VIA2015069MK Toelichting aanbesteding VIA2015069MK Onderhoud sportparken en speelvoorzieningen Maastricht Sport 1
Toelichting aanbesteding VIA2015069MK Onderhoud sportparken en speelvoorzieningen Maastricht Sport Directeur Maastricht Sport: Maurice Bockting Contractmanager: Yves Schonmacker Inkoop: Ronald van Berkel Coördinator buitensport: Jeroen van de Ven Agenda 1. Welkom / voorwoord 2. Sportbeleid / Sportvisie 3. Huidige en gewenste situatie 4. Procedure aanbesteding 5. OMOP werkwijze 6. Automatische beregening 2016 7. Pilot (WERKelijk Meedoen) 2
1. Welkom / voorwoord Formele noot bij deze toelichting: - Beperkt gelegenheid tot stellen vragen - Alle vragen die men heeft dienen nogmaals schriftelijk gesteld te worden - Er kunnen geen rechten aan ontleend worden Doel van de toelichting Betreft een persoonlijke toelichting van de voor Maastricht Sport belangrijke zaken. Deze kan niet en zal niet uitputtend zijn, maar geeft wel een indruk aan de partijen hoe Maastricht Sport erin staat. 2. Sportbeleid / Sportvisie Demografische ontwikkeling Afname van het aantal voetballers Ledenaantallen naar leeftijdcategorie gemeente Maastricht 2015-2020-2025 4654 2033 4390 2057 4167 1977 2621 2333 2190 2015 2020 2025 Gemeente ouder dan 18 jaar jonger dan 18 jaar Total Ledenaantal naar geslacht gemeente Maastricht 2015-2020 -2025 509 579 628 4145 3811 3538 2015 2020 2025 Gemeente Vrw Man 3
2. Sportbeleid / Sportvisie Spreidingsbeleid - van kleine parken naar multifunctionele parken - hoog kwaliteitsniveau - multifunctionele open sportparken met een brede maatschappelijke functie - stimulering sport- / zorgprogamma s Speelvoorzieningen - ca. 2000 speelobjecten op 172 speellocaties - centralisering o.b.v. demografische cijfers - wijkfunctie - verdeling in leeftijdscategorieën - vaststellen sportbeleid 2016 3. Huidige en gewenste situatie Huidige situatie Werkwijze onderhoud sportparken - Team buitensport Maastricht Sport bestaande uit cultuurtechnisch medewerker, toezichthouder/ directievoerder, coördinator buitensport, sportparkbeheerder (klein team) - Sportparkmanagement: de Geusselt / West - Aannemer onderhoud sportparken - Social Return / Pilot WERKelijk Meedoen - Partijen derden (b.v. automatische beregening) Deel van het onderhoud wordt zelf uitgevoerd (herstel speelschade, kleine reparaties hekwerken, ongedierte bestrijding, keuren natuurgrasvelden, ondersteuning handmatige beregening) Overig onderhoud door aannemer die direct wordt aangestuurd door MS 4
3. Huidige en gewenste situatie Huidige situatie Werkwijze onderhoud speelvoorzieningen - Maastricht Sport: Directievoerder/ toezichthouder - Aannemer en Social Return / Pilot WERKelijk Meedoen : onderhoud ondergronden en schoonmaken speelvoorzieningen - Partijen derden ABOS: reparatie toestellen, wettelijke inspectie (1x/jr), inspecties (logboek) Bedrijfsinformatiesysteem Topdesk Klachten en meldingen sportparken en speelvoorzieningen Melder Topdesk MS zelf of door aannemer Topdesk 3. Huidige en gewenste situatie Gewenste situatie Werkwijze: onderhoud sportparken en speelvoorzieningen gezamenlijk - Professionaliseringsslag (inhoud / administratief) Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Grootschalige onderhoudscontracten (OMOP) Planmatig werken Bedrijfsinformatiesysteem (Topdesk) Geautomatiseerd beheersysteem - Gefaseerde verschuiving naar regierol (ontzorgen) 5
4. Procedure aanbesteding Opzet vergelijkbaar aan de vorige aanbesteding Verbeteringen zijn: - verlichting referentie kerncompetenties - beter inzicht in het areaal - gunstiger moment in het jaar / start werkzaamheden - minder werk plan van aanpak inschrijving - gefaseerd doorvoeren ontzorgen / professionalisering Hoofdaannemer / onderaannemer In verband met het onderhoud zal een deel van het werk in onderaanneming worden gedaan. MS gaat er vanuit dat de onderaannemer bij inschrijving worden gemeld. 4. Procedure aanbesteding (planning) Wachtkamerconstructie MS is voornemens een contract aan te gaan voor de komende vier jaar. Indien de kwaliteit onvoldoende blijft is het mogelijk zonder nieuwe aanbesteding verder te gaan met de partij in de wachtkamer. Naast een contract met de economisch meest voordelige inschrijver zal ook een contract worden aangegaan met de inschrijver die als tweede eindigt. 6
Areaal viewer Inhoud van de OMOP (excl. projecten) - Hoofdstuk 1: Onderhoud - Hoofdstuk 2: Aanvullend - Hoofdstuk 3: Renovatie/ vervanging - Hoofdstuk 4: Overige Referentiekader onderhoudsniveau sportparken Calamiteiten en verstoringen Planning / deelopdrachten / voortgangsoverleg Directieoverleg Automatische beregening 2016 Areaal viewer Om de viewer te raadplegen: http://flexinext.maastricht.nl/publiceer/?map=sportparken Gebruikersnaam: Wachtwoord: Sportpark SP4 7
Inhoud van de OMOP Betreft regulier en groot onderhoud inclusief kleine reparaties/ renovatie en oplossen calamiteiten en verstoringen - Hoofdstuk 1: Onderhoud - Hoofdstuk 2: Incidenteel onderhoud (incl. speelvoorzieningen) - Hoofdstuk 3: Vervanging / renovatie - Hoofdstuk 4: Overige Exclusief projecten Grootschalige renovaties en aanleg worden aanbesteed Referentiekader onderhoudsniveau sportparken Beeldenboek buitensportaccommodaties - indeling in (Hoog, Basis, Laag) Huidige onderhoudsniveau sportparken vergelijkbaar met Basis Uitstraling van de sportparken wisselend - sportpark de Geusselt en West boven Basis niveau Onderhoud is gericht op behoud van de voorziening en verlenging levensduur. Reeds start gemaakt met inhaalslag om de uitstraling op Basis te krijgen (Bosplantsoen / automatische beregening) 8
Calamiteiten en verstoringen Verstoring (niet spoedeisend) Melding via bedrijfsinformatiesysteem (BIS) Aannemer krijgt toegang tot systeem Maastricht Sport stuurt melding door naar de aannemer met uiterlijke termijn voor uitvoering Aannemer reageert binnen 24 uur of termijn kan worden behaald Aannemer stelt deelopdracht op (werkzaamheden en tijdstip uitvoering) en legt deze ter goedkeuring voor Na goedkeuring en uitvoering meld de aannemer de verstoring af Complexe verstoringen zullen door Maastricht Sport worden gecoördineerd. Calamiteiten en verstoringen Calamiteit (spoedeisend) Bij constatering direct maatregelen treffen (definitief of tijdelijk) Telefonisch contact met Maastricht Sport over maatregelen en planning Maastricht Sport meld de calamiteit in BIS inclusief planning herstel Na afronding calamiteit meld de aannemer de gekozen oplossing in BIS af Deelopdracht wordt na uitvoering opgesteld en voorgelegd 9
Planning Basisplanning Maastricht Sport (MS project) voor groot en regulier onderhoud Deelopdrachten > 2 weken Deelopdrachten < 2 weken (planning middels vermelden uitvoeringsdagen) Deelopdrachten Per sportpark en per stadsdeel Deelopdrachten door MS en door de aannemer (gefaseerde verschuiving door de aannemer) Voorafgaand aan onderhoudsjaar: - Deelopdracht groot onderhoud velden - Deelopdracht regulier onderhoud velden - Deelopdracht groen en verhardingen Gedurende onderhoudsjaar - Deelopdracht calamiteit / verstoringen - Deelopdracht renovatie / vervanging - Deelopdracht overige Verzamel deelopdracht t.b.v. kleine werkzaamheden Opmaak deelopdracht vanuit koppeling inschrijfstaat en hoeveelheden areaal. 10
Voortgangsoverleg (bouwvergadering) Vierwekelijks Maastricht Sport maakt verslag Aannemer levert vooraf rapportage aan Inhoud Stand van zaken van de deelopdrachten - uitgevoerde deel - financiële stand Bespreken van afwijkingen t.o.v. de deelopdrachten - reden van afwijking - voorstel herstellen van de afwijking Aanvullende deelopdrachten Calamiteiten en verstoringen Overige algemene agendapunten (kwaliteit, veiligheid etc.) Directieoverleg Twee maal per jaar overleg tussen directie Maastricht Sport en de directie aannemer Belangrijk agendapunt is kwaliteit van het geleverde werk Basis voor kwaliteit zijn de geconstateerde zaken die zijn vastgelegd in het voortgangsoverleg Voorstellen verbeterpunten / actiepunten en evaluatie 11
6. Automatische beregening 2016 Aanleg door derden (meervoudig onderhandse aanbesteding) Aanleg automatische beregening voorafgaand aan groot onderhoud Rekening houden met afstemming bij inschrijving! Exacte planning voor beschikbaarheid velden wordt aangeleverd door Maastricht Sport Uitvoering in twee fasen: - Hoofdleidingen en aansluitingen (maart/april) - Strengen in de velden (mei / juni) Eventuele nazakkingen en herstel rondom sproeiers door derden in overleg met aannemer 7. Social Return Pilot WERKelijk Meedoen Eerste bevindingen Pilot Doorkijk komend jaar Mogelijkheden aansluiting/ invulling aannemer 12
Toelichting aanbesteding VIA2015069MK Onderhoud sportparken en speelvoorzieningen Maastricht Sport Agenda 13