BSA Tools Beginners www.bsa.nl Handleiding Softwarebeheer Bent u op managementniveau verantwoordelijk voor een kleine of middelgrote organisatie? Wilt u uw kritieke bedrijfsmiddelen - en dus ook uw software - effectief beheren? Dan is deze handleiding voor u bedoeld. De controle over wat u heeft, waar het is, hoe het wordt gebruikt en door wie, geeft u de zekerheid dat uw bedrijfsvoering productief, financieel effectief en bovenal legaal is.
Checklist vooraf Denk even na over hoeveel u echt weet over de software die in uw bedrijf wordt gebruikt. Stel uzelf de volgende vragen: Weet ik hoeveel computers we hebben? Hoeveel verschillende softwareprogramma s hebben we? Hebben we al deze programma s echt nodig? Waar kopen we onze software? Krijgen we wel het meeste waar voor ons geld? Overtreden we de wet niet? Als er een audit zou plaatsvinden, weten we dan zeker dat we de benodigde licenties en aankoopbewijzen kunnen overleggen? Hoeveel controle hebben we over de software die door de werknemers wordt geïnstalleerd? Hebben we een vastgesteld softwarebeleid? Is iedereen van dit beleid op de hoogte? Stellen we onszelf bloot aan virussen? Wat zou er met ons bedrijf gebeuren als we onze systemen zouden kwijtraken? Als u niet op al deze vragen een pasklaar antwoord heeft, bieden wij u een eenvoudig plan om u te helpen. Dit plan bestaat uit vier stappen. U kunt het best beginnen met het inventariseren van de software die u reeds heeft. U kunt hiervoor gebruikmaken van een van de gratis tools voor software inventarisatie (audit) die via de website van BSA verkrijgbaar zijn. Ook kunt u een gespecialiseerd bedrijf of IT-dienstenprovider in de arm nemen. Wat u ook doet, met de informatie in deze handleiding zult u zien dat het proces eenvoudiger is dan u zich had voorgesteld.
Voordelen van goed softwarebeheer
Als u de volledige controle over uw software heeft, krijgt u meer tijd voor echt belangrijke zaken, zoals het beheren en uitbreiden van uw bedrijf. De informatietechnologie kan u hierbij van dienst zijn. Denk aan het beheer van software als een plan de campagne voor het verbeteren van uw bedrijfskennis en het verhogen van de productiviteit. Enkele voordelen die u en uw bedrijf zullen behalen door het goed beheren van software: Gerustheid: legaal geautoriseerde software Technische ondersteuning Recht op updates Gereduceerde ondersteuningskosten Budgetbeheer Verhoogde productiviteit In het algemeen wordt de aanschaf van hardware of andere apparaten (inclusief auto s van de zaak) goed gevolgd en geboekt. We weten dat zij als bedrijfsmiddelen dienen te worden aangemerkt. Software kan echter over het hoofd worden gezien. Denk eens aan de voordelen met betrekking tot kostenbeheer wanneer een organisatie alleen betaalt voor wat er wordt gebruikt en wat daadwerkelijk nodig is. U zou tot 30%* kunnen besparen op de kosten van software als u deze software goed beheert en alleen software aanschaft bij vertrouwde, betrouwbare leveranciers. *De Gartner Group
Sleutelvragen Stel uzelf de volgende drie sleutelvragen: 1. Wat hebben we? 2. Wat gebruiken we? 3. Wat hebben we nodig? Bij het zoeken naar de antwoorden op deze vragen, wordt hoogstwaarschijnlijk het volgende duidelijk: U heeft meer computers, laptops, servers en andere computerapparatuur dan nodig is. Er is veel software geïnstalleerd, terwijl niet alles wordt gebruikt. Er is ongecontroleerd aangeschafte soft- en hardware aanwezig, afkomstig van verschillende bronnen. Werknemers hebben soft- en hardware bijvoorbeeld van internet gehaald of van thuis meegebracht. Er wordt onnodig geld gespendeerd aan apparaten en/of software op de werkplek terwijl dit ook gecentraliseerd via het netwerk zou kunnen. Het kost moeite om betalingsbewijzen of softwarelicenties terug te vinden. Budgettering Als er nog geen apart budget beschikbaar is voor de aankoop van software, is het raadzaam dit te introduceren om zo de kosten goed te kunnen beheren. Dat heeft twee voordelen. Op de eerste plaats kunt u op die manier uw aankopen van nieuwe software en nieuwe versies beter plannen. Een apart budget voor software stelt u in staat proactief in te spelen op de ontwikkelingen binnen uw bedrijf en overbodige uitgaven of onverwachte kosten te vermijden. Daarnaast kunt u met een softwarebudget aankopen nauwkeurig afzonderlijk nalopen zodat u sneller illegale exemplaren van softwareprogramma s binnen uw bedrijf kunt onderscheppen.
U kunt ook effectiever budgetteren als u meer te weten komt over de verschillende typen licentievormen die door uw softwarefabrikanten en/of -leveranciers worden aangeboden. Veel organisaties komen erachter dat ze hun voordeel kunnen doen met de kostenbesparing die wordt geboden door volumelicenties of misschien het hergebruiken van upgradeprogramma s waarvan ze het bestaan niet eens vermoedden. De verschillende typen licenties en de afzonderlijke kenmerken hiervan worden behandeld in het e-book Basiskennis, die u kunt vinden op onze website: www.bsa.nl/hulpbronnen. Verantwoordelijkheid Maak iemand verantwoordelijk voor de selectie van contracten en leveranciers. Het afspreken van specifieke licentievoorwaarden en -bepalingen en de verbeterde boekhouding van bedrijfsmiddelen vanaf het begin kan leiden tot nog meer kostenbesparingen. Als uw organisatie het belang beseft van het bovenstaande en hiertoe iemand de verantwoordelijkheid geeft, kan dit leiden tot onder meer verbeterde prestaties en de afname van de kans op rechtsvervolging.
Risico s van slecht softwarebeheer Het veiligstellen van bedrijfsmiddelen is nu een vereiste van verantwoordelijk beleid binnen het bedrijf. De teloorgang van grote corporaties heeft er mede voor gezorgd dat investeerders eisen dat verantwoord beleid wordt gevoerd. Directeuren, bestuursleden en vennoten zijn nu verantwoordelijk voor (en aanspreekbaar op) de effectiviteit en efficiency van de dagelijkse bedrijfsvoering, de betrouwbaarheid van de financiële rapportage en de naleving van wetten en regels. Het ontbreken van vastgestelde procedures voor de aanschaf van software vormt het grootste risico voor elke organisatie. Hierdoor kan bijvoorbeeld een tekort aan licenties ontstaan.
Licentietekort Er zijn onvoldoende licenties wanneer software wordt gebruikt op meer computers dan waarin met de licentie wordt voorzien. U hebt mogelijk onvoldoende licenties in de volgende voorbeeldsituaties: Eén legaal exemplaar kopiëren naar meerdere computers. Het kopiëren van multimedia voor installatie en verspreiding. Het ingaan op aanbiedingen voor upgrades zonder dat er sprake is van legaal bezit van de eerdere versie. Het zonder licentie voor commercieel gebruik in bezit hebben van software die bedoeld is voor scholen of anderszins gebruiksbeperkingen kent of niet bedoeld is voor de verkoop. Het ruilen van multimedia van buiten de werkplek. De hoofdreden waardoor organisaties onvoldoende licenties hebben, wordt gevormd door overinstallatie ; dat wil zeggen dat een programma wordt geladen, gekopieerd of geïnstalleerd op meer werkstations dan wordt toegestaan door de licentieovereenkomst. Bij een normale licentie kan de software op één computer worden geïnstalleerd, bij volumelicenties wordt gewoonlijk een vastgesteld aantal installaties genoemd dat mogelijk is vanaf het downloadportaal. Elke installatie boven het overeengekomen aantal moet worden gemeld en verrekend met de fabrikant of leverancier van de software. Al te vaak komt het voor dat bedrijven de wet overtreden door het ontbreken van het nauwkeurig bijgehouden aantal installaties en van een duidelijk gehandhaafd bedrijfsbeleid. Ook kan het voorkomen dat zonder de juiste controles, beleidsvormen, procedures en voorlichting werknemers illegale software in het bedrijf brengen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als volgt:
Downloaden van internet Internet is een geweldig mooi informatiemedium. Via internet kan echter ook ongewenste software en/of virussen worden binnengehaald. Een duidelijk beleid naar de werknemer toe met betrekking tot wat wel en niet mag, is veelal de beste manier om deze situatie onder controle te houden. U dient ervoor te zorgen dat werknemers van uw beleid op de hoogte zijn en dit ook onderschrijven, zodat u een hele stap verder bent als het gaat om de controle over de manier waarop software uw organisatie binnenkomt. Software van thuis installeren Dit is een ander algemeen probleem. De algemene inburgering van technologie heeft tot gevolg gehad dat meer mensen dan ooit tevoren thuis een computer hebben. Veel werknemers brengen hun favoriete softwareprogramma s, schermbeveiligingen en spelletjes mee naar het werk om deze op de computer of laptop te installeren. De combinatie van strikt bedrijfsbeleid waarin werknemers worden gewaarschuwd voor deze praktijken, versterkt door tools voor netwerkbeheer waarmee het gebruik van illegale software kan worden gecontroleerd, zorgt er mede voor dat u zo min mogelijk aan dit type activiteit wordt blootgesteld. Software van kantoor meenemen naar huis Wanneer u wilt weten of software van kantoor door uw werknemers ook thuis mag worden geïnstalleerd, dient u altijd de specifieke bepalingen in de licentie van de fabrikant of leverancier te controleren om er zeker van te kunnen zijn dat dit geoorloofd is. Bepaalde fabrikanten en leveranciers staan de installatie van hetzelfde programma op twee computers toe op voorwaarde dat deze exemplaren niet tegelijkertijd worden gebruikt. Neem altijd eerst contact op met uw softwarefabrikant of -leverancier.
Malafide leveranciers Wees op uw hoede voor malafide leveranciers. Het getuigt van goede bedrijfsvoering als u de antecedenten van uw softwareleverancier natrekt. U dient altijd zeker te weten dat uw softwareleverancier kan aantonen dat de software die wordt geleverd, afkomstig is van legale distributiekanalen. U kunt de geautoriseerde distributiemethoden gemakkelijk controleren door contact op te nemen met de softwarefabrikant of - leverancier en te vragen wie er geautoriseerd is om hun producten te distribueren. Als u deze controles uitvoert, voorkomt u dat u namaaksoftware of anderszins illegale software koopt en u zonder ondersteuning of recht op upgrades komt te staan of, in het ergste geval, schadelijke virussen introduceert. Het controleren van de manier waarop software het bedrijf binnen komt, is veruit een van de beste preventieve maatregelen die u kunt nemen. Algemene risico s van het ontbreken van duidelijk beleid voor softwarebeheer Overtreden van de wet Virussen Geen technische ondersteuning Stilleggen van het bedrijf Verlies van productiviteit Te hoge kosten
Stapsgewijs softwarebeheer Stap 1: Formuleer beleid en procedures Het beste uitgangspunt is het scheppen van een omgeving waarin al uw werknemers op de hoogte zijn van de waarde van commerciële software. Leer het verschil tussen legaal en illegaal gebruik en zet u in voor het correct gebruik van software. Daarvoor heeft u in eerste instantie duidelijke bedrijfsrichtlijnen nodig, waarin u als doelstelling vastlegt dat het softwarebeleid het algemene bedrijfsbelang moet dienen, dat er binnen uw bedrijf uitsluitend met legale software wordt gewerkt, en welke procedures worden gehanteerd bij de aanschaf van nieuwe software. Bij dat laatste aspect verdient het aanbeveling vooral te letten op de volgende punten:
Alle aankopen worden centraal geregeld via de inkoopafdeling of een daarvoor aangewezen persoon binnen uw bedrijf. Verzoeken tot de aanschaf van software dienen altijd schriftelijk te worden ingediend, met toestemming van de manager van de afdeling in kwestie. Bij elk verzoek wordt gecontroleerd of de desbetreffende software voorkomt op de lijst van de door uw bedrijf goedgekeurde software. Koop alleen software bij bonafide, geautoriseerde verkooppunten. Uw bedrijf werkt uitsluitend met officiële ASP s (Application Service Providers) en alle licenties en documentatie worden ook via deze ASP s betrokken. Bij elke aankoop dient te worden gelet op de correcte levering van al het bijbehorend materiaal, zoals handleidingen, registratieformulieren, licenties en aankoopnota s. Onder geen voorwaarde kunnen uw werknemers op eigen initiatief software aanschaffen of de aankoop van software opvoeren in hun onkostendeclaratie. Werknemers mogen alleen met de daarvoor benodigde toestemming legale software downloaden van internet. Levenscyclus van software Uw beleid dient elk van de vijf volgende stadia in de cyclus van softwarebeheer te omvatten om een gemakkelijk overzicht te krijgen van het leven van uw software; van het moment dat de software uw bedrijf binnenkomt tot het moment dat de software het weer verlaat. Controleren Verwijderen Aanschaffen Onderhouden Verspreiden
Wanneer u uw procedures opstelt, dient u ervoor te zorgen dat u softwareprofielen inbouwt voor elk van de gebruikers, zodat gemakkelijk duidelijk wordt wie wat dient te gebruiken. Met deze profielen kunt u eenvoudig achterhalen wat u nu en in de toekomst nodig heeft. Ook kunt u hiermee snel zien of software niet wordt gebruikt, zodat u kunt beslissen of u deze programma s wilt handhaven. Stap 2: Inventariseer wat er is Zodra een beleid is gevormd en een set procedures is ingesteld, dient u uw harden software te inventariseren. Voordat u verder gaat, moet u eerst precies weten welke programma s er op alle computers in uw onderneming zijn geïnstalleerd, hoeveel computers de organisatie bezit (desktops, laptops, servers en mobiele apparaten) en of werknemers thuis exemplaren hebben geïnstalleerd van de programma s die zij op het werk gebruiken. Een zorgvuldige inventarisatie geeft antwoord op de volgende vragen: Gebruiken wij de meest recente of meest geschikte versies van de software die we nodig hebben? Zijn er desktopcomputers, laptops of andere randapparaten die we niet gebruiken? Hebben wij verouderde of overbodige programma s in huis die zonder bezwaar kunnen worden verwijderd? Zijn er programma s die wij op dit moment niet hebben, maar die ons wel efficiënter en productiever zouden kunnen maken? Maken we zo goed mogelijk gebruik van de prijsvoordelen door mee te doen aan volumelicentie-overeenkomsten? Verspillen we geld aan upgrades voor programma s die we niet nodig hebben? Heeft iedere werknemer de juiste softwarepakketten voor de dagelijkse arbeidsbehoeften?
Er is een aantal manieren om te beginnen met het inventariseren van uw organisatie. U kunt zelf een begin maken via handmatige processen of u kunt de hulp inroepen van een bedrijf dat is gespecialiseerd in het beheren van bedrijfsmiddelen. De BSA stelt op haar website gratis gereedschappen beschikbaar voor software inventarisaties. Hoe u ook precies te werk gaat, zorg er in elk geval voor dat u voor elk programma dat op elke computer is geïnstalleerd, de volgende gegevens verzamelt: Productnaam Versie Leverancier Afdelingseigenaar Licentietype Geldigheidsduur In de inventarisatie betrekt u ook al het materiaal dat bij de geïnstalleerde software hoort, zoals: Multimedia, cd s en andere opslagmedia die bedoeld zijn voor de installatie van de programma s; Originele handleidingen en overige documentatie; Licentiedocumentatie; Facturen, aankoopbewijzen en alle andere documenten die aantonen dat u de software op legale wijze hebt verkregen. Dit geldt ook voor computers waarop al programma s waren geïnstalleerd toen u ze kocht. Als de inventarisatie is afgerond, bergt u alle documenten, originele exemplaren van de software en al het bijkomende materiaal op een veilige plaats op. U hebt dan alle benodigde informatie bij de hand en kunt deze snel raadplegen om te kunnen profiteren van diensten, upgrades, aanbiedingen en dergelijke van softwarefabrikanten en - leveranciers. Ook kunt u gemakkelijker software opnieuw installeren.
Stap 3: Geïnstalleerde software en aanwezige licenties vergelijken en in overeenstemming brengen Na het afronden van het inventarisatiestadium kunt u een vergelijking maken tussen de software die op de computers is geïnstalleerd, en het vereiste aantal licenties hiervoor en de bepalingen in deze licenties. Soms mag u een bepaald aantal kopieën van een programma maken en in andere gevallen staat de licentie gelijktijdig gebruik via een server toe door een bepaald aantal gebruikers. Hoeveel dat er zijn, staat in de licentieovereenkomst. Zodra u vaststelt dat er illegale software is geïnstalleerd op computers in uw organisatie, moet u deze software verwijderen. Dat is dan meteen het ideale tijdstip om uw werknemers nogmaals te wijzen op het softwarebeleid dat binnen uw onderneming wordt gehanteerd en op de risico s van het gebruik van illegale software. Vervolgens kunt u het resterende aantal legale programma s afzetten tegen de behoeften binnen uw bedrijf, zoals u die in de inventarisatiefase hebt vastgesteld. U kunt nu gefundeerde beslissingen nemen over de programma s die u legaal in bezit hebt. Welke wilt u houden of upgraden en welke heeft u niet meer nodig. Ook kunt uw programma s verwijderen van computers waarop ze niet meer worden gebruikt en deze installeren op computers van medewerkers die er behoefte aan hebben. Let erop dat de programma s ook worden verwijderd van de originele computers en niet slechts worden gekopieerd naar de doelcomputers. Indien nodig kunt u van bepaalde programma s een nieuwe versie aanschaffen, zodat iedereen de voor uw bedrijfsdoeleinden meest geschikte versie gebruikt. Verder kunt u nu gericht nieuwe aankopen doen, omdat u precies weet wat u nodig heeft.
Op basis van de inventarisatie, de nieuwe versies en programma s die u heeft gekocht, en de feedback van uw werknemers, kunt u een officiële lijst opstellen van de software die binnen uw bedrijf mag worden gebruikt. Berg deze lijst goed op en loop de lijst geregeld na. Stap 4: Nauwkeurige boekhouding opzetten en onderhouden Nu u weet wat u heeft en wat u wilt, dient u deze positie in de toekomst te behouden. Hiertoe moet u een nauwkeurige boekhouding opstellen voor de volgende drie posten: Hardware Software Licenties Doorlopende wijzigingen binnen vele organisaties hebben tot gevolg dat de effectieve positie met betrekking tot juiste licenties van dag tot dag kan veranderen, afhankelijk van de omvang en complexiteit van de organisatie. Veel bedrijven die zijn gespecialiseerd in het beheer van bedrijfsmiddelen, kunnen advies en volledige beheersoplossingen aanbieden. Uw boekhouding blijft zo niet alleen up-to-date, maar ook kunt u automatisch rapportages uitvoeren en integratie bereiken met andere systemen zoals essentiële databases die elders in de organisatie aanwezig zijn.
Beheren van uw software Beleid en procedures formuleren Hard- en software inventariseren Geïnstalleerde software vergelijken met bewijs van licentie Software verwijderen die niet voor bedrijfsdoeleinden wordt gebruikt Licenties aanschaffen voor illegale software Nauwkeurige boekhouding opzetten en onderhouden voor hardware, software en licentieregistraties Maandelijks steekproeven en gebruikerscontrole Jaarlijks volledige audit
Algemeen advies Nu u volledig op orde bent voor wat betreft het beheer van uw software, is het belangrijk om dit ook te blijven. Hiertoe dient u individuele computers geregeld te controleren op de drie posten en individuele profielen. Een aantal bedrijven voor bedrijfsmiddelenbeheer biedt geautomatiseerde oplossingen aan. Grotere organisaties kunnen opteren voor monitortools die via de servers de computers en laptops van de gebruikers op geregelde, door uzelf opgegeven, tijdstippen nakijken. Met deze tools kunnen rapporten worden gegenereerd waarin op de minuut nauwkeurig is opgenomen wanneer uitzonderingen zijn opgetreden, zodat u er snel de momenten kunt uitlichten waarop illegale of niet-goedgekeurde software op een netwerk of individuele computer is geïntroduceerd. Monitortools vormen de effectiefste manier om een overzicht te krijgen van wat er wordt gebruikt, door wie en wanneer. Dit soort beheerinformatie is van onschatbare waarde als het gaat om het nemen van budgettaire beslissingen en strategische IT-planning.
Voor kleinere organisaties bieden veel bedrijven voor bedrijfsmiddelenbeheer tegenwoordig externe beheersoplossingen aan om op een doorlopende basis het overzicht te kunnen behouden. Er bestaan drie hoofdcategorieën monitortools: 1. Cliëntgebaseerd (aanwezig op de individuele computers) 2. Servergebaseerd 3. Extern en ASP Samenwerking met softwarefabrikant of -leverancier Wanneer u uw software goed beheert, betekent dit dat u zich in een gunstige positie bevindt in onderhandelingen met softwarefabrikanten en dienstenleveranciers. U dient enkele zaken op een rijtje te zetten wanneer u met uw fabrikanten of leveranciers samenwerkt: Gebruik de bestaande beheerinformatie over uw softwarebehoeften om te onderhandelen over upgrade- en downgraderechten. Laat uw keuze voor een softwarefabrikant of -leverancier ook afhangen van de prijs die kan worden geboden. Bedenk creatieve manieren om betalingen uit te stellen voor langere periodes door hier tegenover de keuze voor grotere hoeveelheden van bepaalde producten te stellen. Denk eraan dat u altijd de specifieke bepalingen in de licentieovereenkomst dient te verifiëren met de fabrikant of leverancier van de software. Bepalingen kunnen alleen worden gewijzigd met voorafgaande schriftelijke toestemming van de fabrikant of leverancier.
Veilig bewaren Het is erg belangrijk dat u de begeleidende documenten bij uw software binnen handbereik hebt. U dient een veilige, centrale, tegen brand beveiligde opslagruimte te hebben voor de volgende zaken: Originele software-cd s Licentieovereenkomsten Garantieovereenkomsten Handleidingen Facturen Kassabonnen of betalingsbewijzen Als u alles samen en veilig bewaart, heeft u altijd de controle over uw software!
bsa.org bsa.nl