Bestuurdersprofielen Vereniging voor Protestants Christelijk Primair Onderwijs in de gemeente Oldebroek eo. De Akker Postbus 7 8090 AA Wezep T 038 3763118 E info@vpcpodeakker.nl W www.schoolverenigingdeakker.nl
Voorwoord In het schooljaar 2012-2013 wordt gewerkt aan het strategisch beleid van VPCPO De Akker. Parallel aan de ontwikkeling daarvan ontstond de behoefte een bestuurlijke professionaliseringsslag te maken. Daartoe is dit document Bestuurdersprofielen opgesteld. Dit document Bestuurdersprofielen en managementstatuut zoals dat in juni 2012 is vastgesteld. kan worden beschouwd als een aanvulling op het Bestuurs- Wezep, juni 2013 VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 2
Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Inhoudsopgave... 3 1. Inleiding... 4 2. Algemene kwaliteiten/competenties... 5 3. De voorzitter... 7 4. De secretaris... 8 5. De penningmeester... 9 6. Ondertekeningsdocument... 10 Bijlage 1... 11 Bijlage 2: Code Goed Bestuur... 12 VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 3
1. Inleiding Waarom zou een vrijwilligersbestuur eigenlijk werken met profielschetsen? Het gaat toch om vrijwilligerswerk? Dan behoeft men toch niet te solliciteren en in een profiel te passen? Het gaat inderdaad om vrijwilligerswerk, maar in het licht van de toegenomen autonomie van scholen, het toenemend belang van de maatschappelijke functie van onderwijs en de toenemende verantwoordingsplicht zijn profielen een goed instrument om die bestuurders aan zich te binden die een bijdrage kunnen leveren aan VPCPO De Akker. Bestuurdersprofielen leiden tot het volgende: Het kandidaat-bestuurslid krijgt op grond van de profielschets een goed beeld van de taken en de eisen die de functie met zich meebrengt. De bestuurder weet waarvoor hij kiest. Een profielschets maakt de verwachtingen ten aanzien van de ander expliciet. Het bestuur kan beoordelen of iemand daaraan voldoet. Het gaat hierdoor ook meer en sneller als team functioneren. De kwaliteit van het besturen neemt toe doordat via duidelijke profielschetsen kandidaat-leden op hun kwaliteiten worden geselcteerd. Het bestuur is aan de hand van de profielschets in staat om gericht te zoeken. Het bestuur kan zijn profielenmix en de afzonderlijke profielschetsen gebruiken voor de evaluatie van het eigen functioneren. Naast het voorgaande verplicht de Code Goede Bestuur, zoals die door de PO-Raad is opgesteld en waaraan De Akker zich heeft gelieerd, tot het hebben van dergelijke bestuurdersprofielen. De wijze waarop bestuurdersprofielen in het algemeen worden ingericht is zeer divers. Afhankelijk van het gekozen bestuursconcept wordt invulling gegeven aan de bestuurdersprofielen. VPCPO De Akker heeft er voor gekozen de bestuurdersprofielen te laten aansluiten bij het bestuurs- en managementstatuut zoals dat van toepassing is. De daarin gehanteerde bestuursfilosofie besturen op hoofdlijnen- is uitgangspunt voor de invulling van de bestuursprofielen. Dit beleidsdocument is als volgt opgebouwd: in hoofdstuk 2 worden de algemene kwaliteiten of competenties geformuleerd die voor iedere bestuurder van toepassing zijn; in hoofdstuk 3 worden de aanvullende en specifieke kwaliteiten of competenties en taken die van toepassing zijn voor de functie van voorzitter benoemd; in hoofdstuk 4 die voor de functie van secretaris en tenslotte in hoofdstuk 5 die voor de functie van penningmeester. VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 4
2. Algemene kwaliteiten/competenties VPCPO De Akker definieert in deze profielschets over welke kwaliteiten of competenties de bestuurders dienen te beschikken. Er is daarbij onderscheid te maken tussen kwaliteiten of competenties waarover iedere bestuurder dient te beschikken en kwaliteiten of competenties waarover de bestuurders in gezamenlijkheid dienen te beschikken. Voor alle bestuurders van VPCPO De Akker zijn de volgende kwaliteiten of competenties gedefinieerd. De bestuurder: Onderschrijft de grondslag en de doelstelling van VPCPO De Akker Heeft binding met de missie en de visie van VPCPO De Akker Onderschrijft de Code Goed Bestuur Is onafhankelijk, heeft geen onverenigbare belangen, posities of relaties (functies en nevenfuncties) Kijkt op hoofdlijnen en vanuit een breed perspectief (dwz. vanuit verschillende gezichtspunten van de diverse belanghebbende partijen) naar zaken die van belang zijn voor De Akker en is in staat om een evenwichtige afweging van de diverse belangen te maken Heeft affiniteit met en zicht op ontwikkelingen in het onderwijs Heeft zicht op de ontwikkelingen in de lokale gemeenschappen waar scholen van De Akker zijn gehuisvest, is bij voorkeur ouder van een kind van een van de scholen van De Akker en voelt zich daarbij betrokken Reflecteert op de eigen rol, positie, invloed en gedrag en evalueert jaarlijks het eigen functioneren Heeft een pro-actieve instelling en en neemt de verantwoordelijkheid te voorzien in de eigen informatiebehoefte Beschikt over bestuurlijke en/of toezichthoudende ervaring in een professionele organisatie Is bereid tot verantwoording aan alle belanghebbende partijen waaronder de ledenvergadering van VPCPO De Akker, ouders/verzorgers, medezeggenschapsorganen, directie en medewerkers; houdt zich aan wet- en regelgeving; is transparant Bestuurders zijn, als collectief, integraal verantwoordelijk voor alle beleidsterreinen. Dat neemt echter niet weg dat bij de samenstelling van het bestuur rekening wordt gehouden met de specifieke deskundigheid die deze beleidsterreinen vragen. Voor deze beleidsterreienen geldt dat de daartoe noodzakelijke competenties of kwaliteiten niet bij alle bestuurders aanwezig behoeven te zijn, maar wel in gezamenlijkheid aanwezig behoren te zijn. Het betreft de beleidsterreinen: Bestuurlijk beleid Personeel en organisatie Financiën en beheer Onderwijs Identiteit Communicatie en PR Bij de vervulling van bestuursvacatures wordt er zo veel mogelijk naar gestreefd de gewenste specifieke deskundigheid op de genoemde beleidsterreinen in het bestuur te vertegenwoordigen. Deze deskundigheid van een individuele bestuurder mag er overigens niet toe leiden dat deze persoon eigenaar wordt van dat specifieke terrein: alle bestuursleden zijn in gezamenlijkheid verantwoordelijk voor de beoordeling en toetsing van alle beleidsterreinen. VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 5
Bij de vervulling van bestuursvacatures wordt zoveel mogelijk gestreefd naar een evenredige en gezonde verhouding tussen bestuurders afkomstig uit non-profit organisaties en profitorganisaties. Daarnaast zijn geslacht, leeftijd en woonplaats relevante factoren. Het streven is te komen tot een gezonde mix tav. de verhoudingen binnen het bestuur. VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 6
3. De voorzitter De voorzitter van VPCPO De Akker beschikt over de kennis en vaardigheden die noodzakelijk zijn voor het leiden van vergaderingen en het voeren van (functionerings)gesprekken. Hij heeft zicht op de kwaliteiten van zijn medebestuurders en is in staat hen op coachende wijze te voorzien van feedback. De voorzitter beschikt over goede communicatieve eigenschappen, hij is immers degene die het bestuur representeert, naast de verenigingsdirecteur. Een kritische en onafhankelijke houding, maar tegelijkertijd ook openstaand voor de dialoog met alle belanghebbende partijen, met inachtneming van ieders rol, is kenmerkend voor zijn opstelling. De voorzitter is een stimulerende factor in het bestuur en in de relatie naar anderen. Hij zorgt er voor dat het bestuur als team functioneert. De voorzitter is in staat de verbindingen tussen de diverse beleidsterreinen te zien en daarnaar te handelen, rekening houdend met de belangen van alle belanghebbende partijen. In tijden van crisis is de voorzitter degene die het initiatief neemt en houdt. In geval van een conflict is hij in staat de juiste maatregelen te nemen ten einde het conflict te hanteren. Tot de taken van de voorzitter behoort: Het leiden van de vergaderingen van het bestuur Het voeren van (functionerings)gesprekken met de verenigingsdirecteur Het erop toezien dat alle leden van het bestuur tijdig de juiste informatie ontvangen Het zorgen voor een goed samenspel tussen de bestuurders Het onderhouden van structurele en regelmatige contacten met de verenigingsdirecteur Het (doen) onderhouden van contacten met de medebestuurders Het (doen) onderhouden van contacten met relevante partijen Het zorgdragen voor transparantie en verantwoording over het functioneren van het bestuur Het regisseren van het gehele toezichthoudend- en verantwoordingsproces VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 7
4. De secretaris De secretaris van VPCPO De Akker voert zijn functie uit als secretaris van het bestuur van de vereniging. Uitvoerende taken die in vroeger tijden door de secretaris van het schoolbestuur werden uitgevoerd, zijn nu belegd bij het bestuurskantoor. De secretaris fungeert als het geheugen van de vereniging, zowel op korte als op lange termijn. Dit komt tot uiting in de taken die door de secretaris worden uitgevoerd. Daarnaast fungeert de secretaris als het geweten van VPCPO De Akker. De secretaris vervult daarin een belangrijke rol door voortdurend de vraag te stellen of het gevoerde beleid correspondeert met de uitgangspunten van de vereniging. De secretaris dient voorts de procedures te bewaken. Tot de taken die door de secretaris worden uitgevoerd behoort: Het opstellen van de agenda van de bestuursvergadering en het afstemmen hiervan met de voorzitter en de verenigingsdirecteur Het actueel houden van de statuten en de reglementen van VPCPO De Akker en het bevorderen van de correcte toepassing daarvan Het bewaken van de besluitvorming: consistentie, vastlegging en uitvoering Het beheren van de notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen Het actueel houden van de gegevens van VPCPO De Akker bij de Kamer van Koophandel Het bijhouden van het rooster van aftreden Het initieren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering en eventuele extra ledenvergaderingen Het bijhouden van het ledenbestand van VPCPO De Akker en het innen van de jaarlijkse contributie VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 8
5. De penningmeester Ook voor de functie van pennigmeester geldt dat uitvoerende taken die in vroeger tijden door de penningmeester van het schoolbestuur werden uitgevoerd, zijn nu belegd bij het bestuurskantoor. De penningmeester van VPCPO De Akker beschikt over de financi ele expertise die noodzakelijk is om de toezichthoudende rol van het bestuur te borgen. Voor deze functie geldt, itt. de eerder vermelde functies, dat de penningmeester zich hiertoe beroepsmatig of door opleiding de noodzakelijke expertise heeft verworven. De penningmeester is in staat op basis van meerjarenbegrotingen strategisch beleid te formuleren. De penningmeester is in staat op onafhankelijke en duidelijke wijze zijn medebestuurders te informeren. Tot de taken van de penningmeester behoort: Het adviseren van medebestuurders over en controle op de begroting, jaarrekening en eventuele investeringsplannen Het adviseren van medebestuurders over de vraag welke informatie nodig is om het financieel beleid te volgen, te controleren en vorm te geven Het wijzen van financiële consequenties op een genomen besluit Het kiezen van en contact onderhouden met de accountant die de financiële administratie van VPCPO De Akker controleert. VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 9
6. Ondertekeningsdocument Nieuw benoemde bestuurders van VPCPO De Akker ondertekenen bij hun aantreden het document zoals dat in bijlage 1 is opgenomen. Hoewel dit document geen juridische waarde heeft maakt het het toetreden tot het bestuur van de vereniging niet tot een vrijblijvende zaak: de bestuurder belooft hiermee te handelen binnen het door de vereniging vastgestelde beleid. De secretaris van de schoolvereniging is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Bespreking directieberaad dd. 21-05-2013 Instemming GMR verkregen dd. 26-09-2013 Vastgesteld door het bestuur van VPCPO De Akker dd. 02-10-2013 Handtekening voorzitter dhr. H.J.Sneller w.g.h.j.sneller Handtekening secretaris dhr. J.Steenbergen w.g.j.l.steenbergen VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 10
BIJLAGE 1 Als bestuurder van VPCPO De Akker beloof ik te handelen volgens het door de vereniging vastgestelde beleid zoals dat is beschreven in het document Bestuurdersprofielen en de overige beleidsdocumenten van VPCPO De Akker. Handtekening Naam Datum Plaats VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 11
BIJLAGE 2: Code Goed Bestuur VPCPO De Akker Bestuurdersprofielen 12