Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Organisatorisch deel Voorlichting Deelproces 3 Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008
Inhoudsopgave organisatorisch deel 1 Inleiding 3 1.1 Uitgangspunten 3 1.2 Doelstelling 3 1.3 Doelgroep 3 1.4 Relatie met andere processen 3 1.5 Taken andere disciplines 4 2 Procesbeschrijving en organisatie 5 2.1 Proces 5 2.2 Organisatie 5 2.3 Procesverantwoordelijke 6 2.4 Lokale team Voorlichting 6 2.5 Regionaal team Voorlichting 6 2.6 Personele bezetting 6 2.7 Taken team Voorlichting 7 2.8 Alarmering 8 2.9 Bijstand en opschaling 8 2.10 Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT 9 2.11 Locatie actiecentrum Voorlichting 9 2.12 Aandachtspunten 9 3.13 Verslaglegging 10 2.14 Paraatheidskoffer 10 2.15 Nazorg 10 2.16 Verzendlijst 10 2.17 Overzicht afkortingen 11 Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -2-
1 Inleiding 1.1 Uitgangspunten Dit draaiboek Voorlichting is een onderdeel van het gemeentelijk Rampenplan. Indien zich in de gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of ramp voordoet kan het proces Voorlichting opgestart worden. De activiteiten die behoren tot dit proces worden uitgevoerd volgens de regels van dit draaiboek met bijlagen. 1.2 Doelstelling Het proces Voorlichting heeft tot doel: het bewust geven van hulp door informatie, gericht op doelgroepen die bedreigd worden of zich mogelijk bedreigd voelen door een dreigende ramp of een feitelijke rampsituatie. De volgende voorlichtingsaspecten dienen te worden behandeld: maatregelen die men moet nemen om de schadelijke gevolgen te beperken; de te volgen gedragslijn; de stand van zaken met betrekking tot voortgang van de hulpverlening; het begeleiden van de terugkeer naar de normale situatie. 1.3 Doelgroep 1 Intern: de leden van het lokale en regionale team Voorlichting; de direct betrokken hulpverleners en gemeenteambtenaren; overige medewerkers van de gemeente(n) en operationele diensten; bestuur. Extern: (verwanten van) slachtoffers; publiek; pers- en mediavertegenwoordigers; rampenzender; bedrijven/instellingen 1.4 Relatie met andere processen Het proces voorlichting heeft een relatie met alle processen. In het bijzonder gaat aandacht uit naar de processen: Proces 1 Proces 3a Proces 4 Proces 5 Proces 14 Proces 15 Alarmering De manier waarop en welke instanties en personen moeten worden gealarmeerd is sterk afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden en het soort incident. Publieksinformatie / callcenter Informatie verstrekken en voorwaarde scheppen om de bevolking goed voor te lichten. Waarschuwen Bevolking In geval van acuut gevaar voor de bevolking zal deze op een snelle wijze moeten worden gewaarschuwd. Ontruimen en evacueren Om de schadelijke gevolgen van een (dreigend) zwaar ongeval of ramp te voorkomen of te beperken kan besloten worden mens en dier voor kortere of langere tijd uit de omgeving van de plaats van het incident weg te halen. Opvang en Verzorging Het gedurende de periode dat getroffenen niet kunnen terugkeren naar hun huis bieden van opvang en verzorging. Registratie slachtoffers (CRIB) Onder dit proces wordt verstaan: het verzamelen, vastleggen, groeperen en verifiëren van alle gegevens van slachtoffers met het doel slachtofferinformatie te kunnen geven aan het bevoegd gezag en aan familie/verwanten van slachtoffers. 1 Onder de doelgroepen verstaan we de diverse groepen waarmee tijdens (en na) een incident gecommuniceerd moet worden. Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -3-
Proces 28 Proces 29 Nazorg Medewerkers van het actiecentrum Voorlichting kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens hun werk. Het hoofd van het actiecentrum dient hier alert op te zijn en in overleg met de procesverantwoordelijke te bepalen of medewerkers op tijd vervangen dienen te worden of dat hen (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Verslaglegging Voor een efficiënte bedrijfsvoering en ter mogelijke verantwoording en evaluatie zal registratie van een aantal essentiële gegevens noodzakelijk zijn. 1.5 Taken andere disciplines Regionale Brandweer Waarschuwen bevolking door activering sirenenetwerk (WAS) Regionale Politie Zo nodig op verzoek ordehandhaving en afscherming van de verschillende locaties in verband met media en publiek Rondrijden met geluidswagens Motorordonnans distributie en verspreiding voorlichtingsmiddelen GHOR Specifieke kennis van aspecten van (volks)gezondheid Openbaar Ministerie Afstemming met de Persofficier van Justitie i.v.m. strafzaken Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -4-
2 Procesbeschrijving en organisatie 2.1 Proces Dit draaiboek is een organisatieplan voor het actiecentrum Voorlichting. Met de uitvoering van dit draaiboek is het lokale team Voorlichting belast. De doelstelling van het team Voorlichting is: het bewust geven van hulp door informatie, gericht op doelgroepen die bedreigd worden of zich mogelijk bedreigd voelen door een dreigende ramp of een feitelijke rampsituatie. De volgende voorlichtingsaspecten dienen te worden behandeld: maatregelen die men moet nemen om de schadelijke gevolgen te beperken; de te volgen gedragslijn; de stand van zaken met betrekking tot voortgang van de hulpverlening; het begeleiden van de terugkeer naar de normale situatie. 2.2 Organisatie Grip 3 of 4: GBT/RBT (Burgemeester danwel coördinerend burgemeester) Grip 0: CTPI (OvD B,G of P) Vervalt bij GRIP 2/3/4 Grip 1: COPI Staffunctionaris Voorlichting (Voorlichter rampterrein) Grip 2,3 of 4: OT Staffunctionaris Voorlichting* 1 Actiecentrum Voorlichting* 2 (voorlichters van gemeente(n) en evt. operationele diensten) GAC * 3 gemeente Helmond Interne voorlichting Publieksinformatiecentrum Perscentrum Opvanglocatie Omroep Brabant (rampenzender) * 1 Ook aansturing media-analist vindt hier plaats * 2 Aansturing voorlichter publieksinformatienummer en voorlichter beheer website vindt hier plaats * 3 Het actiecentrum Voorlichting stemt af/rapporteert aan het GAC. Het besluitvormingsproces ligt echter in de verticale lijn (dus GBT, OT, actiecentrum voorlichting). Bij een GRIP 2 is er permanent contact tussen de voorlichter OT en de voorlichter COPI. De voorlichter OT onderhoudt het contact met het gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting en behoudt daarmee het overzicht van de totale voorlichting, op deze wijze wordt de regiefunctie geborgd. Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -5-
Voorlichtingscentra Voor het verzorgen van een betrouwbare en continue informatiestroom naar de verschillende doelgroepen, dienen voorlichtingscentra te worden ingericht. Dit betreft de volgende centra: Operationeel Team, sectie Voorlichting Gemeentelijk Beleidsteam Lokaal Actiecentrum Voorlichting Perscentrum Publiekscentrum Regionaal Actiecentrum Voorlichting 2.3 Procesverantwoordelijke Voor het proces Voorlichting is een procesverantwoordelijke aangewezen. Het proces Voorlichting valt onder verantwoordelijkheid van het hoofd Communicatie van de gemeente Helmond. De procesverantwoordelijke benoemt het hoofd actiecentrum Voorlichting en is verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van dit draaiboek. De ambtenaar rampenbestrijding is belast met de afstemming en uniformiteit tussen de verschillende processen en draaiboeken 2.4 Lokale team Voorlichting Om de werkzaamheden van het proces Voorlichting uit te kunnen voeren is er een lokaal team Voorlichting samengesteld. Het team Voorlichting bestaat uit een hoofd actiecentrum en medewerkers actiecentrum. Het team Voorlichting wordt gevormd door medewerkers van de afdeling Communicatie. De bereikbaarheid van het lokale team Voorlichting is geregeld in het draaiboek alarmering. 2.5 Regionale team Voorlichting Binnen de regio Zuidoost Brabant is een regionaal team Voorlichting geformeerd. Het regionale team Voorlichting wordt gevormd door communicatiemedewerkers van de regiogemeenten en hulpdiensten. Ook bij een lokaal ongeval of ramp kan elke gemeente een beroep doen op het regionaal team voor de uitvoering van diverse voorlichtingstaken. Al vanaf de inrichting van een COPI (GRIP 1) kunnen leden van het Regionaal Team Voorlichting ingeschakeld worden. Vanaf GRIP 2 zal er vanuit het Operationeel Team (OT) regionale coördinatie plaatsvinden van het proces Voorlichting. 2.6 Personele bezetting Binnen het proces Voorlichting maken we een onderscheid in beleidsadvisering, persvoorlichting, publieksvoorlichting en interne communicatie. Het gaat hierbij om voorlichting ter voorbereiding op een ramp, voorlichting op het moment van een ramp en voorlichting als onderdeel van de nazorg. Gemeentelijk Beleidsteam 1 voorlichter: Deze voorlichter adviseert het beleidsteam ten aanzien van lokale communicatiebeleid Regionaal Beleidsteam/ Adviesteam: 1 voorlichter Deze voorlichter adviseert het beleidsteam ten aanzien van regionale communicatiebeleid Operationeel Team, sectie Voorlichting: 2 voorlichters en 2 media-analisten De voorlichters adviseren het GBT of RBT over communicatiebeleid De voorlichters vertalen het communicatiebeleid van het Beleidsteam naar operationele acties 1 voorlichter woont de vergaderingen bij en adviseert 1 voorlichter onderhoudt contacten met het Hoofd actiecentrum voorlichting en voorlichter COPI. De media analisten houden de berichtgeving van alle mogelijke media bij, signaleren en analyseren Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -6-
Commando Plaats Incident (Rampterrein) 2 voorlichters 1 voorlichter neemt deel aan het overleg van het Commando Plaats Incident (COPI) 1 voorlichter staat media op het rampterrein te woord en is oog en oor bij plaats incident / M-factor Actiecentra Voorlichting: 13 voorlichters In het actiecentrum voorlichting: Het actiecentrum Voorlichting wordt aangestuurd door het Hoofd actiecentrum Het hoofd wordt ondersteund door een assistent 1 voorlichter voor beheer van website 1 voorlichter die (telefonische) contacten onderhoudt met het callcenter van het NCC/CRC (Nationaal Coördinatie Centrum/Cluster Risico- en Crisiscommunicatie) 1 voorlichter in actiecentrum Voorlichting ten behoeve van de interne voorlichting Publieksinformatie: 1 voorlichter per opvanglocatie voor informatieverstrekking aan opgevangen personen en verwanten 1 voorlichter in publiekscentrum voor aansturing van publieksinformatie en informatie aan telefonistes, receptionistes en collega s intern 4 voorlichters in publiekscentrum voor uitvoerende werkzaamheden Persvoorlichting: 4 persvoorlichters in perscentrum. Deze voorlichters stemmen media-informatie af, Houden contact met Omroep Brabant Maken en verspreiden persberichten Staan media te woord Invullen functies Bij GRIP 0 geldt het uitgangspunt dat in principe de voorlichting vanuit het CTPI wordt verzorgd door de OVD en. Afhankelijk van de omvang van een incident in een GRIP 1, GRIP 2, GRIP 3 en GRIP 4 kunnen de bovengenoemde functies worden ingevuld. Het aantal voorlichters en de taken kunnen per situatie verschillen. Dit is afhankelijk van de grootte en de complexiteit van het incident. Bij bovenstaande genoemde aantallen is nog geen rekening gehouden met aflossing bij een langdurige ramp of als een ramp met lange nasleep. 2.7 Taken team Voorlichting De leden van het team Voorlichting hebben adviserende, coördinerende en uitvoerende taken met betrekking tot: Informatie/ aanwijzingen/ instructies over hoe burgers verdere boodschappen zullen ontvangen; opstellen van nieuwsbrieven met als doel waarschuwing van de bevolking; informatie over de gevaren; adviesfunctie gemeentelijk beleidsteam; informatie over de eventuele te treffen maatregelen voor bescherming betrokken hulpverleners en gemeentefunctionarissen; informatie aan de (bij de ramp) betrokken hulpverleners en gemeentefunctionarissen (niet zijnde de taakinformatie tijdens de bestrijding van een incident); informatie aan college van burgemeesters en wethouders en gemeenteraad; informatie ter voorkoming van materiële en immateriële schade; informatie over maatregelen van de overheid om de ramp of de gevolgen ervan te bestrijden; informatie over mogelijke slachtoffers en hulp daaraan; het signaleren, selecteren, verifiëren en adviseren over alle zaken die de rampencommunicatie betreffen; het signaleren van vragen en reacties van pers en publiek; het vergaren van informatie; Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -7-
het verifiëren van informatie; het verzorgen van voorlichting aan de bevolking; het onderhouden van contacten met Omroep Brabant (Regionale zender bij (dreigende) rampen); het onderhouden van contacten met het NCC/CRC (o.a. voor callcenter en media-analyse); het onderhouden van contacten met de provinciale en ministeriële voorlichtingsdiensten; inschakelen van / afstemmen met communicatieafdelingen van andere instanties; het inrichten van een perscentrum; het organiseren van persconferenties; het begeleiden van vertegenwoordigers van de media; het begeleiden van hoogwaardigheidsbekleders; het opstellen van persberichten; het doen afgeven van speciale doorlaatbewijzen voor de media in afgeschermde gebieden; De taken van de voorlichters, die kunnen worden ingezet op verschillende onderdelen, zijn beschreven in de werkinstructies. Deze zijn opgenomen in bijlage 1 van het operationele deel. 2.8 Alarmering Door middel van de communicator (belcomputer) wordt het lokale team Voorlichting gealarmeerd. De bereikbaarheid van het lokale team Voorlichting is geregeld in het draaiboek alarmering. In dit draaiboek is ook aangegeven wie geautoriseerd is om het lokale team Voorlichting te alarmeren. De wijze waarop dit gebeurt, is weergegeven in bijlage 2 van het operationele deel. Vanaf GRIP 1 kan het regionale team gealarmeerd worden door de voorlichter COPI of de voorlichter in het OT. Via de Meldkamer Brandweer kunnen de dienstdoende piketfunctionarissen van RBT, COPI en OT gealarmeerd worden. Deze alarmering geschiedt middels pagers. Opkomstplaats voor de voorlichters van het RBT, OT en het regionaal actiecentrum Voorlichting is het Centrum voor Grootschalig Optreden (CGO) aan de Deken van Somerenstraat 2 in Eindhoven. 2.9 Bijstand en opschaling Indien ondersteuning nodig is, kan bijstand worden ingeroepen van het regionale team Voorlichting. Medewerkers die bijstand verlenen melden zich op de aangewezen locatie. Indien er in de regio onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn, kan na goedkeuring van de burgemeester, om het proces Voorlichting te bemensen, een beroep worden gedaan op: Communicatiemedewerkers van gemeenten buiten de regio, andere brandweerregio s en andere regiopolitiekorpsen, Ministeries en waterschappen Provinciaal VoorlichtingsCentrum (PVC) Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (NCC/CRC) Externe communicatie adviesbureaus Verder eventueel in te schakelen: Communicatiediensten betrokken instanties / bedrijven / ministeries Publieksinformatienummer (Callcenter) Omroep Brabant als rampen- en/of servicezender Tolkencentrum (NB. wordt ingeschakeld via betreffende gemeentelijk actiecentrum, opdracht via de sectie gemeenten van het COPI danwel OT) Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -8-
2.10 Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT Bij een GRIP 1 is de ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten en voorlichter in het COPI. Indien er een GAC Helmond of actiecentrum Voorlichting wordt ingericht zal het hoofd daarvan gaan fungeren als aanspreekpunt voor het COPI dan wel het OT. Bij een GRIP 2, 3 en 4 is er permanent contact tussen de voorlichter OT en de voorlichter COPI. De voorlichter OT onderhoudt het contact met het hoofd van het gemeentelijk Actiecentrum Voorlichting en behoudt daarmee het overzicht van de totale voorlichting. Op deze wijze wordt de regiefunctie geborgd. 2.11 Locatie actiecentrum Voorlichting Het actiecentrum Opvang en Verzorging is ondergebracht in t Cour, Zuid Koninginnewal 4 te Helmond. Tel. 0492-587736, mail d.bemelmans@helmond.nl. 2.12 Aandachtspunten Taakverdeling van lokaal naar regionaal actiecentrum Het opstarten van callcenter en Rampenzender 2 vindt zowel bij GRIP 2 en GRIP 3 als bij GRIP 4 plaats vanuit het OT, sectie Voorlichting. De beslissing om het Call center en de Rampenzender in te zetten wordt genomen door de operationeel leider 3. In geval van GRIP 4 verschuiven de activiteiten van lokaal actiecentrum Voorlichting naar het regionaal actiecentrum Voorlichting, als het gaat om de contacten met: Contacten Callcenter Contacten Rampenzender Uitvoering geven aan interne voorlichting en pers- en publieksvoorlichting (bij GRIP 4 verschuift de coördinatie van de activiteiten naar het RACV) De regie over pers- en publieksvoorlichting en de interne voorlichting komt dan eveneens in handen van het Regionaal Actiecentrum Voorlichting. De uitvoerende werkzaamheden blijven een taak van de lokale actiecentra Voorlichting. Het hoofd van het Regionale actiecentrum Voorlichting wordt aangestuurd door de voorlichter vanuit het operationeel team (OT). Verdere aandachtspunten: Bijzondere aandacht voor de voorlichting in geval van het overlijden van hulpverlener(s) of medewerkers van gemeente(n). Er is regionale piketregeling conform de nota personele invulling RBR. Zie bijlage 2 van het operationele deel van dit draaiboek voor een uitgebreide beschrijving. Voor een aantal regionale risico-objecten gelden bijzondere afspraken ten aanzien van de voorlichting. Deze afspraken zijn vastgelegd in de afzonderlijke rampbestrijdingsplannen. Als er geen sprake is van centrale voorlichting namens alle betrokken partijen, vraagt afstemming met alle belanghebbenden bijzondere aandacht. Indien de ramp op provinciaal of nationaal niveau speelt, wordt de voorlichting vanuit het Provinciaal Coördinatiecentrum of Nationaal Voorlichtingscentrum gecoördineerd. De media zullen zich met name verzamelen bij het COPI en ter plekke geïnformeerd willen worden. Uit ervaring blijkt dat het noodzaak is om in de buurt van het COPI een vooruitgeschoven post voor persopvang in te richten. 2 Bij GRIP 0 of 1 wordt vaak gebruik gemaakt van Omroep Brabant als servicezender. 3 In acute gevallen, waarbij nog geen operationeel leider is, wordt het besluit van inschakelen van de rampenzender genomen door de op dat moment hoogst operationele leidinggevende (zie procedureboek). Uitvoering en formuleren boodschap is dan de verantwoordelijkheid van de COPI-voorlichter. Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -9-
2.13 Verslaglegging Voor de verantwoording achteraf en de evaluatie van het proces is het noodzakelijk dat alle werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden in zowel het actiecentrum Voorlichting als de opvanglocatie. Voor de benodigde formulieren (logboekformulieren, presentielijsten en de situatierapporten) wordt verwezen naar het draaiboek Verslaglegging (proces 29). 2.14 Paraatheidskoffer Het lokale team Voorlichting kan gebruik maken van middelen uit de paraatheidskoffer. Deze koffer staat in het actiecentrum Voorlichting. De inhoud van de paraatheidskoffer is beschreven in bijlage 12 van het operationele deel. 2.15 Nazorg Het proces Nazorg kan onderdeel uitmaken van dit proces. Voor de procesbeschrijving en organisatie van het proces Nazorg wordt verwezen naar het gemeentelijk draaiboek nazorg (proces 28). Na de inzet van voorlichters zorgt het hoofd actiecentrum Voorlichting voor de volgende nazorgactiviteiten voor de voorlichters: 1. mondelinge debriefing na inzet 2. enquête (model NCC/CRC) + verslag De procesverantwoordelijke voorlichting zorgt voor: 1. evaluatieoverleg + verslag 2. psychische nazorg 3. inventariseren actie en verbeterpunten en zorgen voor uitvoering in de toekomst Voorlichters hebben ook een adviserende, ondersteunende en uitvoerende rol als het gaat om interne en externe communicatie bij de nazorg binnen de totale organisatie. Voorlichting moet integraal onderdeel blijven uitmaken van het totale nazorgtraject. 2.16 Verzendlijst Gedeputeerde Staten van Noord Brabant Commissaris van de Koningin Hoofd officier van Justitie Rijkswaterstaat directie Noord Brabant Waterschap de AA Waterschap de Dommel Regionale Brandweer Zuidoost-Brabant Veiligheidsregio Zuidoost Brabant Aangrenzende gemeenten Digitaal handboek Rampenbestrijding Regio Zuidoost-Brabant COMPAS GAC Helmond Exemplaren t.b.v. gemeentelijke organisatie Paraatheidskoffer Archief Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -10-
2.17 Overzicht afkortingen ARB Ambtenaar Rampenbestrijding BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties COPI Commando Plaats Incident CRAS Centrale Registratie Afhandeling Schaden CRIB Centraal Registratie- en Informatiebureau CTPI Coördinatieteam Plaats Incident GAC Gemeentelijk Actiecentrum GBA Gemeentelijke Basisadministratie GBT Gemeentelijk Beleidsteam GHOR Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure GZ Geestelijke Zorg O&E Ontruimen en Evacueren OT Operationeel Team O&V Opvang & Verzorging OVD Officier van Dienst PSHOR Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen RBT Regionaal Beleidsteam SITRAP Situatierapport TGBM Toegankelijk en Begaanbaar Maken VL Voorlichting Draaiboek Voorlichting Organisatorisch Gemeente Helmond -11-
Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Operationeel deel Voorlichting Deelproces 3 Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008
Inhoudsopgave operationeel deel 1 Operationeel deel 3 1.1 Inleiding 3 1.2 Alarmering en plaats van opkomst 3 1.3 Operationeel maken actiecentrum Voorlichting 3 Bijlagen 4 Bijlage 1: Werkinstructies 4 Bijlage 2: Afspraken t.a.v. beschikbaarheid, bereikbaarheid en alarmering van voorlichting bij 21 rampen en grootschalige incidenten in de regio Zuidoost-Brabant Bijlage 3: Checklist incident 22 Bijlage 4: Checklist bewonersbrief 23 Bijlage 5: Checklist persbericht 24 Bijlage 6: Publieksinformatienummer / callcenter 49 Bijlage 7: Bereikbaarheidsgegevens Expertisecentrum voor Risico en Crisiscommunicatie 50 (NCC/CRC) en beschrijving van inzet website www.crisis.nl en sms-alert Bijlage 8: Q&A-lijst 53 Bijlage 9: Checklist inrichting Persruimte 54 Bijlage 10: Checklist Inrichting Publiekscentrum 56 Bijlage 11: Convenant Omroep Brabant 57 Bijlage 12: Inhoud gemeentelijke paraatheidskoffer 64 Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -2-
1 Operationeel deel 1.1 Inleiding Het operationele deel van het draaiboek Voorlichting is bedoeld als leidraad voor de uitvoering van het proces. 1.2 Alarmering en plaats opkomst Na alarmering gaat u, afhankelijke van uw functie naar een van onderstaande locaties. Gemeentelijk Beleidsteam Locatie: Brandweerkazerne, Deurneseweg 135, 5701 CE te Helmond Tel: 0492-587888 E-mail: postbusgcc@helmond.nl Operationeel Team, sectie Voorlichting: Locatie: Het OT, sectie Voorlichting is gevestigd in de brandweerkazerne, kamer 423, Deken van Somerenstraat 2 te Eindhoven Tel. 040-2603471, 040-2603472 en 040-2603473 E-mail: cgo.ot.voorl1@vrzob.nl en cgo.ot.voorl2@vrzob.nl Lokaal Actiecentrum Voorlichting: Locatie: t Cour, Zuid Koninginnewal 4 te Helmond Tel: 0492-587736 E-mail: d.bemelmans@helmond.nl Perscentrum: Locatie: t Cour, Zuid Koninginnewal 4 te Helmond Tel: 0492-587736 E-mail: d.bemelmans@helmond.nl Publiekscentrum: Locatie: t Cour, Zuid Koninginnewal 4 te Helmond Tel: 0492-587736 E-mail: d.bemelmans@helmond.nl Interne Voorlichting: Locatie: t Cour, Zuid Koninginnewal 4 te Helmond Tel: 0492-587736 E-mail: d.bemelmans@helmond.nl Publieksinformatienummer (callcenter) Het callcenter (via NCC/CRC) wordt in alle gevallen door de Voorlichter OT gestart. Tijdens kantooruren: 070-4265000 Buiten kantooruren en op zon- feestdagen, 24 uur per dag: 070 4265000 Regionaal Actiecentrum Voorlichting: Locatie: Het regionale actiecentrum Voorlichting is gevestigd in de brandweerkazerne, kamer 311 en 321, Deken van Somerenstraat 2 te Eindhoven Tel. 040-2603441, 040-2603442, 040-2603474 en 040-2603475 E-mail: actiecentrumvoorlichting@vrzob.nl actiecentrumvoorlichting@vrzob.nl Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -3-
Grip 3 of 4: GBT/RBT (Burgemeester danwel coördinerend burgemeester) Grip 0: CTPI (OvD B,G of P) Vervalt bij GRIP 2/3/4 Grip 1: COPI Staffunctionaris Voorlichting (Voorlichter rampterrein) Grip 2,3,of 4: OT Staffunctionaris Voorlichting* 1 Actiecentrum Voorlichting* 2 (voorlichters van gemeente(n) en evt. operationele diensten) GAC * 3 gemeente Helmond Interne voorlichting Publieksinformatiecentrum Perscentrum Opvanglocatie Omroep Brabant (rampenzender) * 1 Ook aansturing media-analist vindt hier plaats * 2 Aansturing voorlichter publieksinformatienummer en voorlichter beheer website vindt hier plaats * 3 Het actiecentrum voorlichting stemt af/rapporteert aan het GAC. Het besluitvormingsproces ligt echter in de verticale lijn (dus GBT, OT, actiecentrum voorlichting). 1.3 Operationeel maken actiecentrum Voorlichting Voor het operationeel maken van persruimte en publiekscentrum wordt verwezen naar bijlage 9 en 10 van het operationele deel. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -4-
Bijlagen Bijlage 1 Werkinstructies Werkinstructie Procesverantwoordelijke Voorlichting 1. is verantwoordelijk voor de inhoud en organisatie van het lokale deelproces Voorlichting; 2. zorgt er voor dat er voldoende mensen opgeleid en geoefend zijn voor het proces Voorlichting; 3. draagt zorg voor de evaluatie van proces Voorlichting; 4. zorgt in het kader van de nazorg dat vooral aandacht wordt besteed aan eigen voorlichtingspersoneel; i.s.m. proces nazorg. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -5-
Werkinstructie Voorlichter in het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het gemeentelijk beleidsteam en geeft communicatieadviezen; 2. stelt zo snel mogelijk een voorlichtingsstrategie op i.s.m. de voorlichter van het operationeel team en zorgt voor vaststelling ervan in het gemeentelijk beleidsteam; hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in een best, worst en expected case scenario en/of een voorlichtingsstrategie in tijd (een aantal uren, een dag, een week, etc.); 3. zorgt ervoor dat in alle vergaderingen van het gemeentelijk beleidsteam relevante punten voor voorlichting worden besproken; 4. zorgt dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het operationeel team, over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen (bijv. media, publiek, slachtoffers en hulpverleners); 5. adviseert indien afgeweken wordt van de afspraken in de verschillende draaiboeken over de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en het actiecentrum Voorlichting i.o.m. voorlichter operationeel team; 6. adviseert aan burgemeester bij gebrek aan voldoende voorlichters hoe en waar deze worden ingezet (m.u.v. GRIP 4); 7. adviseert de burgemeester en operationeel leider over te houden persconferenties en/of persbriefings van het gemeentelijk beleidsteam, initieert deze zo nodig en zit deze voor; 8. houdt een logboek bij. NB de voorlichter in het GBT communiceert via de Operationeel Leider met de voorlichter in het OT. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -6-
Werkinstructie Voorlichter Regionaal Beleidsteam (RBT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het RBT en geeft communicatieadviezen; 2. stelt zo snel mogelijk een voorlichtingsstrategie op i.s.m. de voorlichter van het operationeel team (OT) en zorgt voor vaststelling ervan in het RBT; hierbij dient onderscheid te worden gemaakt in een best, worst en expected case scenario en/of een voorlichtingsstrategie in tijd (een aantal uren, een dag, een week, etc.; 3. zorgt ervoor dat in alle vergaderingen van het RBT relevante punten voor voorlichting worden besproken; 4. adviseert de voorzitter van het RBT expliciet over de wijze waarop en onder wiens verantwoordelijkheid persberichten worden uitgegeven (operationeel leider); 5. zorgt dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het operationeel team (OT), over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen; 6. adviseert indien afgeweken wordt van de afspraken in de verschillende draaiboeken over de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en het actiecentrum Voorlichting i.o.m. voorlichter operationeel team; 7. adviseert bij gebrek aan voldoende voorlichters hoe en waar deze worden ingezet (prioriteert); 8. adviseert en coacht de burgemeester en operationeel leider over te houden persconferenties en/of persbriefings van het RBT, initieert deze zo nodig en zit deze voor; 9. zorgt, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het RBT, inclusief aanbevelingen; 10. houdt een logboek bij. NB Bij een GRIP 3 spreken we niet van een RBT maar van een adviesteam. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -7-
Werkinstructie Voorlichter in het Operationeel Team (OT) 1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het OT en geeft communicatieadviezen; 2. adviseert de voorlichter van het GBT/RBT over een voorlichtingsstrategie; 3. is verantwoordelijk voor bekendmaking van de voorlichtingsstrategie in het actiecentrum en aanverwante onderdelen; 4. is bevoegd om conform de vastgestelde voorlichtingsstrategie in het GBT/RBT en binnen de vastgestelde kaders - te beslissen over de inhoud en organisatie van het deelproces Voorlichting; 5. zorgt ervoor dat in alle vergaderingen van het OT relevante punten voor voorlichting worden besproken; 6. zorgt dat goede afspraken worden gemaakt, i.o.m. de voorlichter in het GBT/RBT over de berichtgeving (inhoud en goedkeuring) naar alle interne en externe doelgroepen (bijv. media, publiek, slachtoffers en hulpverleners); 7. legt alle berichtgeving voor aan de Operationeel Leider ter goedkeuring; 8. geeft het Hoofd actiecentrum Voorlichting opdrachten voor de organisatie en uitvoering van het werk, waaronder de afhandeling van berichten; 9. onderhoudt rechtstreeks contact met de voorlichter op het rampterrein (COPI); 10. zorgt, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het OT, inclusief aanbevelingen; 11. onderhoudt indien van toepassing contacten met de sectie voorlichting van het ministerie van Binnenlandse Zaken (het nationaal voorlichtingscentrum), het Expertisecentrum Risico Communicatie (NCC/CRC) en het provinciaal voorlichtingscentrum; 12. stemt informatie af met liaisons voorlichting van eventueel betrokken bedrijven; 13. vertaalt beslissingen van het GBT/RBT in voorlichtingsactiviteiten voor het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 14. verzamelt informatie voor het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 15. activeert de rampenzender en draagt de uitvoering verder over aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 16. activeert het callcenter en draagt de uitvoering verder over aan het Hoofd actiecentrum Voorlichting; 17. zorgt ervoor dat binnen het OT de locaties van het perscentrum, publiekscentrum en actiecentrum Voorlichting bekend worden gemaakt; 18. vraagt het NCC/CRC om de media te analyseren en gebruikt deze analyses om eventueel bij te sturen; 19. activeert de 112 teletekstpagina van Omroep Brabant TV en vult deze met tekst; 20. bereidt (indien nodig) met de voorlichter van het GBT/RBT persconferenties voor; 21. houdt een logboek bij. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -8-
NB NB Idealiter zijn er 2 voorlichters in het OT aanwezig en wordt er een taakverdeling gemaakt. De piketvoorlichter OT stuurt de tweede voorlichter aan. de voorlichter in het OT communiceert via de Operationeel Leider met de voorlichter in het GBT. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -9-
Werkinstructie Hoofd Lokaal actiecentrum Voorlichting (HACV) 1. vertaalt de voorlichtingsstrategie in een concreet actieplan i.o.m. voorlichter OT; 2. volgt de aanwijzingen van de voorlichter OT op; 3. rapporteert aan de voorlichter in het OT en het hoofd GAC Helmond; 4. coördineert en verzorgt de uitvoering van alle voorlichtingsactiviteiten; 5. zorgt ervoor dat iedere voorlichtingsmedewerker beschikt over het lokale draaiboek Voorlichting, indien nodig aangevuld met een rampbestrijdingsplan van een specifiek bedrijf of locatie; 6. stuurt het eigen actiecentrum aan (ondersteuning en interne voorlichting), het publiekscentrum, perscentrum (NB: de voorlichters COPI worden door de voorlichter van het OT aangestuurd!!); 7. stelt werkschema s op en zorgt voor een taakverdeling en briefings; 8. verzamelt via pers- en publiekscentrum vragen van media en publiek en legt deze voor aan de voorlichter OT en zorgt dat er z.s.m. antwoord op komt; 9. adviseert het OT over de te organiseren voorlichtingsactiviteiten bij de overige gemeentelijke actiecentra (denk aan CRIB, Opvang en verzorging); 10. onderhoudt, na overdracht van de OT voorlichter die voor de opstart zorgt, contacten met de Rampenzender; 11. onderhoudt, na overdracht van de OT voorlichter die voor de opstart zorgt, contacten met het callcenter; 12. draagt zorg voor de ontvangst en het begeleiden van VIP s; 13. instrueert receptionisten, portiers, telefonisten e.d. over wat wel/niet gezegd mag worden; 14. zorgt voor bekendmaking van het publieksinformatienummer en de openingstijden van het publieksinformatiecentrum; 15. zorgt dat de locatie van het perscentrum bij pers en hulpverleners (voor doorverwijzing), bekend wordt gemaakt; 16. maakt zo nodig gebruik van het tolkencentrum dat door de ambtenaar rampenbestrijding wordt ingeschakeld; 17. zorgt, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden, voor een evaluatieverslag van het proces voorlichting in het Actiecentrum, inclusief aanbevelingen; 18. houdt een logboek bij. NB In geval van GRIP 4 verplaatst een deel van de contacten naar het RACV (zie werkinstructie Coördinator Regionaal actiecentrum Voorlichting). Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -10-
Werkinstructie Hoofd Regionaal actiecentrum Voorlichting (RACV) Aandachtspunten taakverdeling van lokaal naar regionaal actiecentrum contacten Callcenter (bij GRIP 4 verschuift dit van LACV naar RACV) contacten Rampenzender (bij GRIP 4 verschuift dit van LACV naar RACV) uitvoering geven aan interne voorlichting en pers- en publieksvoorlichting (bij GRIP 4 verschuift de coördinatie naar het RACV) In het Regionale actiecentrum Voorlichting vindt de gecoördineerde uitvoering van voorlichtingsacties plaats. Het regionale actiecentrum bestaat uit: een perscentrum een publiekscentrum (o.a. voor de contacten met de rampenzender Omroep Brabant en het callcenter). Het hoofd van het Regionale actiecentrum Voorlichting wordt aangestuurd door de voorlichter vanuit het operationeel team (OT). zorgt voor (interne) afstemming van alle voorlichtingswerkzaamheden en de afstemming met de hoofden van lokale voorlichtingscentra onderhoudt namens de lokale actiecentra contacten met Callcenter onderhoudt namens de lokale actiecentra contacten met Rampenzender coördineert de interne voorlichting en pers- en publieksvoorlichting houdt een logboek bij Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -11-
Werkinstructie interne voorlichter 1. de interne voorlichter werkt onder directe verantwoordelijkheid van het Hoofd Lokaal Actiecentrum Voorlichting; 2. draagt zorg voor de redactie, productie en distributie (denk hierbij aan o.a. nieuwsbrieven, intranetteksten etc.) van de interne berichtgeving en verzamelt hiertoe informatie; 3. zorgt dat alle interne doelgroepen (zoals medewerkers hulpdiensten, gemeentemedewerkers, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad, etc.) over actuele informatie beschikken; 4. houdt een logboek bij. NB de taak van deze voorlichter is van groot belang voor het consistent en uniform intern informeren/voorlichten van alle betrokkenen, op verschillende niveaus en bij verschillende onderdelen/gemeenten/organisaties. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -12-
Werkinstructie voorlichter callcenter 1. werkt onder directe verantwoordelijkheid van het Hoofd Lokaal Actiecentrum Voorlichting; 2. bepaalt i.o.m. het NCC/CRC wanneer callcenter operationeel kan zijn en geeft dit door aan het hoofd actiecentrum Voorlichting, waarna het publieksnummer bekend gemaakt kan worden; 3. onderhoudt contacten met het callcenter; 4. coördineert het beantwoorden van de vragen die bij het callcenter binnenkomen. Hij beantwoordt de vragen niet zelf maar verzamelt via het hoofd actiecentrum Voorlichting geverifieerde antwoorden en speelt deze door aan het callcenter; 5. verstrekt informatie aan het callcenter met behulp van Q&A lijsten; 6. speelt relevante informatie vanuit het callcenter door naar het hoofd actiecentrum Voorlichting; 7. bepaalt openingstijden callcenter (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting, het NCC/CRC en (regionale) rampenstaf); 8. bepaalt de toename en/of afbouw van het aantal telefoonlijnen; 9. verzamelt terugbelformulieren en zorgt dat deze bij team CRIB (registratie slachtoffers) komen; 10. onderhoudt contact met het CRIB (via registratie en informatieformulieren); 11. zorgt voor gesproken boodschap (bandje) dat wordt gedraaid als de telefoonlijnen zijn afgesloten; 12. houdt een logboek bij. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -13-
Werkinstructie Voorlichter Beheer Website 1. werkt onder directe verantwoordelijkheid van het Hoofd Lokaal Actiecentrum Voorlichting; 2. zorgt voor informatie op de gemeentelijke website en/of www.crisis.nl; 3. zorgt er voor dat alle relevante berichten en documenten op de gemeentelijke website en/of www.crisis.nl worden geplaatst; 4. houdt een logboek bij. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -14-
Werkinstructie Coördinator Publiekscentrum Het publiekscentrum is onderdeel van het actiecentrum Voorlichting. Vanuit het publiekcentrum wordt voorlichting aan publiek gecoördineerd uitgevoerd. Middelen die hierbij gebruikt kunnen worden zijn o.a. bewonersbrief namens burgemeester, geluidswagens van de politie en het publiekscentrum. Indien er meerdere publieksvoorlichters zijn ingeschakeld, wordt er een coördinator publiekscentrum benoemd. Deze coördinator vormt samen met de coördinator perscentrum en het hoofd actiecentrum Voorlichting een driehoeksoverleg. Indien van toepassing worden zij, na overleg met OT Voorlichter, bijgestaan door liaisons van betrokken bedrijven. Publiekscentrum 1. de coördinator werkt onder instructie van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. coördineert de werkzaamheden van de voorlichters in het publiekscentrum; 3. schaalt op/bouwt het team van publieksvoorlichting af (in overleg met hoofd actiecentrum Voorlichting); 4. houdt een logboek bij. m.b.t. publieksvoorlichting algemeen 1. is verantwoordelijk voor de fysieke inrichting van een publiekscentrum, waar bezoekers naartoe kunnen; 2. zorgt voor voorlichtingsmaterialen in publieksruimten - incl. de opvanglocatie(s) - bij betrokken organisaties; 3. verstrekt inlichtingen aan het publiek in het publiekscentrum; 4. maakt eventueel teksten voor bewonersbrieven en geluidswagens; 5. geeft informatie over telefoonnummers en openingstijden van het callcenter door aan aan de centrale balie van het gemeentehuis en receptionisten/telefonisten van betrokken organisaties; 6. verwijst verwanten en slachtoffers naar het CRIB voor registratie. m.b.t. opvang- en verzorgingslocaties slachtoffers 1. stuurt een voorlichter naar de opvanglocatie(s) als hij daartoe opdracht krijgt van het hoofd actiecentrum Voorlichting; 2. verstrekt informatie aan de voorlichter in de opvanglocatie(s); 3. verzamelt via de voorlichters in de opvanglocatie(s) relevante informatie vanuit de opvanglocatie(s). Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -15-
Werkinstructie Voorlichter Opvang en Verzorging Opvang- en verzorgingslocaties slachtoffers 1. werkt vanuit de opvanglocatie(s) en ontvangt opdrachten van de coördinator publiekscentrum; 2. ontvangt informatie vanuit het publiekscentrum; 3. geeft relevante informatie door aan de coördinator publiekscentrum; 4. informeert slachtoffers; 5. stemt het persbeleid voor de opvanglocatie(s) af met het hoofd actiecentrum voorlichting via de coördinator publiekscentrum 4 ; 6. houdt een logboek bij. 4 De voorlichter verwijst (tenzij anders wordt afgesproken) aanwezige pers door naar het perscentrum. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -16-
Werkinstructie Coördinator Perscentrum Perscentrum Het perscentrum is onderdeel van het actiecentrum Voorlichting. Indien er meerdere persvoorlichters zijn ingeschakeld, wordt er een coördinator perscentrum benoemd. Deze coördinator vormt samen met de coördinator publiekscentrum en het hoofd actiecentrum Voorlichting een driehoeksoverleg. Indien van toepassing worden zij, na overleg met OT Voorlichter, bijgestaan door liaisons van betrokken bedrijven. Afhankelijk van de omvang heb je al gauw te maken met regionale, provinciale, landelijke en/of internationale pers. Door een actieve, open en eenduidige voorlichting kan een juiste en volledige berichtgeving worden bevorderd. Media vormen een belangrijke schakel om publiek te informeren. De coördinator zorgt voor: 1. briefings van de voorlichters perscentrum; 2. persbriefings; 3. het inrichten van een perscentrum; 4. het toezicht op de controle van de toegang tot het perscentrum; 5. advisering en informatie aan het hoofd actiecentrum Voorlichting op basis van de ervaringen in het perscentrum; 6. organiseren van de persbijeenkomsten; 7. schrijven van persberichten; 8. voldoende illustratiemateriaal in het perscentrum; 9. het verstrekken en administreren van perskaarten, naast hun eigen perskaart; 10. signaleren en registreren van de aard van vragen, die journalisten stellen; hierover wordt regelmatig overleg gevoerd met het hoofd actiecentrum voorlichting; 11. onderhoudt contacten met de pers, ook nadat de ramp achter de rug is; 12. houdt een logboek bij. NB De coördinator perscentrum heeft GEEN directe afstemming met de voorlichter(s) in het COPI. Deze wordt verzorgd door de voorlichter OT. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -17-
Werkinstructie media-analist 1. werkt onder instructie van de voorlichter OT, zorgt ervoor dat alle opdrachten en handelingen worden uitgevoerd en koppelt dit terug; 2. richt een eigen, afgescheiden mediaruimte in; 3. houdt de berichtgeving van de pers in de gaten; 4. maakt regelmatig samenvattingen van tegenstrijdigheden in de berichtgeving en vragen die onbeantwoord blijven, en stelt deze ter beschikking aan de voorlichter OT; 5. luistert naar radio-uitzendingen, waarbij het accent ligt op de regionale berichtgeving en let daarbij ook op de M-factor; 6. kijkt naar televisie-uitzendingen - waarbij het accent ligt op de nieuwsberichten van Omroep Brabant TV, landelijke omroepen - op teletekst en let daarbij ook op de M-factor; 7. volgt de berichtgeving op het internet (o.a. weblogs) en let daarbij ook op de M-factor ; 8. leest de belangrijkste kranten en tijdschriften, waarbij het accent ligt op landelijke en regionale dagbladen en let daarbij ook op de M-factor; 9. maakt na de crisissituatie een evaluatieverslag over de berichtgeving door de media; 10. houdt een logboek bij. NB Het volgen van informatie die via de media wordt verspreid, vraagt bijzonder veel aandacht van de media-analist. De snelheid van berichtgeving en de impact ervan nemen steeds meer toe. Het ligt voor de hand om ten behoeve van de lokale en regionale media tenminste 2 medewerkers met deze taak te belasten en indien mogelijk deze taak bij het NCC/CRC neer te leggen. Het NCC/CRC zorgt in alle gevallen voor de (inter)nationale mediawatching. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -18-
Werkinstructie Voorlichter COPI In situatie van GRIP 1 1. werkt onder leiding van de Leider Commando Plaats Incident; 2. werkt vanuit de Commandowagen op het rampterrein en heeft daarin een werkplek incl. o.a. computer, vaste telefoon en gsm; 3. signaleert voorlichtingsvraagstukken en heeft oog voor de M-factor; 4. geeft operationele voorlichting in overleg met de Leider Commando Plaats Incident; 5. zorgt voor informatie en faciliteiten voor de pers ter plaatse en registreert de aanwezige media; 6. organiseert, indien nodig, begeleiding van de pers op het rampterrein; 7. regelt de toegang van journalisten ter plaatse; 8. zorgt voor berichtgeving naar Omroep Brabant als deze als rampenzender is ingezet. NB de voorlichter COPI kan zelfstandig middels de Communicator een tweede voorlichter COPI alarmeren en vragen ter plaatse te komen ter ondersteuning (bijv. t.b.v. opvang media en publiek buiten de eerste ring). De eerste voorlichter COPI stuurt de tweede voorlichter COPI aan. In situatie van GRIP 2, 3 en 4 1. werkt onder leiding van de Leider Commando Rampterrein en onderhoudt contact met de voorlichter OT; 2. werkt vanuit de commandowagen op het rampterrein en heeft daarin een werkplek incl. o.a. computer, vaste telefoon en gsm; 3. signaleert voorlichtingsvraagstukken en heeft oog voor de M-factor; 4. geeft operationele voorlichting in overleg met de leider COPI; 5. zorgt voor informatie en faciliteiten voor de pers ter plaatse en registreert de aanwezige media; 6. organiseert, indien nodig, begeleiding van de pers op het rampterrein; 7. regelt de toegang van journalisten ter plaatse in overleg met voorlichter OT; 8. verwijst voor overige vragen naar het pers- en/of publiekscentrum. NB de voorlichter COPI kan middels de voorlichter OT een tweede voorlichter COPI alarmeren en vragen ter plaatse te komen ter ondersteuning (bijv. t.b.v. opvang media en publiek buiten de eerste ring). De eerste voorlichter COPI stuurt de tweede voorlichter COPI aan. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -19-
Werkinstructie ondersteunende medewerker proces voorlichting De voorlichters hebben ondersteuning nodig bij hun werk. Deze ondersteuning kan gegeven worden door collega-voorlichters en ondersteuners. Dat zijn met name de collega's, die in hun dagelijks werk voorlichting als neventaak uitoefenen. Daarnaast kunnen administratieve krachten ingezet worden. Zij hebben de volgende taken: 1. werken afhankelijk van de vraag onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende voorlichtingsonderdeel; 2. zorgen voor voldoende faciliteiten voor journalisten; 3. regelen logistieke zaken voor de persconferenties; 4. leggen informatie vast uit eventuele briefings en persconferenties; 5. administratieve ondersteuning; 6. andere voorkomende werkzaamheden. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -20-
Bijlage 2 Afspraken t.a.v. beschikbaarheid, bereikbaarheid en alarmering van voorlichting bij rampen en grootschalige incidenten in de regio Zuidoost-Brabant. Inleiding Een goede organisatie van rampenbestrijding staat nog altijd hoog op de politieke agenda. Ook de toenemende aandacht van de media voor rampen en de lage tolerantie in de maatschappij ten opzichte van rampen verdienen de nodige aandacht. De media spelen een essentiële rol in de beeldvorming over de hulpverlening. Tijdig, zorgvuldig, open en betrouwbaar informeren is daarom van groot belang. Deze toenemende aandacht vraagt steeds meer tijd van de voorlichters van de gemeenten en de operationele diensten. Bij een volledig werkend voorlichtingsapparaat tijdens een ramp zijn minimaal 20 voorlichters nodig. Regiogemeenten hebben zelf onvoldoende voorlichtingscapaciteit om een goede bezetting van voorlichting bij rampen te garanderen. 5 Voorlichting n.a.v. invoering GRIP Sinds 1 september 2003 is de Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings-procedure (GRIP) in de regio Zuidoost-Brabant ingevoerd. Deze procedure regelt de bestuurlijke en operationele coördinatie en commandovoering binnen de multidisciplinaire hulpverleningsorganisatie, vanaf een kleinschalig incident waarbij behoefte is aan gestructureerde onderlinge coördinatie tot en met een ramp in meerdere gemeenten. Per 1 mei 2007 is de procedure aangepast. De procedure kent de coördinatieniveaus GRIP 0 t/m GRIP 4. Sinds 2 augustus 2004 is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van voorlichting gegarandeerd bij GRIP 1 (voorlichter COPI) en GRIP 2/3/4 (voorlichter OT en voorlichter Adviesteam/RBT).Alle 21 gemeenten in de regio Zuidoost-Brabant kunnen in situaties waarbij GRIP afgekondigd is gebruik maken van deze gegarandeerde regionale voorlichtingscapaciteit voor COPI, OT en RBT. De voorlichters - die piket draaien voor COPI, OT en RBT worden gealarmeerd door de meldkamer brandweer. Invulling overige functies voorlichting Voor de invulling van de functies van voorlichter GBT en actiecentrum Voorlichting is de gemeente zelf verantwoordelijk. Immers, een gemeente is verantwoordelijk voor de gehele rampenbestrijding op haar grondgebied. Overigens geldt ook in situaties van GRIP 0 (en in situaties waarbij er geen GRIP is afgekondigd), dat de gemeente zelf verantwoordelijk is voor een goede voorlichting en hiervoor - reeds in de voorbereidende fase - de nodige maatregelen (werkafspraken) moet treffen t.a.v. de bereikbaarheid/beschikbaarheid van de eigen gemeentevoorlichter. Bijstand Regionaal Team Voorlichting Als blijkt dat het huidige voorlichtingsapparaat van een gemeente - tijdens een situatie waarin GRIP 2, 3 of 4 is afgekondigd - niet toereikend is om voorlichters af te vaardigen voor het GBT en het actiecentrum Voorlichting, dan kan de gemeente een beroep doen op de leden van het Regionaal Team Voorlichting. In dit team is van elke gemeente in Zuidoost-Brabant minimaal 1 gemeentevoorlichter vertegenwoordigd aangevuld met alle voorlichters van de hulpdiensten in de regio. Leden van het Regionaal Team Voorlichting worden gealarmeerd door de Communicator. De Communicator wordt, op verzoek van burgemeester of operationeel leider - of op eigen initiatief - opgestart door de piketvoorlichter OT. Overigens is de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de inzet van het Regionaal Team Voorlichting niet gegarandeerd. Ook in geval van een situatie waarin GRIP 1 is afgekondigd kan het voorkomen dat de piketvoorlichter COPI ondersteuning op het gebied van voorlichting noodzakelijk vindt. In eerste instantie zal de COPIvoorlichter hiervoor de voorlichter inschakelen van de gemeente waar het incident plaatsvindt. Bij onbereikbaarheid / onbeschikbaarheid van deze gemeentelijke voorlichter kan de COPI-voorlichter een beroep doen op de leden van het Regionaal Team Voorlichting. Dit doet hij middels de Communicator. 5 Daarom is sinds 1 augustus 2004 de bereikbaarheid en beschikbaarheid van voorlichting bij rampen in de regio Zuidoost- Brabant voor een beperkt deel gegarandeerd middels de invoering van een regionale piketregeling voor voorlichting. Draaiboek Voorlichting Operationeel Gemeente Helmond -21-