FAVV - AFSCA AC- Kruidtuin - FSC Kruidtuinlaan 55 1000 Brussel / Bruxelles Verslag van de informatiesessie Bestek «FAVV_DGLABO_CPM_2015» (27/06/2014) Locatie / Lieu: Begin / Début: Einde / Fin: Voorzitter/ Président : FSC Brussel 8 e verdieping 14h00 16h00 Geert De Poorter 1
In bijlage een overzicht van de vragen / antwoorden met betrekking tot het bestek FAVV_DGLABO_CPM_2015. De laboratoria werden ook uitgenodigd om het offerteformulier te gebruiken. Dit offerteformulier bevat verklaringen met betrekking tot: De maximale forfaitaire eenheidsprijs (exclusief BTW) De langste doorlooptijd (in werkdagen) Het dispatchingcentrum / de dispatchingcentra waar de laboratoria monsters zullen afhalen (Melle en/of Gembloux) De erkenning verleend door het FAVV De ISO 17015 accreditatie De ISO 14001 of EMAS certificaten De inschrijvers worden gevraagd om de volgende bijlagen aan te hechten aan het offerteformulier: Een verklaring met betrekking tot de totale omzet (alle activiteiten inbegrepen) voor de laatste drie boekjaren Een verklaring met betrekking tot de omzet gerealiseerd met analyses voor de laatste drie boekjaren De ISO 14001 of EMAS certificaten De statuten van de inschrijver Het bewijs dat de persoon die de offerte ondertekend effectief gemachtigd is om de inschrijver te verbinden (indien deze informatie niet in de statuten is opgenomen) De documenten die niet ingediend dienen te worden op 25 juli, maar die daarna wel opgevraagd zullen worden: Een uittreksel uit het strafregister (voor alle laboratoria) Een attest met betrekking tot de sociale zekerheid Een attest met betrekking tot het niet faillissement van de onderneming (KBO) Een attest met betrekking tot de BTW verplichtingen De drie laatste punten zijn met name voor de buitenlandse laboratoria van belang (daar voor de Belgische laboratoria deze informatie normaal gezien beschikbaar is via publieke databanken) 2
1 Sigrid Ooghe (ILVO); Mia Vanrobaeys (DGZ) 2 Nicolas Ralet (CER) 3 Mia Vanrobaeys (DGZ); Elise Dion (ARSIA) Met betrekking tot punt 8 pg 10/25 Graag kregen we bevestiging dat er aan het offerteformulier geen bewijs van technische bekwaamheid (erkenning + erkende scope) en geen ISO 17025 accreditatiecertificaat dient toegevoegd te worden. is hier een schrijven met een verwijzing naar EXTLAB net zoals voorgaand jaar voldoende Indien het laboratorium er voor kiest een offerte in te dienen via a tendering, dient het dan : Alle pagina s van de offerte manueel te ondertekenen + 1 elektronische handtekening via e tendering Alleen elektronisch te ondertekenen bij het intekenen via e tendering Met betrekking tot de borgtocht "analyseplan 2014": Wanneer kan de borgtocht raamovereenkomst 2014 worden vrijgegeven, vanaf mei 2015 of vroeger? graag wat meer toelichting over de te volgen procedure (pg 21/25) Wat betreft de FAVV erkenning en de ISO 17025 accreditatie volstaat het de informatie die in het offerteformulier wordt gevraagd aan te leveren. Het bijvoegen van supplementaire documenten (technische bijlagen die op de website te vinden zijn, erkenningsbeslissingen, ) is dan overbodig. Ofwel voegt men bij het dossier dat via e tendering wordt ingediend, het offertefomulier toe dat dan ondertekend is door een persoon bevoegd om de inschrijver te verbinden. Ofwel is de persoon die de offerte elektronische valideert en ondertekent via e tendering zelf bevoegd om de inschrijver te verbinden. De borgtocht in verband met de raamovereenkomst FAVV_DGLABO_CPM_2014 kan slechts worden vrijgegeven na afloop van de raamovereenkomst, dwz ten vroegste 1 oktober 2014 (voor laboratoria die geen enkele opdracht onder het raamcontract toegewezen gekregen hebben) en ten laatste op 1 april 2014 (voor de laboratoria die opdrachten toegewezen hebben gekregen onder FAVV_DGLABO_CPM_2014 ). Bestuur Laboratoria zal hier conform de nieuwe wetgeving tijdig contact voor opnemen met de Laboratoria om de documenten op te vragen om de borg vrij te kunnen geven 3
4 Mia Vanrobaeys (DGZ); Elise Dion (ARSIA); Nicolas Ralet (CER) 5 Manuel De Campenaere (Servaco Food Control) 6 Michel Witmer (Groen Agro Control) Met betrekking tot de borgtocht bestek FAVV_DGLABO_CPM_2015, punt 14: Kan de borgtocht in kader van de raamovereenkomst 2014 zonder extra administratie gebruikt worden voor de borgstelling in het kader van het bestek FAVV_DGLABO_CPM_2015 of moet er effectief een nieuwe borgtocht voor de raamovereenkomst 2015 worden afgesloten? Cette caution pourra être prolongée si nous sommes repris pour le programme 2015?" Wanneer moet de borgtocht gestort worden? Na goedkeuring van het eerste offerteformulier of bij gunning van één of meerdere lijnen van de eindofferte? Is de beoordeling van de laboratoria afhankelijk van het feit of een lab in staat is in beide of in een van de twee dispatchingscentra op te halen? Dit is wettelijk niet mogelijk / aanvaardbaar. Beide opdrachten zijn gescheiden en de borg moet apart gesteld worden. De borgtocht moet gestort worden binnen de 30 dagen nadat het laboratorium werd ingelicht over de gunning van één of meerdere analyseplanlijnen (in het kader van de onderhandelingsprocedure met betrekking tot de eindoffertes). In tegenstelling tot wat het geval was voor het analyseplan 2014, wordt geen borgtocht gevraagd op het moment van het afsluiten van de raamovereenkomst De opdracht (raamovereenkomst/ onderhandelingsprocedure) bestaat uit twee loten (lot 1 : monsters aangeboden via het dispatchingcentrum Melle; lot 2 : monsters aangeboden via het dispatchingcentrum Gembloux). Men schrijft zich sowieso in voor de twee loten, maar dit wil niet zeggen dat een labo verplicht is monsters in de twee dispatchingcentra op te halen. In de toewijzingsformule berekent het FAVV per lot een score, en voor elk van de beide onafhankelijke berekeningen wordt het feit of het labo monsters in het betreffende dispatchingcentrum oppikt, of niet, meegenomen. 4
7 Michel Witmer (Groen Agro Control) Is de maximale doorlooptijd gebaseerd op reguliere monsters, of ook op spoedmonsters? In het kader van de raamovereenkomst dient één "maximale doorlooptijd" te worden meegedeeld. Aangezien de in de eindoffertes, voor een specifieke analyseplanlijnen, aangegeven doorlooptijd niet langer mag zijn dan de maximale doorlooptijd opgegeven in het kader van de raamovereenkomst, dient de inschrijver bij het opmaken van de offerte voor de raamovereenkomst rekening te houden met de doorlooptijd van de analyse die het meeste tijd vergt in zijn laboratorium. 8 Luc De Ren (SGS) o Doorlooptijd (F) Op welke wijze zal FAVV rekening houden met afwijkende matrices/concentraties, welke een negatieve invloed zullen hebben op de gerealiseerde doorlooptijd? Wordt in dergelijke gevallen een resultaat > xxx mg/kg reeds als een eerste resultaat in ogenschouw genomen (bij de berekening van de doorlooptijd)? In de tweede fase (de eindoffertes met betrekking tot de onderhandelingsprocedure over specifieke analyseplanlijnen) is de opdracht duidelijk gedefinieerd door het opgeven van de te analyseren parameter en matrix, en heeft het laboratorium er alle belang bij om, rekening houdend met de gedefinieerde opdracht, in te tekenen met een zo kort mogelijke doorlooptijd die gestand kan worden gedaan bij de eventuele uitvoering van de opdracht. Het respecteren van maximale doorlooptijd (eindoffertes) is een belangrijk aspect bij de evaluatie van de uitvoering van de opdracht. Het niet respecteren ervan kan aanleiding geven tot het activeren van boeteclausules voorzien in het bestek. Als de vraag betrekking heeft tot de "maximale doorlooptijd" in het kader van de kaderovereenkomst: zie vorige vraag. Als de vraag betrekking heeft op de doorlooptijd die in het kader van de eindoffertes worden ingediend: De doorlooptijd opgegeven in de eindofferte dient gerespecteerd. Indien vastgesteld wordt dat deze doorlooptijd wordt overschreden, zal de opgegeven reden door de aanbestedende worden beoordeeld bij de evaluatie van de uitvoering van de opdracht. Indien de reden als niet afdoend wordt beschouwd, dan kunnen de boeteclausules worden toegepast. 5
9 Luc De Ren (SGS) o Doorlooptijd (FT) Er wordt een score toegekend voor de door de opdrachtnemer opgegeven doorlooptijd. Hierbij wordt verwezen naar de dienstnota RV/LABO/193571. Deze is van toepassing voor pesticiden bepalingen. In hoeverre is deze relevant voor alle aan te bieden analyses/parameters, en op welke wijze wordt een extrapolatie gedaan naar andere parameters? 10 Patrick Mahy Waarom worden de prijzen geëvalueerd zonder (WIV) BTW aangezien dit de federale instellingen benadeelt? 11 Luc De Ren (SGS) Offerteformulier: In het offerteformulier worden maximale tarieven per analyse gevraagd. Is dit reeds bij inschrijving van toepassing, of maakt dit deel uit van fase twee? De nota heeft inderdaad enkel betrekking op de bepaling van residu's van bestrijdingsmiddelen. Voor andere analyses is deze nota niet van toepassing, en zal de score voor het criterium FT per definitie dan ook "1" zijn (wat betekent dat het voorstel voor dit criterium voldoet). Dit is de beslissing van de aanbestedende overheid die de selectiecriteria vastlegt. In het kader van de raamovereenkomst dient één "maximale forfaitaire eenheidsprijs" te worden meegedeeld, voor het uitvoeren van de "duurste analyse" die op een monster kan worden voorzien. Er wordt uitdrukkelijk dus niet gevraagd om per mogelijke analyse een prijs te geven: Er dient dus één maximale forfaitaire eenheidsprijs opgegeven te worden in de offerte met betrekking tot de raamovereenkomst. 12 Michel Witmer (Groen Agro Control) Heeft de prijs betrekking op de individuele methoden of ook op combinaties van methoden? Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de kostprijs. De inschrijver dient er rekening mee te houden dat in de een later stadium, bij de eindoffertes, de prijs die per analyseplanlijn wordt aangeboden, niet hoger mag zijn dan de maximale prijs opgegeven in het kader van de raamovereenkomst. Hij heeft er dus alle belang bij om in het kader van raamovereenkomst een hoge maximale forfaitaire eenheidsprijs op te geven. Zie eerdere vraag 6
13 Luc De Ren (SGS) Forfaitaire eenheidsprijs: er dient door de inschrijver een bedrag te worden ingediend. Dit bedrag zal rekenenig houden met een gebruikelijke matrix en concentratie. Op welke wijze zal/kan FAVV rekening houden met sterk afwijkende matrices en concentraties. Bijv sterk afwijkende matrices zou kunnen inhouden dat de voorbehandeling en/of analyse sterk dient te worden aangepast en dus bijkomende kosten met zich zou meebrengen Als de vraag betrekking heeft tot de "maximale forfaitaire eenheidsprijs" in het kader van de kaderovereenkomst: zie vorige vraag Als de vraag betrekking heeft op de forfaitaire eenheidsprijs die in het kader van de eindoffertes worden ingediend: Op dat moment laat de omschrijving van de opdracht (informatie over de te analyseren parameter en matrix) toe te voorzien met welke methode (en tegen welke kostprijs) de opdracht kan uitgevoerd worden. De opdracht zal dan ook uitgevoerd worden tegen de kostprijs opgegeven in de offerte. Of in uitzonderlijke gevallen, een meerkost gerechtvaardigd zou kunnen zijn, zal bij de evaluatie van de uitgevoerde diensten door het FAVV worden beoordeeld, aan de hand van de door de uitvoerder van de opdracht opgegeven motivatie. 7
14 Mia Vanrobaeys (DGZ) Met betrekking tot punt 8 pg 12/25; a. Kan u toelichting geven (evt met een voorbeeld) ivm 2de paragraaf Gelet op het specifiek karakter van de opdracht en het feit dat onmogelijk op voorhand.., de aanbestede overheid de meerkost verbonden aan deze extra analyses beoordelen en evalueren. Deze onvoorzienbare extra kosten moeten opgegeven worden conform de bestaande instructies bij het ingeven van de resultaten in de EXTLAB module en maken integraal deel uit van deze opdracht. De geciteerde paragraaf dient gelezen te worden in conjunctie met deze vermeld in het midden van pagina 10 van het bestek, met name "In de twee fase, i.e. de gunningsprocedure per analyseplanlijn op basis van de gesloten raamovereenkomst, moet de inschrijver dan in de applicatie zijn meest gunstige eenheidsprijs exclusief BTW opgeven per te analyseren monster, waarbij alle kosten inbegrepen zijn, met uitzondering van de mogelijke bijkomende analyses die op vraag van de aanbestedende overheid verder moeten worden uitgevoerd in het kader van een verdacht of niet conform eerste resultaat, tenzij in onderstaand geval. Indien laboratoria inschrijven met een analysetechniek die niet uitdrukkelijk alleen voor screeningsdoeleinden gebruikt wordt, en indien wettelijke bepalingen vereisen dat een eerste potentieel niet-conform resultaat bekomen met een dergelijke techniek bevestiging behoeft door middel van een tweede, onafhankelijke analyse (e.g. analyse van dioxines en dioxine-achtige PCB s, analyse van pesticidenresidu s), dan wordt deze tweede analyse niet als een bijkomende analyse beschouwd, en zit het uitvoeren van deze tweede analyse reeds verrekend in de opgegeven eenheidsprijs." Een voorbeeld van een dergelijke bijkomende analyse is de zogenaamde "bevestigingsanalyse", die uitgevoerd dient te worden nadat de in de offerte voorgestelde screeningsmethode een verdacht resultaat gaf. De prijs van deze bijkomende analyses is in dat geval niet inbegrepen in de eenheidsprijs van de offerte, waardoor de extra kosten die gepaard gaan met de uitvoering ervan bij de rapportage van de resultaten en/of de evaluatie van de bestelbonnen dienen aangegeven en geargumenteerd te worden. Het is evident dat de aanbestedende overheid deze extra prijs ook zal evalueren alvorens tot uitbetaling over te gaan, om na te gaan of deze marktconform is. 8
15 Nancy Vogels (BDB); Patrick Mahy (WIV); Gilbert Berben (CRA) 16 Manuel De Campenaere (Servaco Food Control); Marc de Vits (LUFA); Gilber Berben (CRA W); Sophie Michotte (IEM); Nicolas Ralet (CER) Hoe valt het selectiecriterium betreffende het al dan niet beschikken over een ISO 14001 of EMAS certificaat, te rijmen met de vereiste van het KB van 3 augustus 2012 dat erkende laboratoria vanaf 01/01/2015 dienen te beschikken over een ISO 14001 of EMAS certificatie om hun erkenning te behouden. Of is er een wijziging in uiterste datum van 1/1/2015, vermeld in het KB van 3 augustus 2012, om te beschikken over EMAS of ISO14001 certificaat? Het offerteformulier vraagt of het inschrijvende laboratorium ISO 14001 / EMAS gecertificeerd is. Op 25 juli 2014, dag van de opening van de offertes zal het certificaat nog niet in ons bezit zijn, maar wellicht is dit wel het geval op 1 januari 2015. Hoe kunnen we boventaande aangeven op het offerteformulier voor intekenen op het Raamcontract. Kunnen we veronderstellen dat bij de eindoffertes, het bekomen van de ISO 14001 in rekening zal worden genomen bij de berekening van de eindscore? Een project tot wijziging van het KB van 3 augustus 2012 is lopende; waarbij het FAVV voorstelt om de uiterste datum voor het bekomen van een ISO 14001 of EMAS certificaat (nodig voor het bekomen of behouden van een erkenning) wordt uitgesteld van 01/01/2015 naar 01/01/2017. We mochten reeds een positief advies ontvangen van de Raad van State. Vooraleer het voorstel tot besluit aan de Koning voor te leggen, dient nu nog de goedkeuring van de minister / de ministerraad bekomen te worden. De stelregel is dat aan de eis moet voldaan zijn op het moment van de opening de offertes. Dit wil zeggen dat indien op 25/07/2014 het laboratorium niet ISO 14001 of EMAS gecertificeerd is, we de score voor de raamovereenkomst zullen berekenen met de factor 0.9. De factor 0,9 zal ook gebruikt worden bij de berekening van de scores van de eindoffertes die vanaf oktober tot en met de datum van certificatie wordt ingediend met betrekking tot de specifieke analyseplanlijnen (onderhandelingsprocedures). Voor eindoffertes die worden ingediend na de certificatie zal de score worden berekend met de factor 1. Voor inschrijvers met laboratoria verspreid over meerdere sites, waarvan sommige sites een ISO 14001 of EMAS certificaat hebben en andere niet; zal bij de raamovereenkomst een factor 0,9 gebruikt worden (want dit heeft geen invloed op eender welke toekenning). De evaluatie van de eindoffertes zal rekening houden met het feit of de site waar de analyses wordt uitgevoerd beschikt over een ISO 14001 of EMAS certificaat. 9
17 Mia Vanrobaeys (DGZ) Met betrekking tot punt 17 facturatie en betaling van diensten (pg 25/25) Er wordt gevraagd dat per ontvangen definitieve bestelbondocument één factuur met de referentie bestelbonnr wordt opgesteld. Er wordt echter reeds voor het controleprogramma 2014 gevraagd om twee facturen op te stellen op basis van één bestelbon nl één voor de prestaties geleverd in kader analyses co financiering EU en één met de overige analyses. Kan dit worden aangepast/toegevoegd in het bestek? is het mogelijk om in dit kader twee bestelbonnen nl één met de controlelijnen analyses waarvoor co financiering voorzien is en een bestelbon met de overige analyses te ontvangen. Dit heeft geen invloed op de voorwaarden van het bestek. Intern binnen Bestuur laboratoria zal naar een oplossing voor deze specifieke situatie gezocht worden (bedoeling is dat in het voornoemde geval effectief twee bestelbonnen zullen opgemaakt worden). 10
18 Luc De Ren (SGS) Op pagina 11 wordt er mbt de financiële gegevens wordt in de tekst verwezen naar een model vastgelegd door de aanbestedende overheid. Is dit model reeds beschikbaar? "Voor specifieke, bij de publicatie als dusdanig geïdentificeerde analyseplanlijnen, verbindt de inschrijver bij het indienen van een finale offerte zich er toe om financiële verslagen over te maken indien de aanbestedende overheid hierom verzoekt. In de financiële verslagen, te rapporteren in een model vastgelegd door de aanbestedende overheid, dient bijvoorbeeld gedetailleerde informatie opgenomen te zijn over het aantal uitgevoerde testen, het tijdsgebruik (i.e. tijdstaten), per individuele test de kostprijs en kostenstructuur (i.e. uitsplitsing naar kosten voor testkits, reagentia, verbruiksgoederen, algemene kosten, personeelskosten salarissen, sociale lasten en pensioenbijdragen)." Neen; de vereiste rapportage zal ook variëren van lijn tot lijn. Bij het opstarten van de onderhandelingsprocedure (= de publicatie van de analyseplanlijnen), zal aangegeven worden bij welke lijnen bijkomende financiële verslagen opgevraagd kunnen worden. Bij deze aanduiding zal ook een referentie gevoegd worden (bv. een Uitvoeringsbesluit van de Europese Commissie) waarin staat aangegeven welke informatie vereist zal zijn. (als een Uitvoeringsbesluit aangeeft welke informatie met betrekking tot de analyses de competente overheid aan de EC moet overmaken, dan zal dit impliceren dat het FAVV die informatie zal wensen te bekomen van de laboratoria aangewezen voor het uitvoeren van de analyses) OPM: wellicht zal de verplichting om op verzoek financiële verslagen neer te leggen, beperkt blijven tot een gelimiteerd aantal analyseplanlijnen met betrekking tot dierenziekten (inclusief microbiële analyses in deze context) en mogelijk fytopathologie. 11