In 4 stappen voorbereid op noodsituaties Een ongeluk komt altijd onverwacht. Weten u en uw medewerkers wat er in een noodsituatie moet gebeuren? Wie er moeten worden gewaarschuwd? Wie welke actie onderneemt? Niet adequaat reageren kan een klein incident volledig uit de hand laten lopen zodat het uitgroeit tot een grote calamiteit. U moet er niet aan denken dat het uw bedrijf overkomt. Toch kunt u dat beter wél doen. Want hoe desastreus een calamiteit uitpakt, hangt er paradoxaal genoeg van af hoe goed u erop bent voorbereid. Ondernemers die een noodplan hebben klaarliggen, zien situaties aanmerkelijk minder vaak escaleren dan ondernemers die daar niet over nadachten. Hier geldt: een gewaarschuwd mens telt voor twee. Hoe u uw onderneming in 4 stappen voorbereidt op calamiteiten en hiervoor een effectief noodplan opstelt, leest u in dit whitepaper. 1 Alles draait om de voorbereiding Zorg ervoor dat uw onderneming geen Titanic wordt. Het schip dat niet kon zinken, zonk bij de eerste reis. Deze ramp eiste 1.500 slachtoffers, omdat men vooraf geen seconde over dit risico had nagedacht. Er waren daardoor onvoldoende reddingsboten en er was geen goede coördinatie tijdens de ramp. Om paniek te voorkomen, deden de verantwoordelijken alsof er niets aan de hand was en speelde de band tot het laatste moment door. Met als fataal gevolg dat passagiers de ramp volledig onderschatten en de evacuatie-instructies niet serieus namen. Een schoolvoorbeeld van hoe het mis kan gaan bij een calamiteit. Bij de aanvaring met de ijsberg vielen geen slachtoffers; de calamiteit groeide uit tot een catastrofe door het grote tekort aan reddingssloepen. Met de juiste aanpak tijdens een calamiteit voorkomt u paniek, onduidelijkheid en het verergeren van de situatie. En die aanpak bepaalt u niet in het heetst van de strijd, maar vooraf. Door mogelijke calamiteiten grondig te analyseren en een noodplan op te stellen. Zo biedt u samen met uw medewerkers een noodsituatie beter het hoofd. Denk na over het Met de juiste maatregelen beschermt u niet alleen uw medewerkers, maar ook de continuïteit van uw bedrijf, uw klanten, uw reputatie en uw investeringen. Ook in uw bedrijf kan een calamiteit ontstaan: brand, stroomuitval, een ongeluk met gevaarlijke stoffen, stormschade, overstroming, een bedrijfsongeval of een milieu-incident. Natuurlijk hebt u uw bedrijf verzekerd tegen schade. Maar wist u dat u daarmee maar het topje van de ijsberg afdekt? Alle rompslomp en extra uitgaven bij calamiteiten zijn vaak niet verzekerd, terwijl ze kunnen oplopen tot een veelvoud van de verzekerde schade. Denk aan: 1 van 6
Een voorbeeld Een campingeigenaar op de Veluwe keek niet raar op toen er vorig jaar vlakbij zijn camping een heidebrandje uitbrak. In de zomer is het soms wekelijks raak, maar meestal is het vuur dan zo geblust. Maar deze keer liep het anders. De brand escaleerde. De wind stond precies verkeerd en blies alle rook naar zijn camping. De vakantiekrachten wisten niet wat ze moesten doen en de vaste medewerkers wisten niet waar ze moesten beginnen. In korte tijd ontstond grote paniek onder de medewerkers en de campinggasten. Gelukkig bereikte het vuur de camping niet en vielen er geen gewonden. Maar de schrik zat er goed in bij de ondernemer. Het opstellen van een noodplan kreeg vanaf dat moment alle prioriteit. 2 Uw bedrijf voorbereiden op calamiteiten: een stappenplan Een calamiteit echoot lang na in een bedrijf. Voorkomen is daarom beter dan verzekeren. Maar gebeurt er toch iets, dan is het belangrijk dat u en uw mensen goed zijn voorbereid. Alleen dan kunt u een calamiteit snel de kop indrukken en de situatie zo goed mogelijk het hoofd bieden. Onderstaand stappenplan helpt u hierbij. 2 van 6
. Maak een medewerker officieel verantwoordelijk voor de voorbereiding op calamiteiten. De ideale heeft zeggenschap binnen de organisatie, is in principe dagelijks op kantoor en heeft de bevoegdheid te overleggen met de directie. Vaak benoemen organisaties de Safety Manager tot, of de verantwoordelijke voor Health,, omdat hij bij een eventuele calamiteit andere verantwoordelijkheden heeft, zoals het te woord staan van de pers.. De maakt een analyse van mogelijke calamiteiten binnen en buiten het bedrijf die een grote impact hebben op de continuïteit van het bedrijf. Daarbij begint hij met de voor de hand liggende risico s, maar denkt ook out-of-the-box, om zo het te bedenken. Inventariseer de risico s in en om uw bedrijf Om de mogelijke calamiteiten te inventariseren kan de beginnen met het gebruik van een checklist. Ook de informatie uit een zelfinspectie of rondgang en uit inspectierapporten van derden zijn bruikbaar. Ook incidenten uit het verleden of bij branchegenoten zijn nuttige informatiebronnen. Tenslotte is het belangrijk om mogelijke calamiteiten uit de omgeving te inventariseren. Welke activiteiten oefenen de buurbedrijven uit en welke risico s brengt dit met zich mee voor uw bedrijf? Waar ligt uw bedrijf en welke risico s horen daarbij? Denk aan overstromingen en toegangswegen die afgesloten kunnen worden. Welke impact heeft dit op uw bedrijf? Daarnaast is het raadzaam een korte brainstormsessie te organiseren met medewerkers van verschillende disciplines binnen het bedrijf. Zoals het hoofd van de Technische Dienst, de productieleider, magazijnchef en het hoofd ICT. Ieder kijkt met een eigen bril, ervaring en kennis. Deze aanpak leidt sneller tot verschillende scenario s en verkleint het risico dat er zaken over het hoofd gezien worden. Werk de risico s met de grootste kans en meeste impact verder uit Leg deze analyse vast, cluster de risico s die op tafel komen en filter hier 3 tot 4 risico s uit die de grootste kans hebben om voor te komen en de meeste impact hebben op uw bedrijf. Deze werkt u uit in scenario s. Een risicodeskundige kan u hierbij helpen. Het lijkt een exercitie, maar met de juiste mensen aan tafel komt u in korte tijd een heel eind. 3 van 6
Deze analyse herhaalt u in ieder geval iedere 3 jaar. Verandert er iets in uw bedrijf? Breidt u uw activiteiten of uw deze veranderingen met zich meebrengen. En pas de scenario s waar nodig aan of benoem nieuwe scenario s.. Nu u de belangrijkste risico s hebt benoemd, maakt u een noodplan ook wel bedrijfsnoodplan of calamiteitenplan genoemd. Dit plan beschrijft alle stappen die gevolgd dienen te worden bij een calamiteit in of rondom uw bedrijf. Het beste daarbij is te werken met een korte checklist in plaats van uitvoerig beschreven procedures. Stel op basis van de behoefte uit de risico-analyse en uw noodplan ook een calamiteitenteam en BHV-team samen. Zorg voor de juiste opleiding en training van deze teams. Bij een calamiteit bieden zij de eerste hulpverlening aan medewerkers en bezoekers, in afwachting van de hulpdiensten. Met een noodplan treft u maatregelen en voorzieningen om adequaat op te treden bij calamiteiten De maatregelen en voorzieningen in een noodplan zijn erop gericht om: Uw noodplan beschrijft stap voor stap wat er moet gebeuren bij een calamiteit Voor iedere calamiteit beschrijft u in het noodplan stap voor stap wat de procedures zijn, hoe de taken en verantwoordelijkheden tijdens een calamiteit verdeeld zijn en welke hulpmiddelen en apparatuur er nodig zijn om de calamiteit het hoofd te bieden. Zoals: persoonlijke beschermingsmiddelen, plattegronden, hesjes, evac-chairs, communicatiemiddelen zoals megafoons, EHBO-middelen, bebording, blusmiddelen, kleurcoderingen enzovoort. Uw noodplan is er voor iedereen in uw bedrijf Iedereen in het bedrijf, dus ook bezoekers, aannemers en tijdelijke krachten, moet bekend zijn met het noodplan. Het bespreken van het noodplan moet onderdeel zijn van het inwerkprogramma van nieuwe en tijdelijke medewerkers. Ook met medewerkers die lange tijd uit de roulatie zijn geweest door verlof of ziekte bespreekt u het noodplan. Het noodplan ligt op relevante locaties, zoals in de portiersloge, bij de receptie, in de controlekamer, het coördinatiecentrum en bij het brandmeld- en sprinklerpaneel. 4 van 6
Vergeet het bezoek niet te informeren over uw noodplan Bezoekers vertelt u bij binnenkomst wat de risico s zijn. U wijst hen op het noodplan, nooduitgangen en evacuatie- hoede van medewerkers bevindt. Help de hulpverleners Zorg ervoor dat externe hulpverleners goed hun weg kunnen vinden in uw bedrijf door duidelijke bebording en plattegronden. Uiteraard moeten toe- en doorgangen altijd goed begaanbaar zijn. En nooduitgangen altijd vrij Advies: stel ook een continuïteitsplan op beperken. Aandachtspunten hierin zijn herbouw, uitwijkmogelijkheden, uitbesteding, klanten en leveranciers, herstel van data en utilities enzovoort. In een noodplan beschrijft u in ieder geval: inclusief een actuele lijst met hun contactgegevens bezoekers en aannemers bluswatervoorzieningen, brandscheidingen enzovoort. Het gebruik van actuele luchtfoto s is daarbij ook aan te raden zoals brandmeld-, sprinkler- en inbraakdetectiesystemen 5 van 6
. : oefenen wint kostbare tijd Ervaring is de beste leermeester. Een oefening toont aan of de maatregelen die u op papier hebt staan, in de praktijk ook werken. Oefen het noodplan daarom regelmatig met het calamiteitenteam en met de rest van het personeel. Vaak wordt alleen de ontruimingsoefening uitgevoerd, maar het is belangrijk om voorbereid te zijn op alle inspecteert u ook periodiek de aanwezigheid en status van alle benodigde hulpmiddelen en apparatuur. Evalueer de resultaten van de oefeningen met het calamiteitenteam en gebruik de resultaten van de oefening om het noodplan te verbeteren. Informeer hier ook de rest van het personeel over. Zo zorgt u dat noodmaatregelen in geval van nood ook echt werken. Gaat het toch mis? Ook daar kunt u van leren Haal een calamiteitenplan altijd uit de kast als een incident zich voordoet. Hoe klein het incident ook lijkt. Juist om erger te voorkomen! Evalueer achteraf uiteraard ook daadwerkelijke noodsituaties. Gebruik deze informatie weer als input voor uw risico-analyse en uw noodplan. 3 Interpolis gelooft in preventie Verzekeren kan anders, vinden wij. Interpolis heeft veel kennis in huis over de oorzaken en gevolgen van schade. Die expertise delen we graag met u om schades te voorkomen en om de schade zoveel mogelijk te beperken in geval van nood. Aan de slag met uw noodplan? Wij denken graag met u mee Interpolis biedt u een generiek stappenplan om uw bedrijf voor te bereiden op noodsituaties. Een standaard checklist, die u helemaal kunt afstemmen op uw eigen bedrijf. Ieder bedrijf is tenslotte uniek en heeft een eigen risicoprofiel. Onze risicodeskundigen denken hierin graag met u mee. Wilt u meer weten? Meer informatie vindt u op. U kunt ook contact opnemen met de Interpolis preventiedesk@interpolis.nl. 6 van 6