Rapportage Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Gouda, april 2016 Auteur: Maro Pas
Managementsamenvatting De gemeente Gouda hecht belang aan een gemeentebrede aanpak van het informatiebeheer. Daarom is in 2014 een brede verbeterstrategie ingezet, het programma Geheugen van Gouda. Dit programma heeft tot doel het informatiebeheer up-to-date te brengen en is in 2015 verder doorgezet. Extra aandacht was er in 2015 voor het inrichten van een omgeving waar de gemeente in de toekomst digitaal duurzaam informatie kan bewaren. Er is ook gewerkt aan het up-to-date brengen van de geldende besluiten en overeenkomsten met externe partijen. Over 2015 is opnieuw een gemeentebrede scan uitgevoerd naar de staat van de informatievoorziening en het archiefbeheer. De resultaten daarvan leiden tot een score oranje in de bijlage van de jaarrekening 2015. De constateringen zijn als volgt samen te vatten; de gemeente Gouda voldoet nog niet op alle rapportagepunten aan de afgesproken kaders uit de archiefwet- en regelgeving en heeft in 2014 en 2015 een breed verbetertraject ingezet om deze situatie te veranderen. De oranje score is gebaseerd op de aandacht die er is in de organisatie voor het archiefen informatiebeheer in verbetertrajecten zoals het Geheugen van Gouda en de resultaten die dit programma begint op te leveren. pagina 2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Inleiding... 4 1. Beleid... 5 1.1 Archiefverordening en regelingen... 5 1.2 wijziging overheidsorgaan... 6 2. Verantwoording... 7 2.1 Kwaliteitssysteem... 7 3. Structuur en ordening van informatie... 8 3.1 Goed geordend en toegankelijk... 8 4. Duurzaamheid en vernietiging... 10 4.1 Materiële staat... 10 4.2 Overbrengen archieven... 11 4.3 Vernietiging... 11 4.4 Vervanging... 12 4.5 Vervreemding... 13 4.6 Overgebrachte archieven... 14 5. Mensen & Middelen... 16 5.1 Archiefruimten... 16 5.2 Archiefbewaarplaats... 16 5.3 Mensen t.b.v. het informatiebeheer... 17 Bijlage: Overzicht rapportagepunten op basis van het aanvullend beleidskader archieftoezicht... 18 pagina 3
Inleiding Kader Ieder jaar moet de gemeente verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over het informatie- en archiefbeheer. Deze verantwoording maakt deel uit van de jaarrekening. In de bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht met de Provincie Zuid-Holland 1 is vastgesteld dat in deze verantwoording ieder geval de rapportagepunten uit het aanvullend beleidskader archieftoezicht moeten worden opgenomen 2. Dit rapport geeft invulling aan deze afspraken. Ontwikkelingen informatie- en archiefbeheer De bevindingen in deze rapportage kunnen worden geplaatst in de context van de volgende ontwikkeling in de gemeentelijke organisatie: a) breed onderzoek naar de staat van het informatie en archiefbeheer; b) verbeterprogramma Geheugen van Gouda. In 2014 is het eerste brede en integrale onderzoek gedaan naar het informatie- en archiefbeheer in de gemeentelijke organisatie. Daarbij zijn zowel de centrale archieven onderzocht, als de stand van zaken op alle afdelingen. De resultaten van deze Audit Informatievoorziening over 2013 zijn de basis geweest voor het programma "Geheugen van Gouda. Dit verbetertraject heeft de doelstelling om het informatie- en archiefbeheer in de hele organisatie te verbeteren, met onder meer aandacht voor papieronafhankelijk werken, digitaal archiveren en vervanging. Over 2015 is opnieuw een brede audit uitgevoerd van het informatie- en archiefbeheer in de gemeentelijke organisatie. De bevindingen staan samengevat in dit rapport. Daarbij is het belangrijk op te merken dat veel van de punten in de rapportage al onderwerp van aandacht zijn in het programma Geheugen van Gouda. Opbouw Het rapport is opgebouwd op basis van de punten uit het aanvullend beleidskader archieftoezicht en ingedeeld in een vijftal thema s: 1. Beleid 2. Verantwoording 3. Structuur en ordening van informatie 4. Duurzaamheid en vernietiging 5. Mensen en middelen Bij ieder paragraaf is weergegeven over welke kaders uit het aanvullend beleidskader archieftoezicht wordt gerapporteerd en op welke prestatie-indicatoren van de VNG (archief KPI s) deze kaders terugvallen. 1 bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht (collegevoorstel, registratiekenmerk 837177) 2 Dit aanvullend beleidskader archieftoezicht geeft een 17-tal punten aan die op hun beurt verwijzen naar kritische prestatie indicatoren van de VNG. > Aanvullend beleidskader archieftoezicht: nieuwe schoenen (Interprovinciaal overleg, 2012) > VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwel 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) (VNG, 2013) pagina 4
1. Beleid 1.1 Archiefverordening en regelingen 1.1.1 Kaders 1a. De Archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, de voorziening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden is vastgesteld en is gemeld aan GS. 1b. De vastgestelde Archiefverordening is niet strijdig met wet- en regelgeving of het algemeen belang. 1.1; 1.2 & 1.5 De wet- en regelgeving legt een aantal plichten vast op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Allereerst moet er een archiefverordening zijn vastgesteld. Dit is de regeling voor de zorg die het college draagt voor de gemeentelijke archieven, zowel de archieven de zijn overgebracht naar het streekarchief als de archieven in bezit van de organisatie 3. Daarnaast moeten de verantwoordelijkheden ten aanzien van het informatiebeheer binnen de gemeente goed worden vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld worden uitgewerkt in een besluit informatiebeheer of een ander beleidsdocument. Als de gemeente samenwerkt met andere partijen in gemeenschappelijke regelingen of in andere samenwerkingsverbanden, moet goed worden vastgelegd wie de informatie beheert die hieruit voortkomt en die wordt uitgewisseld. Er moet ook worden vastgelegd in welk archief de informatie thuishoort. Dergelijke afspraken staan bijvoorbeeld in een paragraaf over informatiebeheer in een gemeenschappelijke regeling. De beleidskaders die de gemeente vaststelt, moeten altijd actueel zijn. Daarnaast stelt men de eisen dat zij niet strijdig zijn met de archiefwet- en regelgeving, dat zij niet strijdig zijn met het algemeen belang en dat zij aansluiten bij de organisatiedoelstellingen. 1.1.2 Bevindingen De archiefverordening voldoet aan de wettelijke eisen. In 2015 is besloten de archiefverordening opnieuw vast te stellen, zodat in de verordening aangewezen archieflocaties kunnen worden geactualiseerd. Samenwerking binnen gemeenschappelijke regelingen of andere samenwerkingsverbanden komt op veel plekken in de organisatie voor. Driekwart van de afdelingen voert activiteiten uit in het kader van gemeenschappelijke regelingen of regionale samenwerking. Het betreft hier niet alleen de verbonden partijen op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR), maar ook andere samenwerkingsverbanden waarin informatie wordt uitgewisseld. De gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Gouda deel van uitmaakt worden bijgehouden in een register. De zorg voor archiefbescheiden staat niet in het register genoemd, maar maakt over het algemeen deel uit van de tekst van de gemeenschappelijke regeling. In de tekst van de regelingen 3 Bron: Archiefwet, artikel 30. pagina 5
is in de meeste gevallen een archiefparagraaf opgenomen die het informatiebeheer belegt bij de organisatie die het secretariaat voert voor de regeling. Er is nog geen centraal overzicht van alle overige samenwerkingsverbanden in relatie tot het informatiebeheer. Te denken valt aan de samenwerking met privaatrechtelijke partijen zoals Cyclus. Daardoor heeft de gemeentelijke organisatie minder goed zicht op de archiefzorg bij deze partijen. 1.2 wijziging overheidsorgaan 1.2.1 Kaders 2. Er zijn voorzieningen getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) bij opheffing, samenvoeging, splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan, of oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan. 1.4 Als er veranderingen plaatsvinden in overheidsorganen, bijvoorbeeld doordat gemeenten fuseren, er organen worden opgeheven of juist worden gesplitst, is het belangrijk dat de zorg voor informatie en archieven niet tussen wal en schip raken. In de nieuwe situatie moet het beheer van zowel oude als nieuwe stukken goed zijn geregeld. Ook bij het overdragen van taken aan andere overheidsorganen is dit een punt van aandacht. 1.2.2 Bevindingen Er hebben zich in de laatste vijf jaar twee gevallen voorgedaan van overheveling van taken naar een ander overheidsorgaan. Het betreft de uitplaatsing van bouw- en woningtoezicht naar ODMH en het plaatsen van taken rondom de decentralisaties in het sociaal domein bij de sociale teams. In beide gevallen is aandacht voor de informatievoorziening en het archiefbeheer: Met ODMH zijn afspraken vastgelegd, in het geval van de sociale teams is dit nog een lopend dossier. pagina 6
2. Verantwoording 2.1 Kwaliteitssysteem 2.1.1 Kaders 3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem en de zorgdrager past een kwaliteitssysteem toe. 2.1 De wet- en regelgeving stelt dat een gemeentelijke organisatie in staat moet zijn om verantwoording af te leggen over de staat van hun informatiebeheer op basis van toetsbare eisen. Deze toetsbare eisen zijn verwoord in een kwaliteitssysteem. Dit betekent allereerst dat de organisatie een beeld heeft van het informatie- en archiefbeheer, bijvoorbeeld in een beleidsstuk over informatiebeheer. Dit wordt vervolgens uitgewerkt in toetsbare eisen. Naast het opstellen van de criteria, moeten er ook processen en procedures worden afgesproken. Hoe wordt de daadwerkelijke toetsing gedaan (wanneer, waar, wie, etc.)? Hoe leggen we met de resultaten verantwoording af aan de gemeenteraad? 2.1.2 Bevindingen De toetsing van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Gouda is vastgelegd in het aanvullend beleidskader archieftoezicht uit 2012 en het besluit informatiebeheer. De hierin vastgelegde zaken vormen echter nog geen compleet en integraal kwaliteitssysteem voor het hele informatielandschap van de gemeente Gouda. Het kwaliteitssysteem is in ontwikkeling. In de praktijk blijkt dat ruim driekwart van de afdelingen wel eens (deel)controles uitvoert op het gebied van informatievoorziening. Deze werkzaamheden zijn nog niet ingebed in een volledig en actueel kwaliteitssysteem informatievoorziening. De gemeentelijke organisatie maakt een omschakeling: van de nadruk op centraal en achteraf controleren op papieren dossiers, naar het ontwikkelen van integraal en digitaal omgaan met informatiekwaliteit. Vooral op het gebied van digitale informatie moet in dit kader nog een slag worden gemaakt. Zo is een integraal beeld van werkprocessen en metadatering van de informatie onder verantwoordelijkheid van de gemeentelijke organisatie nog niet voorhanden. In het kader van het Geheugen van Gouda is de organisatie bezig een kwaliteitssysteem voor digitale informatie op te zetten. Onderdeel daarvan is het inrichten van periodieke, structurele kwaliteitscontroles en het waar nodig bezien van de werkzaamheden van geschoolde vakspecialisten en andere medewerkers op het gebied van het informatiebeheer. pagina 7
3. Structuur en ordening van informatie 3.1 Goed geordend en toegankelijk 3.1.1 Kaders 9. De archieven, ongeacht hun vorm, zijn geordend en toegankelijk conform de Archiefwet- en regelgeving. 10. De authenticiteit en/of context van de archiefbescheiden is gewaarborgd; er is een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm; er is een metadataschema conform de Archiefregeling. 3.1 3.3 & 4.2 4.6; Een van de wettelijke eisen die wordt gesteld aan informatie is dat deze te allen tijde goed geordend en toegankelijk moet zijn. Hiertoe wordt een ordeningsstructuur vastgelegd. Een ordeningsstructuur zorgt ervoor dat de plaats van informatie altijd consistent en consequent wordt gekozen. Een goede ordening van informatie zorgt ervoor dat we gericht naar informatie kunnen zoeken en dat het duidelijk is voor iedereen waar informatie moet worden opgeslagen. Deze ordening moet zich niet alleen in het hoofd van mensen bevinden, maar ook zijn vastgelegd. Er zijn meerdere manieren om informatie te ordenen. Uitgangspunt is echter dat de context van informatie duidelijk moet zijn om informatie echt op waarde te kunnen schatten. Het toetsingskader in het aanvullend beleidskader archieftoezicht specificeert dat de authenticiteit en context van informatie en archieven gewaarborgd moet zijn. Dit betekent dat er in ieder geval duidelijk moet zijn wanneer, door wie en waarom informatie is ontvangen of gemaakt, waarin de informatie werd opgeslagen, wat er mee is gebeurd sinds het opslaan, hoe het kan worden geopend/gelezen en wat de inhoud, structuur en vorm is van de informatie. 3.1.2 Bevindingen Ten aanzien van de goed geordende staat van informatie moet een onderscheid worden gemaakt tussen de papieren archieven in centraal beheer bij team DIV (semistatische archieven), de digitale archieven in centraal beheer en de informatie die zich bij afdelingen bevindt (dynamische archieven). De papieren archieven in centraal beheer betreffen vooral papieren dossiers. Deze archieven zijn geordend, en zij zijn binnen redelijke termijn leesbaar en toegankelijk te maken. Papieren archieven in centraal beheer worden altijd geordend volgens de standaard ordening van de basisarchiefcode (BAC) door de centrale archiefmedewerkers. Dit gebeurt over het algemeen na afsluiten van een dossier door de centrale medewerkers documentaire informatievoorziening (DIV). In 2014 is geconstateerd dat de goede geordende staat van digitale informatie en informatie op afdelingen niet kan worden gegarandeerd. Zowel van digitale archieven en informatie in bezit van afdelingen is er voor het grootste deel geen centraal en integraal overzicht van de manier waarop informatie moet worden opgeslagen en geordend. Het betreft vooral digitale informatie in zowel pagina 8
lopende als afgesloten dossiers. Digitale informatie is opgeslagen op een mengeling van netwerkschijven, outlookarchieven en vakapplicaties. Het aandeel informatie dat zich in vakapplicaties bevindt verschilt sterk per afdeling, maar een meerderheid van de afdelingen gebruikt naast het centaal aangeboden DMS nog eigen vakapplicaties om informatie in op te slaan. Informatie over de metadatering van de digitale informatie, de gebruikte bestandsformaten en eventuele migratiestrategieën is nog niet goed vastgelegd voor de informatie op afdelingen. Daardoor kan de authenticiteit en context van deze archieven nog niet altijd goed worden geborgd. In het kader van het verbeterprogramma Geheugen van Gouda zijn in 2015 stappen gezet om deze situatie te verbeteren. Zo is er gewerkt aan het inrichten van een nieuwe applicatie en aan werkafspraken die de goede ordening van informatie faciliteren. pagina 9
4. Duurzaamheid en vernietiging 4.1 Materiële staat 4.1.1 Kaders 8. De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving. Ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn zodanige maatregelen getroffen, dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. 3.4 3.6; 4.4 4.6; 2.3 & 2.5 Zowel digitale informatie als papier moet aan bepaalde voorwaarden voldoen om zonder kwaliteitsverlies voor langere tijd te kunnen worden bewaard. Zo moet er allereerst voor worden gezorgd dat stukken, zolang zij worden bewaard, kunnen worden gelezen en geopend. Daarnaast moet er ook worden gezorgd dat informatie betrouwbaar en integer blijft. Als stukken bewaard moeten worden, mogen zij ten minste 100 jaar lang geen achteruitgang laten zien 4. 4.1.2 Bevindingen De bevindingen op het gebied van de materiële staat van de archieven, gaan over drie zaken: de papieren informatie, de hardware/infrastructuur en de software waarin informatie is opgeslagen. Er zijn allerlei maatregelen die de gemeente treft om papieren informatie in goede staat te houden. Voor het opslaan en bewaren van papieren informatie worden in de gemeentelijke organisatie duurzame materialen gebruikt, zoals zuurvrij papier, mappen en binders. Er wordt actief beheerd om te zorgen dat de papieren archieven gedurende de bewaartermijn in goede staat blijven en geen noemenswaardige achteruitgang doormaken. In 2015 kon nog niet altijd worden gegarandeerd dat digitale informatie gedurende de bewaartermijn in goede staat blijft. De hardware voldoet aan de gestelde eisen. De infrastructuur waarin de organisatie werkt en informatie opslaat is volledig dubbel uitgerust en men beschikt over back-up procedures. De juiste software en beheersafspraken voor digitale informatie zijn nog in ontwikkeling als onderdeel van het programma Geheugen van Gouda: Net als in de paragraaf over toegankelijke staat, authenticiteit en context (zie par. 3.1) geldt dat informatie over de metadatering van de digitale informatie, de gebruikte bestandsformaten en eventuele migratiestrategieën beschikbaar moeten zijn om een goede staat van digitale informatie te kunnen garanderen. Dit is nog niet voor alle digitale informatie het geval, maar is een lopend dossier in het kader van het Geheugen van Gouda. 4 Artikel 11, archiefbesluit pagina 10
4.2 Overbrengen archieven 4.2.1 Kaders 12. De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is een verklaring van overbrenging opgesteld en de overbrenging is niet opgeschort zonder dat Gedeputeerde Staten machtiging hebben verleend. 6.1 6.3 Als een afgesloten dossier, een afgerond stuk informatie, 20 jaar oud is en niet vernietigd mag worden, moet het door de gemeente worden overgedragen aan het Streekarchief. Vanaf dat moment moet veel informatie openbaar toegankelijk worden gemaakt voor de buitenwereld. De taak om informatie over te dragen is centraal belegd in de organisatie. Om deze taak goed uit te voeren, is het nodig dat de centrale archiefmedewerkers over de juiste informatie beschikken. 4.2.2 Bevindingen De gemeente Gouda heeft een achterstand in het overdragen van archieven aan de archiefbewaarplaats. Deze is als volgt ontstaan. Voordat de nieuwe archiefbewaarplaats, het Gouwe depot, in gebruik werd genomen kon er vanwege ruimtegebrek geen nieuw archief worden overgedragen. In 2015 was het Gouwe Depot in gebruik. De gemeente Gouda moet nu de opgelopen achterstand in archieven zo snel mogelijk overdragen. Daarvoor dienen de betreffende archiefdelen nog te worden opgeschoond. Hierover worden afspraken gemaakt met het Streekarchief en er worden in 2016 extra mensen ingezet om deze termijn tot een minimum te beperken. 4.3 Vernietiging 4.3.1 Kaders 15. Archiefbescheiden zijn vernietigd in conform het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving, selectie en vernietiging vindt plaats en er worden verklaringen van vernietiging opgesteld conform de wet- en regelgeving. 5.1 & 5.2 Voor alle informatie die wordt samengesteld of gebruikt in een organisatie moet een beslissing worden gemaakt of de informatie moet worden bewaard of vernietigd. Hiervoor wordt het proces van waarderen, selecteren en vernietigen ingericht. De gemeente Gouda is in 2015 verplicht om informatie te waarderen aan de hand van de VNG selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke of intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf januari 1996 (kortweg VNG selectielijst). Daarnaast kan de gemeente besluiten extra informatie te bewaren op basis van andere overwegingen, bijvoorbeeld omdat een onderwerp pagina 11
culturele waarde of historisch belang heeft. Dit mag alleen als dit niet in strijd is met wettelijke bepalingen zoals de wet bescherming persoonsgegevens. Informatie die moet worden vergeten, moet volledig worden vernietigd. De informatie mag niet meer reproduceerbaar zijn en er mogen geen kopieën meer bestaan. Gebeurt dit niet en bestaat ergens nog een kopie van de informatie, dan is er geen sprake van vernietiging maar van vervanging (zie par. 4.4). 4.3.2 Bevindingen De gemeente Gouda gebruikt alleen de VNG selectielijst voor het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. Er zijn geen uitzonderingen vastgesteld door het college van BenW. Het archiefbeheer wordt echter alleen strikt toegepast op papieren bescheiden. Digitale stukken worden niet structureel vernietigd, hiervoor is het archiefregime nog in ontwikkeling. De centrale vernietiging van archiefbescheiden, waar het wordt toegepast, gebeurt volgens de geldende regels, met toestemming van de opstellers en met opstellen van de juiste verklaring. Voordat informatie bij de centrale archiefdienst terecht komt voor selectie en vernietiging, is er in veel gevallen op afdelingen al een schifting gemaakt wat waard is om naar DIV te sturen en wat weg kan. Hierbij wordt door driekwart van de afdelingen geen gebruik gemaakt van de regels in de VNG selectielijst, maar de werkwijze die men hierbij gebruikt is een aandachtspunt in het kader van het verbeterprogramma Geheugen van Gouda. 4.4 Vervanging 4.4.1 Kaders 14. De eventuele vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is juist en volledig gebeurd. Archieven die niet als te vernietigen zijn aangemerkt (dus permanent te bewaren archieven) zijn vervangen met een machtiging van Gedeputeerde Staten. Er is een verklaring van vervanging opgesteld. 5.3 Vervanging is het digitaliseren van informatie die op papier staat en het afdrukken van digitale informatie op papier, waarna het originele stuk wordt vernietigd. In de praktijk hebben we het vooral over het digitaliseren van papieren stukken. Hiervoor gelden de volgende richtlijnen: Er is alleen sprake van vervanging als het originele stuk wordt vernietigd. Als het originele stuk blijft bestaan wordt er alleen een werkkopie gemaakt van het origineel. Bij vervanging is het belangrijk dat wordt geborgd dat de toegankelijkheid, context en authenticiteit van de informatie blijft geborgd. Om archiefstukken te mogen vervangen, is een substitutiebesluit nodig. 4.4.2 Bevindingen In 2015 was er een officieel vervangingsbesluit voor de digitalisering van de facturen. Voor alle overige informatie geldt dat zij niet wordt vervangen. pagina 12
Er zijn twee punten van aandacht voor de organisatie op het gebied van vervanging: Op sommige afdelingen wordt wel actief gescand om informatie te bewaren. De originelen worden over het algemeen bewaard of in overleg met de archiefmedewerkers overgedragen aan het centrale archief. In een enkel geval worden originelen weggegooid door afdelingen, dit is aandachtspunt in het verbeterprogramma Geheugen van Gouda. De discrepantie tussen een papieren archiefregime dat op orde is en een digitaal archiefregime dat nog in ontwikkeling is, brengt een risico met zich mee dat onbewust en onbedoeld originele papieren stukken worden vernietigd terwijl er nog digitale werkkopieën aanwezig zijn. Er wordt in het kader van het Geheugen van Gouda aan maatregelen gewerkt om het digitale archiefregime te verbeteren en daarmee deze situatie in de toekomst te verhelpen. 4.5 Vervreemding 4.5.1 Kaders 16. Archiefbescheiden zijn niet vervreemd in strijd met het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving; er is bij vervreemding een verklaring van vervreemding opgesteld. 5.4 Vervreemding is het in eigendom overdragen van archiefinformatie aan een andere zorgdrager, bijvoorbeeld een andere overheidsorganisatie. De regels hieromtrent zijn geregeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 (AW) en in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995 (AB) 5. Zo kan er toestemming nodig zijn van de minister van OCW. 4.5.2 Bevindingen Er heeft de afgelopen 5 jaar geen vervreemding plaatsgevonden van archiefbescheiden van de gemeente Gouda. 5 http://www.nationaalarchief.nl/overbrenging-vervreemding/vervreemding pagina 13
4.6 Overgebrachte archieven 4.6.1 Kaders 13a. De overgebrachte archieven zijn openbaar, buiten het bepaalde in artikelen 15 t/m 17 van de wet. De beperking van de openbaarheid is opgenomen in de verklaring van overbrenging. De overgebrachte archieven zijn voor ieder kosteloos raadpleegbaar, en reproduceerbaar door ieder. De openbaarheid is op terechte gronden beperkt. De openbaarheid is niet langer dan 75 jaar beperkt zonder verkregen machtiging van Gedeputeerde Staten. 13b. De volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn niet strijdig met wet- en regelgeving of het algemeen belang: - Besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat der archiefbescheiden, en - Besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. 8.1 8.5 Informatie die is overgebracht naar het archief worden in de regel openbaar gemaakt voor publiek. Als er beperkingen zijn aan de openbaarheid van stukken moet dit op een juiste manier worden vastgelegd. 4.6.2 Bevindingen De gemeente Gouda neemt deel aan de Regeling Streekarchief Midden-Holland. In de archiefbewaarplaats van het Streekarchief berusten de archiefbescheiden ouder dan 20 jaar. De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor iedereen kosteloos te raadplegen. Daarnaast kan iedereen al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken. Door het Algemeen Bestuur van de Streekarchiefdienst is een Bezoekersreglement en een Tarievenlijst met leveringsvoorwaarden vastgesteld. Door het streekarchief wordt per individueel document een aantekening geplaatst in het archiefbeheersysteem als er beperkingen gelden. 4.7 Uitlenen 4.7.1 Kaders 17. Archiefbescheiden zijn niet uitgeleend in strijd met het bepaalde in Archiefwet- en regelgeving. 8.5 pagina 14
Uitlenen gaat over het ter beschikking stellen van archieven, buiten archiefbewaarplaats 6. Het uitlenen van archiefstukken verandert niet aan de plichten ten aanzien van het eigendom en beheer van de archiefstukken. Om de goede en toegankelijke staat van archieven te waarborgen zijn er regels aan het uitlenen verbonden. 4.7.2 Bevindingen De gemeente Gouda neemt deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden- Holland. In het Bezoekersreglement van het Streekarchief is onder 3.4 een (tijdelijke) beperking van openbaarheid opgenomen voor stukken die in bewerking zijn of in slechte staat verkeren. Op grond van het bepaalde in artikel 17 van de Archiefwet vindt een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen. Dit zelfde geld voor stukken nog niet of maar ten dele openbaar zijn. Op grond van artikel 18 van de Archiefwet worden stukken altijd uitgeleend het overheidsorgaan, waaronder de bescheiden, indien zij niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht, zouden berusten. 6 http://archiefwiki.org/wiki/uitlenen pagina 15
5. Mensen & Middelen 5.1 Archiefruimten 5.1.1 Kaders 4. De in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen aan wettelijke normen. 7.3 Informatie die niet meer behoort tot lopende dossiers en die nog moet worden bewaard, moet worden opgeslagen in een archiefruimte zolang deze niet is overgebracht aan het Streekarchief. Aan deze ruimte worden wettelijke eisen gesteld, bijvoorbeeld met betrekking tot de brandveiligheid. 5.1.2 Bevindingen In 2015 waren twee archiefruimten in gebruik. De archiefruimte in het Huis van de Stad voldoet niet aan alle eisen van de archiefwet, dit is geconstateerd in 2015. In het kader van het verbeterprogramma dat daarna is gestart heeft in 2015 een uitgebreide inventarisatie plaatsgevonden van verbetermaatregelen en risico s. Besluitvorming hierover zal in 2016 plaatsvinden. Een tweede archiefruimte is in 2015 gehuurd bij de firma Iron Mountain. In het contract is vastgesteld dat deze archiefruimte voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. 5.2 Archiefbewaarplaats 5.2.1 Kaders 5a. De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen aan wettelijke normen. 5b. Een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats door de zorgdrager voldoet aan weten regelgeving. 6. Er is een archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager. 7.2 Het college moet een gemeentelijke archiefbewaarplaats aanwijzen. Deze moet voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. In de archiefbewaarplaats is de informatie opgenomen die de gemeente Gouda heeft overgebracht naar het Streekarchief Midden Holland en die voor langere tijd moet worden bewaard. pagina 16
5.2.2 Bevindingen De archiefbewaarplaats is het Gouwe Depot van het Streekarchief Midden Holland. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. 5.3 Mensen t.b.v. het informatiebeheer 5.3.1 Kaders 7. De door de zorgdrager benoemde archivaris is in bezit van het diploma archivistiek. 2.2 & 10.3 Om informatie in een goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, moet een organisatie zorgen dat de juiste mensen zijn benoemd om alle taken uit te voeren. Deze mensen moeten over de juiste kwalificaties beschikken om het werk naar behoren te kunnen doen. Een van de eisen waar de wet in ieder geval streng op stuurt, is positie van gemeentearchivaris. 5.3.2 Bevindingen De archivaris die is aangewezen is onderdeel van het Streekarchief Midden Holland. De archivaris is in bezit van een diploma archivistiek. pagina 17
Bijlage: Overzicht rapportagepunten op basis van het aanvullend beleidskader archieftoezicht In dit rapport Tekst aanvullend beleidskader archieftoezicht 1.1 1a. De Archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, de voorziening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden ontbreekt en/of is niet gemeld aan GS. Archief KPI s (VNG): 1.1; 1.2; 1.5 1b. De vastgestelde Archiefverordening is strijdig met wet- en regelgeving of het algemeen belang. 1.2 2. Er is geen voorziening getroffen betreffende de archiefbescheiden (de informatiehuishouding) bij opheffing, samenvoeging, splitsing van overheidsorganen, bij (gedeeltelijke) overdracht van taken aan een ander overheidsorgaan, of oprichting van een tijdelijk overheidsorgaan. 2.1 3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet niet aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem of de zorgdrager past geen kwaliteitssysteem toe. 5.1 4. Een in gebruik zijnde archiefruimte of archiefruimten voldoet/voldoen niet aan wettelijke normen. 5.2 5a. Een in gebruik zijnde archiefbewaarplaats of archiefbewaarplaatsen voldoet/voldoen niet aan wettelijke normen. 1.4 2.1 7.3 7.2 5b. De zorgdrager neemt een besluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats die niet aan wet- en regelgeving voldoet. 5.2 6. Er is geen archiefbewaarplaats aangewezen door de zorgdrager. 7.2 5.3 7. De door de zorgdrager benoemde archivaris is niet in bezit van het diploma archivistiek. 4.1 8. De archieven, ongeacht hun vorm, bevinden zich niet in goede materiële staat conform de Archiefwet- en regelgeving. Ten aanzien van niet vernietigbare (permanent te bewaren) archieven, digitaal of papier, zijn niet zodanige maatregelen getroffen, dat bij het raadplegen na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. 3.1 9. De archieven, ongeacht hun vorm, zijn niet geordend en toegankelijk conform de Archiefwet- en regelgeving. 3.1 10. De authenticiteit en/of context van de archiefbescheiden is onvoldoende gewaarborgd; een samenhangend overzicht van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontbreekt; een metadataschema conform de Archiefregeling ontbreekt. 4.2 9. Overgebrachte archieven 12. De zorgdrager heeft archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die niet voor 2.2; 10.3 3.4, 3.5, 3.6; 4.4, 4.5; 4.6; 2.3; 2.5 3.1, 3.2; 3.3; 4.2 t/m 4.6 3.1; 3.2 6.1; 6.2; 6.3 pagina 18
vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, niet naar een archiefbewaarplaats overgebracht; er is geen verklaring van overbrenging opgesteld en/of de overbrenging is opgeschort zonder dat Gedeputeerde Staten machtiging hebben verleend. 4.6 13a. De overgebrachte archieven zijn niet openbaar, buiten het bepaalde in artikelen 15 t/m 17 van de wet. De beperking van de openbaarheid is niet opgenomen in de verklaring van overbrenging. De overgebrachte archieven zijn niet voor ieder kosteloos raadpleegbaar, en/of niet reproduceerbaar door ieder. De openbaarheid is op onterechte gronden beperkt. De openbaarheid is langer dan 75 jaar beperkt zonder verkregen machtiging van Gedeputeerde Staten. 8.1 t/m 8.5 13b. Een of meer van de volgende besluiten van algemene strekking van zorgdragers zijn strijdig met wet- en regelgeving of het algemeen belang: - Besluit tot openbaarheidsbeperkingen inclusief het ter beschikking stellen van reproducties vanwege de materiële staat der archiefbescheiden, en - Besluiten tot het regelen van kosten van reproducties en uitleningen. 4.4 14. De vervanging van archiefbescheiden door reproducties, onder vernietiging van het origineel, is onjuist en/of onvolledig gebeurd. Archieven die niet als te vernietigen zijn aangemerkt (dus permanent te bewaren archieven) zijn vervangen zonder machtiging van Gedeputeerde Staten. Er is geen verklaring van vervanging opgesteld. 4.3 15. Archiefbescheiden zijn vernietigd in strijd met het bepaalde in Archiefwet en regelgeving, selectie en vernietiging vindt niet plaats en/of er worden geen verklaringen van vernietiging opgesteld conform de wet- en regelgeving. 4.5 16. Archiefbescheiden zijn vervreemd in strijd met het bepaalde in Archiefweten regelgeving; er is geen verklaring van vervreemding opgesteld. 4.7 17. Archiefbescheiden zijn uitgeleend in strijd met het bepaalde in Archiefweten regelgeving. 5.3 5.1; 5.2 5.4 8.5 pagina 19