Implementatie AZR release 2.1 Master Implementatieplan Auteur Afdeling Angelique van Mast, Rémi Langenberg VZU Datum 14 november 2006 Volgnummer 26089029
Inhoud 1. Managementsamenvatting...3 2. Inleiding...4 2.1. Achtergrond... 4 2.2. Doel implementatie... 4 2.3. Scope implementatie... 5 2.4. Uitgangspunten... 5 3. Organisatie...6 3.1. Projectorganisatie CVZ... 6 3.2. Implementatiemanagement... 7 3.3. Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden... 7 4. Implementatieactiviteiten... 11 4.1. Implementatiestrategie... 11 4.2. Fase 1: Voorbereiding implementatie... 11 4.3. Fase 2: Realiseren implementatiestappen... 11 4.4. Fase 3: Migratie... 12 4.5. Fase 4: Nazorg, evaluatie en decharge... 12 4.6. Ondersteuning en begeleiding vanuit CVZ... 13 4.7. Fallback... 13 5. Beheersing... 15 5.1. Vragen/bevindingen ketenpartijen... 15 5.2. Escalatie / bemiddeling... 15 5.3. Arbitrage... 15 5.4. Rapportage en monitoring... 15 6. Communicatie... 16 6.1. Communicatiefocus... 16 6.2. Doelgroepen... 16 6.3. Inrichting communicatie...16 6.4. Overlegvormen... 16 2
1. Managementsamenvatting De AWBZ-brede Zorgregistratie (AZR) is een landelijke systematiek voor registratie en uitwisseling van berichten tussen het indicatieorgaan, het zorgkantoor en de zorgaanbieder (de zogenoemde ketenpartners). Met het AZR-systeem zijn de ketenpartners in staat het proces van zorgindicatie, zorgtoewijzing en zorglevering te ondersteunen om zo de cliënten zo goed en efficiënt mogelijk van de geïndiceerde zorg te voorzien. Het zorgkantoor vervult een centrale rol in de regionale informatieketen. Het College voor zorgverzekeringen (CVZ) is verantwoordelijk voor het landelijke beheer van AZR. Doel van dit beheer is de AZR systematiek te onderhouden en de gebruiksmogelijkheden duurzaam te ontwikkelen. Het AZR-systeem is inmiddels enige jaren operationeel met behulp van versie 1.0. Een belangrijke stap in de kwaliteitsontwikkeling van het systeem en in de toename van gebruiksmogelijkheden is de operationalisering naar een volgende upgrade van AZR, versie 2.1. In het onderhavige plan wordt beschreven op welke wijze de verschillende regionale en landelijke partijen en organisaties, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zo goed mogelijk het proces van de naderende ingebruikneming kunnen doorlopen. Gezien de verantwoordelijkheid van het CVZ voor de landelijke implementatie van het systeem wordt in dit plan vooral aandacht besteed aan de wijze waarop het CVZ partijen bij de regionale implementatie ondersteunt en faciliteert. Deze implementatie van release 2.1 moet voor de belangrijkste onderdelen op 1 maart 2007 voltooid zijn. In hoofdstuk 2 volgt een achtergrondschets van de materie en worden het doel, de reikwijdte en de gehanteerde uitgangspunten uiteengezet. Hoofdstuk 3 bevat de organisatorische vormgeving van het implementatietraject waarbij een beschrijving is gegeven van alle onderscheiden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokken organisaties en organen. Kern hierin is de benadrukking van de rol van de concessiehoudende zorgkantoren, als regionale regisseur van de implementatie. De feitelijke implementatie- stappen staan gefaseerd beschreven in hoofdstuk 4, daarbij is de logische volgorde van voorbereiding, uitvoering, migratie en nazorg in de tijd uitgezet aangehouden. Hoofdstuk 5 beschrijft enkele aanvullende aspecten die met implementatie samenhangen: het omgaan met mogelijke knelpunten, bemiddeling en arbitrage en rapportering en monitoring van het implementatietraject. Landelijke en regionale communicatie en daarbij behorend overleg is van cruciaal belang voor het welslagen van de implementatie. Alle aangelegenheden die daarmee samenhangen zijn afzonderlijk, in hoofdstuk 6, beschreven.
2. Inleiding 2.1. Achtergrond De kern van zorgregistratie in de AWBZ is dat het indicatieorgaan, het zorgkantoor en de zorgaanbieder volgens vaste standaarden digitale informatie uitwisselen, AZR genaamd. De systematiek die hieraan ten grondslag ligt heeft zich ontwikkeld van zorgregistratiesysteem voor het samenstellen van wachtlijsten tot instrument voor de ondersteuning voor het proces van indicatiestelling, zorgtoewijzing en zorglevering. Het zorgkantoor fungeert in deze keten als regionaal informatieknooppunt. Het AZR 2.1 bestaat in hoofdzaak uit een landelijk geüniformeerd berichtenmodel, EI-standaarden voor berichtenverkeer, het Handboek zorgregistratie en diverse bedrijfsregels voor de afhandeling van het berichtenverkeer. Het zorgregistratiesysteem, release 1.0, was dringend aan een vernieuwingsslag toe. De kwaliteit van het berichtenverkeer tussen de ketenpartners was nog niet op het niveau dat noodzakelijk is. De juistheid, volledigheid en tijdigheid van de berichtenuitwisseling moest op een hoger plan komen. Om dat te realiseren heeft het College voor zorgverzekeringen (CVZ) eerder het project AZR release 2.1 in het leven geroepen. Het onderhavige implementatieplan beschrijft hoe het CVZ de ketenpartners begeleidt bij de daadwerkelijke implementatie van AZR 2.1 in de keten. Het implementatieplan heeft tot doel naar de ketenpartijen en overige doelgroepen (zie communicatieplan) onder andere duidelijkheid te geven in: de scope van begeleiding die het CVZ de ketenpartners biedt bij de implementatie van AZR 2.1; de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen; het gekozen implementatiescenario; arbitrage en escalatie. Dit implementatieplan is tot stand gekomen rond 1 november 2006. Op dat moment is nog geen sprake van een volledig overzicht en inzicht in ontwikkelingen eind 2006 die mogelijk van invloed zijn op het te doorlopen traject. Afhankelijk van eventuele wijzigingen wordt in overleg met betrokken partijen ultimo 2006 het plan geactualiseerd en definitief vastgesteld. 2.2. Doel implementatie Het doel van de implementatie is om per 1 maart 2007 1 de gehele keten voortaan alleen nog versie 2.1 berichten te laten uitwisselen. Dit is inclusief de migratie van het bovenregionale berichtenverkeer tussen zorgkantoren. Voor wat betreft de implementatie van AZR 2.1 bij de aangesloten zorgaanbieders, vindt er vanwege schaalgrootte, complexiteit en diversiteit een overgangsfase plaats. Deze zorgaanbieders hebben drie maanden extra (tot uiterlijk 1 juni 2007) de tijd om de overstap te maken van AZR 1.0 naar AZR 2.1. In de tussenliggende periode kunnen de individuele zorgaanbieders, voor zover nog niet gemigreerd naar 2.1, gebruik maken van de conversiesite. Deze conversiesite wordt ingezet om het berichtenverkeer tussen zorgkantoren, die vanaf 1 maart werken met AZR 2.1, en zorgaanbieders, die nog niet allemaal gereed zijn om AZR 2.1 per 1 maart te implementeren, mogelijk te maken. De conversiesite zet de toewijzingsberichten versie 2.1 die de zorgaanbieders van de zorgkantoren krijgen om naar 1.0 berichten. Daarnaast wordt de conversiesite gebruikt om 1 In dit document wordt consequent 1 maart 2007 gehanteerd als datum waarop de migratie plaatsvindt. Omdat deze datum midden in de werkweek valt zal het migratie moment wellicht om praktische redenen verplaatst moeten worden naar een weekend. Dit moment zal nog met de ketenpartijen worden afgestemd en vervolgens landelijk formeel gecommuniceerd worden. 4
de zorgaanvangsberichten die de zorgaanbieders naar hun zorgkantoren versturen om te zetten van AZR 1.0 berichten naar AZR 2.1 berichten. 2.3. Scope implementatie De implementatie beperkt zich strikt genomen tot de migratie van de huidige in gebruik zijnde versie 1.0 naar de ontwikkelde versie 2.1. Uitgangspunt daarbij is dat overige ontwikkelingen daar geen deel van uitmaken. Anderzijds kan momenteel nog niet in volle omvang worden overzien wat de effecten zijn van bijvoorbeeld de invoering van de ZZPcodetabellen in AZR op de invoering van release 2.1 per 1 maart 2007. Zonodig wordt dit in de geupdate versie van het implementatieplan ultimo 2006 betrokken. De scope van de implementatie van AZR 2.1 omvat dus ten minste: alle CIZ-kantoren; alle zorgkantoren; in ieder geval alle zorgaanbieders die op 1 januari 2007 AZR 1.0 berichten uitwisselen, en de groep zorgaanbieders die dan nog niet op het berichtenverkeer zijn aangesloten, maar wél reeds op 1 januari 2007 een testomgeving voor release 2.1 beschikbaar hebben. Voor de zorgaanbieders die eerst na 1 januari een testomgeving beschikbaar hebben vindt er overleg plaats tussen de aanbieder en het zorgkantoor over de vraag of deze in de ketentestfase kan meedraaien om zo mogelijk ook al per 1 maart de overgang naar de productieomgeving van versie 2.1 te maken. 2.4. Uitgangspunten Het CVZ voert als tactisch beheerder van landelijk AZR de overall regie over de implementatie en stelt ten behoeve van de regionale implementaties een implementatieteam beschikbaar. Dit implementatieteam CVZ begeleidt en ondersteunt de concessiehouders bij de uitvoering van het regionale implementatietraject. Het implementatieteam en de concessiehouder hebben iedere twee weken overleg in de regio en stellen op basis daarvan voor elke regio van de concessiehouder een rapportage op over de status, de voortgang en de eventuele knelpunten van de regionale implementatie. De totstandkoming en de inhoud van de rapportage vinden in onderlinge overeenstemming met de betreffende concessiehouder plaats. Daarnaast verzorgt het implementatieteam tweewekelijkse bijeenkomsten met de concessiehouders gezamenlijk over de landelijke voortgang van het implementatietraject. Uit de landelijke regierol van CVZ vloeit voort dat de ketenpartijen op regionaal niveau zélf verantwoordelijk zijn voor het realiseren van een succesvolle implementatie in hun organisatie per 1 maart (zorgaanbieders tot uiterlijk 1 juni 2007). Ketenpartijen leggen hierover verantwoording af door middel van periodieke rapportages aan de regisseur van de keten in de regio: het zorgkantoor. De 32 zorgkantoren rapporteren op hun beurt weer aan de 12 concessiehouders. De concessiehouders zijn de primaire contactorganisaties vanuit de ketenpartijen naar het CVZ. Daarnaast gaat CVZ er vanuit dat afspraken, gemaakt met het hoofdkantoor CIZ, van toepassing zijn op alle CIZ-regiobureaus. 5
3. Organisatie 3.1. Projectorganisatie CVZ De projectorganisatie CVZ ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: Stuurgroep CVZ Projectmanagement AZR 2.1 Implementatie management 3.1.1. Stuurgroep Aan de vergaderingen van de Stuurgroep nemen naast CVZ ook CIZ, ZN en enkele zorgkantoren deel. Binnen deze stuurgroep is de formele besluitvorming voorbehouden aan de directie CVZ; de directie CVZ is verantwoordelijk voor het project en voor het ter beschikking stellen van mensen en middelen. Daarnaast is de directie CVZ tevens opdrachtgever. Het afdelingshoofd Verzekeringsuitvoering neemt eveneens deel aan de bijeenkomsten van de stuurgroep. Het afdelingshoofd heeft tevens de rol van contractmanager voor het project en draagt zorg voor de afstemming tussen de diverse AZRgerelateerde projecten binnen CVZ en bewaakt de afhankelijkheden. De stuurgroep komt periodiek bij elkaar voor het bespreken van de plannen, de voortgang en de excepties. In geval van escalatie komt de stuurgroep ad hoc bijeen. De stuurgroep delegeert de verantwoordelijkheid voor het monitoren van het project en de opgeleverde producten aan de projectmanager. De projectmanager rapporteert aan de stuurgroep. 3.1.2. Projectmanagement Het projectmanagement heeft de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project. De belangrijkste verantwoordelijkheid van het projectmanagement is het zekerstellen dat het onderhavige implementatieproject de gewenste producten oplevert, binnen tijd, binnen budget, volgens de afgesproken kwaliteit, en binnen de doelstellingen van de opdracht. Naast het implementatietraject draagt het projectmanagement mede zorg voor het functioneren van: Communicatie Communicatie draagt zorg voor alle reguliere schriftelijke communicatie over het project, voornamelijk via de Informail, de nieuwsbrief welke zowel intern (naar de CVZ organisatie) als extern (naar ketenpartijen en overige stakeholders) periodiek verzonden wordt. Daarnaast draagt communicatie zorg voor informatie welke via de websites (waaronder www.zorgregistratie.nl) wordt getoond. Hoofdstuk 6 is volledig gewijd aan het onderwerp Communicatie. Analyse en Arbitrage Binnen Analyse is de inhoudelijke kennis m.b.t. AZR 2.1 berichtenverkeer en de technische hulpmiddelen geconcentreerd. Dit betreft het analyseren van bevindingen uit de ketentest en 6
implementatie en het afstemmen van oplossingen binnen CVZ en extern met ketenpartijen. Analyse zal in voorkomende gevallen advies uitbrengen aan Arbitrage die vervolgens namens CVZ een bindende uitspraak doet. In hoofdstuk 5 wordt deze functie nader toegelicht. Helpdesk Bij de reguliere Zorgregistratie helpdesk komen alle incidenten en ingediende wensen betreffende de technische hulpmiddelen van het project alsmede betreffende de AZR 2.1 berichtendefinitie binnen. De helpdesk is registrerend m.b.t. genoemde zaken en kan de meeste situaties die worden aangedragen afwikkelen met behulp van de eerder gedefinieerde standaarden (Handboek, standaarden). Monitoring Monitoring is verantwoordelijk voor het periodiek verzamelen en structureren van diverse informatie noodzakelijk voor het project tijdens alle projectfasen. 3.2. Implementatiemanagement Binnen de projectorganisatie CVZ is Implementatiemanagement belast met het opstellen van het Master Implementatieplan en afstemming hiervan met de ketenpartners. In de uitvoering van de implementatieactiviteiten faciliteert zij de ketenpartners middels advies en hulpmiddelen (als bijvoorbeeld een AZR 2.1 activiteitenplanning). Een belangrijke taak van implementatiemanagement betreft het continu sonderen van het verloop van de ketentest en implementatie bij de ketenpartners aan de hand van voortgangsrapportages en het hen faciliteren bij de activiteiten in het implementatietraject. Hiervoor verzorgt het implementatieteam tweewekelijks bezoeken op locatie van de concessiehouders. Het implementatieteam vervult hierbij een ambassadeursrol namens het project en CVZ. ZK / concessiehouder Sorftwareleveranciers CIZ landelijk VWS periodiek voortgangsoverleg Implementatieteam CVZ ZN Implementatieklankbordgroep Branches aanbieders CIZ-regio s zorgaanbieder(s) Regionale projectorganisatie olv ZK / concessiehouder Om goed invulling te kunnen geven aan haar regiefunctie wil het implementatieteam een Implementatieklankbordgroep oprichten. In deze klankbordgroep zitten vertegenwoordigers van het CIZ, zorgkantoren, en zorgaanbieders. Deze klankbordgroep wordt ingesteld om mee te denken over implementatieaangelegenheden op landelijk niveau. 3.3. Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden 3.3.1. CVZ Het project heeft tot opdracht om de implementatie van het elektronisch berichtenverkeer naar AZR release 2.1 bij de ketenpartijen te bewerkstelligen en te begeleiden. Het project draagt hierbij zorg voor: Oplevering van de centrale hulpmiddelen die hiervoor benodigd zijn; 7
Het afstemmen, opstellen en bewaken van de planning; Afstemming en vaststellen van de teststrategie met de betrokken ketenpartijen; Begeleiding van en rapportage over de status van testen van de ketenonderdelen; Afstemming en vaststellen van de implementatiestrategie met de betrokken ketenpartijen; Begeleiding van en rapportage over de voorbereiding en de feitelijke implementatie. Arbitrage en escalatie bij geschillen. Het CVZ heeft met dit project hierin een landelijke regierol. Deze landelijke regierol wordt ingevuld door: Het aangeven van het kader waarbinnen de hoofdactiviteiten op regionaal niveau moeten worden uitgevoerd; Het coördineren van de inhoudelijke afstemming tussen de betrokken ketenpartijen met betrekking tot deze activiteiten; Het centraal monitoren van de voortgang van deze activiteiten; Het adviseren van ketenpartijen in de uitoefening van hun activiteiten; Het centraal communiceren over het project. De verantwoordelijkheid voor de daadwerkelijke uitvoering van de implementatieactiviteiten ligt bij de ketenpartijen, onder regie van de zorgkantoren. Op te leveren producten en diensten Het CVZ levert de volgende hoofdproducten op (deels al afgerond): Master Ketentestplan. Het kader voor het uitvoeren van een ketenbrede functionele test van AZR 2.1. Master Implementatieplan. Het kader voor de realisatie van de migratie van AZR 1.0 naar AZR 2.1. Testsite. Voor individueel valideren van gegenereerde AZR 2.1 berichten. Ketentestsite. Voor het rapporteren van ketentestresultaten. Conversietool. Voor de tijdelijke conversie van AZR 2.1 naar AZR 1.0 formaat en vice versa, van de berichten welke tussen zorgkantoor en zorgaanbieder worden uitgewisseld. Bovenregionale berichtenbox. Voor de berichtenuitwisseling conform AZR 2.1 standaard tussen zorgkantoren onderling. Handboek AZR 2.1; Bedrijfsregelsdocument; EI-berichtstandaarden; Communicatie op landelijk niveau. De primaire dienstverlening van het project richt zich op facilitering en ondersteuning van ketenpartijen in hun implementatietraject. De dienstverlening van het project is voltooid indien alle ketenpartijen die AZR 1.0 gebruiken voor de berichtenuitwisseling (of een testomgeving 2.1 beschikbaar hebben), gebruikmaken van AZR 2.1. Deze status wordt bepaald aan de hand van de rapportages van de ketenpartijen. 3.3.2. Ketenpartners Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor het regionale implementatietraject. Het zorgkantoor functioneert in die hoedanigheid als primus inter paris ; dit laat onverlet de eigen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de overige betrokken organisaties in de implementatie. CIZ De 16 2 CIZ regiobureaus zijn verantwoordelijk voor: 2 Mogelijk is dit aantal bij aanvang ketentest beperkt uitgebreid. 8
het uiterlijk op 31-12-2006 in gebruik hebben genomen van de benodigde GINOversie; het tijdig 3 beschikbaar hebben van een AZR 2.1 geschikte acceptatietestomgeving ten behoeve van de ketentest; het tijdig uitvoeren van de ketentest conform het regionale ketentestplan (m.b.v. www.azrketentest.nl); het tijdig uitvoeren van de (benodigde) activiteiten welke genoemd worden in de activiteitenplanning Implementatie AZR 2.1; het tweewekelijks schriftelijk rapporteren aan het betreffende zorgkantoor over de status, voortgang en eventuele knelpunten met betrekking tot de migratie van 1.0 naar 2.1; het op 1 maart 2007 migreren van AZR 1.0 naar AZR 2.1. Zorgkantoren De 32 Zorgkantoren zijn verantwoordelijk voor: het tijdig beschikbaar hebben van een AZR 2.1 geschikte acceptatietestomgeving ten behoeve van de ketentest; het opstellen en ter review aan het CVZ aanleveren van regionale ketentestplan; het tijdig uitvoeren van de ketentesten conform het regionale ketentestplan, totdat de testen akkoord bevonden zijn en succesvol afgemeld zijn op de ketentestsite; het tijdig uitvoeren van de (benodigde) activiteiten welke genoemd worden in de activiteitenplanning Implementatie AZR 2.1; inventarisatie van zorgaanbieders die reeds volgens 1.0 berichten uitwisselen (en de wijze waarop de berichten worden uitegwisseld) en van aanbieders die tijdig een 2.1 testomgeving beschikbaar hebben om in de ketentestfase mee te doen; vertegenwoordiging van de 32 zorgkantoren door de 12 concessiehouders. Het zorgkantoor is de regisseur binnen de regio in de keten CIZ - ZK - ZA. Het zorgkantoor rapporteert aan de betreffende concessiehouder. In samenwerking met het CVZ wordt tweewekelijks een rapportage opgesteld over de status, voortgang en eventuele knelpunten in de betreffende regio met betrekking tot de migratie van 1.0 naar 2.1; het ontwikkelen van een regionaal fall back scenario; het in overleg met CIZ en zorgaanbieders communiceren met softwareleveranciers over de oplevering van geschikte software voor de AZR 2.1 berichtendefinitie, conform Handboek AZR, EI-standaard en bedrijfsregels. Het zorgkantoor verzorgt de afmelding op de AZR ketentestsite; het op 1 maart 2007 migreren van AZR 1.0 naar AZR 2.1. Zorgaanbieders Het project veronderstelt dat de Zorgaanbieders verantwoordelijk zijn voor: het tijdig beschikbaar hebben van een AZR 1.0 of AZR 2.1 geschikte acceptatietestomgeving ten behoeve van de ketentest. Ingeval van gebruik AZR 1.0 kan aangesloten worden op de conversie site; het tijdig uitvoeren van de ketentest conform het regionale ketentestplan; per aangesloten zorgaanbieder tweewekelijks rapporteren aan het betreffende zorgkantoor over de status, voortgang en eventuele knelpunten met betrekking tot de migratie van 1.0 naar 2.1; het tijdig uitvoeren van de (benodigde) activiteiten welke genoemd worden in de activiteitenplanning Implementatie AZR 2.1; het uiterlijk op 1 juni 2007 migreren van hun bestaande systemen naar de AZR 2.1 berichten definitie. 3 Middels het begrip tijdig wordt in de hierna volgende tekst bedoeld dat de actie wordt uitgevoerd conform het in de implementatiestrategie vastgelegde tijdspad. 9
3.3.3. Zorgverzekeraars Nederland Zorgverzekeraars Nederland (ZN) is vertegenwoordigd in diverse overlegvormen over AZR en wordt betrokken bij de voortgang van het project. Daarnaast organiseert ZN periodiek overleg met de managers zorgkantoren; in dat overleg kan CVZ de voortgang rond de implementatie van release 2.1 op managementniveau met de zorgkantoren communiceren. 3.3.4. Brancheorganisaties zorgaanbieders (Actiz, VGN en GGD NL) De brancheorganisaties van de zorgaanbieders zullen door CVZ actief worden betrokken in het komende implementatietraject. Naast informatievoorziening naar de branches vanuit CVZ kunnen zij ook worden ingeschakeld voor gerichte communicatie naar specifieke groepen van zorgaanbieders. 3.3.5. Ministerie van VWS Het Ministerie van VWS is via diverse overlegvormen betrokken bij het implementatietraject. Ten behoeve van de toezichthoudende functie van het ministerie verzorgt CVZ periodieke landelijke rapportages over de voortgang van het traject. Hierover zullen nog nadere afspraken worden gemaakt. 10
4. Implementatieactiviteiten 4.1. Implementatiestrategie De big bang voor de landelijke ingebruikneming van AZR 2.1 is vastgesteld op 1 maart 2007. Vanaf dat moment worden alleen AZR 2.1 berichten in de keten gestuurd. Aanvullend hierop wordt voor het berichtenverkeer tussen zorgkantoor en zorgaanbieder een tijdelijke conversiesite ingezet om AZR 2.1 berichten om te zetten naar AZR 1.0 en vice versa. De zorgaanbieders hebben per 1 maart 2007 nog maximaal drie maanden de tijd om AZR 2.1 in gebruik te nemen, daarna wordt de conversiesite beëindigd. Het implementatietraject onderscheidt 4 fasen: Fase 1: Voorbereiding implementatie Fase 2: Realiseren implementatiestappen Fase 3: Migratie o Fase 3A: Migratie van AZR 1.0 naar AZR 2.1 in de hele zorgketen met ondersteuning conversietool voor berichtenverkeer ZK - ZA o Fase 3B: Uitfasering conversietool Fase 4: Nazorg, evaluatie en decharge 4.2. Fase 1: Voorbereiding implementatie Periode: november 2006 t/m 31 december 2006 In deze fase treffen de regionale ketenpartijen de voorbereidingen voor de implementatie. Onder regie van het zorgkantoor (de concessiehouder) wordt de regionale projectorganisatie opgezet waaraan naast het zorgkantoor deelnemen het regionale CIZ-bureau en een of enkele zorgaanbieders. Naast het treffen van alle noodzakelijke voorbereidingen voor het ketentesten volgens het Masterketentestplan maakt de regio een inventarisatie van de operationele omgeving waarbinnen de implementatie gaat plaatsvinden. Deze inventarisatie heeft tot doel om vooraf inzichtelijk te krijgen met welke aspecten de regio rekening moet houden bij de implementatie. Dit betreft een inventarisatie van: de aan het berichtenverkeer gelieerde primaire en secundaire bedrijfsprocessen; de noodzakelijke systemen en eventuele aanpassingen daarvan; deskundigheid en opleidingen; regionale fallbackscenario s; organisatie en communicatie. In overleg met de ketenpartijen wordt door CVZ een sjabloon opgesteld waarmee de monitoring en rapportage van de voorbereidingen aan CVZ wordt ondersteund. 4.3. Fase 2: Realiseren implementatiestappen Periode: 1 januari 2007 t/m 18 februari 2007 De hoofdactiviteit in deze uitvoeringsfase betreft de uitvoering van het ketentesten volgens het Master Ketentestplan. Hieraan voorafgaand zijn reeds de systemen bij en onder verantwoordelijkheid van de ketenpartners aangepast zodat zij het AZR 2.1 berichtenverkeer ondersteunen. De verantwoordelijkheden voor de systeemtest, acceptatietest en procestest liggen bij de softwareleverancier van de ketenpartner en de ketenpartner zelf. Onder regie van het CVZ vindt coördinatie, arbitrage en communicatie van de ketentest plaats. De ketenpartners hebben zelf per regio een gedetailleerd regionaal ketentestplan opgesteld dat in deze fase wordt uitgevoerd. Onderdeel hiervan vormen ook het testen van de bovenregionale postbus en de conversiesite. Daarnaast worden in deze fase de activiteiten verricht die samenhangen met de aanpassing van de bedrijfsprocessen, de 11
gebruikersopleidingen worden verstrekt en de overige systemen zonodig aangepast. Voorts worden de voorbereidingen getroffen voor een eventuele proefimplementatie (zie hierna). Daarnaast maakt de regio afspraken over de te volgen handelwijze voor 1.0 berichten die zich op het moment van de 2.1 big bang in de keten bevinden (de zogenoemde pijplijn gevallen). 4.4. Fase 3: Migratie Fase 3A: Migratie van AZR 1.0 naar AZR 2.1 in de hele zorgketen met eventuele ondersteuning conversietool voor berichtenverkeer tussen zorgkantoor en zorgaanbieders Periode: 19 februari 2007 tot 1 maart 2007 In deze fase worden de eventuele aanpassingen die voortkomen uit de Ketentestfase gerealiseerd. Daarnaast zijn de bedrijfsprocessen aangepast, de medewerkers opgeleid en de overige systemen aangepast. Met de ketenpartijen zal overlegd worden over de wenselijkheid en mogelijkheid van een eventuele proefimplementatie in deze periode. Dit is een generale test waarin op de regionale productieomgeving wordt bepaald of de daadwerkelijke overgang van AZR 1.0 naar AZR 2.1 vlekkeloos verloopt. Indien dat niet het geval is dienen de problemen die zich voordoen te worden opgelost zodat op 1 maart alsnog gemigreerd kan worden. Opzet en inhoud van een proefimplementatie kan in overleg met CVZ worden opgesteld. Op 1 maart vindt dan door middel van een big bang de landelijke migratie van AZR 1.0 naar AZR 2.1 binnen de gehele zorgketen plaats. Dit is inclusief de migratie van het bovenregionale berichtenverkeer tussen zorgkantoren. Ook wordt uitvoering gegeven aan de eerder gemaakte afspraken voor de afhandeling van de pijplijn berichten. Fase 3B: Gefaseerde migratie van AZR 1.0 naar AZR 2.1 bij zorgaanbieders en uitfasering conversietool Periode: 1 maart 2007 tot 1 juni 2007 Tijdens deze fase vindt de gefaseerde migratie bij zorgaanbieders van AZR 1.0 naar AZR 2.1 plaats. De zorgaanbieders hebben drie maanden (tot uiterlijk 1 juni 2007) de tijd om de overstap te maken van AZR 1.0 naar AZR 2.1. In de tussenliggende periode kunnen de individuele zorgaanbieders, voor zover nog niet gemigreerd naar 2.1, gebruik maken van de conversiesite. Deze conversiesite wordt ingezet om het berichtenverkeer tussen zorgkantoren, die vanaf 1 maart werken met AZR 2.1, en zorgaanbieders, die nog niet allemaal gereed zijn om AZR 2.1 per 1 maart te implementeren, mogelijk te maken. De conversiesite zet de 2.1 berichten die de zorgaanbieders van de zorgkantoren krijgen om naar 1.0 berichten. Daarnaast wordt de conversiesite gebruikt om de retourberichten die de zorgaanbieders naar hun zorgkantoren versturen om te zetten van AZR 1.0 berichten naar AZR 2.1 berichten. 4.5. Fase 4: Nazorg, evaluatie en decharge Periode: 1 maart 2007 tot 1 juni 2007 NB. Deze fase loopt parallel aan fase 3B. Fase 4 biedt de gelegenheid om (on)voorziene belemmeringen die zich voordoen bij ingebruikname van AZR 2.1 op te lossen. Hierbij kan gedacht worden aan het aanpassen van bedrijfsprocessen. Daarnaast wordt tijdens deze fase het doorlopen implementatietraject op zowel regionaal als landelijk niveau geëvalueerd om de lessons learned en verbeterpunten inzichtelijk te maken, dit ten behoeve van implementatie van toekomstige nieuwe releases alsmede aansluiting van nieuwe ketenpartijen. 12
4.6. Ondersteuning en begeleiding vanuit CVZ Het CVZ stelt een Implementatieteam beschikbaar voor continu overleg met de regio s over de voortgang van het implementatietraject. Het Implementatieteam vormt voor het gehele traject het single point of contact voor alle implementatiefasen, inclusief het ketentesten. Het implementatieteam werkt aan de hand van een activiteitenplanning. Deze planning laat in chronologische volgorde de activiteiten per fase zien die er op regionaal niveau moeten worden uitgevoerd. De activiteitenplanning vormt de basis voor het tweewekelijkse overleg tussen het implementatieteam en de regionale concessiehouder. Deze concessiehouder is verantwoordelijk voor de status, voortgang en eventuele knelpunten van de implementatie van AZR 2.1 binnen zijn regio. Naar aanleiding van dit overleg stelt het implementatieteam een voortgangsrapportage op, stemt dit af met de betrokken concessiehouder en zet dit vervolgens door naar de opdrachtgever ten behoeve van monitoring. De totstandkoming van de activiteitenplanning, en dus de meetcriteria voor de voortgang van het regionale implementatieoverleg, gebeurt in nauwe afstemming met de klankbordgroep. In deze klankbordgroep zitten vertegenwoordigers vanuit de ketenpartijen. Naast het tweewekelijkse regionale overleg per concessiehouder, vindt er periodiek AZR 2.1 implementatieoverleg plaats waarvoor alle betrokken zorgkantoren zijn uitgenodigd (te combineren met het reeds bestaande coördinatorenoverleg AZR). Tijdens dit overleg zal met name de landelijke voortgang van de implementatie worden besproken. Tijdens dit overleg wordt ook ruimte gemaakt voor de stand van zaken rond arbitraire aangelegenheden. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op escalatie en arbitrage. Om goed invulling te kunnen geven aan haar regiefunctie wil het implementatieteam een klankbordgroep oprichten. In deze klankbordgroep zitten vertegenwoordigers van het CIZ en de zorgkantoren. Deze klankbordgroep heeft een consulterende functie en wordt ingesteld om mee te denken over implementatieaangelegenheden op landelijk niveau. Een voorbeeld van een dergelijke aangelegenheid zijn de fallbackscenario s en bijbehorende criteria. De informatielijnen tussen ketenpartijen en het CVZ zien er als volgt uit: CIZ-regio <-> zorgkantoor <-> zorgaanbieder Concessiehouders/ZK Klankbordgroep Implementatieteam CVZ Projectmanagement AZR 2.1 4.7. Fallback In de voorbereidende fase zullen er zowel op landelijk als op regionaal niveau fallbackscenario s moeten worden ontwikkeld. De concessiehouders zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de regionale fallbackscenario s, inclusief criteria om over te gaan tot fallback. Het CVZ is verantwoordelijk voor het opstellen van landelijke fallbackscenario s, 13
inclusief de bijbehorende criteria. Het CVZ zal gebruik maken van een klankbordgroep om in onderling overleg met de ketenpartijen te komen tot deze landelijke scenario s en criteria. Zowel de regionale fallbackscenario s met bijbehorende criteria als de landelijke fallbackscenario s met bijbehorende criteria vormen onderdeel van Fase 1: Voorbereiding Implementatie en moeten in de periode van november 2006 t/m 31 december 2006 worden geschreven en vastgesteld. Beoordeling vindt plaats door het CVZ in afstemming met de klankbordgroep. 14
5. Beheersing 5.1. Vragen/bevindingen ketenpartijen Gedurende het implementatietraject kunnen ketenpartijen geconfronteerd worden met situaties waarin zij behoefte hebben aan nadere uitleg van het CVZ over de functionaliteit van AZR, het gebruik van de testsites, de interpretatie en toepassing van standaarden, bedrijfsregels en Handboek, enz. In veel van deze gevallen biedt de Helpdesk AZR bij CVZ een vlotte uitkomst en is daarmee de eventuele problematiek opgelost (info@zorgregistratie.nl). 5.2. Escalatie / bemiddeling Ondanks het eerste filter van de helpdesk AZR kan er sprake blijven van een verschil in opvatting tussen regionale ketenpartijen over de oplossingsrichting in een gerezen problematiek. Afhankelijk van de aard van het probleem kan in die situaties het Implementatieteam CVZ ingeschakeld worden voor eventuele bemiddeling tussen partijen. Op dat moment zal ook in gezamenlijk overleg worden bezien of er mogelijk sprake zal zijn van noodzakelijke arbitrage. Naar verwachting betreft dat echter uitzonderingssituaties. 5.3. Arbitrage Indien een aangemelde problematiek in aanmerking komt voor arbitrage dan brengen de deskundigen van het AZR-beheerteam, na consultatie van de implementatieklankbordgroep, advies uit aan de directie van CVZ. Dit advies komt tot stand onder toepassing van een vooraf opgestelde set adviescriteria, ter borging van de onafhankelijkheid en zorgvuldigheid. Op basis van het advies neemt de directie CVZ een besluit volgens vooraf opgestelde beslisregels en -criteria. Deze beslissing is bindend voor de betrokken partijen. 5.4. Rapportage en monitoring Ketenpartijen in een regio zijn in beginsel zelf verantwoordelijk voor de aanlevering van voortgangsinformatie bij de concessiehouder. Het implementatieteam bezoekt de concessiehouders tweewekelijks en volgens vaste indicatoren wordt de voortgang van de implementatie (inclusief het ketentesten) gemeten. Tijdens dit gesprek worden vaste agendapunten besproken om status, voortgang en eventuele knelpunten binnen een regio door te nemen. CVZ maakt hiervan een standaardrapportage, stuurt dit voor akkoord naar de concessiehouder (managers zorgkantoren en coördinatoren AZR) en indien deze akkoord heeft gegeven stuurt de implementatiecoördinator dit naar de projectleider AZR 2.1 van het CVZ. Op basis hiervan worden tevens geconsolideerde voortgangsrapportages gemaakt (landelijke voortgangsinformatie) als verantwoordingsinstrument naar directie CVZ en naar het ministerie van VWS. Deze informatie wordt eveneens teruggekoppeld naar de concessiehouders. 15
6. Communicatie 6.1. Communicatiefocus De communicatie vanuit het CVZ richt zich primair op het landelijke niveau. Communicatie binnen de regio en binnen de ketenpartijen is een verantwoordelijkheid van de concessiehouder dan wel de ketenpartijen zelf. Uiteraard kunnen de concessiehouders, brancheorganisatie en ketenpartijen wel een beroep doen op het CVZ voor wat betreft ondersteuning bij de regionale communicatie. Hierbij valt te denken aan het geven van presentaties over het project en het aanleveren van teksten voor regionale / lokale communicatiemiddelen als intranet of nieuwsbrieven. 6.2. Doelgroepen Vanuit Implementatiemanagement richt de communicatie zich vooral op: 1) Landelijk CIZ en CIZ-regiobureau s 2) Zorgmanagers en AZR-coördinatoren zorgkantoren 3) Zorgverzekeraars Nederland 4) Zorgaanbieders 5) Brancheorganisaties 6) Softwareleveranciers (onder te verdelen in drie subgroepen; te weten softwareleveranciers van (1) het CIZ, (2) de zorgkantoren en (3) de zorgaanbieders) 6.3. Inrichting communicatie Bij het opzetten en uitvoeren van communicatie voor het project AZR release 2.1 wordt het volgende onderscheid gemaakt: 1) Algemene, AWBZ-brede communicatie tijdens het gehele Project AZR release 2.1. Deze communicatie is zodanig van aard dat zij in algemene zin (alle) doelgroepen informeert. Deze communicatie is landelijk en maakt overwegend gebruik van reeds bestaande communicatie instrumenten; zoals de Informatie, de helpdesk info@zorgregistratie.nl en websites als www.zorgregistratie.nl en www. AZRketentest.nl. 2) Communicatie specifiek voor één regio (CIZ-kantoor en zorgkantoor) tijdens het implementatietraject. Communicatie specifiek voor een regio houdt in dat er wordt ingespeeld op de behoefte van de betreffende regio waar AZR release 2.1 geïmplementeerd gaat worden. 6.4. Overlegvormen Het CVZ brengt een overlegmatrix tot stand waarmee alle betrokkenen op verschillende niveau s zowel inhoudelijk als procesmatig voldoende kunnen communiceren over de voortgang van de implementatie. Het CVZ organiseert, faciliteert en ondersteunt de overlegvormen. Deels kan gebruikt worden gemaakt van de bestaande overlegvormen en kanalen (zoals platformoverleg, coördinatorenoverleg), deels worden er nieuwe in het leven geroepen. De overlegvormen worden georganiseerd voor: Landelijk CIZ en CIZregio s Managers en coördinatoren zorgkantoren Concessiehouders Zorgverzekeraars Nederland Brancheorganisaties van zorgaanbieders Softwareleveranciers 16