KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN FACULTEIT SOCIALE WETENSCHAPPEN. Richtlijnen bij de stage voor de Master in Overheidsmanagement en -beleid

Transcriptie

1 KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN FACULTEIT SOCIALE WETENSCHAPPEN Richtlijnen bij de stage voor de Master in Overheidsmanagement en -beleid

2 INHOUDSTAFEL 1 WAT IS EEN STAGE? Doelstellingen van de stage Doelgroep Soort stage Wie zijn de betrokkenen? De stageverantwoordelijke De stagecoördinator De stagemeester De stagiair EEN STAGE: HOE BEGIN JE ERAAN? Hoe vind je een stageplaats? Wie kan optreden als stageplaats? Je hebt een stage, wat moet je regelen? Duur en periode Wat als het mis gaat? Evaluatie EEN VEILIGE EN VERZEKERDE STAGE LOPEN De stageovereenkomst Stagedossier De stagemeester De stagecoördinator De stagiair Verzekering Arbeidsongevallenverzekering Ongevallenverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid Welzijnswet Risicoanalyse Gezondheidstoezicht Sociaal statuut van de stagiair

3 1 WAT IS EEN STAGE? De Master in het Overheidsmanagement en beleid biedt de mogelijkheid om in het kader van de meesterproef een stage te lopen in een openbaar bestuur. Deze Richtlijnen voor stage trachten een antwoord te bieden aan de vragen die hierbij zijn gerezen. 1.1 Doelstellingen van de stage De stage is primair bedoeld om de theoretische onderzoeksvragen, die centraal staan in de meesterproef, te gaan toetsen aan de werkelijkheid. Bovendien geeft de stage de student ook inzicht in de samenhang tussen de opleiding en de maatschappelijke praktijk. Dat betekent dat de inhoud van de stage moet aansluiten op de doelstellingen van de opleiding. Op die manier leren studenten de theorieën, die tijdens colleges en zelfstudie aan bod kwamen, ook gebruiken in de praktijk. Ten derde kunnen zo verschillende vaardigheden (bvb. organisatorische) en kennis verder ontwikkeld worden. Ten slotte biedt de stage ook de mogelijkheid om praktijkervaring op te doen. Bij het zoeken naar een baan na het afstuderen, kan de student hiervan profijt hebben. Doelstellingen van stage zijn: o Geïnteresseerde studenten confronteren met de praktijk van hun vakgebied o Een bijdrage leveren tot de formulering van het antwoord op de onderzoeksvraag o Inzicht creëren in de realiteit waar de onderzoeksvraag op betrokken is o Ontwikkelen van inzicht in de samenhang tussen de gevolgde opleiding en de maatschappelijke praktijk o Ontwikkeling van kennis en vaardigheden, met name op organisatorisch vlak, door het verrichten van werkzaamheden buiten het wetenschappelijk onderzoek 1.2 Doelgroep De stage is een mogelijkheid voor alle studenten uit de Master in het Overheidsmanagement en beleid, maar primair voor die groep die geen werkervaring hebben of geen ervaring in een openbare dienst. 1.3 Soort stage Bovenstaande maakt duidelijk dat het hier om een introductiestage gaat. Het doel van dit soort stage is immers het kennismaken met de wereld waarin men mogelijks na de studie terechtkomt. Anderzijds betreft het hier een vrije studiestage en geen verplichte studiestage in die zin dat de stage geen opleidingsonderdeel is binnen de opleiding en voldoet aan volgende voorwaarden: de stage is onbezoldigd; d.w.z. dat er geen loon mag betaald worden. Onkostenvergoedingen die beantwoorden aan een reële kost (bv. verplaatsingsonkosten) zijn geen loon. Bezoldigde stages worden in geen geval verzekerd door de K.U.Leuven en hebben gevolgen voor het sociaal statuut van de student! de stage houdt rechtstreeks verband met een gevolgd opleidingsonderdeel of studie van de student. Dit betekent dat een lid van het ZAP de stage superviseert, in het geval van de opleiding MOB is de promotor van de meesterproef de supervisor. de stage situeert zich binnen het academiejaar en dit tot uiterlijk het einde van de zomervakantie. De stage mag 60 kalenderdagen bij eenzelfde stagegever niet overschrijden. Indien dit toch gebeurt, dan verliest de stage haar karakter van studiestage en kan ze 3

4 gekwalificeerd worden als een beroepsinlevingsovereenkomst. In dat geval wordt de stagegever werkgever en valt de stage onder de voorwaarden van de beroepsinlevingsovereenkomsten zoals bepaald door art. 104 van de Programmawet van 2 augustus Eventueel kan een overeenkomst voor tewerkstelling van studenten worden opgesteld. Een stage waarbij de student niet meer ingeschreven is aan de K.U.Leuven kan niet als studiestage worden beschouwd. 1.4 Wie zijn de betrokkenen? De stageverantwoordelijke De stageverantwoordelijke is de academische verantwoordelijke voor de stage. Als promotor van de meesterproef kan hij/ zij suggesties aanreiken voor mogelijke stageplaatsen, eerste contacten faciliteren, alsook het onderwerp en het takenpakket helpen afbakenen. De rol van de stageverantwoordelijke is tijdens het verloop van de stage eerder beperkt, maar zijn/ haar hulp kan uiteraard steeds ingeroepen worden wanneer er zich problemen zouden voordoen De stagecoördinator De opleidingscoördinator van de Master in het overheidsmanagement en beleid fungeert ook als stagecoördinator voor de K.U.Leuven. In deze hoedanigheid verzorgt zij onder meer de informatie over stagekeuze en het stageverloop aan de studenten en de dossierbewaking (overeenkomsten, werkpostfiches, ). De verantwoordelijkheid voor een stage kan echter nooit worden doorgeschoven naar de stagecoördinator. Silke.Ruebens@soc.kuleuven.be Lokaal Telefonisch op 016/ De stagemeester De stagemeester is de persoon die de stage-instelling vertegenwoordigt. De stagemeester waakt erover dat de faciliteiten beschikbaar zijn om de stage optimaal te laten verlopen. In sommige gevallen kan het zijn dat de stagemeester niet de dagelijkse stagebegeleider is. In dat geval wordt er dus een onderscheid gemaakt tussen de stagemeester en de stagebegeleider. De stagemeester blijft verantwoordelijk voor de stage en het stagedossier De stagiair Elke student die in het kader van een leerprogramma georganiseerd door een onderwijsinstelling, daadwerkelijk arbeid verricht bij een werkgever, in gelijkaardige omstandigheden als de werknemers in dienst van die werkgever, en dit met het oog op het opdoen van beroepservaring 1. 1 Koninklijk besluit van 21 september 2004 betreffende de bescherming van stagiairs, art. 2 4

5 2 EEN STAGE: HOE BEGIN JE ERAAN? 2.1 Hoe vind je een stageplaats? Door een stage te doen, verbreed je je kijk op de wereld, leer je nieuwe dingen en werk je aan de toekomst, maar: 1. Kies bewust: Ga niet over één nacht ijs. De verkeerde stage bij de verkeerde organisatie is frustrerend en een gemiste kans. 2. Zorg voor helderheid over leerdoelen en werkzaamheden. Laat je daarbij helpen door de stagecoördinator. 3. Regel een goede stageovereenkomst: Zorg voor een volledige overeenkomst, waar iedereen achter staat. 4. Sta op goede begeleiding: Modder niet alleen aan, maar vraag om hulp als dat nodig is. 5. Evalueer: Laat je kennis niet verloren gaan en zorg voor een goede integratie in je meesterproef. De stageplaats, professoren en volgende studenten zijn je dankbaar. Of je nu op werk- of louter onderzoeksstage gaat, je moet vooraf precies weten wat je wilt leren. En hoe dat in je opleiding, je meesterproef en in je toekomstige carrière past. Om dat te weten te komen, kan je de volgende checklist voor jezelf eens nagaan. Checklist Wat wil ik (niet)? Wat kan ik (niet)? Wat wil ik leren? Wat voor dienst zoek ik? Welk werk wil ik doen? Als je weet wat je wilt, ga je op zoek naar een stageplek. Dat kan op twee manieren. 1. Gebruik het bestaande aanbod aan stages De stagecoördinator heeft tegen begin oktober een lijst met mogelijke stageplaatsen en onderwerpen verzameld. Deze zijn ter beschikking gekomen door het ruime netwerk van het Instituut voor de Overheid, waarvan personen of diensten hebben aangegeven open te staan voor stagiairs. De stageplaats doet dus een aanbod naar studenten toe wat betreft inhoud en takenpakket. Je kunt altijd kijken of er iets tussen zit dat jou aanspreekt. Wanneer je geïnteresseerd bent in één van deze opties, neem je contact op met de stagecoördinator die jou zal introduceren bij de stageplaats en de betrokken promotor. 2. Regel zelf een stageplaats Anderzijds is het ook mogelijk dat je naar aanleiding van een gekozen meesterproefonderwerp zelf op zoek gaat naar een bijpassende stageplaats. Schrijf dan een open sollicitatie. Of bel de openbare dienst. Vraag naar de stagemogelijkheden en of ze open sollicitaties accepteren. Als je weet dat er ergens plek is, kun je beginnen aan je CV en een goede sollicitatiebrief. De promotor (en/of assessor) kunnen hierbij ook ondersteuning bieden, maar deze werkt vraag-gestuurd. 5

6 2.2 Wie kan optreden als stageplaats? In principe kan elk openbaar bestuur op elk bestuursniveau als stageplaats optreden. Voorlopig opteren we ervoor deze brede waaier te beperken tot: een aantal federale diensten, die mogelijks positief staan tegenover stagiairs een aantal Vlaamse diensten, die mogelijks positief staan tegenover stagiairs de 13 centrumsteden de OCMW s van de centrumsteden Criteria voor een geschikte stageplaats: de openbare dienst heeft voldoende mogelijkheden de vaardigheden die verworven worden tijdens de opleiding toe kunnen passen en uitbreiden / werkzaamheden dienen aan te sluiten bij de opleiding activiteiten moeten aansluiten op het niveau van de opleiding / werkzaamheden hebben een academisch werk- en denkniveau. 2.3 Je hebt een stage, wat moet je regelen? Praat met je promotor over je stageopdracht. Maak je stage in elk geval 'stageproof', zodat je niet twee maanden koffie moet rondbrengen. De stage kan verschillende vormen aannemen: deelname en opvolgen van aan vergaderingen, meewerken aan projecten binnen de organisaties, interviews met bevoorrechte getuigen, meeschrijven aan bepaalde beleidsdocumenten, enzovoort. Essentieel is de kennismaking met verschillende aspecten van de betrokken dienst. Bovendien is ook het thema van de stage heel verschillend al naargelang het meesterproefonderwerp, bijvoorbeeld in de sfeer van financieel management, HRM, e- government, organisatiemanagement,... Het is belangrijk om op voorhand na te denken en deze aspecten van de stageopdracht goed door te praten. Ben je het eens over de opdracht met de stagebegeleiders van de organisatie en de promotor? Hoog tijd voor een stageovereenkomst! Hiervoor ga je langs bij de stagecoördinator. Alle informatie over de formele kant van stage lopen is terug te vinden in hoofdstuk Duur en periode De stage hoort een substantiële duur te hebben. Om de doelstellingen te verwezenlijken is een introductie van ongeveer 4 weken nodig, rekening houdend met het feit dat er twee lesdagen per week zijn. Deze vier weken worden bij voorkeur gepland tussen februari en juni. Op die manier is een stevige voorkennis opgebouwd en heeft de meesterproef al een eerste vorm aangenomen. 6

7 2.5 Wat als het mis gaat? De student die de stage steeds meer voelt tegenvallen, dient daar in eerste instantie zelf verandering in te brengen door naar een oplossing te zoeken en een voorstel tot verbetering te doen. Lukt dit niet dan neemt hij/ zij contact op met de stagecoördinator en/ of promotor. Samen wordt het probleem besproken en wordt er naar een oplossing gezocht. Voorbeelden van wat er fout kan gaan: Het kan zo zijn dat de stagiair niet serieus wordt genomen en alleen hele simpele taken krijgt waarin helemaal geen uitdaging voor het leerproces in zit. Het kan anderzijds ook zijn dat de stagiair te veel verantwoordelijkheid en taken krijgt, die hij/zij niet aan kan. De stagiair krijgt alleen taken die niets met de opleiding te maken hebben. Wanneer een stageplaats aangeeft niet langer de betrokken stagiair te willen begeleiden, zal de stagecoördinator en/ of promotor contact opnemen met de betrokken student. In een gesprek wordt naar zijn waarneming gepolst. Mogelijke uitwegen zijn: de situatie verbetert en wordt verder gezet de student krijgt andere taken/ project de stage wordt stopgezet en er wordt geen nieuwe stageplaats gezocht de stage wordt stopgezet, maar het onderzoek wordt op een andere stageplaats verder gezet 2.6 Evaluatie De stage is geen op zichzelf staand opleidingsonderdeel en wordt ook niet als dusdanig geëvalueerd. Aangezien de resultaten van de stage verwerkt worden in de meesterproef, is de meesterproef een impliciete beoordeling van de stage. 7

8 3 EEN VEILIGE EN VERZEKERDE STAGE LOPEN De stageovereenkomst Bij elke vorm van studiestage is een schriftelijke stageovereenkomst een verplichting. De K.U.Leuven stelt een aantal modellen van overeenkomsten voor studiestage in een externe stageplaats ter beschikking. In de situatie van de Master in het Overheidsmanagement en beleid is een Individuele stageovereenkomst van toepassing. Dit is een stageovereenkomst tussen drie partijen: de stagemeester, dit is de gevolmachtigde van het bedrijf of de instelling waar de stagiair stage loopt; de K.U.Leuven, in casu het ZAP-lid dat de onderwijskundige verantwoordelijkheid draagt voor de stage ('de stageverantwoordelijke'); de stagiair. De K.U.Leuven stelt voor elke stage ook een stagecoördinator aan, dit is de persoon die verantwoordelijk is binnen de eenheid voor de administratieve afhandeling van de stage en het stagedossier. De stageovereenkomst wordt in drie exemplaren opgesteld en het exemplaar van de K.U.Leuven wordt bewaard in het stagedossier. Overeenkomstig de Volmachtenregeling mag een stageovereenkomst voor de K.U.Leuven enkel ondertekend worden door een AP-lid verantwoordelijk voor de opleiding of het programma of door de Coördinator Studentenbeleid. 3.2 Stagedossier Bij een stage waarbij een onderwijsinstelling betrokken is zijn er drie spelers op het veld die elk over een dossier moeten beschikken. De verplichtingen in het kader van de Welzijnswet maken het opmaken van een dergelijk dossier nodig De stagemeester De stagemeester bewaart in dit dossier: zijn exemplaar van de individuele stageovereenkomst door alle partijen ondertekend de uitgebreide risicoanalyse (werkpostfiche) van de arbeidsplaats met conclusies ten aanzien van gezondheidstoezicht een kopie van het attest gezondheidsbeoordeling indien een medisch onderzoek noodzakelijk was De stagecoördinator De K.U.Leuven stelt op het niveau van de eenheid een stageverantwoordelijke aan die een dossier bijhoudt. De stagecoördinator is ook het administratieve aanspreekpunt voor de stages en alle briefwisseling bestemd voor de K.U.Leuven betreffende de stages van studenten van de eenheid wordt aan deze persoon toegestuurd. Het stagedossier bevat volgende documenten: lijst van de stageplaatsen formulier werkpostfiche K.U.Leuven per stageplaats met resultaat van de risicoanalyse lijst van stagiairs die naar de verschillende stageplaatsen gaan het door alle partijen ondertekende exemplaar van de K.U.Leuven van de stageovereenkomst per student 2 Gebaseerd op informatie Juridische Dienst K.U.Leuven ( 8

9 eventueel: bijzondere overeenkomst betreffende Welzijnswet per stageplaats en per student een kopie van het attest van de gezondheidsbeoordeling indien onderzoek vereist was alle documenten die de stage betreffen De stagiair De stagiair houdt ook een dossier bij met volgende documenten: een exemplaar van de ondertekende stageovereenkomst een exemplaar van de werkpostfiche K.U.Leuven die door de partijen is ondertekend een geldig attest van gezondheidsbeoordeling indien een medisch onderzoek was vereist. 3.3 Verzekering Gedurende de uitvoering van de stageovereenkomst blijft de stagiair verzekerd door de K.U.Leuven voor zover de stage onbezoldigd is Tegen arbeidsongevallen gedurende de stage voor zover het een studiestage betreft; Tegen lichamelijke ongevallen op de weg van en naar de stageplaats en voor zover het een observatie- en oriëntatiestage betreft ook op de stageplaats, volgens de waarborgen opgenomen in de polis die de K.U.Leuven heeft onderschreven; In burgerlijke aansprakelijkheid tijdens de stageactiviteiten eveneens volgens de polis die de K.U.Leuven heeft afgesloten; Voor prikaccidenten is er een bijzondere regeling. Voor alle vragen over en aangifte van ongevallen, neemt men best zo snel mogelijk contact met de Verzekeringsdienst t.a.v. de heer Marc Born. Voor vragen over burgerlijke aansprakelijkheid kan men terecht bij Sarah Cappaert, Juridische dienst K.U.Leuven Arbeidsongevallenverzekering Vanaf 1 januari 2008 bepaalt de wet dat de stagiairs die een studiestage verrichten voor de activiteiten op de stageplaats (niet voor ongevallen op de weg van en naar de stageplaats, daarvoor geldt de ongevallenverzekering) onderworpen worden aan de arbeidsongevallenverzekering. De K.U.Leuven heeft hiervoor de polissen aangepast Ongevallenverzekering In geval van een studiestage zijn studenten voor ongevallen op de weg van en naar de stageplaats verzekerd in de ongevallenverzekering die de K.U.Leuven heeft afgesloten. Voor ongevallen op de stageplaats zijn ze verzekerd in de arbeidsongevallenverzekering. In geval van een observatie- en oriëntatiestage zijn studenten verzekerd in de ongevallenverzekering, zowel voor lichamelijke ongevallen op de weg van en naar de stageplaats als voor ongevallen op de stageplaats. De ongevallenverzekering waarborgt, bij ongeval overkomen aan de verzekerde een vergoeding in geval van overlijden, blijvende ongeschiktheid of tijdelijke ongeschiktheid. De verzekering waarborgt eveneens de terugbetaling van de kosten voor geneeskundige verzorging, vervoer, repatriëring en opsporing, dit alles binnen de limieten en voorwaarden opgenomen in de polis. Enkel lichamelijke letsels zijn gedekt. Materiële schade en diefstal zijn niet verzekerd. Een 'ongeval' wordt omschreven als een plotse gebeurtenis waarvan de oorzaak of één van de oorzaken buiten het organisme van de getroffene ligt en die een objectief vast te stellen lichamelijk letsel of de dood toebrengt. Verzekerd zijn de personen ingeschreven op de rol van de Universiteit tijdens alle activiteiten uitgevoerd in akkoord met de K.U.Leuven, ongeacht of ze plaatsvinden in of buiten de lokalen van de Universiteit, tijdens of na de lesuren, in België of in het buitenland (waar ook ter wereld). 9

10 Wanneer de activiteiten in het buitenland uitgeoefend worden, is de waarborg verworven voor de ongevallen overkomen vanaf de vertrekdatum tot en met de datum van terugkeer. Ook de heen- en terugreis sensu stricto valt onder de polis Burgerlijke aansprakelijkheid De verzekering dekt de extracontractuele burgerlijke aansprakelijkheid van de verzekerden zowel voor de lichamelijke als de materiële en immateriële schade aan derden toegebracht. 'Burgerlijke aansprakelijkheid' kan ingeroepen worden als door een fout van de verzekerde schade berokkend wordt aan een derde. Verzekerd zijn studenten ingeschreven op de rol wanneer zij activiteiten uitvoeren in akkoord met de K.U.Leuven, zoals o.a. stages, ongeacht of ze plaatsvinden in of buiten de lokalen van de Universiteit, tijdens of na de lesuren, in België of in het buitenland (waar ook ter wereld). De verzekering dekt o.a. de persoonlijke en beroepsaansprakelijkheid van de leden van het medisch en paramedisch korps, waaronder studenten, opgelopen bij de uitoefening van het medisch en paramedisch beroep of bij de materiële verzorging en behandeling, voor schade toegebracht aan patiënten of aan derden tijdens de uitoefening van de functie bij de verzekerden, en dit eveneens voor de contractuele aansprakelijkheid. 3.4 Welzijnswet Werknemers worden op veel arbeidsplaatsen geconfronteerd met risico's voor hun veiligheid en gezondheid. De Welzijnswet bevat alle wettelijke bepalingen die betrekking hebben op de preventie, de veiligheid op het werk, het dragen van werkkledij en beschermingsmiddelen, en het gezondheidstoezicht. Stagiairs hebben bovendien gebrek aan ervaring en daarom is een adequaat preventiebeleid noodzakelijk. Het K.B. van 21 september 2004 regelt de verplichtingen die zowel de werkgever (de stagemeester) als de onderwijsinstelling hebben. Deze verplichtingen gelden enkel voor studiestages. De verantwoordelijkheid voor de naleving van de welzijnsverplichtingen ligt juridisch bij de stagemeester Risicoanalyse De stagemeester moet een analyse uitvoeren van de gezondheidsrisico's waaraan de stagiair wordt blootgesteld. Het resultaat van deze analyse moet de stagemeester meedelen aan de stagecoördinator van de K.U.Leuven via het formulier werkpostfiche K.U.Leuven. Ook de stagiair moet hiervan een afschrift krijgen bij de aanvang van de stage. Concreet verloopt de procedure als volgt. Volgens het modelcontract vult de stagemeester het formulier werkpostfiche K.U.Leuven' in en stuurt dit door naar de stagecoördinator. Indien uit deze analyse blijkt dat er geen gezondheidsrisico s zijn, dan is hierbij aan alle wettelijke verplichtingen voldaan. Indien er wél gezondheidstoezicht nodig is, bezorgt de stageverantwoordelijke een dubbel van het formulier werkpostfiche K.U.Leuven' aan de dienst veiligheid, gezondheid en milieu. Indien de student nog geen geldig attest van gezondheidsbeoordeling heeft, zal de stageverantwoordelijke het nodige doen voor oproeping van de stagiairs bij de preventieadviseur-geneesheer. Per stageplaats in dezelfde werkpost moet deze analyse één keer gebeuren, tenzij er veranderingen zijn aan de werkomstandigheden. Het kan voorkomen dat de stagemeester een eigen model van risicoanalyse opmaakt. Dat is zijn goed recht want de eindverantwoordelijkheid voor het naleven van de Welzijnswet ligt bij de stagemeester. In elk geval moet die het eindresultaat van de risicoanalyse via het formulier werkpostfiche K.U.Leuven aan de stagecoördinator en de stagiair meedelen. 10

11 3.4.2 Gezondheidstoezicht In bepaalde gevallen is een voorafgaandelijk gezondheidstoezicht noodzakelijk. De wet laat toe dat de stagemeester het gezondheidstoezicht laat uitvoeren door de preventiedienst van de onderwijsinstelling. De overheid komt hierbij tussen in de financiering op voorwaarde dat er per student een overeenkomst is tussen de stagemeester en de onderwijsinstelling. In de modelcontracten die de K.U.Leuven hanteert, is deze clausule opgenomen. Na onderzoek levert de externe preventiedienst het attest van voorafgaande gezondheidsbeoordeling af aan de stagiair. Dat attest kan de stagiair op een eventuele volgende stageplaats gebruiken. 3.5 Sociaal statuut van de stagiair Voor een student die een onbezoldigde studiestage verricht, verandert er weinig aan het sociaal statuut. De kinderbijslag loopt verder door, het statuut in de ziekteverzekering verandert niet, het recht op studietoelage wordt niet beïnvloed enz. Wie daarover toch vragen heeft, neemt best contact op met de sociale dienst. Wie tijdens het academiejaar een vrije studiestage verricht, moet er wél rekening mee houden dat hij/zij verondersteld wordt aan alle studieverplichtingen zoals volgen van de lessen, seminaries en practica, verder te voldoen. Wie aan het einde van zijn studies een stage verricht gedurende zijn wachttijd neemt ook best contact op met de Sociale dienst. 11