Business Case Elektronische pakbon en palletlabel in de bouw en installatiesector 31 maart 2014
Inhoud Managementsamenvatting 1 1 Inleiding 4 1.1 Doelstelling 4 1.2 Onderzoek 5 1.3 Met dank aan 9 2 Achtergrond 10 2.1 Organisatorische context 10 2.2 Huidige situatie 11 2.3 Groothandels 12 2.4 Magazijnen 13 3 Huidige werkwijze 15 3.1 Aflevering 15 3.2 Pakboncontrole 15 3.3 Fysieke controle 16 3.4 Magazijninslag 19 3.5 Waargenomen trends en opvallende zaken 19 3.6 Verbeterpunten in de huidige situatie 21 3.7 Voorlopige conclusies goederenontvangstproces 22 4 Gewenste situatie 23 4.1 Aflevering 23 4.2 Pakboncontrole 23 4.3 Fysieke controle 24 4.4 Magazijn in- en uitslag 26 4.5 Randvoorwaarden 27 5 Baten, lasten en risico's 29 5.1 Baten en lasten voor de fabrikant en groothandel 29 5.2 Terugverdienmodel (ROI) in de opstartfase 30 5.3 Voordelen GS1-palletlabel 32 6 Goederenontvangstproces op de bouwplaats 34 6.1 Huidig ontvangstproces op de bouwplaats 34 6.2 Verbeteringen ontvangstproces op de bouwplaats 35 7 Conclusies en aanbevelingen 36 7.1 Conclusies 36 7.2 Aanbevelingen 36 All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014
Bijlage 1 - Magazijn types 38 Bijlage 2 - Verwerkingstijd pakbonnen 39 Bijlage 3 - Tijdsbesparing SSCC homogene pallets 40 Bijlage 4 - Tijdsbesparing SSCC heterogene pallets 41 Bijlage 5 - Totale kostenbesparing SSCC 42 All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014
Managementsamenvatting Huidige werkwijze In de bouw en installatiesector komen steeds vaker de voordelen van standaardisatie op het gebied van artikel- en handelsinformatie en van elektronische transactieberichten ter sprake. Het gebruik van de identificatiestandaard op de artikelen neemt toe. Voor deze business case is onderzocht of er identificatiestandaarden en/of transactieberichten zijn die nog niet in deze sector worden gebruikt, maar wel binnen de processen in de bouw en installatiesector tot optimalisatie kunnen leiden. Om de huidige werkwijze in kaart te brengen en verbeterpunten vast te stellen, is gesproken met fabrikanten en groothandels in de installatiesector, groothandels en aannemers in de bouwsector en experts uit beide sectoren. Hierbij is duidelijk geworden dat een grote efficiencyslag kan worden gemaakt bij het proces van goederenontvangst, vooral bij de groothandels. Dit proces is daarom nader onderzocht en uitgewerkt. Bij en rond het goederenontvangstproces wordt er al op verschillende manieren getracht efficiënter te werken. Steeds meer bedrijven werken bijvoorbeeld met geavanceerde Warehouse Management Systemen. Desondanks zijn er verschillende verbeterpunten vastgesteld, waaronder: - Wanneer artikelen zijn voorzien van een GS1 artikelcode (GTIN) in het systeem en fysieke barcode kan identificatie sneller en makkelijker plaatsvinden. - Het gebruik van elektronische pakbonnen maakt het gebruik van een goederenontvangstformulier overbodig. - Het scheelt veel tijd als de fabrikant uitgebreide en correcte artikelinformatie aanlevert, volgens de juiste voorschriften. - Bij heterogene pallets kunnen ontvangst en ompak in magazijnkratten soms worden gecombineerd. - Bij homogene pallets zijn meer ompak- dan ontvangststations nodig en de inrichting hiervan kan beter worden afgestemd op de specifieke handelingen. Gewenste situatie Door artikelen te voorzien van een GS1 artikelcode in het systeem, maar ook fysiek met een barcodesymbool op het product, kan vooral bij groothandels een flinke efficiencyslag worden gemaakt bij het proces van de goederenontvangst. Zeker wanneer dit wordt gecombineerd met het gebruik van de elektronische pakbon en het palletlabel met de SSCC (Serial Shipping Container Code). De SSCC of GS1-verzendcode dient voor het uniek coderen van verzendeenheden. Een verzendeenheid is bijvoorbeeld een pakketje of een pallet met (om)verpakkingen van één of meer verschillende artikelen. Enkele voordelen hiervan: - Het gebruik van een GTIN die vertaald is in een barcodesymbool, levert een aanzienlijke tijdsbesparing op bij de identificatie van geleverde artikelen. - De toepassing van de elektronische pakbon maakt automatische pakboncontrole mogelijk en zorgt ervoor dat ontvangsten beter kunnen worden gepland en georganiseerd. - Het door GS1 ontwikkelde palletlabel, met de unieke SSCC, vormt de link naar de elektronische pakboninformatie en is tevens te gebruiken bij intern transport. Een pallet wordt dan gekoppeld aan een magazijnlocatie. - Ook kan de SSCC gebruikt worden voor eventuele tracking en tracing faciliteiten. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 1
Bij homogene pallets biedt de combinatie van een elektronische pakbon en een GS1- palletlabel de meeste voordelen. De heftruckchauffeur kan hiermee in een zeer kort tijdsbestek een pallet ontvangen en verplaatsen naar de juiste locatie in het magazijn. Maar ook bij heterogene pallets kan de ontvangst efficiënter verlopen door gebruik te maken van een GS1-palletlabel. Eén keer scannen volstaat om alle artikelen op de pallet te identificeren. Om de gewenste situatie daadwerkelijk te realiseren is het nodig aan diverse randvoorwaarden te voldoen. De beschikking over een WMS of ERP-pakket dat elektronische pakbonnen kan versturen en kan ontvangen is bijvoorbeeld noodzakelijk. Om gebruik te maken van de SSCC dient de fabrikant zijn pick-, belading-, verzend- en afleverproces (gestandaardiseerd) op orde te hebben. Overige randvoorwaarden vindt u op pagina 30. Baten en lasten In de baten- en lastenanalyse is gekeken naar de invoering van de elektronische pakbon. Voor het palletlabel is het lastiger een indicatie voor de kosten te maken, omdat deze veel meer op het organisatorische en procedurele vlak liggen. De pakboncontrole wordt bijna altijd nog handmatig uitgevoerd. Bij grotere groothandels gaat het al snel om tienduizenden pakbonnen per jaar. Dat deze nog handmatig worden ingevoerd resulteert in onnodige uitgaven en tijdsbesteding. Het levert bij de groothandels waarmee in het kader van deze business case is gesproken enorme besparingen op als dit proces wordt geautomatiseerd. Besparingen liggen tussen de 80.000 en 120.000 euro per jaar. Het werken met elektronische pakbonnen brengt ook andere voordelen met zich mee. Zo zullen er minder fouten worden gemaakt en zullen voorraadverschillen minder vaak voorkomen. Ook kan door de snellere verwerking van de inkomende goederen (zowel door toepassen van de elektronische pakbon als het palletlabel) het veiligheidsniveau van de voorraad worden verlaagd. Voor een individuele groothandel en fabrikant is het vaak minder rendabel te investeren in dergelijke ontwikkelingen. Dit verandert als een aantal toonaangevende partijen (groothandels en fabrikanten) samenwerken om de standaard geïmplementeerd te krijgen. Op deze manier wordt een standaard voor de bouw en installatiesector in de praktijk uitgewerkt en verankerd. Als met dit soort zaken rekening wordt gehouden, is het aannemelijk dat de investering binnen 4 jaar kan worden terugverdiend. De kosten en de terugverdientijd kunnen worden teruggebracht zodra meer partijen worden betrokken bij de implementatie in de opstartfase en waarbij gelijkertijd ook het volume van het aantal uitgewisselde elektronische pakbonnen toeneemt. Het gebruik van het GS1-palletlabel kan een groothandel bij een inkomende goederenstroom van 80.000 tot 140.000 pallets per jaar al snel een besparing opleveren van 70.000 tot 100.000 euro per jaar. Conclusies en aanbevelingen Het loont om de elektronische pakbon te implementeren binnen uw bedrijf. De grootste investering vindt plaats in de opstartfase. Vervolgens wordt het steeds lucratiever als meer leveranciers hieraan meewerken. Idealiter neemt de ERP-leverancier van de fabrikant en de WMS-leverancier van de groothandel de gestandaardiseerde berichten op in de software. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 2
Het is financieel interessant als groothandels zich gezamenlijk sterk maken voor de implementatie van de elektronische pakbon. Met name de grotere en toonaangevende groothandels kunnen het meest en het snelt profiteren van deze ontwikkeling. Samen werkt! Wanneer een aantal groothandels op projectmatige wijze samenwerkt om de elektronische pakbon te implementeren zal dit financieel aantrekkelijk zijn. Er ontstaat op deze manier een kritische massa, waarmee een sneeuwbaleffect kan worden gecreëerd. Verder is het van belang om de leveranciers van WMS- en ERP-systemen hierbij te betrekken en om commitment te verkrijgen op alle niveaus binnen organisaties. Als alle betrokken partijen samenwerken wordt de standaard verankerd in de sector en zullen de aansluitkosten per fabrikant te verwaarlozen zijn. Op die manier zal het gebruik van de elektronische pakbon een vlucht nemen en zal de bewerkelijke en handmatige verwerking van papieren pakbonnen tot het verleden behoren. Dit onderzoek vormt de basis voor de implementatie van het verzendbericht en het GS1- palletlabel. GS1 Nederland, S@les in de Bouw en ETIM ondersteunen en faciliteren dit proces. Met een eerste focus op de implementatie en het gebruik van de elektronische pakbon, is de introductie van het palletlabel met de SSCC een logische vervolgstap. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 3
1 Inleiding Efficiënter werken en kosten besparen: zeker onder de huidige economische omstandigheden is dat een mooi streven. En het is ook haalbaar! Nieuwe hard- en software kan bijvoorbeeld veel opleveren, evenals andere manieren van werken. In de meeste gevallen is standaardisatie een belangrijke voorwaarde om efficiëntere bedrijfsprocessen en betere communicatie te realiseren. Zonder standaardisatie is de kans op fouten groter, bijvoorbeeld omdat de informatie onjuist wordt geïnterpreteerd. Daarnaast worden dezelfde gegevens vaak meerdere malen ingevoerd. Ook heeft gestandaardiseerd werken het grote voordeel dat gegevens door de huidige informatieen automatiseringssystemen razendsnel kunnen worden verwerkt. Dat scheelt enorm veel tijd én kosten. In verschillende sectoren denk bijvoorbeeld aan de levensmiddelensector wordt standaardisatie al lange tijd met succes op brede schaal toegepast. En gelukkig ontdekt ook de bouw en installatiesector sinds een aantal jaar steeds vaker de voordelen van standaardisatie op het gebied van artikel- en handelsinformatie en van elektronische transactieberichten. Het gebruik van de identificatiestandaard op de artikelen neemt toe. Het gaat daarbij zowel om een administratieve toekenning van een Global Trade Item Number (afgekort als GTIN, voorheen bekend als EAN-nummer) als om een fysieke GTIN vertaald in een barcodesymbool op het product. Met een GTIN krijgt een product een uniek nummer dat wereldwijd snel herkenbaar en opvraagbaar is. Om de hele sector te laten profiteren van de grote voordelen die standaardisatie biedt, is het belangrijk dat standaarden breed worden toegepast. Dit geldt eveneens voor het gebruik van de ecom standaarden (ook bekend als EDI-standaarden en/of XMLstandaarden) waarmee op een elektronische en gestandaardiseerde wijze transactieberichten en informatie uitgewisseld kunnen worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan artikel- en handelsinformatie, orders, facturen en elektronische pakbonnen. De bouw en installatiesector kan door goed te kijken naar de mogelijkheden, voordelen en eventuele struikelblokken haar voordeel doen met de ervaring die andere sectoren met standaardisatie hebben opgedaan. GS1 Nederland biedt (internationale) standaarden voor unieke identificatie en voor het vastleggen en delen van gegevens. Dit doet GS1 met barcodes, centrale artikeldatabases en elektronisch berichtenverkeer. Als onafhankelijke partij brengt GS1 al 40 jaar retailers, leveranciers en logistiek dienstverleners bij elkaar om sectorbrede afspraken te maken over het vastleggen en delen van informatie over producten en processen met de standaarden. Hiermee kunnen bedrijven efficiënter werken en zo hun klanten het beste bedienen. Samenwerken in de keten is de sleutel tot verbeteren van efficiency en effectiviteit. 1.1 Doelstelling Deze business case brengt in kaart of er identificatiestandaarden en/of transactieberichten zijn die nog niet in deze sector worden gebruikt, maar wel binnen de processen in bouw en installatiesector tot optimalisatie kunnen leiden. Daarnaast is onderzocht of het rendabel is om te investeren in dergelijke toepassingen binnen deze sector. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 4
Deze business case is bedoeld voor bedrijven die actief zijn in de bouw en installatiesector. Hiermee wordt de verzameling van bedrijven bedoeld die actief zijn in de bouw, de installatie en ijzerwaren en gereedschappen. De business case en de bespoken randvoorwaarden kunnen als kapstok en leidraad dienen, wanneer een ketenpartij een eigen bedrijfsspecifieke business case wil opstellen rondom de optimalisatie van het goederenontvangst proces. 1.2 Onderzoek Voor dit onderzoek is met extra aandacht gekeken naar de administratieve en logistieke processen bij de groothandels. Bij de groothandel worden namelijk de grootste assortimenten beheerd, waardoor de omloopsnelheden het grootst zijn. Hiermee wordt uiteindelijk de meeste omzet gegenereerd. Het ligt daarom voor de hand te veronderstellen dat de toepassing van standaarden voor identificatie en transactieberichten en de bijbehorende automatisering en mechanisering van de fysieke goederenstroom met name hier grote voordelen zal opleveren. 1.2.1 Inventarisatie In september, oktober en november 2013 is met verschillende bedrijven en organisaties uit de sector gesproken. Dit betrof fabrikanten en groothandels in de installatiesector en groothandels en aannemers in de bouwsector. De bouwsector is bezig met een inhaalslag op het gebied van standaarden, elektronische informatie en transactieberichten en kan later gebruikmaken van kennis en ervaring die in de installatiesector wordt opgedaan. Tijdens de gesprekken is achterhaald hoe en waar deze bedrijven gebruikmaken van transactie- en identificatiestandaarden en welk type standaarden worden toegepast. Er is bewust gekozen voor grotere en vooraanstaande bedrijven uit de sector. Deze organisaties zijn, gezien hun marktpositie en schaalgrootte, vaak de voortrekkers van brancheontwikkelingen en innovatie. Via deze organisaties kunnen standaarden en processen op termijn wellicht ook haalbaar worden voor middelgrote en kleinere groothandels en eventueel ook voor installateurs met een eigen magazijn. Er is daarnaast gesproken met andere bedrijven uit de sector, zoals 2BA, de beheerder van de datapool voor artikelinformatie in de installatiesector, Uneto-VNI, de brancheorganisatie van de installateurs, en Stichting S@les in de bouw, die zich bezig houdt met de implementatie van elektronische communicatie. Daarnaast is gesproken met Walther Ploos van Amstel, Professor Supply Chain Management aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. 1.2.2 Bevindingen Identificatie Er is gebleken dat de standaarden in de praktijk nog niet overal worden gebruikt. Nog steeds blijkt door fabrikanten aan een deel van de artikelen in de installatiesector (35%, bron 2BA) geen GTIN toegekend te worden. Gelukkig wordt dit percentage steeds kleiner. Daarnaast kan worden gesteld dat het overwegend de slow-movers zijn waarop een GTIN ontbreekt. Dit betekent dat in de dagelijkse praktijk het overgrote deel van de artikelen wel degelijk over een GTIN beschikt. Naar inschatting beschikt zo n 90% van het aantal geleverde artikelen over een GS1-artikelcode in het systeem. Dit betekent echter niet dat de artikelen ook voorzien zijn van een fysieke GTIN in de vorm van een barcodesymbool. Ingeschat wordt dat op ongeveer 20% van het aantal geleverde artikelen nog geen barcode op de verpakking of op het product zelf staat. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 5
De reden dat er niet altijd een GTIN op het product staat die vertaald is in een barcodesymbool heeft verschillende redenen: - Niet alle producten lenen zich hiervoor; denk hierbij bijvoorbeeld aan artikelen als spijkers. - In de sector komt veel maatwerk voor en dat is niet van te voren met een GTIN vast te leggen in het systeem en daarmee ook niet met een barcodesymbool op het artikel zelf. - Er bestaan veel artikelen die in variabele verschijningsvormen kunnen worden geleverd. Een voorbeeld van een zogenaamd variabel of dynamisch artikel is een radiator. Een radiator kan naast in verschillende kleuren, ook geleverd worden in variabele afmetingen met tevens verschillende hoogtes van de aansluiting etc. Dit maakt dat een radiator van een bepaald type soms in oneindig veel varianten kan worden geleverd. Echter niet alle voorkomende varianten worden met regelmaat verkocht. Om hier op correcte wijze mee om te gaan werkt GS1 Nederland op dit moment aan een handleiding voor het coderen van artikelen in de bouw en installatiesector, waarin voor deze uitdaging een oplossing wordt geboden. De verwachting is dat deze handleiding in de eerste helft van 2014 aan de sector wordt opgeleverd. Hoewel het percentage artikelen met een GTIN en/of een barcode nog altijd stijgt, gebeurt dit niet (meer) in een hoog tempo. Met name buitenlandse fabrikanten werken nog niet volgens dezelfde standaard. Hun afstand tot de markt en brancheontwikkelingen in Nederland en Noordwest Europa is vaak te groot. De meeste Nederlandse groothandels beseffen dat zij, en tevens hun afnemers, in diverse fases van het bedrijfsproces veel baat kunnen hebben bij standaardisatie. Om producten te voorzien van een GTIN zowel administratief als fysiek is echter de medewerking van de fabrikant vereist, omdat de fabrikant complete en gestandaardiseerde artikelinformatie moet aanleveren. In Nederland wordt de datapool voor de installatiesector beheerd door 2BA. Het blijkt een moeizaam proces om alle fabrikanten te laten aansluiten op deze datapool en daarmee artikelinformatie compleet, gestructureerd en gestandaardiseerd te krijgen. Veel groothandels lopen er regelmatig tegenaan dat onontbeerlijke logistieke informatie ten aanzien van bijvoorbeeld maten en gewichten, verpakkingen of het aantal lagen op een volle pallet, ontbreekt. Zodoende moeten zij zelf ontbrekende assortimenten beheren of informatie van 2BA aanvullen. Hoe geavanceerder de administratieve en logistieke automatiseringssystemen en de mechanisatiesystemen van groothandels zijn, hoe meer gegevens er over de artikelen nodig zijn. Artikelinformatie en masterdata Gezien de grote omvang van de goederenstroom bij de groothandels worden bijna alle processen ondersteund door automatiseringssystemen. De masterdata van de artikelen zijn cruciaal voor het goed en soepel functioneren van de administratieve en logistieke processen. Wanneer niet alle masterdata compleet én foutloos zijn, bestaat er een grote kans dat er ergens in het bedrijfsproces fouten worden gemaakt. Zonde, want dat leidt al snel tot enorme herstelkosten of inefficiënties. Gedurende het onderzoek is dit diverse keren vastgesteld, maar het voerde voor deze business case te ver om dit gedetailleerd en exact te becijferen. Goederenontvangstproces Tijdens de gesprekken met de bedrijven is duidelijk geworden dat het proces van goederenontvangst het proces is waarbij de grootste efficiencyslag kan worden gemaakt. Binnen dit proces kan, naast de standaard voor barcodering, ook de standaard voor elektronische communiceren een grote rol spelen. Op dit moment wordt bij groothandels in de installatiesector nog veel gewerkt met papieren lijsten en wordt er veel handmatig All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 6
gecontroleerd en geteld. Ook de communicatie tussen fabrikant en groothandel gaat nog vrijwel volledig via papieren pakbonnen en facturen. Levertijden worden door de fabrikanten bijna niet gestructureerd en niet geautomatiseerd teruggekoppeld. Op basis van deze constatering is ervoor gekozen om het goederenontvangstproces bij de technische groothandel nader te onderzoeken met als doel mogelijke verbeterpunten vast te stellen en deze uit te werken in deze business case. In andere sectoren in Nederland, zoals bijvoorbeeld de levensmiddelen- en drogisterijsector, wordt in het goederenontvangstproces veel meer gewerkt met elektronische pakbonnen en palletlabels. De door GS1 ontwikkelde standaarden worden hier in de praktijk op grote schaal toegepast. De kennis en ervaring die is opgedaan binnen andere sectoren, komt goed van pas bij het invoeren van standaarden in de bouw en installatiesector. Daarbij wordt uiteraard wel in acht genomen dat, ook al komen de principes overeen, voor bijna alle sectoren specifieke kenmerken gelden. Het is belangrijk om vast te stellen welke randvoorwaarden er gelden en aan welke randvoorwaarden leveranciers en groothandels in de praktijk al voldoen. Vervolgens is het de vraag hoe rendabel het is om in deze zaken te investeren en welke kritische randvoorwaarden er zijn. 1.2.3 Onderzoeksvraag Is het voor de technische groothandel rendabel om te investeren in de toepassing van elektronische pakbonnen en palletlabels ten behoeve van het goederenontvangstproces? Hier is een aantal subvragen aan gekoppeld: - Welke investering moet de fabrikant doen en is er een win-winsituatie te creëren voor de technische groothandel en de fabrikant? - Welke voordelen levert dit op voor de klant van de technische groothandel? - Welke randvoorwaarden gelden er? 1.2.4 Scope Deze business case beschrijft de baten en lasten voor het invoeren van het gebruik van de elektronische pakbon (verzendbericht) en het GS1-palletlabel in het proces van goederenontvangst bij de technische groothandel. Het goederenontvangstproces is een bedrijfsproces op het raakvlak van leverancier/fabrikant en de groothandel. In dit proces vindt een fysieke overdracht plaats van goederen (logistiek) en is communicatie tussen twee ketenpartijen van groot belang, zowel ten aanzien van informatie-uitwisseling als van transactieberichten. Soms is ook nog een derde partij, namelijk een logistiek dienstverlener/transporteur, bij het proces betrokken. In deze business case worden de volgende deelprocessen besproken: 1 Aflevering op het distributiecentrum 2 Controle van de pakbon 3 Fysieke controle 4 Magazijn inslag Gaandeweg is tijdens het onderzoek voor deze business case, mede door recente ontwikkelingen, geconstateerd dat het proces van goederenontvangst op de bouwplaats diverse parallellen vertoont met de goederenontvangst in de distributiecentra van technische groothandels. Ook hier kan het gebruik van de elektronische pakbon (in dit geval verstuurd door de bouwmaterialengroothandel) grote voordelen opleveren. Omdat All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 7
dit echter pas in een later stadium is geconstateerd, is dit niet in detail beschreven en is dit ook niet vertaald naar het financiële overzicht van baten en lasten. 1.2.5 Buiten de scope Buiten de scope van deze business case vallen: - Het proces van cross-docken; het afleveren van artikelen op het distributiecentrum met als doel deze direct door te zenden naar de eindbestemming. - Het proces van de retourgoederenstroom: producten die retour worden gestuurd naar de groothandel of fabrikant omdat deze defect, beschadigd, verkeerd of niet besteld zijn. - Groothandels die enkel leveren aan de doe-het-zelfsector (retail). - Mogelijkheden voor efficiency die losstaan van het gebruik van GS1-barcodes en andere GS1-standaarden of de hiermee eventueel samengaande procesopdeling. Dit wordt wel kort besproken, maar niet nader uitgewerkt omdat het erg complex is om dit te kwantificeren in een algemene business case. Voorbeelden van dergelijke optimalisaties zijn de fysieke productstromen en de interne inrichting (vloer-layout) van het distributiecentrum, mechanisatie in het algemeen en moderne ICT-faciliteiten zoals bijvoorbeeld voicepicking. In een bedrijfsspecifieke business case zou hier wel aandacht aan besteed kunnen worden. - Aan laten leveren in eigen kratten ten behoeve van Order Storage and Retrieval (OSR) en een automatisch orderpicksysteem. - Vertaling van het financiële overzicht van kosten en baten voor het proces van goederenontvangst op de bouwplaats. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 8
1.3 Met dank aan Aan het tot stand komen van deze business case hebben diverse mensen en bedrijven hun medewerking verleend: Tabel 1. Bedrijven die een bijdrage hebben geleverd aan de business case Organisatie 2BA Conelgro CRH Bouwmaterialen Dura Vermeer Galvano / Saint Gobain GS1 Nederland GS1 Nederland Heijmans Utiliteit Kannegieter Plieger Oosterberg Vrije Universiteit Amsterdam Remeha Rensa Rexel S@les in de Bouw Technische Unie Uneto-VNI Wasco Wavin Naam Martin Kreijenbroek Marcel van Wolferen Martijn Kuyvenhoven Henk Peter van Hagen Björn Smeets Ron Kessels Lars van Neck Kyra Blankenstein Dennis Segeren Erwin de Kruijf Marco Tournier Bas de Kort Fokke Knook Eddy Geurts Walther Ploos van Amstel Johan Panjer Jur Hofland Ed van Florestein Maurice van Buren Rien Wabeke Gerard Kamsteeg Ron Kars Erik Ellen Peter Zwakhals Roy Grob Stefan de Croon Guido Kakebeeke Gerald Riezebos Michan Katerberg Roel Pit All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 9
2 Achtergrond 2.1 Organisatorische context Het onderstaande figuur laat zien welke processen er plaatsvinden in de bouw en installatiesector en door welke standaards de processen ondersteund worden. Figuur 1. Processen in de bouw en installatiesector In de bouw en installatiesector biedt GS1 Nederland ondersteuning op het gebied van: - Identificatie en barcodering GS1 Barcode standaard - Elektronische communiceren GS1 ecom standaard Op het gebied van de ondersteuning van de ecom standaard werken GS1 Nederland, S@les in de bouw en ETIM nauw samen. Samen met de Commissie Communicatie Standaards Bouw & Installatie (CCSB&I) wordt ervoor gezorgd dat de informatiebehoefte voor de sector wordt opgenomen in de standaard; de XML-berichtenset. De uitwisseling van artikelmasterdata via een datapool wordt in de sector ondersteund vanuit verschillende partijen, zoals 2BA, EZ-base, HIBIN, IB en artikelbeheer.nl. De behoefte aan de juiste en geüpdatete artikelstamdata (bijvoorbeeld informatie ten aanzien van verpakkingen, maten, gewichten, artikelcode of brutoprijzen) neemt toe door de mogelijkheden die internet biedt en ontwikkelingen als het Bouw Informatie Model (BIM) en de Concepten Bibliotheek (CB-NL). De grote landelijke bouwers hebben daarom de wens geuit om één portaal voor de sector te realiseren waar artikelstamdata kunnen worden geraadpleegd. Om dit portaal te realiseren is in 2011 het Branchebreed Artikel Bestand (BAB) opgestart. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 10
Zowel GS1 Nederland als S@les in de bouw zijn nauw betrokken bij de ontwikkelingen in de sector en hebben regelmatig afstemming met o.a. de brancheorganisaties Bouwend Nederland en Uneto-VNI. 2.2 Huidige situatie De bouw en installatiesector is een van de sectoren die zwaar is geraakt door de economische crisis. Toch biedt dit ook kansen. De sector voelt nu meer dan ooit de behoefte om na te denken over andere, meer efficiënte manieren van werken. De bouw en installatiesector kenmerkt zich als een sector waar veelal projectmatig wordt gewerkt. Bij één project zijn gemakkelijk zo n vijftig tot tachtig verschillende partijen betrokken. De communicatie tussen al die partijen verloopt niet altijd even gemakkelijk en goed. Dat kan onnodige kosten tot gevolg hebben, bijvoorbeeld doordat verkeerde producten worden besteld, goederen op een verkeerde locatie worden afgeleverd of bestellingen te laat worden bezorgd. Hier valt dus nog een flinke slag te maken. 2.2.1 Commerciële relaties binnen de keten Er wordt in de bouw en installatiesector onderscheid gemaakt tussen zeven ketenpartijen: Tabel 2. Ketenpartijen Ketenpartij Fabrikant Groothandel/Importeur Agent Aannemer Installateur Onderaannemer Logistiek dienstverlener Activiteiten Productie, verkoop Import, verkoop aan professionele gebruikers Ontvangt orders, import en verkoop; niet voorraadhoudend en factureert ook niet Inkoop en uitvoering bouwwerk Inkoop en uitvoering installatie Inkoop en uitvoering deel van het bouwwerk Verzorgt een aantal processen (bijv. transport, of opslag) uit naam van de fabrikant, groothandel, installateur of aannemer Hoewel de logistiek dienstverlener geen commerciële partij is die producten koopt of verkoopt, is deze wel opgenomen in het overzicht van de ketenpartijen. De reden hiervoor is dat de logistiek dienstverlener een grote en tevens belangrijke rol speelt in de processen die plaatsvinden tussen de leverancier en de afnemer. Voor het transport van de goederen wordt zowel gewerkt met eigen vervoer als met logistiek dienstverleners. Het overgrote deel van de bestellingen voor projecten verloopt via de groothandels. In sommige gevallen worden bestellingen ook direct bij de fabrikant geplaatst, maar uitlevering gebeurt bijna altijd via de groothandel. In specifieke gevallen, als het om hele grote of zware materialen gaat, wordt er wel rechtstreeks geleverd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan prefab-betonbalken. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 11
In onderstaande illustratie geven de lijnen met de pijlen de commerciële relatie weer. De logistiek dienstverlener kan op verschillende plekken in de keten voorkomen. Figuur 2. Commerciële relatie tussen ketenpartijen 2.3 Groothandels Binnen de bouw en installatiesector spelen groothandels een belangrijke logistieke rol. Zij bieden veelal een groot en breed assortiment. Meer dan een half miljoen verschillende artikelen is geen uitzondering en een belangrijk deel hiervan is zelfs op voorraad en direct leverbaar. Op de bouwplaats is het al jaren gebruikelijk dat bestellingen die voor 17:00 uur worden geplaatst, al de volgende dag worden geleverd. Dit stelt zeer hoge eisen aan de bedrijfsprocessen en de logistiek. Om dit serviceniveau te kunnen bieden en om tegemoet te komen aan de behoefte aan regionale aanwezigheid met een beperkt eigen assortiment (de grijpvoorraad ), ligt de keuze voor een of meerdere centrale distributiecentra (d.c.) met regionale verkoopkantoren of servicepunten voor de hand. De distributie gebeurt voornamelijk met eigen vrachtauto s in combinatie met vaste logistiek dienstverleners. In uitzonderlijke gevallen van hoge spoed wordt soms gebruikgemaakt van koeriers. Op de regionale verkoopkantoren of servicepunten kan de professional putten uit een redelijk assortiment. Daarmee vervullen regionale verkoopkantoren een winkelfunctie voor de professional. Daarnaast fungeren regionale verkoopkantoren als aanspreekpunt voor de klant en vervullen zij vaak ook nog een cross-dockfunctie voor leveringen van het d.c. naar de klant. Naast de rol van inkoper en leverancier, vervult de groothandel steeds vaker de rol van dienstverlener op het gebied van bouwplaatslogistiek en het samenstellen van kant en klare installatie-kits en andere tijdbesparende diensten. Er zijn veel verschillende soorten groothandels. Zo zijn er algemene groothandels met een breed assortiment en meer gespecialiseerde groothandels die zich concentreren op een specifiek onderdeel. Deze zijn bijvoorbeeld gespecialiseerd in klimaatbeheersing of leveren alleen sanitair. Enkele groothandels zijn ook exclusief distributeur of agent van bepaalde merken. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 12
Sommige groothandels hebben hun processen al verregaand verfijnd, zijn sterk gemechaniseerd en ondersteunen hun processen met geavanceerde automatiseringssystemen. Daar staat tegenover dat er ook nog veel traditionele groothandels bestaan met traditionele magazijnprocessen. Hier wordt meestal gewerkt met de voorraadmodule die onderdeel uitmaakt van het handelssysteem/erp-pakket. De mechanisatie is hier vaak beperkt. 2.4 Magazijnen De inrichting van en de werkwijze in de centrale magazijnen verschilt per groothandel. Grofweg is de volgende indeling te maken: 1a. Traditioneel zelfstandige magazijnen Magazijnen waarbij veel informatie op papier wordt overgedragen aan de administratie of verkoopafdeling. Er wordt hier geen gebruikgemaakt van barcodescanners. 1b. Geautomatiseerde zelfstandige magazijnen Zelfstandige magazijnen die geautomatiseerd zijn met een voorraadsysteem en gebruik maken van barcodescanners. 2a. Traditionele decentrale magazijnen met een of meerdere traditionele centrale magazijnen Deze centrale magazijnen worden vaak distributiecentra genoemd. Een of twee magazijnen fungeren als spin in het web en beschikken over een groter en breder assortiment. Vervolgens zijn er voor de regionale distributie ook magazijnen met een grijpvoorraad. De regionale magazijnen worden bevoorraad vanuit het centrale magazijn en de klant kan zodoende regionaal toch bediend worden met een compleet en breed assortiment. De meeste centrale magazijnen fungeren ook als cross-dock voor leveringen buiten het strandaard assortiment, de zogenaamde specials. Zo zorgt de groothandel voor de volledige logistieke aanvoer van materialen (zowel standaardvoorraad als specials) richting de eindafnemer. Deze magazijnen zijn vaak geautomatiseerd met voorraadsystemen die onderdeel uitmaken van een standaard ERP-systeem. In veel gevallen wordt wel gebruikgemaakt van barcodescanners, maar vaak werkt men nog met papieren picking-lijsten per order. De goederenontvangst gebeurt meestal nog zonder scanners. 2b. Decentrale magazijnen met een of meerdere geavanceerde centrale magazijnen De magazijnprocessen worden hier aangestuurd vanuit een Warehouse Management Systeem (WMS). Deze WMS-systemen bieden geavanceerde mogelijkheden met betrekking tot interne en externe logistieke processen. In veel gevallen worden dergelijke WMS-systemen gecombineerd met geavanceerde geautomatiseerde en gemechaniseerde magazijninslag- en pickprocessen. Deze worden ook wel aangeduid met de term Order Storage and Retrieval (OSR). Vaak is dit gecombineerd met interne transport- en sorteersystemen met behulp van lange conveyor-netwerken en standaardkratten of -dozen. De kratten of dozen zijn voorzien van barcodes ten behoeve van routering en sortering. Tijdens de transporten over de banden en conveyors worden de kratten of dozen ook gewogen om simpel en snel vast te stellen of het om de juiste artikelen en het juiste aantal gaat. Verder wordt met lasersensors gekeken of er niets uitsteekt, om zodoende problemen te voorkomen op de band of conveyor of bij het stapelen. Dergelijke systemen vergen een uitbreiding van de artikel-masterdata, omdat vaak extra logistieke informatie en parameters ten aanzien van het artikel gewenst zijn. De groothandel zal daarom nog hogere eisen stellen aan de leverancier ten aanzien van de kwaliteit van gestandaardiseerde informatie- en bedrijfsprocessen. Wanneer gedetailleerde All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 13
artikelinformatie van de leverancier of fabrikant ontbreken, zal de groothandel deze gegevens in deze beginfase nog zelf moeten opbouwen en/of aanvullen. Het onderzoek voor deze business case heeft zich gericht op grote en toonaangevende groothandels. Hier zijn zowel groothandels van type 2a als 2b aangetroffen. In veel gevallen is er een aantal specifieke submagazijnen. Soms vormt een cluster van bepaalde submagazijnen een apart distributiecentrum. Alle d.c s die zijn bezocht in het kader van dit onderzoek hadden hun magazijnen opgedeeld in een aantal verschillende submagazijnen. De indeling was in alle gevallen gebaseerd op de omvang, het gewicht en specifieke handelingseigenschappen van de artikelen. Deze submagazijnen zijn specifiek ingericht voor het verhandelen van een bepaald type goederen, bijvoorbeeld klein, groot, radiatoren, haspel, blokstapeling, buis/pijp of OSR. Zie ook bijlage 1. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 14
3 Huidige werkwijze Om de huidige werkwijze in kaart te brengen, is gesproken met zes grote technische groothandels. Bij vier daarvan is een bezoek gebracht aan het magazijn. Het proces van goederenontvangst in de distributiecentra van de groothandels is in dit hoofdstuk opgedeeld in vier subprocessen; aflevering, pakboncontrole, fysieke controle en magazijninslag. 3.1 Aflevering Onder de levering wordt het afleveren van goederen op een specifiek adres en op een specifiek moment verstaan. Een levering aan een groothandel bestaat uit één of meerdere orders (bestellingen). Een bestelling kan in één keer worden afgeleverd, maar dit kan ook in meerdere deelleveringen gebeuren. In de praktijk bestaat een verzendeenheid vaak uit één of meerdere pallets. Het komt echter ook voor dat er gebruik wordt gemaakt van bijvoorbeeld dolly s, rolly s of dozen. In deze business case wordt voor verzendeenheid gemakshalve het woord pallet gebruikt. De volgende handelingen kunnen worden onderscheiden: - De chauffeur krijgt een vrachtbrief waarop het aantal pallets wordt vermeld. - De expediteur/vrachtwagenchauffeur vraagt/krijgt soms een venstertijd waarbinnen hij mag afleveren. Ook komt het regelmatig voor dat grote leveranciers vaste afleverdagen hebben. Dit heeft als doel om file aan de afleverdocks te voorkomen en de werkdruk bij de goederenontvangst te verdelen. Het voorkomt bovendien overvolle aflevereilanden, direct achter de docks. - In alle gevallen beschikken de d.c. s over docks, zodat de lading met een steekwagen eenvoudig uit de vrachtwagen kan worden gereden. Bij aankomst meldt de chauffeur zich met zijn vrachtbrief en eventuele bijbehorende pakbonnen bij de balie goederenontvangst. - De chauffeur laadt zijn eigen vrachtwagen uit. In sommige gevallen wordt hij hierbij geholpen. De goederen worden veelal neergezet op het ontvangsteiland direct achter de docks. In alle gevallen is het beleid dit ontvangstplein leeg te hebben aan het einde van de dag. - De pallets worden geteld en de vrachtbrief wordt onder voorbehoud afgetekend. - De chauffeur vertrekt. In de praktijk kan onderscheid worden gemaakt tussen ontvangst van homogene en heterogene pallets. Voor beide soorten kan een aparte ontvangststraat worden ingericht met meerdere ontvangststations, oftewel plekken waar de goederenontvangst wordt uitgevoerd. Hier vindt identificatie en controle plaats en indien nodig worden de goederen hier gesorteerd. 3.2 Pakboncontrole De (papieren) pakboncontrole vindt plaats bij de goederenontvangstadministratie of - coördinator. Het is een handmatig proces dat nauwgezet moet worden uitgevoerd. Eerst wordt het pakbonnummer ingevoerd. Op de pakbon staat als referentienummer het inkoopordernummer. Aan de hand van dit nummer wordt de inkooporder opgezocht. Vervolgens wordt regel voor regel gecontroleerd of alle artikelen en de bestelde aantallen All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 15
ook op de papieren pakbon staan. Als wordt vastgesteld dat bepaalde goederen niet zijn geleverd blijft de regel open staan. Als het een deellevering betreft, wordt het bestelde aantal overschreven door het aantal dat op de pakbon staat. De pakbon is nu vastgelegd in het systeem van de groothandel en eventuele manco s zijn vastgesteld. In een enkel geval worden al elektronische pakbonnen (verzendberichten) ontvangen. Het zijn echter slechts enkele grote leveranciers die hiermee werken. Het formaat is niet standaard. In sommige gevallen vindt de pakboncontrole niet direct plaats, maar wordt dit door de centrale administratie gedaan. Opvallend is dat groothandels elke levering gedetailleerd en stap voor stap controleren. Steekproefsgewijs controleren gebeurde in geen van de groothandels. Dit heeft te maken met het feit dat er veel deelleveringen plaatsvinden en dat pickfouten ook nog wel eens voorkomen (leveringsbetrouwbaarheid). 3.2.1 Goederenontvangstformulier Om na de pakboncontrole het identificatieproces te vergemakkelijken, wordt soms een goederenontvangstformulier (GOF) aangemaakt. Dit is een papieren document en een verzameling van de pakbonnen met alle orderregels. Indien aan de geleverde artikelen een GTIN en/of barcode is toegekend, dan staat deze hier ook op vermeld inclusief het barcodesymbool. Wanneer (bijna) alle artikelen voorzien zijn van een GTIN vertaald in een barcodesymbool is de GOF strikt gezien overbodig. Dit kan tijdsbesparing opleveren. 3.3 Fysieke controle De fysieke controle start met de identificatie. Vaak wordt eerst de GTIN gescand, maar deze is niet altijd beschikbaar. Het komt ook voor dat de GTIN op de verpakkingseenheid niet bekend is en dat alleen die van de bronartikelen in het systeem wordt bewaard. Indien er geen GTIN met een barcodesymbool aanwezig is op het artikel of wanneer de code op de verpakking onbekend is, is er een aantal mogelijkheden om de juiste gegevens te traceren: - Doos openmaken Vaak is het openmaken van de doos en het scannen van de GTIN van een los artikel de juiste oplossing. - Leveranciersnummer invoeren Soms moet op artikelnummer van de leverancier worden gezocht. Het vaak lange nummer moet dan handmatig worden ingetypt of indien in barcode ook te scannen. - Stukje artikelnaam invoeren Soms moet op verkorte artikelnaam worden gezocht door handmatig een stukje van de artikelnaam in te voeren of artikelnummer van de groothandel. - Stukje artikelomschrijving invoeren Soms moet op de artikelomschrijving worden gezocht door handmatig een stukje van de artikelomschrijving in te voeren. - Zoeken tussen de tekstartikelen in de order (zie paragraaf 3.3.2). Een belangrijk deel van de afgeleverde goederen kan niet snel en eenvoudig worden geïdentificeerd op basis van de barcode op het artikel of de verpakking. Het percentage scanbare GTIN s verschilt sterk per leverancier. Gelukkig blijken er langzaam maar zeker steeds meer leveranciers te komen die artikelen wél voorzien van de GTIN-barcode. Vooral de grotere partijen doen het relatief goed. Veel fabrikanten leveren incomplete artikelinformatie aan. In veel gevallen wordt daarom door de groothandel bij nieuwe artikelen gewogen en gemeten. Ook andere informatie All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 16
moet soms worden toegevoegd. Dit kost eenmalig veel tijd en vergt ook investeringen, zoals weegschalen en meettafels. 3.3.1 Opknippen ontvangstproces in deelprocessen Bij het ontvangstproces kan onderscheid worden gemaakt tussen ontvangsten van homogene en heterogene verzendeenheden. In deze business case wordt, zoals eerder vermeld, gesproken over pallets, maar hetzelfde geldt voor andere vormen van verzendeenheden. In de praktijk worden verschillende synoniemen gebruikt - Homogene pallets (= single item pallet = SIP = alleen hetzelfde artikel op een pallet) - Heterogene pallet (= bonte pallet = mixed pallet = MIX = verschillende soorten artikelen op een pallet) Bij heterogene pallets wordt de ontvangst en het ompakken in magazijnkratten soms gecombineerd. Het komt echter ook voor dat dit gescheiden plaatsvindt en er intern transport volgt van de goederenontvangst naar het ompakstation waar de artikelen in magazijnkratten worden gedaan. Homogene en heterogene pallets worden vaak door dezelfde medewerkers afgewerkt. Ook staan beide type pallets door elkaar. Alles wordt gesorteerd en omgeladen op nieuwe pallets of op een verzamelkar voor kleine hoeveelheden en/of kleine producten. Vervolgens werden de goederen naar het magazijn gebracht of naar een ompakstation gereden om het in kratten te sorteren ten behoeve van OSR en het automatische picksysteem. In een enkel geval werden de homogene en heterogene pallets gescheiden en waren hiervoor aparte ontvangststraten ingericht, elk met meerdere ontvangststations. Bij de heterogene pallets werden de artikelen die in het OSR-systeem worden bewaard meteen omgepakt naar kratten en direct op een conveyor of band gezet. Bij homogene pallets ging de ontvangst logischerwijs veel sneller, omdat het proces eenvoudiger is waardoor ook betere mechanisatie mogelijk is. Er waren daarom meer ompak- dan ontvangststations. Tevens was de inrichting van de ontvangststations en ompakstations nog beter afgestemd op de specifieke handelingen ten aanzien van de aanvoer, maar ook afvoer van de grote en zware homogene pallets. 3.3.2 Ontvangst van homogene pallets Bij de ontvangst van homogene pallets worden artikelen geïdentificeerd en het aantal stuks geteld. Vervolgens wordt dit vergeleken met de informatie op de pakbon. Identificatie kan op verschillende manieren gebeuren. De snelste manier is scannen, bijvoorbeeld aan de hand van de GTIN. Een andere manier is de artikelcode van de fabrikant/leverancier. Eventueel kan een special zijn besteld op een artikelnummer van een zogenoemd tekstartikel 1. Nadeel van een tekstartikel is dat het niet goed hergebruikt kan worden en dat het vervolgens ook bijna onmogelijk is goede statistieken te gegenereerd voor deze artikelen. Om deze reden wordt er in sommige gevallen toch 1 Met een tekstartikel bedoelen we hier dat er onder een algemeen verzamelnummer met een oplopend subnummer een artikel handmatig wordt aangemaakt. Het artikel wordt tekstmatig omschreven, vaak met een verwijzing naar een offerte, een folder of ontwerp. Het artikel wordt handmatig aangemaakt omdat het niet is opgenomen in de artikelmasterdata (reden hiervan is dat het buiten het algemene assortiment valt en dus deze data niet worden ingelezen en beheerd. Zo n soort artikel wordt vaak ook een special genoemd). Soms zijn het zelfs artikelen die op maat worden gefabriceerd, op basis van een CAD-tekening met aanvullende beschrijving. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 17
voor gekozen om ook specials aan te maken als een gewoon artikel 2. Als het artikel bekend is, kan het worden afgevinkt op de pakbon. Dit doet de computer in het systeem automatisch. Vervolgens wordt een palletlabel geprint en op de pallet geplakt. Daarna kan de pallet door naar: a) ompakken (bijvoorbeeld ompakken in kratten ten behoeve van het geautomatiseerde en gemechaniseerde picksysteem) b) bulklocatie c) picklocatie Het eigen interne label wordt gebruikt bij toewijzing van de pallet aan een magazijnlocatie (inslag of interne verplaatsing). Het cross-dockproces is bij de verschillende groothandels niet gedetailleerd bekeken. Duidelijk is wel dat het een belangrijk proces is voor de snellere doorlevering aan de vestigingen en overslagpunten. Met name bij grotere hoeveelheden is cross-docking efficiënter en sneller. Het voorkomt onnodige inslag, uitslag en picken. 3.3.3 Ontvangst van heterogene pallets Bij de ontvangst van heterogene pallets, moet de pallet worden afgepeld en omgepakt. Alle artikelen moeten worden geteld en deze aantallen moeten worden ingevoerd. Vervolgens wordt door het systeem gekeken of daadwerkelijk is geleverd wat op de pakbon staat. Het proces verloopt verder op hoofdlijnen hetzelfde als bij de homogene pallets. Wat wel afwijkt is dat men steeds dezelfde artikelen bij elkaar moet zoeken, identificeren en vervolgens tellen. Daarna worden dezelfde artikelen in een of meerdere bakken gedaan of samen op een nieuwe pallet gelegd. Soms worden alle artikelen ook voorzien van een eigen artikelsticker 3. Pallets krijgen weer een eigen intern label. In andere gevallen worden ze op een kar gelegd die weer een vast dragernummer (palletlabel) heeft. Op deze kar gaan verschillende kleine artikelen, die netjes zijn gesorteerd. Een kar is soms handiger dan een pallet, met name bij kleine aantallen en kleine artikelen. In alle gevallen worden de artikelen gekoppeld aan hun drager (pallet of kar). 2 In dat geval wordt er wel voor gekozen om alleen de basisinformatie vast te leggen. (o.a. artikelnummer, artikelnummer-leverancier en een korte omschrijving). Zo kan er periodiek worden bekeken of bepaalde specials toch wat vaker worden besteld. In dat geval kan ervoor gekozen worden deze alsnog op te nemen in het standaard assortiment, In dat geval kan de ontbrekende informatie worden aangevuld (bijv. GTIN, verwachte levertijden, foto, etc.) 3 Deze sticker is voorzien van het artikelnummer en bijbehorende barcode van de groothandel en is bedoeld om te scannen door de installateur bij a) magazijnpick of b) verbruik uit de servicebus. Deze scan zorgt voor een regel op de factuur en ook voor de aanvulling van de voorraad) Vaak stelt de groothandel de scanner aan de installateur ter beschikking. Dit alles zorgt niet alleen voor meer efficiency, maar ook voor klantenbinding. All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 18
3.4 Magazijninslag De magazijninslag gebeurt aan de hand van ofwel een vaste magazijnlocatie (traditioneel) ofwel een dynamische magazijnlocatie. Bij vaste magazijnlocaties staat op het schap een sticker met de magazijnlocatie en/of de barcode van de artikelen. Deze stickers zijn voorzien van barcodes die gescand kunnen worden. Bij dynamische magazijnlocaties wordt de inslag gerealiseerd door het palletlabel en de magazijnlocatie te scannen. Na het scannen zijn deze gekoppeld en is precies te zien wat waar ligt en in welke hoeveelheid. Bij projectspecifieke orders worden de pallets en materialen in een bepaald vak (magazijnlocatie) verzameld ten behoeve van dit project. Dit verzamelvak is dan gekoppeld aan een afleveradres; een magazijn of project van de klant. De pickvoorraad staat op de vloer of op de eerste stelling. De bijbehorende bulk staat vaak in de bovenste stellingen. Één van de groothandels had als beleid dat er zo min mogelijk dezelfde merken naast elkaar mochten staan om zodoende pickfouten te voorkomen. 3.5 Waargenomen trends en opvallende zaken 3.5.1 Trends en ontwikkelingen Bij en rond het goederenontvangstproces is geconstateerd dat er op verschillende manieren naar wordt gestreefd om efficiënter te werken. Zo zijn er bijvoorbeeld ontwikkelingen op de het gebied van de volgende aanpalende processen: - inslag - uitslag - orderpicking - intern transport - orderprioritering - automatische sortering op routes Diverse groothandels zijn begonnen met gemechaniseerde en geautomatiseerde systemen voor de magazijninslag, magazijnuitslag, orderpicking met gebruikmaking van kratten voorzien van unieke barcodes in combinatie met band en conveyor gestuurde transport, sortering en stapelsystemen. Hierdoor kunnen de bovengenoemde processen efficiënter worden uitgevoerd. De basis wordt gevormd door de geautomatiseerde in- en uitslag, oftewel Order Storage and Retrieval (OSR). Door het gebruik van een dergelijk systeem is het mogelijk in te spelen op de trend van e-commerce. De ontwikkelingen op dit gebied zijn de laatste vijf jaar snel gegaan, mede door de opkomst van grote internetshops als Wehkamp, Amazon, Bol.com en de bijbehorende dienstverleners. Door de enorme variëteit aan artikelen en maten en vormen is het helaas nog niet goed mogelijk om volledig geautomatiseerd te picken. Nog steeds is een orderpicker nodig om de spullen van een magazijnbak over te hevelen in een orderbak. Een andere duidelijke trend is dat traditionele voorraadmodules, vaak onderdeel van het ERP- pakket, worden vervangen door geavanceerde Warehouse Management Systemen (WMS). In deze systemen zijn veel meer magazijnprocessen gedetailleerd uitgewerkt en geautomatiseerd. Dit maakt het gehele magazijnproces efficiënter. Er kan bovendien beter en sneller op specifieke klantvragen worden ingespeeld en ook de flexibiliteit neemt toe. Een aantal algemene voordelen van een WMS zijn: - Dynamische voorraad (meer voorraad op minder vierkante meters) - Bulkregistratie All contents copyright GS1 Nederland 31 maart 2014 19