De Clercq Advocaten Notariaat Aan: Avalex: Jack Kuin, Teun van Genderen Van: Ernst van Win, Renée van der Zwan CC: Datum: 3/24/2017 Betreft: De positie en de bevoegdheden van de OR-bestuurder binnen Avalex Aanleiding Naar aanleiding van het debat over de betrokkenheid van de OR bij de opdrachtverstrekking aan een externe deskundige over de governance van Avalex, heeft de directeur ons gevraagd in een beknopt memo uiteen te zetten op welke wijze de OR-bestuurder binnen Avalex zou behoren functioneren op basis van de huidige afspraken en regelgeving. Voor de organisatie is het van belang dat op een duidelijke, gestructureerde wijze overleg gevoerd wordt met de organen die op een bepaalde wijze betrokken (dienen te) zijn bij bepaalde besluiten. Het voorliggende memo gaat uitsluitend in op de besluitvorming over de onderwerpen die liggen binnen het medezeggenschapsdomein van de ondernemingsraad. Volledigheidshalve merken wij op dat op dit moment het buiten kijf staat dat Avalex verplicht is een ondernemingsraad in te stellen en in stand te houden. Wettelijk kader De directeur van Avalex vervult conform de Instructie voor de directeur, artikel 4, de rol van bestuurder ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden. Deze aanwijzing strookt met de strekking van artikel 46d, sub a van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Ingevolge artikel 1, eerste lid, sub e van de WOR is de bestuurder: hij die alleen dan wel tezamen met anderen in een onderneming rechtstreeks de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid. Lid 4 van dit artikel bepaalt dat de bestuurder voor de toepassing van de WOR niet wordt geacht te behoren tot de bij de onderneming werkzame personen. De bestuurder voert het overleg met de ondernemingsraad namens de onderneming, zo blijkt uit artikel 23 van de WOR. De bestuurder is aldus de persoon die ervoor zorg dient te dragen dat de rechten en verplichtingen uit hoofde van de WOR ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
De rechten en verplichtingen behelzen: - Artikel 17, 18, 22: De ondernemer faciliteert de behoorlijke taakvervulling door de ondernemingsraad in de breedste zin des woords, althans in ieder geval op het niveau van het beschikbaar stellen van voorzieningen, tijd en financiële middelen voor zover deze redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor die behoorlijke taakvervulling. - Artikel 23: De overlegvergaderingen en de verplichting voor de ondernemer overleg te voeren over buiten de vergadering gedane voorstellen. - Artikel 23a: Roulerend voorzitterschap bestuurder en voorzitter ondernemingsraad. - Artikel 24 lid 1 en 2: Tweemaal per jaar overleg over de algemene gang van zaken. Bij deze vergaderingen dient een vertegenwoordiging van de Raad van Commissarissen aan te sluiten. - Artikel 25: Een limitatieve opsomming van de onderwerpen van voorgenomen besluiten waarover de ondernemer advies moet vragen aan de OR. De ondernemer legt de voorgenomen besluiten schriftelijk aan de OR voor. Zodra de ondernemer een besluit heeft genomen, deelt hij dat besluit met de OR en legt hij zo nodig uit waarom het advies van de OR geheel of gedeeltelijk niet is gevolgd. Met de uitvoering van een besluit dat afwijkt van het advies van de OR wordt niet eerder dan 1 maand na de kennisgeving aangevangen. - Artikel 27: Een limitatieve opsomming van onderwerpen van voorgenomen besluiten die instemming van de OR behoeven. - Artikel 30: De ondernemer stelt de OR in staat advies uit te brengen over de voorgenomen aanstelling of ontslag van een bestuurder. - Artikel 31 31f: De ondernemer verstrekt alle informatie en inlichtingen die de OR voor een behoorlijke taakvervulling nodig heeft (artikel 20 legt overigens een strikte geheimhoudingsplicht op aan de leden van de OR). De overige artikelen vullen dit recht op informatie van de OR nader in. Van belang is voor Avalex nog het bepaalde in artikel 46d, sub b, van de WOR. Avalex is een openbaar lichaam, waarbinnen het politieke primaat geldt. Dat betekent ook dat het domein van de OR beperkt is tot dat deel van de besluiten die personele gevolgen hebben. De rechtspraak maakt een onderscheid tussen de besluiten die door democratisch gelegitimeerde organen worden genomen en de personele gevolgen die aan die besluiten zijn verbonden. Alleen wanneer die personele gevolgen concreet en actueel zijn, vallen de besluiten binnen het domein van de OR. Zodra de uitvoering van de besluiten leidt tot personele gevolgen, dient de OR zijn medezeggenschapsrechten te kunnen uitoefenen. Dit maakt dat de vaststelling of een voorgenomen besluit valt binnen het domein van de OR al een complexe kwestie, waar het bestuur, de WOR-bestuurder en de OR hun eigen visie op kunnen hebben. Wij raden de directeur en de OR aan de tweejaarlijkse algemene overlegvergaderingen te gebruiken om te bespreken
welke besluiten verwacht kunnen worden, zodat vroegtijdig een standpunt betrokken kan worden op de vraag of een verwacht besluit binnen het domein van de OR valt. Adviezen over positie van de WOR-bestuurder van Avalex Nu de directeur van Avalex als bestuurder in de zin van de WOR is aangewezen door het bestuur van Avalex is het voor een goede werking van Avalex van belang dat de communicatie met de OR en over onderwerpen die de OR aangaan via de directeur lopen. De directeur dient de OR volledig te kunnen voorzien van de informatie die hij nodig heeft om de medezeggenschapsrechten behoorlijk te kunnen uitoefenen. Daartoe dient de directeur ook door het bestuur in staat gesteld te worden, indien het bestuur voornemens is besluiten te nemen die binnen het domein van de OR liggen. NB: wij spreken bewust van bestuur, omdat dit zowel voor het AB als het DB geldt. Dit vergt duidelijke afspraken over de wijze waarop de communicatie verloopt, wanneer het bestuur voornemens is besluiten te nemen die binnen het domein van de OR (lijken te) vallen. Het bestuur zal in die gevallen de directeur in staat moeten stellen het voorgenomen besluit tijdig aan de OR voor te leggen. Zodra de directeur meent dat een voorgenomen bestuursbesluit binnen het domein van de OR valt zal het bestuur dat standpunt van de directeur dus ook dienen te volgen. De directeur heeft aldus richting het bestuur een adviserende functie over de medezeggenschapsrechten binnen Avalex. Nadat het bestuur een voorgenomen besluit heeft vastgesteld, gaat de directeur vervolgens in overleg met de OR, waarna de OR zijn advies of zijn (positief of negatief) instemmingsbesluit aan het bestuur voorlegt. Het bestuur neemt vervolgens het besluit. De directeur deelt het besluit met de OR en in het geval dat het besluit niet overeenkomt met het advies of besluit van de OR dient het bestuur tezamen met de directeur een goede motivering aan dat besluit ten grondslag te leggen. De directeur legt aan het bestuur verantwoording af over de invulling van de rol als bestuurder in de zin van de WOR. De OR spreekt in beginsel uitsluitend met de directeur. Dat laat onverlet dat het op sommige moment van belang kan zijn dat de voorzitter (of een ander bestuurslid) van Avalex bij overleggen tussen de WOR-bestuurder en de OR aansluit. Wij raden evenwel aan dat uitsluitend in die gevallen te doen dat zowel de OR als de bestuurder de aanwezigheid van de voorzitter als wenselijk beschouwen.
Visuele weergave proces besluitvorming en medezeggenschap Directeur attendeert bestuur op betrokkenheid OR Directeur (zo nodig na ruggespraak met bestuur) neemt advies/besluit over Directeur deelt definitief besluit met OR Uitvoering kan van start Voorgenomen besluit bestuur (met personele gevolgen) Bestuur zorgt voor goede planning, opdat betrokkenheid OR daadwerkelijk gerealiseerd kan worden Directeur legt voorgenomen besluit met adviesaanvraag voor aan OR OR overlegt met directeur OR brengt advies uit / neemt besluit Directeur neemt (zo nodig na ruggespraak met bestuur) advies/besluit niet over Directeur deelt besluit met OR en motiveert afwijking Uitvoering van besluit niet eerder dan 1 maand na bekendmaking besluit OR kan naar OK/kantonrechter
Conclusies De positie van de WOR-bestuurder in een openbaar lichaam als Avalex, een politieke omgeving, is een unieke. De politieke dimensie van de organisatie vergt duidelijke werkafspraken en een goede rolverdeling om te zorgen dat de organisatie goed kan blijven draaien, de politieke dimensie haar primaat behoudt en recht wordt gedaan aan de medezeggenschapsrechten van de werknemers van Avalex. De rol van de WOR-bestuurder is daarin bepalend: de WOR-bestuurder en directeur is vast en enig aanspreekpunt voor de OR en vanuit het bestuur. De directeur waakt er in de richting van het bestuur voor dat de medezeggenschapsrechten worden gerespecteerd en communiceert met de OR over de voorgenomen besluiten van het bestuur en de gevolgen die aan advies en besluiten van de OR worden gegeven. Voor het zorgvuldig verlopen van dit proces draagt de directeur de verantwoordelijkheid. Het bestuur dient ervoor te zorgen dat de directeur die verantwoordelijkheid te nemen, terwijl de directeur op zijn beurt aan het bestuur verantwoording aflegt over de invulling van de rol als WOR-bestuurder. De Instructie voor de directeur zou op dit punt aangevuld kunnen worden, omdat het van belang blijft te bewaken dat de directeur de rol van WOR-bestuurder volwaardig kan blijven vervullen. Zodra wij vernemen dat de hiervoor geschetste invulling door de verschillende actoren binnen Avalex gedragen worden, schrijven wij met plezier een voorstel voor aanvullende bepalingen en de toelichting daarop.