faculteit gedrags- en maatschappijwetenschappen faculteitsbestuur Implementatie Strategisch plan GMW 2016-20 De implementatie van het nieuwe Strategisch Plan van de faculteit is niet in dit plan zelf opgenomen. In deze notitie worden daarom verschillende aspecten van het implementatieproces nader uitgewerkt. Deze notitie dient als leidraad voor het Faculteitsbestuur, en vormt de basis voor verdere uitwerking van de geschetste procedures. Er worden vier deelprocessen onderscheiden: (1) de aanvraag en toekenning van innovatiebudget op competitieve basis, (2) het toezicht op de doelmatige besteding van innovatiemiddelen, (3) opzet en uitwerking van een systeem van managementinformatie, en (4) aanpassingen aan de overlegstructuur binnen de faculteit. (1) Aanvraag en toekenning van innovatiebudget op competitieve basis Het investeringsoverzicht strategisch plan 2016-20 van de faculteit GMW omvat een aantal bestedingen waarbij de beschikbare middelen op competitieve basis worden verdeeld. Dit houdt in dat er een (eenvoudige) aanvraagronde is waarna het FB besluit welke aanvraag/aanvragen worden gehonoreerd. In deze paragraaf wordt beschreven (a) welke middelen op competitieve basis worden toegekend, (b) hoe de aanvraagprocedure eruit ziet, en (c) hoe de toekenningsprocedure eruit ziet. Voor enkele actielijnen op het gebied van onderwijs worden UD-posities beschikbaar gesteld. Het gaat hierbij in principe steeds om nieuw te werven UD s. Deze UD-posities zijn bedoeld om (a) de onderwijslast van leden van de zittende staf te verminderen zodat deze de actielijn kunnen uitvoeren, en (b) de onderzoekscomponent van de nieuwe UD zoveel mogelijk in te vullen in lijn met het strategisch plan. Voorzover afdelingsdirecties niet al een duidelijke plaats hebben in de hieronder geschetste selectieprocedures, geldt dat het Faculteitsbestuur de uitkomsten van deze selectieprocedures bespreekt met de directies alvorens hierover besluiten te nemen. van deze aanvraag- en toekenningsprocedure is om op een eenvoudige en toegankelijke wijze medewerkers te stimuleren om in lijn met de missie en visie van de faculteit projectideeën te ontwikkelen, en om van de ontwikkelde ideeën de beste te selecteren voor honorering. Actielijnen/budgetten die hieronder vallen, en mogelijke aanvragers Het gaat bij deze procedure om de volgende actielijnen/budgetten: Onderwijs Instroom en rendement Actielijn 1 en 3: 1 UD positie voor uitwerking mentoraat en facultaire matchingen selectieprocedures. Gevraagd wordt om voorstellen waarbij 2 afdelingen betrokken zijn en waarin de onderzoekscomponent van de UD-plaats is uitgewerkt (max. 300 woorden). Ook LO kan deelnemen aan voorstellen. Aanvragers kunnen zijn: (adjunct-)hoogleraren, UHD s, UD s. Activerend onderwijs Actielijnen 1-5 worden als een geheel takenpakket gezien waarvoor 6 UD-posities worden opengesteld. Per afdeling (LO uitgezonderd; deze dient wel betrokken te worden bij de uitvoering) wordt een voorstel verwacht waarin een plan voor de actielijnen wordt geschetst en waarin de onderzoekscomponent van de UD s is ingevuld in lijn met universitaire zwaartepunten in het onderzoek (max. 1000 woorden). Aanvragers kunnen zijn: directies. 1 5
Onderzoek Internationalisering Actielijnen 1-3 worden op facultair niveau uitgewerkt. Voor actielijnen 4 en 5 zijn reeds bedragen toegezegd aan de afdelingen; het faculteitsbestuur zal toezien op de juiste besteding van deze budgetten. Vanaf 2019 is 1,5 UD beschikbaar voor structurele inbedding. De gewenste onderzoekscomponent van deze UD-posities zal later worden vastgesteld. Aanvragers kunnen zijn: (adjunct-)hoogleraren, UHD s, UD s. Employability De actielijnen worden op facultair niveau uitgewerkt. Docentinzet, -professionalisering en ondersteuning Actielijnen 1, 2 en 4 bevatten 3 UD-posities. Voorstellen voor de invulling van deze posities (max. 1000 woorden) beschrijven de invulling van de onderzoekscomponent van deze plaatsen waarbij samenwerking over de afdelingen heen, en met de Lerarenopleiding centraal staat. Tenminste een van de betreffende UD s zal (met het oog op zijn/haar onderzoekscomponent) worden gepositioneerd bij de Lerarenopleiding, en deze UD zal optreden als coördinator van de actielijnen. Aanvragers kunnen zijn: (adjunct-)hoogleraren, UHD s, UD s. Onderzoekssamenwerking tussen afdelingen De actielijn bevat op termijn 4 postdoc posities (looptijd 2 jaar) en 4 PhD posities (looptijd 4 jaar). Voorstellen voor de invulling van deze posities (max.1000 woorden) komen van aanvragers uit tenminste 2 afdelingen en maken duidelijk hoe het onderzoeksproject aansluit bij, c.q. een brug slaat tussen de onderzoeksprogramma s van de betrokken afdelingen. Aanvragers kunnen zijn: (adjunct-)hoogleraren, UHD s, UD s. Internationale uitwisseling Voor een uitwisseling met universiteiten in andere landen is per jaar 60.000 euro beschikbaar. Dit budget is bedoeld voor beide zijden van tenminste 3 uitwisselingen (dus maximaal 20.000 euro per uitwisseling). Het budget is bedoeld voor tegemoetkoming in de reis- en verblijfkosten van beide partners in de uitwisseling. Voorstellen kunnen worden gedaan door (adjunct-)hoogleraren, UHD s en UD s. In het voorstel dient informatie te zijn opgenomen over zowel de vertrekkende als de bezoekende persoon, en over het doel van de uitwisseling. Voorstellen hebben in principe betrekking op het volgende academisch jaar. Het Faculteitsbestuur laat via intranet weten dat aanvragen kunnen worden ingediend voor een of meerdere actielijnen. Aanvragen kunnen vervolgens binnen de gestelde termijn (minimaal twee weken na aankondiging) worden ingediend per email naar een op te geven email adres. De aanvragen worden eerst op ontvankelijkheid geselecteerd (wat wordt aangevraagd, wie vraagt aan, termijn). Een adviescommissie (zie hieronder) beoordeelt de aanvragen op hun kwaliteit (aspecten: passend in de call, uitdagendheid, uitvoerbaarheid) en maakt een beargumenteerde rangordening. Het Faculteitsbestuur beslist mede op basis van deze rangordening over toekenning. 2 5
(2) Toezicht op de doelmatige besteding van innovatiemiddelen is om de innovatiemiddelen doelmatig en doeltreffend te besteden. Hiervoor is het nodig dat er toezicht wordt uitgeoefend op deze bestedingen: voorkomen moet worden dat middelen worden toegekend die vervolgens niet aan de beoogde activiteiten worden uitgegeven, of zelfs helemaal niet worden uitgegeven en in een reservepost terecht komen. Om dit doel te bereiken zal het Faculteitsbestuur de innovatiemiddelen pas definitief toekennen aan afdelingen als het duidelijk is dat de bestedingen doelmatig en doeltreffend zijn. Het Faculteitsbestuur stelt een externe adviescommissie in van 3 personen. Deze 3 personen hebben tezamen de volgende kwaliteiten: onafhankelijke positie ten opzichte van de faculteit; kennis van universiteit en faculteit; expertise in de maatschappij- en gedragswetenschappen in brede zin. De commissieleden worden benoemd voor de looptijd van het Strategisch Plan (d.w.z. tot en met 2020). De adviescommissie wordt ingezet bij de selectie van aanvragen (zie onder (1) hierboven), waarvoor de commissie het Faculteitsbestuur adviseert. De adviescommissie wordt tevens ingezet om toe te zien op de besteding van de toegekende innovatiemiddelen (inclusief middelen die zonder competitie zijn toegekend). Hiertoe worden eenmaal per jaar voortgangsgesprekken gevoerd tussen commissie en de uitvoerders van projecten. De commissie bespreekt haar bevindingen uit deze voortgangsgesprekken met het Faculteitsbestuur. Het Faculteitsbestuur heeft prof. Dr. Janke Cohen, prof.dr. Frans Zwarts, en prof.dr. Bert Steenge bereid gevonden om zitting te nemen in de adviescommissie. Wanneer een project naar het oordeel van het Faculteitsbestuur, en op advies van de commissie, onvoldoende perspectief biedt op doelmatige en doeltreffende uitvoering, dan wordt het zo spoedig mogelijk beëindigd en worden de aan het project toegekende middelen zo mogelijk opnieuw toegewezen. (3) Opzet en uitwerking van een systeem van managementinformatie Zowel op universitair als op facultair niveau worden momenteel de kwaliteitsindicatoren ontwikkeld waarmee onderzoek, onderwijs, talentontwikkeling en maatschappelijke impact op een zinnige wijze kunnen worden beoordeeld. Het doel hiervan is niet om een uniforme verzameling kwaliteitsindicatoren te ontwikkelen die op alle faculteiten van toepassing is, laat staan dat er consensus wordt gezocht over de streefwaarden van deze indicatoren. Wel is het belangrijk om in staat te zijn te beargumenteren waarom voor een bepaalde (sub)discipline bepaalde kwaliteitsindicatoren relevant zijn, en wanneer de betreffende kwaliteit onvoldoende, voldoende, of goed is te noemen. Binnen de faculteit GMW bestaan er zeker op het terrein van onderzoek uiteenlopende ideeën over wat van goede kwaliteit is. Denk hierbij aan uiteenlopende publicatieculturen. Op de andere strategische onderwerpen (onderwijs, talentontwikkeling, maatschappelijke impact) zijn de verschillen over kwaliteitsopvattingen binnen de faculteit waarschijnlijk veel minder groot. Maar desondanks is het momenteel bijzonder lastig om hierover verdergaande uitspraken te doen, aangezien de relevante managementinformatie gebrekkig of niet aanwezig is. Weliswaar worden per afdeling verschillende resultaatgebieden bijgehouden, en wordt er financieel toegezien op de begrotingen en bestedingen per afdeling maar duidelijk is dat de afdelingen en de faculteit te weinig (vergelijkbare) informatie hebben die verder gaat dan financiële ex-post informatie en informatie over de personele bezetting en ingeschreven studenten. Om de 3 5
ontwikkeling van de faculteit beter bij te kunnen houden (en wellicht soms bij te kunnen sturen) en om de informatie die hiervoor benodigd is te kunnen delen met de directies, wil het Faculteitsbestuur een systeem van managementinformatie opzetten. Allereerst zal het Faculteitsbestuur in overleg met de financiële controllers en t.z.t. met de (aan te stellen) management controller een keuze maken van indicatoren die tot deze managementinformatie behoren. Vooralsnog wordt gekozen voor de basiseenheid als laagste aggregatieniveau voor dergelijke indicatoren. Dit betekent dat gegevens op lager niveau (bijv. individuen) niet tot de managementinformatie behoren, ook al zijn deze gegevens soms wel nodig om indicatoren op een hoger niveau te kunnen maken. Voor het niveau van de basiseenheid worden kengetallen verzameld (personeel, financieel, onderwijs, onderzoek, talentontwikkeling, maatschappelijke impact). Hierbij wordt uiteraard zoveel mogelijk een beroep gedaan op bestaande databases. Waar deze tekort schieten zal een beroep worden gedaan op de voorzitters van de basiseenheden. Vervolgens zal kritisch worden nagegaan welke kengetallen en welke procedures bijstelling behoeven. Uitgangspunt hierbij is dat vergelijkbare activiteiten in verschillende afdelingen/basiseenheden op een vergelijkbare wijze worden behandeld, bijvoorbeeld in de toekenning van middelen. Dit is momenteel niet het geval; zelfs het model voor de bekostiging van onderwijs verschilt tussen de afdelingen binnen GMW. Gedurende deze twee fasen zal het Faculteitsbestuur intensief overleg hebben met de directies van de afdelingen teneinde alle relevante informatie op optimale wijze te kunnen beoordelen. Zodra dit mogelijk is, zal de managementinformatie worden gedeeld met de directies, en uiteraard ook onderwerp van gesprek worden tussen Faculteitsbestuur en directies. Een managementinformatiesysteem dat betrekking heeft op de ondersteunende afdelingen van de faculteit zal in een later stadium worden ontwikkeld. (4) Aanpassingen aan de overlegstructuur binnen de faculteit Om de implementatie van het Strategisch Plan te doen slagen, is nauw overleg nodig tussen Faculteitsbestuur, directies van de afdelingen, medezeggenschap (Faculteitsraad), en de facultaire gemeenschap in brede zin wetenschappelijk staf, studenten, ondersteunende staf. Bij het schrijven van dit plan is het meest frequente overleg dat tussen Faculteitsbestuur en de afzonderlijke directies; hiernaast is er maandelijks standaard een vergadering met de Faculteitsraad. De accenten die in het Strategisch Plan zijn gelegd, vragen om een herinrichting van deze overlegstructuur. Relatief meer overleg is nodig met de directies tezamen. Het Faculteitsbestuur zal vanaf januari maandelijks een (voorbereid) overleg plannen met de gezamenlijke directies waarin onderwerpen van facultair belang worden besproken. De gezamenlijke verantwoordelijkheid van Faculteitsbestuur en directies zal verder tot uiting worden gebracht door aan ieder van de directeuren directe verantwoordelijkheid te geven voor een onderdeel van het strategisch plan. Deze (nader te bepalen en te verdelen) onderdelen zullen bij de portefeuille van de betreffende directeur behoren, zonder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Faculteitsbestuur en directies voor het geheel en de eindverantwoordelijkheid van het Faculteitsbestuur te verminderen. Hiernaast zal ook een regelmatig overleg (gedacht wordt aan tweemaal per jaar) worden georganiseerd met afvaardigingen van de studieverenigingen en andere organisaties die studentenbelangen behartigen (momenteel samengebracht in Behave ). hiervan is om de communicatie tussen Faculteitsbestuur en studenten te ondersteunen en zo nodig verbeteren. 4 5
(5) Tot slot In dit implementatieplan zijn de meeste actielijnen van het strategisch plan genoemd. Wanneer actielijnen niet zijn genoemd, is dit meestal omdat de implementatie geen speciaal plan behoeft, of omdat de implementatie pas na enkele jaren is voorzien. Het Faculteitsbestuur hecht aan elk onderdeel van het strategisch plan gelijke waarde, en zal dus ook proportionele inspanningen leveren om alle onderdelen in de komende jaren uit te voeren. Daarbij realiseren wij ons dat ieder plan van tijd tot tijd tegen het licht moet worden gehouden met het oog op de te bereiken doelstellingen. Daarvoor zullen plan en implementatie regelmatig tussentijds worden geëvalueerd. 5 5