Duurzaam contractmanagement Samenvatting Hoe wordt de duurzaamheid van de ingekochte producten en diensten ondergebracht in facilitaire contracten en wat betekent dat voor het contractmanagement? Inleiding In veel organisaties is duurzaamheid inmiddels onderdeel van beleid, de organisatie en haar processen. Op zowel het gebied van milieu-impact als in het sociale beleid van de onderneming zijn gebieden benoemd waarop maatschappelijk verantwoord met de omgeving en de stakeholders van de organisatie wordt omgegaan. Ook steeds meer facilitaire organisaties maken nu de stap om duurzaamheid als onderwerp in hun contracten onder te brengen en zodoende de keten duurzaam te beïnvloeden. Hoe wordt duurzaamheid van de ingekochte diensten en producten ondergebracht in contracten en wat betekent dat voor het contractmanagement? In dit artikel een aantal observaties en een visie op hoe duurzame inkoop kan worden gevolgd door duurzaam contractmanagement. Het begint bij duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is een aantal jaren geleden geïnitieerd door de rijksoverheid. De overheid heeft zichzelf bij de invoering daarvan doelstellingen opgelegd in percentages duurzame inkoop. Uit een onderzoek van KPMG (Monitor Duurzaam Inkopen 2010) blijkt dat de meeste overheden de doelstellingen op dit gebied hebben gehaald (zie tabel 1). Wanneer we vanuit het perspectief van de facility manager naar een aantal relevante facilitaire gebieden kijken, valt op dat de criteria die de overheid heeft gesteld vooral zijn gericht op de milieukant van duurzaamheid (zie de criteriadocumenten duurzaam inkopen van Agentschap NL). Het gaat in die criteria dus met name om het planet - aspect. De elementen die vooral de milieukant belichten, staan centraal in de inkoop en in een latere fase in de contractvorming. De duurzaamheidscriteria bij inkoop die door de overheid worden gehanteerd, worden ook steeds vaker toegepast door andere organisaties in de markt.
Tabel 1. Percentage duurzame inkopen en ambities per sector (bron: Monitor Duurzaam Inkopen 2010) Facilitair Een aantal belangrijke onderwerpen uit duurzaam inkopen wordt hierna voor een aantal facilitaire contracten toegelicht. Bij alle categorieën geldt overigens dat elk inkoopproces moet starten met een analyse van de noodzaak van die inkoop. Immers, niet inkopen kan betekenen dat mens en milieu minder worden belast. De noodzaak van het daadwerkelijke gebruik en de mogelijke alternatieven vormen daar een onderdeel van. Beveiliging Duurzaam inkopen van particuliere beveiliging gaat met name over vervoer. In de voorbereidingsfase is het belangrijk na te denken over mogelijkheden of door inzet van moderne techniek op afstand objecten/zaken gevolgd en/of gecontroleerd kunnen worden zodat vervoersbewegingen beperkt kunnen worden. Voor de nodige mobiele surveillance en/of alarmopvolging is een eis dat voertuigen aan de euro-4 norm moeten voldoen en voorzien moeten zijn van een roetfilter. Euro-5 en klimaatcompensatie zijn gunningscriteria waardoor extra kansen op gunning van de aanbesteding worden gecreëerd. Catering Belangrijke aandachtspunten voorafgaande aan de inkoop zijn de inventarisatie van het werkelijke lunchgebruik, de behoefte van medewerkers en de bereidheid om meer te betalen voor duurzame catering. Een minimumeis vanuit het programma
Whitepaper duurzaam inkopen is dat 40 procent van het assortiment uit biologische catering bestaat. Het opstellen van een communicatieplan om de eindgebruiker van informatie over duurzame catering te voorzien is onderdeel van de contractbepalingen, evenals een plan om de milieubelasting te verminderen. Hierbij kan gedacht worden aan energie- en watergebruik, verpakkingen, derving, afval, reinigingsmiddelen en vervoer. Dienstauto s Bij het aanschaffen van een dienstauto of poolauto is de eerste vraag of de nieuwe auto echt nodig is of dat openbaar vervoer of het beter benutten van het huidige wagenpark ook kan volstaan. Als een auto toch nodig is, dan is een zo zuinig mogelijke auto het beste. Kies voor duurzaam inkopen voor een label A of B. Evenals bij beveiliging geldt hier de euro-4 norm en roetfilter als eis en de euro-5 norm als gunningscriterium. Een indicator die het brandstofverbruik aanduidt is ook een eis, evenals stillere banden met een lage rolweerstand en een hoge grip op nat wegdek. Aandachtspunten in de gebruiksfase zijn zuinig rijgedrag en tijdig en goed onderhoud. Kantoorartikelen Bij de inkoop van kantoorartikelen is vooral van belang de hoeveelheid schadelijke stoffen die in de materialen is verwerkt. De stoffen die vermeden moeten worden, zijn gespecificeerd in het inkoopcriteriadocument van de overheid. Schoonmaak Bij schoonmaak geldt hetzelfde als voor kantoorartikelen: het zijn vooral schadelijke stoffen in de schoonmaakmiddelen die vermeden moeten worden. Opvallend is dat er geen aandacht is voor sociale aspecten bij de aanbesteding van schoonmaak. Meubilair Voor de inkoop van meubilair is de verwachte levensduur belangrijk. Hoe langer het meubilair meegaat, hoe lager de milieubelasting. Daarnaast geldt ook bij meubilair dat het gebruik van een hele lijst schadelijke stoffen vermeden moet worden. De productspecificatie van de fabrikant geeft hierover uitsluitsel. Verder is bij meubilair de eis opgenomen dat de verschillende materialen eenvoudig te scheiden zijn voor recycling. Wat opvalt, is dat er in de eisen rond duurzaamheid zoals gesteld door de overheid beperkt sprake is van onderwerpen als personeel en sociaal beleid, zaken die in de 3P-filosofie een plek zouden krijgen onder de P van People. Met name deze aspecten zouden in aanbestedingen van facilitaire contracten verder uitgewerkt kunnen worden om meer integrale duurzaamheid te stimuleren en te borgen. Voornamelijk als het gaat over borgen en beheren komen we op het gebied van contractmanagement. Hoe ga je als organisatie zorgen voor de daadwerkelijk duurzame levering van hetgeen je hebt ingekocht?
Duurzaamheid monitoren In het contractmanagement is het van belang dat de resultaten en voorwaarden zoals die zijn beoogd bij de inkoop ook daadwerkelijk worden bereikt. Het gebruik van reguliere contractmanagement-processen geldt dan ook niet anders wanneer het om duurzaamheid binnen het contract gaat. Op basis van de ambitie van de inkopende organisatie dienen KPI s (meetpunten) en doelwaarden te worden vastgelegd. Door het meten van de daadwerkelijke resultaten kan worden vastgesteld of de ingekochte duurzaamheid ook daadwerkelijk wordt geleverd en waar de opdrachtgever en opdrachtnemer moeten bijsturen om het beoogde duurzaamheidsniveau te realiseren. Technische installaties Een voorbeeld van duurzaam contractmanagement is een model dat wordt toegepast in duurzaam beheer en onderhoud van technische installaties. Op basis van verschillende praktijksituaties heeft CFP, samen met Agentschap NL, een model ontwikkeld dat kan worden toegepast in duurzaam beheer en onderhoud van gebouwen. De resultaatgebieden sluiten aan bij de drie P s van duurzaamheid, in dit voorbeeld: People: klanttevredenheid en binnenklimaat Planet: duurzaam beheer Profit: optimale kosten/kwaliteit en innovatie Op deze gebieden zijn een aantal KPI s en doelwaarden geformuleerd die gedurende de contractperiode worden gemeten en bijgestuurd om de duurzaamheid te garanderen. Als het gaat om duurzaam beheer kunnen als KPI s bijvoorbeeld dienen: elektriciteit/m2, gas/m2 en/of stadswarmte/m2. Op basis daarvan wordt duurzaam contractmanagement ingevuld (zie www.agentschapnl.nl Leidraad prestatiecontracten 2.0). Ook Isso, het kennisinstituut voor de installatiesector, publiceert over duurzaam beheer in de zogenaamde 100- serie. Verbreed duurzame inkoop en maak het meetbaar Duurzaam contractmanagement start met het op een duurzame manier inkopen van facilitaire diensten en producten. De criteriadocumenten duurzaam inkopen van de overheid vormen daarbij een goede start. Organisaties kunnen de focus op milieu (Planet) echter verbreden door ook People - en Profit -aspecten in te brengen in contracten en contractmanagement zodoende een integraal duurzaam karakter te geven. In het contractmanagement worden duurzame ambities gewaarborgd door ze te vertalen in meetpunten, doelwaarden en het monitoren van de daadwerkelijke duurzame prestatie.
Auteurs Pieter van den Herik en Bert van Renselaar zijn beiden als adviseur werkzaam bij Corporate Facility partners in Apeldoorn (www.cfp.nl)