Uitvoeringsplan 2016 Innovatieprogramma voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie Programmabureau Archief 2020 Datum 12 oktober 2015 Status Concept 0.2 / bespreekversie
Colofon Projectnaam Uitvoeringsplan 2016 Archief 2020 Projectleider: Violet Meerdink Auteurs: Anouk Baving, Robbert Jan Hageman, Dirk Emans, Violet Meerdink, met input van André Plat, Gijsbert Kruithof, Tine van Nierop, Bob Coret, Arjen van der Kuijl en Natasja Pels Eindredactie: Mireille Reijs, Simone Driessen Versie: 0.2 Bijlage: projectendashboard Archief 2020 Contactpersoon Anouk Baving (programmamanager) Jamil Jawad (Stuurgroep AIDO) 06 52 66 32 49 06 13 63 29 29 anouk.baving@nationaalarchief.nl jamil.jawad@vng.nl Violet Meerdink (programmasecretaris) 06 55 26 79 37 violet.meerdink@nationaalarchief.nl Robbert Jan Hageman (projectcoördinator) 06 55 26 78 86 robbert.jan.hageman@nationaalarchief.nl André Plat (projectcoördinator) 06 20 95 99 03 andre.plat@nationaalarchief.nl Tine van Nierop (projectleider Open Toegang) 06 5267 23 31 tine.van.nierop@nationaalarchief.nl Dirk Emans (communicatieadviseur) 06 27 82 13 69 dirk.emans@nationaalarchief.nl Dit uitvoeringsplan 2016 is opgesteld door het programmabureau Archief 2020. Het behoort bij het programmaplan 2013-2016 en is het vervolg op de uitvoeringsplannen van 2013, 2014 en 2015. Dit plan is 1 november 2015 ter vaststelling aangeboden aan de opdrachtgever bij het ministerie van OCW. Voor meer informatie over het programma Archief 2020 zie de website www.archief2020.nl Pagina 2 van 26
Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Focus, prioriteiten en activiteiten 2016 6 2.1 Focus 2016 6 2.2 Mijlpalen 2016 (concept) 7 2.3 Uitkomsten Mid Term Review 7 2.4 Governance 8 2.5 Borgen en overdragen 8 2.6 Het programmabureau 9 3 DIGITALE DUURZAAMHEID (PROGRAMMALIJN 1) 10 3.1 Resultaten en effecten 2015 10 3.2 Activiteiten 2016 10 3.2.1 Landelijke projecten 11 3.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) 11 4 OPENBAARHEID EN SELECTIE (PROGRAMMALIJN 2) 12 4.1 Resultaten en effecten 2015 12 4.2 Activiteiten 2016 12 4.2.1 Landelijke projecten 13 4.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) 13 5 TOEGANKELIJKHEID (PROGRAMMALIJN 3) 14 5.1 Resultaten en effecten 2015 14 5.2 Activiteiten 2016 14 5.2.1 Landelijke projecten 15 5.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) 16 6 DOCUMENTEREN VAN DE SAMENLEVING (PROGRAMMALIJN 4) 17 6.1 Resultaten en effecten 2015 17 6.2 Activiteiten 2016 17 6.2.1 Landelijke projecten 17 6.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) 18 7 KWALITEITSZORG EN BESTELVERSTERKING (PROGRAMMALIJN 5) 19 7.1 Resultaten en effecten 2015 19 7.2 Activiteiten 2016 19 7.2.1 Versterking kennisfunctie Nationaal Archief in landelijk netwerk 19 7.2.2 Versterking archieffunctie 20 7.2.3 Deskundigheidsbevordering 21 7.2.4 Kwaliteitszorg 21 8 Archiefinnovatie decentrale overheden (AIDO) 22 9 Communicatie 23 9.1 Jaarkalender 2016 23 9.2 Stakeholdersanalyse update 2016 23 10 Financiën 24 Pagina 3 van 26
1 Inleiding 2016 is het finalejaar van Archief 2020. Het komende jaar brengen we uitgezette lijnen samen en ronden we vele projecten af. Tegelijk willen we 2016 als vliegwiel benutten om de energie die de afgelopen drie jaar is vrijgekomen in een doorgaande beweging om te zetten. Want het laatste jaar van Archief 2020 is tevens de start van de volgende fase in archiefinnovatie en implementatie in de sector. In 2016 gaan we drie dingen doen die we in dit Uitvoeringsplan toelichten. We gaan door op de succesvolle weg van samen innoveren. Dat doen we door nieuwe projecten te steunen en nog meer partijen met elkaar te verbinden. We organiseren opvolgers om bereikte resultaten te adopteren en nieuwe initiatieven over te pakken. We gaan een stap verder door over de grenzen van de huidige archief- en informatiewereld heen te kijken. Samen innoveren en bruggen bouwen De eerste drie jaar van onze looptijd hebben bewezen dat er veel innovatiekracht in de archiefsector zit. En hoe verder we komen in het programma, hoe meer blijkt dat de bron onuitputtelijk is. Nog steeds melden zich nieuwe partijen met goede ideeën en leerbehoeften in uitdagende projectvoorstellen. Ideeën voor landelijke projecten houden gelijke tred met decentrale initiatieven. De archiefsector benut de mogelijkheid om nieuwe manieren van werken te ontwikkelen en nieuwe instrumenten in te zetten, zo blijkt uit de tussentijdse evaluatie (Mid Term Review) van het programma. Het begrip e-depot is van een abstract begrip door pilots levende realiteit geworden. Archiefinstellingen werken samen met elkaar en met archiefvormers, leveranciers en andere stakeholders aan vraagstukken, waarin de archieffunctie opnieuw wordt uitgevonden. Uit Mid Term Review blijkt echter ook dat het nog niet gelukt is om een robuuste brug te slaan tussen de archiefsector en informatiemanager bij de Nederlandse overheden. Alleen door breed samen te werken komt een digitale infrastructuur tot leven. Erfopvolgers De gezamenlijk ontwikkelde resultaten van de tientallen projecten mogen niet verloren gaan. Samen met onze convenantpartners en uitvoeringspartners zoeken we daarom in 2016 opvolgers, die die inspanningen voorzetten en resultaten gaan beheren voor de hele sector. De resultaten (instrumenten en geleerde lessen) moeten breed beschikbaar blijven. Het doel is een zichzelf continu versterkende en vernieuwende sector. In dit vierde programmajaar zal moeten blijken wat er nodig is om de van onder op ontwikkelde innovatiekracht in stand te houden en verder te vergroten. Stap verder Maar innovatiekracht komt niet alleen van binnenuit, vanuit bestaande structuren. Archiefinstellingen en professionals moeten hun blikveld verruimen en hun handelingsrepertoire vergroten. De algemene rijksarchivaris gaf al in oktober 2015 het startsein door het gesprek te starten over de toekomst van de archieffunctie. Dat gesprek wordt ook komend jaar breed gevoerd en op verschillende manieren ingevuld. Daarom ook starten we in 2016 projecten waarin de sector samen met wetenschap en bedrijfsleven aan de slag gaat op zoek naar oplossingen voor complexe vraagstukken. Ze zijn een aanvulling op de strategie van co-creatie met de sector waar Archief 2020 succesvol mee aan de weg timmert. Pagina 4 van 26
Hoe De nieuwe allianties die we nastreven willen we vorm geven in laboratorium settings, informatielabs. Daarnaast blijven we het leer- en ontwikkelvermogen van de sector voeden met nieuwe projecten, centraal en decentraal. In bijeenkomsten, leerkringen en trainingen ondersteunen we organisaties en professionals om de lessen die anderen leerden, te vertalen naar hun eigen praktijk. De kennisdeling en ontwikkeling bevorderen we samen met de brancheorganisatie en het Nationaal Archief. Ook zetten we het laatste jaar nadrukkelijk in op communicatie en promotie. Niet alleen gericht op en samen met archivarissen en overheidsmanagers. De samenwerking met AIDO zorgt ervoor dat de bestuurders van decentrale overheden ook in 2016 meegenomen worden in de ontwikkelingen. Het is tijd om meer dan voorheen ook burgers, bedrijven en ambtenaren nadrukkelijker te betrekken in de archiefinnovatie. En verder De start van Archief 2020 markeerden we met een citaat van Theodore Levitt: Creativity is thinking up new things. Innovation is doing new things. Creatief denken en innovatief handelen zullen in 2016 net zo springlevend blijken als dit jaar. Met dat verschil dat we intussen kunnen oogsten uit vele projecten, dat partijen elkaar steeds beter weten te vinden en we met z n allen steeds scherper zien waar de ontwikkelkansen voor de sector zitten. Een goed teken daarvoor is het in 2015 ontwikkelde scenario voor de archieffunctie van de toekomst. Dat daarachter een nieuwe horizon gloort, blijkt uit het feit dat niet alleen de duurzaamheid, maar juist ook de toegankelijkheid van digitale (overheids)informatie steeds meer aandacht krijgt. Archief 2020 zal de sector stimuleren om in 2016 de blik ook wat dat betreft verder vooruit te richten. Want uiteindelijk gaat het daar om, dat digitale informatie daadwerkelijk herbruikbaar is en blijft voor de eindgebruiker. Pagina 5 van 26
2 Focus, prioriteiten en activiteiten 2016 2.1 Focus 2016 In 2016 ronden we projecten af waar we in 2015 mee startten en willen we daarnaast een stevige impuls geven aan grotere, complexere opgaven die ook na 2016 zullen doorlopen. In het programmaplan 2013-2016 staan veel doelen onder de vijf programmalijnen die voorkomen uit de Archiefvisie en het Archiefconvenant. In het beginjaar 2013 ging de aandacht in beginsel uit naar alle programmalijnen met het zwaartepunt op lijn 1, digitale duurzaamheid. In 2014 kreeg deze lijn de meeste aandacht en startten meer pilots rond e-depots. In 2015 kwam lijn 3, toegankelijkheid, daar als belangrijk aandachtsveld bij. Duurzame toegankelijkheid werd daarmee de kern van het programma. Dit jaar zagen we dat ook weerspiegeld in de projecten, waar de grenzen tussen deze twee lijnen diffuser werden. Werken aan duurzaamheid kan niet zonder ook stil te staan bij toegankelijkheid. En omgekeerd. Ook de kwaliteit van mensen en middelen, onderwerp van programmalijn 5, vraagt daarbij aandacht. Dit vierde en laatste jaar van Archief 2020 zetten we dan ook vooral in op lijn 1, 3 en 5. Maar wel in de wetenschap dat nadenken over openbaarheid en de waarde van overheidsinformatie daar integraal bij hoort. En dat de opgave van duurzame toegankelijkheid zich inmiddels ook duidelijk verbreed heeft tot de particuliere archiefvormers- en beheerders. Er wordt in 2016 dus aan alle programmalijnen gewerkt. Landelijke en decentrale projecten voeden elkaar. De opbrengst oogsten we met de sector, opdat anderen na 2016 het ontwikkelpad kunnen blijven volgen. Daarbij geven we, over de volle breedte van het programma, bijzondere aandacht aan de borging van resultaten en effecten. Dit omvat zowel het in beheer geven van instrumenten als van samenwerkingsverbanden waarin producten worden gemaakt en kennis gedeeld. Met het oog op die consolidatie stimuleren we partners bovendien om niet alleen te blijven leren van elkaar, maar om innovatie ook te vertalen naar eigen, gemeenschappelijke implementatieagenda s, bijvoorbeeld regionaal en/of per bestuurslaag. We streven in 2016 niet alleen consolidatie, maar verbreding en verdieping van het programma na. In oktober 2015 publiceerde Archief 2020 in opdracht van de Algemene Rijksarchivaris een toekomstscenario met drie tijdshorizonten om de discussie over het verhaal van de archieffunctie in de digitale informatiesamenleving te voeden. Daarmee nodigt hij de sector uit om verder te denken dan 2020 en dus ook verder dan de instrumenten die we nodig hebben voor de huidige uitvoeringspraktijk. De drie horizonten zijn bedoeld om het debat te voeden over de veranderingen waar de digitale overheid en archivarissen mee te maken hebben en om met een open blik naar de beroepspraktijk te kijken. We gaan in 2016 met de sector verder op zoek naar nieuwe value propositions (maatschappelijke waarden) van de archieffunctie in de digitale samenleving, waarbij we streven naar een gemeenschappelijke of gedeelde visie. Als we de blik richten op de verste horizon, die van 2025, biedt dat het handvat om aan de slag te gaan met een aanbeveling uit de Mid Term Review, namelijk dat het zaak is dat Archief 2020 zich in de resterende periode richt op meer vernieuwende projecten. Om oplossingen te vinden voor inhoudelijke, technische en sturingsvraagstukken rond digitale duurzame toegankelijkheid in de toekomst, organiseren van informatie Labs (werktitel). In deze Labs pakken we sector-overstijgend vraagstukken aan in allianties met de wereld van wetenschap, onderwijs en eventueel bedrijfsleven; binnen en buiten de archiefsector en binnen en buiten Nederland. Binnen de overheden kunnen ook proceseigenaren (de Pagina 6 van 26
business) nadrukkelijker betrokken zijn. Interactieve en productiegerichte werkvorm waarin een bredere inzet van kennis en kunde helpt om te komen tot innovatieve oplossingen voor problemen. Wat betreft de verdere ontwikkeling van de kennisfunctie volgen we de lijn dat je geen gemeenschappelijke of gedeelde visie hoeft te hebben, als je weet wat iedereen wil (behoeften) en wie wat kan bijdragen. Alle projecten vergen kennisbundeling en samenwerking met meerdere organisaties. De uitdaging is om in 2016 in projecten duidelijkere verbanden met andere domeinen inzichtelijk te maken, zoals privacy, open data, ketenprocessen, informatieveiligheid. En last but not least spannen we ons in 2016 in om sterkere allianties te smeden met het Ministerie van BZK/DGBK (Digitaal 2017; informatisering overheid), bureau DigiCommissaris (gdi), Ministerie van OCW (NDE) en de VNG (Digitale Agenda 2020) voor meer synergie en breder draagvlak. Dit alles hopen we zichtbaar te maken op de slotconferentie eind 2016. 2.2 Mijlpalen 2016 (concept) Mijlpalen uit 2015 behoeven zeker nog aandacht in 2016 of effect en bereik te vergroten, maar de accenten verschuiven (cursief weergegeven), op basis van de mid term review en bespreking Programmaberaad en Beleidsteam. 1. In 2016 is voor decentrale overheden èn hun archiefdiensten helder en concreet welke opties er zijn voor duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven. Zij weten wat ze gezamenlijk moeten regelen om aan te sluiten op het publieke en private aanbod van diensten en digitale infrastructuren. 2. In 2016 zetten overheden en archiefbeherende instellingen zichtbare stappen om (overheids)informatie in de digitale overheidsinformatie in de "collectie" Nederland vindbaar, toegankelijk en herbruikbaar te maken. 3. In 2016 is de kennisfunctie in, van èn door de sector operationeel (kennis- en innovatieagenda) en wordt ingezet voor verbreding (nieuwe allianties) en verbetering van instrumenten (bruikbaarheid). En er komen er in dit vierde jaar twee bij: 4. In 2016 hebben de convenantspartners een curriculum rond digitaal duurzaam archiveren en ontsluiten laten ontwikkelen voor groepen van professionals en managers; dat innovatief en aansprekend is en die de kloof tussen archivaris, informatiemanager en ict-er overbrugt. 5. Eind 2016 zijn de resultaten (beheer) en aanpak (werkwijze) van het programma geborgd in de sector; bij het Nationaal Archief, (kennis)partners en branche- en beroepsorganisaties. 2.3 Uitkomsten Mid Term Review In de zomer van 2015 is de mid-term review 1 van Archief 2020 en AIDO opgeleverd. Deze tussenevaluatie schetst een duidelijk beeld geschetst van de stand van zaken over de bereikte doelen en effecten van het programma en AIDO tot nu toe. Onderzoeksbureau Ecorys signaleert enerzijds veel positieve ontwikkeling in de archiefsector, die bijdraagt aan vernieuwing en meer samenwerking. De sector blijkt hierover overwegend positief. Anderzijds blijkt dat het nog nauwelijks echt gelukt is om een burg te slaan tussen archivarissen en informatiemanagers, waardoor duurzame digitale archivering nog onvoldoende aan de voorkant van het informatieproces op de agenda staat impact heeft. 1 Volledige titel en datum mid term review Pagina 7 van 26
Men adviseert om de ontstane samenwerking en vernieuwing in de archiefsector (archiefinstellingen) vooral te continueren. En daarnaast te investeren in activiteiten de informatie- en archiefsector verbinden, met aandacht voor zowel uitvoerders als managers (en bestuurders). De bestuurlijke innovatieagenda 2012-2016 zal eind 2016 nog niet klaar zijn. Daarom adviseert Ecorys de convenantpartners ook om nu al na te denken over de periode na 2016. En voor de rest van het lopende programma (2015-2016) adviseert men op hoofdlijnen het volgende: - Zorg voor visie en reflectie op de digitale archieffunctie - Zoek nieuwe innovatie partners om allianties mee te sluiten en standaarden mee af te spreken, ook buiten de archief- en informatiesector en zowel publiek als privaat; - Rollen in de governance structuur kritisch herzien - Schep meer duidelijkheid over de wijze waarop een landelijke digitale infrastructuur wordt ingericht - Vergroot het gevoel van urgentie voor functioneren en presteren, via bijvoorbeeld indicatoren of benchmarking; - Richt je communicatie op de gehele informatieketen (archiefvormers en -beheerder) met aandacht voor de risico s van informatieverlies; - Borg de kennisfunctie in de sector en maak inzichtelijk wat het Nationaal Archief daarin kan betekenen.. Invoegen : Overzicht projecten t/m 2015 aug 2015 (mid term review) bollenplaat 2.4 Governance De huidige werkwijze van Archief 2020 is gebaseerd op de succesfactoren van innovatieprogramma InAxis. Daarbij is de praktijk inspiratiebron voor anderen, met financiële middelen voor experimenten, en verschillende manieren voor mensen om aan te haken en te leren van andermans ervaringen. Actieve projectcoördinatie blijkt hierbij belangrijk. Een onderdeel van de InAxis aanpak dat bij de start van Archief 2020 niet is ingevuld is het instellen van een commissie met topambtenaren en bestuurders. Daarvoor was het onderwerp te laag belegd in organisaties, aldus de mid term review. Om naast het uitvoeringsniveau ook management en bestuur aan te spreken en dwars door beleidsterreinen en bestuurslagen heen te innoveren, lijkt het verstandig om al in 2016 alsnog te gaan organiseren. De review maakt duidelijk dat een nieuwe aanpak wenselijk is om daadwerkelijk te brug te kunnen slaan tussen archiefsector en informatiemanagement. En om samenhang met andere grote (rijks)programma s te versterken. Het programmabureau wil uitwerken in overleg met de opdrachtgever bij OCW en convenantpartners. 2.5 Borgen en overdragen Eind 2016 zijn de resultaten (beheer) en aanpak (werkwijze) van het programma geborgd in de sector; bij Nationaal Archief, (kennis)partners en branche- en beroepsorganisaties Archief 2020 denkt met de convenantspartners mee over mogelijk vervolg inspanningen na 2016. Aandachtspunt: verschil tussen beheer van instrument of onderhoud van een community Benutten: de kennisagenda s uit projecten Archief 2020. In 2016 voorbereiden eindevaluatie. En vanaf eind 2015 nadenken met convenant- en uitvoeringspartners over voortzetting op onderdelen Etc uitwerken Pagina 8 van 26
2.6 Het programmabureau Het programmabureau maakt net zoals voorgaande jaren - zoveel mogelijk gebruik van bestaande kanalen en gremia en werkt bij de uitvoering van landelijke projecten samen met de koepels en uitvoeringspartners. De basisbezetting van het programmabureau blijft in 2016 gelijk aan 2015 (ca. 8 fte) voor project coördinatie en communicatie. Op basis van detachering of inhuur wordt voor extra ondersteuning gezorgd voor communicatie en inkoopbegeleiding. Daarnaast kunnen op deeltijd- of tijdelijke functies projectleiders aangetrokken worden. Het programmabureau voert net als voorgaande jaren globaal de volgende activiteiten uit: Verkennende gesprekken en overleg voor projectstart-up Coördinatie en organiseren kennisdeling tussen koplopers onderling en van koplopers naar volgers. Co-financieren op basis van publiek-publieke samenwerkingsovereenkomsten. Opdrachtgeverschap en projectleiding van landelijke projecten. Faciliteren en organiseren van bijeenkomsten en conferenties. Communiceren over actuele ontwikkelingen via www.archief2020.nl, de Pleio samenwerkingsruimte Informatie 2020 en diverse media. Coördineren van monitoring en evaluatie van het Programma Archief 2020 en AIDO. Pagina 9 van 26
3 DIGITALE DUURZAAMHEID (PROGRAMMALIJN 1) 3.1 Resultaten en effecten 2015 Op deze programmalijn heeft Archief 2020 vooral ingezet op het behalen van mijlpaal: In 2015 is voor decentrale overheden en hun archiefdiensten helder welke opties er zijn voor duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven; hoe het landelijke aanbod van diensten en digitale infrastructuren er uit komt te zien, en wat zij moeten regelen om aan te sluiten. Archief 2020 is hier in 2015 met al haar partners best ver mee gekomen, maar het beeld is nog niet zo concreet dat alle overheden en archiefinstellingen al weten wat ze kunnen doen. Archief 2020 bouwt niet zelf de totstandkoming van een landelijk dekkend netwerk. Samenwerking tussen RHC s en het NA in het kader van Programma DTR bracht pilots en gesprekken over praktijk van digitaal archiveren in een versnelling. Implementatie van netwerk van NA en RHC s loopt door tot eind 2016. Pilots bij andere overheden en instellingen verrijken het beeld. In 2015 x decentrale samenwerkingsprojecten die co financiering ontvingen op basis van een publiek-publieke samenwerkingsovereenkomst. Daarmee komt het totaal op x (2013-2015, stand per oktober 2015). Bij maken van de producten/instrumenten zijn ervaringen en inzichten uit de pilots opgehaald. In het derde programmajaar was de tijd rijp om te oogsten van de eerste pilots. Dat gebeurde in diverse bijeenkomsten en conferenties. Daarnaast benutte KING het voor het maken van een eerste functioneel ontwerp voor e-depots voor decentrale overheden. En er verscheen een eerste versie van een handreiking/stappenplan voorbereiding aansluiting e-depot. De brief van (maand) 2015 van enkele bestuurders aan hun collega s heeft de weg vrij gemaakt voor een ambassadeur die vanuit AIDO het bewustzijn en belang van digitaal duurzaam archiveren en toegankelijk houden onder de aandacht brengt. Er is in 2015 een solide basis gelegd voor de samenwerking tussen de archiefsector en de ICTarchitecten van de overheid in de Nederlandse Overheids Referentiearchitectuur (NORA). In 2016 zal het NORA katern digitale duurzaamheid dat in opbouw was door Nationaal Archief en ICTU worden uitgewerkt tot een compleet dossier Duurzame Toegankelijkheid waarin de kaders en normen voor duurzame toegankelijkheid helder zijn uitgewerkt voor zowel IT-Architecten als archivarissen. Meer landelijke samenwerking rond normenkader DUTO en de AIDO werkgroep Kwaliteitszorg zorgt voor meer eenduidigheid over de praktische invulling van (wettelijk) kaders en de benodigde kwalitieitszorgsystemen binnen overheidsorganisaties. 3.2 Activiteiten 2016 De mijlpaal uit 2015 is ook in 2016 onverminderd actueel en heeft als doel om een breed zicht te geven op de ontwikkelingen mogelijkheid van een digitale infrastructuur. Mijlpaal 1: In 2016 is voor decentrale overheden èn hun archiefdiensten helder en concreet welke opties er zijn voor duurzame toegankelijkheid van hun digitale archieven. Zij weten wat ze gezamenlijk moeten regelen om aan te sluiten op het publieke en private aanbod van diensten en digitale infrastructuren. Net als in 2015 zetten we in op zowel decentrale innovatie- en samenwerkingsprojecten als landelijke projecten die praktijkervaringen bundelen en herbruikbaar maken (generiek). Samen met partners agenderen duurzame toegankelijkheid op strategisch, tactisch èn operationeel niveau. Bij alle projecten speelt communicatie een belangrijke rol om ervaringen te delen en de bekendheid en gebruik van instrumenten te bevorderen. Pagina 10 van 26
Archief 2020 zet in op het leveren van levend instrumentarium, dat wordt beheerd door stakeholders. Waar wordt een relatie gelegd worden met begrippen(kaders) die ontwikkeld worden in de DUTO en NORA. We bouwen zo aan een gedeeld begrippenkader en (doel)architectuur. 3.2.1 Landelijke projecten routekaart duurzame toegankelijkheid (vervolg) met aankleding van ontwikkelde instrumentarium en stappenplan(nen) Bundelen van inzichten uit marktverkenningen en business-cases. Verkenningen/Projecten in samenwerking met Digicommissaris en Digitale Agenda 2020 (VNG) Bevorderen communicatie & doorontwikkeling van de pdc s van netwerk van NA en RHC s (in samenhang met pilots). Informatielab 1: techniek over kwaliteitsverbetering van metadata en zoek&vind technologieën. Bijvoorbeeld structureren van ongestructureerde data, metadata reparatie (wasstraat?), context reconstructie, toegankelijkheidsalgoritmen. Informatielab 2: techniek en organisatie van keteninformatisering rond geodata, aan de hand van Laan van de Leefomgeving/Informatiehuizen, en mogelijk vervolg op DUTO scan ruimtelijke plannen.nl. 3.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) Pilots rond e-depot: in 2016 zullen in 2015 gestarte pilots worden afgerond en enkele nieuwe starten met als doel: - toepassing en toetsing van de in 2015 (en 2016) ontwikkelde producten - beter inzicht in manieren/scenario s van beschikbaarstelling en gebruik - aandacht voor regionale diversiteit/landelijk bereik, en spreiding over de verschillende overheidslagen - verbinding leggen tussen meerdere doelgroepen (informatiemanager, archivaris, ICTer) DUTO/KIDO scans bij decentrale overheden en follow up in samenwerking met kennispartners. Bevorderen dat per overheids/bestuurslaag kennisuitwisseling tot stand komt. Met name waterschappen en provincies. Op basis van o.a. pilotervaringen komen een gezamenlijke implementatiestrategie/ontwikkelagenda... Bespreekpunt: Omdat 2016 het laatste programmajaar anders omgaan met de afweging welke decentrale pilots prioriteit hebben? Welke effecten wil je hebben? Spreiding, diversiteit, verbreding? Nb. Pilots moeten najaar 2016 afgerond zijn om eind 2016 te kunnen afrekenen. Budget loopt niet door in volgend jaar, waardoor flexibel planning en uitloop niet mogelijk is. In communicatie extra aandacht voor samenwerkingsverbanden van overheidsmanagers. Bijv. G4, 100.000+ VIAG, IPO/SIO, IPO directeuren bedrijfsvoering, UvW themagroep en. Pagina 11 van 26
4 OPENBAARHEID EN SELECTIE (PROGRAMMALIJN 2) 4.1 Resultaten en effecten 2015 Deze programmalijn lijkt landelijk tot nu toe weinig prioriteit te hebben. Actieve openbaarheid is als programmadoel nog weinig concreet ingevuld door decentrale overheden. Terwijl ondertussen lokaal wel duidelijk wordt dat aan de slag gaan met e-depots niet zinvol is zonder overzicht te hebben van de informatie die toegankelijk moet blijven. In 2015 is de handreiking waardering en selectie ('Belangen in balans') voor de rijksoverheid ontwikkeld. Wat betreft selectie nieuwe stijl trekken decentrale overheidskoepels hun eigen plan en werken afzonderlijk aan nieuwe selectielijsten voor de eigen bestuurslaag. Eind 2015 is een overleg opgestart (op eigen initiatief koepels) om af te stemmen over unifomering van bewaartermijnen. De werkgroep met daarin het Nationaal Archief heeft in het bijzonder aandacht voor ketenprocessen. Om te komen tot een landelijke ontwikkelagenda voor optimale beschikbaarstelling van overheidsinformatie heeft de afdeling Kennis & Advies van het Nationaal Archief in samenwerking met Archief 2020 in 2015 veel werk gemaakt van het thema actieve openbaarheid. In expertbijeenkomsten en een ArchiefAtelier zijn (inter)nationale ontwikkelingen concreet gemaakt. Dit is in de sector echter nog weinig vertaald naar best practices. De impact van de open overheid lijkt voor de archiefsector nog weinig tastbaar. In de discussies worden wel verbanden gelegd tussen openbaarheid, open data en het gebruik van standaarden en architectuur (open toegang/ zie ook lijn 3). Overheidsadviseurs en leveranciers lijken vraagstukken rond actieve openbaarheid en nieuw manieren van selectie nog niet goed in beeld te hebben. Juist deze onderwerpen lenen zich om ze niet in het isolement van de archiefsector aan te pakken. Het blijkt niet makkelijk om op rijdende treinen van anderen te springen. Het is nog niet duidelijk voor anderen dat de archiefsector hier iets te bieden heeft. (dat en wat) 4.2 Activiteiten 2016 In dit vierde programma jaar willen gebruik maken van de toenemende aandacht die het onderwerp open overheid genereert. Op lijn 2 zal in 2016 vooral worden gewerkt aan het verbreden van kennis en de toepassing van nieuwe instrumenten en mogelijkheden. Opgave voor 2016 is om expertise op gebied van openbaarheid, open data en waardering en selectie breder te delen/toepasbaar te maken voor decentrale overheden en instellingen. Partners om mee op te trekken zijn naast de overheidskoepels ook Het Expertise Centrum Open Overheid, Open State Foundation etc. Ook voor bestuurders is openbaarheid een interessant onderwerp waar de aanjaagfunctie van AIDO mogelijk extra bij ingezet kan worden. De handreiking belangen in balans is nu al een startpunt voor decentrale overheden, maar er is behoefte aan een handreiking of aanvulling voor decentrale overheden. Bijvoorbeeld een aanpak van de hotspotmonitor. redesign publiceren actiever openbaar met overheidsdossiers, vodeotulen etc Landelijk icm decentraal procesgerichte selectie-en publicatiebeleid? Pagina 12 van 26
4.2.1 Landelijke projecten Toepassing van handreikingen en fact sheets die in 2015 zijn gepubliceerd stimuleren door kennissessies en (werk)conferenties. Kennisplatform/community rond openbaarheid en open data ondersteunen samen met Nationaal Archief. Open data en open toegang vinden elkaar hier. Brede kennissessies rond openbaarheid en open data. 4.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) Het ondersteunen van regionale/lokale pilots waarin de hotspotmonitor wordt toegepast. Daarnaast in pilots e-depot aandacht vragen voor (vervroegde) openbaarheid. Best practices open data uitdragen en bespreken en maatschappelijke waarde tastbaar maken (voorbeeld: het open data beleid van het Nationaal Archief collectie en andere archiefinstellingen) Evalueren agendering in decentrale SIO s. Is er aandacht voor snellere beschikbaarheid van overheidsinformatie? Welke dilemma s zijn er? Pagina 13 van 26
5 TOEGANKELIJKHEID (PROGRAMMALIJN 3) Programmalijn Toegankelijkheid is ook in 2016 belangrijk. Het maaktduidelijker waarom investeren in digitaal archiveren rendeert. 2015 begon met meer bewust maken van de archiefsector. Dat proberen we nu door te zetten naar het beter bekwamen van de sector en aanreiken van concrete oplossingsrichtingen. De Archiefcollectie NL staat in deze programmalijn synoniem voor het geheel aan informatie van overheden en andere belangrijke maatschappelijke spelers dat voor publiek toegankelijk moet blijven. Open toegang staat voor: toegang/standaarden & zichtbaarheid, vindbaarheid en herbruikbaarheid van informtie. 5.1 Resultaten en effecten 2015 In 2015 zijn de eerste stappen gezet op weg naar de mijlpaal: In het najaar van 2015 weten de archiefbeherende instellingen wat open toegang inhoudt (kennis en instrumenten) en wat het betekent voor publiek en de eigen organisatie (positie), en formuleren zij een gezamenlijke koers om invulling te geven aan de digitale Archiefcollectie Nederland en Europese ontwikkelingen. Een deel van de voorgenomen activiteiten uit het projectplan Open Toegang van december 2014 is/wordt dit jaar afgerond. De afbakening van projectonderdelen en het zoeken naar strategische deelnemers en partners kostte veel tijd. Het concept projectplan is meerdere keren bijgesteld door voortschrijdend inzicht en de veranderende omgeving waarin Open Toegang opereert, zowel decentraal als nationaal (OGP, DTR, NDE etc.) Een belangrijke stap was de Werkconferentie Archiefcollecties Open! in maart 2015, in samenwerking met BRAIN, DEN, NCDD/NDE, APEx, Nationaal Archief, Open State foundation en het Expertise centrum open overheid, en Open Cultuur Data. Dit leverde de Open Brief Open Toegang op voor archiefmanagers. Hierop is voorgebouwd met enkele artikelen om de sector bewuster te maken van de uitdaging en verantwoordelijkheid die zij kunnen nemen. Wat er kan en mag blijkt nog niet voor iedereen even duidelijk! Een gedeelde visie over landelijke toegang tot de Archiefcollectie NL en het gebruik van standaarden is er nog niet. Archief 2020 ondersteunde wel de communicatie rond één van de platforms, het internationaal succesvolle APEx. Een brede werkgroep Architectuur heeft in 2015 aangegeven geen meerwaarde te zien in ontwikkeling van een landelijke referentiearchitectuur voor archieven. Het gaat er om de principes van duurzame toegankelijkheid te concretiseren in de bestaande referentiearchitecturen zoals de NORA (overheid), GEMMA (gemeentes), WILMA (waterrschappen) en PETRA (Provincies). Daar zetten we ook in 2016 op in, samen met o.a. het Nationaal Archief (zie lijn 1). Archief 2020 wil de dialoog tussen archivaris en ICT-Architecten faciliteren en stimuleren. Dit leidde ook tot de 1 e Mastercourse Architectuur voor managers van archieven. Best practices zichtbaar maken gebeurde vooral via.. Praktische producten zijn ontwikkeld in de vorm van een factsheet Open Data (hoe verspreid???) en de beta versie Scoremodel Hoe open ben jij?. Dat overheden en archiefinstellingen beiden belang bij toegankelijkheid illustreerde het Onderzoek Informatiebehoefte. Archief 2020 ondersteunde de community van BRAIN over ICT opdrachtgeverschap, dat in 2015 een stappenplan publiceerde op Archief 2.0. 5.2 Activiteiten 2016 In 2015 lag de nadruk vooral op de bewustwording van archiefbeherende instellingen van open toegang door gebruik van architectuur en standaarden. In 2016 willen we duidelijker het verband leggen tussen duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie/data en het publieksbelang dat digitale dienstverlenende overheden willen dienen. Open toegang staat dan ook meer in het teken van Pagina 14 van 26
openbaarheid (data die je gebruiken mág) en open data (data die je gebruiken kúnt). De kern is dat overheidsinformatie vindbaar, toegankelijk en herbruikbaar is. Overheden en archiefbeherende instellingen moeten daarin samen optrekken. De mijlpaal is hier op verbreedt en aangescherpt: Mijlpaal 2: In 2016 zetten overheden en archiefbeherende instellingen zichtbare stappen om (overheids)informatie in de digitale overheidsinformatie in de "collectie" Nederland voor publiek vindbaar, toegankelijk en herbruikbaar te maken. De voortzetting van het huidige projectplan zal tegen het licht worden gehouden. In 2016 zal een routekaart ontwikkeld worden waar de projecten uit 2015 en 2016 met elkaar in verband worden gebracht. Door de routekaart zal een overzicht ontstaan van de maatregelen die al genomen zijn en de stappen die nog gezet moeten worden. Waar nodig gebeurt dit samen met Nationale Strategie Digitaal Erfgoed in de NDE werkpakketen Bruikbaar & Zichtbaar. Drie essentiële onderdelen van de routekaart zijn: Samenwerking met de private sector. Leveranciers zijn nodig voor technische implementatie van standaarden, maar zijn ook samenwerkingspartners en motoren voor innovatie Het ontwikkelen van standaarden en instrumenten voor toetsing en validatie. Standaarden zoals TMLO, OAI-PMH en METS kunnen op verschillende wijze worden geïnterpreteerd. Het ontwikkelen van implementatierichtlijnen en toetsingsinstrumenten is een voorwaarde voor succesvolle implementatie Deskundigheidsbevordering in de archiefsector blijft een speerpunt. Er is voortdurende kennisontwikkeling nodig van ICT-opdrachtgeverschap, architectuur en standaarden. Op managementniveau vraagt dit om een goede beleidsstrategie. In 2016 starten we ook het gesprek over betere presentatie van archiefinformatie op portals zoals overheid.nl en Europeana. Archief 2020 ontwikkelt zelf geen portal. Het gaat er om dat overheden en archiefinstellingen weten wat nodig is zodat gebruikers informatie eenvoudig weten te vinden. Inzet is om het opsluiten van data in websites of telkens kopiëren naar nieuwe portals achter ons te laten. We stimuleren organisaties te werken aan universele uitwisselbaarheid van data door gebruik van open standaarden en architectuur die aansluit bij de referentiearchitectuur, ongeacht of ze kiezen voor open data. De dialoog met leveranciers moet de weg vrijmaken voor eenvoudigere implementatie van gewenste innovatie 2. In Informatie Labs willen we de aanpak van innovatieve oplossingen voor (landelijke) ontsluiting van data versnellen en zo mogelijk aanvullen met concrete landelijke instrumenten. (zie programmalijn 1) 5.2.1 Landelijke projecten Verkenning van randvoorwaarden voor duurzame toegankelijkheid van (historische) digitale overheidsinformatie bij archieven via overheid.nl. Ontwikkeling van routekaart voor instellingen om te zorgen dat de archiefcollectie Nederland vindbaar, toegankelijk en herbruikbaar is Projecten rond semantiek 3, termenlijsten (thesauri) en overheidsontologieen voortzetten en in samenhang brengen. Doorontwikkeling van register van actoren (TOCO/ Taken en Organisatie Centrale Overheid) voor contextinformatie over decentrale en particuliere archiefvormers, samen met DTR en enkele archiefdiensten. Project voor de bevordering van standaarden en het ontwikkelen van instrumenten voor toetsing en validatie (uit projectplan 2015) Projecten in het kader van deskundigheidsbevordering zoals Mastercourse Architectuur 2 Dit volgt ook uit aanbevelingen van Verkenning Open toegang uit 2014 (correcte titel?) 3 Semantiek betreft digitale uitwisseling van betekenisvolle informatie tussen servers zonder menselijke tussenkomst. Betekenisgeving wordt meestal gebaseerd op gestructureerde annotaties of metadata. Zoekmogelijkheden verbeteren doordat het mogelijk wordt om automatisch intelligente relaties te leggen. Pagina 15 van 26
Samenwerken met andere initiatieven zoals APE, DTR en NDE op het gebied van de implementatie van standaarden, maar ook deskundigheidsbevordering, bewustwording en communicatie.. 5.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) Praktijkonderzoek semantiek naar voordelen van het toepassen van semantische methoden, verbinding en verrijking via linked data-technologie en geodata..? Pagina 16 van 26
6 DOCUMENTEREN VAN DE SAMENLEVING (PROGRAMMALIJN 4) Programmalijn 4 heeft vooral vanuit de archiefsector belangstelling, waarbij toenemende bereidheid ontstaat om samen te werken en om kennis en deskundigheid te delen en verder te ontwikkelen. Deze dynamiek in het veld willen we in 2016 ondersteunen. Daarnaast wordt duurzame toegankelijkheid van eigen informatie ook voor bedrijven en maatschappelijke organisaties steeds meer erkend als een issue. Ook daar willen we op inspelen door te reageren op wat daar aan beweging ontstaat. 6.1 Resultaten en effecten 2015 Het Archiefatelier Documenteren van de samenleving is succesvol afgerond met een goed bezochte slotbijeenkomst, een diversiteit aan onderzoeksverslagen en een inspirerend samenvattend schetsboek (S@P-publicatie). Daarmee is het onderwerp nadrukkelijk op de kaart van de archiefsector gezet. In 2015 hebben bovendien twee trainingen plaatsgevonden voor medewerkers verwerving van archiefinstellingen over de omgang met digitaal gevormd particulier archief. 6.2 Activiteiten 2016 Aan duurzame toegankelijkheid van digitaal particulier archief zitten verschillende aspecten die we in 2016 aandacht willen geven. Ten eerste staan archiefbeherende instellingen voor de opgave om al bestaand digitaal archief (de digitale erfenis ) zo goed en zo kwaad als dat kan op te nemen en beschikbaar te kunnen stellen. Door middel van de beide trainingen in 2015 is daarmee al een start gemaakt. Ten tweede is het voor de toekomst van cruciaal belang dat ook particuliere archiefvormers zich bewust worden van en inspannen voor een duurzame digitale informatiehuishouding. Daarbij zijn dan weer twee doelgroepen te onderscheiden: enerzijds de archiefvormers zelf, anderzijds de archiefbeherende instellingen die bedrijven en maatschappelijke organisaties moeten kunnen adviseren en tot bewustwording en actie aanzetten. Ten slotte ligt de opgave voor in het verlengde van het atelier Documenteren van de samenleving hoe de archiefsector door onderlinge samenwerking eraan kan bijdragen dat de Archiefcollectie NL zich in de toekomst ontwikkelt tot een evenwichtige collectie van archieven van landelijk belang. Kernbegrippen bij dit alles zijn: kennisontwikkeling, bewustwording, samenwerking en instrumentontwikkeling. Daarbij is het van belang er rekening mee te houden dat veel uitdagingen en obstakels niet specifiek zijn voor digitaal particulier archief, maar net zo goed gelden voor digitaal overheidsarchief. Waar mogelijk zal dan ook wat betreft kennis en instrumentontwikkeling naar verbinding worden gezocht, bijv. waar het gaat om aanpak van preservering en digitale advisering. Bij alle activiteiten zal voorop staan dat borging van resultaten en doorontwikkeling op eigen kracht na 2016 kansrijk moet zijn. Pilots vormen belangrijke input voor zowel kennisdeling als instrumentontwikkeling. Dat geldt op programmalijn 4 net zozeer als op andere. 6.2.1 Landelijke projecten Stimuleren van ontwikkeling van een community of practice die kennisdeling en ontwikkeling faciliteert en gezamenlijk werkt aan een uitbreidbare toolkit voor de omgang met digitaal particulier archief. Beoogde deelnemers zijn medewerkers verwerving en relatiemanagers bij archiefbeherende instellingen. In expertsessies strategieën ontwikkelen voor advisering door archivarissen aan archiefvormers. Stimuleren bewustwording van particuliere archiefvormers voor het belang van goede digitale archivering zal worden gestimuleerd door publicaties (zoals over waardering en selectie) en presentaties op bijeenkomsten, in samenwerking met o.m. NVBA en ECP. De nadruk zal liggen Pagina 17 van 26
op het MKB (?). Zo mogelijk ontwikkelen van brede allianties met partijen buiten de archief- en informatiesector. Wat betreft de Archiefcollectie NL wordt ingezet op de vorming van een coalitie van (categorale en publieke) archiefbeherende instellingen om tot afstemming, samenwerking en afspraken te komen op het gebied van de veiligstelling van particuliere archieven van landelijk belang. De uitdaging is om in 2016 de basis te leggen voor een bestendig en groeiend landelijk netwerk. 6.2.2 Pilots en best practices (Decentrale projecten) Pilots rond verwerving van digitaal particulier archief vergroten de kans op herbruikbare leereffecten en kennisopbrengst. Er is dan ook ruimte om (voorstellen voor) dergelijke pilots in 2016 in te dienen voor ondersteuning door Archief 2020. Archiefatelier Digitale onderzoeksomgeving & dienstverlening (DOD) E-discovery (Hogeschool van Amsterdam) Pagina 18 van 26
7 KWALITEITSZORG EN BESTELVERSTERKING (PROGRAMMALIJN 5) Dit is een overkoepelende programmalijn: resultaten van activiteiten op andere lijnen dragen veelal bij aan kwaliteitsverbetering binnen de archief- en informatiesector. Andersom fungeren doelen bij deze programmalijn als belangrijke middelen voor bestelversterking; voor de modernisering van de archiefsector, als partner voor onder meer de digitale overheid. Archief 2020 zorgt voor versterking van de kennisfunctie van het Nationaal Archief, waartoe de Minister van OCW expliciet opdracht gegeven heeft. Daarnaast stimuleert het programma de dialoog met de sector én de buitenwereld over versterking van de archieffunctie in het digitale tijdperk. Dit raakt het hart van het bestaande archiefbestel. Daarmee nauw verweven zijn deskundigheidsbevordering en kwaliteitszorg binnen de archief- en informatiesector. 7.1 Resultaten en effecten 2015 Als belangrijk resultaat voor 2015 kan gelden dat de archiefsector veel bewuster is geworden van het belang van de kennisfunctie binnen de sector en in relatie tot de zorgdragers/archiefvormers op alle overheidsniveaus. Het Nationaal Archief (NA) heeft concrete en vooral zichtbare stappen gezet om de kennisfunctie te versterken en in te bedden in een landelijk kennisnetwerk. Zo is door het NA een kennis- en innovatieagenda (K&I-agenda) opgesteld die breed wordt gedragen in het veld. Verder is vanuit het NA een infrastructuur ontwikkeld voor de thematische kennisplatforms, die met elkaar een dragende rol gaan spelen in het landelijke kennisnetwerk. Het NA opent (wanneer?) het nieuwe kennisloket waar de archief- en informatiesector terecht kan voor vragen over.. Met de koplopersgroep van Archief 2020 wordt gezocht naar het verder vormgeven van kennisuitwisseling over projectgrenzen heen in zogenoemde leerkringen. Een en ander gaat gepaard met een gegroeid besef binnen de sector dat er in een gemeenschappelijk kennisnetwerk gewerkt moet worden. In 2015 zijn projecten met thema kwaliteitszorg en bestelversterking op stoom gekomen. BRAIN, KVAN en SOD zijn nauwer gaan samenwerken en leveren een verkenning op voor gewenste vernieuwingen voor deskundigheidsbevordering en professionalisering. Met BRAIN wordt gewerkt aan doorontwikkeling en verbreding van de kwaliteitsmonitor voor archiefinstellingen. Met de convenantpartners en uitvoeringspartners zijn de mogelijkheden verkend voor een landelijke monitor voor voortgang van digitaal archiveren bij de overheid. Met het programma DTR wordt samengewerkt voor het testen en landelijk implementeren van het normenkader DUTO, in samenhang met het project Kwaliteitssysteem van AIDO. Als voorbeeld van intensieve samenwerking tussen organisaties binnen en buiten de archiefsector geldt de vorming van het (landelijk) Kenniscentrum Oorlogsbronnen, dat is gestart met als gezamenlijke opgave om collecties en kennis rond WOII optimaal via het digitale domein voor het publiek toegankelijk te maken. De publicatie van een toekomstscenario van de archieffunctie met een horizon voor 2020 en 2025 is in oktober 2015 gestart op de managementconferentie die Archief 2020 voor de 2 e keer organiseerde met BRAIN. Het is het begin van verder debat. 7.2 Activiteiten 2016 7.2.1 Versterking kennisfunctie Nationaal Archief in landelijk netwerk De genoemde projecten uit 2015 zullen doorlopen in 2016. In 2016 is mijlpaal 3 als volgt geformuleerd: In 2016 is de kennisfunctie in, van en door de sector operationeel (kennis- en innovatieagenda) en wordt ingezet voor verbreding (nieuwe allianties) en verbetering (bruikbaarheid). Pagina 19 van 26
NA en kennispartners gaan aan de slag met de vraagstukken uit de gezamenlijke K&I agenda en laten zien wat de inzichten en vorderingen zijn. Communicatiemiddelen daarbij zijn sociale media, kennisbijeenkomsten, nieuwsbrieven etc. Naast het realiseren en verbeteren van de diverse genoemde instrumenten gaat het in 2016 om verbreding van het netwerk (nieuwe allianties vormen) is een nadrukkelijke doelstelling voor 2016, omdat de kennisfunctie zich niet beperkt tot de archiefsector, maar zich richt op de archieffunctie, ook in de creatiefase en dus binnen de administraties. Met de Kennis- en Innovatieagenda volgt de sector in de kennisontwikkelingen nieuwe ontwikkelingen wat betreft rol en inzet van de archieffunctie. Bij uitvoering van de Kennis-agenda zijn de kennisplatforms de thuisbasis. Het NA zorgt voor de basisvoorzieningen zoals samenwerkruimten en nodigt partijen in de sector uit het eigenaarschap van verschillende platforms op zich te nemen. Overheden worden via de koepelorganisaties en rechtstreeks uitgenodigd hieraan actief deel te nemen. De website van het NA wordt intensief geactualiseerd om expertise breder beschikbaar te stellen. Kennisdossiers worden gevormd ten behoeve van de Kennisplatforms, in alliantie met onder meer de onderwijsinstellingen. Aanvullen met de rol van de kennispartners. Rol van het NA in het landelijk netwerk: sturend, faciliterend, coördinerend?? Leerkringen (in vervolg op koplopersgroep Archief 2020 en expertbijeenkomsten van NA) Interactieve, open kennisbijeenkomsten Inhoudelijke bijdrage NA aan Informatie Labs en andere landelijke projecten. Verkenning met juristen van NA en partners rond de vraag waar binnen de innovatieprojecten de juridische kaders (archiefregelgeving e.a. ) wel/niet een belemmering vorm(d)en. 7.2.2 Versterking archieffunctie De dialoog die Archief 2020 ondersteunt over de toekomst van de archieffunctie 4 gaat verder dan de ontwikkeling van praktische instrumenten. Bewustwording van strategische vraagstukken en sluiten van nieuwe allianties staat centraal om de business value proposition van de archiefsector opnieuw te definiëren. Deze beperkt zich overigens niet tot overheidsarchief. En de discussie zal in 2016 op verzoek van OCW ook over de landsgrenzen gevoerd worden wanneer Nederland voorzitter van de EU. Samenhang tussen de ambities ten aanzien van de archieffunctie op alle overheidsniveaus kan worden gestimuleerd door een meer uitgesproken rol van de Algemene Rijksarchivaris, maar moet ook bestuurlijk in herkenbare en representatieve overleggen worden verankerd. Dat is ook van belang voor een gedragen en volwassen Kennisagenda die meerwaarde heeft voor de brede archief- en informatiesector. Vanuit de kennisfunctie kijken het NA en Archief 2020 samen naar de inrichting een structurele overlegvorm met de sector voor de periode na 2016. Aanscherpen! Informatie laboratoria verhaal van een toekomstvaste archieffunctie (laboratoria) zie lijn 1 en 3 vorming van een brede, onafhankelijke denktank over de archieffunctie van de toekomst (regionale) discussiebijeenkomsten over archieffunctie van de toekomst. stimuleren plaatselijke/regionale kringen? Managementconferentie samen met BRAIN Onderzoek/business case voor wat er mogelijk/nodig is voor bundeling van erfgoedfuncties van archiefinstellingen (organisatorisch en inhoudelijk): op orde, vollediger en beter houdbaar, bruikbaar en zichtbaar als archivaris; meer dan erfgoedsector, aangesloten op de business ism enablers, openbaarheid, info beveiliging en controllers. 4 Nadrukkelijk wordt gesproken van de archieffunctie in plaats van archiefinstellingen. Het gaat hier niet op het organisatiebelang maar om de maatschappelijke waarde (business value proposition). Pagina 20 van 26
Internationale conferentie European Board of National Archivist (EBNA) en nevenprogramma. (nb. Europees voorzitterschap rond thema migratie. Migratie in de digitale wereld en een complexe samenleving. Hoe werkt de betrouwbare geheugenfunctie? ) (aanvullen uit memo?) Publiekscampagne over de maatschappelijke waarde van archief. Bv. film als vervolg op Documentaire "Alles is informatie" Alliantie sluiten met Digitale Agenda 2020 en Stedenagenda Business (?), leveranciers, digicommissaris inzetten.. 7.2.3 Deskundigheidsbevordering Op dit thema is een nieuwe mijlpaal geformuleerd: In 2016 hebben de convenants partners een curriculum rond digitaal duurzaam archiveren en ontsluiten laten ontwikkelen voor groepen van professionals en managers; dat innovatief en aansprekend is en die de kloof tussen archivaris, informatiemanager en ict-er overbrugt. In 2015 is gestart met verkenning van de leerbehoefte archiefbranche met BRAIN. Het gedachtegoed van Leren leren wordt hiermee aan praktische uitdagingen gekoppeld. Met hulp van de overheidskoepels kan dit worden verbreed tot: digitale archivaris/informatiemanager. In 2016 stappen we van verkennen/onderzoeken naar concreet modern curriculum laten ontwikkelen, zowel in het onderwijs als via private aanbieders van (bij)scholing. Omdat vernieuwing van klassiek onderwijs curriculum enkele jaren kost, wil Archief 2020 hier het veranderproces op gang helpen brengen. OCW partner in dit proces. Daarnaast kijken we nadrukkelijk naar (hoger)onderwijs op andere, aanpalende vakgebieden waar de waarde van de (digitale) archieffunctie een rol heeft (zoals IT, openbaar bestuur, recht). Met private opleiders van na-en bijscholing voor werken we vernieuwing van curricula zodat niet alleen de archivarissen en informatiemanagers, maar ook managers in het brede i-domein beter goed beslagen ten ijs komen als het gaat om het belang digitaal archiveren. (Samen met programma Rijk aan Informatie?) Deze opleiders/trainers zetten we ook in om in 2016 trainingaanbod te bieden aan professionals (archivaris, DIV, inspecteur) om de instrumenten van Archief 2020 (TMLO, Handreiking vervanging) eenvoudiger bruikbaar te maken en toepassing uniformer te maken. Summerschool voor informatieprofessionals van overheden en archiefinstellingen laten we in 2016 coördineren en begeleiden in publiek-private samenwerking (klopt de term?) tussen leveranciers en pilotpartners. 7.2.4 Kwaliteitszorg inleidende alinea aan vullen. Ontwikkelen; Bevorderen gebruik; beheer en ondersteuning (bomos); Monitoren. Decentrale ontwikkelagenda s opzetten (erfenis archief 2020 na 2016 ) Ontwikkeling monitor voortgang digitaal archiveren bij waterschappen Monitor dienstverlening BRAIN doorontwikkelen tot kwaliteitsmonitor digitale diensten Ontwikkeling Archiefbalans ism OCW en convenantspartners. (Relatie met gdi monitor?) DUTO promoten?? Project: archiefeisen voor werken in de cloud? Pagina 21 van 26