken om uw collectanten te documenteren. Zo weet u altijd wie er in aanmerking komt voor een mooi cadeau. Inspirerende voorbeelden Scouting Hintham uit Rosmalen haalde in 2013 1.800 op door per speltak een doel te stellen en elke dag te meten wie het beste gecollecteerd had. Zo wilden de Bevers op zomerkamp en de Esta s naar een pretpark. Scouting Alphen aan den Rijn haalde in 2013 1.000 meer op dan in 2012 door vooraf alvast de collectebussen uit te delen. Zo worden de ouders herinnerd aan het feit dat de collecte er aankomt en bouwen de kinderen enthousiasme op om de deur uit t e gaan. Kinderboerderij De Uylenburg uit Amsterdam haalde in 2013 een recordopbrengst van 211 per persoon. De collectanten waren zeer gedreven omdat de opbrengst van essentieel belang was voor het voortbestaan van de kinderboerderij. Judovereniging DE Uitkomst uit Anna Paulowna heeft in 2013 de opbrengst van2012 bijna verdubbeld door aan de drie collectanten met de hoogste opbrengst een prijs uit te delen. 9
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 10 Ondersteuning vanuit Jantje Beton Bij uw plaatselijke coördinator vindt u: Bedankkaartjes. Deze kunt u, net als de e-cards, gebruiken om uw collectanten te bedanken en de opbrengst te communiceren. Geef bij voorkeur voor 1 december aan uw coördinator door hoeveel bedankkaartjes u wilt versturen. Hij/ zij heeft dan nog genoeg tijd om de kaartjes te bestellen. Aankondigingsposter. Gebruik deze poster om op zoveel mogelijk plaatsen mensen te attenderen op de naderende komst van de Jantje Beton collectant aan de deur. Laat ook weer tijdig aan uw coördinator weten hoeveel posters u op wilt hangen. Bij het collecteteam op het hoofdkantoor van Jantje Beton vindt u: Actievoorwaarden fotowedstrijd. Stuur maximaal 2 weken na de collecte uw mooiste collectefoto inclusief toestemmingsformulier naar collecte@jantjebeton.nl onder vermelding van fotowedstrijd. Meer informatie over de fotowedstrijd vindt u op www.jantjebeton.nl/collecte Facebook. Speciaal voor de Jantje Beton Collecte is er een Facebook pagina waarop u al uw vragen kunt stellen en ervaringen en tips uit kunt wisselen met andere collecterende verenigingen: www.facebook.com/jantjebetoncollecte Advies. Mocht u, ondanks bovenstaande tips, problemen ondervinden met het motiveren van collectanten, neem dan gerust contact op met het Jantje Beton Collecteteam. Wij zijn altijd bereid met u mee te denken. www.jantjebeton.nl/collecte/informatie-voor-jeugdclubs 10
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 11 DEEL III Collecteren op z n best Er bestaan verschillende manieren van collecteren. Bepaal samen met uw collectanten en de plaatselijke coördinator welke manier het beste past bij uw club. De meest bekende manier van collecteren is huis-aan-huis. Maar heeft u er wel eens aan gedacht een straatcollecte te doen of tijdens een evenement te collecteren? Hieronder lichten wij de verschillende manieren van collecteren verder toe. Huis-aan-huis collecte Bij een huis-aan-huis collecte gaat u met de collectebussen langs deuren. Dit is de meest bekende manier van collecteren. De lokale coördinator zal een wijkindeling maken per groep om te voorkomen dat collectanten in hetzelfde gebied collecteren. U als contactpersoon van de groep maakt de straatverdeling voor de individuele collectanten. TIP Schrijf de straten die elke collectant mag lopen in de collectantenflyer. Straatcollecte Een andere interessante methode om te collecteren is een straatcollecte organiseren. Overleg met de coördinator of een straatcollecte is toegestaan in uw woonplaats. U kunt op veel verschillende locaties collecteren, bijvoorbeeld in het (winkel-) centrum van uw woonplaats, voor een supermarkt, voor de bioscoop of bij een theater. Overdekte winkelcentra, supermarkten en treinstations zijn privédomein. Om te collecteren moet u van tevoren toestemming vragen aan de eigenaar. Dit is vaak een huismeester of een vastgoedontwikkelaar. Om op een markt te kunnen collecteren heeft u toestemming nodig van de marktmeester. De contactgegevens van deze eigenaren kunt u vaak makkelijk online vinden. Maar laat dit u niet weerhouden om toestemming aan te vragen. Vaak is dit namelijk geen probleem, u collecteert per slot van rekening voor een goed doel. Overleg altijd met de lokale coördinator als u graag een straatcollecte wilt houden. Andere vormen van collecteren Ga een samenwerking aan met lokale winkels tijdens de collecteweek. Vraag hen of er gedurende de collecteweek een collectebus bij de kassa mag staan, of dat er collectanten met een collectebus voor de deur mogen staan. Collecteer bij bedrijven of winkels. Vraag aan de coördinator om kwitanties. Een ondernemer wil vaak graag een kwitantie voor de eigen financiële administratie. U kunt bij bedrijven goed gebruik maken van intekenlijsten. Ook deze kunt u bij uw coördinator bestellen. Zorg er voor dat de eerste paar donateurs een fiks bedrag opschrijven, dat stimuleert anderen ook een hoger bedrag te doneren. Vraag collectanten op hun eigen werk dit te doen. Gebruik hiervoor naast de collectebus een intekenlijst en vergeet niet kwitanties mee te nemen. Organiseert uw vereniging zelf een evenement in de collecteweek? Bijvoorbeeld een toernooi of een open dag? Gebruik dan de collectebussen om te collecteren onder de bezoekers. Zelf ideeën? Laat het ons weten via Facebook! TIPs voor een hogere opbrengst Collecteer met een glimlach. Blijf beleefd, ook als mensen niets willen geven. Zorg dat uw id-kaartje goed zichtbaar is. Bevestig hem met behulp van het plastic hoesje op uw jas. Collecteer, indien mogelijk, in clubuniform. Hierdoor bent u beter herkenbaar voor de buurt. Vertel waarvoor u collecteert. Namelijk: het belang van buitenspelen voor kinderen in Nederland. Benoem dat de helft van de opbrengst voor uw eigen club is en de andere helft voor Jantje Beton. Vertel, indien mogelijk, wat jullie club met de opbrengst wil gaan doen. Wees goed voorbereid: lees de collectantenflyer en de veelgestelde vragen op onze site vooraf zodat u eventuele vragen goed kunt beantwoorden. Instrueer al uw collectanten dit ook te doen. 11
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 12 Als mensen niet weten hoeveel geld ze moeten geven en u om advies vragen, noem dan geen bedrag. Maar zeg bijvoorbeeld wat u kunt missen of we zijn blij met elke bijdrage. Ook mensen uit sociaal lagere klasse zijn bereid te doneren aan een (plaatselijk) goed doel. Sla daarom nooit op voorhand huizen over. Wie niet vraagt die niet wint. Bedank altijd voor iemands bijdrage en/of tijd. Ook als iemand geen geld wil geven. Collecteer meerdere dagen. Stop vooraf zelf twee stuivers in de collectebus zodat deze niet leeg klinkt. Wist u dat Er bij slecht weer meer gedoneerd schijnt te worden dan als het lekker weer is? TIPs aan de deur Collecteer tussen 16.00 en 19.30 uur, dan zijn de meeste mensen thuis. Vooral gezinnen met kinderen kunnen vaak al aan het eind van de middag de deur open doen. Collecteer liever niet meer na 20.00 uur. De meeste mensen vinden het niet prettig als u na die tijd nog aanbelt. Doe na het aanbellen een stap achteruit zodat u niet te dicht op de deuropening staat. Mensen kunnen dit als opdringerig ervaren. Als mensen geen kleingeld in huis hebben, vraag dan of u op een later tijdstip terug mag komen.. Laat collectanten bijhouden bij welke deuren niet open gedaan is, maak een briefje en plak dit achterop de collectebus of schrijf de straten in de collectantenflyer en loop later in de week nog eens deze huizen langs. U kunt vragen of collectanten elkaar willen afwisselen. De ene collectant loopt bijvoorbeeld op maandag, en op woensdag loopt een andere collectant op dezelfde route de deuren langs waar maandag niet open werd gedaan. Jantje Beton deurstickertjes helpen om zichtbaar te maken waar al is gecollecteerd. Laat collectanten samen collecteren, dat is veiliger en gezelliger dan alleen. Bovendien kunt u dan een wedstrijdje maken wie de meeste deuren heeft gelopen of de zwaarste collectebus heeft. Dat werkt vooral bij kinderen en jongeren heel motiverend. Kinderen kunnen alleen onder begeleiding van een volwassene collecteren, maar laat dit u er niet van weerhouden om juist met uw jeugdige leden te collecteren. Dit levert vaak veel positieve reacties aan de deur op. Voor het collecteren in appartementencomplexen, flatgebouwen en bejaardencentra moet vaak ongeveer 2 weken van tevoren toestemming gevraagd worden aan de conciërge of receptie. Na goedkeuring kan er een aankondigingsposter van datum, tijdstip en verenigingsnaam worden voorzien en in de centrale hal van de betreffende locatie opgehangen worden. Deze extra inspanning verdient zich vaak terug omdat het collecteren op deze locaties snel en droog kan gebeuren. Veel oudere mensen die in bejaardencentra wonen dragen Jantje Beton een warm hart toe. De aankondigingsposters kunt u bij uw coördinator opvragen Laat u niet ontmoedigen als iemand niet positief reageert! Een deur verderop kunt u misschien weer een heel enthousiast iemand ontmoeten! Neem een time-out na een vervelende ervaring. TIPs bij een straatcollecte De beste tijd om een straatcollecte te houden is op zaterdag tussen 12.00 en 16.00 uur en tijdens koopavonden tussen 18.00 en 21.00 uur. Organiseer er eventueel een evenement omheen zodat extra aandacht van het langslopende publiek wordt getrokken. Bijvoorbeeld met spelletjes voor kinderen of een informatiestand. Hiermee krijgt u ook aandacht voor uw eigen vereniging. Aankleding voor een stand, ballonnen, spandoeken en flyers bijvoorbeeld, kunt u bij Jantje Beton opvragen. Bekijk wanneer er voorstellingen zijn in de bioscoop of theaters, en zorg dat er voor of na de voorstelling collectanten in de buurt staan. Gebruik de collectestickertjes bij elke gift. Iemand die zo n stickertje op zijn jas heeft hoeft dan door een andere collectant niet meer aangesproken te worden. 12
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 13 Ondersteuning door uw plaatselijke coördinator Bij uw plaatselijke coördinator kunt u terecht voor alle collectematerialen die nodig zijn voor de collecte. Geef bij voorkeur voor 1 december aan de coördinator door hoeveel collectanten er met de collecte meedoen, dan bestelt hij/zij voldoende legitimatiekaartjes, collectantenflyers, deurstickertjes, aankondigingsposters et cetera voor jullie club. TIP Weet u nog niet hoeveel collectanten u heeft? Dan is het allicht handig om te weten dat een gemiddelde groep uit 28 personen bestaat. Ga hier niet snel overheen. U kunt altijd materialen bijbestellen. Teveel bestelde materialen kosten Jantje Beton veel geld. Denk dus goed na voor u een aantal opgeeft. Straatindeling De coördinator wijst een wijk toe aan elke vereniging. Blijft u alstublieft ook binnen de grenzen van deze wijk. Het is erg vervelend als u in een wijk collecteert die aan een andere verenging is toegewezen om te collecteren. Verdeel vervolgens ook de specifieke straten in de wijk weer onder uw collectanten. Zo weten zij precies waar ze kunnen collecteren. Niets is zo naar als wanneer er dubbel wordt gecollecteerd in een wijk of straat. Voor het verdelen van uw wijk onder de collectanten kunt u verschillende regels toepassen. Natuurlijk is het lang niet altijd mogelijk om een op maat gemaakte wijkindeling van de coördinator te krijgen, maar voor zover mogelijk zijn er een aantal tips om de toegewezen straten zo optimaal mogelijk onder uw collectanten te verdelen: Het verdient altijd aanbeveling om collectanten zoveel mogelijk in hun eigen straat te laten collecteren. Dit is prettig voor de collectant en heeft een positief effect op de opbrengst omdat mensen meer geld geven aan een bekende dan aan een onbekende collectant. Een collectant loopt ongeveer 60 huizen per dagdeel van 2 uur. Houd daar rekening mee bij de verdeling. Geen straat is bij voorbaat gunstig of ongunstig. Het kan bijvoorbeeld erg lucratief zijn om buitengebieden te lopen. Misschien is het zelfs handig om op de fiets verderweg gelegen huizen of boerderijen aan te doen. Omdat hier weinig collectanten langs komen zijn mensen snel bereid een hoger bedrag te doneren. Ook flats kunnen erg gunstige collectegebieden zijn. Schrijf de straatnamen en route in de collectantenflyer. Ondersteuning vanuit Jantje Beton Om het collecteren zo leuk, makkelijk en winstgevend mogelijk te maken, ondersteunt Jantje Beton jullie zo goed mogelijk. Naast deze handleiding zijn er tal van materialen op onze website te vinden. Deze materialen kunnen u helpen met het voorbereiden van de collecte. Op www.jantjebeton.nl/collecte vindt u ondersteunende materialen voor het werven en motiveren van collectanten, maar ook veel gestelde vragen over de collecte en informatie over wat Jantje Beton allemaal doet voor buitenspelen bij u in de buurt. Op de speciale Jantje Beton Collecte facebookpagina kunt u ervaringen en tips uitwisselen met andere collecterende jeugdclubs. Via de Collecto-app kunnen uw collectanten onderling ervaringen en tips uitwisselen. Ten slotte ontvangt u een paar keer per jaar de Jantje Beton nieuwsbrief en wordt u door middel van onze e-nieuwsbrief op de hoogte gehouden van belangrijk collectenieuws. Mist u informatie? Allicht weet uw lokale coördinator meer. Laat het ons vooral weten indien we u ergens mee kunnen helpen. We denken graag met u mee! D TIP Hou een administratie bij welke collectant welke bus krijgt. Na afloop noteert u dat de bus en legitimatiekaart met het hoesje zijn ingenomen. 13
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 14 Deel IV Afronden van de collecte Om de Jantje Beton Collecte goed te kunnen organiseren werkt het Collecteteam vanuit het hoofdkantoor in Utrecht continu aan het optimaliseren van de processen. Voor een juiste gang van zaken zijn er een paar officiële handelingen waarin uw medewerking gevraagd wordt. Financiële afwikkeling Uw plaatselijke coördinator is eindverantwoordelijke voor de financiële afwikkeling van de Jantje Beton Collecte bij u in de buurt. Maar ook u bent verantwoordelijk! Voor een goede verloop van dit proces zijn er een aantal zaken waar u alvast rekening mee kunt houden: let op! Het is noodzakelijk dat u als contactpersoon van de groep aanwezig bent bij de telling van de opbrengst. Het is niet alleen leuk om direct uw opbrengst te weten, u moet ook tekenen voor akkoord. Na afloop van de collecte geeft de coördinator aan waar het geld geteld wordt. Tot die tijd kunt u de collectanten vragen of zij de collectebussen thuis houden. Het bewaren van alle collectebussen (met inhoud) op een centrale plek, verhoogt de kans op inbraak en verlies van de opbrengst. Natuurlijk mogen de verzegelingen niet verbroken worden, dit doet de coördinator samen met u op de tel- of inleverdag. Zet na afloop van het geldtellen op de afrekenstaat (die heeft de coördinator) een paraaf bij het opgehaalde bedrag. Op die manier weten wij dat u akkoord geeft voor het bedrag dat er is geteld en wat (na verrekening van gemaakte kosten van de coördinator) aan uw organisatie wordt overgemaakt. Zonder uw paraaf kunnen wij het geld niet overmaken. Controleert u ook altijd of het bankrekeningnummer en tenaamstelling die op de afrekenstaat staan correct zijn. Let er op dat dit geen particulier rekeningnummer is, anders mag Jantje Beton niet uitbetalen. Vul het aantal collectanten en het aantal gebruikte collectebussen in op de afrekenstaat. Deze gegevens heeft Jantje Beton nodig voor haar evaluatie en om de juiste onkostenberekeningen te maken. Verrekening van eventueel gemaakte kosten worden naar rato doorberekend aan de groepen. Gemaakte kosten kunnen betrekking hebben op bijvoorbeeld noodzakelijke kopieerkosten van de coördinator of de huur van collectebussen. De door de coördinator te declareren kosten zijn uiteraard aan bepaalde regels verbonden. Na afloop van de Jantje Beton Collecte ontvangt uw lokale coördinator van ons een overzicht waarop precies staat hoeveel geld er naar elke groep is over gemaakt en welke eventuele kosten er zijn afgehouden. Wist u dat Jantje Beton geen geld naar uw club over kan maken indien niet alle gegevens compleet zijn? Controleer daarom samen met de coördinator goed of de afrekenstaat de volgende gegevens bevat: aantal collectanten, aantal gebruikte collectebussen, bankgegevens en paraaf. TIP Laat vooral de coördinator weten wat uw wensen zijn met betrekking tot van het tellen van de opbrengst. Hij of zij kan dan proberen daar rekening mee te houden.
HANDLEIDING COLLECTERENDE CLUBS 2014 pagina 15 Verantwoording van de opbrengst Jantje Beton is verplicht om aan het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) te verantwoorden wat er met de opbrengst van de collecte is gebeurd. Het CBF toetst namelijk op eerlijke besteding van het opgehaalde geld en voorziet ons van het belangrijke CBF-keurmerk voor betrouwbare goede doelen. Vandaar dat wij elk jaar steekproefsgewijs groepen benaderen over hoe zij de opbrengst hebben besteed. Het kan dus voorkomen dat uw organisatie van ons een formulier ontvangt met de vraag hoe de collecteopbrengst is besteed. Wij rekenen op uw medewerking. inleveren materialen Na de collecte levert u alle collectebussen en legitimatiekaartjes weer in bij uw coördinator. Ook eventuele vlaggen en spandoeken brengt u terug naar uw coördinator. Verzekering In de meeste gevallen zullen de collectanten verzekerd zijn via de vereniging of stichting waarbij zij zijn aangesloten. Voor kinderen geldt meestal dat zij via hun ouders of verzorgers (verplicht) zijn verzekerd middels een WA-verzekering en/of een ziektekostenverzekering. In een aantal bijzondere gevallen kan worden teruggevallen op de WA-verzekering van Jantje Beton. Dit geldt echter alleen voor de zogenaamde wettelijke aansprakelijkheid (schuld bij schadegevallen aan derden). Mocht zich een schadegeval voordoen, dan kunt u dit het beste meteen telefonisch en vervolgens schriftelijk bekend maken aan Jantje Beton. Gezamenlijk kan dan een oplossing gezocht worden. Derving van inkomsten als gevolg van de gebeurtenis is niet verzekerd. Tot slot We hebben geprobeerd om in deze handleiding zo helder mogelijk toe te lichten wat er allemaal komt kijken bij het collecteren voor Jantje Beton. Uiteraard kunt u altijd contact met ons opnemen als er zaken onduidelijk zijn, als u wilt sparren, of eigen ervaringen kwijt wilt. Bel of mail gerust! Telefoon: (030) 242 72 65, e-mail: collecte@jantjebeton.nl Veel succes en plezier met collecteren en alvast super bedankt voor uw inzet! Hartelijke groet, Jantje Beton Collecteteam
Volg ons! www.facebook.nl/jantjebetoncollecte twitter.com/jantjebetonline www.jantjebeton.nl