Nieuwsbrief Categorie Datacenters Inkoop Uitvoeringscentrum Noord (IUC-Noord) SSO-Noord Dienst Uitvoering Onderwijs Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Dienstverlening door deskundigheid 28 februari 2017 Inhoud De CBO kijkt tevreden terug op een geslaagde Deelnemersdag ROAD2016 Onderwijs mogelijk maken Voorkomen van belangenverstrengeling Kwaliteit van offertes De CBO kijkt tevreden terug op een geslaagde Deelnemersdag ROAD2016 Op 1 december jl. trad de raamovereenkomst ROAD2016 in werking. Deze raamovereenkomst maakt het voor 42 rijksonderdelen mogelijk datacenter hardware aan te schaffen. Het contract wordt actief gemanaged door de contractbeheer organisatie (CBO) van de categorie datacenters.
Op woensdag 15 februari jl. vond er bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap weer een Deelnemersdag ROAD2016 plaats. De CBO organiseert en informeert de deelnemers aan ROAD2016 over alle zaken die rondom het contract relevant zijn. De opkomst voor de Deelnemersdag was goed en de CBO had een, bleek later, ambitieus programma. Na de inloop met lunch werden de bezoekers verwelkomd door Albert Geuchies, de contractmanager van de categorie Datacenters en werd kort het programma doorgenomen. Daarna werd er geïnventariseerd met welke verwachtingen de bezoekers naar de Deelnemersdag waren gekomen. Kennis delen, geïnformeerd worden over ROAD2016, best practices delen, ervaringen uitwisselen en netwerken waren veel gehoorde geluiden. Hierna was het woord aan Jitze Kooistra, leveranciers- en contractmanager van ROAD2016. Hij ging ons meenemen door de eerste tweeënhalve maand contract uitnutting. Wat is er gedaan, wat heeft de CBO gedaan, wat valt er op? Na een korte koffiepauze werd het programma voortgezet. Om de bezoekers actief te betrekken bij de dag, had Jitze een opdracht meegenomen: de deelnemers moesten aan de hand van een casus bepalen wie na de minicompetitie had gewonnen en wie de opdracht gegund kreeg. Dit leverde een interessante discussie op. Vervolgens was het woord aan Protinus IT, een van de vier contractanten van ROAD2016, om zichzelf aan de deelnemers voor te stellen. Vincent Verbiesen vertelde hoe Protinus IT georganiseerd is en hoe zij de komende contractperiode de deelnemers van dienst zullen zijn.
Mede door de levendige discussies en de actieve deelname verliep het programma iets anders dan verwacht. Er zijn twee programma onderdelen geschrapt, echter die worden in de eerst volgende Deelnemersdag behandeld. Rients Gerbrandij, inkoopanalist van de categorie datacenters, heeft een analyse van EASI2010 RCHW gemaakt en zal deze de volgende keer presenteren. Daarnaast stond het onderwerp innovatie op het programma. Albert heeft daar kort nog iets over verteld en zal daar via de mail bij de deelnemers op terugkomen. Onderwijs mogelijk maken Onlangs zijn twee studenten gestart met hun afstudeeronderzoek bij de categorie Datacenters. Rissa Bouwsema onderzoekt de regionale samenwerkingsverbanden (IPG) voor het aanbesteden van datacentermiddelen. IPG staat voor Inkoop Platform Groningen en bestaat uit veertien leden, onder andere de Rijksuniversiteit Groningen, UMCG en de Gasunie. Annelies Herman onderzoekt hoe het komt dat momenteel zoveel technisch wordt uitgevraagd in mini-competities. Daarnaast zal zij aanbevelingen doen hoe de Rijksoverheid functioneel specificeren kan stimuleren. Als u een bijdrage wil leveren aan deze onderzoeken neem gerust contact op via categoriedatacenters@iuc-noord.nl
Link naar Inkoop PlatformGroningen: http://www.inkoopplatformgroningen.nl Voorkomen van belangenverstrengeling Tijdens het stellen van de behoefte of mini-competitie kan er behoefte ontstaan om extern advies in te winnen om bijvoorbeeld te helpen met een functionele beschrijving. Hierbij is het van belang dat een aanbestedende dienst ten allen tijde belangenconflicten moet zien te vermijden. Dit kunnen bijvoorbeeld financiële, economische of persoonlijke belangen zijn van de adviserende partij. De aanbestedende dienst dient passende maatregelen te nemen om fraude, bevoordeling, corruptie en belangenconflicten te voorkomen, te onderkennen en op te lossen. Indien een belangenconflict niet met minder ingrijpende maatregelen effectief te bestrijden is kan een ondernemer van deelname aan een aanbestedingsprocedure worden uitgesloten. De passende maatregelen omvatten in ieder geval dat aan alle inschrijvers relevante informatie moet worden gedeeld die is uitgewisseld. Daarnaast moet in het kader van de voorbereiding passende termijnen gesteld worden voor het aanleveren van een offerte, zodat elke partij zich kan verdiepen in de opdracht. Indien de aanbestedende dienst toch tot uitsluiting wil overgaan heeft de ondernemer het recht om duidelijke te maken welke concrete maatregelen hij heeft genomen om te waarborgen dat zijn betrokkenheid de mededinging niet kan verstoren. Rijkswaterstaat heeft een nota scheiding van belang vastgesteld die als voorbeeld kan dienen hoe je om moet gaan met mogelijke belangenverstrengeling. Link: https://www.rijkswaterstaat.nl/zakelijk/zakendoen-metrijkswaterstaat/inkoopbeleid/scheiden-van-belang.aspx
Kwaliteit van offertes We merken dat offertes nog niet altijd conform de afspraken van ROAD2016 worden ingediend. Tijdens de afgelopen deelnemersdag van 15 februari j.l. is dit ook besproken met de deelnemers. Om actief contractmanagement uit te kunnen voeren dienen de offerteaanvragen en de offertes via de mail naar de CBO gestuurd te worden. De offertes worden door de resellers verstuurd de offerteaanvragen via de deelnemers van ROAD2016. De CBO gaat vervolgens steekproefsgewijs offertetrajecten controleren. Indien er gebruik gemaakt wordt van bijvoorbeeld Negometrix of een ander systeem neem dan contact op met de CBO. E-mailadres voor het toesturen van offertes en offerteaanvragen: cbo@iuc-noord.nl Wat ons opviel in de media Rijk wil 25.000 beeldschermen en 20.000 pc's
Colofon Contactgegevens Cascadeplein 2 9726 AD Groningen 050 599 8711 cbo@iuc-noord.nl Dit bericht kan informatie bevatten die niet voor u is bestemd. Indien u niet de geadresseerde bent of dit bericht abusievelijk aan u is toegezonden, wordt u verzocht dat aan de afzender te melden en het bericht te verwijderen. De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico's verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten.