Microsoft PowerPoint
workshop Microsoft PowerPoint 2003 workshop Microsoft PowerPoint 2003 2
workshop Microsoft PowerPoint 2003 School Lentiz Geuzencollege afdeling D&P Dit exemplaar is eigendom van: Naam: Klas: workshop Microsoft PowerPoint 2003 3
versie: 1.1 workshop Microsoft PowerPoint 2003 4
Inhoud 1 Microsoft PowerPoint starten 6 3 Het maken van een eerste dia 6 2 (kleur)eigenschappen van tekst veranderen 8 4 Het invoegen van een nieuwe dia 9 5 Zoeken naar afbeeldingen met behulp van het internet 10 6 Een afbeelding bijsnijden 13 7 Een voorwerp / afbeelding / tekstvlak verwijderen 14 8 Een afbeelding transparant maken 14 9 Een overzicht weergeven van alle dia s gemaakt in PowerPoint 15 10 Een ontwerpsjabloon toepassen op de presentatie 16 11 De presentatie bekijken & diavoorstelling starten 17 12 De diavoorstelling instellen 18 13 Tekenen met PowerPoint 19 14 Afbeeldingen groeperen 20 15 Afbeeldingen een andere overlap volgorde geven 21 16 Invoegen van mediabestanden (geluid/video/foto) 22 17 Beeldovergangen / interactie / actie instellingen 23 18 Maken van hand-outs (dia s afdrukken) 24 19 Opslaan en Openen van PowerPoint Presentaties 25 20 Ten slotte 26 workshop Microsoft PowerPoint 2003 5
1 Microsoft PowerPoint starten - Start het programma volgens onderstaande aanwijzingen: 3 Het maken van een eerste dia - Na enige tijd verschijnt er een scherm zoals hiernaast is afgebeeld: - Klik op Lege presentatie openen. - Klik op OK. - Het onderstaande scherm verschijnt nu: Klik hierop en klik daarna op OK. Hierboven kun je kiezen uit diverse voorgeprogrammeerde indelingen. Dat is erg handig om een mooie opmaak (lay-out) in je presentatie te houden. workshop Microsoft PowerPoint 2003 6
Je hebt zojuist een eerste LEGE DIA aangemaakt. In die dia kun je nu allerlei teksten of plaatjes zetten. Dat gaan we vandaag dan ook doen. - Als het goed is zie je nu onderstaand scherm. - Klik op de regel Klik om een titel te maken. en tik vervolgens in: DE COMPUTER - Klik op de regel Klik om een ondertitel te maken., en tik vervolgens in: dit is een presentatie van <je naam> - Het moet er ongeveer uitzien zoals hieronder is weergegeven: workshop Microsoft PowerPoint 2003 7
2 (kleur)eigenschappen van tekst veranderen - Je kunt de ingetypte tekst verplaatsen door op de tekst te klikken en vervolgens de tekst aan de rand (zie onder) weg te slepen. Probeer maar eens! - Klik op de tekst DE COMPUTER en maak deze VET (B). (Dat gaat hetzelfde als bij Microsoft Word) - Probeer ook eens het lettertype te veranderen in bijvoorbeeld Arial. - Je kunt de kleuren van de tekst veranderen door op de tekst te dubbelklikken of de tekst te selecteren en vervolgens een kleur te kiezen. - Verander de kleur van de tekst DE COMPUTER in blauw. Zo, dat was de eerste dia. We gaan nu een 2 e dia aanmaken. workshop Microsoft PowerPoint 2003 8
4 Het invoegen van een nieuwe dia - Klik op Invoegen -> Nieuwe Dia of klik op het onderstaand icoon: Klik hierop om een nieuwe dia aan te maken. - je moet nu weer kiezen uit een DIA-INDELING, kies zoals onderstaand scherm weergeeft en druk weer op OK. Je ziet dan een scherm zoals hiernaast verschijnen: - Vul het scherm nu in met de onderstaande tekst en tekstkleuren: - Zo je hebt alweer een dia af. We gaan nu nog een dia aanmaken. workshop Microsoft PowerPoint 2003 9
- Klik weer op Invoegen -> Nieuwe Dia of klik op het onderstaand icoon: Klik hierop om een nieuwe dia aan te maken. Alle dia s die je vanaf nu gaat maken moeten de volgende indeling hebben: Maak de onderstaande dia na: - Je kunt deze extra tekst intypen door op onderstaand icoon te klikken. - Plaats vervolgens de tekstcursor ergens in je dia en tik de tekst in. 5 Zoeken naar afbeeldingen met behulp van het internet workshop Microsoft PowerPoint 2003 10
We gaan bij de voorgaande dia van De systeemkast een plaatje zoeken. Natuurlijk gebruiken we daarvoor een zoekmachine (Google). Start Internet Explorer en tik: www.google.nl in de adresbalk. - Klik vervolgens op afbeeldingen - Zoek naar de afbeelding: atx of pc behuizing. - Zoek naar een plaatje van een PC behuizing. - Kopieer en plak het plaatje in je PowerPoint DIA van De Systeemkast. (je kunt het kopieer en plak menu verkrijgen door rechts te klikken op het plaatje of in de PowerPoint dia.) - Je kunt het plaatje wat groter / kleiner slepen aan de hoekpunten. - Verander de tekstkleur van DE SYSTEEMKAST in blauw. Als het goed is heb je zoiets gemaakt als onderstaande dia: Als je in het midden van het plaatje klikt, verschijnen er markeringen om het plaatje heen. Met de groene markering kun je het plaatje draaien (roteren). Door in het midden te klikken kun je het plaatje verslepen naar een andere positie. Met één van de hoekpunten kun je het plaatje groter of kleiner slepen. workshop Microsoft PowerPoint 2003 11
- Maak op dezelfde manier zoals in de voorgaande hoofdstukken is beschreven ook de 4 volgende dia s (vergeet de kleuren en plaatjes er niet bij te zoeken!) Google: moederbord Google: cpu Google: harddisk Google: scanner memory printer Zoek met www.google.nl naar deze woorden en kopieer en plak dan de plaatjes vanuit Google naar je PowerPoint document. Je kunt in PowerPoint ook plaatjes/foto s rechtstreeks slepen vanuit een floppy, harde schijf map of stick! PROBEER ER ZELF NOG EENS 2 DIA S BIJ TE MAKEN! workshop Microsoft PowerPoint 2003 12
6 Een afbeelding bijsnijden Sommige afbeeldingen wil je misschien een beetje bijsnijden. Ook dit gaat heel makkelijk in PowerPoint. Daarvoor heb je de werkbalk Afbeelding nodig. Meestal staat die werkbalk niet standaard aan in PowerPoint. Het aanzetten van die werkbalk gaat als volgt: - Klik op Beeld -> Werkbalken en vink vervolgens Afbeelding aan. - Er verschijnt nu een afbeelding werkbalk in je beeld. Als je hierop klikt, kun je de afbeelding bijsnijden. Een afbeelding die niet is bijgesneden. Dezelfde afbeelding nu wel bijgesneden workshop Microsoft PowerPoint 2003 13
7 Een voorwerp / afbeelding / tekstvlak verwijderen Natuurlijk kun je alle voorwerpen, afbeeldingen, tekstvlakken etc. makkelijk verwijderen in PowerPoint. Het is gewoon een kwestie van aanklikken en op de Delete -toets te drukken Het verwijderen van tekstvlakken is iets moeilijker. De tekstvlak moet op de rand worden aangeklikt en vervolgens verwijderd worden met de Delete -toets. Zorg ervoor dat je bij het verwijderen van een tekstvlak precies klikt op de gearceerde rand. 8 Een afbeelding transparant maken Met de werkbalk Afbeelding kun je naast bijsnijden nog veel meer doen. Te denken valt daarbij aan de afbeelding zwart/wit maken, een watermerk van de afbeelding maken, de afbeelding kleiner maken (comprimeren)m de afbeelding draaien etc. Een heel belangrijke functie van de afbeelding werkbalk is de transparantfunctie. Met deze functie kun je een kleur van een afbeelding doorzichtig maken. Op deze manier kun je afbeeldingen beter laten overlappen (daarover later meer). Je kan een kleur transparant maken met deze knop. Hieronder zie je een voorbeeld: Dit is de originele afbeelding. Hier is de achtergrond transparant gemaakt. Het voordeel van het transparant maken van een afbeelding is dat de afbeelding beter kan overlappen met andere afbeeldingen. workshop Microsoft PowerPoint 2003 14
Het transparant maken van een afbeelding werkt het beste bij afbeeldingen met één achtergrondkleur. 9 Een overzicht weergeven van alle dia s gemaakt in PowerPoint In PowerPoint kan je met één druk op de knop een totaaloverzicht van alle dia s krijgen. Dat kan makkelijk zijn als je dia s wilt verplaatsen of verwijderen. Voor een totaaloverzicht van de dia s klik je op onderstaand icoon: Het totaaloverzicht van dia s noemen we ook wel Diasorteerder weergave. In de diasorteerder weergave is het makkelijk om dia s te verslepen naar een andere positie (diavolgorde veranderen) of te verwijderen met de delete toets. Door te klikken op het icoon links van de diasorteerder keer je weer terug naar de weergave van één dia. Je kunt door de dia s bladeren met de PAGE UP en PAGE DOWN toetsen. Met de diasorteerder is het dus makkelijk om snel een overzicht van de gemaakte dia s te verkrijgen en een logische volgorde in de presentatie aan te brengen door dia s naar een andere positie te verslepen of te verwijderen. workshop Microsoft PowerPoint 2003 15
10 Een ontwerpsjabloon toepassen op de presentatie Om je presentatie nu nog wat op te fleuren, kun je een zogenaamd ontwerpsjabloon toepassen op de dia s. Dat kan als volgt: - Klik op Opmaak en vervolgens op Diaontwerp - Je kunt nu kiezen uit een lijst met sjablonen. Kies het sjabloon: STROOM. Zie je het verschil? - Misschien moet je nog wat met je teksten en plaatjes schuiven om het geheel er wat netter te laten uitzien. Met een ontwerpsjabloon kun je de presentatie er héél professioneel laten uitzien. Je kunt natuurlijk ook je eigen sjabloon ontwerpen en als achtergrond gebruiken. Een presentatie zonder ontwerpsjabloon. Een presentatie mét ontwerpsjabloon. workshop Microsoft PowerPoint 2003 16
11 De presentatie bekijken & diavoorstelling starten Nadat je de dia s in de juiste volgorde hebt gezet en een ontwerpsjabloon hebt toegepast, is de presentatie klaar. Zorg ervoor dat je de allereerste dia hebt aangeklikt en druk vervolgens op de F5 -toets. De presentatie zal nu starten met een volledig scherm. - Door middel van klikken op de linkermuisknop kun je steeds een dia verder gaan. - Je kunt ook door de dia s bladeren met de PAGE UP en PAGE DOWN toetsen. - Met de Esc -toets stop je de presentatie en keer je terug naar het hoofdvenster van PowerPoint. Zo, je hebt nu de basis van PowerPoint onder de knie. In de volgende hoofdstukken gaan we nog wat mogelijkheden van PowerPoint bekijken. workshop Microsoft PowerPoint 2003 17
12 De diavoorstelling instellen Er zijn een aantal manieren om een diavoorstelling (presentatie) te geven. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de voorstelling automatisch te laten lopen. Je kunt bijvoorbeeld een tijdsinstelling per dia opgeven. Op deze manier kun je een (door)lopende voorstelling maken. Je kunt deze instellingen vinden in het Diavoorstelling -menu. Klik in het menu op Diavoorstelling en klik vervolgens op Diavoorstelling instellen. Je ziet dan onderstaand venster verschijnen. Hier kun je de juiste instellingen voor je presentatie ingeven. workshop Microsoft PowerPoint 2003 18
13 Tekenen met PowerPoint Met PowerPoint kun je ook redelijk goed (technisch) tekenen. Er zijn diverse kant en klare tekengereedschappen die je kunt gebruiken. Deze tekengereedschappen staan, als het goed is, standaard onderaan het hoofdvenster van PowerPoint. Als bovenstaande werkbalk niet bij jou aanwezig is, moet hij nog ingeschakeld worden. Dat gaat als volgt: klik in het menu op Beeld -> Werkbalken en vink vervolgens Tekenen aan. Als het goed is verschijnt nu wel de tekenwerkbalk onderaan je scherm. Hieronder volgt een korte uitleg van de belangrijkste tekenonderdelen: Met Tekenen kun je een afbeelding roteren. Groeperen, aanpassen etc. De optie Tekenen heeft dezelfde werking als de rechtermuisknop. Met deze pijl kun je omschakelen tussen het typen van tekst en het selecteren van meerdere afbeeldingen. Met de functie Autovormen kun je kiezen uit vele kant en klare tekenvormen. (driehoek, piramide etc.) Dit zijn snelkeuze knoppen met een aantal standaard tekenvormen. Ze zijn ook te kiezen bij Autovormen. Met deze knop maak je een tekstvlak. Dit tekstvlak is tevens makkelijk verplaatsbaar Met deze knop maak je speciaal vormgegeven tekst. Met deze knoppen kun je snel een afbeelding of illustratie in PowerPoint binnenladen. De knoppen hiernaast zijn héél belangrijk binnen PowerPoint. Als je bijvoorbeeld een cirkel tekent, kun je deze met behulp van het emmertje een bepaalde opvulkleur geven. Met het penseel (naast het emmertje) kun je een randkleur aan de cirkel geven. Daarnaast kun je natuurlijk ook de lijnsoort en lijndikte van de cirkel veranderen. Natuurlijk kun je tekst ook een kleur geven met het lettericoon A. TIP: Als je voorwerpen zoals een vierkant of cirkel wilt tekenen, hou dan de SHIFT -toets tijdens het tekenen ingedrukt. Je krijgt dan een mooie cirkel of vierkant. workshop Microsoft PowerPoint 2003 19
14 Afbeeldingen groeperen Het kan soms handig zijn om meerdere losse afbeeldingen samen te voegen tot één geheel (bijvoorbeeld omdat ze ten opzichte van elkaar niet mogen verschuiven). Dat is in PowerPoint héél makkelijk te doen op de volgende manier: - Maak een nieuwe dia aan - Teken met behulp van de tekenwerkbalk een rechthoek, een cirkel en een driehoek. Plaats ze zoals hieronder is weergegeven. - Selecteer nu alle voorwerpen door een venster over het geheel heen te slepen. Je ziet nu dat alle voorwerpen zijn geselecteerd. 1. Teken een vierkant, driehoek en cirkel 2. Sleep een venster om het geheel heen. 2. Het geheel is nu geselecteerd. - Ga met je muiswijzer op één van de voorwerpen staan. - Klik rechts en kies uit het menu Groeperen -> Groeperen. - Het geheel is nu één afbeelding geworden. - Je kunt de afbeelding ook weer opheffen door weer rechts te klikken en vervolgens uit het menu te kiezen voor: Groeperen -> Groep Opheffen. workshop Microsoft PowerPoint 2003 20
15 Afbeeldingen een andere overlap volgorde geven Soms wil je dat meerdere afbeeldingen op een bepaalde manier elkaar overlappen. In PowerPoint is dat op een makkelijke manier te doen. Hieronder volgt een voorbeeld. - Teken onderstaande afbeeldingen (en kleuren!) in een nieuwe dia: - Ga met je muiswijzer op het vierkant staan en klik op de rechter muisknop. - Klik op Volgorde -> Naar Achtergrond. - Ga met je muiswijzer op de driehoek staan en klik op de rechter muisknop. - Klik op Volgorde -> Naar voren. - Ga met je muiswijzer op de cirkel staan en klik op de rechter muisknop. - Klik op Volgorde -> Naar voorgrond. - Plaats de driehoek op het vierkant. - Plaats de cirkel op de driehoek. - Je hebt nu een soort logo ontworpen waarbij de losse afbeeldingen in de juiste volgorde over elkaar heen vallen. - Groepeer de voorwerpen tot één geheel. Het eindresultaat. workshop Microsoft PowerPoint 2003 21
16 Invoegen van mediabestanden (geluid/video/foto) Je kunt in PowerPoint naast afbeeldingen ook geluiden en video s inladen. Dat gaat met het menu Invoegen -> Films en Geluiden. PowerPoint kan video s met onderstaande extensies zonder problemen afspelen: -.AVI & MS DV-AVI -.MPG -.WMV -.ASF PowerPoint kan geluiden met onderstaande extensies zonder problemen afspelen: -.WAV -.MP3 -.WMA -.AU -.AIF -.SND -.MID Voor video s is het aan te raden om een.mpg bestand te nemen. Deze bestanden hebben een redelijke beeldkwaliteit en zijn goed af te spelen (ook op wat oudere computers). Voor geluid is het aan te raden om een.mp3 of een.wav bestand te nemen. Dit is de huidige standaard en zal zonder problemen worden afgespeeld. Bij het invoegen van een geluid komt er een geluidsicoon op het scherm te staan. Soms is dit hinderlijk. Je kunt het icoon dan naast de dia slepen of verbergen. Je kunt de eigenschappen van een video of geluid aanpassen met de optie actieinstellingen. Meer hierover in het volgende hoofdstuk. workshop Microsoft PowerPoint 2003 22
17 Beeldovergangen / interactie / actie instellingen Je kunt je presentatie wat opleuken door overgangen of overgangsgeluiden tussen de dia s door te maken. Hoe dat gaat, volgt hieronder: - Zorg ervoor dat je een PowerPoint presentatie hebt met ten minste 5 dia s. - Klik op de diasorteerder weergave knop. - Selecteer alle dia s (sleep er een kader omheen). (We houden in dit voorbeeld dezelfde overgang aan voor alle dia s.) - Klik in het menu op Diavoorstelling -> Diaovergang. - Rechts van het hoofdvenster verschijnt nu het dia overgang menu. - Je kunt nu een dia overgang kiezen. Klik op Kader Uit. - PowerPoint geeft nu een voorbeeld weer van hoe zo n overgang er uit ziet. - Als je tevreden bent, klik je op Toepassen op alle Dia s. (Dit doe je natuurlij alleen als ook alle dia s de gekozen overgang moeten hebben!) - Je kan per dia een andere overgang kiezen, maar dat maakt de presentatie niet erg aantrekkelijk. - Je kunt als optie nog aangeven of je naar de volgende dia wil via een muisklik of via een tijd in seconden. Dat laatste gebruik je bij een doorlopende voorstelling. (zie ook diavoorstelling instelling). workshop Microsoft PowerPoint 2003 23
18 Maken van hand-outs (dia s afdrukken) Soms laat de techniek ons wel eens in de steek. Het kan altijd gebeuren dat de computer, beamer of een ander apparaat stuk gaat waardoor je presentatie dreigt te mislukken. Je kunt dit voor een groot deel ondervangen door het afdrukken van hand-outs voor jezelf en de toeschouwers. Een hand-out is een uitdraai van alle dia s in je presentatie (eventueel met op- of aanmerkingen erbij getypt.) Mocht de techniek dus falen, dan heb je nog altijd de afdrukken bij de hand. Je kunt als volgt hand-outs afdrukken: - Klik in het menu op Bestand -> Afdrukken (of CRTL + P) Het volgende menu verschijnt dan: - Klik bij Afdrukken: op Hand-outs. - Geef op hoeveel dia s er op één pagina mogen staan. (standaard 6) - Geef het aantal exemplaren op. (Het aantal toeschouwers + presentatoren.) - Druk of klik op OK. - De Hand-outs worden nu in de juiste hoeveelheid afgedrukt. workshop Microsoft PowerPoint 2003 24
19 Opslaan en Openen van PowerPoint Presentaties Het openen en opslaan van PowerPoint presentaties gaat via het menu Bestand. Een PowerPoint presentatie heeft de extensie.ppt Het is wel belangrijk dat je op de PowerPoint versie let als je een bestand op een andere computer wil openen. Niet elke computer heeft de nieuwste versie van het programma PowerPoint geïnstalleerd staan met als gevolg dat jouw presentatie niet wil openen. Het beste kun je de daarom presentatie 2 x opslaan. Eén keer in het formaat van de PowerPoint waarmee je werkt en één keer in een ouder PowerPoint formaat. Dit kun je doen via Opslaan als Kies bijvoorbeeld voor Opslaan als in het PowerPoint 97-2003-95-presentatie formaat. Op deze manier weet je dus zeker dat je de presentatie ook kunt openen op computers met oudere versies van Microsoft PowerPoint.! LET OP! Oudere versies van PowerPoint hebben natuurlijk niet alle mogelijkheden van de nieuwere versies. Dus er kunnen gegevens uit de presentatie verloren gaan bij een Opslaan als. workshop Microsoft PowerPoint 2003 25
20 Ten slotte Na deze basiscursus ben je in staat om een goede PowerPoint presentatie in elkaar te zetten. Als je veel met het programma blijft werken leer je er steeds meer nieuwe dingen bij. Want PowerPoint heeft nog veel meer mogelijkheden. Je kunt natuurlijk ook eens kijken op het internet. Daar kun je onder andere extra ontwerpsjablonen downloaden. Hieronder volgen nog een aantal tips voor het geven van een goede presentatie met behulp van PowerPoint: - Controleer voordat je de presentatie gaat geven of alles technisch goed werkt en of je PowerPoint presentatie het goed doet op de computer. - Probeer rustig en duidelijk te spreken (articuleren). - Gebruik humor (niet te overdreven natuurlijk) in je presentatie. - Wees goed uitgerust. - Bereid je presentatie goed voor (met je partner) zodat je precies weet wat je moet gaan doen en zeggen. - Zorg ervoor dat als je met 2 personen presenteert; het geheel eerlijk is verdeeld en dat je beiden weet wanneer je aan de beurt bent. - Verkoop je product (presentatie) met enthousiasme en vol overgave! - Wees interactief met het publiek; stel vragen tijdens de presentatie. - Zorg ervoor dat je niet hinderlijk in het beeld loopt van de beamer etc. - Zorg voor een duidelijke lay-out van je presentatie. - Zorg ervoor dat het geheel goed leesbaar is ook op grotere afstand. - Gebruik kernwoorden in je presentatie. Als je teveel tekst op je dia zet is de kans groot dat je gaat voorlezen. Daar gaan de toeschouwers zich op een gegeven moment aan ergeren. - Druk voor jezelf en voor de toeschouwers hand-outs af. Ook als je de techniek niet helemaal vertrouwd kan dat van pas komen. - Geef de toeschouwers de gelegenheid om na de presentatie vragen te stellen. - Wees jezelf. Fouten maken is géén probleem. Zorg wel dat je weet waarover je het hebt. - Zorg voor een mooie einddia. Anders breekt PowerPoint de presentatie te abrupt af. Het is tevens voor jou zelf een eindsignaal om de presentatie af te ronden. - Zorg ervoor dat je niet te kort of te lang presenteert. workshop Microsoft PowerPoint 2003 26