cloud innovation by Macaw Een kwestie van doen Stappenplan op weg naar de cloud

cloud innovation by Macaw Een kwestie van doen Stappenplan op weg naar de cloud

Je bent out zonder de cloud, horen we al weken als reclameslogan op de radio. En Eurocommissaris Kroes heeft al vaak laten weten dat zij Europa cloud-actief wil maken. Maar hoe komt ú in de cloud? Welke stappen moet u maken? En is de cloud wel voor iedereen geschikt? Wij zochten het voor u uit.

Wat is het eigenlijk, de cloud? Cloud computing is een model waarbij alle servers, netwerken, applicaties en andere elementen die afkomstig zijn vanuit datacenters beschikbaar worden gesteld aan IT-afdelingen en eindgebruikers via het internet. De server die eerst in de bezemkast stond is vervangen door een virtuele server bij een cloudaanbieder als Google of Microsoft. Waar wij het specifiek over hebben is public cloud. Op deze service draaien applicaties die ook wel SaaS worden genoemd Software as a Service en waar je de geconfigureerde software in een abonnementsvorm van de aanbieder afneemt. Een bekend voorbeeld is Gmail. In dit geval neem je een dienst af van Google, hoe groot de mailbox is en wat je er allemaal mee kunt is al voor je geregeld. Er is ook een mogelijkheid om een platform te huren in de cloud, waarbij u een server een specifieke rol geeft, bijvoorbeeld uw eigen mailserver die u helemaal configureert naar de structuur en specifieke eigenschappen van uw mailomgeving. Dit heet PaaS: Platform as a Service. Waarom de cloud? Nog niet zo lang geleden was het een buzzwoord, de cloud. Of een hype, zoals u wilt. Die tijd is nu wel voorbij. Vroeger werd de cloud gezien als handig op sommige terreinen: nu gaat de cloud echt over focus op uw coreprocessen. Een online winkel als Wehkamp heeft als doel omzet draaien en alles moet in lijn zijn met het verkopen van artikelen. Het in de lucht houden van de mailomgeving behoort daar niet toe. Voor elk bedrijf geldt: doe waar je echt goed in bent, waar je voor gekozen hebt en waar je onderscheidend in bent. Blijf weg van alles dat deze processen kan blokkeren. Een van de zaken die daarbij een belangrijke bijdrage kan leveren is het vereenvoudigen van de IT-omgeving. Wat is het grote voordeel? Houd u vast: het grote voordeel is dat u de middelen die u tot uw beschikking heeft, besteedt aan activiteiten die in lijn zijn met uw primaire bedrijfsdoelstelling. En daar helpt de cloud u bij. De mensen die bij u werken, of ze nu op de marketingafdeling zitten, sales, in de directie of als systeembeheerder: allemaal moeten ze de primaire bedrijfsdoelstellingen naleven. Zeker op IT-vlak is men te veel linksaf gegaan de laatste tien, vijftien jaar. Er zijn clubjes mensen ontstaan die vooral bezig zijn op hun eigen eiland de IT te regelen, wat niet in lijn is met de werkelijke doelen van de organisatie. De cloud zorgt ervoor dat u zich geen zorgen meer hoeft te maken of bepaalde lampjes op de server nog branden en of de stekkers er nog inzitten. En wat doet de cloud: de cloud ontzorgt. En wel op punten die niet rechtstreeks te maken hebben met het bereiken van de grote doelen. De cloud zorgt ervoor dat u zich geen zorgen meer hoeft te maken of bepaalde lampjes op de server nog branden en of de stekkers er nog inzitten. Dat is namelijk allemaal geregeld. Nu kunnen de systeembeheerders ervoor zorgen dat als iemand naar Taiwan gaat, de benodigde data ook daar beschikbaar is. En dat is heel wat anders dan zorgen of de stekkers er wel in zitten. FASE 1 Hoe krijgt u de organisatie mee de cloud in? Om uw organisatie mee de cloud in te krijgen, moet u een aantal dingen goed in kaart brengen. Op de eerste plaats is dat antwoord krijgen op de vraag: waarom wilt u naar de cloud? Dat betekent dat u vooraf een aantal mensen in de organisatie moet spreken over de vraag of het überhaupt wel mogelijk is. Dat zijn mensen die over geld gaan, over de langetermijnstrategieën en mensen die gaan over regelgeving, beveiliging en privacy. Maar. Hou het kort. U kunt heel lang over dit onderwerp praten, allerlei scenario s uitwerken, maar dan maakt u het mogelijk te zwaar. Maak zo snel mogelijk inzichtelijk: dit is wat de dienst

biedt, dit gaat er in jullie domein gebeuren of dat kunnen jullie verwachten en maak dan zo snel mogelijk de beslissing: zullen we het gewoon uitproberen? Het klinkt simpel maar toch werkt dat het beste. Ervaar het in de praktijk en kijk dan wat u ervan vindt. Maar waarom zou u het in uw organisatie willen? Hiervoor gelden twee redelijk universele redenen: 1. Kostenbesparing. Veel mensen hebben het idee dat IT goedkoper kan en willen dit onderzoeken en aantonen door de cloud. 2. De organisatie wil haar IT-infrastructuur graag vereenvoudigen. Die laatste reden is eigenlijk de voornaamste. Veel organisaties willen een simpele infrastructuur waarbij zij zich ongestoord kunnen focussen op hun eigen processen. Veel bedrijven willen niet meer dat hun systeembeheerders weer een paar dagen de deur uit zijn voor een training om weer een enorm IT-systeem te kunnen upgraden naar een volgende versie. De systeembeheerder moet zich bezighouden met de kwestie hoe de werknemers ook in Taiwan bij hun data kunnen komen. Is het wel veilig? En raken we nu onze baan kwijt? Wie in zijn organisatie de overstap naar de cloud wil maken, stuit ontegenzeggelijk op weerstand. Op C-niveau zal security en privacy een issue zijn. De systeembeheerders zeggen waarschijnlijk dat een overstap naar de cloud betekent dat je alle controle uit handen geeft en dat je niet zomaar vertrouwen moet hebben in die andere partij. Op de achtergrond speelt hier ook een rol dat systeembeheerders ten onrechte bang zijn dat hun baan aan de cloud overgaat. Aantonen hoe veilig en betrouwbaar de cloud is, is echt de enige doelmatige aanpak. Hoe pareert u de weerstand? Door het eenvoudigweg uit te proberen. Laat uw organisatie zelf ervaren hoeveel veiligheid het biedt en hoe makkelijk het werkt. Aantonen hoe veilig en betrouwbaar de cloud is, is echt de enige doelmatige aanpak. De ervaring leert dat het lastig is om zo n gevoel van onveiligheid te bevechten met feiten. Het is een kwestie van gevoel. Mensen moeten een ervaring beleven om hun mening te herzien. En het is van groot belang om beheerders bij te brengen dat ze niet bang hoeven zijn voor hun baan, dat er genoeg gelegenheid is om, juist, in lijn met wat de organisatie wil bereiken, diensten te leveren. De rol van beheerder gaat veranderen, maar is niet in gevaar. Integendeel, die nieuwe rol biedt juist veel kansen. Al zal hij of zij daar niet één, twee drie van overtuigd zijn. FASE 2 Onderzoek de mogelijkheden en beperkingen Stap 1: Probeer het uit! Het grote voordeel van de public cloud: het is er al. Dus je kunt heel makkelijk een proeftuin opzetten en de boel uitproberen. Zo werkt het toch vaak met de cloud. Vroeger keken we voor IT-projecten naar alle requirements, wensen, eisen en voorwaarden, gingen die vervolgens allemaal uittekenen, voorleggen, afwegen en dan pas uitrollen. Als dat allemaal achter de rug was zag de eerste gebruiker pas na lange tijd het effect. In een cloudscenario hoeft dat niet want het grote voorwerk van het beschikbaar maken is er niet. Dus laat zo snel mogelijk een uitgekozen groep mensen hier ervaring mee opdoen. Eigenlijk bestaat deze eerste stap uit vier stappen: 1. ontdek het. 2. probeer het als pilot uit met een kleine groep uit. 3. rol het uit naar een grotere groep gebruikers. 4. voeg features en functions toe die specifiek nodig zijn. Stap 2: Maak afwegingen aan de hand van ervaringen De boodschap is: word door ervaring wijs. Als u de cloud gebruikt zult u zien dat er heel veel mogelijk is en dat aan de andere kant bepaalde dingen (nog) niet kunnen. Wanneer u een nieuw computersysteem koopt, bent u weliswaar flexibel. Maar het is veel duurder en niet altijd beschikbaar. De cloud daarentegen is goed beschikbaar én transparant. U weet te allen tijde wat het kost en wat de mogelijkheden zijn. Als er voldoende behoefte blijkt te zijn voor een nieuwe functionaliteit, wordt deze voor alle gebruikers

gemaakt en direct geïmplementeerd. U hoeft dus geen update te installeren zoals bij een computersysteem. Daarnaast zorgt een nieuw computersysteem voor een piek. Na drie jaar is hij verouderd (dal) en moet u aan een nieuwe, modern systeem met dus weer een nieuwe, ferme piek. In de cloud zijn de pieken kleiner en maakt u veel geleidelijker gebruik van een dienst in plaats van projectmatig aan grote bulkprojecten te doen. De ervaring leert u welke optie het best bij uw onderneming past. Stap 3: Check de wet- en regelgeving Helaas geeft deze stap niet direct antwoord op de vraag: kan ik in Taiwan bij mijn mailbox, maar: mag ik van de overheid in Taiwan mijn mailbox openen? Wat zeggen regelgevers op dit gebied? Hier is geen eenduidig antwoord op te geven. Het probleem is dat er nog geen echte wetgeving op EU-niveau is. Zij kijken vooral wat bedrijven als Google, Microsoft, Apple en SAP voor regels hebben. Maar het blijft een grijs gebied. De huidige (Europese) wet- en regelgeving voor informatietechnologie is vaak nog niet ingesteld op cloud computing. Zo maakt wetgeving het op dit moment lastig data van de ene cloud naar de andere te verplaatsen of geheel terug te trekken, omdat niet meer duidelijk is wie eigenaar is. Dit geldt vooral als data van het ene naar het andere land worden verplaatst. Ook zijn de wettelijke voorwaarden in veel gevallen niet vermeld in contracten voor cloud computing. Nu heeft DNB het right to examen: zij mag fysiek het data-center van Microsoft inspecteren mocht dat nodig zijn. Het is daarom raadzaam om bij een leverancier inlichtingen in te winnen over de regels van het spel. Dan kun je die in ieder geval afvinken. Aan de andere kant heeft bijvoorbeeld De Nederlandsche Bank (DNB) ook zelf maatregelen genomen. DNB is naar Microsoft gestapt en heeft gezegd: als wij toestaan dat onze bedrijven jullie diensten gaan gebruiken, dan willen wij inzicht in jullie reilen en zeilen. Nu heeft DNB het right to examen: zij mag fysiek het data-center van Microsoft inspecteren mocht dat nodig zijn. Zo proberen organisaties hun eigen veiligheid te garanderen. Daarom is het goed om bij besprekingen met leveranciers mensen van juridische zaken aan tafel te hebben om toestanden te voorkomen. Zo kan aan specifieke behoeftes en eisen worden voldaan. Maar wees niet bevreesd. Normaal heeft een Nederlands bedrijf weinig zaken om zich zorgen om te maken. Toch kan het geen kwaad om even een onderzoek te starten. Anders loop je het risico dat er zaken moeten worden teruggedraaid. Een telefoontje naar de leverancier is in dit kader meestal genoeg. VERSCHILLENDE VORMEN VAN CLOUD Public cloud Voorbeelden zijn Facebook en Gmail. Deze dienst bevindt zich in een datacenter van een leverancier en de gebruikers gebruiken hem helemaal zoals deze door de eigenaar is gemaakt en ingericht. Private cloud Dit is een dienst die door de gebruiker zelf is gemaakt en ingericht. Hij draait op servers die hij huurt in een datacenter. Of hij heeft zelf een datacenter, zoals sommige multinationals. Hybride Dit is aan de orde als u op type gebruiker splitst - uw mensen gebruiken bijvoorbeeld public én private cloud - of splitst op de soort dienst die zij afnemen. Dus: mail in de cloud en documentenbeheer nog op de ouderwetse manier of mail van de directie op eigen server en die van het personeel in de cloud. FASE 3 Cloudbeheerder kiezen De leveranciers van deze diensten zijn allemaal redelijk transparant. Als we het over de grootzakelijke markt hebben komen de meeste bedrijven terecht bij Microsoft en Google. Maar voor welke partij kiest u? Het gaat erom welke partij het best bij u past. Dat hangt sterk af van uw wensen, wat vindt u belangrijk. Dat kan alleen u bepalen. Het grote verschil tussen Microsoft en Google is dat de eerste partij garandeert dat uw data niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden en dit is bij Google wel het geval. En dat is ook logisch: Microsoft levert IT-producten en is nu de cloud ingestapt; Google is een zoekmachine met een adverterend doel.

Stap 1: De prijs Kijk naar de prijs. Wat verschillen de leveranciers in kosten? Stap 2: De schaalgrootte Kijk naar de schaalgrootte, zit daar verschil in? Is de dienst geschikt voor MKB, voor Top MKB of echt enterprise, voor bedrijven als Shell en DSM? Hoe groot is de dienst, wat moet je er allemaal voor doen om zaken goed te laten verlopen, hoe ingewikkeld is de dienst en in hoeverre word je ondersteund door de leverancier? Stap 3: Benader een tussenpersoon U zult denken: een tussenpersoon, daar begin je toch mee? Dat ligt aan uw insteek. Als u wilt dat alles voor u geregeld wordt dan kiest u voor een makelaar of insistent integrator. En dan kiest u voor een leverancier die bij die wens aansluit. Maar als de integrator met Google samenwerkt en u wilt niet dat uw content voor advertentiedoeleinden wordt gebruikt, dan wordt het al lastig. Dit soort afwegingen bepalen de volgorde van het vinkjes zetten om te komen tot die ene leverancier bij wie u het beste uit bent. ROL VAN MACAW Uiteindelijk sluit u rechtstreeks met de leverancier een contract af, maar een tussenpersoon of cloudmakelaar kan u wel goed adviseren. Ook daar houden wij ons mee bezig. Met de workshop The cloud on your terms gaan we langs alle vragen, stappen en trajecten om erachter te komen welke cloudvariant het beste bij u past. Daarna integreren we de systemen en maken deze werkbaar voor uw bedrijf. Stap 4: Denk aan de nooduitgang! Onderzoek of informeer over uw exitstrategie. Ofwel: kan ik makkelijk weg uit de cloud? Stel u gebruikt de cloud en er komt nieuwe regelgeving waardoor u er (gedeeltelijk) geen gebruik meer van kunt maken, dan moet u wel weer de achterdeur uit kunnen. Dat is in de meeste gevallen heel soepel geregeld, maar u moet het wel even zwart op wit zien te krijgen. De kans dat u over een exit moet nadenken wordt wel steeds kleiner. De standaard diensten breiden zich steeds meer uit waardoor u minder behoefte zult hebben aan maatwerk en dat betekent dat uw informatie en content in de cloud hebt staan dat veel draagbaarder wordt en er makkelijker uit te halen of te negeren is. Maar toch. FASE 4 overstappen Stap 1: Wie proberen de dienst uit? Dit is de pilotfase. Let wel: dit is dus niet de uitprobeerfase. U heeft al besloten dat u overgaat op de cloud, nu laat u een groep daarvoor geschikte mensen ervaren wat de voor- en de nadelen zijn. Het is per bedrijf verschillend welke mensen dit zijn. Denk aan systeembeheerders, financiële mensen, strategen en de juridische afdeling. Bereid dit zorgvuldig voor. Stap 2: Maak de keuze: public cloud of gedeeltelijk of hybride? Aan de hand van de ervaringen kunt u kiezen voor helemaal cloud of gedeeltelijk. Bijvoorbeeld: de documenten gaan in de cloud, maar de e-mail niet. Dit noemen we het migratiescenario. Het kan zijn dat u tijdens het scenario óf helemaal de cloud in gaat óf een hybride omgeving creëert. In het laatste geval zegt u: oké, deze groep gebruikers faciliteren we in de cloud, bijvoorbeeld retailers. Dus het hoofdkantoor van Jumbo gaat niet in de cloud, die hebben hun mailboxen in de servers staan die ze altijd al gebruikten, maar de mailboxen en het roosterinfo van het winkelpersoneel gaan wel in de cloud. Dan kiest u dus voor een specifieke gebruikersgroep. Een ander scenario kan zijn: alle mail komt in de cloud te staan, behalve die van de directie, want dat vindt u om wat voor reden ook - te onveilig. Hoe gaat het migratiescenario eruit zien? Hoe gaat u instappen? Het is goed om dat allemaal stap voor stap te ervaren en uit te voeren over de rest van de organisatie. De cloud is geen revolutie, maar een evolutie. De vraag die constant gesteld moet worden: hoe makkelijk wordt het werken in de cloud voor de gebruikers? Stap 3: Bepaal uw identiteit De vraag die constant gesteld moet worden: hoe makkelijk wordt het werken in de cloud voor de gebruikers? Eén van de voornaamste zaken in dit kader: de identiteit. Moet iedereen een aparte usersnaam en wachtwoord

gebruiken voor het CRM-systeem én een aparte voor het documentsysteem en weer andere inloggegevens voor het mailsysteem? Dat zou zomaar kunnen als u de ene dienst zelf regelt en de andere via de cloud afneemt of verschillende clouddiensten gebruikt. U kunt er ook voor kiezen alles te integreren en een single sign on-systeem te faciliteren. U moet dan goed nadenken hoe u dat gaat faciliteren, als u in de cloud gaat werken. Dat kunt u wederom gefaseerd, om te beginnen in de pilotfase, zelf uitzoeken. In ieder geval moeten uw mensen nergens last van hebben. De cloud is niet meer dan een vorm van infrastructuur die onzichtbaar moet blijven voor de eindgebruikers. Zij moeten lekker kunnen werken. Conclusie? De cloud heeft vele voordelen, waarvan grenzeloze beschikbaarheid van data en documenten en kostenbesparing misschien wel de belangrijkste zijn. Verder is het vooral een kwestie van doen. Gebruikerservaring is de beste manier om uit te vinden of de cloud passend en nuttig is voor uw bedrijf. Uitproberen dus. Of, zoals ze bij Nike al jaren zeggen: Just do it! *********************************** Colofon Deze whitepaper is een uitgave van Macaw en MT Mediagroep. Auteurs: Thomas Braun, redacteur MT Mediagroep. Met medewerking van Dirk Zekveld, senior consultant bij Macaw. Copyright Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/ of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van Macaw Contact Macaw Beechavenue 140 1119 PR Schiphol-Rijk +31 20 8510 510 info@macaw.nl www.macaw.nl Onze visie op cloud-technologie en -ontwikkelingen kunt u vinden op www.mt.nl/cloud of www.cloudaviator.nl