1 van 6 Declaratieregeling Honda 4-Takt Bromfietsen Vereniging Nederland 2017
2 van 6 Inhoud Versiebeheer en colofon... 3 1. Inleiding... 4 2. Werking... 5 3. Algemene uitgangspunten... 5 4. Declarabele kosten... 5 4.1. Gebruik maaltijd... 5 4.2. Parkeerkosten... 6 4.3. Reiskosten... 6 4.4. Telefoonkosten... 6 4.5. Representatiekosten... 6 4.5. Afscheid bestuur... 6 5. Indienen en uitbetalen declaraties... 6
3 van 6 Versiebeheer en colofon Vertrouwelijkheid: Openbaar Entiteit(en): Doel document: Honda 4-Takt Bromfietsen Vereniging Nederland, handelend onder de naam Honda Vereniging Nederland (HVN) Dit document legt de afspraken over declaraties door het bestuur en vrijwilligers van de HVN vast. Het schept transparantie en kaders. Soort document: Regeling Bronnen: Voorbeeld van de Vereniging van Compliance Officers Totstandkoming: De voorzitter heeft een concept opgesteld en voorgelegd aan het bestuur en de kascommissie. Goedkeuring: Orgaan: Opmerking: Vastgelegd: Datum: Kascommissie Algemene ledenvergadering Ter informatie Ter informatie Algemene informatie: Auteur: Voorzitter; Robin van Essen Beheerder: Penningmeester Bestandsnaam: Status: 0.1 Versiedatum: 26-01-2017 Wijzigingenoverzicht: 0.1 Concept versie Robin van Essen 26-01-2017 Distributielijst intern en extern: Bestuur HVN Eerste concept 26-01-2017 Kascommissie HVN Tweede concept Leden HVN Finale versie
4 van 6 1. Inleiding Het bestuur van de HVN bestaat uit vrijwilligers en is derhalve onbezoldigd. Het bestuur investeert haar tijd en kennis in de vereniging. Hier gaan soms ook kosten mee gemoeid. Denk hierbij aan reis- en parkeerkosten, en soms horecauitgaven. Deze kosten worden door de HVN vergoed omdat het niet redelijk is om het bestuur te vragen naast een investering in tijd en kennis, dit ook in geld te doen. Dat is ook niet nodig, de HVN is in staat deze kosten te dragen. Deze regeling bevat het kader voor de door hen te declareren kosten c.q. de uitgaven die gedaan mogen worden uit hoofde van de functie. Vrijwilligers die niet in het bestuur zitten, kunnen ook een beroep doen op deze regeling, maar alleen als daar vantevoren met het bestuur afspraken over gemaakt zijn. Deze regeling beoogt declaraties die worden ingediend ten behoeve van voor de HVN gemaakte kosten op een juiste en efficiënte wijze in de administratie van de HVN te verwerken. Utrecht, xxxxxxxxxx Het bestuur van de HVN Namens deze, Robin van Essen Voorzitter
5 van 6 2. Werking Deze regeling is van toepassing op alle bestuursleden van de HVN. De regeling heeft betrekking op: uitgaven door bestuursleden ten behoeve van de uitoefening van hun functie, bijvoorbeeld kosten van webhosting, het betalen van een vergunning; uitgaven die bestuursleden verrichten in de uitoefening van hun functie en die zij achteraf verantwoorden, bijvoorbeeld parkeerkosten. Indien andere leden van de HVN aanspraak willen maken op vergoeding van kosten, dan moeten hier vooraf afspraken over gemaakt zijn met de voorzitter en/of de penningmeester. Hierbij gelden dezelfde regels als voor leden van het bestuur. Deze regeling treedt in werking op 5 maart 2017. 3. Algemene uitgangspunten Als algemene regel geldt dat alle zakelijke kosten die in redelijkheid voor een goede vervulling van de functie worden gemaakt, door de HVN worden vergoed. Daar waar deze regeling een eigen beoordeling van het betrokken bestuurslid vraagt welke zakelijke kosten wel en welke zakelijke kosten niet te declareren, geldt als algemene norm dat de bestuursleden gehouden zijn met de middelen van de HVN gepast, sober en terughoudend om te gaan: bij twijfel vindt er ruggespraak plaats met de voorzitter en/of de penningmeester; bij uitgaven boven de 250 euro vindt er altijd vooraf ruggespraak plaats met de penningmeester. Ten aanzien van de vergoeding van gemaakte en te maken kosten gelden in elk geval de volgende uitgangspunten: het is te allen tijde vereist dat de kosten noodzakelijk zijn in het kader van de bestuursfunctie; de kosten zijn doelmatig; bij het maken van kosten worden eisen van efficiency en effectiviteit in acht genomen; de omvang van de kosten en uitgaven moeten zo veel mogelijk worden beperkt, het bestuur gaat gepast, sober en terughoudend om met de middelen van de HVN; alle voorgeschoten uitgaven en kosten dienen in beginsel gestaafd te worden met deugdelijke bescheiden (rekeningen, facturen, bonnetjes, kwitanties etc.). In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld in gevallen van een gezamenlijke afscheidsdiner, geldt dat de omstandigheden dienen te worden toegelicht en te worden vastgelegd bij het indienen bij de penningmeester. 4. Declarabele kosten 4.1. Gebruik maaltijd De kosten van een maaltijd zijn declarabel als deze direct samenhangen met: een vergadering van het bestuur van de HVN; een bijeenkomst met een externe genodigde op locatie in de uitoefening van de functie. Hierbij geldt dat een maaltijd niet gezien wordt als een standaard onderdeel van bestuursvergaderingen. Hierbij gelden de volgende maxima per persoon: ontbijt: 10 euro; lunch: 20 euro; diner: 25 euro.
6 van 6 Deze bedragen zijn inclusief BTW. De bedragen dienen in overeenstemming te zijn met de aard en strekking van de maaltijd. Fooien en tipgelden worden niet vergoed. Eenmaal per jaar mag het bestuur met elkaar een diner gebruiken, bijvoorbeeld als afsluiting van het jaar. Hier mag een beperkt aantal vrijwilligers worden uitgenodigd die een bijzondere bijdrage aan de HVN hebben geleverd. Hierbij geldt een maximum per persoon van 50 euro. Het afscheid van een lid van het bestuur van de HVN kan worden gedaan in de vorm van een afscheidsdiner waar dezelfde normen als bovenstaand voor gelden. Indien binnen een periode meerdere bestuursleden tegelijk afscheid nemen, moet worden getracht om het afscheid te combineren in 1 diner, of samen te laten vallen met het jaarlijkse diner. 4.2. Parkeerkosten De kosten van parkeren bij vergaderingen van het bestuur zijn declarabel. Dit geldt ook parkeerkosten op andere locaties, als men formeel daar de HVN vertegenwoordigt. 4.3. Reiskosten De kosten van en naar vergaderingen van het bestuur zijn declarabel, mits deze niet al door de eigen werkgever worden betaald of declareren hier niet mogelijk is. Dit geldt ook voor reizen naar andere locaties, als men formeel daar de HVN vertegenwoordigt. Eigen vervoer De kosten voor reizen met de eigen auto worden vergoed tot 0,19 cent per gereden kilometer. Openbaar vervoer De kosten voor reizen per openbaar vervoer worden vergoed op basis van tweede klas. 4.4. Telefoonkosten Buitengewone telefoonkosten van het bestuur zijn declarabel, mits deze niet al door de eigen werkgever worden betaald of declareren hier niet mogelijk is, of binnen een bestaande belbundel passen. 4.5. Representatiekosten De uitgaven voor representatiekosten worden vergoed op basis van werkelijke kosten. Bij de declaratie dienen altijd de originele bonnen/facturen, te worden gevoegd. Representatiekosten worden tot een minimum beperkt. Hieronder valt ook het voorschieten van bloemen, wijn of bonnen voor de sprekers bij ledenbijeenkomsten. Het vaste bedrag voor attenties voor sprekers is 50 euro. 4.5. Afscheid Het afscheid van een lid van het bestuur van de HVN of een bijzondere vrijwilliger, kan worden gedaan in de vorm van een afscheidscadeau. De HVN draagt tot 25 euro bij aan een afscheidscadeau voor een bestuurslid of een bijzondere vrijwilliger die tenminste een jaar in functie en/of actief is geweest. 5. Indienen en uitbetalen declaraties Declaraties worden vergoed na indiening per e-mail bij de penningmeester. Tot 1 jaar na het verlaten van het bestuur kunnen declaraties die betrekking hebben op de functie worden ingediend, hierna is declareren niet meer mogelijk. Declaraties worden bij voorkeur ingediend binnen het boekjaar waarin zij gemaakt worden. De penningmeester bewaart de declaraties in de administratie van de HVN en draagt zorg voor spoedige uitbetaling.