Deel 2: Nota van Bevindingen 1
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave 3 1 Inleiding 4 1.1 Aanleiding: raad wil zicht op subsidieverwerving 4 1.2 Doel- en vraagstelling 5 1.3 Analysekader en afbakening 6 2 Toerusting gemeentelijke organisatie 9 2.1 Is er een duidelijk beleidskader voor subsidieverwerving? 9 2.2 Hoe is signalering van subsidies gewaarborgd? 10 2.3 Worden subsidies effectief aangevraagd en besteed? 13 2.3 Worden subsidies goed verantwoord (richting verstrekker)? 19 3 Gevalstudies: hoe werkt het in de praktijk? 23 3.1 Kolibri-OV subsidie voor transferium Nesciopark 23 3.2 Subsidie uit het Interreg North Sea Programme (Shared Space project)25 3.3 Regeling Buurt, Onderwijs en Sport (BOS) 28 3.4 De drie gevalstudies getoetst 30 4 Informatievoorziening aan de raad 32 5 Beantwoording onderzoeksvragen 35 5.1 Beantwoording centrale vraagstelling 35 5.2 Beantwoording deelvragen 36 Bijlage 1 Gehanteerde onderzoeksaanpak 39 Bijlage 2 Gehanteerd normenkader 40 Bijlage 3 Analyse informatievoorziening raad 42 Bijlage 4 Overzicht bestudeerde documenten 44 Bijlage 5 Overzicht geïnterviewde personen 45 Bijlage 6 Overzicht tabellen en grafieken 46 3
1 INLEIDING 1.1 Aanleiding: raad wil zicht op subsidieverwerving Gemeenten hebben diverse inkomstenbronnen, grofweg te onderscheiden in eigen inkomsten en inkomsten van andere overheden (zie tabel 1). Tabel 1 Gemeentelijke inkomsten Eigen inkomsten Gemeentelijke belastingen (zoals OZB en hondenbelasting) Rechten (zoals rioolrecht en reinigingsrecht) Tarieven (bijvoorbeeld voor zwembad of verhuur sportvelden) Leges (bijvoorbeeld bouwleges) Inkomsten van andere overheden Uitkering gemeentefonds Subsidies (waaronder specifieke uitkeringen) Een deel van deze inkomsten bestaat uit subsidies. Een gemeente kan invloed uitoefenen op de relatieve omvang van subsidies in het totaal aan inkomstenbronnen. Subsidievoorwaarden bepalen weliswaar voor een groot deel of een gemeente al dan niet van een subsidie wordt uitgesloten, maar een gemeente kan wel meer of minder haar best doen om proactief naar subsidiestromen op zoek te gaan en subsidies te verwerven. De raad van Haren is dan ook benieuwd of de gemeente Haren voldoende is toegerust om optimaal gebruik te maken van subsidiemogelijkheden en of haar als raad voldoende inzicht wordt geboden in de gemeentelijke inspanningen en resultaten van subsidieverwerving. Dit vormde voor de Rekenkamercommissie Haren aanleiding om een onderzoek te programmeren naar subsidieverwerving door de gemeente Haren. Deel 2: Nota van Bevindingen. Onderzoek subsidieverwerving van de gemeente Haren
1.2 Doel- en vraagstelling Doel van het onderzoek De rekenkamercommissie hanteerde de onderstaande - tweeledige - doelstelling voor het onderzoek naar subsidieverwerving. 1) Handvatten bieden aan het college van B&W ten behoeve van een optimale subsidieverwerving. 2) Handvatten bieden aan de raad van Haren voor een goede kaderstelling en controle op gemeentelijke subsidieverwerving. Centrale vraag van het onderzoek De centrale vraag voor het onderzoek luidt als volgt: In welke mate en op welke wijze slaagt de gemeente Haren bij het gebruik maken van (externe) subsidieprogramma s in een optimale benutting van de mogelijkheden. Deze centrale vraag is ontleed in de onderstaande zeven deelvragen. Deelvragen gericht op waarborgen voor een optimale subsidieverwerving 1) Hoe heeft de gemeentelijke organisatie zicht op subsidies die van belang zijn voor de gemeente? 2) Hoe worden betrokkenen in de gemeentelijke organisatie geïnformeerd over en/of geattendeerd op mogelijke subsidieprogramma s (aanjaagfunctie)? 3) Welke kennis is aanwezig over subsidieprogramma s en hoe wordt deze kennis uitgezet binnen de gemeentelijke onderdelen? 4) Hoe wordt in de organisatie ondersteuning verleend bij het verkennen van de mogelijkheden en het aanvragen van subsidies? 5) Hoe wordt na de toekenning van een subsidie toegezien op het blijvend voldoen aan de voorwaarden? 6) Hoe worden kosten, baten en resultaten van verkregen subsidies vastgelegd, 5
gerapporteerd en geëvalueerd? Deelvraag gericht op informatievoorziening aan de raad 7) Hoe wordt aan de Raad gerapporteerd over de deelname aan subsidieprogramma s? 1.3 Analysekader en afbakening De gemeente Haren komt voor verschillende subsidies in aanmerking. De deelvragen van het onderzoek zijn deels gericht op de wijze waarop en mate waarin de gemeente Haren is toegerust om subsidies te verwerven. Eén deelvraag is ook specifiek gericht op de vraag hoe de raad in staat wordt gesteld zicht te houden op de subsidieverwerving. Het bovenstaande kan worden gevat in een analysekader bestaande uit drie onderdelen. 1) Potentiële subsidiemogelijkheden Hiermee bedoelen we de verzameling van Europese, rijks-, provinciale en regionale subsidies, al dan niet in beeld bij de gemeente Haren. 2) Waarborgen voor optimale subsidieverwerving Dit is het niveau van het college van B&W en de ambtelijke organisatie. Is de organisatie toegerust (eventueel met externe ondersteuning) om subsidiemogelijkheden te signaleren, de kosten en baten van deze mogelijkheden goed in te schatten en succesvol aan te vragen. 3) Mogelijkheden voor kaderstelling en controle door de raad Op het niveau van de raad is nagegaan of kaderstelling en controle gefaciliteerd worden door beleid te formuleren en de subsidieverwerving te verantwoorden aan de raad. Deel 2: Nota van Bevindingen. Onderzoek subsidieverwerving van de gemeente Haren
Figuur 1: Analysekader onderzoek subsidieverwerving Subsidie B Subsidie D Subsidie E 1) subsidiemogelijkheden Subsidie A Subsidie C Waarborgen voor optimale subsidieverwerving door college van B&W 2) waarborgen voor subsidieverwerving Mogelijkheden voor kaderstelling en controle door de raad 3) kaderstelling / controle raad In het onderzoek zijn de volgende notities gehanteerd voor de begrippen subsidie en subsidieverwerving. Subsidie In dit onderzoek wordt de definitie van subsidies uit de Wet bestuursrecht gehanteerd: De aanspraak op financiële middelen door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. 1 Subsidies hebben tot doel een bepaalde ontwikkeling te stimuleren, het gaat meestal om nieuw beleid. De subsidiegelden kunnen eenmalig zijn, of een periodieke financiële ondersteuning betekenen van meer langdurig beleid. 1 Artikel 4.21 lid 1 Algemene wet bestuursrecht 7
Subsidies van het Rijk worden aangeduid als specifieke uitkeringen. In dit onderzoek worden de specifieke uitkeringen ook onder de term subsidies begrepen, en niet steeds apart vermeld. Veelal dekken de subsidies niet de volledige kosten van het beleid. Vaak is er sprake van cofinanciering. Daarbij dragen subsidieverstrekker en subsidieontvanger beiden een deel van de kosten van het beleid. De verdeling van de kosten verschilt per regeling. Subsidieverwerving het proces van signaleren, aanvragen en besteden en verantwoorden van subsidiegelden Dit proces kan in een figuur worden samengevat. Figuur 2: Onderscheiden stappen in het proces van subsidieverwerving signaleren aanvragen en besteden verantwoorden Deel 2: Nota van Bevindingen. Onderzoek subsidieverwerving van de gemeente Haren
2 TOERUSTING GEMEENTELIJKE ORGANISATIE Dit hoofdstuk geeft een beschrijving en beoordeling van de wijze waarop de gemeente Haren is toegerust op het verwerven van subsidies. Paragraaf 2.1 besteedt aandacht aan de mate waarin scherpe kaders zijn gesteld voor de inhoud en het proces van subsidieverwerving. De daarop volgende paragrafen gaan in op de opeenvolgende stappen in het proces van subsidieverwerving; het signaleren van subsidies (paragraaf 2.2); het aanvragen en besteden van subsidies (paragraaf 2.3) en het verantwoorden over subsidies (paragraaf 2.4). 2.1 Is er een duidelijk beleidskader voor subsidieverwerving? Door het ontbreken van kaders, ontbreken ook aangrijpingspunten om het proces van subsidieverwerving te sturen. Voor subsidieverwerving door de gemeente Haren zijn door de gemeenteraad geen kaders vastgesteld. Evenmin zijn er op ambtelijk niveau specifieke richtlijnen en werkprocessen die beschrijven wanneer en hoe aandacht moet worden geschonken aan (de mogelijkheden) van subsidieverwerving. Hierdoor ontbreekt het de raad, maar ook het college en het managementteam aan aangrijpingspunten om richting te geven aan het proces van subsidieverwerving. Hierdoor kan de raad geen controle houden op het onderwerp subsidieverwerving Op het niveau van de gemeenteraad is het door het ontbreken van enige kaderstelling over subsidieverwerving niet goed mogelijk om de inspanningen van het college van B&W op dit terrein te controleren. Doordat er geen duidelijk kader is meegegeven aan het college, is er ook geen basis om te inspanningen van het college aan te spiegelen. Hierdoor ontbreekt op ambtelijk niveau een structuur om te leren van ervaringen in subsidieverwerving en kennis te ontwikkelen. Het decentraal beleggen van subsidieverwerving in de ambtelijke organisatie heeft als risico dat kennis en ervaring op het terrein van subsidieverwerving blijft hangen op de afdelingen en soms zelfs bij personen. Door deze afdelings- en persoonsgebonden invulling bestaat verder het risico dat onvoldoende wordt geleerd van positieve en negatieve ervaringen in subsidieverwerving. Dit bemoeilijkt een organisatiebrede ontwikkeling van kennis over subsidieverwerving. 9
Beleidskader subsidieverwerving: aan normen getoetst Is er een beleidskader van de raad en/of het ambtelijk management gericht op subsidieverwerving? NEE. Er zijn geen kaders gesteld voor subsidieverwerving binnen de gemeente Haren. Hierdoor ontbreekt het de raad maar ook het college van B&W aan een handvat om richting te geven aan de gemeentelijke subsidieverwerving en is er geen waarborg voor kennisuitwisseling en ontwikkeling. 2.2 Hoe is signalering van subsidies gewaarborgd? Figuur 3: signaleren als onderdeel van proces subsidieverwerving signaleren aanvragen en besteden verantwoorden Het signaleren van subsidies is niet in de organisatie geborgd Binnen de gemeente Haren is de signalering van subsidies niet georganiseerd en er is geen structurele ondersteuning ten behoeve van de signalering van subsidiemogelijkheden. Het is voor beleidsmedewerkers niet duidelijk waar zij binnen de organisatie informatie over subsidies kunnen verkrijgen. Door de decentrale organisatie van subsidieverwerving is het de individuele ambtenaar die de kennis over de subsidies moet bijhouden en er zijn geen afspraken gemaakt over uitwisseling van deze kennis. Dit betekent niet dat de ambtelijke organisatie geen enkele subsidie signaleert Signalering van subsidies is decentraal neergelegd bij individuele ambtenaren. In interviews wordt duidelijk dat de signalering van subsidies voor het merendeel op ambtelijk niveau gebeurt. Een enkele keer wordt er vanuit het bestuurlijk netwerk van het college van Burgemeester en Wethouders geattendeerd op een subsidiemogelijkheid. Collegeleden spelen wel regelmatig een actieve rol bij het bestuurlijke lobbywerk voorafgaand aan een subsidieaanvraag of subsidietoewijzing. Verschillende ambtelijk medewerkers vergaren hun kennis over subsidies overwegend via hun eigen netwerken en uit de vakliteratuur. 10
wel zijn er daarmee risico s voor een volledige signalering (en daarmee verwerving) van subsidies. In de interviews wordt gesignaleerd dat door deze decentrale wijze van werken de kennis over subsidies in de hoofden van individuele medewerkers blijft en kennisuitwisseling niet plaatsvindt. Eén van de beleidsmedewerker gaf aan dat dit niet alleen kennisontwikkeling belemmert, maar ook een probleem kan opleveren als een subsidietraject van een collega moet worden overgenomen. Er is dan vaak geen documentatie / informatie waarop een nieuwe collega kan terugvallen. Verschillende geïnterviewden gaven aan dat zij behoefte hebben aan (interne dan wel externe) ondersteuning bij de signalering en verwerving van subsidies. Deze ondersteuning in de vorm van kennis en ervaring ontbreekt nu, waardoor diverse medewerkers het gevoel hebben dat de gemeente Haren subsidies misloopt omdat deze niet in beeld zijn. De aanjagende rol voor subsidieverwerving wordt regelmatig ook door andere partijen dan de gemeente Haren vervuld. In het proces van subsidiesignalering kan onderscheid gemaakt worden tussen: 1) subsidies die de gemeente zelf moet vinden en verkennen (soms met behulp van intermediairs). 2) subsidies waarop de gemeente Haren actief geattendeerd wordt door andere partijen (de regio, provincie of het rijk) en; De eerste soort betreft vaak de meer complexe subsidieaanvragen. In die gevallen dat de gemeente zelf actief op zoek gaat naar subsidiemogelijkheden, ontbreekt vaak de kennis en het overzicht. In interviews zijn deze subsidiemogelijkheden ook wel aangeduid als een onontgonnen gebied en wordt de rol van de gemeente organisatie nog wel aangeduid als zoekende. Verder stelden verschillende geïnterviewden dat in dergelijke gevallen blijkt dat subsidieverwerving zeker niet tot de core business van de gemeentelijke organisatie behoort. De tweede soort betreft veelal cofinanciering door de provincie of tijdelijke stimuleringsmaatregelen waarop de gemeente door het rijk of de provincie wordt geattendeerd. Over deze subsidies is voldoende 11
ambtelijke kennis in de regel gewaarborgd, doordat de gemeentelijke medewerkers zich in deze gevallen door anderen (provinciale- of rijksambtenaren) goed laten informeren. Als voorbeeld van externe partijen die de ambtelijke organisatie attenderen op subsidies, noemden geïnterviewden vooral het rijk, het VNG, de provincie Groningen of externe subsidieadviseurs. Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe de provincie Groningen gemeenten ondersteunt in subsidieverwerving. Voorbeeld provinciale attendering op subsidies: Kompasgids Groningen De Kompasgids Groningen (maart 2003) geeft een overzicht van diverse subsidiebronnen die Groningse gemeenten kunnen benutten voor de medefinanciering van projecten die passen binnen het programma Kompas voor het Noorden. De gids geeft beschrijft 20 subsidiebronnen volgens een vast format. Dit format is als volgt opgebouwd. doel en inhoud voor wie en wanneer bijzondere voorwaarden de bijdrage de procedure en besluitvorming Wat is het doel van het programma? Welke soort projecten behoort tot de inhoud van het programma? Wie kan een bijdrage aanvragen en wat is de looptijd van het subsidieprogramma? Zijn er bijzondere voorwaarden? Is de subsidiebron van toepassing op het gebied waarop het plan of project betrekking heeft? Wat is de omvang van het programma en tot welk percentage van de totale kosten is een bijdrage mogelijk? Waar en hoe kan een bijdrage worden aangevraagd en wat is de verdere procedure? Wie beslist over de subsidieaanvraag? Daarnaast benoemt de Kompasgids ook provinciale projectverwervers. Zij fungeren als accountmanagers voor gemeenten, kunnen gemeenten adviseren en begeleiden bij projecten en kunnen de rol van makelaar op zich nemen indien vragen van gemeenten beter door een andere provinciale afdeling kunnen worden beantwoord. De Kompaswijzer wijst voor de gemeenten Haren en nog zes andere gemeenten één projectverwerver aan. Signaleren van subsidies: aan normen getoetst Is kennis van externe subsidies binnen de ambtelijke organisatie duidelijk georganiseerd (eventueel door deze kennis in te huren)? NEE. Het risico hiervan is dat kennis van en ervaring met externe subsidies bij personen 12
blijven hangen en dat onvoldoende van elkaar geleerd wordt. Is gewaarborgd dat kennis van externe subsidies periodiek wordt geactualiseerd? NEE. De mate waarin deze kennis periodiek wordt geactualiseerd is sterk persoonsafhankelijk en daarmee kwetsbaar. Zijn adequate afspraken gemaakt over de verspreiding van subsidie-informatie en worden deze afspraken in de praktijk nageleefd? NEE. De kennis wordt persoonlijk bijgehouden en er zijn geen afspraken gemaakt over de verspreiding van subsidie-informatie. Diverse medewerkers hebben het gevoel dat de gemeente Haren hierdoor subsidies misloopt. Weten medewerkers waar zij binnen hun organisatie subsidie-informatie kunnen verkrijgen? NEE. In interviews is enkele malen aangegeven dat de afdelingscontroller er is ter ondersteuning van de ambtenaar en/of de afdeling in het subsidietraject. De specifieke taken van de afdelingscontroller op dit onderdeel zijn echter niet vastgelegd. Daarnaast wordt diens expertise wordt niet door iedereen benut. Ook is het niet zozeer de rol van de afdelingscontroller om een signalerende rol te vervullen met het oog op subsidiemogelijkheden. 2.3 Worden subsidies effectief aangevraagd en besteed? Figuur 4: aanvragen en besteden als onderdeel van proces subsidieverwerving signaleren aanvragen en besteden verantwoorden Evenals het signaleren van subsidies, is ook het aanvragen en besteden van subsidies decentraal belegd. De gemeente Haren beschikt niet over specifieke richtlijnen of werkprocessen gericht op subsidieverwerving. Subsidieverwerving speelt ook niet bij iedere gemeentelijke afdeling een even grote rol. Bij de afdelingen Ruimtelijke en Maatschappelijke Zaken (RMZ) en Beheer Openbare Ruimte en Gebouwen (BORG) speelt subsidieverwerving in de praktijk het meest. Doordat het aanvragen en binnenhalen van subsidies decentraal is georganiseerd, is de ene afdeling of medewerker op dit onderdeel attenter of slagvaardiger dan de andere afdeling of medewerker. De inspanningen die worden geleverd om subsidies aan te 13
vragen, kunnen van medewerker tot medewerker in hoge mate verschillen zonder dat daar vanuit de organisatie of het bestuur een duidelijke motivering voor is. Dit kan er in de praktijk toe leiden dat op relatief kansrijke of bestuurlijk importante terreinen subsidies niet effectief worden aangevraagd en op minder kansrijke of minder belangrijke terreinen wél veel tijd wordt gestoken in subsidieverwerving. De ondersteuning voor een effectieve subsidieverwerving is zeer beperkt. Er zijn binnen de ambtelijke organisatie geen uren of financiële middelen gereserveerd met het oog op het verkennen van subsidiemogelijkheden, het aanvragen van subsidies en het verantwoorden over verkregen subsidiegelden. In de interviews wordt door enkele personen aangegeven dat zij vooral het ontbreken van uren als een knelpunt ervaren. Zij zouden hierbij graag (eventueel externe) specialistische ondersteuning ontvangen. Het vinden van ruimte voor cofinanciering bij subsidieverwerving is in de praktijk geen probleem. Het ontbreken van vooraf gereserveerde middelen ten behoeve van cofinanciering bij subsidies blijkt in de praktijk geen problemen op te leveren. In de praktijk kunnen middelen voor cofinanciering tijdig worden vrijgemaakt. Een enkele keer zijn er wel specifieke middelen gereserveerd. De ambtelijke organisatie wordt zich er naar eigen zeggen meer en meer bewust van om voor cofinanciering bij grote subsidies middelen te reserveren Een voorbeeld van het vooraf begroten van cofinanciering komt tot uiting in de programmabegroting 2008 voor wat betreft het Programma Landelijk Gebied (zie onderstaand kader). Voorbeeld van cofinanciering, genoemd in begroting 2008 Een aantal projecten dat wordt genoemd in ons Landschapsuitvoeringsplan (LUP) komt in aanmerking voor cofinanciering vanuit het PLG. Voor de financiering van ons aandeel in de voorbereiding en de uitvoering van deze projecten willen wij met ingang van 2008 jaarlijks 90.000,- reserveren. (begroting 2008 pagina 32) 14
Geïnterviewden geven aan in de praktijk aandacht te hebben voor zowel de kosten als de baten van externe subsidies. De wijze waarop een kostenbaten analyse wordt gemaakt is persoonsafhankelijk. In interviews wordt erkend dat met subsidies ook vaak verplichtingen in de vorm van subsidievoorwaarden zijn gemoeid en dat vanuit dat perspectief externe subsidies kritisch dienen te worden bekeken: wat draagt het bij aan de beleidsdoelstellingen, hoeveel ambtelijke inspanning vraagt de administratie en de verantwoording van het project. Naar eigen zeggen zijn geïnterviewden zich bewust van het belang van een goede kostenbaten analyse en vindt enige vorm van kostenbaten analyse door de betrokken ambtenaar wel plaats. Daarbij benoemen zij ook de relatie tussen de omvang van de te verwerven subsidie en de benodigde ambtelijke capaciteit om deze te verwerven en te beheersen. Een geïnterviewd afdelingshoofd geeft aan dat zijn afdeling vanuit dit oogpunt subsidies van minder dan 5.000 bij voorbaat laat liggen. Geïnterviewden geven aan dat ook hierbij weer het onderscheid van belang is tussen: 1) subsidies die de gemeente zelf moet vinden en verkennen (soms met behulp van intermediairs). 2) subsidies waarop de gemeente Haren actief geattendeerd wordt door andere partijen (de regio, provincie of het rijk) en; Bij de tweede categorie (vaak provinciale subsidies of de stimuleringsregelingen van het rijk die als het ware op een presenteerblaadje worden aangeboden) is een kostenbaten analyse relatief eenvoudig te maken omdat de informatie over (de impact van) subsidievoorwaarden verkrijgbaar is bij het rijk of de provincie. Een voorbeeld van een subsidie uit deze categorie is de BOS impuls. Voorbeeld van een eenvoudige subsidie: BOS impuls De aanvraag voor een subsidie van het ministerie van VWS in het kader van de BOSimpuls wordt beschouwd als een voorbeeld van een eenvoudige subsidie. De projectbeschrijving, de uitvoering en de verantwoording worden door een partnerorganisatie verzorgd. De kostenbaten analyse is eenvoudig te maken en de subsidie wordt grotendeels ingezet voor het uitvoeren van activiteiten. 15
Bij de eerstgenoemde categorie (de meer complexe subsidies, zoals Europese subsidies) is die inschatting van kosten en baten lastiger te maken. Wat kost het aan tijd voor de opzet van een projectplan, de verantwoordingslast, het zoeken van partners enzovoorts? Sporadisch zoekt de gemeentelijke organisatie in die gevallen externe begeleiding in het subsidietraject. Regelmatig blijft het echter moeilijk om de inschatting van kosten en baten nauwgezet in beeld te brengen. Ook blijkt uit een groepsinterview dat medewerkers een kostenbaten analyse voor een potentieel te verwerven subsidie op een eigen wijze invullen. Vanuit de eigen kennis en ervaring zal de ene medewerker vooral de kosten accentueren en de ander meer aandacht hebben voor de baten. De uitkomst van een kostenbaten afweging is hiermee persoonsafhankelijk en kan daardoor aan betrouwbaarheid inboeten. De aandacht die geïnterviewden aangeven te hebben voor kosten en baten van subsidieverwering, kan echter niet worden gestaafd met gedocumenteerde kostenbaten afwegingen. De aanvraag van een subsidie wordt in de regel gezien door het afdelingshoofd en de afdelingscontroller. De laatstgenoemde zou volgens enkele van de geïnterviewden ook een taak hebben om de voor- en nadelen van een subsidie aan te geven. Een gedocumenteerde kostenbaten analyse zijn we in de praktijk echter niet tegengekomen (zie ook hoofdstuk 3). Onduidelijk is hoe het college (en de raad) wordt geïnformeerd over de kostenbaten afwegingen om subsidies al dan niet aan te vragen. Volgens geïnterviewden gaat elke subsidieaanvraag in de vorm van een B&W voorstel naar het college waarbij zowel afdelingshoofd als afdelingscontroller het voorstel paraferen. Zeker als er financiële risico s zijn wordt dit in de B&W voorstellen vermeld, zo geven sommige geïnterviewden aan. Deze algemene werkwijze kon echter niet worden gestaafd met schriftelijke informatie in drie onderzochte dossiers (zie hoofdstuk 3). In de dossiers ontbraken de genoemde B&W voorstellen. Ook navraag naar schriftelijke kostenbaten analyses voor deze drie dossiers leverde geen nadere informatie op. 16
Hierdoor blijft onduidelijk hoe nauwkeurig een kostenbaten analyse worden gemaakt voor het aanvragen van een subsidie én hoe het college een goede inschatting kan maken van de voor- en nadelen van subsidieverwerving bij de besluitvorming over het al dan niet indienen van subsidieaanvragen. In de meeste gevallen - maar niet altijd - sluiten verworven subsidies aan op het vastgestelde gemeentelijk beleid. Het algemene beeld dat uit de interviews naar voren komt is dat medewerkers van de gemeente Haren zelf van mening zijn dat in de subsidieverwerving redelijk tot goed wordt aangesloten bij de bestuurlijke ambities. Geïnterviewden gaven aan dat bij de meeste subsidies nadrukkelijk aansluiten op de door de raad vastgestelde doelen, zoals bij de BOS-impuls. Soms moet een project worden geherformuleerd om in aanmerking te komen voor subsidie, maar is het uitgangspunt wel het gemeentelijk beleid. Toch zijn er ook voorbeelden waaruit blijkt dat het verband met het gemeentelijk beleid minder sterk is. Het onderstaande voorbeeld geeft hiervan een illustratie. Voorbeeld van een subsidieverwerving die niet één-op-één aansluit bij vastgesteld beleid: Aanvraag voor arbeidstoeleiding ten behoeve van een school in Haren De betreffende school was niet gerechtigd subsidie voor dit project aan te vragen en benaderde de gemeente met het verzoek om de aanvraag in te dienen. De gemeente heeft dit verzoek gehonoreerd. De subsidieaanvraag is niet gebeurd op basis van door de raad vastgesteld beleid, maar de doelstelling van arbeidstoeleiding wordt wel gezien als een doelstelling die door de gemeente (meer achteraf) wordt onderschreven. De gemeente was bovendien enkel penvoerder zodat de ambtelijke capaciteit zeer beperkt was. Bestuurlijke betrokkenheid is ad hoc. Over de bestuurlijke betrokkenheid zijn geen afspraken vastgelegd. Uit de interviews wordt duidelijk dat de subsidieverwerving ambtelijk wordt afgehandeld. Wel wordt aangeven dat collegeleden in hun eigen netwerken een rol vervullen in de lobby voor een subsidie. Ook wordt opgemerkt dat de persoonlijke bevlogenheid van een portefeuillehouder voor een project de kansen voor het verwerven van een subsidie vergroot. 17
Overall: als we het doen, doen we het goed Overall ontstaat op basis van uitspraken die geïnterviewden doen - de indruk dat de gemeente Haren er regelmatig bewust voor kiest om een subsidie niet aan te vragen (bijvoorbeeld vanwege de als hoog ingeschatte verantwoordingslasten). Deze inschatting wordt dan vaak niet schriftelijk onderbouwd. Wel lijkt het dat áls de organisatie een subsidie aanvraagt deze ook relatief vaak en volledig wordt binnengehaald. Aanvraag en besteding van subsidies: aan normen getoetst Zijn er binnen de ambtelijke organisatie uren of financiële middelen gereserveerd met het oog op het verkennen van subsidiemogelijkheden, het aanvragen van subsidies en het verantwoorden over verkregen subsidiegelden? NEE. Er zijn niet specifiek uren of financiële middelen gereserveerd. De betreffende medewerker moet het er bij doen. Dit heeft als risico dat medewerkers er al snel voor kiezen om weinig aandacht te besteden aan het verkennen van subsidiemogelijkheden en het aanvragen van subsidies. Zijn in de begroting financiële middelen gereserveerd t.b.v. cofinanciering of zijn er afspraken gemaakt over hoe om te gaan met cofinanciering? NEE. In de praktijk blijkt dit echter vooralsnog weinig problemen op te leveren. Indien nodig zijn er middelen te vinden voor cofinanciering. In de begroting 2008 zijn voor het eerst middelen gereserveerd voor cofinanciering van een project. Wordt in de beleidsvoorbereiding standaard nagegaan of gebruik kan worden gemaakt van externe subsidies? NEE. Dit is geen standaard procedure. Het is afhankelijk van de individuele ambtenaar en/of afdeling. Wordt binnen de ambtelijke organisatie en per subsidieregeling een kostenbaten analyse gemaakt alvorens een subsidie aan te vragen? DEELS. In de ambtelijke organisatie is het bewustzijn hierover aanwezig. De individuele ambtenaar maakt een kosten-batenanalyse. Afdelingscontrollers en afdelingshoofden hebben een taak om mee te lezen over de kosten en baten en de risico s van een subsidieaanvraag. Risico s horen volgens geïnterviewden in B&W voorstellen te worden aangegeven. Schriftelijke informatie over deze afweging is in de dossiers echter niet aangetroffen. Hierdoor is niet na te gaan wat de kwaliteit van de kostenbaten afweging is geweest. Worden subsidies actief ingezet om bestuurlijke ambities waar te maken? (opdat men subsidies zoekt die aansluiten bij je gemeentelijke doelstelling in plaats van andersom). DEELS. De meeste verworven subsidies sluiten goed aan bij het vastgestelde gemeentelijk beleid. Tegelijkertijd is niet duidelijk hoe en in hoeverre ook specifiek aandacht besteed wordt aan subsidies gericht op de financiering van de bestuurlijke speerpunten van het beleid 18
(bijvoorbeeld de speerpunten uit het collegeprogramma). Zijn er heldere afspraken gemaakt over de bestuurlijke betrokkenheid in het traject van subsidieverwerving en worden deze afspraken worden in de praktijk nageleefd? NEE. Er zijn geen afspraken gemaakt over de bestuurlijke betrokkenheid. Het merendeel van de subsidieaanvragen wordt ambtelijk gesignaleerd en verwerkt. Bestuurlijke betrokkenheid wordt wel indien nodig ingezet in de lobby rondom een subsidieaanvraag of uit bevlogenheid bij een project. 2.3 Worden subsidies goed verantwoord (richting verstrekker)? Figuur 5: verantwoorden als onderdeel van proces subsidieverwerving signaleren aanvragen en besteden verantwoorden De verantwoordingslast verschilt sterk per subsidie. Wat betreft de verantwoording van subsidies door de gemeente Haren, valt op dat de verantwoordingslasten per subsidie aanzienlijk kunnen verschillen. Zo is de verantwoording op een aantal specifieke uitkeringen door de Single Information Single Audit (SiSa) vereenvoudigd. Soms is een specifieke accountantsverklaring voldoende om de uitgaven te verantwoorden. De BOS-impuls is een voorbeeld van een eenvoudige verantwoording. Voor deze subsidie volstaat een verklaring van de gemeente na afloop van het project, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de uitkering is verstrekt zijn uitgevoerd. De verantwoordingslast is soms buiten de gemeentelijke organisatie neergelegd. Indien een derde partij het project uitvoert verzorgt deze in voorkomende gevallen ook de verantwoordingsinformatie van de subsidies. Voor het project Shared Space is de verantwoording verzorgd door de Provincie Fryslân en voor de BOS-impuls door Het Huis voor de Sport Groningen. 19
Verantwoording over subsidies vindt plaats. De afdelingscontroller heeft hier soms een rol in, maar heeft geen duidelijk omschreven algemene taak om op een goede verantwoording van subsidies toe te zien. De bewaking van de subsidievoorwaarden is per subsidie anders belegd. Verschillende geïnterviewden zien dit als een verantwoordelijkheid van de afdelingscontroller, maar bij verschillende subsidies ligt de verantwoording in de praktijk voor een belangrijk deel bij de individuele betrokken beleidsmedewerker. Daarbij kan de afdelingscontroller wel een ondersteunende rol vervullen, bijvoorbeeld door voor een goed ontwerp van de projectadministratie te zorgen indien de subsidievoorwaarden dat vragen. Bij kleine projecten is de verantwoording van de subsidies ook op het niveau van een individuele beleidsmedewerker goed te overzien. Het individueel bij een beleidsmedewerker beleggen van de verantwoordingstaak kan wel tot problemen leiden als het subsidietraject van een collega moet worden overgenomen (bijvoorbeeld in geval van ziekte of verandering van functie). Bij grotere complexe subsidies (bijvoorbeeld Shared Space) worden meestal veel voorwaarden gesteld aan de subsidieverstrekking. Vanuit de accountantscontroles op externe subsidies zijn tot dusver geen problemen geconstateerd. Verantwoording van de subsidies: aan normen getoetst Worden voorwaarden van aangevraagde subsidies adequaat vertaald naar passende maatregelen in de gemeentelijke organisatie en administratie? JA. De afdelingscontroller zet in voorkomende gevallen een projectenadministratie op en ondersteunt beleidsmedewerkers soms in de bewaking van de subsidievoorwaarden. In andere gevallen belegt de gemeentelijke organisatie de verantwoordingstaak bij een derde. Een indicatie dat de gemeentelijke organisatie de subsidievoorwaarden afdoende bewaakt is dat tot op heden de accountant altijd goedkeurende accountantsverklaringen heeft afgegeven. Hierbij kan worden aangetekend dat niet is onderzocht in hoeverre de accountant de afgelopen jaren specifiek onderzoek heeft verricht op naleving van subsidievoorwaarden. Ziet de gemeentelijke organisatie periodiek toe op het voldoen aan de subsidievoorwaarden? DEELS. De controle op de naleving van subsidievoorwaarden ligt vooral bij de individuele ambtenaar, eventueel met ondersteuning van de afdelingscontroller. In voorkomende gevallen ziet een externe partij toe op het voldoen aan de subsidievoorwaarden. 20
Periodieke doorlichting op de naleving van subsidievoorwaarden door de gemeentelijke organisatie is geen vastomlijnde taak van de afdelingscontroller. 21
3 GEVALSTUDIES: HOE WERKT HET IN DE PRAKTIJK? De bevindingen in het vorige hoofdstuk wijzen uit dat subsidieverwerving niet systematisch is georganiseerd in de gemeente Haren. Tegelijkertijd stelden we vast dat dit niet betekent dat er geheel niets gebeurt op het terrein van subsidieverwerving. In dit hoofdstuk illustreren we aan de hand van drie concrete subsidies hoe de gemeente Haren in de praktijk subsidies verwerft. Hiertoe hebben we de volgende drie subsidies onderzocht: o Kolibri-OV subsidie voor transferium Nesciopark; o Interreg North Sea Programme en; o Regeling Buurt, Onderwijs en Sport (BOS-impuls). 3.1 Kolibri-OV subsidie voor transferium Nesciopark Waarop had de subsidie betrekking? De gemeente Haren, de gemeente Groningen en de provincie Groningen hebben de afgelopen jaren een transferium in Haren nabij de A28 ontwikkeld en gerealiseerd. Het gaat om een bestemmingstransferium voor de stad Groningen met circa 400 parkeerplaatsen. Het transferium is gelegen naast het bedrijventerrein Nesciopark. De totale kosten voor de aanpassing van de infrastructuur en de aanleg van het transferium werden geraamd op 5,6 miljoen (exclusief BTW). Figuur 6: Schets transferium Nesciopark (bron: bebob.web-log.nl, 17 april 2008) De drie partners (gemeenten Groningen en Haren en provincie Groningen) 23
rekenden in dit project op subsidiebijdragen vanuit Kompas, GDU en het regiofonds voor Groningen-Assen onderdeel Kolibri. Wat hield de subsidie in? De drie partners in het project hadden voor ogen dat het project als volgt zou worden gedekt. Tabel 2: Oorspronkelijk dekkingsvoorstel realisatie transferium Haren Kompas subsidie 1.066.664 GDU 2005/2006 1.087.501 Kolibri 1.886.668 Bijdrage exploitatie Nesciopark 754.167 Bijdrage gemeente Haren 268.331 Maximale bijdrage gemeente Groningen 268.331 Maximale bijdrage provincie Groningen 268.331 Totaal 5.600.000 In lijn met het bovenstaande overzicht vroeg de gemeente Haren bij de Regio Groningen-Assen eind 2004 een bijdrage in het project ad 1.886.668 aan. De stuurgroep van de regio Groningen-Assen stelde in april 2005 de bijdrage echter vast op maximaal 1,6 miljoen. De Kolibri-subsidie van de Regio Groningen-Assen was bedoeld om diverse projecten uit het regionaal bereikbaarheidsprogramma uit te voeren. Het bereikbaarheidsprogramma richt zich op een verbeterde bereikbaarheid als randvoorwaarde voor een goede economische ontwikkeling van het nationaal stedelijk netwerk Groningen-Assen, met oog voor omgevingskwaliteiten. (bron: www.regiogroningenassen.nl). Hoe is de subsidie gesignaleerd? Uit een ambtelijke notitie (ongedateerd, maar van vóór 2003) met de titel subsidiemogelijkheden transferium Haren is op te maken dat binnen de ambtelijke organisatie in een vroeg stadium is nagedacht over mogelijkheden om subsidies te verwerven. De notitie verkent verschillende subsidiebronnen; de Gebundelde Doeluitkering (GDU), gelden vanuit de Regiovisie Groningen-Assen, Kompas voor het Noorden en ISV-gelden. 24
Hoe is een kostenbaten analyse gemaakt? Op basis van dossieronderzoek is geen kostenbaten analyse aangetroffen. Bij specifieke navraag naar de aanwezigheid van een kostenbaten analyse voor dit project gaf de ambtelijke organisatie aan dat het subsidiebedrag hier dermate groot was dat het relatief evident is dat de kostenbaten analyse positief uitvalt en dat de afweging daardoor wellicht minder expliciet is gemaakt. Hoe is de subsidie verantwoord? In de bestudeerde dossiers is geen subsidieverantwoording aangetroffen. Ook navraag op dit punt leverde geen aanvullende informatie op. Wel blijkt uit correspondentie tussen de regio Groningen-Assen en de gemeente Haren dat een voortgangsrapportage moet worden gemaakt. Ondertussen was ten tijde van het onderzoek 80% van de aangevraagde subsidie al aan de gemeente Haren uitbetaald. Ten behoeve van de laatste 20% van de bijdrage vraagt de regio Groningen-Assen een accountantverklaring over de besteding van de gelden. 3.2 Subsidie uit het Interreg North Sea Programme (Shared Space project) Waarop had de subsidie betrekking? In 2004 ging het Europese INTERREG IIIB-project Shared Space van start gegaan met partners in vijf Europese landen: Bohmte (Duitsland), Ejby (Denemarken), Ipswich (Engeland), Oostende (België) en in Nederland de provincie Fryslân (lead partner) en de gemeenten Haren en Emmen. Het project ging van start als een vernieuwend verkeersproject, een nieuwe manier van inrichten van de openbare ruimte waarin de verkeersfunctie niet langer dominant was, maar gelijkwaardig aan de andere functies van de ruimte. Wat is Shared Space? 25
Shared Space is een nieuwe benadering voor de inrichting van de openbare ruimte. De kern ervan is dat de openbare ruimte wordt vormgegeven als mensruimte die sociaal gedrag tussen weggebruikers bevordert. Dat betekent minder verkeersborden, drempels, vluchtheuvels en zebrapaden en meer eigen verantwoordelijkheid voor de verkeersdeelnemers. Het project gaat uit van betrokkenheid van inwoners bij het ontwerp van deze openbare ruimte. Shared Space beoogt op deze manier de kwaliteit van de openbare ruimte en de leefruimte voor mensen te vergroten zonder gemotoriseerd verkeer de laan uit te sturen. Wat hield de subsidie in? Figuur 7: Bord Share Space (bron: bebob.web-log.nl, 22 april 2008) In de gemeente Haren omvatte het Shared Space-project twee locaties. o In Noordlaren is met een actieve inbreng van de school en de kinderen de omgeving van de dorpsschool opnieuw ingericht zodat passerende automobilisten de plek herkennen als plek waar kinderen spelen, rennen en fietsen. o In het dorp Onnen wordt het dorpskarakter versterkt. Na het verdwijnen van diverse voorzieningen heeft het dorp eigenlijk geen herkenbare kern meer, wat de snelheid van het verkeer door het dorp niet ten goede komt. Met herinrichting van de dorpkern wil de gemeente het dorp weer een herkenbaar centrum geven, waar het verblijven voorop staat. Het Keuninginstituut heeft het traject van subsidieverwerving en de inhoudelijke uitvoering van het Shared Space project begeleid. Voor Haren als deelnemer in het Shared Space programme stelde de Europese Unie een bedrag van 758.227,44 beschikbaar, als volgt verdeeld over jaarschijven. 26
Tabel 3: overzicht Shared Space subsidie aan Haren in jaarschijven 2004 2005 2006 2007 Totaal Bijdrage (in ) 159.103,64 239.287,20 251.508,10 108.328,50 758.227,44 De gemeente Haren heeft zelf voor 500.000 in het programma bijgedragen. Daarnaast is er nog een aanvullende subsidie van 19.000,- verkregen vanuit het loket leve(n)de dorpen van de provincie Groningen voor de inrichting van een verkeersplein. Hoe is de subsidie gesignaleerd? Vanuit de wens de nieuwe visie op de openbare ruimte verder te ontwikkelen, heeft Provincie Fryslân in samenwerking met het Keuninginstituut in Groningen het Europese project Shared Space gestart. In vijf verschillende landen meldden zich partners die de Shared Space - visie interessant vonden en tegelijk zelf een concrete locatie konden voordragen die verbetering behoefde. De gemeente Haren is door het Keuninginstituut benaderd om deel te nemen aan het project. Hoe is een kostenbaten analyse gemaakt? In het dossier is geen kostenbaten analyse aangetroffen. Bij specifieke navraag naar de beschikbaarheid van een kostenbaten analyse gaf de ambtelijke organisatie aan dat het subsidiebedrag hier dermate groot was dat het relatief evident is dat de kostenbaten analyse positief uitvalt en dat de afweging daardoor wellicht minder expliciet is gemaakt. Hoe is de subsidie verantwoord? 3.3In interviews is meerdere malen aangegeven dat men de verantwoordingslast van vanuit het Shared Space project als relatief zwaar ervaart. Zo werd gesproken van een dikke bijbel aan subsidievoorwaarden. Ieder half jaar heeft de gemeente Haren met een periodic report verantwoording afgelegd aan het Interreg North Sea Region Programme. 27
Bij deze verantwoordingsrapportages werd steeds een goedkeurende accountantsverklaring gevraagd. Deze is tot dusver steeds afgegeven. 3.3 Regeling Buurt, Onderwijs en Sport (BOS) Waarop had de subsidie betrekking? Figuur 8: Logo BOS-impuls De Buurt Onderwijs Sport (BOS) impuls is een tijdelijke stimuleringsregeling van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) gedurende de periode 2007 2010. Het doel van deze regeling is om gemeenten te ondersteunen bij hun aanpak van achterstanden van jeugdigen in de leeftijd van 4 t / m 18 jaar op het gebied van gezondheid, welzijn, onderwijs, opvoeding, sport of bewegen. Daarnaast is de BOSimpuls gericht op het verminderen van overlast door jongeren. Om dit te bereiken worden sport- en beweegactiviteiten ingezet waarbij samenwerking tussen lokale organisaties op de terreinen buurt, onderwijs en sport centraal staat. In de gemeente Haren is geen sprake van ernstige jeugdproblematiek, wel van bewegingsachterstand, overgewicht en jeugdoverlast. Door de gemeente Haren is in samenwerking met het voorgezet onderwijs, het jeugd- en jongerenwerk, de kinderopvang en Het Huis voor de Sport Groningen een projectvoorstel ingediend. Het vierjarig project is beschreven in een projectplan Jong Haren beweegt. Doel van het project is om door middel van sport- en beweegactiviteiten bewegingsachterstanden weg te werken dan wel in te lopen, groei van overgewicht tot stoppen te brengen en de jeugdoverlast te doen afnemen. Dit project is ingediend in het kader van de BOS-impuls. Wat hield de subsidie in? De BOS-impuls is een tijdelijke subsidieregeling waarvoor gemeenten projecten kunnen indienen. Gemeenten ontvangen maximaal 50% van de totale projectkosten en de rijksbijdrage bedraagt maximaal 200.000,- 28
voor een project van 4 jaar. Het project Jong Haren beweegt is een vierjarig project met de volgende begroting. Tabel 5: Begroting BOS-project 2007 2008 2009 2010 Totaal Kosten (in ) 97.926 98.858 99.808 100.258 396.850 Bijdrage gemeente (in 48.963 49.429 49.904 50.129 198.425 ) Bijdrage Rijk (in ) 48.963 49.429 49.904 50.129 198.425 Deze begroting werd ingediend bij de projectaanvraag d.d. 29 maart 2006 bij het Ministerie van VWS. Op 22 augustus 2006 is de door het Ministerie van VWS de aanvraag gehonoreerd met het gevraagde bedrag van in totaal 198.425. Hoe is de subsidie gesignaleerd? Door het Ministerie van VWS is in februari 2006 een circulaire verstuurd waarin gemeenten worden geïnformeerd over de mogelijkheid om een aanvraag in te dienen in het kader van de BOS-impuls. In de interviews is er op gewezen dat dit project is gesignaleerd en opgepakt door een externe partner Het Huis voor de Sport. Deze organisatie heeft het projectplan geschreven, de gemeente heeft de subsidie aangevraagd. Hoe is een kostenbaten analyse gemaakt? In het dossier is geen kostenbaten analyse aangetroffen. Ook specifieke navraag naar deze analyse leverde geen aanvullende informatie op. Hoe is de subsidie verantwoord? Met het Huis voor de Sport Groningen is een overeenkomst gesloten, waarbij is overeengekomen dat de opdrachtnemer de projectleider is en verantwoordelijk is voor monitoring en evaluatie van het project en de verplichte inhoudelijke rapportages voor het ministerie van VWS verzorgt. De gemeente is financieel en uiteindelijk ook inhoudelijk verantwoordelijk richting subsidiegever. In de dossiers is een Rapportage 2007 BOS Haren aangetroffen. In deze rapportage wordt verantwoording afgelegd over de uitvoering van het BOS-project in 2007 en zijn de 29
behaalde resultaten weergegeven. De verantwoording is door het College vastgesteld. Het is niet duidelijk of deze rapportage ook naar het ministerie van VWS is verzonden. 3.4Volgens de Single Information Single Audit is voor de BOS-impuls een verklaring van de gemeente, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de uitkering is aangevraagd zijn uitgevoerd, voldoende. Deze verklaring moet eenmalig na afronding van het project verstrekt worden. 3.4 De drie gevalstudies getoetst Signalering van de subsidies De drie bestudeerde dossiers laten zien dat de aanjagende rol voor subsidieverwerving niet altijd bij de gemeente ligt en dat externe partners de gemeente regelmatig op subsidiemogelijkheden wijzen. Alleen bij de subsidiëring voor het transferium Nesciopark heeft de ambtelijke organisatie in een vroegtijdig stadium mogelijke subsidiebronnen verkend. Voor de andere twee onderzochte projecten zijn het externe partners die de subsidie signaleren en de gemeente daarop attenderen. Kostenbaten analyse In geen van de drie dossiers is een expliciete kostenbaten analyse aangetroffen. Ook navraag naar deze analyses leverde geen aanvullende informatie op. Wel werd voor twee projecten (Shared Space en Kolibri-OV subsidie voor het transferium) aangetekend dat de kostenbaten analyse wellicht minder expliciet is gemaakt aangezien het om zeer grote subsidiebedragen gaat. Hiermee zou het evident zijn dat de kostenbaten analyse positief uitvalt. Duidelijk wordt dat de kostenbaten analyse vaak niet expliciet plaatsvindt. Hierdoor is niet transparant hoe de keuze voor het wel of niet aanvragen van een externe subsidie wordt gemaakt. De uitspraak dat er in de praktijk aandacht is voor een kostenbaten analyse kan niet met schriftelijke analyses worden onderbouwd. Hiermee is het ook onduidelijk of en in hoeverre het college over een dergelijke kostenbaten analyse wordt geïnformeerd. 30
Verantwoording Ook wat betreft de verantwoording zijn niet alle dossiers volledig; voor de Kolibri-OV subsidie is een vereiste voortgangsrapportage niet aangetroffen. Voor het Shared Space project wordt elk half jaar een verantwoordingsrapportage gemaakt en zijn er tot dusver voor deze rapportages steeds goedkeurende accountantsverklaringen afgegeven. De verantwoording voor de BOS-impuls wordt verzorgd door de externe partner. In het dossier is een rapportage over het jaar 2007 aangetroffen. Bovendien volstaat voor de BOS-impuls een eenmalige verklaring van de gemeente na afloop van het project. 31
4 INFORMATIEVOORZIENING AAN DE RAAD Dit hoofdstuk geeft een beoordeling van de kwaliteit van informatievoorziening aan de raad over externe subsidies. Door het ontbreken van duidelijke kaderstelling op het gebied van subsidieverwerving is ook de gewenste aard en omvang van de verantwoordingsinformatie aan de raad moeilijk te bepalen. In paragraaf 2.1 is geconstateerd dat de gemeente Haren niet beschikt over een herkenbaar beleidskader subsidieverwerving. Doordat de raad aan de voorkant geen duidelijke richting geeft aan de gemeentelijke inspanningen op het gebied van subsidieverwerving, is het ook moeilijk om te bepalen op welke punt het college richting de raad verantwoording af moet leggen. De raad krijgt beperkte informatie over (resultaten van) subsidieverwerving. De raad van Haren wordt zeer beperkt geïnformeerd over (de resultaten van) de inspanningen op het gebied van subsidieverwerving. De beperkte informatie die over dit onderwerp naar de raad gaat is voornamelijk in de programmabegroting en de jaarstukken neergelegd. De informatie over (resultaten van) subsidieverwerving in deze documenten zijn in de beschrijving van de programma s te vinden. Er is in de programma s geen vaste (richt)lijn om over externe subsidies te rapporteren. Dit leidt ertoe dat verworven subsidies in het ene beleidsprogramma wel worden toegelicht en in het andere programma niet. Dit blijkt ook uit onze analyse van de drie meer diepgaand onderzochte subsidies (zie bijlage 3). Uit een analyse van de begrotingen van de jaren 2006 tot en met 2008 komt het beeld naar voren dat het college langzaam maar zeker iets meer informatie over externe subsidies verstrekt. Ten opzichte van de begrotingen 2006 en 2007 is in de begroting 2008 meer informatie over externe subsidies te vinden, zoals over de BOS-impuls, Shared Space, de aanleg van de bushaltes met provinciale subsidies of het streven naar rijkssubsidie voor de aanleg van een spoorwegtunnel. Bij het bovenstaande past wel een kanttekening: 32
Het is onduidelijk of de toename van de informatieverstrekking eenmalig is of dat er sprake is van een bewuste beleidskeuze. De komende programmabegroting en jaarrekening zullen dit moeten uitwijzen. De raad krijgt versnipperde informatie over (resultaten van) subsidieverwerving. De informatie in deze begrotingen en jaarstukken is bovendien versnipperd ; er is geen totaaloverzicht van bijdragen van derden opgenomen. Daarmee ontbreekt het de raad aan een breed (cijfermatig) inzicht in de kosten, baten en resultaten van de verkregen subsidies. Als een raadslid informatie over te verwerven of verworven subsidies zoekt, moet deze per programma in de tekst zoeken. Uit interviews kwam naar voren dat brede financiële informatie over externe subsidies wel in de gemeentelijke administratie zichtbaar is, maar verspreid over investeringen, exploitaties per dienst en een projectadministratie. Deze informatie kan met enige bewerking - wel worden gegenereerd. Overigens vraagt ook de raad zelf niet actief naar overzichten van verworven subsidies. Subsidies waarvoor de gemeente niet rechthebbend is maar door derden worden aangevraagd zijn voor de raad niet zichtbaar, terwijl deze subsidies wel een bijdrage leveren aan de realisatie van door de raad vastgestelde beleidsdoelen. Trajecten van subsidieverwerving worden niet geëvalueerd. Op basis van de beschikbaar gestelde informatie was niet vast te stellen dat trajecten van subsidieverwerving periodiek worden geëvalueerd; wat kosten deze trajecten en wat leveren ze op? In de praktijk hebben geïnterviewden daar wel vaak en per specifieke subsidie een mening over. Doordat er echter geen schriftelijk vastgelegde evaluatie op wordt gemaakt, blijft ook deze kennis persoonsafhankelijk. Verantwoording en Informatievoorziening: aan normen getoetst Wordt het proces van subsidieverwerving periodiek geëvalueerd? NEE. De subsidieverwerving wordt niet geëvalueerd. Hierdoor is het ook moeilijk om als 33