Welkom De gang naar hemel of luchtkasteel? Ervaringen in stappen naar de Cloud
Even voorstellen Arnold Tuinenburg Over-gemeenten Peter Porte Gemeente Stichtse Vecht Rolf Meursing Odinfo
Odinfo Advies en projectleiding voor de Overheid Integreren van ICT (fusie, samenwerking, SSC) Maken van informatie strategieën Verbeteren van het informatiemanagement en de ICT-organisatie Interim I-management Implementeren van systemen en applicaties Begeleiden transitie en transformatie Dataveiligheid 10 consultants, Amsterdam Overheld 360 congres - 17 mei 2017
Agenda 1. Wat is de Cloud? 2. Case Over-gemeenten (Arnold) 3. Case Stichtse Vecht (Peter) 4. Winstwaarschuwingen 5. Stappenplannen en resultaten tot nu toe Project Over-gemeenten Project Stichtse Vecht 6. Boodschappen
Wat is de Cloud Een model om op afroep op een gemakkelijke manier via een netwerk toegang te krijgen tot een gedeelde verzameling van configureerbare computer resources (bijvoorbeeld netwerken, servers, opslag, applicaties en diensten) die snel kunnen worden geleverd en vrijgegeven met minimale inspanning of interactie met leveranciers. Bron: NIST (National Institute of Standards and Technology (USA))
Varianten Publieke, private, community Cloud, hybride Voorbeelden de Rijkscloud Eigen SSC Internet Landelijke voorziening
Drivers naar de Cloud 1. Hoeveelheid data blijft sterk 2. Verdere toename van het aantal Cloud-diensten 3. Aantal mobiele applicaties neemt nog steeds toe 4. Security, Identity & Privacy: belang beveiliging binnen ICT groeit 5. Tekort aan ICT-professionals 6. ICT-kosten verder omlaag 7. Gemeente van uitvoerende taakorganisatie VNG rapport Publieke dienstverlening, professionele gemeenten: Visie 2015 Rabobank Cijfers & Trends ICT-dienstverlening
Schaalbaar Flexibel Goedkoop Grotere fysieke beveiliging Grotere fysieke brandbeveiliging Verhoogde redundantie Verhoogde technische beschikbaarheid (24x7) Hogere personele beschikbaarheid Vervangingscyclus van serverhardware verdwijnt Redenen Managen van de provider van het extern datacenter ICT-beheer wordt uitgevoerd in een keten Kwaliteit van personeel aanbieder niet onder controle Migratierisico's Verdor lock-in Afscheid nemen is moeilijk Overname of fusie van de provider van het extern datacenter Bron: Cloudcomputing & security, NCSC
Een sourcingstrategie is een must 9
Case: Over-gemeenten Doelstelling / aanleiding: Onvoldoende schaalbaarheid in kennis en kunde Halve team ging met pensioen. Risico s verminderen (calamiteiten) Locatie en uitwijk Gemeentehuis verhuizen Virtuele werkplek was al gerealiseerd. Het nieuwe werken v1
Case Stichtse Vecht ICT-beheer al jaren geoutsourced Eigen data centers Nieuw beheer contract afgesloten Op basis van XLA (user ) Inclusief ontwikkelgang naar de Cloud Stip op de horizon: Over 4 jaar (bijna) geen ICT meer in eigen datacenter(s) Sneller verandering te realiseren (organisatie wens)
Verwachtingen 1. Doorontwikkeling efficiency en doelmatigheid Aanpassen aan state of the art en aanpassen aan gemeentelijke ontwikkelingen 2. Verminderen kwetsbaarheid 3. Vergroten flexibiliteit 4. Van lokale kantoorautomatisering naar on demand KA-diensten 5. Van eenmalige incidentele investeringsbudgetten naar constante exploitatiebudgetten 6. Minder tijdrovende en kostbare (Europese) aanbestedingen 7. Kostenbesparingen in de toekomst?
Stappenplan Over-gemeenten 1. Maken inventarisatie verhuizen 2. Impact verhuizing 3. Moment afschrijving hardware kiezen 4. Opbouw werkplekomgeving in de Cloud aanbesteed 5. Migratie van werkplekomgeving 6. Iedereen een laptop of Macbook (HNW v2) 7. Verminderen kantoorruimte 8. Nu: migratie laatste backofficeapplicaties 9. Afbouw oude omgeving
Stappenplan Stichtse Vecht 1. Start aanbesteding (EU-openbaar) 2. Marktconsultaties inschrijvers 3. Interviews BVP (beste value procurement) 4. Definitieve opdrachtverlening 5. Implementatie (100 dagen) Klanttevredenheidsonderzoek Processen optimaliseren 6. Start vernieuwde dienstverlening (tot maximaal negen jaar)
Pas op! Cloud diensten raken vele aspecten van de organisatie Maak een gedragen Cloud strategie Beantwoord vijf cruciale vragen: 1) Wanneer en hoe maakt je gebruik van de Cloud? 2) Welke type Cloud wordt dan ingezet? 3) Hoe is een hybride Cloud te managen? 4) Hoe werkt het applicatielandschap samen? 5) Worden wij een Cloud serviceprovider? Bron: Gartner
Bron: Gartner Maak keuzes
Goed (Tussen) Resultaten Overgemeenten 1) Meer tevreden medewerkers Outlook is wel traag Was wel wennen om terug te komen in het NU voor medewerkers 2) Minder werkplekken Van besparen op ICT naar besparen door ICT Minder Goed 1) Meer kosten aan ICT ICT in regie kost meer dan het dubbele ten opzichte van zelf (even) doen Beheerders moeten ook wennen aan nieuwe rol. (minder in control) 2) Complexer om zaken geregeld te krijgen Mozard, Xential, Allegro, Firefox, Word dossier
Leerervaringen Over-gemeenten 1) Het wordt niet goedkoper 2) Nieuwe omgeving, nieuwe problemen Infrastructuur is complexer 3) Communicatie tussen verschillende partijen wordt complexer 4) Overgang van statische ICT naar UP2date ICT. Update lifestyle Snel meer eisende omgeving Zet leveranciers in hun kracht
Leerervaringen Over-gemeenten Zet een leverancier in zijn kracht!!!!
(Tussen) Resultaten Stichtse Vecht Huidige situatie: 1) Aanbesteding geslaagd 2) Kosten neutraal 3) Implementatie nieuwe werkwijze nog gaande Start met nieuwe vorm van beheer Resultaten 1) On-site service manager geeft grip op de situatie 2) Door service manager betere afstemming met de beheer organisatie En de eigen organisatie
Leerervaringen Stichtse Vecht 1) Contract inhoud 2) Tevreden over resultaat aanbesteding door interviews 3) Betrek directie bij deze fundamentele verandering 3) Aanbesteden op basis van BVP aan te bevelen: Beter begrip tussen uitvrager en aanbieder
Kernboodschap 1) Migratie is complexer en duurt langer dan je denkt 2) Kostenbesparing niet de focus laten zijn 3) Besteed ook het beheer mee uit 4) Doe een goede aanbesteding 5) Vraag integrale dienstverlening 6) Regel dat je zelf aan het stuur blijft zitten 7) Je kunt veel outsourcen maar de verantwoordelijkheid niet
Nog vragen? Arnold Tuinenburg Over-gemeenten Peter Porte Gemeente Stichtse Vecht Rolf Meursing Odinfo
Bedankt voor uw aandacht