Rekenkamercommissie gemeente Smallingerland.......... Jaarverslag 2016 van de rekenkamercommissie van de gemeente Smallingerland Maart 2017
Jaarverslag 2016 Inleiding Het doel van de rekenkamercommissie (rkc) Smallingerland is het versterken van de controlerende en kader stellende rol van de raad. Hiertoe verricht de commissie onafhankelijk onderzoek, dat gericht is op de effectiviteit en de efficiency van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en op het daarover uitbrengen van bruikbare adviezen. De rkc is van mening dat de uitvoering van haar taak moet leiden tot verbeteringen voor de gemeente en haar inwoners. In dit jaarverslag legt de rkc verantwoording af over de invulling en uitvoering van deze doelstelling in 2016. Samenstelling rekenkamercommissie De rekenkamercommissie Smallingerland kent een gemengde samenstelling: vier externe leden (onder wie de voorzitter) en drie raadsleden. De zittingstermijn van zowel de externe leden als de raadsleden bedraagt vier jaar, waarbij de termijn voor de raadsleden parallel loopt aan de raadsperiode. De externe leden treden terug op basis van een rooster van aftreden. In 2016 was de zittingstermijn van één van de externe leden, de heer A. Hoekstra, verstreken. De heer Hoekstra wenste geen gebruik te maken van de mogelijkheid tot een eenmalige herbenoeming. In de daardoor ontstane vacature is voorzien door de benoeming per 30 augustus 2016 van de heer J.J.F. Rijnhart uit Drachten. Verder heeft één van de interne leden, de heer Haverkort, per 19 april 2016 het stokje overgedragen aan de heer Hofman. De samenstelling van de commissie was in 2016 als volgt: Externe leden de heer P. den Besten, voorzitter de heer A. Hoekstra (tot 3 juli 2016) mevrouw E. Fogl de heer W. Gerner de heer J.J.F. Rijnhart (met ingang van 30 augustus 2016) Jaarverslag 2016 rekenkamercommissie gemeente Smallingerland 2
Interne leden de heer R.E. Haverkort (tot 19 april 2016) de heer D.M. de Calonne de heer A.C. Kok de heer M. Hofman (met ingang van 19 april 2016) Ambtelijk secretaris van de rkc is mevrouw J. Stienstra. Onderzoeken Onderzoek naar doorwerking In april 2016 heeft de rekenkamercommissie haar rapport naar de doorwerking van vorige onderzoeken aan de raad aangeboden. De onderzoeksvraag die hierbij centraal stond luidde: "welke wijzigingen zijn doorgevoerd in beleid en organisatie naar aanleiding van de door de raad overgenomen aanbevelingen uit de onderzoeken?". De commissie informeerde de raad met dit onderzoek over wat er met de aanbevelingen is gebeurd. Ook heeft de rekenkamercommissie zo een beeld gekregen van de effecten van de door haar uitgevoerde onderzoeken. De conclusie was dat de door de rekenkamercommissie uitgebrachte onderzoeksrapporten zeer serieus behandeld worden. Het overgrote deel van de aanbevelingen is overgenomen. Als gevolg hiervan zijn ook de nodige wijzigingen doorgevoerd in beleid en de organisatie. De onderzoeken hebben hierdoor een positief effect gehad op de controlerende - en kader stellende rol van de raad. De rekenkamercommissie heeft twee praktische adviezen voor de toekomst meegeven: 1) niet alle aanbevelingen uit een onderzoek richten zich altijd direct tot de raad. Gedurende dit onderzoek bleek dat bij de behandeling van een rapport het college in enkele gevallen (al dan niet gemotiveerd) aangaf dat zij een aan hen gerichte aanbeveling niet over wilde nemen. De raad besloot vervolgens àlle aanbevelingen uit het rapport over te nemen. Dit kan tot onduidelijkheid leiden over de status van de individuele aanbevelingen. De rekenkamercommissie adviseerde zowel het college als de gemeenteraad over elke aan hen gerichte aanbeveling expliciet te besluiten of deze al dan niet wordt overgenomen. Tevens verdient het aanbeveling om steeds te besluiten over wie verantwoordelijk is voor de monitoring van de uitvoering van de overgenomen aanbevelingen en wie periodiek over de voortgang daarvan terugkoppelt. Jaarverslag 2016 lokale rekenkamercommissie gemeente Smallingerland 3
2) verder adviseerde de rekenkamercommissie een rekenkamerrapport niet eerder voor behandeling in de raad te agenderen dan wanneer er een reactie van het college op dat rapport beschikbaar is. Dit maakt een meer zinvolle raadsbehandeling mogelijk. Tijdens een informatieve bijeenkomst in juni is het rapport toegelicht en konden raadsleden verduidelijkende vragen stellen. Het rapport is op 12 juli door de raad behandeld. De raad heeft daarbij de twee adviezen van de rekenkamercommissie overgenomen. Onderzoek vestigingsbeleid/-klimaat In 2014 heeft de rekenkamercommissie het economisch- en werkgelegenheidsbeleid van de gemeente onderzocht. Met dit onderzoek heeft de rekenkamercommissie geprobeerd een antwoord te geven op de vraag of de inspanningen van de gemeente Smallingerland hebben bijgedragen aan het verbeteren van de economie en werkgelegenheid in Smallingerland. Bij de bespreking van het onderzoeksrapport heeft de gemeenteraad het college gevraagd aan de slag te gaan met de aanbevelingen die bij dit onderzoek zijn meegegeven. Daarnaast is door diverse partijen aandacht gevraagd voor het vestigingsbeleid van de gemeente. De raad gaf te kennen onvoldoende in beeld te hebben wat de gemeente doet om nieuwe bedrijven te trekken en aan zich te binden en wilde graag weten wat de beleving bij ondernemers op dit punt is. Deze breed geuite wens bij de gemeenteraad werd tijdens gesprekken over mogelijke nieuwe onderzoeksonderwerpen door veel partijen opnieuw geuit. Daarom is de rkc in 2015 gestart met een onderzoek naar het vestigingsklimaat. Doel van het onderzoek was het geven van inzicht in hoe de gemeente omgaat met (potentiële) ondernemers in de gemeente en ook wat ondernemers zelf vinden van het vestigings- en ondernemersklimaat in Smallingerland. Het onderzoek is uitgevoerd door bureau IPR Normag uit Haarlem. De aanbevelingen uit het rapport luidden als volgt: a) ontwikkel een meerjaren marketing- en acquisitieplan; b) verken de mogelijkheden om "clustergewijs" ook andere economische sectoren van Smallingerland verder te ontwikkelen; c) stel een dienstverleningsconcept voor ondernemers op, waarin de gemeente haar dienstverlening aan ondernemers vastlegt; d) betrek ondernemers meer bij beleidsvorming en evaluatie rond promotie, acquisitie en dienstverlening. In mei 2016 is het eindrapport aangeboden aan de raad, waarna er op 8 juni een informatieve bijeenkomst is gehouden waarin het rapport is toegelicht en de raad er vragen over kon stellen. Jaarverslag 2016 rekenkamercommissie gemeente Smallingerland 4
Het rapport is, conform de overgenomen aanbeveling in het "doorwerkingsonderzoek" pas in de raad behandeld nadat de reactie van het college is ontvangen. Dat heeft niet eerder dan in 2017 zijn beslag gekregen. Volgende onderzoeken Samen met de rekenkamercommissie van Heerenveen is in 2016 gestart met een onderzoek naar de jeugdzorg. De rkc wil weten hoe de transitie is verlopen en of de basis er nu ligt om stappen te kunnen zetten in het slimmer organiseren van de jeugdzorg. In het onderzoek wordt onder meer ingezoomd op de ervaringen van zorgpartners en ouders/ verzorgers, op de risico's en de kansen die er zijn en wordt gezocht naar "good practices" bij andere gemeenten. Het onderzoek wordt uitgevoerd door het bureau SeinstravandeLaar. Naar verwachting zal het rapport in het eerste half jaar van 2017 aan de raad aangeboden kunnen worden. Ook het tweede in 2016 gestarte onderzoek betreft het sociaal domein. De rekenkamercommissies van 16 Friese gemeenten zijn gezamenlijk een onderzoek gestart naar de Wmo. Het doel van het onderzoek is om inzicht te krijgen in de uitvoering van het gemeentelijke beleid ten aanzien van maatschappelijke ondersteuning en de wijze waarop de afzonderlijke gemeenten de regierol invullen en grip hebben op de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van dit beleid. Met dit inzicht kunnen raden en bestuurders mogelijkerwijs inzicht krijgen in de uitvoering van de Wmo2015 bij andere Friese gemeenten om van te leren. Het onderzoek wordt uitgevoerd door bureau Lysias. Het rapport zal in 2017 aan de raad worden aangeboden. Overige activiteiten De rkc heeft in 2016 acht keer regulier vergaderd. De rkc Smallingerland heeft in 2016 het lidmaatschap van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) gecontinueerd. Ook neemt de rkc deel aan bijeenkomsten van de Kring Noord van de NVRR. De voorzitter heeft deelgenomen aan de leergang "Oriëntatie op rekenkamerwerk". De heren Rijnhart en Hofman zijn eind 2016 met deze leergang gestart. Zoals in het vorige jaarverslag gemeld is er in 2015 binnen de NVRR een stevige discussie gevoerd over de plannen van minister Plasterk om gemeenten te verplichten een (liefst gemeenschappelijke, regionale) rekenkamer in te stellen. Jaarverslag 2016 lokale rekenkamercommissie gemeente Smallingerland 5
Hiermee zou de kwaliteit van het rekenkamerwerk verbeteren. Een rekenkamercommissie, zoals ook Smallingerland die kent, is dan niet meer mogelijk. Dit betreft méér dan alleen een naamswijziging: in een rekenkamercommissie mogen ook raadsleden zitten, in een rekenkamer alleen maar externe, onafhankelijke leden. Voor de betrokkenheid van de raad moet dan een aparte werkwijze gecreëerd worden. De rkc Smallingerland was en is niet blij met deze plannen. Zij ziet in het lidmaatschap van raadsleden een grote meerwaarde. De onafhankelijkheid is voldoende geborgd doordat de externe leden in de meerderheid zijn. Bovendien is de link die de minister legt tussen de organisatievorm en de kwaliteit niet bewezen. Ook de raad van Smallingerland heeft door middel van een motie in september 2015 uitgesproken grote bezwaren tegen de door de minister uitgezette lijn te hebben. Deze motie is aan de minister toegestuurd. Vervolgens is het in 2016 lange tijd stil gebleven. In november 2016 kwam de minister met een antwoord op alle vragen die over dit onderwerp in de Tweede Kamer gesteld waren. Uit die beantwoording blijkt dat de minister vasthoudt aan zijn al eerder ingezette lijn, zij het met een kleine tegemoetkoming: raadsleden mogen lid zijn van een rekenkamer maar alleen als adviserend lid. Hun rol is daarmee veel beperkter dan nu het geval is. Verder is ondersteuning van de rekenkamer-commissie vanuit de griffie voor enkele uren per week, zoals veel commissies dat kennen, dan niet langer mogelijk. Wat de gevolgen van de Tweede Kamer-verkiezingen voor dit voorstel zijn is op het moment van het uitbrengen van dit jaarverslag nog onduidelijk. Communicatie van de rekenkamercommissie In het najaar van 2016 heeft de rekenkamercommissie een Nieuwsbrief uitgebracht. Met de Nieuwsbrieven geeft de rkc informatie over haar werkzaamheden, onder andere met betrekking tot nieuwe en lopende onderzoeken. De Nieuwsbrief is primair bedoeld voor raadsleden, het college en ambtenaren maar wordt ook op de voor iedereen toegankelijke website van de rkc (smallingerland.nl/rkc) gepubliceerd. Jaarverslag 2016 rekenkamercommissie gemeente Smallingerland 6
Financiën In 2016 had de rkc de beschikking over een budget van 69.120. De bestedingen zijn als volgt, waarbij het restantbudget terugvloeit in de algemene middelen: 2016 Onderzoekskosten 16.913 Vaste vergoeding externe commissieleden en. reiskosten 21.686 Salaris ambtelijk secretaris 13.900 Overige kosten (o.a. advertentiekosten vacature) 1.940 Lidmaatschap NVRR + deelname congres 770 Totaal 55.209 Jaarverslag 2016 lokale rekenkamercommissie gemeente Smallingerland 7