FAQ s naar aanleiding van de tweedaagse opleiding voor bijzondere rekenplichtigen Vragen met betrekking tot de verschillende modellen van decentrale werking Welke zijn de verschillende opties op vlak van decentraal werken? Wat zijn de verschillen tussen base, light en full? Decentraal werken betekent werken op maat van elke werkgever. Decentraal werken dient dus door de werkgever zelf ingevuld te worden, rekening houdend met zijn eigen behoeften en verwachtingen. Om te komen tot een definitie van decentraal werken, zal elke werkgever een aantal keuzen moeten maken. Deze keuze bepalen het dienstenpakket en zullen later worden opgenomen in een service level agreement, die zal worden afgesloten tussen het SSGPI en de werkgever. Een dienstenpakket is een samenhangend geheel van taken en activiteiten waarvoor de werkgever al dan niet een beroep wenst te doen op het SSGPI. Het dienstenpakket wordt bepaald door een model van decentralisatie, een keuze voor de component schuldbeheer, een optie op vlak van directe compensatie, de wettelijke taken van het SSGPI en het al dan niet beroep doen op een aantal optionele diensten: - Een model van decentralisatie: o Themis Base: Dit model sluit het meest aan bij de huidige werking. De werkgever maakt stukken over aan het SSGPI. Het SSGPI staat in voor de invoer in Themis, de validatie en de verificatie. De werkgever kan inloggen in Themis en de dossiers van de personeelsleden van zijn zone consulteren. o Themis Light: In dit model kan de werkgever (naast de consultatie van de gegevens) ook gegevens invoeren en/of wijzigen. Het SSGPI zal op basis van de overgemaakte stavingsstukken verifiëren of de invoer correct werd uitgevoerd. De verificatie zorgt ervoor dat de wijzigingen worden doorgestuurd naar de loonmotor voor de eigenlijke berekening. o Themis Full: In dit model staat de werkgever zelf in voor de invoer, de validatie en de verificatie. Het SSGPI krijgt een kopie van de stavingsstukken teneinde een kopie te behouden van het weddedossier op centraal niveau en haar signaalfunctie naar behoren uit te kunnen voeren. - Keuze met betrekking tot de component schuldbeheer: De keuze voor een bepaald model van decentralisatie is van toepassing voor alle componenten van de loonmotor. Voor één component werd er echter een uitzondering voorzien, namelijk de component schuldbeheer. Dit betekent bijvoorbeeld dat een werkgever base kan kiezen als algemeen model, maar voor de component schuldbeheer full rechten wenst te hebben; - Optie directe compensatie: Themis gaat uit van de optie geen compensatie (optie 1). De werkgever kan hier echter een afwijking op vragen: o Optie 2: totale compensatie (per loonrun); o Optie 3: compensatie op de variabele prestaties, waarbij de lopende maand wordt gewaarborgd; o Optie 4: compensatie beperkt tot de positieve en de negatieve herberekeningen; o Optie 5: compensatie met een plafond; o Optie 6: optie 2, zonder onderscheid te maken tussen de verschillende types loonrun; o Optie 7: optie 3, met toevoeging van de positieve herberekeningen van de wedde; - Wettelijke taken SSGPI: Een aantal diensten en activiteiten worden ambtshalve waargenomen door het SSGPI. Het betreft de huidige taken van het SSGPI, evenals een aantal bijkomende taken die momenteel worden uitgevoerd door de CDVU; - Optionele diensten: Het betreft een aantal taken en diensten die momenteel worden uitgevoerd door het SSGPI maar die, mits opleiding en begeleiding, terug door de werkgever kunnen worden waargenomen (bv.: verwerking formulieren 021. Wanneer kan een werkgever beslissen om naar full over te gaan? Er zijn geen voorwaarden bepaald waaraan een werkgever moet voldoen, om te kunnen kiezen voor een bepaalde manier van decentraal werken. Indien een werkgever kiest voor het full-model zal hij eerst en vooral de vijfdaagse opleiding Peoplesoft moeten volgen. Nadien krijgen de personeelsleden van die werkgever toegang tot een trainingsomgeving van Themis en zal er gevraagd worden om een aantal fictieve personeelsdossiers op te voeren. Van zodra de betrokken personeelsleden het opleidings- en oefentraject doorlopen hebben, krijgen zijn consultatierechten in de produktieomgeving (base). In een volgende stap kunnen de consultatie-rechten uitgebreid worden met invoer- en validatierechten (light). Voor de werkgevers die autonoom wensen in te staan voor de verwerking van de loongegevens, kunnen nadien ook verificatierechten worden toegekend (=full). - 1 -
Wat wordt er verwacht van een light-user? De personeelsleden die aan de slag gaan in een light-model, hebben als maximale rol, de rol van dossierbeheerder. Met deze rol kunnen zij: - Wijzigingen aanbrengen aan de dossiers van de personeelsleden die behoren tot dezelfde werkgever / nieuwe dossiers opvoeren; - De nieuwe of gewijzigde gegevens valideren; - Het dossier doorsturen naar de verificator voor goed-/of afkeuring. De dossierbeheerder kan de gegevens van de personeelsleden wijzigen die tot dezelfde werkgever behoren. Alle wijzigingen die hij aanbrengt, dient hij zelf te valideren. Bij de validatie worden de wijzigingen gecontroleerd op geldigheid en volledigheid (cross-controles door de Themis zelf). Bij problemen verschijnt er een foutmelding op het scherm. De foutmelding beschrijft welke wijzigingen dienen aangebracht te worden door de dossierbeheerder. De meeste wijzigingen die aangebracht worden in Themis, moeten gecontroleerd worden door een tweede persoon (de verificateur). Eenmaal de dossierbeheerder de door hem aangebrachte wijzigingen gevalideerd heeft, moet hij het dossier ter verificatie overmaken aan de verificateur. In een light-model ligt de rol van verificateur bij het SSGPI. Het SSGPI zal een allerlaatste controle doen van het dossier alvorens de wijziging wordt doorgestuurd naar de loonmotor voor berekening. De verificateur kan de wijziging goed-/ of afkeuren. Een werkgever die voor light kiest, heeft light-rechten op alle componenten van de loonmotor (persoonsgegevens, functiegegevens, afwezigheden en vakantie, anciënniteiten en jaarbasis, looncodes, loondossier en schuldbeheer. Indien gewenst, kan er een afwijking gevraagd worden voor de component schuldbeheer (geschillendossiers en negatieve netto s). Dit betekent dat de dossierbeheerder personeelsleden kan opvoeren, arbeidsrelaties kan afsluiten, de administratieve gegevens kan aanpassen, wijzigingen kan aanbrengen aan de looncodes, het model 9bis kan opladen, aflossingsplannen kan opvoeren,.. Moeten bij de base, light en full versie nog papieren documenten opgemaakt worden of kan alles elektronisch? Aangezien het SSGPI tot op heden nog steeds de wettelijke taak heeft om een kopie bij te houden van het weddedossier van elk verloond personeelslid, dient het SSGPI na de implementatie van Themis nog steeds te kunnen beschikken over een aantal noodzakelijke stavingsstukken. Er werd ondertussen een lijst opgemaakt van de stukken waarover SSGPI minimaal dient te beschikken (benoemingsbesluiten, brevetten,...) per incident. Afhankelijk van het gekozen model dienen bepaalde stukken al dan niet overgemaakt te worden. Denken we hierbij bijvoorbeeld aan een ziekte: in base zal SSGPI een stuk moeten ontvangen met de begin- en einddatum van de periode van ziekte. In light en full daarentegen dient het SSGPI niet over dit stuk te beschikken en kan de werkgever zelf de periode van afwezigheid ingeven in de loonmotor. De manier waarop de noodzakelijke stukken worden overgemaakt, is te bepalen door de werkgever. Er zijn verschillende mogelijkheden: per post, per fax, via mail of door het stuk vast te hechten aan het elektronisch dossier in Themis (deze laatste mogelijkheid is uiteraard beperkt voor de light- en full users). Vragen met betrekking tot het traject voor de niet-pilootzones Wanneer wordt de opleiding georganiseerd voor de personeelsleden van de niet-pilootzones? De zones die niet behoren tot de groep van de pilootzones zullen ten vroegste in 2010 ingeschreven kunnen worden voor de 5-daagse opleiding Peoplesoft. Moeten de niet-pilootzones vanaf 1 januari 2010 op een andere manier gaan werken? Het gegeven dat de meerderheid van de politiezones en de vertegenwoordigers van de federale politie niet opgeleid zullen zijn op 01-01-2010 en geen toegang hebben tot Themis, heeft geen gevolgen voor de loonberekening. In afwachting van opleiding en toegang tot Themis, zal de werkwijze die momenteel wordt toegepast, gewoon verder worden toegepast na 1 januari 2010. Dit betekent dat de werkgever alle wijzigingen op dezelfde manier blijft seinen aan het SSGPI en dat het SSGPI de nodige aanpassingen zal aanbrengen in Themis. Aangezien de werkgevers geen toegang hebben tot Themis zullen er dagelijks controlebestanden ter beschikking gesteld worden op Vera. De controlebestanden moeten toelaten een controle uit te voeren van de berekeningsresultaten die klaarstaan (dagelijkse, fictieve runs) en de uitgevoerde berekeningen (definitieve runs). Het SSGPI heeft prioriteit gegeven aan de organisatie van de opleiding voor de bijzondere rekenplichtigen, aangezien zij in december 2009 een eerste keer gaan geconfronteerd worden met de nieuwe outputbestanden van Themis. De bijzondere rekenplichtigen kunnen, van zodra zij de opleiding gevolgd hebben, toegang krijgen tot Themis via portal. Begin 2010 zal Themis ook geconsulteerd kunnen worden via internet. - 2 -
Vragen met betrekking tot de loonberekeningscycli Liggen de sluitingsdata vast of zijn deze vrij te kiezen door elke werkgever? Themis werkt met 2 verschillende afsluitingsdata: - x-6 is de afsluitingsdatum voor de lokale politie (waarbij x de betaaldatum is en te verminderen is met 6 werkdagen); - x-9 is de afsluitingsdatum voor de federale politie (de federale politie werkt met de Bank van de Post zij hebben nood aan 3 extra controledagen. In uitzonderlijke omstandigheden biedt Themis ook een urgentierun aan. De urgentierun is een dringende tussenkomst, waarbij er ingegrepen kan worden na de definitieve run (dus tussen de definitieve run en de definitieve betaling). Welke tijdsmarge is er tussen de definitieve loonrun en de betalingsdatum? Momenteel zijn er 6 dagen voorzien tussen de definitieve loonrun en de datum betaling. Dit is een minimale periode die moet toelaten alle noodzakelijke informatie en bestanden klaar te hebben op de eigenlijke betalingsdatum. Op welke manier moet de zone laten weten dat de fictieve run definitief mag gemaakt worden? De zone moet geen signaal geven om de fictieve run definitief te maken. Het tijdschema maandelijkse cyclus loonafsluiting lokale politie, is een vast schema dat zich maandelijks herhaalt. Enkel op expliciete vraag van de werkgever en omwille van welbepaalde redenen kan hiervan afgeweken. Dit betekent dat er in uitzonderlijk omstandigheden kan gevraagd worden vroeger af te sluiten dan X-6 of een herberekening te vragen voor de wedde van een welbepaald personeelslid, nadat de berekeningen definitief gemaakt zijn. Kunnen de politiezones zelf de betaaldatum bepalen? De betalingsdatum voor de personeelsleden van de geïntegreerde politie kan NIET bepaald worden door de werkgever zelf, aangezien dit bij KB werd vastgelegd. De wedde van de personeelsleden van de geïntegreerd politie wordt betaald op de laatste werkdag van de maand. Er is slechts één uitzondering op dit principe: de wedde voor de maand december (voor de personeelsleden die na vervallen termijn betaald zijn) en de wedde voor de maand januari (voor de personeelsleden die voorafbetaald zijn) wordt betaald op de eerste werkdag van januari. De werkgevers mogen niet afwijken van dit principe. Vragen met betrekking tot de directe compensatie Quid directe compensatie? Welke optie moet er genomen worden? Er worden 7 opties voorzien in Themis. Het uitgangspunt is de optie geen compensatie. Deze optie zal standaard voor alle zones worden geïmplementeerd. Daarnaast worden er nog 6 afwijkingen op dit principe geïmplementeerd. Het is aan de werkgever zelf om te beslissen of hij wenst dat de wettelijke optie wordt geïmplementeerd, of dat hij voor een afwijking opteert. Het SSGPI kan hier enkel een adviserende rol in spelen. De gekozen optie zal worden toegepast op alle personeelsleden die behoren tot diezelfde werkgever. De projectleiding loonmotor GPI heeft uitdrukkelijk gevraagd om de definitieve keuze toe te laten komen aan het Politiecollege, na advies van de korpschef en de bijzondere rekenplichtigen. Om voldoende ondersteund te worden in de gekozen optie, kan het voorstel ook voorgelegd worden aan het BOC. Het SSGPI zal de verschillende opties op 14 oktober 2010 toelichten aan de vakbonden, tijdens een Hoger OverlegComité. - 3 -
Als je geen compensatie kiest, betekent dit dan dat er steeds een schuld wordt aangemaakt? Kan men dit dan niet gewoon bij een volgende betaling inhouden? Geen compensatie betekent dat elk negatief bedrag, dat door Themis zelf word aangemaakt, automatisch zal worden opgeladen in de component schuldbeheer. Uiteraard kan er steeds manueel tussengekomen worden in de component schuldbeheer, door bijvoorbeeld het negatief manueel in te houden bij een volgende betaling en vervolgens de schuld manueel aan te zuiveren. Uiteraard geldt ook hier de regel dat men in principe voorafgaandelijk dient te beschikken over het akkoord van het betrokken personeelslid. Zijn alle werkgevers bevraagd over de optie directe compensatie die zij wensen te implementeren? Voor alle werkgevers zal standaard de optie geen compensatie worden opgezet. Na kennisname van de andere opties, is het aan elke werkgever om te beslissen of zij dit principe willen behouden, dan wel wensen te opteren voor een afwijking op dit principe. Van zodra de bijzondere rekenplichtigen en de korpschefs werden opgeleid zal er een algemeen schrijven vertrekken naar de 197 werkgevers, teneinde te kunnen beschikken over hun keuze op vlak van directe compensatie. Uiteraard naar de toekomst toe kan men de keuze steeds wijzigen. Vragen met betrekking tot de outputbestanden Wanneer worden de bestanden verstuurd? De controle-, boekhoud- en rapporteringsbestanden kunnen in theorie dagelijks ter beschikking gesteld worden. Momenteel wordt bekeken met de pilootzones of dit opportuun is. Een mogelijk alternatief zou kunnen zijn om de controlebestanden dagelijks ter beschikking te stellen en de boekhoud- en de rapporteringsbestanden wekelijks. De definitieve versie van de bestanden, evenals de digitale loonbrieven en het Isabel (betaal-)bestand worden ter beschikking gesteld ten laatste op X-2 (waarbij x de eigenlijke betaaldatum is). Hoe worden ze verstuurd? Of worden ze enkel op een portaalsite gezet? De fictieve en de definitieve bestanden worden ter beschikking gesteld op Vera. Ze worden niet verstuurd per mail. In principe zullen de betalingsbestanden (bestemd voor de Dexia) rechtstreeks naar deze bank overgemaakt worden, tenzij de rekenplichtige er expliciet voor gekozen heeft dit bestand zelf te importeren in het betalingscircuit. Wie is verantwoordelijk voor het verzenden van de bestanden? Zoals gezegd, worden de bestanden niet verzonden maar dagelijks/wekelijks gepost op Vera. Aangezien de eigenlijke loonberekening vanaf 1 januari 2010 een wettelijke taak is van het SSGPI, wordt het SSGPI verantwoordelijk voor het tijdig ter beschikking stellen van de bestanden. Wanneer gebeuren de berekeningen? In Themis gebeuren er dagelijks berekeningen. Dit betekent dat de invoer van vandaag, morgen verwerkt (berekend) is en consulteerbaar is in het loondossier (of in de controlebestanden). Uiteraard betreft het fictieve berekeningen die pas definitief zullen gemaakt worden op dag X -5 (waarbij X de betaaldatum is). Worden de herberekingen met betrekking tot voorgaande jaren apart behandeld in het boekhoudbestand? Alle berekeningen (regularisaties incluis) van de geldelijke rechten vanaf 01/01/2010 zullen in de boekhoudbestanden van Themis vewerkt worden. De resultaten van berekeningen, uitgevoerd door de CDVU (Centrale Dienst van Vaste Uitgaven) zullen op de huidige wijze aangeleverd blijven dit betekent dus dat Themis GEEN berekeningen zal uitvoeren voor de periode voorgaand aan 01/01/2010. Kan de zone de betaling aan de bank nog wijzigingen? Welke is de te volgen procedure? Volgende manipulaties kunnen door de rrekenplichtige nog uitgevoerd worden, na doorsturen naar Dexia of na ontvangst van het betalingsbestand : o Annulatie van een individueel order o Annulatie van het volledige bestand o Aanpassing van de memo-datum o Handtekenen van het bestand - 4 -
Op welke manier wordt de bijzondere rekenplichtige op de hoogte gebracht van het gegeven dat er bestanden klaar staan op Vera? Aangezien er dagelijks bestanden gepost worden op Vera, zal er geen signaal gegeven worden. Er is 1 uitzondering op dit principe: van zodra er definitieve bestanden ter beschikking zijn, zullen de bijzondere een email ontvangen. Er zal eveneens een flash gepubliceerd worden op de homepage van de website SSGPI. Vragen met betrekking tot de component schuldbeheer Hoe gebeurt de aanpassing van het schuldbeheer in Themis? In CDVU duurt het immers lang vooraleer de noodzakelijke aanpassingen worden uitgevoerd. Met betrekking tot geschillendossiers: Momenteel zijn er 3 verschillende partijen betrokken bij het verwerkingsproces van de geschillendossiers: - de zone: dit is de eigenlijke werkgever (op het niveau van de zone vinden de betekeningen plaats ook alle briefwisseling wordt aan de werkgever geadresseerd); - het SSGPI: de zone maakt een kopie van de documenten voor uitvoering over aan het SSGPI; - de CDVU: het SSGPI maakt een kopie van de documenten over aan de CDVU CDVU staat in voor de uitvoering van de inhoudingen en het opmaken van de betaalbestanden. Afhankelijk van de manier waarop de documenten worden overgemaakt (per post, mail, fax, ) verstrijken er minder of meer dagen tussen het overmaken en de eigenlijke verwerking. Pas bij ontvangst van de betaalbestanden aan het eind van de maand, kunnen de eventuele resultaten bekeken worden. Van zodra Themis live gaat, komt CDVU niet meer tussen voor (lopende en toekomstige) geschillendossiers. Bij het inbrengen en wijzigen van dossiers door de zone of het SSGPI, zullen de resultaten de dag nadien beschikbaar zijn. Met betrekking tot negatieve netto s: Hetzelfde verhaal geldt voor de verwerking van de negatieve netto s. Van zodra een negatief wordt aangemaakt door Themis kan de dossierbeheerder van Themis (op vraag van de werkgever) of de werkgever zelf op welke manier de schuld dient afgelost te worden. Voor elk negatief dat aangemaakt wordt door Themis, wordt ook automatisch een schuldbrief gegenereerd, hetgeen nu manueel dient te gebeuren. Afhankelijk van het gekozen model van decentrale werking liggen de bevoegdheden van invoeren, aflossingsprocedure bepalen, schuldbrieven schrijven, bij het SSGPI of bij de werkgever. Wat gebeurt er met een schuld, die verhoogd met worden met intresten? Elke actie/verrichting op een schuld kan teruggevonden worden in het tabblad schuldverrichting. In deze tab kunnen ook de manuele verrichtingen verwerkt worden. Het betreft hier het geheel of gedeeltelijk aanzuiveren van een schuld, maar ook het verhogen van een saldo met intresten/kosten. Indien er 1 dag voor de eigenlijke betaaldag een voorschot betaald wordt, kan dit dan nog verwerkt worden in de schulden? Vandaag de dag wordt dit manueel uit het betaalbestand gehaald. Indien er een voorschot uitgekeerd wordt na de definitieve run en voor de eigenlijke betaaldag, is het mogelijk om een manuele schuld aan te maken in het schuldenbeheer. Deze schuld kan vervolgens in de volgende cyclus geactiveerd worden om alzo het betaalde voorschot te recupereren op de positieve regularisatie, die in dezelfde cyclus berekend wordt. Vragen met betrekking tot de sociale en fiscale aangiften Hoe zullen de sociale en de fiscale verplichtingen verlopen naar de toekomst? Mag de werkgever deze (als autonome entiteit) zelf opsturen? Het SSGPI staat in voor het opmaken, het versturen en opvolgen van de originele en wijzigende sociale aangiften. De aangiften zullen rechtstreeks door SSGPI aan de RSZ(PPO) gebeuren. Het SSGPI heeft haar aanvraag om als Full service secretariaat aanvaard te worden ingediend bij de RSZPPO. Het SSGPI staat ook in voor de opmaak van de fiscale aangiften. - 5 -
Aan de hand van aangeleverde gegevens (zoals het totaal belastbaar bedrag, totaal bedrag van de berekende bedrijfsvoorheffing,...) zal de werkgever (de rekenplichtige) in staat zijn om maandelijks de bedrijfsvoorheffing aan te geven onder elektronische vorm op basis van het KBO-nummer (via FinProf ) en vervolgens door te storten. Ook de fiscale fiches en attesten zullen door SSGPI opgemaakt en verstuurd worden aan de personeelsleden. Het Belcotax-bestand zal rechtstreeks overgemaakt worden aan de FOD Financiën (via de internettoepassing FINPROF). Vanaf wanneer dienen de zones zelf in te staan voor de aangifte van de bedrijfsvoorheffing en de doorstorting aan het documentatiecentrum? De werkgevers dienen autonoom in te staan voor de aangifte en de doorstorting van de bedrijfsvoorheffing voor de rechten vanaf 1 januari 2010 (zie ook hiervoor). Alle (her)berekeningen die betrekking hebben op rechten van voor 1 januari 2010 zullen eveneens volgens de nieuwe procedure worden behandeld. Het CDVU zal de noodzakelijke aanpassingen doorvoeren zodat de bijzondere rekenplichtigen in staat zijn de verschuldigde bedrijfsvoorheffing te totaliseren, aan te geven en rechtstreeks door te storten via Fin Prof. Varia Zal de begroting ook in dezelfde detail moeten opgemaakt worden als de boekhouding (met de suffixen)? Er bestaat momenteel geen verplichting om de opsplitsing volgens de suffixen op te nemen in de begroting. Indien de werkgever echter opteert om een opsplitsing te maken in de begroting, dan dient deze uiteraard te gebeuren op basis van de bestaande suffixen. Het gebruik van het koppelteken (-), bv. 111-01, 121-448, en de slash (/), bv. 111-08/00, 115-01/20,.. zijn niet verplicht. Deze dragen enkel bij tot een betere leesbaarheid van de gegevens. Wetenschappelijk onderzoek voor de financieringswet heeft uitgewezen dat de zones (rekeningen) niet te vergelijken zijn. Reden: er wordt niet nauwkeurig geboekt of begroot op de economische code. Om die reden wordt aan de zones de economische codes meegegeven, zodat er op een uniforme manier geboekt en begroot kan worden, zodat iedereen op dezelfde manier tot de sociale toelage II kan komen. - 6 -