Auditdatum: 03-09-2014 Auditrapport HACCP Surveillance audit 03 Alerimus Numansdorp Kiwa N.V. Stationspark 45 4462 DZ Goes Telefoon 0113 253434 Fax 0113 253622 Internet www.kiwa.nl
HACCP Audit Rapport Audit type Rapport Initiële certificatie (IA) Aanvullende audit (CAA) Fase 1 (IA-RA)/ past performance Hercertificatie (RA) Vooronderzoek Fase 2 (IA-RA) past performance Surveillance audit (SA) n 3 Scope uitbreiding Voorlopig rapport Definitief rapport Beoordeeld 1. AUDITEE Organisatie : Alerimus Contact : Dhr. A. Hahn, dhr. D. van Ee Adres : Locatie Buitensluis Bernardstraat 25 Numansdorp Locatie Open Waard, Molenaar 1 Oud-Beijerland Tel : 0186-659659 Fax : 0186-654940 E-mail : ahahn@alerimus.nl /dvee@alerimus.nl Aantal vestigingen: 2 Aantal werknemers: (FTE) Ca 100 2. AUDIT TEAM Lead Auditor : Herceritifcering Auditor: Hercerificering Expert bij fase I. Lead Auditor : IA fase II. Auditor: IA fase II. Expert bij fase II. Lead Auditor : SA 1. Auditor: SA 1. Expert bij SA 1. Lead Auditor : SA 2. Auditor: SA 2. Expert bij SA 2. Lead Auditor : SA 3. Auditor: SA 3. Expert bij SA 3. Lead Auditor : SA 4. Auditor: SA 4. Expert bij SA 4. Lead Auditor : SA 5. Auditor: SA 5. Expert bij SA 5. Lead Auditor : Follow up. Auditor: Follow up. Expert Follow up. A. M. H. Mertens A. van der Salm A. M. H. Mertens A. M. H. Mertens A. van der Salm A. M. H. Mertens A. van der Salm A. van der Salm A. van der Salm A. van der Salm A. van der Salm A. van der Salm A. van der Salm A. van der Salm A. van der Salm HACCP p. 1/ 21
3. AUDIT DOELSTELLINGEN De doelstellingen van deze audit zijn : - Vaststelling van de mate van overeenstemming van het voedselveiligheidsbeheerssysteem met de eisen van de HACCP CCvD 2012 norm. - Vaststellen dat de Organisatie werkt in overeenstemming met zijn beleid en doelen, en dat het zijn processen beheerst in overeenstemming met de voedselveiligheidsnormering. 4. SCOPE VAN DE AUDIT De documentatie en de implementatie van het voedselveiligheidssysteem zijn beoordeeld volgens: Richtlijnen : Kiwa Reglement voor Systeemcertificatie 2008 Reglement Geschillencommissie: 2008 Logo s Het gebruik van logo s voldoet aan het reglement. Ja / Nee Contract nr : Norm : HACCP Criteria CCvD v5 2012 Norm : CCvD v5 proces RvA-scope G Scope omschrijving Het bereiden van maaltijden voor bewoners, het seniorenrestaurant en extern wonende ouderen A B C D E G H J L Primaire sector (veehouderij) Primaire sector (land en tuinbouwproducten) Voedingsmiddelenverwerkende industrie 1 (bederflijke dierlijke producten, inclusief alle ver- en bewerkingen na de primaire productie b.v.slachten) Voedingsmiddelenverwerkende industrie 2 (bederfelijke land- en tuinbouwproducten) Voedingsmiddelenverwerkende industrie 3. (Be- en verwerking van producten met een langehoudbaarheid bij kamertemperatuur) Catering Distributie Transport en opslag (Bio)chemische productie De documentatie van het HACCP systeem is beschreven in het HACCP handboek versie d.d. juni- 2013. HACCP V2012-11 p. 2/ 21
5. GEBRUIKTE CODERING C Ma Mi NA NE Conform. Major non-conformiteit Minor non-conformiteit Ma & Mi : Het systeem voldoet niet aan de eisen van de norm. Een corrigerende actie is noodzakelijk en moet binnen max. 3 maanden zijn afgehandeld. Een aanvullend onderzoek kan noodzakelijk zijn (verplicht bij Ma). Indien de non-conformiteit niet binnen de gestelde tijd is afgesloten, kan het certificaat niet worden verleend of in gevaar komen. De non-conformiteiten/ aandachtsgebeiden worden volledig beschreven in het Corrective Action Request (CAR) in de bijlage. Not applicable Not evaluated 6. FASE 1 : BEOORDELING VAN DE DOCUMENTATIE (INDIEN VAN TOEPASSING) 6.1 Bevindingen Zie bevindingen in 7.4 Na de fase 1 audit (beoordeling van de documentatie) : Een fase 1 beoordeling is op basis van de past performance review niet noodzakelijk. Voor de volledig en vanwege het rapportage format zijn bij hoofdstuk 6 wel de conclusies aangegeven. Dat wil zeggen; er zijn geen significante veranderingen of afwijkingen geconstateerd waardoor er aanleiding is om de fase 1 opnieuw uit te voeren. Deze regel is ook van toepassing wanneer voor de past performance review de auditresultaten zijn gebruikt van de voorgaande voedselveiligheidsaudits. Zijn aandachtsgebieden geconstateerd. Deze moeten zijn afgesloten, voordat met fase 2 (verificatie van implementatie) kan worden aanvangen. Kiwa beoordeelt de herstel maatregelen n.a.v. deze aandachtsgebieden tijdens een extra bezoek op Zijn aandachtsgebieden geconstateerd, maar de voortzetting met fase 2 wordt niet belemmerd (Alleen in geval van aandachtsgebieden overeenkomstig met de categorie minor nonconformities ). Aantal aandachtsgebieden: Categorie Major: X Categorie Minor: X Geen Aandachtspunten vastgesteld. 6.2 Conclusies van fase 1 De genomen corrigerende maatregelen met betrekking tot de bij fase 1 vastgestelde aandachtspunten zijn voldoende om met fase 2 (verificatie van de implementatie) verder te gaan. De genomen corrigerende maatregelen met betrekking tot de bij fase 1 vastgestelde Aandachtspunten zijn onvoldoende om met fase 2 (verificatie van de implementatie) verder te gaan. De bevindingen vastgesteld tijdens fase 1 belemmeren niet de voortzetting met fase 2 (verificatie van de implementatie). Geen corrigerende maatregel was nodig na de fase 1 audit. Vervolgen met de fase 2 audit. HACCP V2012-11 p. 3/ 21
7. DEFINITIEVE AUDIT BEVINDINGEN Zie bevindingen in 7.4 7.1 Effectiviteit van het Voedselveiligheidsbeheerssysteem 7.1.1 Volwassenheid, efficiëntie en continue verbetering van het systeem: 7.1.2 Tijdens de audit zijn de volgende sterke punten vastgesteld: 7.1.3 Tijdens de audit zijn de volgende mogelijkheden ter verbetering vastgesteld: Zie opmerkingen in 7.4. 7.2 Non-conformiteiten Deze non-conformiteiten zijn besproken met de Organisatie aan het eind van de audit. Aantal Non-conformiteiten : Major : 0 (gedetailleerd in het Corrective Action Request n X) Minor : 0 De corrective action requests (CAR s), waarin de non-conformiteiten gedetailleerd zijn opgenomen, zijn voorgelegd aan de organisatie tijdens de afsluiting. De directievertegenwoordiger van de organisatie heeft de CAR s getekend. NVT 7.3 Audit Matrix HACCP CRITERIA IA/RA SA1 SA2 SA3 5.1 DIRECTIE VERANTWOORDELIJKHEID 16-01- 13 fase 1 22-01- 13 fase 2 09-07-13 10-07-13 21-01-14 22-01-14 2-9-13 3-9-13 C C C C C 5.2 PRODUCT INFORMATIE C C C C C 5.3 PROCES INFORMATIE C C C C C 5.4 PRP NC C C C C 5.5 HAZARD ANALYSIS C C C C C 5.6 BEHEERSMAATREGELEN C C C C C 5.7 PARAMETERS & KRITISCHE GRENZEN C C C C C 5.8 BEWAKEN & METEN C C C C C 5.9 CORRECTIVE ACTIES C C C C C 5.10 VALIDATIE C C C C C 5.11 VERIFICATIE C C C C C 5.12 DOCUMENTATIE & C Mi1 C C C VERSLAGEN Beoordeling Datum 04-03-2013 16-07-13 04-02-14 15-09-14 Naam & Handtekening Beoordelaar HACCP V2012-11 p. 4/ 21
7.4 Algemene bevindingen en opmerkingen De opmerkingen zijn bedoeld voor de organisatie als mogelijkheden ter verbetering of als noodzaak voor een corrigerende/preventieve actie zodat voorkomen wordt dat de opmerking uitgroeit tot een non-conformiteit bij de volgende audit. HACCP CRITERIA BEVINDINGEN 5.1 DIRECTIE VERANT- WOORDELIJKHEID - Beleid - Scope - Taken - Verant. - Bevoegdheden - HACCP Team - Middelen - Voorzieningen - Directie Beoord. IA1 IA2 Alerimus is gevestigd op 2 locaties die beiden voorzien van een keuken die beiden zelfstandig produceren. De gebruikte apparatuur in de keukens is up to date en voldoet aan de gestelde eisen en voorschriften. De reikwijdte van het systeem is opgenomen onder 1.00 Beleidsverklaring. Basis van het systeem is het verwerken van grond en hulpstoffen tot maaltijden die na verpakken uitgeleverd worden, op de kamers bezorgd of in het restaurant uitgeserveerd worden. De directieverklaring & -verantwoordelijkheid zijn opgenomen, in procedure 1.05, in het handboek en zijn ondertekend op beleidsverklaring in handboek toegevoegd d.d. 22-02-2012 en okt 2012 geactualiseerd met het handboek. Het organogram is opgenomen in het handboek in procedure 1.00 versie 00 d.d.12-05-2011, de functieomschrijvingen zijn hierbij aangegeven. Het HACCP-team bestaat uit 5 personen (directeur, teamleider, Hoofd Voedingsdienst, Facilitair manager en kwaliteitscoördinator) die qua functie en ervaring een team vormen dat in staat is alles goed te managen. De kwalificaties van het HACCP-team zijn opgenomen Het organigram is verwoord in procedure 1.00 en organisatiestructuur keuken in 2.03. Het opleidingsplan is verwoord in de directiebeoordeling. Plattegronden van beide keukens zijn aanwezig in het handboek onder 1.08 (Open Waard en de Buitensluis) De directiebeoordeling wordt 1x per jaar uitgevoerd. Beoordeling laat een duidelijk beeld zijn van een verzorgingstehuis wat innovatief en in beweging is. Systeem wordt gedragen door het HACCP team wat enthousiast en oplossingsgericht werkt. Het kwaliteitssysteem wordt onderhouden door de kwaliteitscoördinator die hierin gesteund wordt door het HACCP team. Er is een strategisch beleidsplan wat gericht is op o.a. continuïteit en nieuwbouw. Uit het strategisch beleidsplan komen mede de jaardoelstellingen voort. Komend jaar staat de tevredenheid van de geleverde uitbrengmaaltijden als doel geregistreerd. Ook verbeteren gebruik formulieren en interne audit huiskamer en dagopvang. Periodiek wordt een werkbespreking gehouden met het HACCP team. Het streven is om conform wetgeving en andere informatiebronnen het systeem actueel te houden, zowel op papier als in de praktijk. Iedere vergadering wordt een deel van het handboek doorgenomen of dit nog up to date is. De implementatie van het systeem en het beleid is voldoende. Het bedrijf stelt voldoende middelen ter beschikking voor het effectief uitvoeren van het kwaliteitssysteem. Het HACCP-team (minimaal 4x per jaar overleg)is actief bezig met het opzetten, implementeren en onderhouden van het systeem. De directiebeoordeling is uitgevoerd op 14-01-13 en geeft een goed beeld van de organisatie. In de DB zijn de volgende onderwerpen besproken: HACCP systeem, kwaliteitsbeleid en doelstellingen, resultaten externe en interne audits, maaltijden enquêtes, nieuwe faciliteiten, kwaliteitsverbetering, leveranciersbeoordeling, analyses en micro onderzoek, analyse CCP s, plan van aanpak voedingsdienst, toetsing kennis en kunde, oordeel effectiviteit van het systeem en aanbevelingen ter verbetering. Laatste opfristraining voor de medewerkers heeft plaats gevonden 06-10-2011. Deze cursus wordt 2-jaarlijks gegeven, dus 2013 gepland. Interne audits zijn in de beoordeling opgenomen Bij Alerimus is het audit systeem zodanig opgezet dat er kruislings geaudit wordt. Alle onderdelen zijn geaudit afgelopen jaar en hieruit zijn geen (interne) NA s voortgekomen, wel aanpassingen. TBV s staan beschreven in het handboek 2.026+6 HACCP p. 5/ 21
5.2 PRODUCT INFORMATIE - Product Eigensch. - Voorgenomen gebr. - Traceerbaarheid SA1 SA2 SA3 IA1 Nieuwe beleidsverklaring in handboek toegevoegd d.d. 14-06-2013, Doelstellingen worden aantoonbaar besproken in het HACCP teamoverleg. Gezien HACCP team vergaderingen van 3-7-13 waarin validatie kwaliteitssysteem en bespreken overstap naar nieuwe zeepleverancier. Management review is uitgevoerd begin dit jaar en doelstellingen lopen. Onderzoek naar tevredenheid is geweest geen punten uit naar voren gekomen. BMI onderzoek is doorgevoerd en dit loopt. Systeem zal alleen gebruikt worden om plotseling afvallen te signaleren. Nieuwbouw is start januari 2014 waarbij de keuken van de Openwaard verplaatst zal worden. Tijdens de verhuizing zal er gekookt worden in de Buitensluis. HACCP team heeft geen veranderingen ondergaan. Training is gepland eind 2013. Taken en bevoegdheden zijn niet veranderd. Beleid staat momenteel voor een redelijk deel in het teken van de op handen zijnde nieuwbouw van de Open Waard. Er is een onderzoek geweest voeding binnen Alerimus. Hieruit zijn een aantal punten naar voren gekomen waarop men de komende jaren in wil gaan zetten. Zoals meer gevarieerd aanbod in maaltijden, nadruk leggen op beleving, balans tussen aanbod behoefte en mogelijkheden cliënt en mate tevredenheid cliënt. Men is bezig dit verder door te ontwikkelen. Rapport is geschreven en nu is men bezig met het PVA. Beleidsverklaring is aanwezig en nog up tot date. Nieuwbouw is uitgesteld vanwege gemeentelijke beslommeringen. Blijft nog wel een groot deel uitmaken van het beleid. Directiebeoordeling over 2013 is geschreven en getekend. Punten ter verbetering hieruit zijn opgenomen in de doelstellingen van komend jaar. Doelstellingen 2013 is aangegeven of deze bereikt zij n of niet. Zo is het aantal foutmeldingen afgenomen wat een doelstelling voor 2013 was. Doelstellingen zijn o.a. nieuwbouw, adequater gebruik van de verbeterformulieren, verhogen tevredenheid over de maaltijden bij de uitbrengmaaltijden, BMI programma opnieuw opstarten en opstarten plan van aanpak Voeding binnen Alerimus. De laatste doelstelling houdt in dat er meer variatie in de menu s gaat komen en de cliënt een belangrijkere plaats krijgt in het geheel. Doelstellingen zijn SMART geformuleerd. MVO is in het beleid meegenomen en ook in de keuken wordt dit waar mogelijk doorgevoerd. HACCP team komt periodiek bij elkaar laatste overleg is geweest op 8-1-14 waarin o.a. besproken de schoonmaak via Gelecon. Bij iedere meeting wordt een deel van het HACCP systeem doorgenomen. In de taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden is de afgelopen periode geen verandering geweest. Beleidsverklaring is aanwezig (12-6-13) en nog up tot date. Nieuwbouw is uitgesteld vanwege gemeentelijke beslommeringen. Alles is er klaar voor het wachten is op het startsein. Doelstellingen 2014 worden aantoonbaar gevolgd. Plan van Aanpak voeding loopt en begint langzaam maar zeker gestalte te krijgen. Het is een langzaam proces mede door de doelgroep. Alles wordt gefaseerd ingevoerd zoals de versnaperingen die nu s middags verstrekt worden. Plan loopt op schema. Enquête broodkar is gewest uitslag was goed. CQI meting er zijn contacten met een extern bureau binnenkort wordt er beslist. Momenteel is er een speerpunt bij gekomen Allergenen. Hier is een beleid op geschreven wat getekend is op 15-8-14. HACCP team is niet veranderd en heeft periodiek overleg. Gezien notulen 27-8-14 waarin o.a. allergenen beleid, werkinstructie kalibratie (i.v.m. loggers) en scholing HACCP 2014. Er zijn geen wijzigingen in de producten en of bereidingen, de beide keukens produceren maaltijden voor interne en externe verzorging. Maaltijden worden per dag vers bereid, en grondstoffen worden per dag vers aangeleverd door de groothandel. Van de grondstoffen voor de geproduceerde maaltijden is een specificatie aanwezig, deze specificaties zijn ingevoerd in XL Food, de maaltijden worden op deze manier conform de specificaties/receptuur gemaakt. Binnen het bedrijf is een recall procedure aanwezig in instructie 3.17 en proc.2.16 Terughalen vervuilde of besmette voedingsprodukten, deze is bekeken en akkoord bevonden. HACCP V2012-11 p. 6/ 21
IA2 SA1 SA2 SA3 Traceerbaarheid is goed beheerst. Test recall is geweest op 15-01-13 en hierbij zijn geen bijzonderheden naar voeren gekomen alles is soepel verlopen en traceerbaar gebleken. Tijdens productie wordt alles genoteerd in XL Food waardoor snel te zien is wie welke maaltijd wanneer gehad heeft. In dit systeem is ook aangegeven in welke grondstoffen allergenen zitten en wat iedere cliënt wel of niet mag hebben. Door dit alles nauwgezet in te voeren is een betrouwbaar systeem ontstaan. Ook cliënten met allergie staan hierin genoteerd zodat dit te allen tijde bekend is. Vanuit het systeem worden de maaltijd bonnen uitgedraaid. Hierop staan de op- en aanmerkingen weergegeven zodat de medewerkers weten wat wel en niet kan. Microbiologische analyses worden steekproefsgewijs geverifieerd door. Micro analyse Zeeland. De genomen microbiologische monsters waren alle goed. Agar controle was 1 fout dit is opgelost. De rapporten zijn beoordeeld en akkoord bevonden. Van de producten zijn de ingrediëntenbekend en specificaties hiervan zijn aanwezig. Traceerbaarbaarheid is nog steeds via XL Food waarin aangegeven wie welke maaltijd gehad heeft. Vanuit het systeem wordt een bandkaart gedraaid waar de bestelling op staat. Gezien bandkaart van 10-7-13 voor een glutenvrij dieet. Allergieën worden in het systeem aangegeven en vermeld op de kaart. Vanuit het systeem worden bestellijsten gedraaid waarop ingekocht wordt. Gezien componenten behoefte van 9-7-13. Dit wordt per vestiging gedaan. Nieuwe testrecall is er nog niet geweest. Afgelopen jaar geen wijzigingen in de bereiding geweest. Wel is men van plan meer naar de cliënt te gaan koken dus meer klantgericht werken. Dit houdt in dat er ook meer bereidingen op stapel staan. Nieuwe produkten worden voor gebruik eerst gecontroleerd op allergenen Specificaties worden eerst doorgenomen alvorens een produkt te gaan gebruiken. Specificaties staan bij de leverancier online en zijn up tot date gezien specificatie van Conimex satésaus bij PS Infood. Leveranciers zijn beoordeeld op 4-7-13 en in orde bevonden. O.a. zijn beoordeeld: PS Infood en AGF Totaalvers. Beiden zijn goed bevonden. Traceerbaarheid is niet veranderd en loopt via XL Food. Bandkaart wordt nog steeds gedraaid met daarop de benodigde informatie voor de maaltijd van de betreffende persoon. Gezien bandkaart nr. 467van 21-1-14 met daarop aangegeven dat er kleine porties ingeschept moeten worden. Alles wordt ingevoerd in XL food waardoor het makkelijk terug te traceren is wie wanneer wat gehad heeft. Allergieën staan in het systeem aangegeven. Leveranciersbeoordeling is uitgevoerd op 13-1-14 o.a. meegenomen Gelecon en ATK Grootkeukentechniek. Systeem tracking and tracing is niet veranderd en loopt. Op de bandkaarten wordt aangegeven wat de cliënt mag en wil. Er wordt met weekmenu s gewerkt. Wel wordt er gekeken naar nieuwe maaltijden en zijn de snacks in de middag nieuw. Hierbij wordt gekeken naar allergenen en wat iemand mag of niet. Recall test is geweest in de Openwaard op 23-7-14 een recall met bedorven vlees en in de Buitensluis op 1-5-14 was er glas in de andijvie. In beide gevallen is de test goed verlopen binnen 2 uur was alles terug getraceerd. Wel is de procedure nu in de map gedaan daar het veel tijd vergde deze te zoeken. Alles was snel terug te vinden in XL Food. Specificaties worden momenteel doorgenomen daar men bezig is met de allergenen opnieuw in kaart te brengen op en door te voeren. Op FA01 rev1 worden alle produkten aangegeven en de daarbij behorende allergenen. Hierna wordt dit ingevoerd in XL Food zodat er een compleet beeld ontstaat. Het blijkt dat een aantal leveranciers hier nog mee achterloopt. Gezien deze van Boermarke aarbeivla en banaanvla beide van 19-6-12. Deze waren niet geheel volledig Leveranciersbeoordeling is uitgevoerd op 27-7-14 o.a. beoordeeld Deli XL, Visghandel Jan Kant en Ecolab. Allen in orde bevonden. Waar mogelijk zijn contracten met leveranciers afgesloten zoals de bakker op 12-9-12 en Besam Krupp 1-7-12. A.P. Loop alle specificaties na. HACCP V2012-11 p. 7/ 21
PROCES INFORMATIE - Stroom diagrammen - Layout - Beheersing, verificatie IA1 IA2 SA1 SA2 SA3 Processchema is opgenomen in het handboek. De plattegrond is opgenomen in het handboek in procedure 1.08, d.d. 03-12-12 keuken BS en 13-03-2012 OW; Plattegrond looplijnen. Primaire proces is gedocumenteerd in hoofdstuk 3 Instructies. Procedures zijn doorgenomen en akkoord bevonden. Er zijn geen afwijkingen in het stoomdiagram en plattegrond geconstateerd. De proces flow ligt vast, van bereiden maaltijden tot en met uitserveren/uitrijden. Opslag gebeurt in magazijn, koelkast en vriezer. Tijdens het bezoek zijn er geen ongeïdentificeerde produkten aangetroffen. Alles was afgedekt en gecodeerd. Gezien ingevroren Hachee met een THT van 3 maanden. Dit volgens de bewaarwijzer. Micro analyse Zeeland voert per half jaar een controle uit op de gang van zaken en bouwtechnische aspecten binnen de keukens. Uitkomsten worden verwerkt door het HACCP team. De laatste controles van Micro analyse Zeeland 28-09-2012/ 19-03-2012/ 18-12-2012. De laatste hygiëne controles zijn van 13-04-2012 en 20-03-2012. Het HACCP team komt iedere 3 maanden (14-03-12/ 18-04-12/ 19-07-12/ 24-10-12/ 28-11-12/ 9-1-2013) bij elkaar en voert dan een deel van de verificatie uit van het systeem. Layout is niet veranderd. Stroomdiagrammen zijn nog up to date en niet veranderd. Beheersing van het systeem is goed iedereen weet wat te doen en hoe het uit te voeren. Er wordt gewerkt met oog voor de veiligheid van het produkt. Niet geïdentificeerde produkten zijn niet aangetroffen. Opslag is in koelkast en vriezer. In de koelkast worden kleurstickers gebruikt met voor iedere dag een kleur. Op een aantal artikelen is de houdbaarheid en batchcode weergegeven. In de vriezer wordt alles met datum opgeslagen. Regel is dat niets langer dan 3 maanden in de vriezer ligt. Er was in de vriezer gemalen groente aanwezig met t.h.t. tot 9-10-13. Dit is ingevroren op 9-7-13.Voor het bestellen wordt er wekelijks door koelcel en vriezer gelopen om te kijken wat er nog is. Fifo systeem werkt goed in de keuken. Controles worden uitgevoerd door facilitaire dienst en kwaliteitsmanager gezien Controlelijst facilitaire dienst van 19-02-13 in BS deze was goed, en 11-2-13 in OW de opmerking dat de specerijen wagen vuil was. Dit is direct opgelost. Micro Zeeland heeft op 26-6-13 een controle uitgevoerd waarbij er ook een inspectieronde uitgevoerd is. Open potje jam stond op de plank en de horren waren vuil. Alles is hersteld. Microbiologische uitslagen waren goed (broodbeleg, fruit, voorgerecht, hoofdgerecht en dessert). Agarcontrole was 5 van de 15 onvoldoende. Dit gaat besproken worden in het volgende HACCP team overleg. Stroomdiagramman en lay out is afgelopen periode niet veranderd. Beheersing van het systeem is goed afgelopen periode geen voedselveiligheidsklachten geweest. Alle produkten binnen de werkruimtes zijn geïdentificeerd en gestickerd. Bij binnenkomst is alles geïdentificeerd en anders wordt er door de medewerkers identificatie aangebracht. Gezien abrikozen binnen op 18-1-14 t.h.t. 28-1-14. Ook in de vriezer is alles geïdentificeerd gezien runderlapje ingevroren op 31-12-13 t.h.t. 31-3-14. Alle t.h.t. is volgens de verswijzer. Bij opening wordt er een kleursticker aangebracht zodat zichtbaar is wanneer het geopend is. Controles zijn zowel intern als extern en worden volgens schema uitgevoerd. Geen veranderingen geweest in Lay out en stroomschema s. Geen ongeïdentificeerde produkten geconstateerd tijdens de rondgang op beide vestigingen. Alle produkten zijn geïdentificeerd en op de produkten die gereed zijn is een dagsticker aangebracht. In de vriezer is alles voorzien van datum en verswijzer wordt in deze gevolgd. Werkwijze is niet aangepast en men werkt nog op de zelfde wijze. Nieuwe cliënt wordt ingevoerd in XL Food met bijzonderheden vermeld. Gezien nieuwe cliënt interne maatlijden (ingevuld door afdeling) opm. het vlees voorgesneden. Vanuit het systeem worden dagelijks de bandkaarten met opmerkingen uitgedraaid en zo verwerkt. Op woensdag wordt de menulijst voor volgende week ingevoerd. HACCP V2012-11 p. 8/ 21
5.4 BASIS VOORWAARDENPRO GRAMMA - primaire productie - Inrichting - Procesbeheersing - Onderhoud - Pers. hygiëne - Transport - Product info. - Training IA1 IA2 SA1 SA2 Basisvoorwaardenprogramma HACCP 1.090 rev. 3. (d.d. 31-01-12) is opgenomen in het handboek. Hierbij is aangegeven welke onderdelen niet van toepassing zijn. In het basisvoorwaardenprogramma is geen verwijzing gemaakt naar de betreffende documenten. Aandachtspunt A1 (zie tabel 7.3): Basisvoorwaarden is nog niet volledig volgens de nieuwe HACCP versie juni 2012 ingevuld. Een aantal onderdelen van het basisvoorwaardenprogramma is verder opgenomen in handboek (regels persoonlijke hygiëne document 3.14, opleidingsplan in directiebeoordeling, schoonmaakplan doc. 3.12 en schoonmaakplan en formulieren Ecolab. Gevaren zijn opgenomen in document 3.04 rev2 uitvoeren van risico analyse en vaststellen kritische beheerspunten en 2.08 rev7 overzicht kritische beheerspunten Beide keukens zijn goed en de infrastructuur is zodanig dat er goed gewerkt kan worden. Vloer keuken Buitensluis is wat minder en waar nodig gerepareerd. Door de a.s. verbouwing zal de vloer niet meer dan nodig aangepast worden. Een opleidingsplan is opgenomen in het handboek en HACCP training vindt 2 jaarlijks plaats. Dit is geweest in oktober 2011. Volgende training vindt medio 2013 plaats. De ongedierte bestrijding is uitbesteed aan Protekta en is goed beheerst, registraties bekeken en akkoord bevonden. Klein onderhoud wordt waar mogelijk intern uitgevoerd. Momenteel is er een onderhoudscontract met ATK die het jaarlijks onderhoud uitvoert. Ook bij tussentijdse storingen wordt dit door hun verholpen. Reinigingsmachines worden onderhouden door Ecolab. Smeermiddelen kunnen niet in contact komen met het product. Schoonmaaklijsten worden consequent ingevuld en de schoonmaak wordt gecontroleerd door Hoofd Voedingsdienst en directeur. Transport, maaltijden gebeurt door vrijwilligers die ook training hebben gehad hoe met de maaltijden om te gaan. Intern transport gebeurt door medewerkers keuken en verzorgend personeel van Alerimus. Specificaties zijn aanwezig en up to date. Basisvoorwaardenprogramma (14-06-13)is nu zodanig opgezet en ingevuld dat het aan de nieuwe HACCP norm voldoet. Programma is goed opgezet en duidelijk en makkelijk te lezen met verwijzingen naar de relevante procedures. Protekta komt periodiek een controle uitvoeren laatste controle is geweest op 3-7-13 geen bijzonderheden te melden geweest. Onderhoud wordt waar mogelijk door de eigen TD uitgevoerd. Onderhoud apparatuur keuken is uitbesteed. Basisdingen zoals stekker vervangen of elektronica aanleggen wordt door de TD uitgevoerd. Ook controle koelkasten vin het huis gebeurd door de TD gezien koelkastcontrole bewoners 40303 van 8-7-13 apparaat 001 was 6,2 C. Koelcel wordt 2x per jaar door de TD gecontroleerd en roosters verdamper gereinigd. Onderhoud is uitbesteed aan ATK die periodiek alles controleert gezien onderhoudsbon van 28-5-13. Hieruit bleek dat niet alles op de lijst stond. AA klimaat onderhoud periodiek de koelcellen en is geweest op 11-01-13. Training vindt plaats in het najaar 2013 waarbij ook de chauffeurs een opleiding krijgen BVP loopt en is geverifieerd in de directiebeoordeling. Laatste aanpassingen zijn geweest op 16-1-14. Dit betreft correctie van woorden. Inhoudelijk is er niets veranderd. Onderhoud loopt en is deels in eigen hand en wordt deels uitbesteed. ATK komt 1x per half jaar voor onderhoud. Persoonlijke hygiëne is voldoende. Begin 2014 staat er weer een hygiënecursus (start februari) voor de betrokken medewerkers op stapel. Hierin is het keukenpersoneel, restaurant medewerkers, en chauffeurs betrokken. Inrichting keukens voldoet. In de keuken van OW wordt momenteel niets meer geïnvesteerd daar deze met de nieuwbouw meegenomen wordt. Protekta voert de controles volgens schema uit. Gezien de controles van 3-12-13 en 3-1-14 geen bijzonderheden geweest. Specifikaties zijn aanwezig en bij de groothandel zijn de specifikaties online te lezen, deze zijn aan de produkten gekoppeld. Gezien specificatie van gehakt (nov 07), pansavers (juli 02) en Tana green care grease E3 56. Transport maaltijden gebeurd nog steeds door vrijwilligers die opgeleid zijn. Testmaaltijden zijn steevast goed op temperatuur. Tevredenheid over de bami op 15-1-13 was goed. A.P. Let erop dat er bij planning periodiek onderhoud (outlook) geen items vergeten worden. HACCP V2012-11 p. 9/ 21
5.5 HAZARD ANALYSIS - Gevaren analyse - Risico analyse SA3 IA1 IA2 SA1 SA2 SA3 BVP is onveranderd. De ongediertebestrijder Protecta is overgenomen door Rentokil en dit zal kort gevolgd worden gezien de eerdere ervaringen. Protecta is voor controle geweest op 14-5-14 alles in orde. Rentokil bezoek is geweest in de OW op 12-8-14 en BS op 1408014 beide keren geen bijzonderheden. Daar men 8x per jaar komt is de tussenliggende periode wel te lang geweest. Met Rentokil wordt nu naar een oplossing gezocht. Onderhoud wordt nog steeds volgens schema uitgevoerd. TD heeft in het outlook systeem een onderhoudsplanning zitten. Deze wordt gevolgd. Facilitaire dienst is momenteel bezig dit op te zetten om zeker te zijn dat er geen items vergeten worden zoals met Rentokil. Onderhoud ATK is geweest. Onderhoud vrieskast is geweest op 23-5-14. Firma Wijntjes controleert de broodkarren en komt binnenkort weer. Kalibratie loopt tot eind september. Training is ingepland B. Hoogwerff heeft een cursus allergenen gevolgd. Teamleider BS volgt deze in september en teamleider OW in oktober of november. Medewerkers gaan op cursus HACCP gevorderden op 14 en 14 okt 2014. Basiscursus HACCP voedingsassistenten is geweest op 26 en 27 feb. 2014 Over E-learning beraad men zich nog er zijn contacten met Precon. Rijders maaltijden worden 4x per jaar bijgeschoold. Minimaal 1x per jaar wordt het HACCP systeem besproken. Nieuwe kok heeft in vorige betrekking training op het gebied van HACCP gehad. A.P. Let op vloer OW A.P. Let op bezoekfrequentie Rentokil De gevarenanalyse is uitgevoerd a.d.h.v. een beslisboom vermeld in procedure 2.04 Uitvoeren van risico analyse en vaststellen kritische beheerspunten. Alerimus maakt gebruik van de hygiënecode van zorginstellingen. De antwoorden op de stappen zijn weergegeven bij het procesonderdeel. Er zijn specifieke maatregelen vastgesteld, CCP s. Gevarenanalyse tabel van 16-10-12. Er zijn 8 CCP s vastgesteld voor het hele proces. Komende tijd zal dit herzien gaan worden als de nieuwe norm volledig doorgewerkt is in het systeem. De vastgestelde gevaren komen overeen met praktijk situatie. De gevaren worden goed beheerst. Metingen worden frequent verricht om alles te onderbouwen. Routes uitbrengmaaltijden zijn zodanig ingezet dat de maaltijden op de gewenste temperatuur blijven. Metingen van testmaaltijden wijzen dit uit. Temperatuur metingen van zowel koud als warm worden frequent uitgevoerd en de uitslag opgeslagen. Nog geen wijzigingen in de gevaren analyse. In het najaar zal dit onder de loep genomen worden n.a.v. het aanpassen van het BVP. Nu nog 8 CCP s die allen beheerst worden. Risicoanalyse gaat veranderd worden en wordt opnieuw opgezet en doorgevoerd. Gezien concept analyse waarin nog maar een paar CCP s aanwezig zullen zijn. Risicoanalyse is klaar en heeft geen nieuwe CCP s opgeleverd maar ook geen afname van het aantal. Er zijn nog steeds 8 CCP s die allen beheerst worden. Er zitten nog wel wat doublures en verwijzingen die niet kloppen is. Basis is goed. Analyse geeft een goede weergave van de praktijk. Verwijzingen naar het BVP zijn aanwezig. Analyse is van 14-01-14 en up to date. Geen veranderingen geweest in de risico analyses. Analyse nagelopen op uitwerking allergenen. Deze is aanwezig maar erg summier vermeld. A.P. Werk de allergenen verder uit. HACCP V2012-11 p. 10/ 21
5.6 BEHEERSMAATRE- GELEN - Specifiek - Algemeen IA1 Specifieke beheersmaatregelen overzicht is weergegeven in procedure 2.08 rev7. De specifieke beheersmaatregelen zijn uitgewerkt in instructies. Het schoonmaakplan/schema is opgenomen in een instructie 3.12. Alle afdelingen zijn waar nodig opgenomen. Grondstoffen controle is weergegeven in instructie. 3.02. In hoofdstuk Instructie zijn alle CCP s meegenomen zodat alles goed beheersbaar is. IA2 Er zijn 8 CCP s geformuleerd die in de praktijk nagelopen zijn op implementatie. Alle CCP s zijn correct geïmplementeerd en worden gemonitord. Registratie formulieren bekeken, t.a.v. het invullen en verifiëren. De schoonmaaklijst wordt dagelijks ingevuld. De lijst is zodanig opgesteld dat alles minimaal wekelijks meegenomen wordt. Buiten wat dagelijks gebruikt wordt. Gezien schoonmaaklijst van week 3-2013. Bij binnenkomst wordt alles gecontroleerd en metingen uitgevoerd. Metingen worden uitgevoerd met een Uni pc die de gemeten waarden opslaat en bij overschrijding dit aangeeft. Gezien metingen van 4 e kwartaal 2012 geen overschrijdingen geweest alles <4 C. Zelfde thermometer wordt gebruikt om de maaltijden en grondstoffen te temperaturen. Gezien ingangscontrole van 5-1-13 vlees was 3,6 C. Ook hierin geen overschrijdingen geweest. Test maaltijden worden periodiek gemeten gezien deze van 17-01-13 aanvang was 82 C na 1 uur 70,2 C en na 1 u en 40 min. Was de temp 60 C dit is binnen de norm van 1 uur. Vriezer en koelkast worden gelogd en uitgelezen gezien meting Beheersing proces is onder controle en akkoord. Foodgrade verklaring. Goedgekeurde leveranciers, diepgang in analysegegevens. Gezien leveranciersbeoordeling 2012 geen bijzonderheden geweest. SA1 CCP s zijn niet veranderd er zijn er nog steeds 8. Beheersing van de CCP s bekeken en allen worden correct gemonitord. Registraties bekeken t.a.v. van binnenkomende goederen. Hierbij wordt wekelijks van een partij een meting verricht ter controle en of de tht ver genoeg in de toekomst ligt. Metingen worden gedaan met de Uni PC geen overschrijfdingen geweest. Gezien metingen van 12-01-13 van vlees 4,6 C en groente op 28-01-13 3,5 C. Steekproef is geweest op meerdere maanden. Testmaaltijd is uitgevoerd op 4-7-13: bij aanvang was de temperatuur 79,8 C na 1 uur 64,4 C. Dit is binnen de norm (1 uur > 60 C). Na 1,5 uur was de temperatuur onder de 60 C. Opslag wordt gelogd met loggers koelkast 1 OW is gelogd op 8-7-13 geen overschrijdingen geweest. In de vriezers in de OW hangen nu loggers die periodiek uitgelezen worden ook heier geen overschrijdingen geweest. Ter controle wordt periodiek de losse logger erin gelegd. In de Buitensluis is er alarm op de koel- en vriescel. Schoonmaaklijsten worden frequent ingevuld gezien deze van de maand juni. Alle benodigde werkzaamheden waren uitgevoerd. Frituurvet wordt wekelijks vervangen en periodiek nagemeten SA2 Geen veranderingen in de CCP s. Alle CCP s worden goed gemonitord. Binnenkomende goederen worden volgens schema gecontroleerd. Bij binnenkomst wordt gekeken of de THT voldoende ver in de toekomst ligt (gezien abrikozen binnen op 18-1-14 t.h.t. tot 28-1-14). Bij bestelmoment wordt ook naar THT gekeken. Indien de THT niet ver genoeg weg meer is wordt het product gemerkt zodat het met voorrang gebruikt wordt. Gezien abrikozenjam met THT tot 31-1-14 hier mis een duidelijk merking met de THT datum op aangebracht. Er wordt deze week een toetje gemaakt met abrikozenjam om alles weg te werken. Opslagtemperatuur wordt gelogd door loggers. Hier is een systeem voordat alles periodiek gelogd wordt. Er worden meer loggers besteld om dit te vergemakkelijken. Gezien de metingen van de afgelopen periode van de diepvries in de OW alle metingen waren - 15,5 C of hoger. Op 19-8-13 was de temperatuur -19,8 C. Frituurvet wordt wekelijks vervangen en komt nooit boven de 175 C Schoonmaaklijsten zijn met de overstap naar de nieuwe leverancier aangepast. Schema s zijn van sept 2013. Schoonmaaklijsten worden volgens schema ingevuld. Op schema is weergegeven wanneer wat gedaan moet worden. Zo moeten de rekken van de ladekasten wekelijks gereinigd worden, gasfornuis na elke dienst en de frituur na gebruik..gezien schoonmaaklijst OW week 4 deze was volledig ingevuld. HACCP V2012-11 p. 11/ 21
PARAMETERS & KRITISCHE GRENZEN - Product - Proces - Streefwaarden - Actiewaarden - Grenswaarden SA3 IA1 IA2 SA1 SA2 Geen veranderingen in de CCP s. Alle CCP s worden goed gemonitord. Geen overschrijdingen geweest alle koelcellen en vriezers worden nu permanent gelogd en periodiek uitgelezen. 1x vriezer -14,5 C dit was dermate kort dat het geen gevaar opleverde. Externe maaltijd 28-8-14 temperatuur na bereiden 83,3 C na 1 uur 68,8 C Dit wordt periodiek gedaan geen overschrijdingen geweest. Tana schoonmaakschema keukeno.a. maart, juli en augustusvolledig ingevuld. Ontvangstcontrole wordt uitgevoerd en metingen verricht geen overschrijdingen geweest. 2x klacht richting leverancier dit is naar behoren opgelost. Binnengekomen brood had een t.h.t. tot 6-9-14 Er zijn 8 CCP s te weten Ontvangst goederen, Opslag goederen, Produkt temp. voor portioneren, Frituurvet, Testmaaltijd, Uitbrengmaaltijden, Afwassen en Schoonmaken. CCP 3 Product temperatuur voor proportioneren is aangepast t.a.v. frequentie meten van dagelijks naar wekelijks d.d. 16-10-2012, zoals beoordeelt en geconcludeerd in het management review. Kritische grenzen zijn wettelijke of via de hygiëne code vastgesteld, en worden als zodanig consequent gecontroleerd, geen afwijkingen vastgesteld. Specifieke beheersmaatregelen zijn goed onder controle. Lijsten en formulieren evenals temperatuur controles worden consequent ingevuld, afwijkingen worden geregistreerd. Afgelopen jaar geen afwijkingen geweest Bewaken van CCP s gebeurt goed, Bij ontvangst wordt alles gecontroleerd, wekelijks worden de koelkasten en vriezers gelogd. Vriezers worden nu permanent gelogd, Maaltijden worden gemeten voor portioneren, Schoonmaken is op goed (1 overschrijding Agar) Frituurvet wordt wekelijks vervangen en gemeten. Jaarlijs DTPG monster, Routes zijn zodanig dat de temperatuur op boven de gestelde grens blijft en 2 wekelijks wordt er een testmaaltijd meegestuurd. Afwijkingen worden genoteerd en temperatuurmeter geeft dit ook direct aan, en klachten worden ter harte genomen en doorgewerkt. Alle CCP s zijn onder controle en de grenswaarden niet of nauwelijks overschreden. Daar waar noodzakelijk wordt direct ingegrepen en corrigerende acties ondernomen. Klachten zijn er afgelopen half jaar niet meer geweest. Temperaturen worden periodiek vastgelegd en schoonmaakwerkzaamheden frequent uitgevoerd. Er zijn nog steeds 8 CCP s die allen bewaakt worden. Afgelopen half jaar geen overschrijdingen geweest Metingen worden frequent uitgevoerd om dit aan te tonen. Let er wel op dat er actie wordt ondernomen als er een overschrijding is zoals bij de uitslag van afdrukplaatjes (Agar) waarbij de uitslag onvoldoende was en er geen actie ondernomen is. SA3 A.P. Let op de opvolging wanneer metingen onvoldoende zijn. Aantal CCP s is niet veranderd en nog steeds 8. Op de koeling en vriezer in BS zit alarm. OW heeft dit niet. Alles wordt permanent gelogd op beide locaties ook de mobiele vriezers in OW. Loggers worden periodiek uitgelezen. Geen overschrijdingen geweest afgelopen periode. HACCP V2012-11 p. 12/ 21
5.8 BEWAKEN & METEN - Registraties IA1 IA2 Er zijn in het handboek diversen registratieformulieren opgenomen. Microbiologische analyses worden periodiek uitgevoerd. Diverse registraties zijn beoordeeld en akkoord bevonden: Gezien kalibratie van Testo 173-T2 op 26-3-12 uitslag was goed (cert. Nr 12025587) en de kalibratie van de Ebro deze was ook goed (cert. Nr. 12025586) Schoonmaak elk half jaar door Micro analyse Zeeland getoetst op effectiviteit. Schoonmaaklijsten worden consequent ingevuld en de schoonmaak wordt gecontroleerd door Hoofd Voedingsdienst en directeur. F=Gezien schoonmaaklijst van week 3-2013 alles was in orde. Apparatuur wordt onderhouden volgens schema door ATK onderhoudsschema 2013 aanwezig (9-1-13). Correctief onderhoud wordt waar nodig en gewenst uitgevoerd. Gezien melding kapotte injectiespuit van de vaatwasser 11-01-13. Reparatiebon van Ecolab is van 12-01-13. Ongediertebestrijding is in handen van Protekta en wordt volgens schema uitgevoerd. Bedrijf voldoet aan alle wettelijke voorschriften t.a.v. middelen en competenties. Externe analyses; halfjaarlijks door Micro Analyse Zeeland schoonmaakcontrole, inspectieronde, en microbiologische controles. Uitslagen goed geweest in 2012 Normen en acties aantoonbaar en beheerst middels de rapportages. Er is in de keuken begonnen met een afwijkingenlijst waarop de lopende dingen genoteerd worden. Lijst is net opgestart. SA1 Kalibratie thermometers is uitgevoerd. De logger van Testo (37568412) en Steekthermometer Ebro (10359091 zijn gekalibreerd op 21-6- 13.) De test thermometer van de TD is ook gekalibreerd op 21-6-13 Protekta is geweest op 3-7-13 Apparatuur wordt onderhouden door ATK (onderhoudsschema is aanwezig) en AA Klimaat. Controlerondes worden gelopen door eigen mensen (februari 2013) en extern door Micro Analyse Zeeland (juni 2013) De diverse registraties zijn reeds hierboven vermeld. In de keuken is een doelijst aanwezig waarop aangegeven wordt wat dagelijks aan controles uitgevoerd moet worden. Lijst wordt consequent ingevuld. Gezien lijst van week 27 waarbij donderdag de au bain Marie wagen gemeten moet worden dit was 96 C. Buiten de keuken worden ook de koeling gecontroleerd gezien meting temperatuur koelkast zusterpost op 6-7-13 deze was 4,6 C SA2 Registraties worden volgens een vast patroon uitgevoerd en geven een goed beeld van de werkwijze en of de gestelde limieten bereikt worden. Overschrijdingen worden met deze werkwijze aangetoond. Gezien registraties van metingen koelcellen over de afgelopen periode alles lager dan -15,5 C op 19,8 de OW -19,8 C. Koelcel 1 OW was afgelopen periode < 4 C. Metingen grondstoffen gezien op 13-12-13 was het toetje 2,5 C, op, 7-12-13 was de frituur 173,3 C en op 6-12-13 was het vlees na bereiding 87.3 C. Metingen van de Socamel week 45 82,7 en 1,7 C EN WK 48 83,7 en 1,7 C. Geen overschrijdingen in de metingen geweest afgelo0pen periode Kalibratie loopt de thermometers warden weer in juni 2014 gekalibreerd. Overleg in de keuken is op reguliere basis gezien aantekeningen van 15-1-13. Iedere gemalen maaltijd krijgt appelmoes en toetje. Componentenlijst wordt dagelijks uitgedraaid om alles te kunnen produceren. Gezien deze van 21-1-14. Die dag moeten en 17 kipschnitzels gemaakt worden. Voorraadcontrole vindt plaats tijdens bestelmomenten. HACCP V2012-11 p. 13/ 21
SA3 Registraties worden periodiek uitgevoerd. Gezien deze van: BS 5-8-14 Soep 96,5 C, 25-8 toetje 5,3, 26-8 vlees 4 C, 30-8 kip 3,4 C 30-08 frituur 171 C OW. 31-7-14 vlees 6,8 C, 23-7-14 VLEES 93 c, wk22 vla 2,1 C, wk. 21 vlees 3,9 C, groente 5,3 C Deel metingen is op lijst daar de thermometer ter reparatie/kalibratie weg was. Koelcel zusterpost <7 C Interne maaltijd wk 35 woensdag maaltijd 87,7 C en dessert 1,3 C. Kalibratie is geweest op 16-7-14 logger Ebro Um nr. 230568 175 T2 Testo 37568412 beiden goedgekeurd. Vriezer OW -21 C Warmhoudwagen OW 84 C Kleine vriezer OW -19 C, koelcel OW 2,5 C Bemonstering micro analyse Zeeland onderzoek 3-4-14 alle uitslagen waren goed. Buitensluis controle 18-3-14 alle uitslagen goed ook het legionella onderzoek. 6-3-14 agarcontrole waarbij een paar slechte uitslagen acties: aantal snijplanken vervangen en onderdelen mixer droog wegleggen. Werkoverleg keuken gezien lijst 16-7-14 lege au bain-marie bakken niet in wagen terugzetten i.v.m. aankoeken resten. 5.9 CORRECTIEVE ACTIES - Registraties - Implementatie IA1 IA2 SA1 A.P. zet de afwijking van de thermometer terug naar 1 C. De correctieve acties zijn weergegeven in de diverse instructies. Geen afwijkingen bij het primaire proces geconstateerd. Op klachten in- en extern is aantoonbaar gereageerd en afgewerkt. Kleine/ grote organisatie, correcties indien noodzakelijk worden direct in overleg met de directie uitgevoerd. Er worden consequent wanneer van toepassing verbeterrapporten ingevuld. Klachten overzicht is weergegeven in Directiebeoordeling. Er is een overzicht van corrigerende maatregelen. De opvolging van deze acties is aantoonbaar op orde. Bv. actie op de enquête om Open Waard beter te laten scoren. Hoofd voeding, Bob, gaat gesprekken voeren met een 10tal klanten, om zicht te krijgen op de wensen. Dhr. V. Ee; Nieuwbouw, realisatie 2013 en geeft over de onderhoudscontracten aan; i.v.m. de keuken aansturing alleen technisch HACCP-team overleg met Bob. Kwaliteitsverbeterformulieren: F K02 rev. 07 Md = OW, d.d. 18-10-2012/ 08-05-2012 en HACCP 4 17 rev 02 = BS, d.d. 22-10-2012/ 10-10-2012/ 14-02-2012. Correctieve acties worden waar mogelijk direct uitgevoerd. Opmerking van 11-2-13 in de OW werken de nachtelijke afwassers niet goed. Hier is een instructie voor geschreven. Opmerkingen van Micro Analyse Zeeland zijn direct aangepakt. Hoofd Voeding heeft met een aantal klanten gesproken over de verminderde tevredenheid. Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat iedereen toch wel tevreden is. Geen verdere actie nodig. Tevredenheidsmeting wordt in het najaar opnieuw uitgevoerd. Gezien werkbon van Verhaar/Gebeke (24-5-13) van het vervangen van een condensor van de koelcel deze werd minder HACCP V2012-11 p. 14/ 21
SA2 Correctieve acties worden in de regel direct uitgevoerd bij constateren. Afgelopen periode 4 verbeterformulieren geschreven. 1x waren de maaltijden in de warmhoud wagen niet warm (niet aangezet) 2x geen goede maaltijd (lag bij de cliënt). Te weinig vlees aangeleverd in de huiskamer OW. Er is nu overleg. Alle formulieren zijn opgelost de PDCA is doorlopen. Enquête is geweest en hieruit bleek dat men nog steeds voldoende scoort. Gemiddeld over de 2 locaties is 75,8%. T.o.v. 2 jaar geleden is BS gezakt en OW gestegen. De grondslag hiervoor is niet volledig duidelijk. Trend is er niet uit te halen. Uit onderzoek van Micro Analyse Zeeland bleek dat uit het onderzoek van de afdrukplaatjes 1/3 niet voldeed. De genomen actie hierop was niet aantoonbaar en de PDCA is niet volledig doorlopen. Onderzoeksrapport van Micro Analyse Zeeland laat een paar kleine bouwtechnische punten zien Dit betrof v.n.l. de OW waar geen investeringen meer gedaan worden. A.P. let op dat er aantoonbaar actie wordt ondernomen bij afwijkingen. SA3 5.10 VALIDATIE - Onafhankelijk IA1 IA2 SA1 SA2 Afgelopen periode zijn er verschillende opmerkingen van klanten geweest. Bij geen van de opmerkingen is de voedselveiligheid in het geding geweest. Opmerkingen waren o.a. de maaltijd te koud, niet compleet en verkeerd invullen. Veelal ligt de oorzaak bij de klant zelf. 2 klachten geweest richting leverancier 1x waren er stronken in de sla mee gesneden (10-7-14) Hoofd Facilitaire dienst heeft hierop een mail gestuurd naar leverancier. Afgewerkt in augustus 2014. 1x een stukje plastic in de italiaanse roerbakgroente (31-3-14). Er is naar de leveranciers een mail gegaan met hoe dit kon. Deze is geschreven dor Hoofd Facilitaire dienst. Antwoord is dezelfde dag gekomen. Alles afgewerkt op 31-3-14 Beide klachten zijn naar tevredenheid afgewerkt. Correspondentie is aanwezig. Bij afwijkingen wordt er nu aantoonbaar actie ondernomen zoals bij de uitslag van de rodac controle. Hierbij waren verschillende uitslagen slecht. Dit is besproken in het HACCP Team. Naar de medewerkers is er een memo uitgegaan hoe om te gaan met een aantal zaken. Door o.a. hoofd facilitaire dienst wordt er periodiek een externe controle in de keuken gehouden. Gezien deze van 8-7-14. De opmerkingen hieruit zijn aantoonbaar een week later opnieuw gecontroleerd. Gezien notulen overleg op 15-4-14 waarin een memo richting medewerkers i.v.m. slechte uitslagen agarcontrole. Validatie is beschreven in PR.1.02 Procedure HACCP systeem en Formulier 4.00 Aanvraag wijziging HACCP document. De validatie van het kwaliteitssysteem wordt per jaar geactualiseerd waar nodig. Gezien validatie van 16-2-12 van de kookgroep Open waard. Deze was in orde, alles aanwezig. Validatie vindt plaats door het HACCP team. Validatie van de nieuwe te leveren apparatuur in de buitensluis is uitgevoerd door het haccp team en als zodanig besproken in het haccp team. HACCP 2.09 B00; validatie nieuwe apparatuur + wokbrander d.d. 06-03-2012 en 6 apparaten 06-02-2012. Totale validatie actueel per 22-11-2012. In het laatste HACCP teamoverleg 3-7-13 is een deel van het HACCP systeem gevalideerd en in orde bevonden. Validatie voor de nieuwbouw is waar mogelijk reeds uitgevoerd voor de apparatuur wacht men nog even daar dit nog te ver in de toekomst ligt. Validatie registraties wordt aangegeven in wijzigingen overzicht. Het validatie team is nu niet meer identiek aan het HACCP team. Een extern adviseur is hieraan toegevoegd. Men is bezig over te stappen naar een nieuwe zeepleverancier. Alles is gevalideerd en nagelopen. Specificaties zijn aanwezig en werkwijze is aangegeven. Bij overstap zal het werkschema opnieuw ingezet worden. Documentatie en notulen overleg zijn aanwezig. In september wil men dit in gang gaan zetten. Men is overgestapt op een nieuwe zeepleverancier. Alles is van te voeren gevalideerd en doorgesproken. Zeepleverancier is nog diverse keren terug geweest om dingen bij te stellen of te verduidelijken. Verder geen nieuwe apparatuur/processen gekocht/opgestart dit komt bij het einde van de nieuwbouw. HACCP V2012-11 p. 15/ 21
SA3 Afgelopen periode zijn er een Hotdogwarmer en wafelijzer aangeschaft. Hierover is een validatie uitgevoerd op 15-7-14. Geen bijzonderheden geconstateerd. 5.11 VERIFICATIE - HACCP-systeem - Interne audit - Beoordeling directie IA1 IA2 SA1 SA2 SA3 De verificatieprocedure is weergegeven in procedure 2.15 versie 00/ interne audit is weergegeven in proc. 2.11 versie 03. Beide zijn akkoord. Het HACCP-systeem is in voldoende mate geïmplementeerd er is regelmatig overleg en alle punten t.a.v. de HACCP worden hierin meegenomen. Het HACCP team komt minimaal 4x per jaar bijeen. De nieuwe directiebeoordeling is i.c.m. de verificatie is 15-01-13 uitgevoerd en de interne audit is 6x uitgevoerd (4x keuken 1x senioren restaurant en 1x Hoofd Voedingsdienst. Alle onderdelen zijn overeenkomstig met de norm. Verificatie CCP s vindt plaats samen met de verificatie van het basisvoorwaardenprogramma. Uit de audits zijn 5 punten naar voeren gekomen die allen opgelost zijn (PDCA) is doorlopen. 3x ging het over overleg met dit is in de jaarplanning opgenomen, 1x aanpassing handboek en 1x gebruik verbeterformulieren. Er zijn 6 klachten gemeld; 1 had te maken met voedselveiligheid (beschimmelde kaas). Overige klachten waren dat het te koud was, verkeerd geleverd, vlees donker en kipschnitzel aangebrand. Klachten zijn besproken, afhandeling van klachten is aantoonbaar op orde. Verificatie vindt 2 per jaar plaats door het HACCP team. Gezien deze van 25-10-12 met de opmerking dat de recall nog uitgevoerd moet worden. Beoordeling directie is beging dit jaar geweest doelen hieruit worden gevolgd. Afgelopen jaar was de tevredenheid van de keuken wat lager. Hier is een onderzoek naar geweest en zijn er klanten bezocht. Hier is niets uitgekomen men was tevreden. Ad random wo0rdt de lijst keuring maaltijden uitgedeeld en ingevuld. Gezien lijst van 14-6-13 door dhr. Jansen. Beoordeling was goed. Interne audit is uitgevoerd keuken is uitgevoerd op 25-4-13. Hierbij is een medewerker van de keuken in BS geaudit. Punten die hieruit voortkwamen zijn aangegeven op het rapport. Het waren kleine punten. Op 28-5-13 is een keukenmedewerker van OW geaudit en hieruit is naar voren gekomen dat de nachtelijke afwassers niet helemaal correct werkten. Hier is een instructie vaan gemaakt. PDCA is doorlopen. Er zijn eigen auditoren die hiervoor opgeleid zijn. Er wordt kruislings geaudit iedereen doet een andere afdeling dan zijn eigen. Interne audits zijn over het jaar heen uitgevoerd. Gezien deze van 15-10-13 van de audit in de keuken van de Buitensluis. Opmerking hierbij was het gebruik van het tevredenheidsformulier.er zijn in de keuken in 2013 5 audits uitgevoerd (1zx seniorenrestaurant) uitgevoerd waarbij er geen tekortkomingen geweest zijn. Verificatie van het HACCP systeem is weergegeven in de directiebeoordeling over 2013. In deze beoordeling is de verificatie van het BVP en de CCP s meegenomen. Hierin is aangegeven dat er afgelopen jaar geen veranderingen in de risicoanalyse en BVP zijn geweest. Verificatie s uitgevoerd op 9-12-13 en door alle betrokkenen afgetekend. Uitslag verificatie is meegenomen in de directiebeoordeling. 2 punten waren nog niet uitgevoerd. Risicoanalyse was nog niet volledig herzien. Dit is afgewerkt. De recall wordt later dit jaar nog uitgevoerd. Verificatie en directiebeoordeling zijn eind 2013 uitgevoerd over 2013. Geen veranderingen geweest afgelopen periode. Interne audits zijn uitgevoerd volgens schema. 17-2-14 Keuken Buiensluis, 14-3-14 senioren restaurant en 17-3-14 Open waard. Geen tekortkomingen geweest. Wel aandachtspunten. HACCP V2012-11 p. 16/ 21
5.12 DOCUMENTATIE & VERSLAGEN - Documentatie - Registraties - Verslagen IA1 Procedure documentenbeheer: 1.02 Procedure HACCP systeem/ 1.03 Structuur voedselveiligheidsysteem/ 2.02 opbouw en onderhoud van het HACCP-systeem; overzichtslijsten van procedures en lijsten waarmee het beheer geborgd en aantoonbaar is. Het documenten beheer systeem is MYDMS, en de beide twee locaties zijn zoveel mogelijk samengevoegd, afzonderlijke instructies per locatie zijn nog aanwezig. Verslagen van de diversen vergaderingen en besprekingen doorgenomen. IA2 Het handboek is qua opzet in orde, indeling is logisch en overzichtelijk. De documenten zijn voorzien van een code en versienummer, a.d.h.v. de inhoudsopgave kan vastgesteld worden of het juiste versie nummer gebruikt wordt. Onbeheerste versies/ documenten zijn niet aangetroffen. Registraties worden volgens de opgestelde richtlijnen uitgevoerd en ingevuld. Aandachtspunt A1 van 16-01 is Mi 1 geworden aan het eind van de audit (zie tabel 7.3): Bij het basisvoorwaardenprogramma en gevaren analyse is de nieuwe HACCP norm van juni 2012 versie 5 nog niet volledig doorgevoerd. Dhr. A.R. Hahn heeft de corrigerende maatregelen beschreven en conform de 4 O s systematiek aangeleverd. Dit rapport is akkoord bevonden. (zie verder rapportblad). SA1 Handboek is aangepast en up to date. Versiebeheer is in orde en loopt. Geen onbeheerste documenten aangetroffen. Handboek is digitaal en wordt beheerd door de Kwaliteitsmanager. Minor is goed opgepakt en hier wordt in het najaar een vervolg aan gegeven. Gezien verslag van HACCP teamoverleg waarin een aantal zaken doorgenomen zijn. O.a. de lopende geconstateerde punten tijdens de controlerondes. Nieuwe ontwikkelingen en validatie SA2 Handboek wordt regelmatig aangepast. Versiebeheer is op orde en wordt verzorgd door de kwaliteitsmanager. Gezien revisielijst HACCP 4.22 rev. 4 Controle onderhoud keuken is aangepast op huidige situatie. Tijdens de audit zijn geen ongecontroleerde documenten aangetroffen. Directiebeoordeling is 2013 is aanwezig en bevat alle benodigde items. Handboek is up to date. Notulen HACCP team verslagen zijn aanwezig Hierin worden aantoonbaar de doelstellingen besproken en bij iedere vergadering wordt een deel van het handboek op juistheid en actualiteit getoetst. Gezien notulen HACCP team 8-1-14 waarin de gevaren analyse en BVP besproken zijn. SA3 Wijzigingen handboek worden bijgehouden en aangegeven in het register wijzigingen. Gezien in register Schema loggers eruit (22-8- 14). HACCP V2012-11 p. 17/ 21
8. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN VAN HET AUDIT TEAM Gebaseerd op de resultaten van de audit heeft de Lead Auditor vastgesteld dat het voedselveiligheidsbeheerssysteem van de Organisatie niet voldoet aan de eisen voor het aangevraagde toepassingsgebied. De Lead Auditor kan geen positief advies voor certificering aan Kiwa geven. Een corrective action plan moet eerst aan de Lead Auditor worden voorgelegd en positief worden beoordeeld. De geauditeerde Organisatie moet een corrective action plan aan de Lead Auditor presenteren met alle bewijzen van de juiste implementatie voor 08-02-13 (max 3 maanden). Zie 5. De implementatie van de correctieve acties zullen worden beoordeeld: tijdens een aanvullende audit op datum.(max 3 maanden). Zie rapportblad. tijdens de volgende audit. De beoordeling van de corrective actions zal niet op locatie worden uitgevoerd. De Lead Auditor heeft de genomen corrigerende maatregelen (documentatie, actieplannen, ) op beoordeeld en: Geaccepteerd Niet geaccepteerd Gebaseerd op de resultaten van de audit, heeft de Lead Auditor vastgesteld dat het voedselveiligheidsbeheerssysteem voldoet aan de eisen voor het aangevraagde toepassingsgebied en beveelt aan: Het certificaat af te geven De certificering te continueren IA/RA De aanbevelingen van de Lead Auditor zullen worden beoordeeld door het Certificatie College van Kiwa. Zij nemen het uiteindelijke besluit tot afgifte van het certificaat. De Organisatie wordt geïnformeerd over dit besluit. SA De aanbevelingen van de Lead Auditor worden beoordeeld door de HACCP Coördinator/ Reviewer. Hij besluit tot voortzetting van certificatie. 03-09-2014, te Oud Beijerland. 15-09-14 te Hoevelaken Lead Auditor: A. van der Salm 21 HACCP p. 18/
AUDIT PLANNING HACCP audit SA2 02 en 03 september 2014 Datum: 2 september 2014, hoofdlocatie Auditplan voor teamleider/ Auditor/ materiedeskundige: Ab van der Salm Datum: 02-09-2014, start te locatie Oud Beijerland Tijdstip Activiteit Onderwerp Functionaris Subonderwerpen Locatie + persoon 9.00 9.30 9.30-10.30 10.30 12.30 12.30-13.00 13.00 15.00 15.00 16.00 Openings gesprek OpenWaard Interview 1 Interview 2 Lunch Interview 3 Interview 4 16.00 Evaluatie 16.45 auditor 16.45 Eindgesprek 1e dag Kennismaken Stand van zaken Veranderingen Doorlopen Primair proces keuken Oud Beijerland Documentatie Beoordeling BVP Transport Bezorgen maaltijden intern en extern Auditor Directie(vertegenwoordigin g) en andere belangstellenden Directie Kwaliteit Vertegenwoordiger Desbetreffende medewerkers Hoofd Facilitaire dienst Kwaliteit Vertegenwoordiger Kwaliteit Vertegenwoordiger Opening en past performance klanttevredenheid, klachten Voortgang SMART doelstellingen etc CCP beheersing, temperatuurmetingen Interne audits Corrigerende en preventieve maatregelen Opbouw handboek HACCP analyse CCP beheersing Documentenbeheer Specificaties specificaties, reparaties, aankoop, interne communicatie etc. A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff B. Hooghwerff A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff Bevindingen MT / belangstellenden A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff Auditplan voor teamleider/ Auditor/ materiedeskundige : Ab van de Salm Datum: 03-09-2014, start te Numansdorp en beoordeling van de 2e locatie Tijdstip Activiteit Onderwerp Functionaris Subonderwerpen Locatie + persoon 9.00-9.30 9.30-11.00 11.00-12.00 12.00-12.15 Opening Buitensluis Interview 1 Rondgang Interview 2 Inkoop Evaluatie auditor Te Numansdorp belangstellenden A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff Doorlopen Primair proces keuken basisvoorwaarden programma Numansdorp Overige onderwerpen Toeleveranciers Auditor bevindingen Desbetreffende medewerkers Hoofd voedingsdienst Technische dienst Verantwoordelijke Inkoop verantwoordelijke HACCP team CCP beheersing, temperatuurmetingen Opleiding en training, specificaties, interne communicatie, hygiëne Ongedierte bestrijding Gebouwen Overige Beoordeling toeleveranciers Specificaties Validatie Wet en regelgeving B. Hooghwerff A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff HACCP V2012-11 p. 19/ 21
12.15-12.45 13.00 17.00 Eindgesprek Bevindingen MT / belangstellenden Auditoren rapportage audit team A. Hahn D. Vee B. Hooghwerff W. v.d. Gevel HACCP V2012-11 p. 20/ 21
Organisatie: Alerimus Auditdatum: 9 en 10 juli 2013 Status Ma / Mi Bevinding (Ma/ Mi) / Aandachtsgebied (fase I) Nr: 1 / 1 Norm Kiwa feliciteert Alerimus met het behoud van het HACCP certificaat Ma Major non-conformiteit Mi: Minor non-conformiteit Vervolgafspraken: Het bedrijf presenteert corrigerende maatregelen aan Kiwa vóór 08-02-2013 Kiwa beoordeelt de maatregelen n.a.v. major non-conformities tijdens een extra audit op. Kiwa beoordeelt de effectiviteit van de maatregelen n.a.v. minor non-conformities tijdens de volgende audit in aug.-sept. 2013 Paraaf lead auditor Kiwa: Paraaf directievertegenwoordiger auditee: Corrigerende maatregel(en): Oorzaak: Omvang: Oplossing: Operationaliteit: Effectiviteit: Beoordeling corrigerende maatregel(en) door Kiwa Akkoord Niet akkoord (zie nieuw rapportblad) Paraaf lead auditor Kiwa: Datum: HACCP V2012-11 p. 21/ 21