Rapport Gemeentelijke Ombudsman Gedoe rond de kap van bomen Gemeente Amsterdam Stadsdeel Zuid 6 september 2013 RA131558 Samenvatting Een echtpaar woont op de tweede etage van een appartementencomplex. Omdat ze weinig zonlicht binnenkrijgen, verzoeken ze het stadsdeel een aantal bomen te snoeien. Na inspectie van de bomen gaat het stadsdeel in maart 2012 echter over tot de kap van vier bomen. In de publicatie van zowel de vergunningaanvraag als de verlening, wordt het echtpaar door het stadsdeel aangeduid als aanvrager, door middel van de vermelding van hun adres. Er wordt geen bewonersbrief gestuurd waarin de reden van de kap wordt aangegeven. Tijdens de kap wijzen ook de werklieden het echtpaar, bij de buren, aan als aanvragers van de vergunning. Het echtpaar wordt sindsdien door verschillende buren genegeerd en getreiterd. Het echtpaar dringt er in meerdere e-mails bij het stadsdeel op aan de buren te informeren dat het echtpaar nooit om de kap heeft verzocht. Ook vragen ze om een gesprek met het stadsdeel. Het stadsdeel is echter van mening dat de bewoners dit maar onderling moeten oplossen. Ondertussen verneemt het echtpaar dat er wel gesprekken plaatsvinden tussen de buren en het stadsdeel. Begin november 2012 dient het echtpaar een klacht in bij het stadsdeel over de gang van zaken. Eind november 2012 legt het stadsdeel in een bewonersavond uit dat het echtpaar slechts het snoeien van de bomen voor ogen had. Een reactie op de klacht blijft echter, ook na verschillende rappels, uit. Uit onderzoek van de ombudsman blijkt dat het stadsdeel de klacht van november als bezwaar tegen het besluit tot de herplant van een aantal bomen in behandeling heeft genomen. Het stadsdeel heeft echter verzuimd het echtpaar hierover te informeren. Pas half april 2013, nadat het echtpaar opnieuw een klacht heeft ingediend over de gang van zaken, neemt het stadsdeel contact met hen op. Dan blijkt dat de klacht van het echtpaar niet zozeer betrekking heeft op de herplant maar op de hele gang van zaken rondom de kap. De ombudsman concludeert dat het stadsdeel direct had moeten voldoen aan de verzoeken van het echtpaar om bij de bewoners duidelijkheid te scheppen over de werkelijke reden van de kap van de bomen. Daarnaast heeft het stadsdeel verzuimd de klachten hierover als zodanig in behandeling te nemen of met het echtpaar in gesprek te treden. Door het voorgaande na te laten heeft het stadsdeel in strijd gehandeld met het vereiste van professionaliteit en het vereiste van fair play.
Pagina : 2/7 Oordeel De onderzochte gedragingen zijn in strijd met het vereiste van professionaliteit en het vereiste van fair play. Amsterdam, 6 september 2013 Arnold van Amsterdam plv. Gemeentelijke Ombudsman
Pagina : 3/7 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 12 november 2012 schriftelijk ingediend en betreft de gemeente Amsterdam, Stadsdeel Zuid. Bevindingen aanleiding Verzoeker woont op de eerste etage van een appartementencomplex. Vanwege hoge en dichtbegroeide bomen, krijgt hij nauwelijks zonlicht binnen. Hij vraagt Stadsdeel Zuid daarom een aantal malen om de bomen achter zijn appartement te snoeien. Bij een bezoek aan verzoeker, stelt het stadsdeel ondermeer vast dat vier van de bomen vanwege hun omvang zonlicht onthouden aan omwonenden. Het stadsdeel belooft verzoeker er werk van te zullen maken. vergunningverlening In plaats van te voldoen aan het verzoek tot het snoeien van de bomen, geeft het stadsdeel echter een kapvergunning af voor vier van de bomen. Verzoeker wordt zowel in de officiële bekendmaking van de vergunningaanvraag op 9 maart 2012, als in de bekendmaking van de vergunningverlening op 30 maart 2012 in het weekblad en op de website van het stadsdeel aangeduid als de aanvrager. Dit gebeurt door middel van de vermelding van zijn adres. Omdat er door de bewoners geen zienswijzen worden ingediend en er geen bezwaar wordt gemaakt, begint het stadsdeel in de ochtend van 18 juni 2012 met de kap van de bomen. Tijdens de kap, vraagt een buurtbewoner aan de werklieden wie de aanvrager van de kapvergunning is. Daarop wordt verzoeker met naam en toenaam genoemd. Een aantal buurtbewoners dringt er vervolgens bij de aannemer op aan om de kap te staken. De manager Parken en Bomen van het stadsdeel besluit vanwege de commotie de vierde boom te laten staan. communicatie vanuit het stadsdeel Verzoeker wordt sindsdien door drie buren genegeerd en getreiterd. In e-mails van 24 en 25 juni 2012 doet verzoekers echtgenote een noodkreet aan het stadsdeel omdat zij en verzoeker, die vanwege ziekte geen extra spanningen kan gebruiken, zich bedreigd voelen door buurtbewoners. In de e-mails dringt ze aan op een gesprek met het stadsdeel. Daarnaast vraagt verzoekers echtgenote het stadsdeel om de overige bewoners te informeren dat verzoeker slechts om het snoeien van de bomen verzocht had. De medewerker gaat niet expliciet op de verzoeken in en antwoordt kort dat bij een kapaanvraag altijd een (willekeurig) adres en huisnummer vermeld worden. Op 5 juli 2012 volgt een bewonersbrief waarin het stadsdeel aangeeft dat de kapvergunning is verleend voor de kap van vier bomen. Voorts stelt het stadsdeel dat, vanwege de commotie die tijdens de kap is ontstaan, besloten is de vierde boom te laten staan. Het stadsdeel geeft wel te kennen dat de kapvergunning is aangevraagd door het stadsdeel als eigenaar van de bomen, maar maakt niet expliciet duidelijk dat verzoeker nooit om de kap verzocht heeft. Verder biedt het stadsdeel haar excuses aan omdat er vóór de kap geen bewonersbrief is gestuurd om de bewoners te informeren over (de reden van) de kap. Tevens verklaart het stadsdeel in de brief, aan de Vereniging van Eigenaren (VvE) verzocht te hebben de bewoners hiervan op de hoogte te stellen. Verzoeker, zelf bestuurslid, stelt hier niets van af te weten en is van mening dat de verantwoordelijkheid hiervoor ook niet bij de VvE ligt. Omdat de brief pas op 13 juli 2012 bezorgd wordt en de behandelend medewerker dezelfde dag op vakantie gaat, is (telefonisch) ruggespraak met hem dan niet meer mogelijk.
Pagina : 4/7 Op 24 september 2012 laat verzoekers echtgenote het stadsdeel per e-mail weten dat zij en haar echtgenoot van de buurtbewoners nog altijd de schuld krijgen van de bomenkap. Ze dringt opnieuw aan op een gesprek met het stadsdeel. De behandelend medewerker antwoordt dezelfde dag dat het stadsdeel afstand neemt van het pingpongen tussen bewoners onderling. Volgens verzoeker is het stadsdeel zelf de oorzaak van de verstoorde verhoudingen tussen hem en zijn buurtbewoners. De medewerker stelt in zijn reactie dat het ons raadzaam lijkt dat u als bewoner een inhoudelijke discussie aangaat met de directe bewoners uit het appartementencomplex. Verzoeker verneemt ondertussen dat er wel gesprekken plaatsvinden tussen het stadsdeel en zijn treiterende buurman, die tegen de kap is. Op 19 oktober 2012 stuurt het stadsdeel de bewoners een brief waarin wordt aangekondigd dat er zes nieuwe bomen zullen worden teruggeplaatst om tegemoet te komen aan de wens van een aantal bewoners. Op 9 november 2012 maakt verzoeker bij het stadsdeel zijn grieven, over de wijze waarop de besluitvorming en de informatieverstrekking omtrent de kap en de herplant van de bomen is verlopen, kenbaar in een bezwaarschrift tegen het besluit tot herplant. Verzoeker wijst het stadsdeel er op dat het besluit tot de herplant van zes bomen niet strookt met het feit dat er vier bomen gekapt worden omdat volgens de visie van het stadsdeel het park te dichtbegroeid zou zijn. Verzoeker ontvangt geen reactie op zijn brief. Op 12 november 2012 wendt verzoeker zich tot de Gemeentelijke Ombudsman. De ombudsman vraagt verzoeker in eerste instantie de behandeling van zijn brief van 9 november 2012 af te wachten. nadere ontwikkelingen Op 28 november 2012 organiseert het stadsdeel een bewonersavond. Hoewel het stadsdeel van mening is dat de vergunning conform de procedure verleend is, geeft de rayonmanager toe dat er in de communicatie met de bewoners het een en ander is misgegaan. Zo is de brief van 5 juli 2012 zonder bestuurlijk goedkeuren verstuurd en is het stadsdeel met sommige bewoners niet en met andere bewoners wel in gesprek gegaan. Het stadsdeel legt de buurtbewoners uit dat verzoeker slechts het snoeien van de bomen voor ogen had en het stadsdeel er, vanwege de conditie van de bomen op basis van een advies van deskundige, zelf voor gekozen heeft de bomen te kappen. Het stadsdeel stelt zich nu op het standpunt dat de vierde boom gekapt zal worden conform de kapvergunning. Op 8 januari 2013 heeft verzoeker nog geen reactie op zijn brief van 9 november 2012 en stuurt het stadsdeel per e-mail een rappel. Ook hierop ontvangt verzoeker geen reactie. klachtbehandeling Op 28 januari 2013 doet de ombudsman navraag bij het stadsdeel naar de behandeling van verzoekers klacht van 9 november 2012. Het stadsdeel laat de ombudsman op 8 februari 2013 weten dat de brief niet als klacht, maar als bezwaar tegen het besluit tot herplant, in behandeling is genomen. Verder voegt het stadsdeel daar op 12 februari 2013 aan toe dat is besloten om niet meer alleen met verzoeker, als bestuurslid van de VvE, te communiceren, omdat de wensen en belangen ook binnen de VvE tegengesteld zijn. klachtomschrijving Het onderzoek van de ombudsman richt zich op de gang van zaken omtrent de kap van bomen; de behandeling van een klacht hierover.
Pagina : 5/7 reactie van het stadsdeel Het stadsdeel deelt de ombudsman (onder meer) het volgende mee. vergunningverlening In het algemeen stelt het stadsdeel dat het proces niet onrechtmatig, maar op punten wel slordig, verlopen is. Het vergunningtraject is correct verlopen. De feitelijke kap had echter aangekondigd moeten worden met een bewonersbrief. Dit is niet onrechtmatig maar wel ondoordacht. De brief met daarin de toezegging dat de boom - ondanks de kapvergunning- behouden zou blijven is fout geweest. Er is immers nog altijd de kapvergunning en die moet uitgevoerd worden. Zeker in de situatie waar de bewonersgroepen tegengestelde meningen hebben. Het stadsdeel kan geen partij trekken en dient zelf een standpunt in te nemen. Het stadsdeel stelt verder dat het beter was geweest wanneer de adressering van de vergunning zou zijn aangegeven met de aanduiding: ter hoogte van de nummers 75 tot en met 85. Dit zijn alle nummers van het blok in het appartementencomplex dat uitkijkt op de betreffende bomen. Hoewel verzoeker zich gedupeerd voelt, omdat de indruk wordt gewekt dat hij de aanvrager van de vergunning zou zijn, is er slechts sprake van een locatie-aanduiding die overeenkomt met het adres van verzoeker. communicatie vanuit het stadsdeel Ten aanzien van verzoekers vraag aan het stadsdeel om met hem in gesprek te treden, naar aanleiding van de ontstane situatie met zijn buren, geeft het stadsdeel aan dat het middels de bewonersbijeenkomst op 28 november 2012 getracht heeft met álle bewoners te praten en niet steeds met één partij. De buren van verzoeker hebben zich op eigen initiatief, op het spreekuur, tot de wethouder gewend om hun bezwaren tegen de kap kenbaar te maken. klachtbehandeling Verder geeft het stadsdeel te kennen verzoekers brief van 9 november 2012 als bezwaar in behandeling te hebben genomen, omdat hij zelf aangaf bezwaar te maken tegen het besluit zes bomen te planten. Er is volgens het stadsdeel nooit de afweging gemaakt het bezwaar ook als klacht te behandelen, omdat er reeds een bezwaar- en beroepsprocedure liep. Het stadsdeel maakt nogmaals excuses voor het feit dat het steken heeft laten vallen in de communicatie en tijdens de voorbereiding van de bomenkap. Het stadsdeel heeft geprobeerd dit te corrigeren door tijdens de bewonersavond van 28 november 2012 uitleg te geven over de situatie die was ontstaan. Daarnaast heeft het stadsdeel een boeket bloemen bezorgd bij de bewoners van het appartementencomplex. nadere ontwikkelingen In maart 2013 bezoekt verzoeker het spreekuur van de stadsdeelwethouder omdat hij nog steeds geen reactie heeft op zijn klacht van 9 november 2012 en zijn rappel van 8 januari 2013. De waarnemend medewerker zegt verzoeker een schriftelijke reactie van de wethouder op zijn klachten toe. Deze reactie blijft echter uit. Op 18 april 2013 ontvangen de bewoners een brief waarin het stadsdeel aangeeft in de week van 22 april 2013 over te zullen gaan tot de kap van de laatste boom. Tevens zullen dan de zes nieuwe bomen worden geplant. Verzoeker dient op 18 april 2013 via het klachtenformulier opnieuw een klacht in bij het stadsdeel omdat hij nog geen reactie op zijn klacht van 9 november 2012 en zijn rappel van 8 januari 2013 heeft gehad. De klachtencoördinator van het stadsdeel neemt naar aanleiding van zijn klacht op vrijdag 19 april 2013 telefonisch contact met verzoeker op en zegt toe een gesprek te zullen organiseren tussen verzoeker en zijn buren waarin de situatie zal worden opgehelderd. Op 2 juli 2013 laat het stadsdeel de ombudsman weten dat het,
Pagina : 6/7 ondanks een poging van de klachtencoördinator, niet gelukt is om contact te leggen met de buren van verzoeker. Op 17 juli 2013 stuurt het stadsdeel verzoeker een brief waarin nogmaals excuses gemaakt worden voor de gang van zaken. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar Stadsdeel Zuid en verzoeker verstuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. Van deze gelegenheid hebben zowel verzoeker als het stadsdeel gebruik gemaakt. De opmerkingen zijn, voor zover van belang voor dit rapport, in het verslag verwerkt. Beoordeling De ombudsman beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door hem onderzochte aangelegenheid behoorlijk heeft gedragen 1. Behoorlijkheidsvereisten Indien naar het oordeel van de ombudsman de gedraging niet behoorlijk is, vermeldt hij in het rapport welk vereiste van behoorlijkheid is geschonden 2. In dit onderzoek toetst hij de gedragingen aan het vereiste van professionaliteit en het vereiste van fair play. Overwegingen de gang van zaken omtrent de kap van bomen Het vereiste van professionaliteit houdt in dat het bestuurorgaan in overeenstemming met de relevante voorschriften handelt en daarbij een goed zicht houdt op de feitelijke situatie en de in het geding zijnde belangen. In dit concrete geval had dit betekent dat het stadsdeel belanghebbenden juist en volledig had geïnformeerd over de kapvergunningprocedure en duidelijkheid had verschaft over verzoekers precieze rol daarbij. Vast staat dat het stadsdeel verzoekers adres heeft vermeld in de publicatie van de aanvraag en in de kapvergunning. Dit is opmerkelijk, nu niet verzoeker maar het stadsdeel zelf de aanvrager van de kapvergunning is. Als gevolg hiervan hebben de uitvoerders van de kap verzoeker bij zijn buren aangewezen als aanvrager. Dit heeft er toe geleid dat verzoeker zich bedreigd voelde door zijn buren. Ondanks zijn herhaalde oproepen aan het stadsdeel om met hem in gesprek te treden en duidelijkheid te scheppen over de situatie aan zijn buren, onderneemt het stadsdeel geen enkele actie, maar legt de verantwoordelijkheid voor de aanvraag van de vergunning en de gebrekkige informatieverstrekking omtrent (de reden van de) kap bij verzoeker. De handelwijze van het stadsdeel heeft tot gevolg gehad dat de verhouding tussen verzoeker en zijn buren danig is verstoord. Dit had gemakkelijk voorkomen kunnen worden als het stadsdeel de situatie in een vroeg stadium had rechtgezet door de buren te informeren over de werkelijke gang van zaken. de behandeling van een klacht Het beginsel van fair play houdt in dat een bestuursorgaan de burger de mogelijkheid geeft zijn 1 artikel 9:27 lid 1 Algemene wet bestuursrecht 2 artikel 9:36 lid 2 Algemene wet bestuursrecht
Pagina : 7/7 procedurele kansen te benutten. Belangrijk daarbij is dat het bestuursorgaan klachten als zodanig herkent en behandelt. Verzoeker heeft meerdere malen per e-mail verschillende klachten geuit. Deze zijn niet als zodanig door het stadsdeel herkend en behandeld. Dit heeft tot gevolg gehad dat verzoeker zich niet gehoord voelde. Op zijn schriftelijke klacht van 9 november 2012 krijgt verzoeker bovendien geen enkele inhoudelijke reactie. Het stadsdeel stelt zijn klacht als bezwaarschrift in behandeling te hebben genomen, terwijl verzoeker zich in zijn e-mail onder meer beklaagt over het feit dat hij zich onheus bejegend voelt door een medewerker van het stadsdeel. Ook het argument van het stadsdeel om niet meer alleen met verzoeker, als bestuurslid van de VvE te communiceren, omdat de wensen en belangen ook binnen de VvE tegengesteld zijn, bevreemdt de ombudsman. Verzoeker heeft immers nooit in deze hoedanigheid met het stadsdeel gecommuniceerd. Pas na meerdere rappels, een nieuwe klacht en na een interventie van de ombudsman, neemt het stadsdeel half april 2013 contact op met verzoeker om zijn klachten te bespreken. Dan wordt meteen duidelijk dat het verzoeker niet zozeer om de beslissing tot herplant van bomen te doen was, maar om de tegenstrijdige communicatie vanuit het stadsdeel en het feit dat hij door zijn buren wordt gezien als degene die op de kap heeft aangestuurd. Door verzoekers grieven niet als klacht te behandelen, hem niet te informeren over het feit dat zijn klacht als bezwaarschrift is aangemerkt en bovendien niet te reageren op rappels, heeft het stadsdeel in strijd gehandeld met het vereiste van fair play. Oordeel De onderzochte gedragingen zijn in strijd met het vereiste van het vereiste van professionaliteit en het vereiste van fair play