AWARDS JCI Vlaanderen HANDLEIDING Editie 2016-2017 1
INHOUD VOORBESCHOUWING... 3 DOELSTELLING... 4 PROCEDURE... 4 AWARDGROEPEN... 7 CATEGORIEËN & CRITERIA... 8 JURERING... 11 TEMPLATES VOOR DE AWARDDOSSIERS... 13 2
VOORBESCHOUWING Je hebt de handleiding voor de Awards JCI Vlaanderen 2017 in handen. Dit betekent dat je beseft hoe belangrijk het is die ene persoon, of misschien wel meerdere personen, van jouw lokale afdeling die zich afgelopen werkjaar speciaal voor JCI heeft of hebben ingezet, de erkenning te geven die hij of zij verdient. Iedereen die ooit het podium op mocht om een award in ontvangst te nemen, weet hoe geweldig dit voelt. Hoe het je motiveert om je te blijven inzetten voor JCI en om voor jezelf verder alle kansen te grijpen die JCI aanreikt. Echter, geen awards zonder dossiers Daarom wil ik alvast jou bedanken om de moeite te doen ervoor te zorgen dat die dossiers er komen. Het is zonde dat er elk jaar weer mensen zijn die geen award krijgen terwijl ze die echt wel verdienen. En dit enkel en alleen omdat niemand de moeite nam een dossier in te leveren. Even praktisch: de deadline voor de pre-kandidaturen en de kandidaat-juryleden is zaterdag 29 april 2017, de deadline voor de award-dossiers is zaterdag 6 mei 2017. Het wordt pas echt een groot feest als jij er ook bij bent om die awards te vieren tijdens de ceremonie, zorg dat je erbij bent op zaterdag 10 juni 2017 in Lier voor het Congres JCI Vlaanderen en breng je vrienden massaal mee. Stef Verbeeck Voorzitter van de Awardjury Past-Voorzitter JCI Vlaanderen 2015-2016 3
DOELSTELLING Alle awards zijn erop gericht de verdiensten van individuele leden in de kijker te zetten. Deze awards zijn een erkenning voor realisaties tussen 1 januari 2016 en de dag van het congres JCI Vlaanderen, NIET voor lifetime achievements! PROCEDURE Stap 1: Indienen van de pre-kandidatuur Een bestuurder van de lokale afdeling (voor een lid van zijn lokale afdeling) of de District Manager (voor een lid van zijn district) dient de prékandidatuur per e-mail in bij de IPP ten laatste op zaterdag 29 april 2017. e-mail adres: stef.verbeeck@jcivlaanderen.be; met de Voorzitter in cc op voorzitter@jcivlaanderen.be Deze email bevat volgende elementen: Naam van je lokale afdeling E-mail adres om meer informatie op te vragen Een lokale afdeling kan in alle categorieën een dossier indienen, maar slechts één dossier per categorie. Awarddossiers, waarvoor geen pre-kandidatuur werd ingediend, worden niet gejureerd. 4
Stap 2: Opmaak van het dossier : vormvereisten De dossiers bestaan uit 2 delen: een MS WORD document volgens de template verder in deze handleiding en een MS POWERPOINT dia volgens template in bijlage. Het MS WORD document bevat volgende elementen: Voorpagina (volgens template) met vermelding van: o Naam van de lokale afdeling o Naam van de persoon waarvoor de award wordt ingediend o Contactadres o Naam van de award waarvoor het dossier ingediend wordt o Jaar van indiening van de award o Naam en handtekening van de persoon die het dossier indient Het eigenlijke dossier: exact 3 bladzijden volgens template Bijlagen: maximaal 3 bladzijden met drukwerk, krantenknipsels, foto s etc. Het MS POWERPOINT dia bevat volgende elementen: Deze dia (één) dient liggend te kunnen geprojecteerd worden op een standaard computerscherm. Deze dia zal gebruikt worden in de award ceremonie en omvat verplicht de naam van de kandidaat, de naam van zijn lokale afdeling, minimaal één foto van de kandidaat en daarnaast wat beeldmateriaal omtrent zijn realisaties (géén tekst, maximaal enkele bulletpoints). Stap 3: Indienen van de dossiers & presentatie Het dossier zelf moet ingediend worden ten laatste op zaterdag 6 mei 2017 per e-mail op voornoemde mailadressen. Het dossier bevat: het MS Word Document, liefst omgezet in pdf-formaat, en 1 powerpoint dia met foto en naam van de persoon en de naam van de lokale afdeling. 5
Stap 4: Ontvankelijkheid en beoordeling van de dossiers Een dossier is ontvankelijk als het lid, waarvoor het dossier wordt ingediend, het volledige congres meemaakt. Maar het is ook ontvankelijk wanneer het lid onmogelijk aanwezig kan zijn en er zeker 1 of meerdere personen van de lokale afdeling aanwezig zijn op het Vlaamse congres De award jury bestaat uit minstens zes leden die lid zijn van een lokale afdeling van JCI Vlaanderen en de Past-Voorzitter van JCI Vlaanderen. De Past-Voorzitter van JCI Vlaanderen zit de jury voor. De leden van de jury nemen niet deel aan de stemming over een dossier ingediend voor een lid van hun eigen lokale afdeling. De jury beslist autonoom en haar beslissingen zijn onherroepelijk. Het beoordelen van de dossiers gebeurt ten laatste op het jaarlijks Congres van JCI Vlaanderen. Stap 5: Awarduitreiking De resultaten worden meegedeeld tijdens de award ceremonie op het jaarlijks Congres van JCI Vlaanderen. Dit jaar vindt dit plaats op 10 juni 2017 in Lier. De bestuurder of de districtsmanager van een lokale afdeling die een dossier indient, staat er borg voor dat de kandidaat voor de award of minstens één lid van diens lokale afdeling aanwezig is tijdens de awardceremonie op het Vlaams Congres. Stap 6: Awardjaar De winnaar mag gedurende één jaar zijn award vermelden op al zijn communicatie, hij krijgt tevens het bruikleen van één jaar over het kunstwerk dat zijn award symboliseert. Dit kunstwerk wordt gedurende een jaar als een goede huisvader gekoesterd en aan de voorzitter van de awardjury van het volgende jaar overhandigd. 6
AWARDGROEPEN Er zijn 2 groepen van awards: GROEP 1: Dossiers in te dienen door de raad van bestuur van de lokale afdeling of door de districtmanager. Deze dossiers worden beoordeeld door de awardjury. Voor deze dossiers vindt u de invulformulieren in bijlage GROEP 2 : Awards die toegekend worden door de voorzitter of de raad van bestuur van JCI Vlaanderen en waarvoor geen kandidaturen kunnen worden voorgedragen. 7
CATEGORIEËN & CRITERIA Groep 1 Naargelang de award, worden er specifieke criteria in aanmerking genomen: 1 A Beste voorzitter van een lokale afdeling > 25 leden (deze award wordt geschonken door JCI Brugge) 1. algemene administratie: 20 punten 2. leiderschapskwaliteiten: 20 punten 3. deelname van de leden aan activiteiten en projecten: 20 punten 4. verwezenlijking van projecten: 20 punten 5. waarde voor de leden: 20 punten 1 B Beste voorzitter van een lokale afdeling <25 leden (deze award wordt geschonken door Pascal Persyn) 1. leiderschapskwaliteiten : 25 punten 2. groeitraject van de voorzitter : 25 punten 3. impact van de visie op de volgende jaren : 25 punten 4. waarde voor de leden: 25 punten 2 Beste lid van JCI Vlaanderen (deze award wordt geschonken door Theo De Beir) 1. steun aan zijn/haar lokale afdeling, district, JCI Vlaanderen, JCI Belgium, internationaal: 20 punten 2. bijdrage aan de uitbreiding van de lokale afdeling/oprichting van nieuwe afdelingen: 20 punten 3. initiatieven op het vlak van van introductie- en/of vormingsprogramma s : 20 punten 4. initiatief en vernieuwing: 20 punten 5. bijdrage aan het publieke imago van JCI: 20 punten 8
3 Beste nieuw lid van een lokale afdeling (deze award wordt geschonken door Gerrit Lovink) 1. steun aan zijn/haar lokale afdeling: 20 punten 2. bijdrage aan de uitbreiding van de lokale afdeling: 20 punten 3. volgen van introductie- en/of vormingsprogramma s: 20 punten 4. initiatief en vernieuwing: 20 punten 5. bijdrage aan het publieke imago van JCI: 20 punten 4 Lid met beste externe relatie binnen JCI (deze award wordt geschonken door JCI Lier) 1. overzicht van externe relaties met andere lokale afdelingen: 20 punten 2. impact op de lokale afdeling en op JCI: 30 punten 3. betrokkenheid van de lokale afdeling: 40 punten 4. overige informatie: 10 punten 5 Award uitstraling naar de buitenwereld (deze award wordt geschonken door JCI Gent Artevelde) 1. voorstelling van de initiatieven: 20 punten 2. impact op uitstraling van de lokale afdeling: 30 punten 3. impact op uitstraling van JCI: 40 punten 4. overige informatie: 10 punten 6 Award voor ondernemingszin (deze award wordt geschonken door JCI Hasselt) 1. overzicht van de initiatieven: 20 punten 2. relevantie binnen de activiteitsvelden van JCI: 20 punten 3. waarde voor de lokale afdeling: 20 punten 4. waarde voor JCI: 20 punten 5. waarde voor de gemeenschap: 20 punten 9
7 Award ledengroei & ontwikkeling (deze award wordt geschonken door JCI Oostende Middenkust) 1. acties ondernomen om nieuwe kandidaten aan te trekken en te activeren binnen de JCI werking: 20 punten 2. acties ondernomen om de bestaande leden te begeleiden zodat de uitstroom vermeden wordt: 20 punten 3. opname van groei en ledenbegeleiding in actieplan en acties RVB lokale afdeling : 20 punten 4. PR van de afdeling buiten JCI : 20 punten 5. voorstellen en learning points voor opvolgers: 20 punten 8 Award Beste Senator (deze award wordt geschonken door JCI Mechelen) 1. contact met leden & kandidaatleden: 30 punten 2. betrokkenheid in een groot project: 30 punten 3. waarde voor de lokale afdeling: 20 punten 4. waarde voor JCI: 20 punten Opgelet: Er zal geen verandering van categorie gebeuren. Enkel de lokale afdeling of diegene die het dossier voorstelt, bepaalt de categorie waarvoor het dossier ingediend wordt. 9 Award Beste Oud-lid (deze award wordt geschonken door JCI Sense) Als erkenning voor de verdiensten van een oud-lid van een lokale afdeling. 1. Impact van de steun voor de volgende jaren: 20 punten 2. Hulp bij verwezenlijking van projecten: 10 punten 3. Contact met leden, oud-leden en kandidaat leden: 20 punten 4. Impact op de uitstraling van de lokale afdeling: 10 punten 5. Impact op de uitstraling van JCI: 10 punten 6. Voorstelling en learning points voor opvolgers: 30 punten 10
Groep 2 10 Prijs van de Voorzitter (deze award wordt geschonken door JCI Harelbeke) Deze award wordt uitgereikt als erkenning voor een lid of een lokale afdeling die het jaarthema van JCI Vlaanderen merkbaar het meest ter harte genomen heeft. Voor deze award kunnen geen kandidaturen voorgedragen worden. Het is de voorzitter van JCI Vlaanderen die deze award toekent. 11 Award Vorming (deze award wordt geschonken door JCI Leuven) Als erkenning voor een trainer of vormingsverantwoordelijke die zich onderscheiden heeft op het domein van de vorming. Voor deze award kunnen geen kandidaturen voorgedragen worden. Het TIF-team zal in onderling overleg de award toekennen. JURERING De Past-Voorzitter van JCI Vlaanderen zit de jury voor. De jury wordt samengesteld uit leden en kandidaat-leden van lokale afdelingen uit JCI Vlaanderen. De leden van de jury nemen niet deel aan de stemming over een dossier ingediend voor een lid van hun eigen lokale afdeling. De jury beslist autonoom en haar beslissingen zijn onherroepelijk. De juryleden delen de punten die zij voor elk van de beoordelingscriteria toekennen, per dossier mee aan de voorzitter van de jury. 11
De jury kan beslissen om een award niet toe te kennen indien geen enkel dossier 65% van de punten behaalt. Het weigeren van een dossier of het niet-toekennen van een dossier moet door de jury verantwoord worden. De jury kan een speciale vermelding (merit) geven aan een dossier dat niet wint. 12
TEMPLATES VOOR DE AWARDDOSSIERS 1. Voorblad awarddossier 2. Invulformulier per awardcategorie 1) award beste voorzitter van een lokale afdeling 1A: voor een afdeling > 25 leden 1B: voor een afdeling < 25 leden 2) award beste lid 3) award beste nieuw lid 4) award lid met beste externe relaties binnen JCI 5) award lid met beste bijdrage aan uitstraling van JCI 6) award lid met meeste ondernemingszin 7) award groei en ontwikkeling 8) award beste Senator 13
Template voorblad AWARDDOSSIER JCI Vlaanderen 2015-2016 [naam lokale afdeling] [naam persoon voor wie het dossier wordt ingediend] [+ foto] [nummer en naam van de categorie waarvoor het dossier wordt ingediend] VERKLARING VAN DE INDIENER: Ik verklaar hierbij dat de informatie in dit awarddossier correct is en in eer en geweten werd ingevuld. Ik verklaar de reglementen van de awards te kennen en te aanvaarden, en mij te schikken naar het oordeel van de awardjury. Naam + handtekening + datum: Naam van de persoon die de award in ontvangst zal nemen op het Congres JCI Vlaanderen: 14
Templates invulformulieren per awardcategorie AWARD DOSSIER - Categorie 1A BESTE VOORZITTER VAN EEN LOKALE AFDELING > 25 LEDEN Als erkenning voor uitzonderlijke verdiensten van de voorzitter van een lokale afdeling tijdens zijn werkingsjaar. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Algemene administratie (20 punten) 2/ Leiderschapskwaliteiten (20 punten) Subcriteria: - Individu - Gemeenschap - Internationalisme - Business 3/ Deelname van de leden aan activiteiten en projecten (20 punten) 4/ Verwezenlijking van projecten (20 punten) 5/ Waarde voor de leden (20 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 15
AWARD DOSSIER - Categorie 1B - BESTE VOORZITTER VAN EEN LOKALE AFDELING < 25 LEDEN Als erkenning voor uitzonderlijke verdiensten van de voorzitter van een lokale afdeling tijdens zijn werkingsjaar. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Leiderschapskwaliteiten (25 punten) Subcriteria: - Individu - Gemeenschap - Internationalisme - Business 2/ Groeitraject van de voorzitter (25 punten) 3/ Impact van de visie op de volgende jaren (25 punten) Subcriteria: - Ledengroei - Financiële stabiliteit (vb sponsoring over 3 jaar) - Projecten voor de toekomst 4/ Waarde voor de leden (25 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 16
AWARD DOSSIER - Categorie 2 - BESTE LID VAN EEN LOKALE AFDELING Als erkenning voor het toepassen van de JCI principes en het engagement binnen de eigen lokale afdeling, het district, JCI Vlaanderen, JCI Belgium of internationaal. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Steun van het lid aan de lokale afdeling, district, JCI Vlaanderen, Internationaal (20 punten) 2/ Bijdrage aan de uitbreiding van de lokale afdeling of oprichting van nieuwe afdelingen (20 punten) 3/ Initiatieven op vlak van introductie- en / of vormingsprogramma s (20 punten) 4/ Initiatief en vernieuwing (20 punten) 5/ Bijdrage aan het publieke imago van JCI (20 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 17
AWARD DOSSIER - Categorie 3 - BESTE NIEUW LID VAN EEN LOKALE AFDELING Als erkenning van een kandidaat dat lid is geworden na het vorige Vlaams congres en blijk gegeven heeft van een echt engagement voor de beweging en haar filosofie. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Steun van het lid aan de lokale afdeling, district, JCI Vlaanderen, Internationaal (20 punten) 2/ Bijdrage aan de uitbreiding van de lokale afdeling of oprichting van nieuwe afdelingen (20 punten) 3/ Initiatieven op vlak van introductie- en / of vormingsprogramma s (20 punten) 4/ Initiatief en vernieuwing (20 punten) 5/ Bijdrage aan het publieke imago van JCI (20 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 18
AWARD DOSSIER - Categorie 4 - EXTERNE RELATIES BINNEN JCI Als erkenning voor het lid of kandidaat-lid dat de beste relaties ontwikkeld heeft met een andere lokale afdeling, hetzij in Vlaanderen, België of in het buitenland. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Overzicht van de externe relaties met andere afdelingen (20 punten) 2/ Impact op de lokale afdeling en op JCI (30 punten) 3/ Betrokkenheid van de lokale afdeling (40 punten) 4/ Overige informatie (10 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 19
AWARD DOSSIER - Categorie 5 - UITSTRALING NAAR DE BUITENWERELD Als erkenning voor het lid of kandidaat-lid dat op een uitzonderlijke wijze tot de uitstraling van JCI naar de buitenwereld bijgedragen heeft. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Voorstelling van de initiatieven (20 punten) 2/ Impact op uitstraling van de lokale afdeling (30 punten) 3/ Impact op uitstraling van JCI (40 punten) 4/ Overige informatie (10 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 20
AWARD DOSSIER - Categorie 6 - ONDERNEMINGSZIN Als erkenning voor creatieve en originele acties die bijgedragen hebben tot het welzijn van de gemeenschap, JCI en de lokale afdeling A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Overzicht van de initiatieven (20 punten) 2/ Relevantie binnen de activiteitsvelden van JCI (20 punten) Subcriteria: - Individu - Gemeenschap - Internationalisme - Business 3/ Waarde voor de lokale afdeling (20 punten) 4/ Waarde voor JCI (20 punten) 5/ Waarde voor de gemeenschap (20 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 21
AWARD DOSSIER - Categorie 7 - LEDENGROEI EN ONTWIKKELING Als erkenning voor het lid dat op een uitzonderlijke wijze zowel de nieuwe kandidaat-leden heeft aangebracht, en er voor gezorgd heeft dat de uitstroom gelimiteerd werd. Dit geldt voor de eigen afdeling en andere lokale afdelingen. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Acties ondernomen om nieuwe kandidaten aan te trekken en te activeren binnen de JCI werking (20 punten) 2/ Acties ondernomen om de bestaande leden te begeleiden zodat de uitstroom vermeden wordt (20 punten) 3/ Opname van groei en ledenbegeleiding in actieplan en acties RVB lokale afdeling (20 punten) 4/ PR van de afdeling buiten JCI (20 punten) 5/ Voorstellen en learning points voor opvolgers (20 punten) B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 22
AWARD DOSSIER - Categorie 8 - BESTE SENATOR Als erkenning voor de beste senator, die een uitzonderlijke bijdrage heeft geleverd aan de beweging. Enkel de realisaties na het bekomen van de senatortitel komen hiervoor in aanmerking. A. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Contact met leden & kandidaatleden: 30 punten 2/ Betrokkenheid in een groot project: 30 punten 3/ Waarde voor de lokale afdeling: 20 punten 4/ Waarde voor JCI: 20 punten B. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 23
AWARD DOSSIER - Categorie 9 - BESTE OUD - LID Als erkenning voor uitzonderlijke verdiensten van oud-lid van een lokale afdeling. C. MOTIVATIE VAN DE KANDIDATUUR Tekst: max. 3 pagina s. 1/ Impact van de steun voor de volgende jaren (20 punten) Sub criteria: - Ledengroei - Financiële stabiliteit (vb sponsoring over 3 jaar) 2/ Hulp bij Verwezenlijking van projecten (10 punten) 3/ Contact met leden, oud-leden & kandidaat-leden: 20 punten 4/ Impact op uitstraling van de lokale afdeling (10 punten) 5/ Impact op uitstraling van JCI (10 punten) 6/ Voorstellen en learning points voor opvolgers (30 punten) D. BIJLAGEN Foto s, flyers of persknipsels: Max. 3 pagina s 24