D E C L A R A T I E B E S L U I T (inwerkingtreding per 01-01-2009) Koninklijke Nederlandse Schietsport Associatie Declaratiebesluit KNSA, versie 2009, blz. 1
D E C L A R A T I E B E S L U I T INHOUD DEEL 1 ALGEMENE NORMEN DEEL 2 REISKOSTEN DEEL 3 TELEFOONKOSTEN DEEL 4 COMPUTERKOSTEN DEEL 5 KLEDING DEEL 6 OVERIGE KOSTEN DEEL 7 OVERIGE BEPALINGEN Declaratiebesluit KNSA, versie 2009, blz. 2
DEEL 1 ALGEMENE NORMEN 1.1 Dit Declaratiebesluit is van toepassing op alle bestuurders en commissieleden, die op enigerlei wijze onbezoldigd werkzaamheden voor de KNSA verrichten. Het Declaratiebesluit is niet van toepassing op degenen die een dienstverband met de KNSA zijn aangegaan. Het besluit is voorts van toepassing op een ieder die op verzoek of in opdracht van enig bestuur of enige commissie, werkzaamheden of activiteiten verricht. 1.2 Voor vergoeding komen alleen in aanmerking werkelijk gemaakte kosten die worden ingediend conform de in dit besluit genoemde regels. 1.3 Uitgangspunt van de vergoeding voor kosten is dat nimmer meer wordt vergoed dan de kosten daadwerkelijk hebben bedragen. 1.4 Alle kosten die worden gedeclareerd, dienen zo nauwkeurig mogelijk omschreven, te worden ingediend met behulp van het officiële declaratieformulier, en behoudens reiskosten per auto of vaste kostenvergoedingen, dienen alle kosten te worden gedeclareerd met bijgevoegd de daarop van toepassing zijnde bewijsstukken. 1.5 De kosten die door bestuurders en commissieleden worden gedeclareerd, worden uitsluitend aan de declarant die de kosten daadwerkelijk heeft gemaakt, uitbetaald. DEEL 2 REISKOSTEN 2.1 Bestuurders en commissieleden kunnen voor de uitoefening van hun KNSAwerkzaamheden, indien per auto wordt gereisd, een vergoeding declareren ter grootte van maximaal 0,28 per kilometer. Bij deze vergoeding zijn alle kosten die verband houden met het reizen per auto (brandstof, verzekering, belasting, afschrijving, parkeerkosten, enzovoorts) inbegrepen. 2.2 Indien meerdere bestuurders of commissieleden gezamenlijk met één auto reizen, kan slechts de eigenaar van de auto waarmee gereisd wordt, de onder 2.1 genoemde vergoeding declareren. 2.3 Indien de bestuurder of commissielid gebruik maakt van het openbaar vervoer voor de onder 2.1 genoemde reizen, bedraagt de vergoeding de kosten van het openbaar vervoer op basis van de NS-tarieven, tweede klasse, of een ander openbaar vervoermiddel. De declaratie dient in dat geval te worden voorzien van een origineel betalingsbewijs. 2.4 Bestuurders en commissieleden zijn verplicht, wanneer daarmee kosten worden bespaard, indien mogelijk gegeven de af te leggen route, met elkaar mee te reizen. Declaratiebesluit KNSA, versie 2009, blz. 3
DEEL 3 TELEFOONKOSTEN 3.1 Indien een KNSA-bestuurder of -commissielid kan aantonen dat voor de uitoefening van zijn of haar functie telefoonkosten zijn gemaakt, kan daarvoor een vergoeding ter grootte van maximaal 100,00 per jaar worden gedeclareerd. 3.2 De penningmeester van de KNSA kan, indien hij dat wenselijk acht, de bestuurder of vrijwilliger verzoeken de onder 3.1 gedeclareerde vergoeding nader te verklaren, onder andere door indiening van een gespecificeerde telefoonrekening. 3.3 Indien de bestuurder of het commissielid meer dan de onder 3.1 genoemde vergoeding aan telefoonkosten heeft gemaakt, kan ter beoordeling van de penningmeester van de KNSA, onder overlegging van een gespecificeerde telefoonrekening, van deze maximale vergoeding worden afgeweken. 3.4 Bestuurders of commissieleden, die deel uitmaken van meerdere bestuurscolleges en/of commissies kunnen in totaliteit niet meer declareren dan de onder 3.1 genoemde maximale vergoeding van 100,00 per jaar. 3.5 Onder de onder 3.1 genoemde telefoonkosten worden tevens begrepen de kosten voor internetverkeer. DEEL 4 COMPUTERKOSTEN 4.1 Uitsluitend secretarissen en penningmeesters van Districtsbesturen of Landelijke Technische Commissies, en voorzitters en leden van Districts Technische Commissies, kunnen indien zij aantonen dat het gebruik van een in privé bezit zijnde computer onontbeerlijk is voor de uitoefening van hun functie, een vergoeding computerkosten declareren ter grootte van maximaal 100,00 per jaar. Deze vergoeding is bestemd voor afschrijving, onderhoud en supplies van de computer. 4.2 Bestuurders of commissieleden, die deel uitmaken van meerdere bestuurscolleges en/of commissies kunnen in totaliteit niet meer declareren dan de onder 4.1 genoemde maximale vergoeding van 100,00 per jaar. Declaratiebesluit KNSA, versie 2009, blz. 4
DEEL 5 KLEDING 5.1 Bestuurders kunnen een KNSA-kostuum aanschaffen, conform de door het Dagelijks Bestuur af te geven specificaties. 5.2 Voor de onder 5.1 genoemde aanschaf van het KNSA-kostuum kan maximaal een bijdrage ter grootte van 150,00 worden gedeclareerd. Deze kosten kunnen, onder overlegging van de aankoopnota van het kostuum, gedeclareerd worden. DEEL 6 OVERIGE KOSTEN 6.1 Bestuurders en/of commissieleden kunnen, indien de uitoefening van hun functie dat noodzakelijk maakt, verblijfskosten zoals consumpties en maaltijden, declareren. De maximale vergoeding voor verblijfsactiviteiten bedraagt per dag 18,00. Indien de verblijfskosten de maximale vergoeding overschrijden, mag uitsluitend de maximale vergoeding worden gedeclareerd. 6.2 Bestuurders en commissieleden kunnen bij de uitoefening van hun werkzaamheden, voor activiteiten die meer dan één dag bestrijken, overnachtingskosten declareren. Deze overnachtingskosten kunnen uitsluitend gedeclareerd worden indien niet redelijkerwijs van de bestuurder of het commissielid gevergd kan worden dat hij of zij tussen zijn of haar woonplaats en de locatie waar de activiteit plaatsvindt, heen en weer reist. Deze overnachtingskosten kunnen gedeclareerd worden indien de kosten daarvan niet meer bedragen dan dat de kosten voor reiskosten zouden bedragen. Bij reservering van de overnachting door het KNSA-bondsbureau worden de werkelijk gemaakte kosten vergoed; in alle andere gevallen worden de kosten vergoed tot een maximum van 60,00 per overnachting. 6.3 Alle onder 6.1 en 6.2 genoemde kosten, alsmede andere overige kosten, dienen te worden gedeclareerd met onderliggende bewijsstukken. DEEL 7 OVERIGE BEPALINGEN 7.1. Alle in dit Besluit genoemde kosten worden ingediend door tussenkomst van de penningmeester of voorzitter van het desbetreffende bestuur of de commissie, in welke hoedanigheid de werkzaamheden zijn verricht. 7.2 In bijzondere gevallen is het de penningmeester van de KNSA toegestaan van dit Besluit af te wijken. Declaratiebesluit KNSA, versie 2009, blz. 5
7.3 In het geval er kosten worden gemaakt door bestuurders en/of commissieleden, die niet worden gedeclareerd maar op rekening zijn gemaakt, vallende onder de kosten zoals genoemd in dit Declaratiebesluit en waarbij de maximale vergoeding wordt overschreden, worden de meerkosten bij de betrokken bestuurder of het commissielid in rekening gebracht. 7.4 De declaraties dienen maximaal drie maanden nadat de kosten zijn gemaakt, bij de penningmeester van de KNSA te worden ingediend. Declaraties die betrekking hebben op de uitvoering van activiteiten verricht in een voorgaand kalenderjaar, dienen uiterlijk 15 januari van het daaropvolgende jaar bij de penningmeester van de KNSA te worden ingediend. Na goedkeuring door de penningmeester van de KNSA, worden de declaraties uitbetaald door overmaking op de girorekening of bankrekening van de betrokkene. Declaraties worden niet per kas uitbetaald. Declaratiebesluit KNSA, versie 2009, blz. 6