Oplossingen en Tarieven 2017 Zendingen van Brieven in grote aantallen

Oplossingen en Tarieven 2017 Zendingen van Brieven in grote aantallen

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten Inhoud 1. Inleiding 3 2. De niet-contractuele oplossingen 4 2.1. Daily Mail 4 2.1.1. Port Betaald (niet-contractueel) 4 2.1.2. De frankeermachine 4 2.1.3. De postzegel 4 2.2. Clean Mail 5 3. De contractuele oplossing: Contract Brieven 6 3.1. Voorwaarden 6 3.2. Frankering 6 3.2.1. Port Betaald (contractueel) 6 3.3. Afgifte 7 3.4. Contractuele kortingen 9 3.4.1. Instant Advantage 9 3.4.2. Progressive Advantage 10 3.5. Basistarief 11 4. Opties 12 4.1. Extra Large 12 4.2. CO 2 compensatie 12 5. Annexe: Mail ID Technologie 13

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 3 1. Inleiding Dit document 1 geeft u een overzicht van de oplossingen en tarieven 2017 voor de behandeling en de uitreiking van grote volumes door bpost. Ons aanbod 2017 in een oogopslag De oplossingen Daily Mail, Clean Mail en contract Brieven blijven in 2017 beschikbaar. De Clean Mail tarieven zijn van toepassing vanaf 1 januari 2017. De contractuele tarieven zijn van toepassing vanaf de inwerkingtreding van uw contract 2017. Voor meer informatie over de contractuele tarieven kunt u terecht bij uw Account Manager. Meer informatie leest u: op onze website: www.bpost.be/adminmail de rubriek Meer informatie ; in de Algemene Voorwaarden Geadresseerde (nationale) Zendingen - Versie 2017; in de Masspost gids 2017 en op de MassPost website. Verzending grote volumes in een oogopslag Verzendt u regelmatig grote aantallen administratieve documenten (facturen, rekeninguittreksels, loonfiches of andere documenten in grote volumes)? Dankzij Clean Mail, kan u genieten van een voordeeltarief voor de via e-masspost aangekondigde Afgifte van Brieven in een MassPost (Hyper)Center vanaf 500 Zendingen. Indien uw verwachte volumes voor 2017 hoger liggen dan 450.000 Zendingen, kan u een Contract Brieven afsluiten en zo aanspraak maken op bijkomende diensten en voordelen. Wist u dat indien uw Zendingen aan onze definitie van een Direct Mail Zending voldoen, u recht heeft op een specifiek Direct Mail tarief 1. Indien de bepalingen in dit document tegenstrijdig zijn met de contractdocumenten zoals bepaald in uw Contract DM ((i) het Contract (ii) de Tariefbijlage (iii) de Algemene Voorwaarden geadresseerde Zendingen - versie 2017 (iv) de Algemene Voorwaarden inzake de dienstverlening van bpost (v) de Operationale Gidsen), dan primeren de bepalingen in de contractdocumenten.

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 4 2. De niet-contractuele oplossingen U heeft twee mogelijkheden: Geef uw Zendingen af aan standaard Daily Mail P.B. tarief. Geniet van het Clean Mail voordeeltarief. Hanteer tijdens de voorbereiding enkele eenvoudige regels. 2.1. Daily Mail Voor de frankering heeft u drie mogelijkheden: 2.1.1. Port Betaald (niet-contractueel) Port Betaald (P.B.) is de ideale oplossing voor de frankering van Zendingen in grote oplagen naar adressen in België of in het buitenland. Volgens de postwetgeving moet de postoperator op elke Zending worden geïdentificeerd. Uw frankeermerk moet de naam en/of de logo van bpost bevatten. Denk daaraan wanneer u de volgende keer omslagen bestelt. Hoe gaat u te werk? 1. Vul het online formulier in en hou uw btw-nummer bij de hand. 2. U ontvangt meteen via e-mail een P.B. frankeerstempel om op uw Zendingen af te drukken. 3. U geeft uw Zendingen, aan PRIOR- of Non PRIOR-tarief af in een MassPost (Hyper)Center of via ophaling aan huis. 4. Sorteer de genormaliseerde/niet-genormaliseerde Zendingen, de PRIOR/Non PRIOR-Zendingen en volgens gewicht. 5. Het totaalbedrag voor de frankering wordt betaald bij Afgifte van uw Zendingen of na ontvangst van uw factuur (indien u in aanmerking komt voor uitstel van betaling). 2.1.2. De frankeermachine Hoe gaat u te werk? 1. Vanaf één Zending aan PRIOR of Non PRIOR-tarief. 2. Afgifte van de Zendingen in een postkantoor, een PostPunt, een rode brievenbus of via ophaling aan huis. PB- PP BELGIE(N) - BELGIQUE Fig.1: Port Betaald-frankeermerk 1 Afmetingen: B: minimaal 20 mm / maximaal 30 mm H: minimaal 15 mm / maximaal 20 mm Fig.2: Frankeermachine-frankeermerk PB- PP BELGIE(N) - BELGIQUE 2.1.3. De postzegel Hoe gaat u te werk? 1. Vanaf één Zending aan PRIOR-tarief. 2. Afgifte in een postkantoor, een PostPunt of een rode brievenbus. 1. Een derde versie voor printers die afbeeldingen niet kunnen afdrukken is ook beschikbaar.

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 5 2. De niet-contractuele oplossingen (vervolg) 2.2. Clean Mail Als u tijdens de voorbereiding enkele eenvoudige regels hanteert, kan u voor de Afgifte van uw Zendingen in grote volumes genieten van het Clean Mail tarief: Minimaal 500 Zendingen per Afgifte; Met dezelfde afmetingen, hetzelfde formaat en dezelfde verpakking; Gefrankeerd met behulp van dezelfde Port Betaald; Afgifte in een MassPost (Hyper)Center of via afhaling aan huis; Exclusief aangekondigd via e-masspost met gedetailleerde informatie per gewichtsklasse; Volgens de regels in de MassPost gids wat betreft de adressering en de conditionering. Basistarief Optie Clean Mail Formaat Supplement/Zending Gewicht Small Large Small Large 0 g - 50 g 0,71 1,42 51 g - 100 g 1,42 101 g - 350 g 2,13 351 g - 1000 g 3,55 1001 g - 2000 g 4,97 Uitreiking: uw Zendingen worden D+1 uitgereikt. De Extra Large optie laat u toe om Zendingen af te geven met afmetingen tussen 230 x 350 x 30 mm en 265 x 350 x 30 mm. De CO2 Compensatie optie laat u toe om via een financiële bijdrage de CO2- uitstoot door de behandeling van uw Zendingen (gefrankeerd met een PB nummer en afgegeven in een MassPost (Hyper)Center) te compenseren. 0,0001 0,10 0,0002

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 6 3. De contractuele oplossing: Contract Brieven 3.1. Voorwaarden Uw Afgiftes omvatten een groot aantal Zendingen, uw jaarlijks volume bedraagt minimaal 450.000 Zendingen en u beschikt over de Mail ID Technologie? In dat geval kan u een contract Brieven afsluiten en aanspraak maken op voordeeltarieven en Operationele Kortingen bij Afgifte. 3.2. Frankering 3.2.1. Port Betaald (contractueel) Port Betaald (P.B.) is de ideale oplossing voor de frankering van Zendingen in grote oplagen naar adressen in België of in het buitenland. Volgens de postwetgeving moet de postoperator op elke Zending worden geïdentificeerd. Uw frankeermerk moet de naam en/of de logo van bpost bevatten. Denk daaraan wanneer u de volgende keer omslagen bestelt. Hoe gaat u te werk? 1. Er wordt voor u een PB-nummer aangemaakt in het kader van uw contract dat u kan gebruiken voor alle met PB gefrankeerde Zendingen. 2. U kan ofwel: het nieuwe contractuele frankeermerk waarin u enkel maar uw PB-nummer hoeft in te vullen hier downloaden. Indien uw PB-nummer uit 4 cijfers bestaat, raden wij u aan een 0 toe te voegen aan uw PB-nummer om de behandeling van uw Zending zo vlot mogelijk te laten verlopen (voorbeeld: B-01234); uw drukker uw PB-nummer bezorgen en hem vragen om het in het frankeermerk te integreren. Wist u dat indien uw Zendingen voldoen aan onze definitie van een Direct Mail Zending, u recht heeft op een specifiek Direct Mail tarief. PB- PP- 00000 BELGIE(N) - BELGIQUE Fig.1: Port Betaald-frankeermerk 1 PB- PP- 00000 BELGIE(N) - BELGIQUE Afmetingen: B: minimaal 20 mm / maximaal 30 mm H: minimaal 15 mm / maximaal 20 mm 1. Een derde versie voor printers die afbeeldingen niet kunnen afdrukken is ook beschikbaar.

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 7 3. De contractuele oplossing: Contract Brieven (vervolg) 3.3. Afgifte Toegangsvoorwaarden Formaat Aankondiging via e-masspost Minimaal 500 Zendingen van hetzelfde formaat (Small of Large, cf. hieronder); Zelfde afmetingen en verpakkingen, uitgezonderd in het geval van Small Format Brieven Zendingen waar andere afmetingen van de Zendingen worden geaccepteerd; Behandeld met de Mail ID Technologie; Met een percentage herkende adressen (ARR) van minimum 80% (transitieperiode van een ARR van 70% tot 30/06/2017); Volgens hetzelfde type sortering (zie onderstaande tabel); Op de Zending wordt een retouradres in België vermeld. 2 formaten: Small of Large. Controleer zelf het formaat van uw Zendingen. Verplicht 30 kalenderdagen vòòr Afgifte vanaf 200.000 Zendingen; Aankondiging volume per gewichtsklasse. Vanaf: 100.000 Zending in Small Format; 50.000 Zendingen in Large Format. Gelieve uw Afgifte ten laatste 5 werkdagen vooraf in e-masspost in te voeren of het formulier planning van grote Afgiftes in te vullen en door te sturen naar het vermelde e-mailadres. Bij gebrek aan planning worden uw Zendingen wel behandeld, maar behoudt bpost zich het recht om de termijn voor uitreiking met minimaal één dag te verlengen. Verzending adressenbestand en afdrukken Mail ID barcodes of sequentiereferentie Verplicht; Link een elektronisch adressenbestand aan uw Afgifte en druk uw Zendingen, de Mail ID barcode en eventueel een sequentiereferentiecode (naargelang het type sortering) af; Indien een Afgifte Zendingen in Large Format bevat waarop geen Mail ID barcode werd afgedrukt, wordt u een toeslag van 27% aangerekend. Sorteerwijze Optioneel: geeft recht op een Operationele Korting (Sorting Discount) Zendingen in Small Format: niet gesorteerd, sorteerplan 1 Zendingen in Large Format: niet gesorteerd, Ronde en sequentie V1 2 of V2 3 1. Bestaat uit een reeks niet-opeenvolgende postcodes en omvat drie elementen. Bijvoorbeeld: C-W1-L2. 2. Zendingen gesorteerd per sorteersector en uitreikingskantoor, geklasseerd volgens postronde en in stijgende sequentievolgorde in een sorteervolgorde. Zoals in 2016 en beschikbaar gedurende een transitieperiode tot 30/06/2017. 3 Sortering die bestaat uit een reeks niet-opeenvolgende postcodes en omvat drie elementen. Bijvoorbeeld: C-M1-W2.

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 8 3. De contractuele oplossing: Contract Brieven (vervolg) Conditionering Afgifte Ophaling door bpost Verplicht, volgens de regels in de MassPost gids; Uw Zendingen moeten worden aangeboden in blauwe bakken of in containers of op paletten: MassPost Poster. Afgifte in een MassPost (Hyper)Center in de door bpost aangeleverde bakken en of containers vóór: 12 uur (Early Deposit): 1% korting; 17 uur voor alle sorteertypes behalve voor Zendingen in Small Format gesorteerd per sorteerplan én voor Zendingen in Large Format gesorteerd per Ronde en sequentie; 21 uur voor Zendingen in Small Format gesorteerd per sorteerplan én voor Zendingen in Large Format gesorteerd per Ronde en sequentie. Maak bij voorkeur 48 uur vóór Afgifte een afspraak. Alle Zendingen van eenzelfde Afgifte moeten diezelfde dag in hetzelfde MassPost (Hyper)Center worden afgegeven. Maximale hoeveelheden die in een MassPost Center kunnen worden afgegeven: 50.000 Zendingen in Small Format; 20.000 Zendingen in Large Format of met een gewicht > 50 g. Grotere hoeveelheden moeten sowieso in een MassPost (Hyper)Center worden afgegeven. De andere voorschriften omtrent uw Afgiftes leest u in de MassPost gids, waarin u gedetailleerde informatie terugvindt. Op de MassPost poster wordt de informatie schematisch weergegeven. Bezorg ons bij Afgifte ook uw Afgiftetoelating. Wil u genieten van de diensten Collect & Send of Transport? Contacteer ons Service Centre op het nummer: 02 201 11 11. Wat gebeurt er als uw Afgifte niet overeenstemt met uw aankondiging? bpost vergelijkt de kenmerken van uw Afgifte met wat er op uw Afgiftetoelating vermeld staat. Indien uw Afgifte niet overeenstemt met wat u had aangekondigd, wijzigt bpost de kenmerken van uw Afgifte in functie van de controleresultaten. Uw Afgifte wordt geherkwalificeerd naar Clean Mail indien: Uw Zendingen in Small Format geen Mail ID kregen; Het percentage herkende adressen in het Mail ID bestand lager ligt dan 80% (dat wil zeggen: indien minder dan 80% van de adressen van de bestemmelingen in de Afgifte door bpost niet worden herkend 1. Indien een Afgifte Zendingen in Large Format geen Mail ID barcode of sequentiereferentie bevat, wordt u een toeslag van 27% aangerekend. Betaling Cash of met Bancontact uitgezonderd kredietkaart. Na goedkeuring door onze financiële diensten, kan u ook uitstel van betaling (op factuur) worden toegekend. Voor meer informatie kan u terecht in ons Service Centre. Uitreiking D+1 1. Minimaal 80% kwalitatieve adressen vereist om gebruik te kunnen maken van een contract Brieven (transitieperiode van een ARR van 70% tot 30/06/2017).

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 9 3. De contractuele oplossing: Contract Brieven (vervolg) 3.4. Contractuele kortingen Uw contract geeft u recht op een korting op het basistarief. Uw tarieven per formaat worden bepaald op basis van: het gekozen tariefmodel (Instant Advantage of Progressive Advantage); uw jaarbudget (geschat in functie van het basistarief waarvan de Operationele Kortingen werden afgetrokken). 3.4.1. Instant Advantage U kan het volume van de brieven die u in de komende 12 maanden zal afgeven nauwkeurig inschatten en wil meteen van de beste prijs genieten? De tariefformule Instant Advantage is ideaal voor u! De tariefformule Instant Advantage geeft u meteen recht op een voordeeltarief zonder afrekening op het einde van de contractuele periode. Instant Advantage Formules Admin Mail Rentabiliteitsdrempel in (Vanaf... ) (Netto jaarbudget1 = Netto omzet in ) Vast bedrag in Maandbasis Vaste korting 1 214.615 179 1,00% 2 321.921 447,50 2,00% 3 536.537 893,50 3,00% 4 804.806 1.564,50 4,00% 5 2.059.408 2.423 4,50% 6 5.148.520 4.568,50 5,00% 7 10.297.040 8.858,25 5,50% 8 15.445.560 15.294,25 6,00% 1. Netto jaarbudget = aantal Zendingen x [basistarief - operationele tariefverminderingen]

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 10 3. De contractuele oplossing: Contract Brieven (vervolg) 3.4.2. Progressive Advantage U wil voor uw Zendingen van Brieven in grote aantallen een juiste prijs betalen, maar u twijfelt aan het volume van de Zendingen die u in de komende 12 maanden zal afgeven? De tariefformule Progressive Advantage is ideaal voor u! Met de tariefformule Progressive Advantage betaalt u voor uw Zendingen de juiste prijs, dankzij de afrekening die u ontvangt wanneer uw contract afloopt. Progressive Advantage Kostenschijf brieven Ondergrens (Netto jaarbudget1 = Netto omzet in ) Bovengrens (Netto jaarbudget1 = Netto omzet in ) Korting per schijf 1 214.615 0,00% 2 214.615 321.921 1,00% 3 321.921 536.537 2,00% 4 536.537 804.806 3,00% 5 804.806 2.059.408 4,00% 6 2.059.408 5.148.520 4,50% 7 5.148.520 10.297.040 5,00% 8 10.297.040 15.445.560 5,50% 9 15.445.560 6,00% 1. Netto jaarbudget = aantal Zendingen x [basistarief - operationele tariefverminderingen]

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 11 3. De contractuele oplossing: Contract Brieven (vervolg) 3.5. Basistarief Operationele Kortingen Contract Brieven Formaat Gewicht Small Large Discount Voornaamste voorwaarden Kortingen 0 g - 20 g 0,518 0,617 Early Deposit Vòòr 12u. op de Afgiftedag, de hele Afgifte droppen. 1% 21 g - 50 g 0,533 0,630 51 g - 80 g 81 g - 100 g 101 g - 150 g 0,641 0,659 0,726 Data Quality 3 Een correct adressenbestand koppelen aan de Afgifte aangekondigd in e-masspost. Indien de kwaliteit van de adressen in een Afgifte: 95% 97% 0,5% 1% 151 g - 200 g 201 g - 250 g 0,838 0,912 Mail ID+ De naam en voornaam van de geadresseerde of de vennootschapsnaam van de geadresseerde in uw adressenbestand toevoegen. 1% 251 g - 350 g 351 g - 500 g 1,070 1,418 SortSize De sortering aankondigen en correct uitvoeren volgens de normen van de MassPost Gids. zie tabel hieronder 501 g - 1000 g 1001 g - 1500 g 1,942 2,210 Small Format Large Format 1501 g - 2000 g 2,652 SortSize Discount Vanaf Niet gesorteerd Sorteerplan Niet gesorteerd Ronde en sequentie uniek V1 1 of V2 2 10.000 Zendingen - - - 3% 25.000 Zendingen - 3% - 5% 1. Zendingen gesorteerd per sorteersector en uitreikingskantoor, geklasseerd volgens postronde en in stijgende sequentievolgorde in een sorteervolgorde. Zoals in 2016 en beschikbaar tijdens een transitieperiode tot 30/06/2017. 2. Sortering die bestaat uit een reeks niet-opeenvolgende postcodes en drie elementen omvat. Bijvoorbeeld: C-M1-W2. 3. Minimaal 80% kwalitatieve adressen vereist om gebruik te kunnen maken van een contract Brieven (transitieperiode van een ARR van 70% tot 30/06/2017).

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 12 4. Opties 4.1. Extra Large De Extra Large optie laat u toe om Brieven Zendingen af te geven met afmetingen tussen 230 x 350 x 30 mm en 265 x 350 x 30 mm voor een extra 0,10 per stuk. 4.2. CO 2 compensatie De CO 2 Compensatie optie laat u toe om via een financiële bijdrage de CO 2 -uitstoot door de behandeling van uw Zendingen (gefrankeerd met een PB nummer en afgegeven in een MassPost (Hyper)Center) te compenseren. Supplement per Zending Small Format Zendingen Large Format Zendingen 0,0001 0,0002

Onze oplossingen 2017 voor zendingen van Brieven in grote aantallen: alles wat u moet weten 13 5. Annexe: Mail ID Technologie De Mail ID technologie waarvan het gebruik onderworpen is aan een voorafgaande certificeringprocedure - die het volgende mogelijk maakt: - de transmissie van het elektronische adressenbestanden; en - voor elke Zending, het afdrukken van een unieke Mail ID barcode (en eventueel, een sequentie referentiecode) Om Mail ID te kunnen gebruiken, moet u: een Brieven contract met bpost hebben; gecertifieerd zijn voor het type aangekondigde Zending; de e-masspost toepassing voor de behandeling van uw Afgiftes gebruiken; alle technische criteria respecteren die beschreven zijn in de Data Exchange Technical Guide (beschikbaar via ons Service Center: 02 201 11 11) Tijdens het gebruik van Mail ID kunnen zich een aantal problemen voordoen. bpost gaat, samen met u, op zoek naar de meest ideale oplossing. Naargelang de situatie wordt uw Afgifte na herkwalificatie verwerkt. Meer informatie leest u in de MassPost gids. De Mail ID technologie vergemakkelijkt de Afgifte van Zendingen: Small Format en Large Format Zendigen met Mail ID barcodes. Hoe gaat u te werk? 1. Vóór Afgifte uploadt u uw adressenbestand via e-masspost of een FTP-server. Afgezien van alle adresgegevens moet het bestand aan elk adres een streepjescode en sequentiereferentiecode koppelen. 2. Op iedere Zending drukt u de Mail ID barcodes af boven het adres van de bestemmeling.

bpost, société anonyme de droit public Centre Monnaie, 1000 Bruxelles TVA BE 0214.596.464, RPM Bruxelles IBAN BE94 0000 0000 1414 BIC BPOTBEB1 20160930 Wenst u meer informatie over onze oplossingen? Ons commercieel team staat voor u klaar: 02 201 11 11 www.bpost.be