ACTUARIËLE- EN BEDRIJFSTECHNISCHE NOTA STICHTING PENSIOENFONDS URENCO NEDERLAND INGANGSDATUM 1 OKTOBER 2015
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 2. Doel, missie en visie van het fonds en risicohouding... 5 2.1. Doel, missie en visie... 5 2.2. Risicohouding fonds... 5 3. Hoofdlijnen van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie en interne controle... 11 3.1 Inleiding... 11 3.2 Organisatiestructuur... 11 3.2.1 Bestuur... 11 3.2.2 Dagelijks bestuur... 12 3.2.3 Bestuurlijke commissies... 13 3.2.4 Intern toezicht... 13 3.3 Beloningsbeleid... 13 3.4 Boardroom dynamics... 14 3.5 Uitbestede werkzaamheden... 14 3.6 Beheersmaatregelen en interne controle... 15 3.6.1 Intern toezicht... 15 3.6.2 Monitoring... 16 3.6.3 Financieel crisisplan... 16 3.6.4 Haalbaarheidstoets... 16 3.6.5 Extern toezicht... 17 3.6.6 Integriteit & Compliance... 17 3.6.7 Communicatiebeleidsplan... 19 3.6.8 Informatie en verslaglegging... 19 3.6.9 Geschiktheidsbevordering en opleidingsbeleid... 20 4. Risicomanagement... 21 5. Procedures en criteria voor de aansluiting van werkgevers bij het fonds... 26 5.1 Aansluiting werkgevers... 26 5.2 Hoofdlijnen van de uitvoeringsovereenkomst... 26 6. Hoofdlijnen van de pensioenregeling... 28 7. Financiële opzet... 32 7.1 Algemeen... 32 7.2 Herstelplan... 32 7.3 Sturingsmiddelen voor de lange termijn... 33 7.4 Sturingsmiddelen voor de korte termijn... 34 7.5 Eigen vermogen... 34 7.6 Premiebeleid... 39 7.7 Toeslag- en kortingsbeleid... 43 8. Beleggingsbeleid... 46 8.1 Strategisch beleggingsbeleid... 46 8.1.1 Prudent person... 46 8.1.2 Onderbouwing beleggingsbeleid... 47 8.1.3 Normportefeuille... 47 8.1.4 Rentehedge... 48 Pagina 2 van 113
8.1.5 Valuta beleid en afdekking... 50 8.2 Matching portefeuille... 50 8.3 Return portefeuille... 51 8.4 Resultaatsevaluatie... 52 9. Ondertekening... 53 Bijlage 1 Opdrachtaanvaarding... 54 Bijlage 2 Beloningsbeleid... 60 Bijlage 3 Uitbestedingsbeleid... 65 Bijlage 4 Financieel crisisplan... 79 Bijlage 5 Incidentenregeling... 89 Bijlage 6 Communicatie beliefs... 93 Bijlage 7 Voorziening toekomstige uitvoeringskosten... 95 Bijlage 8 Ervaringssterfte... 96 Bijlage 9 Vereist eigen vermogen... 98 Bijlage 10 Minimaal vereist eigen vermogen... 101 Bijlage 11 - Verklaring inzake beleggingsbeginselen (per 1 juli 2015)... 102 Bijlage 12 Implementatie strategisch beleggingsbeleid... 112 Pagina 3 van 113
1. Inleiding In de statuten wordt tot uiting gebracht dat Stichting Pensioenfonds Urenco Nederland (het fonds) werkt volgens een door het bestuur vastgestelde actuariële- en bedrijfstechnische nota (ABTN), zoals bedoeld in artikel 145 van de Pensioenwet en het daaruit voortvloeiende Besluit FTK. De ABTN heeft als doel om: aan de hand van een beschrijving van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie en interne controle inzicht te geven in het functioneren van het fonds, en; een beschrijving te geven van het door het fonds te voeren beleid, waarbij de financiële opzet en de grondslagen waar dit beleid op rust gemotiveerd omschreven zijn. Pagina 4 van 113
2. Doel, missie en visie van het fonds en risicohouding 2.1. Doel, missie en visie Statutair doel Het fonds heeft ten doel het verstrekken of doen verstrekken van pensioenen en/of andere uitkeringen aan (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden, hun nabestaanden en overige belanghebbenden, een en ander in de gevallen en onder de voorwaarden als nader geregeld in deze statuten, de reglementen en door het bestuur vast te stellen pensioenbrieven. Missie Het fonds beheert en belegt de premies van de aangesloten werkgevers en haar werknemers. Daarnaast beheert zij de opgebouwde aanspraken, premievrije aanspraken en ingegane pensioenrechten van de oud-werknemers. Kernwaarden zijn evenwichtigheid, begrijpelijkheid, betrouwbaarheid, verantwoordelijkheid, kostenbewustzijn en transparantie. Visie Het fonds voert een stabiel maar toekomstbestendig beleid en streeft daarbij naar draagvlak en vertrouwen. Hierbij hanteert het bestuur als uitgangspunten: gestreefd moet worden naar een waardevast pensioen; het korten van aanspraken en uitkeringen dient te worden voorkomen; als kortingen toch noodzakelijk zijn, dan dient de hoogte van de korting zo beperkt mogelijk te zijn en rekening moet worden gehouden met de wens van de aangesloten werkgevers om een zo stabiel en voorspelbaar mogelijke premielast voor de komende jaren te hebben. 2.2. Risicohouding fonds Sociale partners en het bestuur van het fonds hebben, met inachtneming van het doel, de missie en de visie van het fonds, in de eerste helft van 2015, als onderdeel van een bredere gedachtewisseling over het nftk, gezamenlijk gesproken over de risicohouding en daarmee uiteindelijk de financieel-actuariële beleidskeuzes van het bestuur. In mei 2015 hebben sociale partners bevestigd de keuze van het bestuur voor de variant waardevaster pensioen (lees: een zo waardevast mogelijk pensioen, dit is niet hetzelfde als een waardevast pensioen) te onderschrijven. Met daarbij als volgorde: 1. het maximaliseren van het beleggingsrendement om de voorwaardelijke toeslagen te kunnen realiseren; 2. het waarborgen van de opbouw van de pensioenaanspraken / het minimaliseren van de kans op en de omvang van een dekkings- en reservetekort. Pagina 5 van 113
Deze uitkomst is ook gedeeld en besproken met het verantwoordingsorgaan. Zoals blijkt uit bovenstaande beleidskeuzes, heeft het pensioenfonds de ambitie om de pensioenen te indexeren om de koopkracht in stand te houden. Dit betekent dat het pensioenfonds dit moet verdienen met beleggen. Het pensioenfonds neemt - in samenspraak met de sociale partners - dus beleggingsrisico, omdat het van mening is dat beleggingsrisico, gemiddeld genomen, op de lange termijn beloond wordt met een positief rendement. Het lopen van risico s betekent ook dat handhaving van de nominale aanspraken, laat staan koopkrachtbehoud, geen vanzelfsprekendheid is. De prioriteit ligt, conform de visie van het pensioenfonds, meer bij de toeslagambitie dan het ten allen tijde voorkomen van kortingen. Het ambitieniveau van de toeslagverlening is binnen de risicohouding vertaald in de mate waarin het pensioen over een langere periode aangepast kan worden aan loon- en prijsinflatie, zijnde het ALM-pensioenresultaat (de koopkracht na 15 jaar). Het pensioenfonds en de sociale partners accepteren dat de kans bestaat dat de toeslag niet (volledig) toegekend wordt en dat de mate van toeslagverlening van jaar tot jaar sterk kan variëren. Als maat voor het te vermijden risico hanteert het pensioenfonds de kans op en omvang van een eventueel benodigde aansprakenkorting. Het pensioenfonds bepaalt in overleg met sociale partners of de uitkomsten van een periodieke ALM-studie, waarin diverse portefeuillesamenstellingen worden doorgerekend, op deze onderdelen acceptabel zijn. Bij de meest recente ALM-studie zijn hierbij de volgende grenzen in acht genomen: Omschrijving Gemiddelde 5 de percentiel 1. ALM-pensioenresultaat (koopkracht in jaar 15) - Actieven 95% 65% - Inactieven 90% 60% 2. Rechtenkorting - Kans optreden 20% - - Omvang (in de gevallen dat er sprake is van een rechtenkorting) 2% 5% 3. Premie (niveau doorsneepremie) 30,1% 30,1% 4. Vereist eigen vermogen 21,5% 21,5% Pagina 6 van 113
De scenario s binnen de ALM-studie zijn gebaseerd op de volgende statistische kenmerken (Q3, 2014): Categorie Rekenkundig gemiddelde (netto, 15-jrs horizon) Standaard deviatie (15-jrs horizon) Meetkundig gemiddelde (netto, 15-jrs horizon) Prijsinflatie 1,9% 1,7% 1,9% Looninflatie 2,4% 1,9% 2,4% Wereldwijde aandelen (hedged) 8,0% 20,0% 6,2% Aandelen opkomende landen 9,2% 26,6% 6,0% Europees direct vastgoed 6,0% 15,0% 5,0% Euro AAA staatsobligaties & LDI 1,8% 8,2% 1,5% Euro bedrijfsobligaties 2,3% 5,9% 2,1% High yield 4,0% 13,3% 3,1% EMD 3,3% 10,6% 2,7% De startdekkingsgraad binnen de ALM-studie was gelijk aan 109,9% (positie per 30 september 2014, uitgaande van DNB-rentetermijnstructuur inclusief verwachte nieuwe UFR methodiek). Het pensioenfonds en sociale partners zijn zich ervan bewust dat bij lagere feitelijke dekkingsgraden de genoemde pensioenresultaten zullen afnemen en de kans op rechtenkortingen zal toenemen. De gekozen strategische beleggingsmix en bijbehorende tactische bandbreedtes worden hierop in principe niet tussentijds aangepast. Wel heeft het pensioenfonds de ruimte het beleggingsbeleid tussentijds beperkt te herzien als het risicoprofiel daardoor niet significant wijzigt. Er wordt gestreefd naar een zo stabiel mogelijke feitelijke premie, deze is in beginsel gelijk aan 30,1% van de pensioengrondslagsom. De gedempte premie wordt bepaald op basis van verwacht rendement met inbegrip van een afslag overeenkomstig de toeslagmaatstaven van het pensioenfonds. De pensioenpremie wordt niet gezien als sturingsmiddel. Het risico op de korte termijn wordt uitgedrukt in het wettelijk vereist eigen vermogen. Deze bedraagt voor het strategische beleggingsbeleid van het pensioenfonds per 1 juli 2015 maximaal 21,5%. Dit is het vereist eigen vermogen dat hoort bij een beleggingsmix met 60% vastrentende waarden, 40% zakelijke waarden (aandelen en direct vastgoed) en een renteafdekking van 25%. Per 30 juni 2015 bevindt de beleggingsportefeuille zich in de overgangsfase naar de beoogde strategische mix. De renteafdekking bedraagt per deze datum 50%, met een bijbehorend vereist eigen vermogen van circa 19%. Pagina 7 van 113
De risicohouding wordt verder vastgelegd in de door het pensioenfonds gekozen ondergrenzen in het kader van de haalbaarheidstoets. De haalbaarheidstoets toetst onder meer het pensioenresultaat over een horizon van 60 jaar, uitgaande van diverse omstandigheden. Het pensioenresultaat geeft de mate van koopkrachtbehoud weer van het pensioen (het feitelijke verwachte toekomstige pensioen afgezet tegen een pensioen dat is gecorrigeerd voor de volledige prijsinflatie). Voor de haalbaarheidstoets wordt een door de toezichthouder voorgeschreven (economische) scenarioset gehanteerd. Deze wijkt af van de uitgangspunten die het bestuur hanteert voor eigen ALM-analyses. In het kader van de haalbaarheidstoets is door het pensioenfonds in samenspraak met sociale partners een ondergrens gesteld aan de mediaan van het pensioenresultaat. Onafhankelijk van de financiële uitgangspositie van waaruit wordt gestart, is deze ondergrens bepaald op 88%. Dit komt voor het pensioenfonds ongeveer overeen met een gemiddelde jaarlijkse aanpassing van het pensioen met 70% van de toeslagmaatstaf. Dit sluit aan bij de nagestreefde ondergrens ten aanzien van het ALMpensioenresultaat. Verder wordt bij de haalbaarheidstoets gekeken naar de maximale afwijking van het pensioenresultaat in een slechtweerscenario ten opzichte van de mediaanuitkomst. Dit geeft de mate van volatiliteit/risico weer. Deze afwijking is door partijen gesteld op maximaal 33%. Deze afwijking ligt in lijn met de waargenomen en geaccepteerde volatiliteit binnen de uitkomsten van het pensioenresultaat binnen de ALM-studie. De vastgestelde risicohouding is het kader voor de formele opdrachtaanvaarding door het fonds. De door het bestuur schriftelijk bevestigde opdrachtaanvaarding is als bijlage 1 bij deze abtn gevoegd. Uitkomst en procedure haalbaarheidstoets In 2015 is een aanvangshaalbaarheidstoets uitgevoerd. In geval van een nieuwe pensioenregeling en/of significante wijzigingen zal opnieuw een aanvangshaalbaarheidstoets worden uitgevoerd. De haalbaarheidstoets geeft inzicht in de samenhang tussen de financiële opzet, het verwachte pensioenresultaat en de risico s die daarbij gelden. Het pensioenresultaat en de risico s worden getoetst aan de door het pensioenfonds (in samenspraak met de sociale partners) gekozen ondergrenzen. In de aanvangshaalbaarheidstoets wordt verder getoetst of: 1. het premiebeleid over de gehele berekeningshorizon voldoende realistisch en haalbaar is; en 2. het pensioenfonds voldoende herstelcapaciteit heeft om naar verwachting, vanuit de situatie dat het precies aan de vereisten voor het minimaal vereist eigen vermogen voldoet, binnen de looptijd van het herstelplan aan de vereisten voor het vereist eigen vermogen te voldoen. Pagina 8 van 113
In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van de aanvangshaalbaarheidstoets afgezet tegen de gestelde grenzen en voorwaarden. Hieruit blijkt dat het pensioenfonds slaagt voor de toetsen. Ondergrens Uitkomst Score Mediaan pensioenresultaat vanuit feitelijke situatie 88% 94% Maximale relatieve afwijking ten opzichte van mediaan in geval van slechtweerscenario 33% 33% Mediaan pensioenresultaat vanuit evenwichtssituatie 88% 98% Voldoende herstelkracht Realistische premie Toelichting: De ondergrens van 88% overeenkomend met een jaarlijkse toeslagverlening van circa 70% van de toeslagmaatstaf lijkt op basis van de voorgeschreven scenarioset haalbaar. Uit de aanvangshaalbaarheidstoets volgt namelijk dat de mediaan van het pensioenresultaat startend vanuit de feitelijke financiële positie 94% bedraagt. Bij een maximaal toegestane relatieve afwijking van 33% in een slechtweerscenario mag het pensioenresultaat 63% (=94% * (100% 33%)) zijn. Het pensioenfonds is uit reservetekort als de beleidsdekkingsgraad minimaal 121,5% is. Het pensioenfonds heeft voldoende herstelkracht om in 10 jaar vanuit de minimaal vereiste dekkingsgraad van 104,1% naar dit niveau toe te groeien. Op basis van de aanvangshaalbaarheidstoets ligt het gemiddelde niveau van de gedempte premie over de horizon van 60 jaar lager dan het huidige niveau van de doorsneepremie. Het pensioenfonds zal in overleg treden met sociale partners over de inhoud van de pensioenregeling en de financiering indien in de toekomst door actuele ontwikkelingen het niveau van 30,1% wordt overschreden op het moment van premievaststelling. Het fonds zal jaarlijks vóór 1 juli een haalbaarheidstoets laten uitvoeren en de resultaten ervan evalueren. Jaarlijks wordt hiermee vanuit de feitelijke financiële positie van het pensioenfonds getoetst of het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau boven de door het pensioenfonds gekozen ondergrens ligt en of het pensioenresultaat in het slechtweerscenario hier niet te veel van afwijkt. De uitkomsten van de (aanvangs)haalbaarheidstoets en de toelichting daarbij worden gedeeld met het verantwoordingsorgaan en de sociale partners. In het jaarlijkse oordeel Pagina 9 van 113
en de daaruit voortvloeiende rapportage voor het jaarverslag van het pensioenfonds zal het verantwoordingsorgaan haar oordeel over deze uitkomsten meenemen. Als bij de jaarlijkse haalbaarheidstoets blijkt dat niet wordt voldaan aan een van de volgende criteria: Het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau blijft boven de door het pensioenfonds gekozen ondergrens voor dit pensioenresultaat, en/of Het pensioenresultaat op fondsniveau in het slechtweerscenario wijkt niet te veel af van het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau, waarbij het pensioenfonds hiervoor de maximale toegestane afwijking heeft vastgesteld, treedt het pensioenfonds in overleg met de sociale partners om te bezien of, en zo ja welke, maatregelen genomen moeten worden. Pagina 10 van 113
3. Hoofdlijnen van het interne beheersingssysteem en van de opzet van de administratieve organisatie en interne controle 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat een toelichting op de organisatie van het fonds. In de volgende paragraaf is een organogram opgenomen. In de daaropvolgende paragrafen wordt ingegaan op de verdeling van verantwoordelijken en op de wijze waarop toezicht op de uitvoering wordt gehouden. 3.2 Organisatiestructuur Het fonds voert de pensioenregeling uit in opdracht van de aangesloten werkgevers en de ondernemingsraden van de aangesloten werkgevers. De organisatiestructuur ziet er als volgt uit: Visitatiecommissie aan (Dagelijks) bestuur Bestuur Compliance officer Commissie Uitbesteding Advisering Extern toezicht Beleggingsadvies comissie (BAC) Pensioenadministratie (AZL) Vermogensbeheer (F&C, BlackRock, Altera Vastgoed) Beleggingsadministratie (KAS BANK) Adviserend Actuaris (Towers Watson) Beleggingsadviseur (Towers Watson Investment Consulting) Waarmerkend accountant (KPMG) Certificerend actuaris (Triple A) Bestuursondersteuning (Montae) Risicomanagement (Montae) 3.2.1 Bestuur Het bestuur bestuurt volgens het paritair model als omschreven in artikel 100 van de Pensioenwet. Zij bestaat uit acht bestuursleden, in de verhouding 4+2+2: vier vertegenwoordigers namens werkgevers; twee vertegenwoordigers namens werknemers; en twee vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden. Pagina 11 van 113
Het bestuur kent een gewogen stemverhouding welke is vastgelegd in de statuten van het fonds. De vertegenwoordigers namens de werkgevers worden voorgedragen door de aangesloten werkgevers gezamenlijk. De ondernemingsraden dragen gezamenlijk de vertegenwoordigers namens de werknemers voor. De vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden worden voorgedragen door de geleding van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. De maximale zittingstermijn bedraagt twaalf jaar. Het bestuur benoemt haar leden. Het bestuur behoudt zich dan ook het recht voor om kandidaat-bestuursleden te weigeren, mits voldoende gemotiveerd. In deze situatie wordt de voordragende organisatie gevraagd een andere kandidaat voor te dragen. Een benoeming is pas definitief nadat De Nederlandsche Bank (DNB) als toezichthouder schriftelijk met de voorgenomen benoeming heeft ingestemd. Een bestuurslid kan overeenkomstig het bepaalde in de wet en/of de statuten van het fonds worden geschorst of ontslagen. De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten van het fonds. Het bestuur is in alle gevallen eindverantwoordelijk. Het dagelijks bestuur en de bestuurlijke commissies respectievelijk (ad hoc) werkgroepen kunnen alleen besluiten nemen indien hen hiervoor door het bestuur schriftelijk mandaat is verleend. Leden van commissies en (ad hoc) werkgroepen, niet zijnde bestuursleden, kunnen geen lid zijn van een commissie of werkgroep en hebben geen stemrecht. Het bestuur heeft besloten om een bestuursstructuur op basis van het regiehoudersmodel in te voeren. Binnen dit model is elk bestuurslid regiehouder op een of meerdere aan hem toebedeelde aandachtsgebieden ( regiedomeinen ) en heeft elke regiehouder een collega-bestuurslid, met een gelijkwaardig kennisniveau op het betreffende regiedomein, als secondant. Het doel van deze aanpassing is om tot een meer transparante, (kosten)effectieve en eenduidige bestuursstructuur te komen, waarin het voor iedere betrokkene volstrekt helder moet zijn wie wat doet zonder overlappende activiteiten. De nieuwe structuur gaat in per 1 juli 2015. Een overzicht van de regiedomeinen is opgenomen in het fondsdocument bestuursstructuur SPUN. 3.2.2 Dagelijks bestuur Het bestuur kiest uit haar midden een voorzitter en secretaris. De voorzitter en secretaris vormen gezamenlijk het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt beslissingen in zaken waartoe zij door het bestuur is gemachtigd en voor zover het zaken betreft die het bestuur mag mandateren of in spoedeisende zaken. De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur zijn vastgelegd in een mandaat. Pagina 12 van 113
3.2.3 Bestuurlijke commissies Het bestuur heeft uit haar midden een bestuurlijke commissie benoemd: de Beleggingsadviescommissie. De commissie heeft voornamelijk een beleidsvoorbereidende en adviserende rol richting het bestuur. De taken en bevoegdheden van de commissie zijn vastgelegd in een door het bestuur vastgesteld mandaat. 3.2.4 Intern toezicht Het fonds kent een verantwoordingsorgaan (VO) bestaande uit zeven leden (drie namens de werknemers, twee namens de pensioengerechtigden en twee namens de aangesloten werkgevers). De taken en bevoegdheden van het verantwoordingsorgaan zijn nader uitgewerkt in het Reglement Verantwoordingsorgaan en de statuten. Het VO beschikt niet over bovenwettelijke bevoegdheden. Het bestuur van het fonds heeft gekozen voor intern toezicht middels een visitatiecommissie. De bepalingen omtrent het intern toezicht zijn nader uitgewerkt in het Reglement visitatiecommissie en de statuten. 3.3 Beloningsbeleid Het bestuur heeft in het tweede kwartaal van 2015 een voorgenomen besluit tot wijziging van het beloningsbeleid vastgesteld. Het Verantwoordingsorgaan heeft een positief advies uitgebracht waardoor het besluit van het bestuur op 28 augustus 2015 is geformaliseerd. Een nadere beschrijving van het beloningsbeleid zal nadat dit definitief is vastgesteld worden vastgelegd in bijlage 2. Uitgangspunt hierbij is dat de werkzaamheden voor een bestuurslid één dag in de week zijn, hetgeen aansluit bij de norm in de sector. De bestuursleden in dienst krijgen hiervoor tijd van de werkgever beschikbaar. Het besluit van bestuur is dat de bestuursleden die niet betaald worden door een SPUN-onderneming recht hebben op een vaste jaarlijkse vergoeding van 10.000 ( 12.100 inclusief BTW indien sprake is van een ondernemer) en een kilometervergoeding. Leden van het verantwoordingsorgaan ontvangen geen vergoeding met uitzonderingen van leden van het verantwoordingsorgaan die niet betaald worden door een SPUN-onderneming. Leden van het verantwoordingsorgaan die niet betaald worden door een SPUNonderneming ontvangen vaste vergoeding per jaar inclusief een reiskostenvergoeding. De vergoeding aan de leden van de visitatiecommissie is inbegrepen in de kosten die Stichting ITP bij het fonds in rekening heeft gebracht. Het bestuur hanteert voor de leden van de visitatiecommissie (drie leden) een vergoeding van 6.000 per lid als uitgangspunt. Voor derde partijen (uitbestedingspartijen en adviseurs) geldt dat het fonds het beloningsbeleid dat zij hanteren periodiek toetst. Uitgangspunt hierbij zijn de Principes voor beheerst beloningsbeleid van de AFM en DNB. Een instrument om ongewenste Pagina 13 van 113
beloningsprikkels en daarmee risico s te voorkomen is bijvoorbeeld het overeenkomen van een vaste prijsafspraak maar ook het contractueel expliciteren van de uitbestede werkzaamheden. Ook het borgen van voldoende countervailing power binnen het bestuur is een belangrijk middel. 3.4 Boardroom dynamics Het bestuur onderschrijft het belang van goed functionerende boardroom dynamics. Dit vraagt om een optimale samenstelling van het bestuur, de visitatiecommissie en het verantwoordingsorgaan. Hierbij gaat het om de onderlinge aanwezigheid en verdeling van kennis, competenties, gedrag en communicatie. Maar ook om evenwichtige belangenbehartiging. Dit heeft permanent de aandacht van het bestuur, onder meer door de jaarlijks te houden zelfevaluatie van het eigen functioneren. Een belangrijk instrument hiervoor betreft het diversiteitsbeleid zoals vastgelegd in de Code fondsen. Dit houdt onder meer in dat het bestuur, het verantwoordings-orgaan en de visitatiecommissie binnen de kaders en mogelijkheden die het bestuur heeft uiteindelijk uit zowel mannen als vrouwen bestaat en minimaal uit één lid jonger dan 40 jaar en minimaal uit één lid van 40 jaar of ouder. Deze doelstellingen zijn vastgelegd in het geschiktheidsplan van het fonds. Het bestuur zal in geval van een vacature de voordragende organisatie actief oproepen om te zoeken naar kandidaten die binnen deze doelstellingen passen. Het bestuur kan een voorgedragen kandidaat weigeren als hij of zij niet aan deze doelstellingen voldoet. 3.5 Uitbestede werkzaamheden Het bestuur heeft onder behoud van zijn verantwoordelijkheden de pensioenadministratie, het vermogensbeheer, de beleggingsadministratie en de bestuursondersteuning uitbesteed aan professionele externe partijen. Aan de uitbesteding ligt een door het bestuur vastgesteld uitbestedingsbeleid ten grondslag. Een nadere beschrijving van het uitbestedingsbeleid is vastgelegd in bijlage 3. Pensioenadministratie De pensioenadministratie wordt uitgevoerd door AZL te Heerlen. Daarnaast verzorgt AZL onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur de rapportagestructuur ten behoeve van DNB. De overeenkomst is afgesloten per 1 januari 2013 en is voor een vijfjarige periode aangegaan. Vermogensbeheer Het vermogensbeheer wordt uitgevoerd door verschillende externe vermogensbeheerders, te weten F&C, BlackRock, Altera Vastgoed N.V. en KAS BANK N.V.. Hierbij beheert BlackRock de aandelenportefeuille, Altera de vastgoedportefeuille, beheert KAS BANK N.V. de valuta-afdekking van de aandelenportefeuille en F&C de overige beleggingen. Pagina 14 van 113
Beleggingsadministratie De beleggingsadministratie is belegd bij KAS BANK N.V.. Advisering Als adviserend actuaris van het fonds is Towers Watson B.V. benoemd. De adviserend actuaris adviseert het bestuur over de financiële opzet van het fonds en de grondslagen waarop het rust. Daarnaast geeft hij gevraagd en ongevraagd adviezen over onder andere het premie-, toeslag- en beleggingsbeleid. Tevens begeleidt hij het bestuur desgevraagd met beleidsadviezen over uiteenlopende fondsaangelegenheden. Daarnaast kan het bestuur in specifieke gevallen besluiten om voor haar advisering gebruik te maken van andere partijen. Het bestuur borgt dat de adviserend actuaris van het fonds en de adviserend actuaris van de aangesloten werkgever(s) in persoon niet dezelfde zijn. Het bestuur heeft tevens een externe beleggingsadviseur, Towers Watson B.V., aangesteld. Onder de werkzaamheden van de beleggingsadviseur vallen alle denkbare beleggingsadvieswerkzaamheden, zoals de beleidsvoorbereiding met betrekking tot de inhoud van de beleggingsportefeuille en het bijwonen en opstellen van de notulen van vergaderingen van de beleggingsadviescommissie. Bestuursondersteuning Voor bestuursondersteuning maakt het bestuur gebruik van Montae Bestuurscentrum B.V. (hierna: Montae). Het betreft hier de operationele ondersteuning, waaronder het organiseren, bijwonen en notuleren van vergaderingen. De afspraken tussen SPUN en Montae zijn vastgelegd in een uitbestedingsovereenkomst. 3.6 Beheersmaatregelen en interne controle 3.6.1 Intern toezicht Het bestuur onderschrijft de principes voor goed fondsbestuur zoals vastgelegd in de Code Fondsen en/of in de Pensioenwet. Het bestuur geeft invulling aan de principes die betrekking hebben op het bestuur maar behoudt zich het recht voor om hier van af te wijken. Indien zij hiervan afwijkt zal dit gemotiveerd worden verantwoord in het jaarverslag van het fonds. Het bestuur beschikt onder meer over een geschiktheidsplan en een gedragscode. Daarnaast evalueert het bestuur periodiek zijn eigen functioneren, zowel van het bestuur als van de individuele bestuursleden. Ook heeft het bestuur een communicatiebeleidsplan opgesteld. Het fonds kent een intern toezicht in de vorm van een visitatiecommissie. Het bestuur hanteert een uitgebreid maar efficiënt functionerend risicomanagementbeleid en -proces dat als basis dient voor het bestuurlijk functioneren en evenwichtig behartigen van de belangen van haar stakeholders. Pagina 15 van 113
3.6.2 Monitoring Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne controlemaatregelen gericht op de juiste en volledige registratie van de gegevens van het fonds. Om de kwaliteit van uitbestede werkzaamheden te waarborgen, heeft het fonds SLA s met betrokken partijen afgesloten: AZL. Deze SLA wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig herzien. In de SLA is vastgelegd dat de uitvoerder werkzaamheden zal uitvoeren op het gebied van: o het uitvoeren van de verzekerdenadministratie, uitmondend in het op de beoogde tijdstippen doen uitbetalen van de juiste uitkeringen aan de rechthebbenden; o het beheren van de toevertrouwde middelen; o het communiceren op pensioengebied met alle belanghebbenden; het voeren van een financiële administratie, inclusief administratie van de beleggingen en periodieke verslaglegging, waaronder het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag; De vermogensbeheerders. Hierin zijn vastgelegd de beleggingsrichtlijnen en de overeengekomen rapportages; KAS BANK voor de beleggingsadministratie en de valuta-afdekking. 3.6.3 Financieel crisisplan Het fonds heeft een financieel crisisplan opgesteld. Hierin zijn de maatregelen beschreven die het bestuur op korte termijn effectief in kan zetten, ingeval de dekkingsgraad zich in korte tijd zeer snel beweegt richting kritische waarden, waardoor het realiseren van de doelstelling van het fonds in gevaar komt. Dit financieel crisisplan is opgenomen in bijlage 4 van deze abtn. Het crisisplan wordt tenminste jaarlijks geëvalueerd. 3.6.4 Haalbaarheidstoets De haalbaarheidstoets is een stochastische toets die inzicht geeft in de samenhang tussen de financiële opzet, het verwachte pensioenresultaat en de risico s die daarbij gelden. De economische scenario s zijn voorgeschreven. De haalbaarheidstoets heeft de continuïteitsanalyse en de consistentietoets vervangen. In de haalbaarheidstoets wordt een projectie van de financiële situatie van het fonds voor een lange periode (60 jaar) gemaakt voor een veelvoud aan economische scenario s (stochastische analyse). De haalbaarheidstoets heeft als doel inzicht te geven in: De gevolgen van de financiële opzet van het fonds; De verwachtingen en risico s, met name ten aanzien van koopkrachtbehoud; De consistentie en evenwichtigheid van het beleid; De haalbaarheid en consistentie van het premiebeleid; De herstelkracht van het fonds. Pagina 16 van 113
Het voorbereiden van en uitvoering geven aan de haalbaarheidstoets vindt plaats binnen de BAC. De BAC rapporteert tussentijds over de voortgang aan het dagelijks bestuur, dat op haar beurt governance als aandachtsgebied heeft en tevens aanspreekpunt voor het VO, de toezichthouder DNB en sociale partners is. Dit stelt het dagelijks bestuur in staat om de stakeholders tijdig en zorgvuldig mee te nemen in het proces. Het bestuur stelt de uitkomsten van de haalbaarheidstoets vast. Op deze wijze wordt geborgd dat uitvoering, vaststelling en verantwoording een geïntegreerd en efficiënt verlopend proces is. De belangrijkste uitkomst waarnaar gekeken wordt in de haalbaarheidstoets is het pensioenresultaat. Dit is een maatstaf voor koopkrachtbehoud. Het bestuur heeft uitvoering gegeven aan de haalbaarheidstoets. De uitkomsten zijn opgenomen in paragraaf 2.2. 3.6.5 Extern toezicht Het bestuur heeft KPMG als waarmerkend accountant aangesteld. Deze accountant controleert jaarlijks de jaarrekening en de staten voor De Nederlandsche Bank N.V. (DNB). Vervolgens doet de accountant verslag van zijn werkzaamheden in de vorm van een accountantsverklaring, een management letter en een verslag aan het bestuur. De overeenkomst met KPMG is ingegaan op 1 januari 2014 en heeft een looptijd van drie jaar. Het bestuur heeft Triple A als certificerend actuaris aangesteld. De certificerend actuaris beoordeelt of voldaan wordt aan artikelen 126 tot en met 140 van de Pensioenwet. Dit betekent onder andere dat hij een oordeel vormt over de financiële positie van het fonds, de toereikendheid van de premie en de voortgang van een eventueel herstelplan. De certificerend actuaris rapporteert één maal per jaar aan het fondsbestuur door middel van een actuarieel rapport en een actuariële verklaring. Rapportage vindt plaats uiterlijk 30 juni van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de rapportage betrekking heeft. 3.6.6 Integriteit & Compliance Het fonds kent een integriteitsbeleid, als onderdeel van een integere en beheersbare bedrijfsvoering. Jaarlijks voert het bestuur op een vast tijdstip een concrete risicoanalyse uit. Zo bespreekt het bestuur collectief de (eventuele) nevenfuncties, ontvangen uitnodigingen en relatiegeschenken en waar mogelijk sprake kan zijn van een (eventuele) (schijn van) belangenverstrengeling. Gelijktijdig worden ook de beheersmaatregelen geëvalueerd. Deze analyse, waarvan de uitkomsten uiterlijk in augustus 2015 aan DNB zullen worden gerapporteerd, heeft in juni 2015 plaatsgevonden. Het bestuur heeft vastgesteld dat er van enige (schijn van) belangenverstrengeling geen sprake is en dat de risico s beheersbaar zijn. Pagina 17 van 113
Kernelementen van het beleid zijn: het fonds kent in specifieke situaties een expliciete scheiding van belangen en handelt hier ook naar; persoonlijke integriteit is een vast onderdeel van de (her)benoemingsprocedure van (kandidaat-)bestuursleden en door het bestuur te benoemen adviseurs; het fonds voorkomt dat sprake is van personele unies op het niveau van beleidsbepalers of medebeleidsbepalers tussen het fonds en derden waaraan werkzaamheden worden uitbesteed, tenzij sprake is van uitbesteding van werkzaamheden aan de werkgever; het fonds heeft een gedragscode, inclusief een incidentenregeling (bijlage 5 bij deze abtn), een klokkenluidersregeling en een regeling voor gebruik van fondseigendommen. Deze gedragscode is van toepassing op alle door het bestuur aangewezen verbonden personen; in de overeenkomsten met de uitbestedingspartijen is opgenomen dat incidenten, ongeacht de oorzaak en omvang, zo snel als mogelijk na het bekend worden hiervan aan het fonds worden gemeld, zodat het fonds in staat is hier melding van te doen aan DNB en, waar nodig, maatregelen te treffen. Incidenten en als gevolg hiervan genomen maatregelen (waaronder begrepen de aangifte bij de justitiële autoriteiten) worden in een register bij het fonds vastgelegd; het fonds heeft beleid geformuleerd aangaande door de Minister opgelegde sancties en maatregelen getroffen om deze jegens derde landen uit te kunnen voeren (Sanctiewet 1977). Zo maakt dit onderdeel uit van het uitsluitingsbeleid aangaande de beleggingen en wordt gemonitord of uitbestedingspartijen zelf ook voldoende maatregelen hebben genomen om compliant te zijn met deze wet- en regelgeving; integriteit is één van de criteria van het uitbestedingsbeleid. Vast onderdeel van een selectieproces is het opvragen van onder meer de gedragscode en het beleid aangaande integriteit en het beoordelen van het integriteitsbeleid bij de desbetreffende partij. Als compliance officer en vertrouwenspersoon is door het fonds aangesteld de heer E.G. Vollenbroek. De compliance officer bewaakt dat het fonds voldoet aan de voor het fonds van toepassing zijnde actuele wet- en regelgeving op het gebied van compliance. Zo is hij belast met het toezicht op de naleving van de bepalingen uit de gedragscode. De taken en bevoegdheden van de compliance officer van het fonds zijn vastgelegd in de compliance regeling van het fonds. De compliance officer geeft jaarlijks een schriftelijke terugkoppeling aan het bestuur over zijn bevindingen inzake compliance. Tevens wordt een samenvatting van zijn rapportage toegevoegd aan het jaarverslag. In het derde kwartaal van 2015 evalueert zal het bestuur in samenspraak met de compliance officer het bestaande compliance beleid evalueren en waar nodig aanpassen. Pagina 18 van 113
3.6.7 Communicatiebeleidsplan Het bestuur beschikt over een communicatiebeleidsplan waarin het communicatiebeleid voor een aantal jaren is vastgelegd. Aan het communicatiebeleid liggen de begin 2015 door het bestuur vastgestelde, communicatie beliefs ten grondslag. Hiervoor wordt verwezen naar bijlage 6. Het communicatiebeleidsplan beschrijft onder meer de afzonderlijke doelgroepen, de inzet van de beschikbare middelen en wettelijke termijnen. Dit plan wordt steeds op jaarbasis uitgewerkt in een actieplan en in voorkomende gevallen periodiek aangepast. Het communicatiebeleidsplan dient als basis voor de communicatie met de (gewezen) deelnemers en overige belanghebbenden. In mei 2015 heeft het bestuur de website conform het Pensioen 1-2-3 principe laten aanpassen. In de tweede helft van 2015 zal het bestuur verdere invulling aan dit principe geven (waaronder de startbrief) en ook uitvoering geven aan de implementatie van de Wet op de pensioencommunicatie. 3.6.8 Informatie en verslaglegging Het bestuur wordt voorzien van managementinformatie die van belang is voor de beleidsvoorbereiding (niet limitatief): financiële cijfers. Per maand wordt de dekkingsgraad van het fonds en de performance van de vermogensbeheerders verstrekt. Per kwartaal vindt een uitgebreidere rapportage van de vermogensbeheerders plaats. Per jaar wordt het jaarverslag opgesteld; de interne en externe ontwikkelingen die relevant zijn voor het fonds; de ontwikkelingen met betrekking tot het belegd vermogen; de voortgang van de pensioenadministratie; ontwikkelingen op pensioengebied; de voortgang van het communicatiebeleidsplan; de integrale risicomanagement rapportage die op kwartaalbasis wordt verstrekt en binnen het bestuur wordt besproken. Jaarlijks stelt het bestuur een begroting op. Op kwartaalbasis wordt aan het bestuur gerapporteerd over de ontwikkeling van de werkelijke kosten ten opzichte van de begroting en de verwachting van de kosten voor het gehele jaar. Deze rapportages worden tevens besproken met het verantwoordingsorgaan. Het fonds rapporteert op kwartaalbasis aan DNB de ontwikkelingen in het belegd vermogen en de technische voorzieningen volgens een vast format. Maandelijks wordt de dekkingsgraad aan DNB gerapporteerd. Het bestuur stelt jaarlijks de statutaire jaarrekening en verslagstaten voor DNB vast. Pagina 19 van 113
3.6.9 Geschiktheidsbevordering en opleidingsbeleid Bij het bevorderen van de geschiktheid van de individuele bestuursleden en het bestuur als geheel, handelt het bestuur in overeenstemming met de Beleidsregel geschiktheid 2012 en de Handreiking geschikt fondsbestuur dat door de pensioenkoepels is opgesteld. Het fonds beschikt over een geschiktheids- en scholingsplan, inclusief functieprofielen, waarin het beleid ten aanzien van geschiktheids- en competentie-bevordering is vastgelegd. Doel is dat de bestuursleden over voldoende kennis, inzicht en oordeelsvorming en competenties beschikken om hun taken te volbrengen. Als de aanwezige geschiktheid en competenties afwijken van de gewenste geschiktheid en competenties wordt per bestuurslid vastgelegd welke stappen worden ondernomen om te komen tot de gewenste deskundigheid. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van het individueel of collectief volgen van een pensioenopleiding of een seminar. Maar ook organiseert het bestuur jaarlijks een aantal themabijeenkomsten om in collectief verband stil te staan bij relevante ontwikkelingen en dossiers. Het geactualiseerde geschiktheids- en opleidingsplan is per 1 juli 2015 geactualiseerd. De voortgang van het opleidingsplan wordt halfjaarlijks geëvalueerd. Bij toetreding tot het bestuur van nieuwe bestuursleden wordt het inwerken verzorgd en begeleid door het dagelijks bestuur aan de hand van een introductieprogramma. Het bestuur volgt jaarlijks diverse vaktechnische cursussen inzake pensioenen om zich op de hoogte te houden over nieuwe ontwikkelingen. Pagina 20 van 113
4. Risicomanagement Het fonds maakt gebruik van een integrale risicomanagementmethodiek om zijn doelstellingen te realiseren. Tenminste eenmaal per jaar worden de risk-appetite, bruto risico s, beheersingsmaatregelen en de resterende netto risico s door het bestuur geïnventariseerd en geanalyseerd. Op kwartaalbasis stelt de Commissie Beleid & Uitvoering een risicomanagementrapportage op welke met het voltallige bestuur wordt besproken. Deze aanpak draagt bij aan het in control zijn van het bestuur en geeft het fonds inzicht in de mate van interne beheersing. De belangrijkste financiële en nietfinanciële rapportages kunnen als volgt worden omschreven: Matching-/renterisico Dit is het risico als gevolg van het niet gematcht zijn van activa en passiva (inclusief off balance posten) dan wel inkomsten en uitgaven in termen van rentevoet, rentetypische looptijden, basisvaluta, liquiditeit typische looptijden en gevoeligheid voor ontwikkeling in prijspeil. Het fonds beheerst dit op langere termijn aanwezige risico door onder meer: het analyseren van de effecten van het gevoerde beleggings-, premie- en toeslagenbeleid voor de verwachte premieontwikkeling voor de komende jaren; het uitvoeren van ALM-studies en/of (on)gevraagd advies vanuit de beleggingsadviescommissie op basis waarvan het beleggingsbeleid en het afdekbeleid (rente- en valutarisico) worden geformuleerd; het hanteren van mandaten, functiescheidingen, etc. en het monitoren van de uitvoering van het beleggingsbeleid en afdekbeleid aan de hand van periodieke door de Beleggingsadviescommissie te beoordelen of te verstrekken rapportages. Het fonds heeft het renterisico afgedekt. Deze afdekking wordt in eerste instantie ingevuld met obligaties en vervolgens aangevuld / gefinetuned met renteswaps. De rentegevoeligheid van de euro staatsobligaties, LDI-pools en de in euro gedenomineerde bedrijfsobligaties worden meegenomen in het berekenen van de renteafdekking. Liquiditeitsrisico Liquiditeitsrisico is het risico op kortere termijn dat inkomende kasstromen (zoals premie-inkomsten en directe beleggingsrendementen) kleiner zijn dan uitgaande kasstromen (bijvoorbeeld uitkeringen en ingenomen derivaten-posities). Er zijn dan onvoldoende liquide middelen beschikbaar om op korte termijn aan de verplichtingen te kunnen voldoen. Dit risico wordt als gering geschat aangezien de pensioenuitkeringen voor een belangrijk deel kunnen worden voldaan uit de ontvangen premies en directe beleggingsopbrengsten en bovendien verreweg het grootste deel van de beleggingsportefeuille bestaat uit liquide vermogenstitels. Het fonds heeft in dit verband onder meer een liquiditeitenbeleid geformuleerd dat is vastgelegd in het beleggingsplan 2015-2016. Pagina 21 van 113
Marktrisico Dit is het risico als gevolg van het blootstaan aan wijzigingen in marktprijzen van verhandelbare financiële instrumenten binnen een (handels-) portefeuille. Feitelijk betreft het hier aandelen en vastgoed. De vastrentende waarden kunnen onder het matching-/renterisico worden geschaard. Wijzigingen in marktomstandigheden hebben altijd direct invloed op het beleggingsresultaat, aangezien alle beleggingen worden gewaardeerd op marktwaarde waarbij waardewijzigingen onmiddellijk worden verwerkt in het saldo van baten en lasten. Dit risico wordt beheerst door het aanbrengen van een goede spreiding binnen de portefeuille (diversificatie). Het fonds verwacht verder dat dit risico middels een risicopremie wordt beloond en hanteert als uitgangspunt dat deze premie in een evenwichtige verhouding tot het te lopen risico staat. Kredietrisico Het risico dat een tegenpartij contractuele of andere overeengekomen verplichtingen (waaronder verstrekte kredieten, leningen, vorderingen, ontvangen garanties) niet nakomt al dan niet als gevolg van het aan restricties onderhevig zijn van buitenlandse betalingen. Dit risico wordt onder meer beheerst door: controle op naleving van de vastgestelde normen en mandaten door de vermogensbeheerders ten aanzien van de portefeuillespreiding naar geografische gebieden, landen, ratings en soorten debiteuren en het werken met standaardovereenkomsten, selecteren van tegenpartijen met een goede reputatie, beoordeling van kredietwaardigheid van tegenpartijen en het verlangen van onderpand voor zover het derivatentransacties betreft. F&C hanteert één centrale tegenpartij voor de derivaten in de LDI-pools, J.P. Morgan. Wanneer de derivaten in de pools een voor het fonds negatieve waarde krijgen, hoeft in principe geen onderpand te worden gestort; dit komt uit het LDI Euribor Fund. Wanneer de derivaten in de LDI-pools een voor het fonds positieve waarde krijgen, dan zal J.P. Morgan onderpand storten. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar het beleggingsplan 2015. Verzekeringstechnisch risico Het risico dat uitkeringen (nu dan wel in de toekomst) niet gefinancierd kunnen worden vanuit premie- en/of beleggingsinkomsten als gevolg van onjuiste en/of onvolledige (technische) aannames en grondslagen bij de ontwikkeling en premiestelling van het product. Het fonds beheerst dit risico onder meer door: het hanteren van actuele sterftetabellen; het periodiek evalueren van de herverzekerde risico's; het hanteren van prudente aannames ten aanzien van beleggingsrendementen en inflatie; het periodiek evalueren van de gehanteerde rekenrente bij de gedempte premie; het periodiek evalueren van de flex- en uitruilfactoren. Pagina 22 van 113
Het fonds heeft het overlijdens- en arbeidsongeschiktheidsrisico herverzekerd bij ElipsLife. De overeenkomst is ingegaan op 1 januari 2013 en is aangegaan voor de periode van drie jaar. Hierbij heeft het bestuur in verband met de bijzondere bedrijfsactiviteiten van beide aangesloten werkgevers nadrukkelijk gekeken naar de door ElipsLife gehanteerde contractsvoorwaarden. Het bestuur zal deze overeenkomsten in het derde kwartaal van 2015 evalueren. Afhankelijk van de uitkomsten zal worden besloten een selectieproces voor een nieuwe verzekeraar te starten dan wel de overeenkomst, al dan niet onder gewijzigde voorwaarden, per 1 januari 2016 te continueren. Omgevingsrisico Het risico als gevolg van buiten de instelling of groep komende veranderingen op het gebied van concurrentieverhoudingen, belanghebbenden, reputatie en ondernemingsklimaat. Dit risico is voor het fonds in beperkte mate beheersbaar. Relevante beheersmaatregelen zijn: lidmaatschap van de Raad van Advies van AZL N.V.; lidmaatschap van brancheverenigingen als de Pensioenfederatie; het communicatiebeleidsplan van het fonds; het deskundigheids- en scholingsplan van het fonds; een jaarlijkse, door externen begeleide, strategiebijeenkomst; het periodiek analyseren van de effecten van ontwikkelingen in de bedrijfstak Grootmetaal en de geldende verplichtstellingsbeschikking; periodieke overleggen met sociale partners als opdrachtgever aan het fonds. Operationeel risico Het risico samenhangend met ondoelmatige of onvoldoende doeltreffende procesinrichting dan wel procesuitvoering. De operationele risico s ten aanzien van uitbesteding zijn meegenomen onder het uitbestedingsrisico. Het operationele risico ten aanzien van het bestuur wordt onder meer beheerst door: het werken met een deskundigheids- en opleidingsplan; een professionele bestuursondersteuning dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse uitvoering zodat het bestuur zich kan focussen op strategie, beleid en monitoring; een evenwichtige samenwerking die periodiek wordt geëvalueerd; het werken met bestuurlijke commissies die beleid voorbereiden, processen toetsen en definiëren en uitvoering geven aan genomen bestuursbesluiten; het borgen van bestuurlijke continuïteit. In de eerste helft van 2105 heeft het bestuur het geschiktheids- en opleidingsplan geactualiseerd. Dit plan zal per 1 juli 2015 in werking treden en heeft een looptijd van twee jaar. Dit laat onverlet dat het dit document tussentijds kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe wetgeving of wijzigingen in de bestuurssamenstelling. Verder maakt het bestuur gebruik van Montae voor externe Pagina 23 van 113
bestuursondersteuning als ook van eshare. Dit is een online tool waarmee het bestuur beschikking heeft over alle actuele fondsdocumenten, notulen, rapportages en waarmee zij de voortgang van uitvoering / acties kan monitoren. Uitbestedingsrisico Het risico dat de continuïteit, integriteit en/of kwaliteit van de aan derden uitbestede werkzaamheden dan wel door deze derden ter beschikking gestelde apparatuur en personeel wordt geschaad. Dit risico wordt onder meer beheerst door: het jaarlijks evalueren van uitbestedingspartijen en adviseurs; voorafgaand aan een eventuele opdracht wordt de uitbestedingspartij of adviseur gevraagd een kostenbegroting af te geven op basis waarvan het fonds een besluit neemt; het beoordelen van nieuwe en bestaande contracten op met name marktconformiteit (kosten, exit clausules, looptijd, etc.); het voorafgaand aan en gedurende het contract beoordelen van uitbestedingspartijen op hun interne beheersingssysteem (zoals IT security, beloningsbeleid, compliance beleid, eventuele onderaannemers) en continuïteit; het vastleggen, monitoren en (waar nodig) periodiek bijstellen van processen zoals het betalen van pensioenuitkeringen, het rapporteren aan DNB via e-line, IT processen etc.. Het bestuur geeft een uitgebreid uitbestedingsplan waarin alle criteria ten aanzien van uitbesteding zijn opgenomen. Jaarlijks worden alle adviseurs en uitbestedingspartijen geëvalueerd. De uitkomsten kunnen aanleiding geven tot het wijzigen van bestaande afspraken / overeenkomsten of bijvoorbeeld het wijzigen van personen waarbij de relatie met de contractspartij blijft bestaan. IT-risico Het risico dat bedrijfsprocessen en informatievoorziening onvoldoende integer, niet continue of onvoldoende beveiligd worden ondersteund door IT. Hierbij wordt verwezen naar het uitbestedingsrisico. Integriteitsrisico Het risico dat de integriteit van de instelling dan wel het financiële stelsel wordt beïnvloed als gevolg van niet integere, onethische gedragingen van de organisatie, medewerkers dan wel van de leiding in het kader van wet- en regelgeving en maatschappelijke en door de instelling opgestelde normen. Het fonds kent een compliance beleid. Onderdeel van dit beleid is de gedragscode. Tevens heeft het fonds een externe compliance officer benoemd die jaarlijks toetst of de gedragscode is / wordt nageleefd door de door het fonds aangewezen insiders en verbonden personen. Tevens geeft de compliance officer (on)gevraagd advies over het compliance beleid en informeert hij het fonds proactief over voor het fonds relevante ontwikkelingen. Verder past het bestuur het vier-ogenprincipe toe. Pagina 24 van 113
Juridisch risico Het risico samenhangend met (veranderingen in en naleving van) wet- en regelgeving, het mogelijk bedreigd worden van haar rechtspositie, met inbegrip van de mogelijkheid dat contractuele bepalingen niet afdwingbaar of niet correct gedocumenteerd zijn. Het bestuursbureau beoordeelt contracten, reglementen en transacties en wint waar nodig advies in bij c.q. maakt gebruik van ondersteuning van gespecialiseerde externe juristen. Daarnaast houdt het bestuur een contractenregister bij aan de hand waarvan periodiek wordt getoetst op opzegtermijnen, eventueel noodzakelijke offertetrajecten, risico s en marktconformiteit. Voorts volgt het bestuur, daarin gesteund door de adviserend actuaris, relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Dit aan de hand van onder meer bevindingen van de certificerend actuaris en/of de waarmerkend accountant, guidelines van DNB/AFM, nieuwsbrieven en seminars. Pagina 25 van 113