27 geweldig efficiënte tips voor werk en thuis!
Inhoudsopgave Time Management 3 Email Management 3 Werkplekorganisatie 3 Gewoontevorming 4 Teambuilding 4 Gezinnen met kinderen 5 Administratie en Financiën 5 Persoonlijk 5 Leefomgeving 6 Over dit mini e-book en de auteur 6 2
Time management 1) Weet wat er van je wordt verwacht en doe geen werk van anderen. Natuurlijk ben je een lieve collega als je anderen helpt maar dit mag nooit ten koste gaan van de hoofdtaken waar jij op wordt beoordeeld. 2) Laat 20 tot 30% van je agenda leeg, dit is tijd voor de ad-hoc zaken die zeker ook komen. Hiermee stel je meteen een grens aan je ad-hoc tijd. 3) Kijk wekelijks, liefst op een vast moment, een paar weken vooruit in je agenda. Wat gaat er over drie weken gebeuren waar je misschien volgende week al iets voor moet of kunt doen? Email management 4) Stel je email programma zo in dat bij openen eerst je agenda zichtbaar wordt in plaats van je inbox. Dan zie je eerst wat er die dag gaat gebeuren en ga je daarna je brievenbus legen: mails beantwoorden, weggooien, archiveren of naar je takenlijst. 5) Zet de email piep uit. Laat je niet verleiden om elke mail bij binnenkomst te openen maar doe dat maximaal drie keer per dag. Dat is voldoende tenzij je bij een helpdesk of receptie werkt. De postbode komt toch ook niet elke brief afzonderlijk in je brievenbus doen? 6) Zorg ervoor dat je inbox zo leeg mogelijk is, liefst <10 maar in ieder geval dat je niet hoeft te scrollen in je beeldscherm. Het effect van een lege inbox is enorm, het geeft overzicht en een gevoel van controle op de zaken. Werkplekorganisatie 7) Verminder de afleiding om je heen: al die briefjes, stapels en memoplakkers zorgen ervoor dat je onbewust denkt: Dat moet ik nog allemaal doen. Je hersenen registreren namelijk alleen die dingen die je nog moet doen. Ruim op, noteer je taken en waar je die spullen kunt vinden als je ze nodig hebt. 8) Werkarchief: heb je vaak nodig, is actief en moet binnen handbereik zijn. Referentiearchief: meer passief en mag dus verder van je bureau zijn. Centraal archief: heeft niets in je werkruimte te zoeken! 9) Het doel van archiveren is: terugvinden. En niet: bewaren. Denk daar aan als je aan het archiveren bent. Kun je het binnen één minuut terugvinden? Dan is het goed gearchiveerd. 3
Gewoontevorming 10) We zijn geneigd om iets (een email of een document) gemiddeld acht keer in onze handen te nemen voordat we er daadwerkelijk iets mee gaan doen. Zonde van je tijd. Neem een beslissing zodra je iets oppakt of aanklikt. En kies dan een van deze vier D s: Doen. Het kost maar een minuut of twee om het af te handelen, doe het dan direct. Delegeren. Iemand anders kan het doen. Regel dat dan direct. Door naar je agenda. Het kost nu teveel tijd dus noteer in je agenda wanneer dan wel. Dumpen/Deleten/Doorsturen naar de juiste persoon. Dit hoef jij niet te doen of het is verkeerd bezorgd. 11) Realiseer je dat het ongeveer zes weken kost om jezelf een nieuwe gewoonte aan te leren. Dat vraagt een zekere mate van discipline en consequent zijn. Kies daarom één nieuwe gewoonte per keer en hou het klein. 12) Wees je ervan bewust dat jij zelf zorgt hoe jouw werkreputatie is; hoe anderen denken over jouw manier van werken. En hoe vaker ze bij je checken of iets is gebeurd, hoe slechter je reputatie want waarom zouden ze dat anders checken? Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Werk aan een goede reputatie. Teambuilding 13) We zijn geneigd om te focussen op de dingen waarvan we vinden dat ze beter moeten maar zeg ook tegen elkaar wat wèl goed gaat. Vertel je collega eens wat je in hem/haar waardeert. Een klein rondje aan het begin van een overleg en je hebt gelijk een andere sfeer te pakken. 14) Feedback geven gaat altijd over het gedrag of patroon en nooit over de persoon. Let er eens op hoe jij feedback geeft. 15) Een eigenschap waar jij allergisch voor bent, die jij verafschuwt bij een ander, bijvoorbeeld dominantie, zegt meer over jou dan over de persoon die deze eigenschap heeft. De milde variant van dominantie is namelijk actief meedoen en dat is hoogst waarschijnlijk een eigenschap die jij wat meer mag ontwikkelen, een uitdaging. Een kernkwaliteit van jou is dan waarschijnlijk dat je rustig en aandachtig ben en je valkuil is dat je passief wordt. Dit is een voorbeeld van het werken met Kernkwaliteiten, een mooie manier om jezelf en de ander beter te leren kennen en om meer begrip voor elkaar te krijgen. Het kernkwaliteiten model is ontwikkeld door D. Ofman. 4
Gezinnen met kinderen 16) Geen ochtendstress als je s avonds goed voorbereidt: kleding klaarleggen, tafel dekken, tassen alvast inpakken, brood uit de vriezer, vaatwasser op tijd aanzetten en ook weer uitruimen etc. Trek hier een uur voor uit en je gaat veel rustiger naar bed. 17) Een heel mooi planbord voor de hele week vond ik bij www.bizzyboard.com De investering meer dan waard! 18) Zorg voor een goed systeem voor al je foto s. Zeker met de digitale camera s is het bijhouden van een systeem waardevol. Orden bijvoorbeeld op (school)jaar en maak dan in de vakantie een (digitaal) fotoalbum. Maak ook foto s van alle knutsels, ik bedoel kunstwerken, die je kinderen uit school meenemen en voeg die foto s toe in het album. Administratie en Financiën 19) Besteed tijd aan het goed opzetten van je administratie. Categoriseer, dan vind je zaken sneller terug. Zie ook de tips bij de Werkplekorganisatie. 20) Hou eens een paar maanden een huishoudboekje bij zodat je ziet wat je patroon is. En kijk dan kritisch of dit de manier is waarop je met je geld wilt omgaan. 21) Een fijne website waar alle folderaanbiedingen in Nederland op worden bijgehouden: www.voordeelmuis.nl Persoonlijk 22) Je lijst met dingen die je (ooit) wilt doen zal nooit leeg zijn. Accepteer dat en wees wat milder voor jezelf. 23) Wees lief voor jezelf, er is er maar ééntje van! Breng dagelijks wat tijd alleen door. Word stil en luister naar jezelf, hoor je dat goed? 24) Vraag eens aan je vrienden om jou in drie woorden te omschrijven. Komt dat overeen met hoe jij jezelf ziet? 5
Leefomgeving 25) Is je huis in de loop der tijd meer en meer op een opslagruimte gaan lijken? Maak eens een ronde door elke kamer en noteer wat je op zou willen ruimen, zou willen veranderen. Ga elke kast en plek na. En maak alléén de lijst, verder nog even niets. Dat geeft al rust in je hoofd en je kunt vanaf hier verder. 26) Bepaal hierna wat je zelf kunt doen en waar je misschien hulp bij nodig hebt. Overweeg een professional organizer in te huren om je te helpen. Kijk op www.nbpo.nl voor een organizer bij jou in de buurt. 27) Ga je zelf aan de slag begin dan met een eerste kast of kamer, ik noem dit een project. Blijf ook bij dat ene project en maak dat af voordat je aan een volgend project begint. Ballast, in welke vorm dan ook, kost gewoon teveel energie en uiteindelijk ook geld. Over dit mini e-book en de auteur Dit mini e-book krijg je kado bij aanmelding voor mijn nieuwsbrief. Elke drie weken nog meer tips en waardevolle informatie over prettig werken en leven! Als ik drie kwaliteiten van mijzelf mag noemen dan kies ik Praktisch, Energiek en Attent. Ik train en coach individuen en teams zodat zij beter kunnen floreren. Dat doe ik door meer bewustzijn bij de mensen te creëren waardoor zij zichzelf en de ander beter leren kennen. Na afloop van een traject zal in een team: - de samenwerking en communicatie beter verlopen, - meer vertrouwen zijn, - men zich op een nieuwe manier verbonden voelen met zichzelf, elkaar en de organisatie, - meer werkplezier worden ervaren en - efficiënter gewerkt worden. Neem gerust vrijblijvend contact met mij op via mijn website. Dankjewel voor je getoonde interesse in dit mini e-book! Reacties zijn altijd welkom. Vriendelijke groet, 6