Hoogheemraadschap van Delfland Actualiseren archiefverordening 1. Probleemstelling - context De archiefverordening Delfland 2004 (en daarmee het besluit informatiebeheer 2004) sluit niet meer aan bij de huidige praktijk en dient derhalve gemoderniseerd te worden. 2. Beoogd effect De zorg, het beheer en toezicht ten aanzien van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen actualiseren met als focus een bijdrage leveren aan de "Basis op Orde". 3. Kernboodschap De organisatie en de informatiehuishouding van Delfland zijn flink in beweging. Organisatorische wijzigingen en voortgaande digitalisering zorgen ervoor dat de vigerende archiefverordening en het besluit Informatiebeheer niet meer voldoen. Een aanpassing van de archiefverordening 2011 en tegelijkertijd de daarmee samenhangende regeling informatiebeheer zijn daardoor nodig. De aanpassing zorgt er mede voor dat de bestuurlijke zorg, het beheer en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden beter aansluiten op de huidige praktijk en meer toekomstbestendig zijn. Wijzigingen in de organisatie en/of technische ontwikkelingen leiden er dan niet direct toe de regelgeving te herzien. Deze actie past in de programma's "Delfland optimaal digitaal 2015" en "Basis op orde". 4. Historie - eerdere besluitvorming De huidige archiefverordening dateert van 2004. De provinciale archiefinspecteur heeft, in zijn rol als toezichthouder op de zorg voor de waterschapsarchieven, op 10 november 2010 geadviseerd de archiefverordening aan te passen aan de nieuwe interne en digitale omgeving. Deze rapportage is op 3 januari 2011 bestuurlijk aan de orde geweest, waarin is aangegeven de aangepaste archiefverordening in procedure te brengen en na instemming van de Secretaris-Directeur de voorliggende stukken (met acties) aan DMT ter informatie voor te leggen. 5. Regelgeving en Beleid De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 35 lid 1 dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden van de organen van het waterschap. Deze zorg is overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen archiefverordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld. 6. Financiën
7. Duurzaamheid 8. Organisatorische en personele consequenties 9. OR/GO 10. Risico- en beheersmaatregelen 11. Communicatie (in- en extern) 12. Bekendmaking en vervolgprocedure Verordening ter inzage leggen. Mededeling aan gedeputeerde staten van Zuid Holland. Vervolgprocedure. De verordening treedt in werking na vaststelling W en bekendmaking in het Waterschapsblad. Het D&H besluit "Regeling Informatiebeheer 2011" treedt in werking tegelijk met de inwerkingtreding van deze verordening. 13. Bevoegd orgaan De vaststelling van bijgaande archiefverordening valt onder de verantwoordelijkheid van de Verenigde Vergadering. 14. Toelichting Bijgesloten Regeling Informatiebeheer 2011 met bijbehorende memorie van toelichting, vastgesteld in D&H d.d. 13-9-2011 treedt gelijktijdig in werking na vaststelling van deze Verordening Archiefbeheer 2011. 15. Bijlagen 1. Memorie van toelichting Archiefverordening Delfland 2011 2. Regeling Informatiebeheer 2011 met bijbehorende memorie van toelichting, vastgesteld in D&H d.d. 13-9-2011.
Actualiseren archiefverordening HoogheemTaadschap van Delfland Kenmerk W : 963416 Vergaderdatum : 27 oktober 2011 Beleidsveld : Organisatie Agendapunt : H.03 De Verenigde Vergadering van Delfland, gelezen het voorstel van dijkgraaf en hoogheemraden van 13 september 2011, kenmerk 24063; gelezen het positieve advies van de commissie Bestuur, organisatie en bedrijfsvoering; overwegende dat de provinciale archiefinspectie vraagt om een actuele archiefverordening; de organisatie en informatiehuishouding zodanig in beweging zijn dat modernisering van de archiefverordening en het daarmee samenhangende besluit informatiebeheer noodzakelijk is; Gelet op: de artikelen 35, eerste lid, 36, 37, tweede lid van de Archiefwet 1995; Besluit: vast te stellen de navolgende verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van Delfland (Archiefverordening Delfland 2011). Hoofdstuk I. Algemene bepalingen Artikel 1. In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. de archiefregeling: c. waterschapsorganen: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Staatscourant 2010, nr. 70); de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1, van de wet, voor zover behorende tot het waterschap; d. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; e. archiefruimte: een ruimte, ingevolge de archiefregeling 2009, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging of vernietiging; f. archiefbescheiden: bescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Archiefwet 1995,
zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een organisatieonderdeel; g. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 belast is met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; h. beheereenheid: i. deskundige: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel 1 ; functionaris in het bezit van een diploma Archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet, die de archiefbewaarplaats namens de secretaris-directeur beheert; j. informatiebeheer: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorzieningen inrichting en beheer van informatiesystemen en documenten; k. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk II. De zorg van D&H voor de archiefbescheiden Artikel 2 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in Artikel 3 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 3 De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in het gemeenlandshuis te Delft, Phoenixstraat 32, ruimte A 1.09. Artikel 4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van het waterschap, ongeacht hun vorm. Artikel 5 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Bij Delfland is dit o.a. de ambtelijke organisatie onder leiding van de secretaris-directeur.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 6 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de waterschapsbegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 7 Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de waterschapsorganen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze voorschriften zijn opgenomen in het Regeling Informatiebeheer 2011. Artikel 8 Het dagelijks bestuur doet eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 37 van de wet. Hoofdstuk III Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel 9 Onder de bevelen van het dagelijks bestuur is de secretaris-directeur belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel 10 De secretaris-directeur is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel 11 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de secretaris-directeur bevoegd ten behoeve van waterschapsorganen en derden onderzoek te doen in de door hem beheerde en/of in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 2. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht op basis van de Legesverordening. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Het raadplegen van de archiefbescheiden is geheel gratis. Artikel 12 Het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel 13 De secretaris-directeur brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Toezicht van de secretaris-directeur op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 14 De secretaris-directeur is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 15 De secretaris-directeur is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 16 1. De beheerder verstrekt aan de secretaris-directeur of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin de archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De secretaris-directeur en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 17 De secretaris-directeur doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij dit noodzakelijk acht, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 18 De beheerder doet aan de secretaris-directeur tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichtingen en ingebruikneming van ruimte als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. ontwerp, verandering, aanschaf of invoering van informatiesystemen; e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel 19 De secretaris-directeur doet eenmaal per jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het nalevingtoezicht. Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel 20 De Archiefverordening Delfland 2004 wordt ingetrokken op het moment van de inwerkingtreding van deze verordening.
Artikel 21 Dezeverordening treedt in werking opdedag na bekendmaking. Artikel 22 Dezeverordening wordt aangehaald alsarchiefverordening Delfland 2011. Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 oktober 2011 DeVerenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.FS&énHaersma Buma