Managementletter 2015 Gemeente Oegstgeest

Managementletter 2015 Gemeente Oegstgeest

Ernst & Young Accountants LLP Wassenaarseweg 80 2596 CZ Den Haag Postbus 90636 2509 LP Den Haag Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 41 87 ey.com VERTROUWELIJK Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest Postbus 1270 2340 BG OEGSTGEEST Den Haag, 17 november 2015 ST/ii/A44FP4k Managementletter tussentijdse controle 2015 Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter 2015. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2015. In ons dienstverleningsplan heeft uw raad ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2015 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelf controlerende vermogen van uw organisatie. Voor de belangrijkste actuele ontwikkelingen willen wij u verwijzen naar onze separate brochure die onlangs aan u is verstuurd. Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met de portefeuillehouder financiën, de plaatsvervangend gemeentesecretaris en de concerncontroller. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP w.g. drs. M.E. van Kimmenade RA MGA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen 4 Waar staat de gemeente? 8 Bijlage

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Inleiding In onze managementletter informeren wij u over onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing. Bij deze bevindingen geven wij de risico s weer en doen wij aanbevelingen ter verbetering indien wij daarvoor mogelijkheden zien. Verder hebben wij de vanuit uw organisatie ontvangen reactie op de opgenomen punten weergegeven en een prioriteitstelling opgenomen. Wij wijzen u erop dat een managementletter van nature kritisch van aard is, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten. Onze bevindingen vloeien voort uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Wij verrichten de controle van de jaarrekening door middel van een combinatie van procesgerichte en gegevensgerichte controlemaatregelen, gebaseerd op een risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico s die voor u als onderneming relevant zijn adresseren. De risicoanalyse is een iteratief proces en stellen wij gaandeweg bij indien nodig. Ditzelfde geldt voor onze aandachtspunten in de controle. Aandachtspunten in de controle Wij onderkennen met u de volgende bestuurlijke aandachtspunten: 1. Uw bedrijfsvoering 2. Integratie effecten decentralisaties 3. Grondexploitaties 4. Verbonden partijen 5. VIC functie en opvolgen bevindingen Hierna gaan wij nader in op de hiervoor genoemde punten. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen opleveren voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Dit is tot heden niet aan de orde geweest. Wij volgen de wijze waarop binnen uw organisatie wordt omgegaan met punten uit eerdere managementletters. Wij stellen dergelijke punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zijn dat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is. Deze managementletter bevat de bevindingen zoals tot dusverre opgedaan. Na afloop van de jaarrekeningcontrole nemen wij in ons accountantsverslag een samenvatting op van de belangrijkste bevindingen. Pagina 5

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Bestuurlijke aandachtspunten Uw bedrijfsvoering De gemeente informeert de raad door middel van twee voortgangsrapportages. Hierin wordt met name ingegaan op de wijzigingen ten opzichte van de begroting. Een belangrijk thema in de financiën van de gemeente Oegstgeest is de reductie van schulden. Tegelijk is er ook aandacht nodig voor de versterking van de organisatie met als gevolg een hogere inzet van medewerkers, waar druk ligt op de financiering daarvan. De omvang van de ambtelijke capaciteit is beperkt en daarmee kwetsbaar op het moment van uitval van medewerkers of wijzigingen in de taken van de medewerkers. Het college en de gemeenteraad volgen de financiële en organisatorische ontwikkelingen en op de voet, dat blijkt uit de begroting, de voortgangsrapportages en een aantal moties van de gemeenteraad in 2015 op het gebied van de schuldreductie. De door de rekenkamercommissie uitgevoerde stresstest bevestigd het beeld dat schuldreductie nodig is en constateert dat daarvoor keuzes gemaakt moeten worden. Een belangrijk element in de vermindering van de schulden is de te realiseren opbrengsten uit de grondexploitatie Nieuw-Rhijngeest, het belangrijkste risico daarbij is dat de opbrengsten op een later moment worden gerealiseerd dan waar nu rekening mee wordt gehouden. Wij adviseren om in de voortgangsrapportages meer nadrukkelijk in te gaan op de ontwikkeling van de liquiditeitspositie en liquiditeitsprognose en hierbij steeds nadrukkelijk de gekozen uitgangspunten te benoemen en indien nodig te herzien. Decentralisaties Sinds 1 januari 2015 zijn de decentralisaties van Jeugdwet, WMO 2015 en Participatiewet naar de gemeenten een feit. De implementatie is voorbij en de uitvoering is in uw gemeente in volle gang. De decentralisaties confronteren uw gemeente, de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland en zorgaanbieders met grote wijzigingen op het terrein van jeugd, zorg en werk. In het kader van de controle van de jaarrekening constateren wij enkele belangrijke knelpunten, die wij landelijk signaleren en dus niet alleen voor uw gemeente van toepassing zijn. De knelpunten hebben vooral betrekking op het risico dat voor 2015 niet of niet tijdig voldoende zekerheid kan worden verkregen over de getrouwheid en rechtmatigheid van met name de middelen in het kader van de Jeugdwet zoals die zijn besteed door de Jeugdzorginstellingen. Dit leidt tot het risico dat als gevolg van deze externe omstandigheden mogelijk niet kan worden gekomen tot een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening. Deze problematiek heeft ook landelijk aandacht, onder andere door samenwerking tussen VNG en de beroepsgroep van accountants. Voor uw gemeente zien wij dit risico ook voor de WMO. De risico s zijn voornamelijk het gevolg van het late moment waarop de zorgaanbieders zich verantwoorden en de onzekerheid of de zorgaanbieders de prestatielevering wel kunnen aantonen over 2015. De organisatie van uw gemeente is zich bewust van de risico s en is hiervoor voor de activiteiten in het kader van de Jeugdwet in contact getreden met de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland. In het kader van de WMO worden door de gemeente zelf extra (controle)werkzaamheden gepland en uitgevoerd. Pagina 6

Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Bestuurlijke aandachtspunten Beheersing verbonden partijen De gemeente is voor een deel van de bedrijfsvoeringsprocessen afhankelijk van verbonden partijen. Van belang is dat deze partijen tijdig informatie opleveren die de gemeente nodig heeft voor het afleggen van verantwoording door middel van de jaarrekening. Dit betekent dat vooraf adequate afspraken moeten zijn gemaakt met verbonden partijen over het afleggen van verantwoording en de zekerheid die daarbij wordt verstrekt. Met name ten aanzien van de verantwoording in het kader van de Jeugdwet vanuit de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland zien wij risico s voor 2015. Voor de andere partijen zoals Servicepunt71 en BSGR zien wij minder aandachtspunten, de beheersing op de uitvoering van de door hen uitgevoerde taken is in de basis op orde. Wel merken wij op dat de afhankelijkheid ook de komende jaren een belangrijk aandachtspunt blijft, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. VIC Functie en opvolgen bevindingen De gemeente voert werkzaamheden uit in het kader van de verbijzonderde interne controle (VIC functie). In het kader van onze controle maken wij gebruik van die werkzaamheden. De VIC voert werkzaamheden uit voor de processen Wabo, WMO, aanbestedingen, subsidies en sociale uitkeringen. De werkzaamheden voor het proces sociale uitkeringen zijn nog niet uitgevoerd en hebben wij nog niet betrokken bij onze werkzaamheden. Een belangrijk aspect waaraan wij aandacht besteden in het kader van de beoordeling van de VIC functie is de toepassing van de regelkring plan-docheck-act. In dat kader constateren wij dat de VIC functie actief de bevindingen en aanbevelingen monitort en hierover gedurende het jaar regelmatig rapporteert aan het directieteam en het college. Wij onderschrijven het belang hiervan. Grondexploitaties De gemeente heeft een beperkt aantal actieve grondexploitaties. De exploitatie van Poelgeest is feitelijk afgerond, er resteren nog twee kleinere percelen die in 2015 en 2016 worden afgerond. De exploitatie van Nieuw-Rhijngeest bestaat uit twee delen. Het eerste deel is ondergebracht in een PPS constructie, waarbij de grond in eigendom is van de gemeente en in de PPS constructie prijsafspraken zijn gemaakt over de levering van de grond. De gemeente maakt voor dit deel zelf nagenoeg geen kosten meer. Het tweede deel heeft betrekking op de rest gebieden in het gebied Nieuw-Rhijngeest. In dit deel moeten nog kosten en opbrengsten worden gerealiseerd. Wij hebben op dit moment geen onderzoek gedaan naar de berekening van de grondexploitaties, dat doen wij als onderdeel van de jaarrekeningcontrole in het voorjaar 2016. Wij hebben met uw organisatie hierover reeds afspraken gemaakt. Pagina 7

Waar staat de gemeente?

Waar staat de gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Proces Rood Oranje Geel Groen Burgerzaken Verhuuropbrengsten Grondexploitaties Opbrengsten bouwleges Subsidieverstrekkingen Rood: het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering. Oranje: het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering. Geel: het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering. Groen: het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering. Huidig jaar Pagina 9

Waar staat de gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Proces Rood Oranje Geel Groen Uitkeringen participatie/ Re-integratie Wmo/Beschermd wonen Jeugd PGB Financieel afsluitproces Uw processen zijn in de basis op orde Bij onze controle ligt de focus voornamelijk op betrouwbare (financiële) verslaggeving en het financieel beheer (naleving van wet- en regelgeving). Om te komen tot een afgewogen oordeel beoordelen wij de interne beheersing van de voor onze controle belangrijkste processen van de gemeente Oegstgeest die leiden tot geldstromen en die hun weerslag vinden op de balans en de programmarekening. In dit stadium van de controle hebben wij de opzet en het bestaan beoordeeld van de administratieve organisatie voor een deel van de processen. In de bedrijfsvoeringsmonitor geven wij een samenvatting van onze bevindingen. In de bedrijfsvoeringsmonitor hebben wij onze inschatting zichtbaar gemaakt van de kwaliteit van de voor onze controle belangrijkste beheersprocessen. Wij hebben onze inschatting gebaseerd op onze waarneming voor 2015, in komende jaren maken wij steeds de vergelijking met het voorafgaande jaar. Hierna gaan wij nader in op een aantal specifieke onderwerpen die van meer belang zijn in het kader van de (financiële) interne beheersing. In de bijlage zijn onze detailopmerkingen per proces opgenomen. Pagina 10

Waar staat de gemeente? Onze aanpak en samenwerking met u Waar ligt onze focus Bij onze controle ligt de focus voornamelijk op de betrouwbare financiële verslaggeving en het financieel beheer (naleving van wet- en regelgeving). Om hierover een uitspraak te doen vormen wij ons een oordeel over de interne beheersing van de belangrijkste processen van de gemeente Oegstgeest. In de hiervoor opgenomen bedrijfsvoeringsmonitor ziet u de door ons geïdentificeerde processen en ons oordeel daarbij op basis van de door ons tot medio oktober verrichte werkzaamheden. In deze rapportage gaan wij nader in op onze bevindingen. In de bijlage zijn onze detailbevindingen opgenomen. Afhankelijkheid van derden De gemeente is voor een deel van de processen afhankelijk van derden. Dat wil zeggen dat de uitvoering van deze processen is belegd bij een andere organisatie, terwijl de gemeente verantwoordelijk blijft voor de getrouwe en rechtmatige verantwoording van de onderliggende financiële stromen. Om dit mogelijk te maken is het van belang dat er goede afspraken zijn over de reikwijdte van de dienstverlening, de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en het afleggen van verantwoording door de uitvoerende organisaties alsmede de (externe) controle daarop. Naast de uitbestede taken voor de financiën, personeel en IT aan Servicepunt71, de financieel-administratieve ondersteuning van de WMO door Zorglokaal en de heffing van belastingen aan BSGR zijn in 2015 ook de nieuwe taken in het kader van de decentralisatietaken grotendeels uitbesteed aan de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland. Uw VIC functie en onze controle De gemeente voert verbijzonderde interne controle uit op de belangrijkste processen, voor zover deze niet zijn uitbesteed. Het betreft de processen bouwvergunningen, WMO, subsidies, aanbestedingen en uitkeringen sociale zaken. De basis voor de VIC ligt vast in het algemeen controleplan. De aanpak per proces ligt vast in een controleplan per proces. De uitvoering van de VIC werkzaamheden is belegd bij team AO/IC van Servicepunt71. De VIC functionaris van de gemeente voert de regie op dit proces en stelt de kader vast en is verantwoordelijk kwaliteitsbewaking en monitoring van de voortgang. Om als accountant te kunnen steunen op deze werkzaamheden moeten wij op basis van COS 610 nagaan of wordt voldaan aan de eisen die daarin zijn opgenomen. Die eisen gaan in op objectiviteit, deskundigheid en systematische en gedisciplineerde aanpak. Hierbij is de regelkring van plan-do-check-act van groot belang. Wij constateren op basis van onze waarnemingen tot nu toe dat de VIC functie voldoet aan de daaraan te stellen eisen, waarbij wij opmerken dat wij voor 2015 kiezen voor een relatief hoge mate van reperformance, omdat wij de gemeente nog moeten leren kennen. Daarnaast schrijft COS 610 voor dat de accountant alleen mag steunen op VIC werkzaamheden die zich richten op interne beheersmaatregelen. Voor een aantal processen hanteert de gemeente een meer gegevensgerichte controleaanpak. In die gevallen steunen wij niet op de VIC functie, maar maken hier wel op een zo efficiënt mogelijke wijze gebruik van. De VIC voert werkzaamheden uit voor de processen Wabo, WMO, aanbestedingen, subsidies en sociale uitkeringen. De werkzaamheden zijn tot nu uitgevoerd voor het eerste halfjaar 2015. Dit met uitzondering van het proces sociale uitkeringen, waarvoor de werkzaamheden nog uitgevoerd moeten worden. Opvolging van bevindingen De gemeente is zelf verantwoordelijk voor het opvolgen van bevindingen van de interne VIC functie en de externe accountant. De VIC functionaris monitored de opvolging en beheert de follow-up overzichten. De bevindingen worden per jaar bijgehouden en actief gemonitord en periodiek besproken in het directieteam en het college. De bevindingen worden nu per jaar geclusterd en gevolgd. Pagina 11

Waar staat de gemeente? Uitbestede processen verlengde bedrijfsvoering Beheersing uitbestede processen Een aantal processen is ondergebracht bij Servicepunt71, de BSGR, Zorglokaal en de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland. Hierna gaan wij daar nader op in. Servicepunt71 Jaarlijks wordt door middel van een assurancerapport zekerheid verschaft bij de bedrijfsvoeringsprocessen die zijn ondergebracht bij Servicepunt71. Vooruitlopend hierop heeft de accountant van Servicepunt71 gerapporteerd door middel van een managementletter. Hieruit valt op te maken dat in 2015 verbeteringen zijn gerealiseerd die een positief effect hebben op de effectiviteit van de beheersmaatregelen in de bedrijfsvoeringsprocessen. Toch zijn er aandachtspunten waar de gemeente rekening mee moet houden. Servicepunt71 is een dienstverlener en in die rol in belangrijke mate afhankelijk van hetgeen door de klantorganisatie wordt aangeleverd en ook de toets achteraf of mutaties overeenkomstig de afspraak zijn verwerkt blijft voor een deel de verantwoordelijkheid van de gemeente, zoals het goedkeuren van inkoopfacturen. De verbeteringen zijn vooral te zien in de beheersing rondom mutaties van begrotings- en kredietwijzigingen, memoriaalboekingen en met betrekking tot het personele proces. Aandachtspunten zijn er ten aanzien van de volledige naleving van de aanbestedingsregels en contractbeheer. De gemeente Oegstgeest voert hiervoor zelf aanvullende werkzaamheden uit. BSGR BSGR is verantwoordelijk voor het opleggen, heffen en innen van gemeentelijke belastingen en heffingen. De gemeente bepaald hiervoor zelf de kaders en legt deze vast in verordeningen. BSGR verantwoordt zich periodiek door middel van managementinformatie en jaarlijks door middel van een jaarverantwoording, welke wordt voorzien van een assurancerapport van de externe accountant. Hierdoor is in opzet sprake van een adequate beheersing van het belastingproces. Wel merken wij op dat wij nog met de gemeente afstemmen welke controle instructies voor 2015 aan de externe accountant van BSGR zijn of nog worden gegeven. Het toezicht vanuit de financiële functie binnen de gemeente is beperkt geweest en krijgt op korte termijn meer aandacht door het uitbreiden van de formatie op de financiële functie. Zorglokaal Het zorglokaal is verantwoordelijk voor de aanmeldingen van de PGB s bij de SVB en de eigen bijdragen bij het CAK. Daarnaast verzorgt het Zorglokaal de betalingen aan de zorgleveranciers voor de begeleiding en hulp bij huishouden. Door middel van een controleverklaring geeft het Zorglokaal zekerheid over de betaalde middelen. Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland De nieuwe taken op het gebied van de Jeugdwet worden uitgevoerd in Holland-Rijnland verband. Dit betekent dat vanaf 2015 sprake is van een nieuwe samenwerking die impact heeft op de controle van de jaarrekening, immers de taken op het gebied van de Jeugdwet zijn van materiele omvang in relatie tot de gemeentelijke begroting. Wij merken in het kader van het beheersproces uitbestede processen op dat nog de nodige aandachtspunten aan de orde zijn als het gaat om het maken van duidelijke afspraken over het afleggen van verantwoording door de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland en de zekerheid die daarbij wordt verkregen van de externe accountant van Holland-Rijnland. Begin oktober is hiervoor een eerste overleg georganiseerd waar wij samen met medewerkers van de gemeente bij aanwezig zijn geweest. Samen met uw organisatie volgen wij de ontwikkelingen. Pagina 12

Waar staat de gemeente? Uitkomsten procesbeoordeling Procesbeschrijvingen De gemeente heeft niet voor alle processen actuele procesbeschrijvingen. Dit is geen bevinding en heeft ook de aandacht van uw organisatie bij de doorontwikkeling van de organisatie en de verbetering van de bedrijfsprocessen. Tevens wordt bij het uitvoeren van de VIC op hoofdlijnen de opzet van de processen beoordeeld. Wij onderschrijven het belang van het opstellen procesbeschrijvingen en geven mee dat het beschrijven geen doel op zich moet zijn maar vooral wordt gekeken naar het op het juiste niveau neerleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en het inbouwen van beheersmaatregelen die kunnen voorkomen dat fouten in een proces zich voordoen c.q. deze tijdig worden gesignaleerd. Grondexploitaties De gemeente heeft een beperkt aantal actieve grondexploitaties. De gemeente wordt hierin ondersteund door een externe projectleider en planeconoom. Op dit moment wordt een procesbeschrijving opgesteld waarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden uitgewerkt. De exploitatie van Poelgeest is feitelijk afgerond, er resteren nog twee kleinere percelen die in 2015 en 2016 worden afgerond. De exploitatie van Nieuw-Rhijngeest bestaat uit twee delen. Het eerste deel is ondergebracht in een PPS constructie, waarbij de grond in eigendom is van de gemeente en in de PPS constructie prijsafspraken zijn gemaakt over de levering van de grond. De gemeente maakt voor dit deel zelf nagenoeg geen kosten meer. Het tweede deel heeft betrekking op de rest gebieden in het gebied Nieuw-Rhijngeest. In dit deel moeten nog kosten en opbrengsten worden gerealiseerd. Wij hebben op dit moment geen onderzoek gedaan naar de berekening van de grondexploitaties, dat doen wij als onderdeel van de jaarrekeningcontrole in het voorjaar 2016. Wij hebben met uw organisatie hierover reeds afspraken gemaakt. Ten aanzien van de PPS constructie vaardigen wij auditinstructies uit aan de accountant van de VOF. WMO De gemeente werkt voor de financiële afhandeling van de WMO en Jeugd PGB s samen met het Zorglokaal. De accountant van het Zorglokaal geeft zekerheid bij de (financiële) verantwoording van het Zorglokaal. Wij hebben begrepen dat de gemeente de samenwerking met het Zorglokaal heeft opgezegd en de financiële afhandeling vanaf 2016 in eigen beheer gaat uitvoeren. Wij adviseren u vooruitlopend hierop alvast de gevolgen voor de organisatie in kaart te brengen en het proces in opzet te beschrijven zodat tijdig adequate beheersmaatregelen kunnen worden ingevoerd. In de bijlage van deze managementletter hebben wij voorts enkele detailbevindingen opgenomen. Aanbestedingen Het proces van inkopen en factuurverwerking is belegd bij Servicepunt71. Hierover wordt door de accountant van Servicepunt71 gerapporteerd. Een bevinding die daaruit naar voren komt en niet nieuw is voor 2015, is dat de volledigheid van de naleving van de aanbestedingsregels niet in voldoende mate is geborgd. Hiertoe voert uw organisatie derhalve zelf VIC werkzaamheden uit. Uit deze werkzaamheden volgen enkele bevindingen die gevolgen hebben voor ons oordeel in het kader van de financiële rechtmatigheid. Deze bevindingen vinden hun grondslag in voorgaande jaren en hebben een doorwerkend effect in 2015. Er zijn vooralsnog geen nieuwe bevindingen geconstateerd. Wel wijzen wij de gemeente op wijzigingen in de aanbestedingswetgeving waardoor het onderscheid tussen 2A en 2B dienstverlening komt te vervallen. De kans op financiële rechtmatigheidsfouten neemt hierdoor mogelijk toe. Pagina 13

Waar staat de gemeente? Decentralisaties Stand van zaken decentralisaties Sinds 1 januari 2015 zijn de decentralisaties van Jeugdwet, WMO 2015 en Participatiewet naar de gemeenten een feit. De implementatie is voorbij en de uitvoering is in uw gemeente in volle gang. De decentralisaties confronteren uw gemeente, de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland en zorgaanbieders met grote wijzigingen op het terrein van jeugd, zorg en werk. Het is derhalve een complexe stelselwijziging met: overdracht van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden; nieuw lokaal beleid met een andere manier van werken (integrale aanpak en (boven) regionale samenwerking); overdracht van budgetten vanuit rijk en provincie met een forse bezuinigingsdoelstelling; lokale kaderstelling die in regionaal verband is opgesteld (spelregels) door uw raad met daarbij nieuwe vormen van verantwoording en controle op getrouwheid en rechtmatigheid. In de afgelopen periode heeft uw raad aan ons als accountant de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2015 te controleren. Die jaarrekening bevat vanwege de decentralisaties in het sociale domein grote, nieuwe bedragen waarvan de getrouwheid en rechtmatigheid moeten worden vastgesteld, voor uw gemeente hebben we het over een begroot bedrag van 9,1 miljoen (bron: begroting 2015). Gezien de hierbij gesignaleerde knelpunten is het zeker geen vanzelfsprekendheid dat de jaarrekening 2015 kan worden voorzien van een goedkeurend accountantsoordeel met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Als belangrijkste knelpunten voor de jaarafsluiting 2015 onderkennen wij: Het aantonen van de daadwerkelijke levering van zorg door zorgaanbieders daar waar de gemeenten hiervoor in het kader van de privacy onvoldoende informatie ontvangen. Het inschatten van de niet gefactureerde zorg en het onderhanden werk bij de zorgaanbieders per jaareinde. De gemeente dient voor deze zorg een verplichting in haar jaarrekening op te nemen. De tijdige facturatie en aanlevering van de jaarverantwoording (inclusief controleverklaring) van zorgaanbieders. Een groot deel van de zorgaanbieders is momenteel nog niet in staat aan deze contractuele verplichtingen te voldoen. De rechtmatige betaling van PGB s (Persoonsgebonden Budget) door de Sociale Verzekeringsbank en het tijdig aanleveren van de jaarverantwoording aan de gemeenten. De volledige informatieverstrekking aan het CAK ten behoeve van een volledige incasso van eigen bijdragen (WMO). Duidelijkheid over de (boven) regionale verrekeningen als gevolg van solidariteitsafspraken. De gemeente werkt voor de verantwoording van de Jeugdwet samen in Holland-Rijnland verband. In het kader van de WMO werkt de gemeente samen met de gemeente Leiden, Leiderdorp en Zoeterwoude en is een deel van de taken door de gemeente Oegstgeest uitbesteed aan het Zorglokaal. Als gevolg van deze uitbestedingen vindt een deel van de processen buiten de gemeente plaats en is de gemeente afhankelijk van verantwoordingsinformatie van de uitvoeringsorganisaties. In geval van uitbesteding blijft de gemeente verantwoordelijk voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de gerelateerde lasten en baten. In dit kader is het noodzakelijk dat wij de interne beheersing bij de gemeente met betrekking tot de uitbestede processen/activiteiten beoordelen en vaststellen in hoeverre de gemeente uiteindelijk beschikt/zal beschikken over een controleerbare totaalverantwoording inclusief de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan haar verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de naleving door de zorgaanbieders en de uitvoeringsorganisatie van de met hen gemaakte contractafspraken. Pagina 14

Waar staat de gemeente? Decentralisaties Om tijdig inzicht te verkrijgen in de specifieke knelpunten die voor uw gemeente gelden heeft de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) gemeenten geadviseerd om een verantwoording- en controlescan uit te voeren. Die scan gaat onder andere nader in op waar de gemeente staat met het ontwikkelen van het normenkader, het maken van afspraken over verantwoording en controle daarover en (tijdige) beschikbaarheid van informatie van de zorgleveranciers. Het thema samenwerken in de regio is hierin ook een belangrijk aandachtspunt, gelet op de afhankelijkheid van een gemeente ten opzichte van hetgeen regionaal is georganiseerd. Wij zijn tijdens onze interim-controle nagegaan in hoeverre elementen uit de verantwoording- en controlescan de aandacht hebben van uw organisatie en knelpunten inzichtelijk zijn. Door de nauwe samenwerking in de regio is de gemeente in belangrijke mate afhankelijk van informatie van derden. Wij constateren verder dat de gemeente in regioverband op dit moment nog onvoldoende inzicht heeft in de (tijdige) realisatie van de contractueel overeengekomen verantwoordings- en controle eisen die de basis vormen voor de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole die de gemeenten voor de jaarafsluiting dient uit te voeren. Het tijdig verkrijgen van dit inzicht draagt bij aan het beeld welke beheersmaatregelen nog geëffectueerd moeten worden maar ook wat nog de specifieke knelpunten zijn voor uw gemeente voor boekjaar 2015. Het biedt een basis om aanvullende maatregelen en werkzaamheden te treffen en uit te voeren. Wij adviseren uw gemeente om samen met de regio actief te werken aan het verder inzichtelijk maken van de knelpunten en in overleg met de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland en met de zorgaanbieders te bespreken welke knelpunten aanwezig zijn voor een tijdige aanlevering van facturen, informatie over het onderhanden werk en de jaarverantwoording (al dan niet met controleverklaring) die voldoet aan alle contractvoorwaarden. Hierbij attenderen wij u erop dat een aanlevering van de jaarverantwoording van de zorgaanbieders, na controle door de accountant van de Tijdelijke Werkorganisatie Opdrachtgeverschap Jeugdhulp Holland Rijnland, per 30 april 2016 zal leiden tot een vertraging van het jaarrekeningtraject van de gemeente zoals dit nu gepland is. Ten einde de huidige jaarrekeningplanning te waarborgen adviseren wij een aanleverdatum van 1 maart 2016 voor alle zorgaanbieders, uitvoeringsorganisaties en indien nodig de centrumgemeente. Pagina 15

Waar staat de gemeente? Automatisering In onze controle wordt gebruik gemaakt van informatie die door middel van IT-systemen wordt geproduceerd. Het is voor de gemeente Oegstgeest belangrijk dat de betrouwbaarheid van deze informatie wordt gewaarborgd door de inrichting van algemene IT-beheerprocessen (het proces logische toegangsbeveiliging en het proces wijzigingenbeheer ). De kwaliteit van deze IT-beheerprocessen, inclusief de controleerbaarheid van de uitvoering van de processen vormt een belangrijke basis voor de betrouwbare werking van geprogrammeerde controles in deze applicaties zoals functiescheiding, invoercontroles en integriteitscontroles. De uitvoering van de IT beheerprocessen is belegd bij Servicepunt71. De accountant van Servicepunt71 heeft door middel van een managementletter gerapporteerd over de kwaliteit van de IT-beheerprocessen. Hieruit volgen enkele aandachtspunten die tot verbeteringen kunnen leiden. Deze aandachtspunten hebben vooral betrekking op de processen bij Servicepunt71, maar wij adviseren uw organisatie nadrukkelijk toezicht te laten houden op de tijdige opvolging van de bevindingen. Door de nieuwe taken op het gebied van de Decentralisaties en door ontwikkelingen in de wet- en regelgeving, zoals de nieuwe wet meldplicht datalekken, worden steeds hogere eisen gesteld aan privacy gevoeligheid van data. Wij hebben van de organisatie begrepen dat inmiddels wordt gewerkt aan een plan van aanpak ten behoeve van de invoering van de wet meldplicht datalekken en dat dit onderwerp ook de aandacht krijgt in het project Informatiebeveiliging dat in november start. Pagina 16

Bijlage

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Hierna treft u een schematisch overzicht van onze bevindingen. Tevens treft u een prioriteitstelling aan waarbij wij gebruikmaken van de aanduidingen hoog (rood), gemiddeld (oranje) en laag (groen). Ten slotte maken wij voor u inzichtelijk wat de consequenties voor onze verdere controlewerkzaamheden zijn. Hoog (te realiseren op moment van jaarrekeningcontrole 2015) Middel (te realiseren op moment van de tussentijdse controle 2016) Laag (te realiseren op langere termijn) Pagina 18

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Nieuwe bevindingen 2015 Bevinding Risico Aanbeveling Reactie management Prioriteit Verhuuropbrengsten Binnen het proces verhuur van objecten vindt de omzetting van het rooster naar facturatie voor de sportaccommodaties handmatig plaats, zonder zichtbare controle door een tweede medewerker. Fouten in het overnemen kunnen leiden tot een onjuiste facturatie. Het risico bestaat dat de roosteruren onjuist worden overgenomen voor de facturatie, waardoor facturatie onjuist/onvolledig is. Wij adviseren u de facturatie zichtbaar door een tweede medewerker te laten toetsten. De gevolgen voor de controleaanpak bespreken wij met uw organisatie, maar zijn relatief beperkt. Het is de bedoeling dat een koppeling wordt gerealiseerd tussen het verhuursysteem en het financiële systeem. Doel hierbij is automatische facturatie (en betaling). Het risico op fouten door handmatige handelingen wordt hiermee ondervangen. Momenteel vinden gesprekken plaats over een koppeling. Opbrengsten omgevingsvergunningen De facturatie van omgevingsvergunningen vindt niet altijd plaats op basis van leges uit de vergunningenadministratie (SBA). Voor leges aanlegactiviteiten, het beoordelen van archeologisch rapport en afboekingen uit hoofde van bezwaren ten aanzien van opgelegde leges, geldt dat deze niet worden geregistreerd in de vergunningenadministratie. Hierdoor bestaat er een verschil tussen de legesopbrengsten volgens de financiële administratie en de vergunningenadministratie. Het risico bestaat dat de leges onjuist of onvolledig worden gefactureerd. Wij adviseren u alle leges in de vergunningenadministratie op te nemen. En wij adviseren u de aansluiting die periodiek wordt gemaakt tussen de vergunningenadministratie en de financiële administratie te verbeteren en hierbij de mutaties die buiten de vergunningenadministratie worden gerealiseerd te verklaren en vast te stellen dat deze juist en volledig zijn. Momenteel wordt de vastlegging van aangepaste legesbedragen (bijvoorbeeld een creditnota) opgenomen in de vergunningenadministratie SBA. Echter het nieuwe legesbedrag wordt niet in het systeem geregistreerd. Onderzocht zal worden hoe dit alsnog het beste kan worden meegenomen in het systeem, zodat de aansluiting ook goed en efficiënt gemaakt kan worden. Pagina 19

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Nieuwe bevindingen 2015 Bevinding Risico Aanbeveling Reactie management Prioriteit Opbrengsten Omgevingsvergunningen De controle op de invoer van legestarieven in de vergunningenadministratie (SBA) vindt niet tijdig plaats. in 2015 was dat vier maanden na invoer van de aangepaste leges Het risico bestaat dat onjuiste tarieven worden gehanteerd, waardoor de opbrengsten onvolledig zijn Wij adviseren u de invoer van de tarieven in het vervolg tijdig in te voeren en direct bij invoer te controleren. Vanaf 2016 worden de nieuwe tarieven tijdig ingevoerd en vindt de controle direct plaats na de invoer. Uitgaande subsidies De gemeente voert tussentijdse overleggen met subsidieontvangers. Wij constateren dat de uitkomsten van deze overleggen niet altijd gestructureerd onderdeel worden van het subsidiedossier. Door dit wel te doen kan bij eventuele discussies met subsidieontvangers beter worden aangesloten bij de uitkomsten van de gevoerde overleggen. Het risico bestaat dat subsidieontvangers afspraken niet nakomen en de subsidie onrechtmatig wordt besteed en niet tijdig een vordering is opgenomen en/of de gemeente niet adequaat kan aantonen dat tussentijds overleg heeft plaatsgevonden. Wij adviseren u om de bestuurlijke overleggen schriftelijk vast te leggen, in ieder geval voor de grotere subsidies en deze vast te leggen in het subsidiedossier. Door middel van een accountantsverklaring kan de geleverde prestatie achteraf worden vastgesteld. Wij achten het risico uit hoofde van deze bevinding derhalve beperkt. Indien vastlegging van de overleggen niet plaatsvindt in het subsidiedossier wordt een verwijzing opgenomen naar het dossier waarin het verslag wel opgenomen is. Pagina 20

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Nieuwe bevindingen 2015 Bevinding Risico Aanbeveling Reactie management Prioriteit Uitkeringsproces Medewerkers die klanten muteren zijn dezelfde medewerkers als degene die de betaallijsten controleren. Deze medewerkers toetsen hiermee hun eigen werk en derhalve is sprake van onvoldoende controle technische functiescheiding. Het risico bestaat dat uitkeringen onjuist of onrechtmatig worden verleend. Wij adviseren u de betaallijsten te laten controleren door een medewerker met geen of beperkte bevoegdheden in Civision-SAM-SZWNet. Wij overleggen met uw organisatie voor de werkzaamheden die in het kader van de controle 2015 minimaal moeten worden uitgevoerd. Bij de verbijzonderde interne controle op de regelingen Sociale Zaken 2015, die nog uitgevoerd gaat worden, wordt expliciet gekeken naar de wijze waarop deze bevoegdheden ingeregeld zijn. Naar aanleiding hiervan wordt verder gekeken of meer functiescheiding mogelijk is, binnen de omvang van de organisatie, of dat op een andere manier het risico ondervangen kan worden, bijvoorbeeld door extra controles. Pagina 21

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Nieuwe bevindingen 2015 Bevinding Risico Aanbeveling Reactie management Prioriteit Uitkeringsproces Bij het opstellen van de rapportages voor het verstrekken van uitkeringen vindt geen zichtbare toets plaats door een tweede medewerker. Het risico bestaat dat uitkeringen onjuist of onrechtmatig worden verleend. Wij adviseren u de toetsing door een tweede medewerker (zichtbaar) te laten plaats vinden aan de hand van een checklist. Toetsing door een tweede medewerker is jaren geleden afgeschaft vanwege gebrek aan rendement uit deze controlestap en een inefficiëntere werkwijze die het met zich meebracht. Uitgangspunt bij de behandeling van aanvragen is vertrouwen in de kennis en kunde (taakvolwassenheid) en verantwoordelijkheid van de consulenten. Complexe zaken legt een consulent indien nodig aan een collega voor. Bij de verbijzonderde interne controle op de regelingen Sociale Zaken 2015, die nog uitgevoerd gaat worden, wordt de rechtmatigheid van het genomen besluit getoetst. Pagina 22

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Nieuwe bevindingen 2015 Bevinding Risico Aanbeveling Reactie management Prioriteit WMO De gemeente heeft in 2015 nog geen aansluiting gemaakt tussen de financiële administratie en sub administratie WMO. Het risico bestaat dat de kosten onjuist of onvolledig worden verantwoord. Wij adviseren u aan periodiek een aansluiting te maken tussen de sub administratie en de financiële administratie. Deze aansluiting wordt alsnog per november voor de eerste keer gemaakt. Daarna wordt nogmaals een aansluiting gemaakt in het kader van de jaarrekeningcontrole. De kwaliteit van de aansluiting wordt beoordeeld bij de tweede fase van de verbijzonderde interne controle op de Wmo 2015. De gemeente heeft geen inzicht in de aangemelde cliënten bij het CAK inzake de eigen bijdrage voor voorzieningen. Het risico bestaat dat de gemeente onvolledige opbrengsten uit eigen bijdragen verantwoord. Wij adviseren u inzicht te krijgen in de cliënten die bij het CAK zijn aangemeld door het Zorglokaal en deze lijst aan te sluiten op de cliënten die door de gemeente zijn aangemeld bij het zorglokaal. Voor de controle 2015 dient dit voor de start van onze controle te zijn opgelost. Voor eind november dient het Zorglokaal inzicht gegeven te hebben in de verwerking van de aanmeldingen bij het CAK. Met dit inzicht kan (steekproefsgewijs) een controle plaatsvinden op de verwerking van de aanmeldingen. Pagina 23

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Nieuwe bevindingen 2015 Bevinding Risico Aanbeveling Reactie management Prioriteit WMO In de contracten met de zorgleveranciers is opgenomen dat controleverklaringen bij jaarverantwoordingen voor 1 juli aangeleverd dienen te worden. Dit past niet in de planning van de jaarrekeningcontrole. Het risico bestaat dat de gemeente de juistheid van de verantwoorde kosten en de geleverde prestaties niet kan verantwoorden. Wij adviseren u met de zorgleveranciers te overleggen over deze tijdlijn en waar nodig alternatieve controles uit te voeren voor 2015, waarvoor uw organisatie overigens inmiddels al actie op heeft ondernomen. Voor het einde van 2015 wordt een aanvullende controle uitgevoerd om tijdig, dat wil zeggen voor de start van de jaarrekeningcontrole door de accountant, meer zekerheid te verkrijgen over de prestatielevering wat betreft de Zorg In Natura/Wmo 2015. Deze controle wordt voor 1 maart 2016 helemaal afgerond. Pagina 24