MANAGEMENTLETTER 2014 GEMEENTE DELFT 2014: Financiële positie Delft zorgelijk Opnieuw verliezen Spoorzone Voorbereiding op sociaal domein Pagina 1
VERTROUWELIJK De gemeenteraad van de gemeente Delft t.a.v. commissiegriffier dhr. P. Bosch Phoenixstraat 16 Postbus 78 2600 ME Delft Rotterdam, 7 januari 2015 Kenmerk: RB/BF/DMa/1039804/004 Managementletter interim controle 2014 Geachte Raad, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Delft brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen betreffende de interim controle. Voor een nadere omschrijving van uw opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle, uw aandachtspunten en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. In deze managementletter richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Het concept van deze managementletter hebben wij op 15 december jl. besproken met de portefeuillehouder. Wij vertrouwen erop u met deze managementletter naar aanleiding van onze interim controle 2014 van dienst te zijn geweest. Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. drs. R.H. (Rob) Bouman RA Pagina 2
INHOUDSOPGAVE 1. Dashboard interim controle 2014 2. Actuele ontwikkeling van de gemeente Delft 3. Verbijzonderde interne controle 4. Belangrijkste processen en totaaloverzicht detailbevindingen Bijlagen: 1. Reikwijdte en aanpak controle Pagina 3
1. Dashboard interim controle 2014 Pagina 4
1. DASHBOARD INTERIM 2014 GEMEENTE DELFT Belangrijkste bevindingen interim controle Significante processen zijn, voor zover van belang voor de controle van de jaarrekening, van voldoende niveau. Belangrijkste detailbevindingen: (nummers komen overeen met figuur rechtsonder) 2-4 Inbedding van naleving aanbestedingsproces bij inkopen; 5. Proces m.b.t. uitgaande subsidies moet worden verbeterd; 6. Controle salarismutaties aanscherpen; 7. Aanscherping procedure uitkeringen. IT-audit moet nog worden uitgevoerd Ontwikkelingen gemeente Delft Programmabegroting Delft 2015-2018 niet sluitend. Tekort 2015 11,3 miljoen en structureel 6,3 miljoen (2018). Externe onderzoeken geven aan dat er geen rek meer in de begroting zit. Delft staat onder preventief toezicht en wacht onderzoek provincie af. Financiële situatie betekent extra (theoretisch) risico voor jaarrekening 2014! Effectiviteit processen OBS / Spoorzone Rebel Group: verwachte tekort 80 miljoen, met een bandbreedte van plus 42 miljoen en min 21 miljoen. Delft heeft het mogelijke gedaan om een goede analyse op te stellen van de uitkomsten en risico s in de business case. Controle Spoorzone i.o.m. OBS en Deloitte in 2015. Planning moet nog worden opgesteld. Nog onderzoek naar verslaggevingstechnische verwerking van het spaarmodel in de jaarrekening 2014. Verbijzonderde interne controle Risicoanalyse adequaat vormgegeven in de ICplannen per proces. Uitkomsten gegevensgerichte controle subsidie en naleving aanbestedingswet nader te analyseren. Bij de IC-werkzaamheden maakt de automatiseringsomgeving geen onderdeel uit van de werkzaamheden. Controles op WMO-proces en grondexploitatie dienen nog plaats te vinden. Detailbevindingen Pagina 5
2. ACTUELE ONTWIKKELING GEMEENTE DELFT Pagina 6
2. ACTUELE ONTWIKKELINGEN GEMEENTE DELFT Inleiding Inleiding Vanaf het boekjaar 2014 heeft de raad ons benoemd als accountant van de gemeente Delft. Een nieuwe accountant betekent een frisse blik op uw organisatie. Vanuit onze controlerende rol en natuurlijke adviesfunctie zien wij dat de gemeente Delft in zwaar weer zit. De (meerjaren-) begroting is niet sluitend, de verliezen in OBS / Spoorzone blijken hoger dan eerder gedacht en u staat kort voor de transitie en transformatie van het sociale domein. Daarnaast spelen nog een aantal andere externe ontwikkelingen. In deze paragraaf beschrijven wij de belangrijkste ontwikkelingen vanuit onze controlerende en natuurlijke adviesrol. Programmabegroting 2015 niet sluitend Programmabegroting 2015-2018 Ondanks aanzienlijke bezuiniging van 12 miljoen krijgt de gemeente Delft de begroting 2015-2018 niet sluitend. In 2015 blijft een tekort aanwezig van 11,3 miljoen en op langere termijn (2018) is nog steeds sprake van een structureel tekort van 6,3 miljoen. De afgelopen jaren is al 57 miljoen aan besparingen ingeboekt en er lijkt nu geen rek meer te zitten in de begroting. Belangrijke oorzaak is de tegenvallende resultaten in het project OBS / Spoorzone. De gemeente Delft heeft het afgelopen jaar een drietal externe onderzoeken gedaan naar de financiële positie van de gemeente: Benchmark en onderzoek naar bezuinigingen: De grens is nu wel bereikt door JE Consulting Stresstest en second opinion Spoorzone: door de Rebel Group Sterkte / zwakte analyse van Delft in de regio; door bureau Louter Preventief toezicht Provincie Slechte financiële positie betekent extra risico voor jaarrekening 2014 Deze onderzoeken bevestigen het beeld dat de afgelopen jaren zwaar is bezuinigd, Delft inmiddels op alle terreinen minder uitgeeft dan vergelijkbare gemeenten en de reserves nagenoeg op zijn. Daarbij lopen de tekorten in het project Spoorzone nog op. Door de moeilijke financiële positie is het begrotingsproces vertraagd en zal de begroting in december worden behandeld in de raad. Het gevolg is dan ook dan de gemeente Delft onder verscherpt (preventief) toezicht komt te staan. Deze financiële situatie heeft ook gevolgen voor de controle van de jaarrekening 2014. Het (theoretische) risico bestaat immers dat de gemeente, door deze financiële situatie, geneigd zal zijn verliezen naar de toekomst te verschuiven, afwaarderingen minder snel plaats zullen vinden, etc. Een aantal voorstellen van JE Consulting duiden hier al op. Hoewel wij bij voorbaat nog geen verdere concrete aanleiding hebben dat het risico zich zal voordoen, zullen wij als accountant hiervoor wel een aantal aanvullende (gegevensgerichte) werkzaamheden moeten uitvoeren. Daarbij denken wij aan een uitgebreide beoordeling van de financiële situatie, het beoordelen van het risico hiervan voor de jaarrekening 2014, gesprekken hierover met de gemeente en de provincie (toezichthouder), het doornemen van de onderzoeken van de provincies (begrotingsscan), het beoordelen van de korte en lange termijnoplossingen die worden genoemd in de begroting /adviezen van JE Consulting, etc. Afgesproken is om dit begin januari 2015 in detail met de organisatie bespreken. Pagina 7
2. ACTUELE ONTWIKKELING GEMEENTE DELFT Ontwikkelingen Spoorzone / OBS Eind oktober is de raad uitgebreid geïnformeerd over de stresstest en second opinion op de business case van het project Spoorzone. Belangrijkste mijlpalen Spoorzone Controle OBS wordt uitgevoerd door Deloitte. Planning controle nog op te stellen. Nieuwe businesscase verwacht begin 2015 Bij de jaarrekening beoordelen wij de effecten van de optimaliseringsmaatregelen. De belangrijkste mijlpalen zijn toegelicht in de raadsbrief van 27 oktober: Tot en met het vierde kwartaal 2013 was sprake van een verwacht tekort van 8,7 miljoen op eindwaarde en geen ruimte meer voor onvoorziene uitgaven. Uit de stresstest (begin 2014 uitgevoerd door OBS) bleek een verwacht tekort van 62 miljoen, waarbij de risico s en onzekerheden aan de opbrengstzijde nog niet zijn meegenomen en ook geen ruimte meer resteert voor onvoorziene uitgaven. OBS heeft wel aangegeven dat door bijsturing het tekort mogelijk kon worden beperkt tot 30 miljoen. Uit de second opinion van de Rebel Group blijkt dat het verwachte tekort 80 miljoen is met een bandbreedte van plus 42 miljoen en min 21 miljoen; ofwel het tekort zal naar verwachting uitkomen tussen de -/- 38 miljoen en -/- 101 miljoen. Het berekende tekort van OBS valt binnen deze bandbreedte. De grootste onzekerheid zit volgens de Rebel Group in de ontwikkeling van de woningmarkt (opbrengstzijde) met een bandbreedte van -/- 22 miljoen en plus 16 miljoen. Het project spoorzone zit in de afzonderlijke BV OBS die wordt gecontroleerd door Deloitte. Wij zullen bij de controle van de jaarrekening zoveel mogelijk gebruik maken van de werkzaamheden en controleverklaring van Deloitte bij OBS, teneinde daarmee dubbel werk te voorkomen. Wij hebben een eerste gesprek gehad met OBS en Deloitte en een eerste aanzet gegeven voor de controle van OBS voor de jaarrekening 2014 van de gemeente Delft. Afgesproken is dat de gemeente Delft en OBS gezamenlijk een planning opstellen voor de controle van de jaarrekening 2014. Wij hebben de businesscase, stresstest en second opinion uitgebreid besproken met de gemeente. Naar onze inschatting (tot dusver) heeft de gemeente Delft al het mogelijke gedaan om een goede analyse op te stellen van de uitkomsten en risico s in de business case Spoorzone. Daarbij zijn duidelijk maatregelen getroffen om de ontwikkelingen, risico s en scopewijzigingen van Spoorzone te beheersen (mal- contramal systematiek). Per 1 januari 2015 zal de businesscase opnieuw worden geactualiseerd. Deze actualisatie, inclusief de scopewijzigingen en optimaliseringsmaatregelen die daarin zijn meegenomen, kan effect hebben op de jaarrekening en de financiële positie (inclusief meerjarenbegroting) van de gemeente Delft. Bij de controle van de jaarrekening, of indien mogelijk eerder, zullen wij de meer in detail beoordelen op welke wijze de optimaliseringsmaatregelen juist en volledig zijn verwerkt in de jaarrekening van de gemeente Delft. Pagina 8
2. ACTUELE ONTWIKKELING GEMEENTE DELFT Duidelijke administratieve verwerking OBS in jaarrekening 2014 gemeente Delft. Tekort spaarmodel loopt op van 4 miljoen naar 9,3 miljoen. Verwerking spaarmodel in de jaarrekening 2014. Ontwikkelingen Spoorzone / OBS (vervolg) Ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Delft is het van belang dat alle financiële relaties tussen OBS en de gemeente Delft op een goede wijze administratief worden verwerkt (subsidies, onderlinge vorderingen en schulden, SiSa, etc.) en aansluiten bij de jaarrekening van OBS. Wij hebben afgesproken dit voorafgaand aan de controle van de jaarrekening nog een keer voor te bespreken met de organisatie. In de projectopzet zit het zogenaamd spaarmodel voor het tekort in het project op eindwaarde van 42 miljoen. Bij het begin van het project is besloten dit tekort te dekken door gedurende de looptijd van het project jaarlijks 4 miljoen te reserveren uit de lopende begroting. De uitkomsten van de stresstest en second opinion van de Rebel Group geven echter aan dat dit spaarbedrag onvoldoende is en vanaf 2015 t/m 2027 een extra dotatie vanuit de begroting noodzakelijk is van 5,3 miljoen. Deze extra tranches in het spaarmodel houden verband met de verwachte tekorten op de businesscase als sturingsinstrument ( 3 miljoen) en als waarderingsinstrument ( 2,3 miljoen). Daarmee wordt in totaliteit van 2015 tot en met 2027 jaarlijks 9,3 miljoen uit de lopende begroting onttrokken voor dekking van de tekorten voor OBS / Spoorzone. De financiële positie van de gemeente Delft (inclusief het preventieve toezicht) en de oplopende tekorten in de businesscase, maken dat wij met de gemeente in gesprek zijn over de verslaggevingtechnische verwerking van het spaarmodel in de jaarrekening 2014. Zoals ook reeds aangegeven in het accountantsverslag van EY wordt met dit model een aanzienlijke claim gelegd op de toekomst, de meerjarenbegroting en financiële positie. De centrale vraag daarbij is in hoeverre deze tekorten kunnen en mogen worden gedekt uit de meerjarenbegroting en of deze (deels) verwerkt moeten worden in de jaarrekening 2014. Wij hebben afgesproken om eind januari, dus ruimschoots voorafgaand aan de controle van de jaarrekening, dit onderzoek af te ronden. Indien noodzakelijk zullen wij hierover het college en de raad separaat informeren. Pagina 9
2. ACTUELE ONTWIKKELING GEMEENTE DELFT Grondexploitatie Begin 2014 heeft de gemeente Delft een externe audit laten verrichten naar de grondexploitatie. De kernvraag daarbij was of de gemeente voldoende in control is ten aanzien van de grondexploitaties. Dit heeft geresulteerd in het rapport: Audit proces grondexploitaties gemeente Delft Aanbevelingen voor verbetering beheersing grondexploitaties, 1 mei 2014. Implementatie verbetertraject grondexploitatie gestart In het rapport wordt uitgebreid ingegaan op de processen, rollen/ taken / verantwoordelijkheden, ambtelijke capaciteit en de kwaliteit van de sturingsinformatie. Op elk van deze aspecten zijn een aantal conclusie getrokken en aanbevelingen gedaan. Naar wij hebben begrepen wordt op dit moment gewerkt aan de implementatie van dit verbetertraject. Eind 2014 wordt gestart met de nieuwe hercalculatie van de grondexploitaties als basis voor het tweede MPG. Wij hebben afgesproken begin 2015 te starten met de controle van de grondexploitatie, aansluitend op de interne hercalculaties en de interne controle door het auditteam. Beoordeling invoering sociaal domein begin 2015. Ontwikkelingen sociaal domein Zoals bekend zal per 1 januari 2015 de transitie van het sociaal domein gerealiseerd moeten zijn. De totale integratie uitkering voor de gemeente Delft bedraagt ruim 66 miljoen. Dit heeft grote gevolgen voor onder meer de interne beheersing, administratieve organisatie en interne controle, planning & control- cyclus en informatievoorziening van de gemeente Delft. Wij hebben een eerste gesprek gehad met de verantwoordelijke medewerkers binnen de gemeente en afgesproken in december / januari in een vervolggesprek mee te denken over de risico s en de opzet van de interne beheersing. Werkse! Werkse! wordt gecontroleerd door EY. Dit betekent dat wij voor onderdelen wellicht moeten steunen op de werkzaamheden van EY. Afgesproken is dat het auditteam vastlegt op welke wijze de geldstromen tussen Delft en Werkse! lopen en op welke wijze wij daarbij kunnen steunen op de interne controle van de gemeente Delft/ Werkse! Pagina 10
2. ACTUELE ONTWIKKELING GEMEENTE DELFT Invoering Vpb-plicht voor overheidsbedrijven Invoering Vpb-plicht voor overheidsbedrijven Op 16 september 2014 is het wetsvoorstel modernisering vennootschapsbelastingplicht voor overheidsondernemingen ingediend. Het streven is het wetsvoorstel per 1 januari 2015 in werking te laten treden. Als het wetsvoorstel wordt aangenomen zullen met ingang van de boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2016 de nieuwe regels van toepassing zijn. Overheidsondernemingen worden met ingang van 1 januari 2016 daadwerkelijk belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Vanaf het boekjaar 2016 zullen overheidsondernemingen dan ook aangifte vennootschapsbelasting moeten gaan doen. Er komt geen integrale belastingplicht. Belastingplicht voor de vennootschapsbelasting bestaat slechts voor zover de gemeente met een activiteit deelneemt aan het economische verkeer. Dat wil zeggen als de activiteit van de gemeente wordt verricht buiten de eigen kring. Daarnaast is een aantal ondernemingsactiviteiten specifiek vrijgesteld van de heffing van vennootschapsbelasting. Dit vloeit rechtstreeks voort uit de bedoeling van de wetgeving, te weten het tegengaan van mogelijke concurrentieverstoringen met private ondernemingen. 2015 gebruiken als voorbereiding voor de invoering Omdat de feitelijke belastingplicht pas ingaat met ingang van het boekjaar dat begint op of na 1 januari 2016, kan heel het jaar 2015 gebruikt worden voor een grondige inventarisatie en beoordeling van de activiteiten van de gemeente, opdat vastgesteld kan worden welke van deze activiteiten een onderneming (kunnen) vormen. Zodra de belaste ondernemingsactiviteiten in kaart zijn gebracht, kan worden bepaald welke vermogensbestanddelen deel uitmaken van die ondernemingsactiviteiten en daaraan zijn toe te wijzen. Vervolgens is te bepalen hoe kosten en baten moeten worden toegerekend aan die belaste activiteiten. Vroegtijdig starten met een aantal noodzakelijke stappen Samengevat dienen de volgende stappen te worden doorlopen: Inventarisatie van de activiteiten van de gemeente. Bepalen welke activiteiten een onderneming vormen. Nagaan of deze ondernemingen een onderworpen onderneming is. Vaststellen of één van in de wet genoemde vrijstellingen van toepassing is. Toerekenen van vermogensbestanddelen aan de belaste activiteit(en). Bepalen hoe kosten en baten zijn toe te rekenen. Wij hebben begrepen dat de gemeente Delft de eerste stappen heeft gezet ten aanzien van de invoering van de Vpbplicht. Pagina 11
3. VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Pagina 12
3. VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Voor het eerst risk-based Inleiding De verbijzonderde interne controle (VIC) vormt binnen uw gemeente als het ware het sluitstuk van het systeem van interne beheersing. Het auditteam van de gemeente Delft heeft in 2014 voor het eerst de significante processen op basis van risico s (risk-based) gecontroleerd. Doel is de komende jaren een efficiencyslag te maken in de uit te voeren werkzaamheden en een bijdrage te leveren aan een adequate beheersing van de interne processen. Met het invoeren van deze werkwijze wil het auditteam eveneens een verdere professionalisering door te voeren in haar eigen werkzaamheden. In dit hoofdstuk gaan wij nader in op mogelijke verbeterpunten voor het auditteam. Algemeen Voor de controle van een aantal processen hanteren wij een systeem- of organisatiegerichte aanpak, waarbij wij de door de VIC uitgevoerde werkzaamheden toetsen om daarmee voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen. Aandachtspunten VIC Bij het beoordelen van de organisatie van de verbijzonderde interne controle van uw gemeente onderscheiden wij een aantal belangrijke aandachtspunten, te weten: De positionering van de verbijzonderde interne controlefunctie in uw organisatie; De binnen uw organisatie opgezette en uitgevoerde risicoanalyse; De rol en kwaliteit van de IC-functie in uw gemeente; Het jaarlijks op te zetten (overall) controleplan en de selectie van de te controleren processen; De werkprogramma s / checklists die worden gehanteerd door de VIC; Het bepalen van het aantal te verrichten deelwaarnemingen; De jaarlijkse planning van de uit te voeren VIC-werkzaamheden; De daadwerkelijke uitvoering van de VIC-werkzaamheden; Het evalueren van en rapporteren door de IC-functionaris over de bevindingen uit de verrichte VIC-werkzaamheden. Mede naar aanleiding van onderzoeken door de AFM, worden steeds hogere eisen gesteld aan de onafhankelijkheid en kwaliteit van de VIC, voordat wij als accountant hierop kunnen steunen. Hieronder hebben wij per aandachtspunt aangegeven in welke mate de VIC voldoende waarborgen biedt voor onze controle en waar nog verbeteringen mogelijk zijn. Onafhankelijke positionering Positionering organisatie Het auditteam van de gemeente Delft is gepositioneerd onder het cluster Besturing en Controlling. Hiërarchisch valt het auditteam direct onder de gemeentecontroller. Het auditcomité is de opdrachtgever van het auditteam. Het auditcomité stelt het auditprogramma vast en ook de rapportages van het auditteam worden hier besproken. De teamleden van het auditteam zijn niet inhoudelijk betrokken bij de processen van de gemeente Delft die zij controleren. Op basis hiermee zijn wij van mening dat de onafhankelijkheid van het auditteam voldoende is gewaarborgd. Pagina 13
3. VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Automatiseringsomgeving meenemen bij risicoanalyse Risicoanalyse Het auditteam heeft per proces een risicoanalyse uitgevoerd. Deze risicoanalyse is met de betreffende proceseigenaren besproken aan de hand van een risicosessie. Bij de beoordeling van de risicoanalyse per proces hebben wij vastgesteld dat deze zeer gedetailleerd is uitgevoerd. We willen u in overweging geven om per proces alleen de kernrisico s te benoemen en hieraan beheersingsmaatregelen (key controls) te koppelen. Hierdoor kunt u bereiken dat de controle efficiënt en effectief wordt uitgevoerd. Het is tevens aan te bevelen bij de VIC en risicoanalyse van de verschillende processen, eveneens de bijbehorende automatiseringssystemen te betrekken. Daarbij is het van belang zowel de general IT-controls (algemene beheersomgeving waaronder backup en restore, wijzigingsmanagement en logische toegangsbeveiliging) als de application controls (beheersmaatregelen in de systemen / applicaties) mee te nemen. Heldere rol VIC Rol VIC De rol van het auditteam is helder en er is voldoende kennis van de materie. Het auditteam is naar onze mening voldoende ervaren en voert de werkzaamheden met voldoende professionele zorgvuldigheid uit. De deskundigheid van het auditteam is beschreven in het interne controleplan 2014. Als aandachtspunt waarop de VIC zich in de toekomst meer zou moeten gaan richten zien wij met name het sociaal domein en de automatiseringsomgeving (zoals logische toegangsbeveiliging, back up en recovery en wijzigingsbeheer). Indien wij maximaal willen steunen op de VIC, moeten er tevens beleid en interne procedures voor kwaliteitsbeheersing aanwezig zijn (inclusief interne onderlinge kwaliteitsreview). Bij uw gemeente voert de leadauditor een reviews uit op de uitkomsten van de werkzaamheden van het auditteam. Daarnaast zijn bij de uitvoering van de audits, altijd minimaal twee auditors betrokken. Opnemen overwegingen geselecteerde processen Interne controleplan Het interne controleplan wordt vastgesteld door het auditcomité. Het interne controleplan biedt een goede basis voor de uit te voeren werkzaamheden. Het interne controleplan is vertaald naar werkprogramma per proces. In deze werkprogramma s zijn de risicoanalyses per proces vastgelegd. Het interne controleplan kan verder verbeterd worden door de selectie van de processen te onderbouwen aan de hand van financiële informatie en specifiek benoemde risico s. Hierdoor liggen de overwegingen van selecties duidelijke vast en kan worden overwogen om een aantal processen roulerend te gaan controleren. Pagina 14
3. VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Geautomatiseerde processen worden een belangrijk onderdeel van IC Deelwaarnemingen zijn voldoende Werkzaamheden tweede halfjaar dienen nog te worden beoordeeld. Opzet en bestaan kan verder worden uitgediept. Geautomatiseerde processen Het auditteam toetst bij haar interne controle niet specifiek de controls die vastliggen in het geautomatiseerde systeem, zoals bijvoorbeeld de controle of de functiescheiding in het systeem overeenstemt met de budgethoudersregeling. U heeft al aangegeven dat u voor het boekjaar 2015 ook de geautomatiseerde systeem wil meenemen in de verbijzonderde interne controle. Aantallen deelwaarnemingen De aantallen te verrichten deelwaarnemingen zijn door ons beoordeeld en zijn voor 2014 toereikend om conclusies te kunnen trekken ten aanzien van de betrouwbaarheid van het proces en de getrouwheid en rechtmatigheid van de daaraan gerelateerd post. De aantallen waarnemingen zijn een afgeleide van de frequentie waarmee een bepaalde beheersmaatregel wordt uitgevoerd. Het auditteam bepaalt de selecties voor de steekproef en voert aan de hand van de steekproef het aantal waarneming uit. Hierdoor wordt geborgd dat de selectie een representatieve uitkomst geeft van de werking van het proces. Planning De planning van de werkzaamheden van de interne controles is realistisch. Deze voorziet in gespreide uitvoering van de interne controlewerkzaamheden over het jaar. Ten tijde van onze controle waren de werkzaamheden voor het eerste deel van het jaar afgerond. De werkzaamheden voor het tweede deel van het jaar worden later afgerond. Voor de processen inzake WMO-verstrekkingen en grondexploitaties dienen, conform planning, de werkzaamheden nog te uitgevoerd. De uitkomsten van deze werkzaamheden willen wij graag beoordelen in januari. Hiervoor maken wij graag afzonderlijke afspraken met het auditteam. Uitvoering Mede door het gebruik van een werkprogramma per proces wordt de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden goed gedocumenteerd met voldoende onderbouwende informatie. Echter in het interne controleplan van de gemeente Delft staat opgenomen dat ook de opzet en bestaan per proces wordt beoordeeld. Bij de beoordeling van deze werkzaamheden hebben wij de opmerking dat hierbij niet alle processtappen worden meegenomen. Indien de opzet van het proces wordt vastgesteld dient het proces van A tot Z te worden beoordeeld op bestaan. Dus ook de administratieve afhandeling van een proces. Wij adviseren om dit volgend jaar ook mee te nemen bij de uitvoering van de audits. Pagina 15
3. VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE Concept rapportages dienen nog nader te worden afgestemd Evaluatie Een belangrijk punt in het interne controleproces is de evaluatie van gevonden fouten en bevindingen. Deze dienen op de juiste wijze vertaald te worden naar eventueel extra te verrichten werkzaamheden en naar conclusies (fouten corrigeren en nader onderzoek uitvoeren). De interne controles zijn hier zodanig op ingericht, dat bevindingen mogelijk leiden tot aanpassingen in de procesgang, en dat wanneer dit niet mogelijk is aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd. Uit de concept tussentijdse rapportages blijken ten aanzien van subsidies en aanbestedingen een aantal bevindingen die mogelijke gevolgen kunnen hebben voor de rechtmatigheid (zie bijlage bij deze managementletter). Deze bevindingen dienen nog te worden afgestemd met de procesverantwoordelijken. Naar aanleiding hiervan wordt nog beoordeeld wat de daadwerkelijke conclusies zijn en wat voor impact deze conclusies hebben voor onze controle van de jaarrekening 2014. Pagina 16
4. BELANGRIJKSTE PROCESSEN EN TOTAALOVERZICHT DETAILBEVINDINGEN Pagina 17
4. BELANGRIJKSTE PROCESSEN ONS BEELD VAN UW SIGNIFICANTE PROCESSEN Inschatting processen Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Delft hebben wij de belangrijkste voor onze controle significante processen van de gemeente Delft aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: Is het proces toereikend beschreven? Is de opzet van het proces toereikend? Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? Is de juridische control beoordeeld en getoetst? Is het proces beoordeeld op doelmatigheid? Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Afgezien van bovenstaande criteria blijft altijd sprake van een inschatting (professional judgement) en moet dit vooral worden gebruikt om, samen met uw gemeente, te bespreken op welke aspecten nog verbeteringen mogelijk zijn. Op de volgende pagina hebben wij ons beeld van de processen schematisch weergegeven. Processen in opzet voldoende Wij adviseren de processen te beschrijven Nog wel aantal gegevensgerichte werkzaamheden noodzakelijk Ons beeld van de processen Op basis van onze uitgevoerde werkzaamheden komen wij op dit moment tot de conclusie dat de beheersorganisatie van de gemeente Delft (voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening) in opzet voldoende scoort. Wij hebben geconstateerd dat niet alle significante processen zijn beschreven. Wij adviseren de gemeente dit wel te doen, omdat dit waarborgen kan bieden voor de kwaliteit van de processen en als basis kan dienen voor risicoanalyse en overdracht. Omdat de processen intern niet zijn beschreven, komt onze beoordeling niet op uitstekend. Bij de interne controle van het subsidieproces is geconstateerd dat de documentatie die aan de subsidieproces ten grondslag ligt niet volledig wordt gearchiveerd in Verseon. Hierdoor is het niet mogelijk om op dit proces te steunen en zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht door het auditteam. Voor de inkopen hebben wij geconstateerd dat naleving van de aanbestedingsregels wel is ingebed in het proces (o.a. startformulieren), maar nog niet wordt nageleefd. Daarom scoren deze twee processen lager. Voor een aantal significante processen zijn nog aanvullende werkzaamheden benodigd om te kunnen steunen op de procedures en interne controlemaatregelen, die onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie. Dit heeft tot gevolg dat bepaalde aanvullende gegevensgerichte controles bij de jaarrekeningcontrole nog uitgevoerd moeten worden. Wij gaan graag met de gemeente Delft in overleg over deze werkzaamheden. Pagina 18
EFFECTIVITEIT PROCESSEN Proces Onvoldoende Voldoende Uitstekend Belastingen Personeel Subsidies Uitkeringen Inkopen en aanbesteding Bij de bovenstaande beoordeling van de effectiviteit van de processen hebben wij niet de processen grondexploitatie, WMO-verstrekking en automatisering meegenomen. De werkzaamheden omtrent de processen grondexploitatie en WMOverstrekkingen zullen wij begin 2015 controleren en voor de automatisering moet onze IT-auditor nog werkzaamheden verrichten. woensdag 7 januari 2015 Pagina 19
KLEINER FINANCIEEL BELANG GROTER Dashboard Actuele ontwikkeling gemeente Delft Aandachtspunten VIC Bevindingen Bijlage DETAILBEVINDINGEN Korte toelichting detailbevindingen 1 Belastingen - Verwerking belastingen RBG 1 3 2 4 2 Inkopen en aanbesteden verplicht stellen startformulieren inkopen 3 Inkopen en aanbesteden volledigheid archivering stukken Verseon 6 4 Inkopen en aanbesteden rechtmatigheid inkopen 7 5 5 Subsidie volledigheid subsidiedossiers 6 Personeel Controle salarismutaties 7 Uitkeringen aanscherpen procedure KLEINER RISICO GROTER woensdag 7 januari 2015 Pagina 20
Bijlage 1 Reikwijdte controleaanpak Pagina 21
REIKWIJDTE EN CONTROLEAANPAK REIKWIJDTE WERKZAAMHEDEN In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2014 van de gemeente Delft brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2014 van de gemeente Delft. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van de begroting 2014 van de gemeente Delft betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van 3,1 miljoen en een totaal van onzekerheden van 9,3 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, zoals met u overeengekomen, gesteld op 200.000. Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Pagina 22