VAKGROEP PERSONEELSBELEID, ARBEIDS- EN ORGANISATIEPSYCHOLOGIE STAGE EN DEONTOLOGIE IN HET ACADEMIEJAAR 2017-2018 MASTER BEDRIJFSPSYCHOLOGIE EN PERSONEELSBELEID Infosessie stage, Bart Verloo, stagecoördinator maandag 19 december 2016
VANDAAG Informatiesessie en workshops voor de studenten master bedrijfspsychologie en personeelsbeleid die in het academiejaar 2017-2018 stage op hun curriculum hebben staan 09:00-10:00: informatiesessie (verplicht) 10:00-12:00: workshops ter voorbereiding van de stage in Auditorium 4 en Auditorium 3 (verplicht) 13:00-16:40: stageseminarie I (iedereen welkom) Leslokaal 3.2 (DUN 2) (oude benaming: Leszaal 3C) Practicumzaal 3.1 (DUN 2) (oude benaming: Leszaal 3A) 2
WIE IS WIE? DE STAGIAIR De stagiair Om stage te kunnen aanvangen moet u volgens de regeling van volgtijdelijkheden in de opleiding psychologie geslaagd zijn voor: 1. Wetgeving en documentatie in verband met het beroep 2. Human resource management 3. Psychologische arbeidskenmerken Voor overgangsgroep: geslaagd zijn voor stage I 3
WIE IS WIE? DE STAGEGEVER Ieder binnenlands of buitenlands bedrijf, organisatie (profit of non-profit) die voldoet aan voorwaarden: 1. Inhoudelijke voorwaarden: De stagegever moet aan de stagiair taken toevertrouwen die een progressieve introductie in de beroepsbezigheden van de bedrijfspsycholoog toelaten m.a.w. relevante taken binnen het domein van de bedrijfspsychologie en personeelsbeleid De student moet de mogelijkheid krijgen om mee te werken en de verantwoordelijkheid te krijgen over minimaal een (groot) project. de projecten en doelstellingen van de stage worden geconcretiseerd in de taakomschrijving 4
WIE IS WIE? DE STAGEGEVER 2. Vormelijk voorwaarden De stagegever moet een universitair psycholoog (=licentiaat of master in de psychologie) tewerkstellen die als stagebegeleider kan optreden en instaat voor de dagelijkse begeleiding, feedback en evaluatie. = de stagebegeleider van de stagegever De stagebegeleider van de stagegever maakt binnen de 2 weken na de start van de stage tijd vrij voor een gesprek met de student over de taakomschrijving van de stage. De stage is onbezoldigd een vergoeding van reis- en of verplaatsingskosten is wel mogelijk 5
WIE IS WIE: WIE KAN GEEN STAGEGEVER ZIJN 1. Organisaties waar geen psycholoog werkzaam is uitzondering mogelijk mits grondig gemotiveerd dossier CV van stagebegeleider Stage inhoud op basis van dossier al dan niet goedkeuring door opleidingscommissie Psychologie 2. Organisaties waar familie werkzaam is t.e.m. 3 de graad (relevante functie) 6
WIE IS WIE? DE OPLEIDING Vakgroep Personeelsbeleid, Arbeids- en Organisatiepsychologie De universitaire stageverantwoordelijke Prof. dr. Eva Derous Verantwoordelijk voor de organisatie van het opleidingsonderdeel De interne stagebegeleiders 3 praktijkassistenten Verantwoordelijk voor de inhoudelijke begeleiding De stagecoördinator Bart Verloo Verantwoordelijk voor de praktische organisatie 7
STRUCTUUR STAGE Voor de stage Academiejaar 2016-2017 Voorbereiding en sollicitatieperiode Tijdens de stage De stage zelf in het academiejaar 2017-2018 Na de stage Rapportering en evaluatie van de stage (academiejaar 2017-2018) 8
VOOR DE STAGE: VOORBEREIDING Inschrijven op de Minerva site HX00044A - Stage en deontologie 2016-2018 Wie volgend academiejaar stage op zijn curriculum heeft staan: MOET zich inschrijven op Minerva site ten laatste op vrijdag 23 december 2016 > De stage Minerva site is de digitale leeromgeving voor de stagiair, de opleiding en de stagegever 9
Vrijdag 17 februari 2017, Zebrastraat Gent Deelname is verplicht en maakt deel uit van het practicum Recente Trends in HRM Timing van de dag 08.30-09:00: ontvangst in de Zebrastraat 09.00-11.00: speeddates 13.00-17.00: stageseminarie II Presentaties van studenten 2de master bedrijfspsychologie en personeelsbeleid Delen van hun stage ervaringen Inschrijven voor de speeddate sessies vanaf maandag 9 januari 2017 via www.getrecruited.ugent.be/ Inschrijven= registreren, CV opladen en bedrijven kiezen De toekenning aan een bedrijf gebeurt op basis van het principe "first come first served Preview van ingeschreven bedrijven te raadplegen vanaf woensdag 4 januari 2017 via Minerva 10
VOOR DE STAGE: STAGEDOELSTELLINGEN Het leerproces van de stage is gericht op 5 doelstellingen die bijdragen tot de eindcompetenties van het opleidingsonderdeel: 1. Introductie tot de praktijk van een bedrijfspsycholoog / wetenschappelijk onderzoeker in de Bedrijfspsychologie en Personeelsbeleid. 2. Leren uitvoeren van specifieke beroepstaken van bedrijfspsychologen / wetenschappelijke onderzoekers in de Bedrijfspsychologie en Personeelsbeleid en beroepscompetenties ontwikkelen. 3. Gradueel meer verantwoordelijkheid opnemen en meer zelfstandig werken bij het uitvoeren van de specifieke projecten van een bedrijfspsycholoog / wetenschappelijke onderzoeker in de Bedrijfspsychologie en Personeelsbeleid. 4. Theoretische leerinhouden uit de wetenschappelijke opleiding flexibel en kritisch integreren in de complexiteit van de bedrijfspsychologische praktijk en omgekeerd, vanuit een wetenschappelijke achtergrond de bedrijfspsychologische praktijk kritisch kunnen en durven evalueren. 5. Kritisch leren reflecteren over het persoonlijke functioneren en de eigen positie binnen het werkveld van de bedrijfspsycholoog / wetenschappelijk onderzoeker in de Bedrijfspsychologie en Personeelsbeleid. Dit zijn de opleidingsdoelstellingen, niet uw persoonlijke stage doelstellingen Belang? Om in achterhoofd te houden bij het opstellen van uw persoonlijke doelstellingen (zie taakomschrijving) 11
VOOR DE STAGE: DUUR EN PERIODE Duur: 24 aaneensluitende weken van 5 dagen (= 120 dagen) Periode: start: maandag 25 september 2017 (start academiejaar 2017-2018) Ook voor overgangsgroep van de startdatum kan niet worden afgeweken voor een binnenlandse stage start buitenlandse stage: maandag 4 september 2017 einde: vrijdag 9 maart 2018 De einddatum kan verlengd worden tot maximum vrijdag 23 maart 2018 mogelijke inhaalperiode vanwege ziekte Voor overgangsgroep: vrijdag 26 januari 2018 12
VOOR DE STAGE: DUUR EN PERIODE Wanneer je stage loopt zijn er 6 terugkomdagen voor intervisie, waarbij de student/stagiair terug naar de universiteit komt 1 dag per maand (moeten nog bepaald worden) Voor overgangsgroep: 4 terugkomdagen terugkomdagen tellen mee als reguliere stagedag Communiceer dit ook vooraf aan uw stagegever Ziekte: moet steeds worden ingehaald moet worden verantwoord met een doktersattest moet direct worden gemeld aan de stagegever en de stagecoördinator Collectieve sluiting en of feestdagen worden gelijkgesteld met een stagedag en moeten niet worden ingehaald Verlof Met uitzondering van feestdagen en of collectieve sluiting, heeft u als stagiair geen recht op verlof tijdens de stageperiode. 13
VOOR DE STAGE: VINDEN VAN EEN STAGEGEVER U zoekt zelf naar een stagegever conform de inhoudelijke en vormelijke voorwaarden Het zoeken naar een stagegever is te vergelijken met het zoeken naar een job. daarom beschikt u best over een inhoudelijk doordacht en gestructureerd CV of LinkedIn profiel Indien u wordt uitgenodigd is het van belang dat u zich goed voorbereidt Wat wil u zelf maken van uw stage? Wat weet u over het bedrijf? Neem contact op met student die er vorig jaar stage heeft gelopen Tijdens het kennismakings- of sollicitatiegesprek zorgt u ervoor: dat uw verwachtingen en doelstellingen en die van de stagegever duidelijk in beeld komen Meer tips straks in de workshops 14
VOOR DE STAGE: HOE EEN STAGEGEVER VINDEN? Stage aanbod vakgroep Te raadplegen op stage Minerva site onder documenten Wordt regelmatig aangepast Vrijdag 17 februari 2017 Eigen netwerk Stage vacatures via websites bedrijven Stage vacature sites mijnstage.be alumni Ugent vacatureforum 15
VOOR DE STAGE: BUITENLANDSE STAGE De buitenlandse stagegever moet voldoen aan dezelfde vormelijke en inhoudelijke voorwaarden als een binnenlandse stagegever Indien er een match is tussen stagiair en stagegever, zorg er dan voor dat er duidelijke afspraken zijn rond: de dagelijkse begeleiding en feedback de evaluatiemomenten van de stage de begeleidings- en reflectiemomenten vanuit de opleiding: maak daarover vooraf duidelijke afspraken met de aan u toegewezen interne stagebegeleider Laadt het document taakomschrijving ten laatste op 15 augustus op in Minerva (dropbox) Na goedkeuring van de taakomschrijving, maakt u een stageovereenkomst aan en laadt u die ten laatste 1 september op in Minerva 16
VOOR DE STAGE: VINDEN VAN EEN BUITENLANDSE STAGE Grote organisaties die internationaal actief zijn Vb. Hudson, Securex, Via organisaties die buitenlandse stages aanbieden AIESEC: een wereldwijd netwerk voor studenten Global experiences Stage langer dan 3 maanden binnen Europa mogelijkheid aanvragen van een Erasmusbeurs Iedere buitenlandse stage ook steeds registeren van uitwisselingsaanvraag via Oasis > Meer info: zie afzonderlijke rubriek buitenlandse stage op stage website 17
VOOR DE STAGE: ONDERZOEKSSTAGE Tijdens het academiejaar 2017-2018 kan je een stage uitvoeren als onderzoeker op de Vakgroep Personeelsbeleid, Arbeids en Organisatiepsychologie. elk jaar 3 stageplaatsen Doel: zelf ervaring opdoen met bedrijfspsychologisch onderzoek Opzetten van een eigen onderzoeksproject Rapportage aan het einde van de stage aan de vakgroep Daarnaast neem je deel aan lopende onderzoeken op de vakgroep zodat je direct ervaring kan opdoen met alle fases van het wetenschappelijk onderzoek. Interesse? Neem contact op met professor, assistent of onderzoeker van de vakgroep Taakomschrijving en CV moeten ten laatste op 31 maart 2017 aan de vakgroepvoorzitter (frederik.anseel@ugent.be) bezorgd worden. > Meer info: zie rubriek onderzoeksstage op stage website 18
VOOR DE STAGE: STAGE-ADMINISTRATIE 1. Indien een akkoord wordt bereikt over uw stage dan vult u het formulier taakomschrijving in bewaar de ingevulde taakomschrijving bezorg de stagegever een exemplaar u laadt de taakomschrijving op in Minverva (dropbox) ten vroegste op 1 maart 2017 ten laatste op 1 september (15 augustus indien buitenlandse stage) De taakomschrijving wordt goedgekeurd op basis van: voldoet de stage aan de vormelijke en inhoudelijke voorwaarden de leerdoelen en de projecten > Via tekstuele feedback in Minerva krijgt u al dan niet een go of no go toewijzing aan een interne stagebegeleider 19
VOOR DE STAGE: STAGE-ADMINISTRATIE 2. Na goedkeuring van de taakomschrijving maakt u een stageovereenkomst aan via de webapplicatie van de afdeling juridische zaken U vult de stagegegevens in en u selecteert Prof. dr. Eva Derous als promotor Na goedkeuring van de stageovereenkomst print u de stageovereenkomst samen met de rechten en plichten uit u zorgt voor de handtekening van de stagegever en uzelf U laadt de stageovereenkomst (ondertekend door de stagegever en uzelf) samen met de taakomschrijving in pdf formaat op in Minerva (portfolio) ten laatste op op 15 september (binnenlandse stage) op 1 september (buitenlandse stage) de stageovereenkomst die u heeft aangemaakt via de webapplicatie kan u niet wijzigen. indien de stagegever daar toch om vraagt, neem dat contact op met stagecoördinator Bart Verloo. 20
VOOR DE STAGE: STAGE-ADMINISTRATIE 3. Voor aanvang van de stage moet er ook een risicoanalyse opgemaakt worden. u laadt de risicoanalyse zelf op via de webpagina van het departement medisch toezicht als contactpersoon voor de faculteit vult u de gegevens in van de stagecoördinator Bart Verloo risicoanalyses van de stagegever zelf worden ook aanvaard u vult het document werkpostfiche pas in, indien blijkt uit de risicoanalyse dat een medisch onderzoek vereist is 21
VOOR DE STAGE: STAGE ADMINISTRATIE Alle stage administratie verloopt via Minerva Pas mogelijk vanaf 1 maart 2017 via modules: Dropbox Portfolio Verzamelplaats voor alle administratie, begeleidingsdocumenten, rapportage en evaluatie Uw persoonlijk portfolio pas actief na aanklikken van: Aanmaken van eigen werkruimte Ook interne stagebegeleider selecteren U ontvangt nog meer info via screenshots over hoe u uw persoonlijk stage portfolio aanmaakt en instelt 22
OVERZICHT STAGE WORKFLOW Binnenlandse stage Buitenlandse stage Opladen van de taakomschrijving in Minerva (dropbox) kan vanaf Deadline opladen van de taakomschrijving in Minerva (dropbox) Deadline opladen van de goedgekeurde taakomschrijving en stageovereenkomst in Minerva (portfolio) Communicatie vanuit de vakgroep met o.a. de goedgekeurde taakomschrijving en stageovereenkomst aan de stagegever en de student 1 maart 2017 1 september 2017 15 september 2017 voor aanvang stage 1 maart 2017 15 augustus 2017 1 september 2017 voor aanvang stage 23
VOOR DE STAGE: BELANGRIJKE DATA Tot vrijdag 23 december 2016 registeren als gebruiker op stage Minerva site! Vanaf woensdag 4 januari 2017 preview van deelnemende bedrijven Stagebeurs Get Recruited via Minerva Vanaf maandag 9 januari 2017 Inschrijven voor Stagebeurs Get Recruited Vrijdag 17 februari 2017 Vanaf 1 maart 2017 Opladen van de taakomschrijving in Minerva Tot 31 maart 2017 Indienen aanvraag onderzoeksstage op de vakgroep Tot 1 september 2017 (15 augustus, buitenlandse stage) opladen van de taakomschrijving in Minerva Tot 15 september 2017 (1 september, buitenlandse stage) opladen van de stageovereenkomst in Minerva 24
TIJDENS DE STAGE: VERZEKERING U bent verzekerd tijdens uw stage als: 1. U bent ingeschreven als student aan de Ugent 2. Er een door alle partijen ondertekende stageovereenkomst is opgeladen in Minerva Ugent heeft 4 verzekeringspolissen afgesloten: lichamelijke ongevallen ongevallen op de weg van en naar de stage burgerlijke aansprakelijkheid reisbijstand belang voor een buitenlandse stage arbeidsongevallen Belang van geregistreerde risicoanalyse > Op stage website link naar aangifte van ongeval. 25
TIJDENS DE STAGE: DEONTOLOGIE Tijdens uw stage activiteiten volgt u de deontologische code voor Belgische Psychologen, opgesteld door de Belgische Federatie van Psychologen (BFP). De code omvat vier domeinen: Beroepsgeheim Eerbied van de waardigheid en de rechten van de persoon Verantwoordelijkheden van de psycholoog Competenties van de psycholoog U neemt deze code grondig door, voor aanvang van de stage. > Tijdens de terugkomdagen wordt er dieper ingegaan op het belang van de deontologische code. 26
TIJDENS DE STAGE: WAT WORDT VAN U VERWACHT u neemt geleidelijk aan de taken en de verantwoordelijkheden op van een volwaardige werknemer van het bedrijf u maakt een verslag op van een startgesprek tussen u en de stagebegeleider van de stagegever u komt naar de 6 terugkomdagen (4 overgangsgroep) 1 dag per maand N.a.v. een terugkomdag maakt u een SWOT analyse en presentatie 27
TIJDENS DE STAGE: BEGELEIDING DOOR DE OPLEIDING Is in handen van 3 interne stagebegeleiders Ervaren psychologen uit het werkveld Zij staan in voor: Organisatie van de terugkomdagen Intervisiemomenten over relevante thema s: aanvang stage, professioneel gedrag, begeleiding, feedback, evaluatie, 28
TIJDENS DE STAGE: BEGELEIDING DOOR DE STAGEGEVER dagelijkse begeleiding en feedback tijd maken voor een startgesprek minimum één tussentijds evaluatie een eindevaluatie 29
TIJDENS DE STAGE: EVALUATIE Tussentijdse / eindevaluatie Aan de stagebegeleider van de stagegever zal gevraagd worden om: minimum één tussentijdse evaluatie te registeren één eindevaluatie te registeren Verschil tussentijdse / eindevaluatie Eindevaluatie: een vastliggende eindbeoordeling Tussentijdse evaluatie: gericht op het geven van suggesties en constructieve feedback om het functioneren van de stagiair te verbeteren. Het is de bedoeling dat de stagebegeleider de tussentijdse- en eindevaluatie samen met u bespreekt De eindevaluatie van de stageverantwoordelijke zal de basis vormen van de uiteindelijke score. Het evaluatieformulier bestaat uit 3 delen: Een eerste deel heeft betrekking op de persoonlijke leerdoelen Het tweede deel heeft betrekking op de projecten die de stagiair moet uitvoeren. Het tweede deel heeft betrekking op de competenties van de student. 30
NA DE STAGE: STAGESEMINARIE Iedere student stelt een presentatie voor aan collega studenten stagebegeleiders van de stagegevers 15 minuten presenteren 5 minuten voor vragen o.l.v. interne stagebegeleider (praktijkassistenten) Staat ook in voor beoordeling ervan Wanneer? in week van 16/04-20/04/2017 (na paasvakantie) Voor overgangsgroep: in februari 2018 (nog te bepalen) 31
NA DE STAGE: EINDBEOORDELING De uiteindelijke beoordeling van de stage = score op 20 op basis van de eindevaluatie van de stagegever zijn de persoonlijke leerdoelen behaald? zijn de projecten kwalitatief uitgevoerd? voldoet de stagiair aan de gevraagde competenties? 14/20 de beoordeling van de interne stagebegeleider over uw stagepresentatie 2/20 de score professioneel gedrag aanwezigheden en actieve bijdrages op de terugkomdagen respecteren van deadlines 4/20 > Feedback over de eindbeoordeling op de feedbackdag 32
COMMUNICATIE Via stage website vakgroep www.ugent.be/pp/pao/nl Rubriek stage Ook deze presentatie Via Get Recruited www.getrecuited.ugent.be Via Minerva site HX00044A - Stage en deontologie 2016-2018 Inschrijven als gebruiker ten laatste op vrijdag 23 december 2016 33
CONTACT Stagecoördinator Bart Verloo Bart.verloo@ugent.be T: +32 9 264 64 56 Universitaire stageverantwoordelijke Prof. dr. Eva Derous Eva.derous@ugent.be T: +32 9 264 91 39 Interne stagebegeleiders (praktijkassistenten) Te contacteren vanaf 1 maart 2017 34
BESLUIT Iedereen vindt een stagegever Stage in de opleiding bedrijfspsychologie en personeelsbeleid is een unieke kans om (werk)ervaring op te doen om uw professioneel netwerk verder uit te bouwen Misschien is uw stagegever wel een van uw toekomstige werkgevers? 35
Veel succes Vragen? 36