Het College van Bestuur heeft, overwegende dat en gelet op Reglement Jaargesprekken en Beoordeling een bewust personeelsmanagement, mede inhoudende een reglement jaargesprekken en beoordeling, van essentieel belang is voor iedere professionele organisatie artikel 6.6 en 6.7, alsmede artikel 3.10 van de CAO Nederlandse Universiteiten 1 besloten de hierna volgende regeling vast te stellen. Hoofdstuk 1: Reglement Jaargesprekken Art. 1 Algemeen 1. De medewerker en zijn direct leidinggevende voeren 2 jaarlijks een jaargesprek annex POP-gesprek. 2. In dit jaargesprek ligt de nadruk op de wijze waarop, met inachtneming van het functioneren in het afgelopen tijdvak 3, de werknemer gedurende een af te spreken toekomstig tijdvak zijn functie zal vervullen alsmede de voorwaarden waaronder dat dient te geschieden. Voorts wordt aandacht besteed aan de persoonlijke ontwikkeling. 3. Het jaargesprek heeft het karakter van een evaluatief gesprek, is toekomstgericht en wordt gevoerd op basis van gelijkwaardigheid van gesprekspartners. Art. 2 Gesprekspartijen 1. Een jaargesprek wordt gevoerd tussen een medewerker en zijn werkbaas. 2. Op verzoek van de medewerker of de direct leidinggevende kan de personeelsconsulent of iemand anders bij het gesprek aanwezig zijn. Als van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, wordt dat tijdig aan de gesprekspartner(s) kenbaar gemaakt. Art. 3 Het voeren van een jaargesprek 1. De direct leidinggevende bepaalt in overleg met de medewerker wanneer het jaarlijkse jaargesprek zal worden gevoerd. 2. Het jaargesprek wordt gehouden aan de hand van het in bijlage 1 bijgevoegde formulier Jaargesprek & Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) 4. 3. Het tijdvak waarover het jaargesprek zich uitstrekt is de periode als bedoeld in artikel 1 lid 2. 1 CAO Nederlandse Universiteiten (CAO-NU) 1 september 2007 1 maart 2010 2 In de CAO-NU staat het voeren van een jaarsgesprek geformuleerd als een recht voor de medewerker. Om tot een gedegen beoordelingssystematiek te komen, is voor het doel van deze regeling gekozen voor een meer dwingend voeren van zowel de medewerker als de direct leidinggevende. Uitzondering hierop is de medewerker die is aangesteld als promovendus en is belast met een promotietraject. Omdat laatstgenoemde ieder jaar wordt beoordeeld, geldt de dwingende bepaling van hoofdstuk 1 niet maar geldt het algemene recht van de CAO-NU. 3 Onder afgelopen tijdvak wordt verstaan de periode voorafgaand aan het jaargesprek met dien verstande dat het tijdvak niet korter is dan 6 maanden en niet langer dan 1 jaar. 4 Het formulier Jaargesprek & Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) is als bijlage 1 aan dit reglement toegevoegd en vormt een geheel met dit reglement. 1-5
4. De direct leidinggevende van de medewerker draagt zorg voor een correcte verslaglegging van het jaargesprek, doet hiervan een afschrift toekomen aan de medewerker en stelt de medewerker in de gelegenheid binnen een nader overeengekomen termijn desgewenst zijn opmerkingen toe te voegen. 5. De medewerker en zijn direct leidinggevende ondertekenen het verslag van het jaargesprek. 6. Na ondertekening van het jaargesprekverslag draagt de afdeling personeelszaken van de beheerseenheid er zorg voor dat ADP een kopie van het verslag krijgt ter archivering in het personeelsdossier. Art. 4 Bezwaar Het verslag van het jaargesprek is géén beslissing in de zin van artikel 1:3 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht, er kan dan ook géén bezwaar tegen worden aangetekend. Art. 5 Archivering Hoofdstuk 2: Het verslag van het jaargesprek wordt in een gesloten enveloppe bewaard in het persoonsdossier van de betreffende medewerker. Het verslag wordt gedurende maximaal vijf jaar bewaard met dien verstande dat in ieder geval -per uitgeoefende UFO-functie- de drie meest recente verslagen van jaargesprekken in het persoonsdossier dienen te worden bewaard. Uit het dossier verwijderde verslagen van jaargesprekken worden door ADP vernietigd. Reglement Beoordeling Art. 6 Beoordelingsmomenten 1. Van iedere medewerker 5 wordt een maal per drie jaar een beoordeling opgemaakt. 2. Naast de in lid 1 genoemde tijdstippen wordt in ieder geval een beoordeling opgemaakt: - voorafgaand aan een eventuele overgang van de medewerker naar een hoger functieniveau; - voorafgaand aan een eventuele benoeming van de medewerker in vaste dienst; - indien de medewerker daarom verzoekt; en - indien het College van Bestuur of de beherend baas van de medewerker dit nodig acht. Art. 7 Beoordelaar en informant 1. De beoordeling wordt opgemaakt door de beherend baas van de medewerker 6. De beherend baas kan dit mandateren aan de werkbaas. 2. De beoordelaar is verantwoordelijk voor het geven van een oordeel over het functioneren van de medewerker. De beoordelaar legt dit oordeel schriftelijk vast op het daartoe aangewezen formulier beoordelingsgesprek 7. 3. De beoordelaar en de te beoordelen medewerker kunnen in onderling overleg functionarissen aanwijzen als informant. Tot informant kan worden aangewezen diegene die relevante informatie kan verschaffen over het functioneren van de te beoordelen medewerker. 5 Voor het doel van deze regeling is het beoordelingsreglement (hoofdstuk 2) niet van toepassing op de medewerkers die is aangesteld als promovendus en is belast met een promotietraject. 6 Indien de beoordelaar niet de beherend baas van de beoordeelde is, stemt de beoordelaar zijn oordeel vóór het vaststellen van de beoordeling af met de beherend baas van de beoordeelde. 7 Het formulier beoordelingsgesprek is als bijlage 2 aan dit reglement toegevoegd en vormt een geheel met dit reglement. 2-5
Art. 8 Het opmaken van de beoordeling 1. De beoordelaar informeert de medewerker uiterlijk twee weken voor de beoordeling dat er ten aanzien van hem/haar een beoordeling wordt opgemaakt. Het tijdvak waarover de beoordeling zich uitstrekt sluit aan bij het voorgaande beoordelingstijdvak en is niet korter dan zes maanden en niet langer dan drie jaar. 2. De beoordeling wordt opgemaakt ten aanzien van de aan de functie van de medewerker verbonden kernactiviteiten en competenties, met inachtneming van de aan de functie verbonden doelomschrijving. 3. De beoordelaar bespreekt zijn voorgenomen beoordeling met de medewerker. De medewerker wordt in de gelegenheid gesteld binnen een nader overeengekomen termijn zijn zienswijze te geven op de voorgenomen beoordeling. De zienswijze van de medewerker wordt op het beoordelingsformulier vastgelegd. 4. De beoordelaar stelt, met inachtneming van de zienswijze van de medewerker als bedoeld in het vorige lid hetzij na ommekomst van de nader overeengekomen termijn, de beoordeling vast. 5. De medewerker tekent de beoordeling voor akkoord óf voor gezien. Art. 9 Bezwaar 1. De medewerker kan conform artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) binnen zes weken nadat de beoordeling cf. artikel 8 lid 4 is vastgesteld en aan hem/haar cf. artikel 8 lid 5 is bekendgemaakt, schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen tegen de beoordeling bij het College van Bestuur. 2. Ten behoeven van de beslissing op bezwaar stelt het College van Bestuur een adviescommissie in als bedoeld artikel 7:13 van de Awb. 3. De bepalingen van bezwaar en beroep als omschreven in hoofdstuk 6 en 7 van de Awb zijn van overeenkomstige toepassing. Art. 10 Bewaartermijnen 1. Het beoordelingsformulier wordt in beginsel gedurende 5 jaren bewaard in het personeelsdossier van betrokkene. 2. In het personeelsdossier dienen altijd drie beoordelingen per uitgeoefende UFOfunctie- te worden bewaard; dit wil zeggen de meest actuele beoordeling en de twee direct daaraan voorafgaande. Hoofdstuk 3: Reglement Beoordeling voor Promovendi Art. 11 Beoordelingsmomenten 1. Van de promovendus wordt gedurende ieder jaar, respectievelijk in de 10 e, 22 e, 34 e en 46 e maand van het promotieonderzoek, een beoordeling opgemaakt. 2. Conform artikel 2.3 lid 3 sub b CAO NU kan bij aanvang van het promotietraject met de promovendus eenmalig een dienstverband voor een termijn van maximaal 18 maanden worden aangegaan. Van de promovendus die is aangesteld op grond van artikel 2.3 lid 3 sub b wordt in afwijking van lid 1 een beoordeling opgemaakt in de 8 e week voorafgaand aan het einde van dit dienstverband ter beoordeling van zijn geschiktheid. Bij aanvang van het promotietraject wordt het tijdstip van de 1 e beoordeling vastgelegd in het opleidingsen begeleidingsplan 8. 3. Conform artikel 3.10 lid 3 CAO NU wordt de promovendus zoals bedoeld in lid 2 12 maanden na aanvang van het dienstverband ingedeeld in salaristrede P1, ook als het eerste dienstverband van de promovendus langer dan 12 maanden duurt. In afwijking van artikel 8 Indien een promovendus wordt aangesteld op basis van art. 2.3 lid 3 sub b CAO-NU ter beoordeling van zijn geschiktheid, geldt als uitgangspunt binnen de Universiteit Maastricht niet een termijn van 18- maar een termijn van 12 maanden. 3-5
3.3 lid 3 CAO NU is de salarisverhoging niet gekoppeld aan de beoordeling. Met de salarisverhoging wordt dan ook geen oordeel gegeven over het functioneren van de promovendus in het eerste jaar van het dienstverband. Art. 12 Beoordelaar en informant 1. De beoordeling wordt opgemaakt door de promotor (- en de copromotor) van de promovendus, tenzij door het College van Bestuur anders is beslist. 2. De beoordelaar is verantwoordelijk voor het geven van een oordeel over het onderwijs en onderzoek van de promovendus. De beoordelaar legt dit oordeel schriftelijk vast op het daartoe aangewezen formulier beoordelingsgesprek 6. 3. 3De beoordelaar en de promovendus kunnen in onderling overleg functionarissen aanwijzen als informant. Tot informant kan worden aangewezen diegene die relevante informatie kan verschaffen over het functioneren c.q. het onderzoek van de promovendus. Art. 13 Het opmaken van de beoordeling 1. De beoordelaar informeert de promovendus uiterlijk twee weken voordat de beoordeling zal plaatsvinden dat ten aanzien van hem een beoordeling wordt opgemaakt. 2. De beoordeling wordt opgemaakt aan de hand van een door de promovendus, voorafgaand aan de beoordeling, op te stellen verslag met betrekking tot de voortgang van zijn promotieonderzoek. 3. De beoordeling wordt opgemaakt tegen de achtergrond van het voor de promovendus opgestelde opleidings- en begeleidingsplan. 4. De promotor (of co-promotor) stemt zijn beoordeling van de promovendus vooraf af met zijn hiërarchisch meerdere. 5. De promotor (of co-promotor) bespreekt zijn voorgenomen beoordeling met de promovendus.. De promovendus wordt in de gelegenheid gesteld binnen een nader overeengekomen termijn zijn zienswijze te geven op de voorgenomen beoordeling. De zienswijze van de promovendus wordt op het beoordelingsformulier vastgelegd. 6. De promotor (of co-promotor) stelt, met inachtneming van de zienswijze van de promovendus als bedoeld in het vorige lid hetzij na ommekomst van de nader overeengekomen termijn, de beoordeling vast. 7. De promovendus tekent de beoordeling voor akkoord óf voor gezien. Art. 14 Gevolgen van de beoordeling 1. Bij een positieve beoordeling wordt: a. de promovendus bevorderd naar de volgende salaristrede 9 ; en/of b. de aanstelling van de promovendus verlengd voor de duur van de rest van het beoogde promotietraject tenzij daartegen zwaarwegende bezwaren uit andere hoofde bestaan 10 ; en/of c. het opleidings- en begeleidingsplan voor zover nodig bijgesteld en de aanstelling van de promovendus verlengd voor de duur van de rest van het beoogde promotietraject Art. 15 Bezwaar 1. De promovendus kan conform artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) binnen zes weken nadat de beoordeling aan hem/haar is bekendgemaakt, schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen tegen de beoordeling bij het College van Bestuur. 2. Ten behoeven van de beslissing op bezwaar stelt het College van Bestuur een adviescommissie in als bedoeld artikel 7:13 van de Awb. 9 Het salaris van een promovendus kan niet hoger zijn dan trede P3. Indien de promovendus reeds in de hoogste salaristrede is ingeschaald, kan een gunstige beoordeling niet leiden tot een hogere salaristrede. 10 De beoogde duur van het promotietraject is opgenomen in het opleidings- en begeleidingsplan. 4-5
3. De bepalingen van bezwaar en beroep als omschreven in hoofdstuk 6 en 7 van de Awb zijn van overeenkomstige toepassing. Art. 16 Bewaartermijnen Hoofdstuk 5: De bepalingen van artikel 10 zijn van overeenkomstige toepassing. Slotbepalingen Art. 17 Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt in werking op 19 februari 2008. 2. Met het in werking treden van het Reglement Jaargesprekken en Beoordeling, vervalt het Beoordelingsreglement Universiteit Maastricht 1991. 3. Met het in werking treden van het Reglement Jaargesprekken en Beoordeling, vervalt de Beoordelingsprocedure AIO (86.11.171, vastgesteld door het CvB d.d. 23/09/86). Bijlagen: 1. Formulier Jaargesprek & Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP) 2. Formulier beoordelingsgesprek 5-5