Raamovereenkomst voor Mobiliteit - full operational lease Tussen: En: Waterschap Hunze en Aa s <Naam Opdrachtnemer> Overeenkomst nummer: WHA2016-27 Datum: 8B370094-44B0-4CB0-9B70-0C125793D822,24,308B370094-44B0-4CB0-9B70-0C125793D822,24,30 Versie 0.1 concept 16-1406 1
Inhoud Artikel 1. Definities... 4 Artikel 2. Onderwerp van de Raamovereenkomst... 5 Artikel 3. Garanties van de Opdrachtnemer... 5 Artikel 4. Duur en beëindiging van de Raamovereenkomst... 5 Artikel 5. Nadere overeenkomsten... 6 Artikel 6. Prijzen / Tarieven... 6 Artikel 7. Facturering en betaling... 6 Artikel 8. Contactpersonen... 7 Artikel 9. Voortgangsrapportage en evaluatie... 7 Artikel 10. Verzekering... 7 Artikel 11. Nietige bepalingen... 8 Artikel 12. Informatiebeveiliging en privacy... 8 Artikel 13. Slotbepalingen... 8 16-1406 2
Algemeen DE ONDERGETEKENDEN, <Naam Opdrachtnemer>, gevestigd te <plaats>, <straat>, <postcode> en geregistreerd in het handelsregister onder nummer <kvknr.>, hierna te noemen: Opdrachtnemer en Waterschap Hunze en Aa s, gevestigd te Veendam, vertegenwoordigd de heer drs. ing. H. Küpers, secretaris-directeur, hierna te noemen: Waterschap Hunze en Aa s. OVERWEGENDE DAT: Waterschap Hunze en Aa s een raamovereenkomst voor full operational lease (met gesloten calculatie) wil afsluiten met één leverancier die beschikt over de nodige deskundigheid en ervaring met betrekking tot de gevraagde dienstverlening; Waterschap Hunze en Aa s voor deze opdracht een Europese aanbesteding heeft uitgeschreven; Opdrachtnemer op <datum> een offerte heeft uitgebracht; Waterschap Hunze en Aa s deze offerte heeft beoordeeld als economisch meest voordelige inschrijving(en) en daarom op basis van de offerte gebruik wenst te maken van de Diensten van de Opdrachtnemer; Opdrachtnemer zich in voldoende mate op de hoogte heeft gesteld van wat Waterschap Hunze en Aa s met de leveringen en diensten wil bereiken; Partijen de daaruit voortvloeiende rechtsverhouding schriftelijk wensen vast te leggen in een Raamovereenkomst die de basis vormt voor Nadere overeenkomsten. 16-1406 3
Artikel 1. Definities In deze Raamovereenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Aan deze begrippen komt onderstaande betekenis toe: Opdrachtnemer: De natuurlijke persoon of rechtspersoon aan wie, dan wel waaraan, het waterschap opdracht verleent om voor het waterschap werkzaamheden te verrichten als bedoeld in deze Raamovereenkomst. Opdrachtgever: Het waterschap Hunze en Aa s Bijlagen: Aanhangsels zoals aangehecht aan deze Raamovereenkomst respectievelijk de Nadere overeenkomst die na parafering door beide partijen integraal en onlosmakelijk (onder)deel van deze Raamovereenkomst vormen. Nadere offerte: Een door Opdrachtnemer ingediende aanbieding op de door het Waterschap verzonden Nadere offerteaanvraag. Nadere offerteaanvraag: Een door het waterschap opgestelde offerteaanvraag voor het uitvoeren van werkzaamheden als bedoeld in deze Raamovereenkomst. Nadere overeenkomst: De tussen Opdrachtnemer en het waterschap gesloten overeenkomst, waarin binnen de bepalingen van de Raamovereenkomst nadere specifieke bepalingen zijn vermeld met betrekking tot een concrete opdracht van het Waterschap aan Opdrachtnemer. Raamovereenkomst: De onderhavige overeenkomst die gesloten is tussen het Waterschap en Leverancier met als doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen opdrachten vast te leggen. 16-1406 4
Artikel 2. Onderwerp van de Raamovereenkomst 2.1 Deze Raamovereenkomst heeft betrekking op de full operational lease van door het Waterschap nader te bepalen type auto s door de Opdrachtnemer ten behoeve van het Waterschap. 2.2 Het is aan het Waterschap om te bepalen of een bepaalde opdracht binnen of buiten de werkingssfeer van de Raamovereenkomst valt. 2.3 De navolgende documenten, behorende bij de aanbesteding van het Waterschap met kenmerk WHA2016-27, maken deel uit van deze Raamovereenkomst. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde: Raamovereenkomst; - Nota van Inlichtingen voor de Europese aanbesteding Mobiliteit full operational lease d.d. 22 september 2016; - Nota van Inlichtingen voor de Europese aanbesteding Mobiliteit full operational lease d.d. 6 oktober 2016; - Aanbestedingsdocument voor de Europese aanbesteding van de Raamovereenkomst Mobiliteit full operational lease, kenmerk WHA 2016-27, d.d. 1 september 2016; - De Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor Diensten 2012 (AWVODI 2012); - De door de Opdrachtnemer uitgebrachte offerte d.d. Indien echter op grond van een lager gerangschikt document hogere eisen zijn gesteld gelden steeds die hogere eisen, tenzij in het hoger gerangschikt document is aangegeven dat, en ten aanzien van welk specifiek onderdeel, van het lager gerangschikt document wordt afgeweken. Artikel 3. Garanties van de Opdrachtnemer 3.1 Opdrachtnemer garandeert dat de op basis van de Raamovereenkomst te verrichten leveringen en diensten door Opdrachtnemer zelf, dan wel door een bij de aanbesteding van de Raamovereenkomst aangemelde vaste Combinatie van Opdrachtnemers of Opdrachtnemer en Onderaannemer(s) worden uitgevoerd. 3.1 Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten werkzaamheden zullen voldoen aan de in de aanbestedingsdocumenten en/of Nadere overeenkomst vastgelegde eisen. 3.2 Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten werkzaamheden op vakbekwame wijze en tegen de overeengekomen prijzen / tarieven worden uitgevoerd. Artikel 4. Duur en beëindiging van de Raamovereenkomst 4.1 De Raamovereenkomst komt tot stand door ondertekening door beide partijen en gaat in op 1 januari 2017 en wordt aangegaan voor de duur van zes jaar met de optie om deze met twee keer één jaar te verlengen en aldus, behoudens tussentijdse opzegging, van rechtswege eindigend op respectievelijk 31 december 2022, 31 december 2023 of 31 december 2024. 4.2 Het Waterschap heeft het recht om de Raamovereenkomst gedurende de gehele looptijd eenzijdig tussentijds op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. 16-1406 5
4.3 Indien de Raamovereenkomst expireert door enkel tijdsverloop dan wel doordat het Waterschap deze opzegt of partijen gezamenlijk besluiten de Raamovereenkomst te beëindigen, blijven de bepalingen van de Raamovereenkomst op alle nog lopende Nadere overeenkomsten onverkort van toepassing. Artikel 5. Nadere overeenkomsten 5.1 Per leaseauto wordt een Nadere overeenkomst aangegaan. Een Nadere overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd. 5.2 Van een Nadere overeenkomst maken deel uit: 1. de Raamovereenkomst; 2. de Nota s van inlichtingen naar aanleiding van de Nadere offerteaanvraag; 3. de Nadere offerteaanvraag van het Waterschap; 4. de door Opdrachtnemer voor de Nadere offerteaanvraag uitgebrachte offerte; tenzij in de Nadere overeenkomst uitdrukkelijk schriftelijk van deze bescheiden wordt afgeweken. Voor zover deze documenten met elkaar in tegenspraak zijn prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde. Artikel 6. Prijzen / Tarieven 6.1 De opbouw van het leasetarief wordt in een Nadere offerte inzichtelijk gemaakt conform het Prijsblad, Bijlage H bij het Aanbestedingsdocument; 6.2 De in de Nadere offerte vermelde bedragen, het maandtarief, zijn vast voor de duur van de Nadere overeenkomst; 6.3 Wijzigingen in belastingen of andere overheidsheffingen welke zijn opgenomen in het maandtarief worden door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever schriftelijk kenbaar gemaakt en vanaf de door de overheid bepaalde wijzigingsdatum in het maandtarief verwerkt; 6.4 Wijzigingen in verzekeringspremies welke zijn opgenomen in het maandtarief worden door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever schriftelijk kenbaar gemaakt en vanaf de wijzigingsdatum in het maandtarief verwerkt; De prijzen zijn exclusief omzetbelasting (BTW). Artikel 7. Facturering en betaling 7.1 Facturering geschiedt gespecificeerd per maand op een verzamelfactuur conform het programma van eisen zoals opgenomen in het Aanbestedingsdocument en volgens de overeengekomen prijzen. Er wordt een digitale factuur gestuurd naar invoicing@hunzeenaas.nl. 16-1406 6
7.2 Verrekening van meer en minder kilometers vindt aan het eind van het contractjaar van de betreffende auto plaats. 7.3 Verrekening van brandstof vindt jaarlijks achteraf plaats op basis van werkelijke kosten onder aftrek van het reeds betaalde voorschot. 7.4 Er geldt een betalingstermijn van 21 dagen netto, na ontvangst van een administratief correcte factuur en na geaccepteerde levering (correcte levering). Artikel 8. Contactpersonen 8.1 De Opdrachtnemer wijst een vaste contactpersoon met beslissingsbevoegdheid / accountmanager aan die voor de werking van de Raamovereenkomst het eerste aanspreekpunt is. De accountmanager zal Nadere offertes uitbrengen en het sluiten van nadere overeenkomsten coördineren. 8.2 Het Waterschap wijst een vaste contactpersoon/contracteigenaar aan. Deze vormt voor de werking van de Raamovereenkomst het eerste aanspreekpunt en zal Nadere offerteaanvragen plaatsen en het sluiten van Nadere overeenkomsten coördineren. Ook zal deze de prestaties van de Opdrachtnemer in overleg met de interne opdrachtgever en/of projectleiders beoordelen en de Opdrachtnemer in voorkomend geval daarop aanspreken. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan om commerciële en juridische afspraken overeen te komen met andere personen dan de contracteigenaar. Artikel 9. Voortgangsrapportage en evaluatie 9.1 Het Waterschap neemt het initiatief om minimaal 1 keer per jaar en zo vaak als wenselijk, de werking van de Raamovereenkomst te evalueren. Het overleg vindt plaats tussen de accountmanager van de Opdrachtnemer en de contracteigenaar van het Waterschap. 9.2 Opdrachtnemer zal zijn medewerking verlenen aan de 9.1 genoemde evaluatie. Artikel 10. Verzekering 10.1 Opdrachtnemer heeft zich adequaat verzekerd en zal zich gedurende de duur van deze Raamovereenkomst als zodanig verzekerd houden voor zijn aansprakelijkheidsrisico voor: bedrijfsaansprakelijkheid met een dekking tot een waarde van 1.000.000,- per geval (waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van het Waterschap); 10.2 Opdrachtnemer legt op verzoek van het Waterschap onverwijld gewaarmerkte afschriften van de verzekeringspolissen of verzekeringscertificaten en de bewijzen van premiebetaling voor de hierboven genoemde verzekeringen over. Opdrachtnemer beëindigt niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Waterschap de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin toestemming. De door Opdrachtnemer verschuldigde verzekeringspremies zijn in de tarieven inbegrepen. 16-1406 7
Artikel 11. Nietige bepalingen Indien één of meer bepalingen van de Raamovereenkomst nietig blijken te zijn of door de rechter vernietigd worden, behouden de overige bepalingen van de Raamovereenkomst hun rechtskracht. Partijen zullen over eerstbedoelde bepalingen overleg voeren teneinde een vervangende regeling te treffen. Bij een vervangende regeling wordt de strekking van de Raamovereenkomst niet aangetast. Artikel 12. Informatiebeveiliging en privacy 12.1 Een ieder die handelt onder het gezag van de opdrachtgever of van de Opdrachtnemer, alsmede de Opdrachtnemer zelf, voor zover deze toegang hebben tot waterschapsgegevens en persoonsgegevens, verwerkt deze slechts in opdracht van de opdrachtgever, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen (art. 12 lid 1 Wet bescherming persoonsgegevens + toevoeging). 12.2 De Opdrachtnemer en zij die onder diens gezag handelen, dienen te handelen conform de Wet bescherming persoonsgegevens, mede inhoudende dat zij voldoende technische en organisatorische maatregelen neemt om het verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan (art. 13 Wbp). De maatregelen moeten er mede op gericht zijn om onnodige verzameling of verdere verwerking te voorkomen. 12.3 Een datalek bij de Opdrachtnemer, of bij hen die onder diens gezag handelen, inhoudende toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens, zonder dat dit de bedoeling is, dienen zo spoedig mogelijk na ontdekking, doch binnen 24 uur, gemeld te worden aan de opdrachtgever via helpdesk@hunzeenaas.nl. Daarin wordt minimaal genoemd: Naam + contactgegevens van de melder, de aard van de melding en de maatregelen die zijn genomen om de schade te beperken. De informatie dient zo compleet mogelijk te zijn. 12.4 De Opdrachtnemer en zij die onder diens gezag handelen zijn verplicht om (persoons)gegevens waarvan zij kennisnemen, geheim te houden. Artikel 13. Slotbepalingen 13.1 Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Raamovereenkomst en de Nadere overeenkomsten voort te duren, behouden nadien hun werking. 13.2 Alle geschillen die naar aanleiding van deze Raamovereenkomst of de Nadere overeenkomsten mochten ontstaan en die niet in der minne kunnen worden opgelost, worden beslecht door de bevoegde rechter van de rechtbank Noord Nederland te Groningen. 13.3 Op de Raamovereenkomst en de Nadere overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. 13.4 De algemene leveringsvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van Opdrachtnemer, in welke vorm of onder welke benaming ook, zijn niet van toepassing. 16-1406 8
13.5 Wijzigingen of veranderingen van deze Raamovereenkomst zullen partijen slechts binden, indien deze wijzigingen of veranderingen schriftelijk worden overeengekomen. 13.6 Het nalaten van een der partijen om te eniger tijd nakoming van enige bepaling van deze Raamovereenkomst of Nadere overeenkomst af te dwingen, tast in generlei opzicht het recht aan om alsnog van de wederpartij volledige nakoming te vorderen. 13.7 Opdrachtnemer kan aan de Raamovereenkomst geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgopdracht. 13.8 Opdrachtnemer maakt in publicaties of reclame-uitingen geen melding van de opdrachtverlening en gebruikt de naam van het Waterschap niet als referentie dan na schriftelijke toestemming van het Waterschap. Veendam, <datum invullen> Waterschap Hunze en Aa s <plaats>, <datum invullen> <naam opdrachtnemer / aannemer> Drs. ing. H. Küpers Secretaris-directeur De heer/mevrouw <functie> Bijlagen: -.. 16-1406 9