Medisch secretaresse Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De kwalificatiedossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen. Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie. Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Medisch secretaresse. Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website: www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Secretarieel.
Medisch secretaresse Mbo-kwalificaties in de sector Secretarieel Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 - n.v.t. Secretarieel medewerker Secretaresse Directiesecretaresse Telefonist/receptionist Juridisch secretaresse Managementassistent Medisch secretaresse Medisch secretaresse Beroepsbeschrijving De Medische secretaresse werkt in ziekenhuizen, rusthuizen, kuuroorden, revalidatiecentra en andere medische organisaties. De Medisch secretaresse is de rechtstreekse medewerkster van de arts in het administratief beheer van de praktijk. Haar taken zijn zeer uiteenlopend. Een belangrijke taak is het ontvangen van de patiënten voor zij de spreekkamer van de arts ingaan, hierdoor is haar rol sterk sociaal gericht. Ze beheert de planning van de arts en verzorgt het bijhouden van de afspraken. Ook brengt ze de medische ploeg op de hoogte van de administratieve situatie van patiënten. Daarnaast is ze belast met het opnemen van de telefoon en het ontvangen van de patiënten. Zij informeert de patiënten over de verschillende administratieve stappen die ze moeten nemen en maakt het administratief en medisch dossier van de patiënten op. Ook archiveert ze medische (elektronische) dossiers. Ze werkt onder andere brieven, memo s, e-mails, faxen, onderzoeksverslagen en diverse verslagen en rapporten uit. Ze neemt ook deel aan de organisatie van bijeenkomsten.
Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken. Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen. Kerntaak Werkproces 1. Verzorgt de correspondentie 1.1 Verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten 1.2 Formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm 1.3 Maakt teksten gereed voor distributie 2. Verzorgt bijeenkomsten 2.1 Stelt een planning, draaiboek of checklist op of past deze aan 2.3 Selecteert, reserveert en controleert locaties en faciliteiten 2.5 Nodigt deelnemers uit en voorziet hen voor, tijdens en na de bijeenkomst van informatie 2.6 Ontvangt bezoekers 2.7 Ontvangt patiënten op het spreekuur 2.8 Stelt een voor- en nacalculatie op 2.9 Handelt eenvoudige financiële zaken af 3. Verzorgt de post en het archief 3.1 Verzorgt de inkomende post 3.2 Verzorgt de uitgaande post 3.3 Beheert en actualiseert het archief Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Secretariële beroepen op onze site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak Werkproces 2. Verzorgt bijeenkomsten 2.7 Ontvangt patiënten op het spreekuur Ingrid werkt als Medisch secretaresse op de polikliniek orthopedie van de medisch specialisten in een ziekenhuis in Midden-Nederland. Elke dag organiseert ze het spreekuur voor de medisch specialisten, houdt de agenda bij en verzorgt de administratie rond de patiënten. De gegevens van de patiënten zijn vertrouwelijk en ze dient hier zorgvuldig mee om te gaan. Om acht uur s ochtends meldt de eerste patiënt zich. Ze vraagt naar het ponsplaatje en de verwijzing van de huisarts. De patiënt heeft ook nog een brief van de huisarts bij zich en overhandigt deze aan Ingrid. Ingrid zoekt de patiënt op in het systeem en vult de nieuwe gegevens in. Ze vraagt of de patiënt in de wachtkamer wil wachten voor de oproep naar de spreekkamer. Intussen vraagt ze de uitslag van het bloedonderzoek op om het medisch dossier compleet te maken, zodat de patiënt dit mee kan nemen naar de orthopeed. De volgende patiënt meldt zich. Hij stelt een vraag aan Ingrid over de röntgenfoto s. Zij geeft algemene, niet medische informatie over de foto s en adviseert de overige vragen met de arts te bespreken. Ze reageert geduldig en bewaart haar kalmte wanneer twee mensen zomaar doorlopen naar de spreekkamer van de orthopeed. Ze vraagt de mensen vriendelijk zich te melden bij de balie. Ze staat hen te woord en speelt zoveel mogelijk in op de behoeften en verwachtingen van de twee patiënten. Het blijkt dat ze erg nerveus zijn en moeite hebben met de Nederlandse taal. Ingrid luistert aandachtig naar het verhaal en herhaalt soms wat er gezegd wordt. Ze houdt zoveel mogelijk rekening met de culturele achtergronden van de mensen. Zodra deze patiënten bij de orthopeed naar binnen kunnen, begeleidt Ingrid hen en zorgt ze voor een goede overdracht van de patiënten naar de arts. Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de Medisch secretaresse. Denk aan: Senior medisch secretaresse en Secretaresse.
Voorbeelden van personeelsadvertenties Wij zijn op zoek naar een Medisch secretaresse Functieomschrijving Als Medisch secretaresse heb je een gevarieerd takenpakket. Zo houd je zelfstandig de digitale medische en financiële administratie bij. Je organiseert het medisch secretariaat: je verzorgt de medische correspondentie, je draagt zorg voor archivering en je houdt je bezig met het updaten van dossiers. Je maakt telefonische afspraken met patiënten voor het spreekuur en je houdt het afsprakenboek bij. Je onderhoudt telefonisch contact met artsen voor agendabeheer en met ziekenhuizen voor het opvragen van medische gegevens Je bereidt het spreekuur voor en begeleidt het Je legt medische dossiers aan Afhandeling dossiers Correspondentie verzorgen: naar huisarts en cardioloog Ontvangen van patiënten en bezoekers Dagelijks binnenkomende post afhandelen Functie-eisen: Werkervaring op een medisch secretariaat Kennis van medische terminologie Zelfstandig brieven kunnen schrijven Uitstekende kennis van de Nederlandse taal Goede kennis / beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel) Stressbestendig Servicegericht Daarnaast verwachten wij van onze collega dat zij/hij accuraat en flexibel is, uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden bezit en zelfstandig en efficiënt werkt Wij zijn op zoek naar een Medisch secretaresse Functieomschrijving Uitwerken van de door de cardioloog gedicteerde brieven en onderzoeksrapporten Regelen van alle overige administratieve werkzaamheden, waaronder het geautomatiseerde patiëntenregistratiesysteem X-care en archiefwerkzaamheden Telefonisch patiënten/huisartsen te woord staan en inplannen van afspraken Ontvangen van patiënten tot het zelfstandig bijhouden van dossiers Overige dagelijkse werkzaamheden: - verwerken van de post - het opstellen van correspondentie - het bijhouden van het archief - het notuleren van vergaderingen Functie-eisen: Een afgeronde opleiding medisch secretaresse Ruime ervaring met het werken met dictafoon Uitstekende typevaardigheden Goede communicatieve en sociale vaardigheden Kennis van het geautomatiseerde systeem X-care Zelfstandig, stressbestendig, daadkrachtig, flexibel, gevoel voor humor en klantgericht
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: Tips voor de praktijkopleider Trainingen voor praktijkopleiders Sectorale arbeidsmarktinformatie Informatie over competentiegericht onderwijs Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66 info@ecabo.nl www.ecabo.nl 2011/01