Stappenplan bij het plaatsen zonnepanelen bij een Vereniging van Eigenaren (VvE) Stap 1. Oriëntatie/Vooronderzoek U vindt uw energiekosten te hoog? U hebt in uw koopflat een eigen cv-ketel en u vindt uw rekening voor gas en elektra veel te hoog. Of u hebt collectieve verwarming en als gevolg van stijgende verwarmingskosten blijft de bijdrage aan uw VvE maar toenemen. De waarde van de appartementen blijft hierdoor achter bij andere. Kortom: u wilt uw energiekosten omlaag brengen. Dat kan op vele manieren, ook met het opwekken van zonne-energie door het plaatsen van zonnepanelen. In tal van advertenties, tv-spots en websites staat dat zonnepanelen aantrekkelijk zijn om energie op te wekken. Echter, die adviezen zijn vaak niet toegesneden op koopflats en/of appartementen. Is uw gebouw inderdaad geschikt voor het plaatsen van zonnepanelen, welke voorwaarden worden daaraan gesteld, wat zijn de kosten en welke panelen zijn kwalitatief de beste? Een aantal vragen die beantwoord moeten worden om tot een juiste beslissing te komen. Voordat u aan de slag gaat moet u ook weten of er binnen de VvE voldoende draagvlak is om energiebesparing en duurzaamheid (lees: het plaatsen van zonnepanelen) op de agenda te plaatsen. Tips: Voordat u verder gaat is het raadzaam om onderstaande vragen evt. samen met de technische commissie en/of uw VvE Beheerder alvast te beantwoorden: Behoort het plaatsen van zonnepanelen tot de VvE? Het is van belang vast te stellen welke zaken tot de VvE behoren en welke zaken van individuele aard zijn. Ogenschijnlijk heel eenvoudig, maar per complex kan dat sterk verschillen. Zo behoort het glas in de ene VvE niet tot de gemeenschappelijke boedel, terwijl dat bij de ander wel het geval is. In veelal alle splitsingsaktes en bijbehorend splitsingsreglement zal staan dat het onderhoud en vervanging van het dak tot de VvE behoort. In principe is iedere eigenaar mede-eigenaar van het dak. In de splitsingsakte staat tevens genoemd voor welk deel de eigenaars eigenaar zijn (bepaald aan de hand van breukdelen). Het plaatsen van zonnepanelen wordt op een gezamenlijk dak gedaan, reden dat er toestemming aan de overige eigenaars verkregen moet worden.
Is het verschil niet duidelijk (te krijgen) of vergt dit intensief overleg met de betrokkenen, omdat er sprake is van bijvoorbeeld meerdere reglementen, neem dan contact op met VvE Belang. Heeft u de bouw- en installatietekeningen? Het hebben van deze tekeningen is heel belangrijk omdat ze basis vormen voor zowel het Energieadvies maar ook nagenoeg alle offerten die in een later stadium zullen moeten worden aangevraagd. Bovendien neemt het de onzekerheid weg over hoe het nu precies in elkaar zit en dat voorkomt weer onnodige discussies. Veel VvE s van voor 1980 beschikken hier niet (meer) over. Maar vaak is de gemeente nog wel in het bezit van de originele bouwtekeningen. Neem hiervoor contact op met de dienst Wonen of het gemeentearchief. Biedt dit geen oplossing, dan verdient het aanbeveling om ze opnieuw te laten maken. Technische vernieuwingen zorgen ervoor dat de hiermee gemoeide kosten de laatste jaren flink naar beneden zijn gegaan. Het is vaak een éénmalige investering die zich snel terugverdient omdat de tekeningen altijd kunnen worden hergebruikt. Het heeft de voorkeur om dan meteen digitale tekeningen te laten opstellen. Wat zijn de richtlijnen ten aanzien van duurzaamheid? Heeft de VvE beleid of richtlijnen opgesteld m.b.t. de duurzaamheid van evt. nieuw te nemen maatregelen? Zoniet, dan is het goed om dat eens op de agenda van de VvE te zetten en financiële richtlijnen op te stellen wanneer voor duurzame alternatieven wordt gekozen. Bijvoorbeeld door: (1) op te nemen dat milieuvriendelijke alternatieven worden gekozen zolang de kosten minder dan twee keer zo hoog zijn als die van conventionele systemen of (2) op te nemen dat er gekozen wordt voor het duurzame alternatief indien de daarmee samenhangende besparing zo groot is dat de investering binnen een termijn van 20 jaar kan worden terugverdiend door de VvE of (3) op te nemen dat gekozen wordt voor duurzame alternatieven (bijv. zonnecollectoren) zodra de energieprijzen voor fossiele brandstoffen in prijs verdubbelen.
Stap 2. Voorstel aan overige eigenaars Het moment is aangebroken om de Algemene Ledenvergadering (ALV) voor te stellen om een onderzoek te laten plaatsvinden of het plaatsen van zonne-panelen interessant is voor uw VvE is. Voordat u verder gaat moet u immers eerst weten welke mogelijkheden er zijn en welke besparingen u daarmee kunt behalen. U legt het bestuur voor, om het uitvoeren van een onderzoek voor het plaatsen van zonnepanelen in stemming te brengen in de Algemene Leden Vergadering (ALV). Om een besluit te kunnen nemen moeten voldoende leden aanwezig zijn. Daarnaast moet het voorstel veelal met een gekwalificeerde meerderheid aangenomen worden. Dat wil zeggen met 2/3 of 3/4 van het totaal uitgebrachte stemmen. E.e.a. is verschillend bij de VvE s en in de splitsingsakte c.q. reglement staat precies vermeld hoe die stemverhouding is. Na goedkeuring in de ALV verstrekt het VvE-bestuur opdracht aan een gespecialiseerd adviesbureau / bedrijf. Voor dit advies is immers niet alleen bouwkundige en installatietechnische kennis nodig, maar ook juridische en bedrijfseconomische. Het is namelijk een ingewikkelde materie die om een integraal oordeel vraagt. Tip: Indien u wilt weten hoe de stemverhouding binnen uw VvE is, neem dan contact op met VvE Belang
Stap 3. Het Verdiepingsonderzoek Investeren in energiebesparing c.q. zonnepanelen levert geld op. De werkelijke kosten van het plaatsen van zonnepanelen kunt u vaak pas bepalen nadat er een integraal verdiepingsonderzoek is uitgevoerd. Wat zijn de bouwkundige en eventueel installatietechnische gevolgen van wat er moet gebeuren? o Hoe worden de panelen bevestigd, is het dak daarvoor geschikt? Gaat de gemeente hiermee akkoord of heeft u een bouwvergunning nodig? Valt uw gebouw onder beschermd stadsgezicht of is het een monumentaal pand? Zijn de kostencalculaties wel reëel? Welke subsidies* en besparingen staan daar tegenover? Hoe en wanneer kunnen de subsidies aangevraagd worden? o Hoe zeker zijn die subsidies? Hoe gaat de VvE de zonnepanelen financieren, kopen of leasen? Welke besluiten moeten daarvoor genomen worden (en hoe)? Wat te doen met eigenaars met financiële beperkingen? o Wat betekent dit voor de VvE bijdrage? Kan dit allemaal juridisch wel op grond van de splitsingsakte? Op deze manier wordt duidelijk wat de financiële consequenties zijn voor de VvE c.q. eigenaars. Een verdiepingsonderzoek moet de uitgewerkte offerteaanvragen opleveren. Zo wordt voorkomen dat de offertes allen op eenzelfde manier aangevraagd worden. De onderlinge samenhang tussen al deze zaken vereist een gedegen aanpak met niet alleen de inzet van onafhankelijke kennis, maar ook met kennis en ervaring van de complexe besluitvormingsprocessen binnen VvE en. Het VvE-bestuur legt vervolgens de voor haar uitgewerkte voorstellen voor aan de algemene ledenvergadering (ALV) en kan voor een projectteam benoemen dat beschikking krijgt over het nodige budget. In een zorgvuldig voorbereide vergadering met alle appartementseigenaren wordt het definitieve besluit genomen over de ingreep. Daarbij moet ook duidelijkheid zijn over de hoogte van de financiële bijdrage voor de bewoners, over het noodzakelijke financiële mandaat voor het bestuur en over het eventuele projectteam om tot de uitvoering van de maatregel over te gaan. Tips: Om goedkeuring te krijgen voor het bestuursvoorstel aan de VvE-vergadering is het van belang dat u beslagen ten ijs komt. Daarbij gaat het erom dat u niet alleen de investeringsvoorstellen presenteert, maar ook aangeeft op welke manier u e.e.a. wil gaan financieren en een incassobesluit neemt.
Het advies is om niet uw adviseur te laten presenteren, want die geniet over het algemeen minder vertrouwen dan het bestuur. Het moet een voorstel zijn dat gedaan wordt in naam van allen. Laat zien dat u de materie op hoofdlijnen beheerst. Waar nodig kan de adviseur invallen. Zorg voor een gedegen presentatie. Presenteer niet alleen de nadelen, maar neem de mensen zeker mee in de voordelen. Investeringen zijn niet populair als u niet kunt laten zien wanneer ze terugverdiend worden of hoe groot de besparing op jaar- en maandbasis in de servicekosten is. Kijk altijd goed naar de besluitvorming: is een gewone meerderheid van stemmen genoeg of is hier een gekwalificeerde meerderheid vereist? * in het Lenteakkoord is afgesproken dat er met ingang van 2 juli 2012 een subsidieregeling voor zonnepanelen wordt geopend. Het beschikbare budget is 22 miljoen in 2012 en 30 miljoen in 2013. Per installatie wordt maximaal 650,- gesubsidieerd. Echter, de regeling is alleen opengesteld voor particulieren, Verenigingen van Eigenaren zijn ervan uitgesloten. Appartementseigenaars zijn echter óók particulieren, het enige verschil is dat ze gestapeld wonen en dat ze bij wet verplicht verenigd zijn in een VvE. Daar gelden andere spelregels. Een individuele appartementseigenaar mag niet zelfstandig beslissen zonnepanelen te plaatsen op het gezamenlijke dak. Daar is een veelal een gekwalificeerde meerderheid (2/3 of ¾ van de stemgerechtigden) voor nodig tijdens de Algemene Ledenvergadering. VvE Belang is momenteel in gesprek met het ministerie van EL&I om ook deze subsidie te laten gelden voor VvE s.
Stap 4. Uitvoering Na de goedkeuring door de ALV zijn voor het plaatsen van de zonnepanelen voldoende offertes opgevraagd en uitonderhandeld. Bekend is nu wat deze maatregelen uiteindelijk gaan kosten. De financiering moet definitief bepaald worden. In de meeste gevallen zal de splitsingsakte niet gewijzigd hoeven te worden. De uitvoering van de werkzaamheden moeten georganiseerd worden. Dat kan intern, binnen de VvE met behulp van vrijwilligers gedaan worden of er kan een externe partij bij worden betrokken. Vanzelfsprekend geniet iemand met bouwkundige kennis daarbij de voorkeur. Indien het beheer uitbesteed is, niet alleen financieel, maar ook op technisch vlak, kan er ook voor worden gekozen om de (technische) beheerder hierbij te betrekken. Tips: Van belang is dat bij de uitvoering rekening gehouden wordt met een aantal aspecten: - De kwaliteit van de uitvoering moet goed vastgelegd worden; - De termijnen en de daaraan verbonden overschrijdingen moeten worden besproken; - De rapportages voor de oplevering en moeten goed gevolgd worden; - Afgesproken wordt dat tussentijdse betalingen of depots pas worden aangesproken nadat de VvE akkoord gaat met de kwaliteit van de verrichte werkzaamheden. Bij het aanstellen van een (betaalde) externe deskundige bestaan in principe een tweetal vergoedingstructuren: - Een vergoeding als % van de gerealiseerde omzet. Dit is wat veel beheerders en adviseurs doen waardoor ze ook borg kunnen staan voor onafhankelijkheid. Dit is onder meer zinvol als door de aannemer kwaliteitsgaranties worden afgegeven. Voordeel hierbij is dat van te voren duidelijk is welke kosten deze begeleiding met zich meebrengt - Een vergoeding op uurbasis. Dit heeft als voordeel dat er altijd zorgvuldig wordt gehandeld. Nadeel is dat de kosten hiervan niet van te voren bekend zijn. Wel kan er een maximum aantal uren afgesproken worden, zodat bekend is wat de maximale kosten zijn.
Stap 5. Oplevering Bij de oplevering wordt nagegaan of het werk is uitgevoerd zoals van te voren afgesproken en geoffreerd. Verstandig is om dit schriftelijk vast te leggen. Na akkoord kan tot betaling van de (rest-)factuur overgegaan worden.