EUROPEAN COMMISSION JOINT RESEARCH CENTRE Institute for Reference Materials and Measurements (Geel) Resource Management Geel, 25 april 2013 JRC.DG.D1/PJ/SV/ARES-2013 Onderwerp: "Huur bureelcontainers" Publicatie 2013/S 081-135481 van 25/04/2013 Geachte heer, mevrouw, 1. U vindt de aanbestedingsdocumenten voor bovengenoemde opdracht op de Calls for Tender website van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek van de Europese Commissie http://web.jrc.ec.europa.eu/callsfortender/. 2. Indien u belangstelling heeft voor deze opdracht, verzoek ik u een offerte in tweevoud in een van de officiële talen van de Europese Unie in te dienen, op het volgende adres: Europese Commissie Gemeenschappelijk Onderzoekscentrum Instituut voor Referentiematerialen en Metingen Ondersteuning beheer Retieseweg 111 B-2440 Geel België Ter attentie van Pascale Jans / Finance B 3. De offertes kunnen als volgt worden ingediend: per post of per koerierdienst, uiterlijk afgegeven op 06/06/2013 (waarbij het stempel van de post of van de koerierdienst als bewijs van afgifte geldt), op het adres hierboven vermeld in 2; of door afgifte op het adres hierboven vermeld in 2, uiterlijk op 06/06/2013 om 15 uur tegen afgifte van een ontvangstbewijs. 4. De offerte moet in een dubbele gesloten envelop worden ingediend. Beide enveloppen moeten gesloten zijn en op de buitenste envelop moet behalve de naam van de aanbestedende dienst de volgende tekst worden aangebracht: "Offerteaanvraag: IRMM/Ref. JRC/GEE/2013/D.1/0029/OC mag niet door de interne postdienst worden geopend". Zelfklevende enveloppen moeten worden gesloten met plakband, waarover de handtekening van de verzender wordt geplaatst. Retieseweg 111, 2440 Geel, Belgium. Telephone: +32 (0)14 571 211 http://irmm.jrc.ec.europa.eu 1 of 6
5. Het bestek, waarin een lijst is opgenomen van alle documenten die bij de inschrijving moeten worden overgelegd, inclusief de bewijsstukken inzake economische en financiële draagkracht en technische en beroepsbekwaamheid en het ontwerpcontract zijn beschikbaar op http://web.jrc.ec.europa.eu/callsfortender/. 6. Bijlage I bij deze inleidende brief bevat een lijst van de documenten/informatie die door de inschrijver bij zijn offerte moet worden gevoegd. De inschrijver wordt aangeraden om deze lijst te gebruiken om ervoor te zorgen dat zijn offerte volledig is. 7. Elke inschrijving moet: door de inschrijver of door zijn gemachtigd vertegenwoordiger zijn ondertekend; duidelijk leesbaar zijn, om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten; 8. Gestanddoeningstermijn gedurende welke de inschrijver de voorwaarden van zijn inschrijving moet handhaven: 9 maanden vanaf de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen. 9. Indiening van een inschrijving impliceert dat de inschrijver instemt met alle voorwaarden van deze uitnodiging tot inschrijving, het bestek en het ontwerpcontract en dat hij in voorkomend geval afziet van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden. Als de opdracht aan hem wordt gegund, is de inschrijver tijdens de uitvoering van het contract aan zijn inschrijving gebonden. 10. Tijdens de hele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst en inschrijvers verboden, behalve in uitzonderlijke gevallen en alleen onder de volgende voorwaarden: Vóór de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen: * Op verzoek van de inschrijver kan de aanbestedende dienst aanvullende inlichtingen verstrekken die enkel tot doel hebben de aard van de opdracht te verduidelijken. Een verzoek om aanvullende inlichtingen moet, uitsluitend schriftelijk, worden gestuurd naar jrc-irmm-finance-b@ec.europa.eu. * De Commissie kan op eigen initiatief de betrokkenen op de hoogte brengen van eventuele fouten, onduidelijkheden, weglatingen of andere schrijffouten in de aanbestedingsstukken. * Aanvullende inlichtingen, waaronder de bovengenoemde, zullen op http://web.jrc.ec.europa.eu/callsfortender/ worden gepubliceerd. Na de opening van de inschrijvingen: * Indien een inschrijving moet worden verduidelijkt of indien kennelijke schrijffouten in de tekst van de inschrijving moeten worden verbeterd, mag de aanbestedende dienst contact opnemen met de inschrijver, wat echter niet tot een wijziging van de inschrijvingsvoorwaarden mag leiden. 11. Een informatiebezoek is gepland tussen 06/05/2013 en 13/05/2013 (10-15u) op het adres vermeld in 2 zodat de inschrijvers de huidige situatie van dichtbij kunnen bekijken. De vertegenwoordiger moet uiterlijk ten laatste op 03/05/2013 zijn aanwezigheid bevestigen op 2 of 6
het volgende email adres: jrc-irmm-finance-b@ec.europa.eu, met vermelding van zijn naam, functie en twee datums van voorkeur. 12. De offertes zullen geopend worden op 10/06/2013 om 10,00 uur. 1 vertegenwoordiger per aanbiedende firma kan de opening bijwonen. De vertegenwoordiger dient uiterlijk op 07/06/2013 om 15.00 uur zijn aanwezigheid te bevestigen per email (jrc-irmm-financeb@ec.europa.eu), met vermelding van zijn naam en functie. 13. Deze uitnodiging tot inschrijving houdt voor de Commissie geen enkele verbintenis in. De contractuele verplichtingen van de Commissie gaan pas in bij ondertekening van het contract met de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund. 14. Tot aan de ondertekening van het contract kan de aanbestedende dienst van de opdracht afzien of de aanbestedingsprocedure annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op schadeloosstelling. In dat geval moet dit besluit worden gemotiveerd en ter kennis van de gegadigden of inschrijvers worden gebracht. 15. Zodra de Commissie de inschrijving heeft geopend, wordt het document haar eigendom en wordt het vertrouwelijk behandeld. 16. U wordt in kennis gesteld van het gevolg dat aan uw inschrijving is gegeven. 17. Indien u in het kader van uw inschrijving prestaties uitbesteedt, raden wij u aan in de contractuele regelingen met de subcontractanten bemiddeling als methode voor beslechting van geschillen op te nemen. 18. Gelieve op te merken dat de Call for Tender Website van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek regelmatig wordt bijgewerkt en dat het uw verantwoordelijkheid is om de website regelmatig te raadplegen gedurende de inschrijvingsperiode teneinde over volledige en bijgewerkte informatie over deze aanbesteding te beschikken. 19. Indien voor de follow-up van uw antwoord op de uitnodiging tot inschrijving persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) moeten worden geregistreerd en verwerkt, zullen deze gegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn uw antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk ter beoordeling van uw inschrijving overeenkomstig het bestek en worden ze uitsluitend voor dat doel verwerkt door de directeur van het IRMM. Voor nadere bijzonderheden betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u de privacyverklaring raadplegen op: http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/privacystatement_publicprocurement_en.pdf 20. Uw persoonsgegevens kunnen door de ordonnateur van de Commissie in het vroegtijdig waarschuwingssysteem (EWS), dan wel in zowel het EWS als de centrale gegevensbank van uitsluitingen (CED) worden geregistreerd, indien u in een van de situaties verkeert als genoemd in: - Besluit 2008/969/EG, Euratom van de Commissie van 16 december 2008 betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: 3 of 6
N.B.: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cf m ), of - Verordening (EG, Euratom) nr. 1302/2008 van de Commissie van 17 december 2008 over de centrale gegevensbank van uitsluitingen (voor meer informatie, zie de privacyverklaring op: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_en.cfm#bdce ). Alle kosten voor het indienen en voorbereiden van offertes zullen uitsluitend door de kandidaten zelf worden gedragen en worden niet door de Commissie vergoed. Bijlagen: A. Ontwerpovereenkomst en bijlagen: Bijlage 1 Bestek Bijlage 2 Inschrijving van de contractant (door de kandidaat toe te voegen) Bijlage 3 Bestelbon Bijlage 4 Voorschriften voor personeel van externe firma's werkzaam voor en op het terrein van het IRMM-Geel Bijlage 5 - Vakantie en feestdagen van toepassing op het IRMM B. Financieel identificatieformulier Formulier juridische entiteit; Met vriendelijke groeten, Pascale Jans 4 of 6
Bijlage I: Checklist van de documenten / informatie die door de kandidaat ingevuld dient te worden / bijgevoegd dient te worden bij de offerte: Vink aan 1. Contract en zijn bijlagen Ontwerpovereenkomst ingevuld waar gevraagd, geparafeerd op elke bladzijde en gehandtekend op de laatste bladzijde. Inleidende brief, geparafeerd op elke bladzijde. Bijlage I Bestek: Technische specificaties ingevuld waar nodig, geparafeerd op elke bladzijde en gehandtekend. Bijlage I Bestek: Administratieve bijlage geparafeerd op elke bladzijde, ingevuld waar nodig Bijlage 1 bij de administratieve bijlage (verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria en de afwezigheid van belangenconflicten) geparafeerd op elke bladzijde, ingevuld en gehandtekend Bijlage 3: Bestelbon Bijlage 4: Voorschriften voor personeel van externe firma's werkzaam voor en op het terrein van het IRMM-Geel Bijlage 5 - Vakantie en feestdagen van toepassing op het IRMM 2. Formulier Juridische Entiteit en Formulier Financiële Identificatiegegevens Gelieve het formulier "Juridische Entiteit" ingevuld en ondertekend in te dienen, vergezeld van (zie voetnoot Juridische Entiteit - enkel voor particuliere ondernemingen): 1. Een kopie van de verklaring van BTW-plichtigheid, indien dit van toepassing is en het BTWnr. niet is vermeld op het hieronder vermelde officieel document 2. Een kopie van ieder officieel document (bv. Staatsblad, publicatieblad, handelsregister ) waarmee de benaming van de juridische entiteit, het adres van het hoofdkantoor en het registratienummer bij de nationale autoriteiten kunnen worden vastgesteld. Het Formulier Financiële identificatiegegevens moet ingevuld worden. Het verdient de voorkeur een kopie van een recent bankrekeningafschrift bij te voegen. Op het rekeningafschrift moet alle informatie staan die hierboven gevraagd wordt onder "naam van de rekening" en "bank". In dat geval zijn het stempel van de bank en de handtekening van de vertegenwoordiger van de bank niet verplicht. De handtekening van de rekeninghouder is in ieder geval verplicht. 3. Selectiecriteria (punten III.2.2) en III.2.3) van de Aankondiging van de opdracht) Een verklaring betreffende de omzet met betrekking tot soortgelijke goederen die de laatste 3 boekjaren zijn geleverd; deze verklaring moet balansen of uittreksels uit de balansen omvatten, indien de vennootschapswetgeving van het land waar het bedrijf is gevestigd publicatie van de balans voorschrijft. Een bankverklaring die aantoont dat de financiële situatie van het bedrijf gezond is. Een verklaring van de inschrijver met betrekking tot zijn kwaliteitsborgingssysteem (ISO 9000 of gelijkwaardig). Een lijst van ten minste 3 referenties van soortgelijke diensten de laatste 3 jaren, uitgevoerd door de inschrijver in vergelijkbare omstandigheden Een passende verzekering professionele aansprakelijkheid (bv. ABR of gelijkwaardig) 5 of 6
Disclaimer: Dit document is enkel bedoeld als hulpmiddel en dient niet als definitief of volledig beschouwd te worden. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om alle documenten te verschaffen zoals gevraagd in de aanbestedingsdocumenten. 6 of 6