Commissies voor bezwaar-, beroep- en klaagschritten

Provincie Zeeland Jaarverslag 2008 Commissies voor bezwaar-, beroep- en klaagschritten

1

2

JAARVERSLAG 2008 COMMISSIES VOOR BEZWAAR-, BEROEP- EN KLAAGSCHRIFTEN Samenstelling: J.A. de Feijter Afdeling Kabinet, Juridische zaken en Bestuursondersteuning Vastgesteld in de plenaire vergadering van de commissie bezwaar- en beroepschriften van 31 maart 2009 3

4

INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING VAN DE FEITEN, CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN... 7 INLEIDING... 11 HOOFDSTUK 1 SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN... 13 1.1. SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN ALGEMENE KAMER PER 1 JANUARI 2008... 13 1.2. SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN PERSONELE KAMER PER 1 JANUARI 2008... 13 1.3. SAMENSTELLING SECRETARIAAT COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN PER 1 JANUARI 2008... 13 HOOFDSTUK 2 BEZWAARSCHRIFTEN... 15 2.1. ALGEMENE KAMER... 15 2.2. PERSONELE KAMER... 28 2.3. ALGEMENE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN... 35 HOOFDSTUK 3 BEROEPSCHRIFTEN... 39 3.1. SAMENSTELLING BESLISCOMMISSIE BEROEPSCHRIFTEN PER 1 JANUARI 2008... 39 3.2. AANTALLEN BEROEPSCHRIFTEN... 39 3.3. WERKZAAMHEDEN BESLISCOMMISSIE... 39 HOOFDSTUK 4 KLACHTENCOMMISSIE... 41 4.1. INLEIDING... 41 4.2. AANTALLEN KLACHTEN... 41 4.3. BEHANDELDUUR... 42 HOOFDSTUK 5 TERUG- EN VOORUITBLIK... 43 5.1. TERUGBLIK... 43 5.2. VOORUITBLIK... 43 5.2.1. WIJZIGINGEN IN HET BESTUURSRECHT... 44 5

6

Samenvatting van de feiten, conclusies en aanbevelingen De totale werkvoorraad per 1-1-2008 bedroeg 22 bezwaarschriften (18 ter behandeling in de Algemene kamer en 4 ter behandeling in de Personele kamer). In 2008 zijn in totaal zijn 86 bezwaarschriften ingediend (76 ter behandeling in de Algemene kamer en 10 ter behandeling in de Personele kamer). In 2008 zijn in totaal 34 bezwaarschriften ingetrokken (32 van de Algemene kamer en 2 van de Personele kamer). De totale werkvoorraad per 1 januari 2009 is 38 bezwaarschriften (31 ter behandeling in de Algemene kamer en 7 ter behandeling in de Personele kamer). Ten opzichte van de werkvoorraad per 1 januari 2008 is dit een groei van 42%. In totaal werden 36 bezwaarschriften met een beslissing afgehandeld (31 bezwaarschriften van de Algemene kamer en 5 van de Personele kamer). De commissie achtte 80% van het aantal bezwaarschriften (algemene kamer) ontvankelijk. Van dit aantal (25) heeft de commissie 60% ongegrond, 16% gegrond, 20% gedeeltelijk gegrond/ongegrond en 4% kennelijk ongegrond geacht. De commissie achtte 40% van het aantal bezwaarschriften (personele kamer) ontvankelijk. Van dit aantal (2) heeft de commissie 100% ongegrond geacht. In 87% van de adviezen van de Algemene kamer nam het bestuursorgaan het advies van de commissie over en besliste dus in 13% van het totale aantal zaken (gedeeltelijk) contrair. Het bestuursorgaan nam alle adviezen van de Personele kamer van de commissie over. Als het aantal contraire besluiten (3 besluiten op bezwaar (gedeeltelijk) contrair en 1 besluit op bezwaar contrair aan het advies van de commissie) gerelateerd wordt aan de (gedeeltelijk) gegronde bezwaarschriften (9), betekent dit dat 44% (4 van de 9) van de adviezen niet werden overgenomen. In totaal werd 7 keer beroep ingesteld tegen de 31 beslissingen op bezwaar (Algemene kamer). Dit betekent dat 23% van het totale aantal beslissingen op bezwaar werd aangevochten bij de rechter. Tegen de beslissingen op bezwaar op het gebied van personeelszaken werd geen beroep ingesteld. Als uitstel met instemming van bezwaarmaker plaats vindt, vindt formeel weliswaar overschrijding van de wettelijke termijn plaats, maar deze bezwaarschriften worden beschouwd als tijdig afgehandeld. Voor wat betreft de Algemene kamer werden 29 bezwaarschriften tijdig afgehandeld; derhalve 94%. Er werden 2 bezwaarschriften niet tijdig afgehandeld; derhalve 6%. Het percentage bezwaarschriften dat binnen de wettelijke termijn van 14 weken werd afgehandeld, was 32% (10 van de 31 bezwaarschriften). Door de Personele kamer werden alle bezwaarschriften (100%) tijdig afgehandeld 7

omdat het uitstel met instemming van bezwaarmakers plaatshad. Het percentage bezwaarschriften dat binnen de wettelijke termijn van 14 weken werd afgehandeld bedroeg 60% (3 van de 5 bezwaarschriften). De gemiddelde brutodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 18 weken (Algemene kamer) en 12 weken (Personele kamer). In de gevallen waarin een termijnoverschrijding een goede reden heeft, is een termijn verrekend. De nieuwe termijn wordt uitgedrukt in een nettodoorlooptijd. De gemiddelde nettodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 14 weken (Algemene kamer) en 11,5 weken (Personele kamer). Conclusies Conclusie 1: De werkvoorraden per kamer voor 2009 zijn in vergelijking met de werkvoorraden voor 2008 bijna verdubbeld. Conclusie 2: Het aantal ingediende bezwaarschriften (ter behandeling in de Algemene kamer) kent sinds 2006 een stijgende lijn (dit verslagjaar een stijging van 30% ten opzichte van 2007), het aantal ingediende bezwaarschriften voor de Personele kamer kent ten opzichte van 2007 een flinke daling van 40%. Conclusie 3: Het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar is ten opzichte van 2007 gedaald met ongeveer 40%. Conclusie 4: Er werden meer bezwaarprocedures ingetrokken dan dat bezwaarprocedures met een beslissing op bezwaar werden afgehandeld. Uit een monitoring van de intrekkingen (van de Algemene kamer) blijkt dat het bestuursorgaan in veel gevallen in overleg treedt met bezwaarmaker om bijvoorbeeld een aanvraag met nadere gegevens of financiële stukken aan te vullen en nieuwe besluiten neemt tijdens de bezwaarprocedure. Als dan tegemoet gekomen wordt aan de wensen van bezwaarmaker, blijft de behandeling van het bezwaar achterwege. Conclusie 5: Als het aantal contraire beslissingen worden gerelateerd aan het aantal gegronde bezwaarschriften, werd 44% van de adviezen niet overgenomen. Het aantal gevallen waarin het bestuursorgaan heeft afgeweken van de adviezen van de commissie is niet gering. Conclusie 6: Verkorting van de behandelduur (op grond van een vergelijking met de brutocijfers en nettocijfers uit 2007 Conclusie 7: Slechts 6% van de bezwaarschriften (Algemene kamer) werd buiten de wettelijke termijn afgehandeld. 8

Aanbevelingen De commissie beveelt enerzijds aan bezwaarschriften zoveel mogelijk te voorkomen in het voortraject. Door goed te communiceren in de primaire besluitvormingsfase met bijvoorbeeld een aanvrager van een subsidie kan voorkomen worden dat bezwaar wordt ingediend. Anderzijds beveelt zij de toepassing van mediationvaardigheden aan bij de behandeling van bezwaren. Dit levert de burger en het bestuursorgaan beiden wat op, zoals hogere klanttevredenheid, verlaging van de behandelduur van een bezwaar en een duurzame oplossing van het conflict waarvan in de bezwaarprocedure sprake is. 9

10

Inleiding Dit is het dertiende jaarverslag van de commissie bezwaar- en beroepschriften en de klachtencommissie van de provincie Zeeland. Dit verslag heeft betrekking op alle bezwaar- en beroepschriften en klachten die door het bestuursorgaan met een beslissing op bezwaar, een besluit in administratief beroep of een beslissing op een klacht zijn afgehandeld in de periode 1 januari 2008 tot en met 31 december 2008 als ook de ingetrokken bezwaarschriften. Met dit verslag voldoen de commissies aan hun taak om jaarlijks verslag uit te brengen over hun werkzaamheden en andere feiten en ontwikkelingen. Deze verslaglegging biedt de commissie enerzijds de gelegenheid verantwoording af te leggen over de wijze waarop zij aan haar opdracht gestalte heeft gegeven. Anderzijds geeft dit de mogelijkheid de belangrijkste bevindingen nog eens onder de aandacht te brengen. Haar missie hierbij is het leveren van een bijdrage tot verdere verbetering van de kwaliteit van provinciale besluiten. De samenstelling van de commissie bezwaarschriften in 2008 is vermeld in Hoofdstuk 1. In dit verslag worden in Hoofdstuk 2 allereerst de kwantitatieve gegevens omtrent de ingekomen, ingetrokken en afgehandelde bezwaarschriften, adviezen, besluiten op bezwaar en beroepen tegen de besluiten op bezwaar per kamer weergegeven en toegelicht. Tevens zijn in dit hoofdstuk de diverse doorlooptijden terug te vinden van de bezwaarprocedures. Er is een onderscheid gemaakt in de Algemene kamer en de Personele kamer van de commissie bezwaarschriften. In Hoofdstuk 3 komt de besliscommissie beroepschriften aan bod. De werkzaamheden van deze commissie zullen daar nader worden belicht. In Hoofdstuk 4 is een overzicht opgenomen van de behandelde klachten door de klachtencommissie. Er wordt afgesloten met een terugblik op het jaar 2008 en een vooruitblik op het komende jaar. 11

12

Hoofdstuk 1 Samenstelling commissie bezwaarschriften 1.1. Samenstelling commissie bezwaarschriften Algemene kamer per 1 januari 2008 De Algemene kamer van de commissie bestond in 2008 uit: Voorzitters: de heer mr. E.K.L.M. Haffmans; en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn (plaatsvervangend). Leden: mevrouw mr. Y.J. van Amelsvoort; mevrouw A.C. de Bruijn; de heer mr. L. de Kok; de heer mr. G.C. Kooijman; de heer J.L.M. van Put; en de heer mr. C. Simons. De voorzitters en leden van de commissie bezwaarschriften treden ook op als voorzitters en leden van de klachtencommissie. 1.2. Samenstelling commissie bezwaarschriften Personele kamer per 1 januari 2008 De Personele kamer van de commissie bestond in 2008 uit: Voorzitters: de heer mr. E.K.L.M. Haffmans; en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn (plaatsvervangend). Leden: mevrouw drs. L.G. Helwig-van Elsäcker; mevrouw mr. R.B. Jobse; en de heer J.L.M. van Put. 1.3. Samenstelling secretariaat commissie bezwaarschriften per 1 januari 2008 De samenstelling van het secretariaat van de commissie was in het verslagjaar als volgt: Secretarissen: mevrouw J.A. de Feijter (inclusief secretariële ondersteuning); mevrouw C.W. Ramondt (coördinerend secretaris); en mevrouw mr. E.P. van der Zee (tevens klachtenfunctionaris). 13

14

Hoofdstuk 2 Bezwaarschriften 2.1. Algemene kamer 2.1.1. Ingediende bezwaarschriften De werkvoorraad bedroeg op 1 januari 2008 18 bezwaarschriften. In 2008 werden 76 bezwaarschriften ontvangen. Op grond van artikel 7:1a van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is het mogelijk dat bezwaarmakers in hun bezwaarschrift vragen de bezwaarfase over te slaan en gelijk de zaak aan de rechter voor te leggen. In 2008 zijn geen verzoeken binnengekomen om de bezwaarfase over te slaan. In de onderstaande tabel is aangegeven hoeveel bezwaarschriften in dit verslagjaar en in de voorgaande jaren werden ingediend. Jaar 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Ingediend 113 126 80 42 58 76 Algemene kamer Figuur 1: Aantallen ingediende bezwaarschriften door de jaren heen (Algemene kamer) 2.1.2. Afgehandelde bezwaarschriften In totaal werden 31 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Dit aantal is als volgt uit te splitsen: -Er werden 6 bezwaarschriften afgedaan zonder het houden van een hoorzitting. -Er werden 25 bezwaarschriften door de commissie op een hoorzitting behandeld. De commissie bezwaarschriften heeft partijen gehoord en heeft 25 adviezen uitgebracht aan het bestuursorgaan. - Er werden 32 bezwaarschriften ingetrokken. Opvallend is dat 18 (56% van het totaal aantal intrekkingen) bezwaarschriften werden ingetrokken omdat het bestuursorgaan een nieuw besluit, waarin tegemoet werd gekomen aan de bezwaren, nam. Van de andere ingetrokken bezwaarschriften (14) kan opgemerkt worden dat bezwaarmaker het bij nader inzien toch eens was met het bestreden besluit (4), geen belang meer had bij het bestreden besluit (3) of dat bezwaarmaker het bezwaar niet als bezwaar had bedoeld (2). Van enkele ingetrokken bezwaarschriften is de reden van intrekken onbekend (5). Uit de monitoring van de bezwaarprocedures waarin het bestuursorgaan een nieuw besluit nam, blijkt dat deze gang van zaken voornamelijk de afdeling Welzijn en de stafafdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) betreft. Over de onderwerpen van de zaken kan wat betreft de afdeling Welzijn worden opgemerkt dat de besluiten betrekking hebben op subsidieverlening op grond van de Beleidsprogrammering Sociale Zorg. Bij de afdeling FEZ betroffen alle zaken afrekeningen van subsidies. 15

In onderstaand schema zijn gegevens uit de monitoring weergegeven. Directie, afdeling Ruimte, Milieu en Water (RMW), afdeling Water en Natuur Economie en Mobiliteit (E&M), afdeling Beheer Samenleving Bestuur en Organisatie (SBO), afdeling Welzijn Aantal (percentage) 1 (6%) 1 (6%) 6 (32%) Stafafdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) 10 (56%) Totaal 18 (100%) Figuur 2: Monitoring ingetrokken bezwaarschriften 2008 Reden nieuw besluit tijdens bezwaarprocedure In reparatiebesluit werd een datum aangepast en werd de subsidie eerder uitgekeerd. In overleg met bezwaarmaker werd gezamenlijk een passende oplossing gevonden. voortschrijdend inzicht van het bestuursorgaan en nadere informatie van bezwaarmaker over het project; na nieuw gebleken feiten op de hoorzitting werd alsnog verzoek gehonoreerd; in een gesprek heeft bezwaarmaker de aanvraag inhoudelijk aangevuld en werd alsnog positief besloten; naar aanleiding van het bezwaar had bestuurlijk overleg een positieve uitkomst, na afwijzing in primo werd alsnog een subsidie verleend; van de zijde van bezwaarde werden nieuwe gegevens verstrekt en werd alsnog positief besloten; en in gesprek met bezwaarde over aanvulling van de aanvraag door bezwaarmaker, mede in verband met aangepaste regeling, werd alsnog positief besloten. na intern overleg/bestudering van de zaak werd bezwaarde in de gelegenheid gesteld aanvullende financiële stukken in te leveren en werd alsnog positief besloten (5); bestuursorgaan besloot aanvullende subsidie te verlenen; na overleg instemming over inhoud nieuw voorstel (3); en na bekend worden van nieuwe feiten en omstandigheden inzake cofinanciering werd alsnog positief besloten. De commissie vraagt zich af of bovengenoemde bezwaarprocedures aanknopingspunten bevatten om in de toekomst te kunnen voorkomen dat bezwaar wordt ingediend. Het primaire besluit vormt de basis van de bezwaarschriftprocedure. De kwaliteit van het primaire besluit is van invloed op de behandelduur van het bezwaarschrift. Een onduidelijk besluit betekent even zovele verbeterslagen in de beslissing op bezwaar. 16

Om die reden is het van belang dat het primaire besluit zorgvuldig wordt voorbereid door de betrokken beleidsafdeling. Door goed te communiceren in de primaire besluitvormingsfase met bijvoorbeeld een aanvrager van een subsidie kan voorkomen worden dat bezwaar wordt ingediend. Uit een onderzoek binnen de organisatie 1 is gebleken dat de aanpak van de afdelingen en de ambtenaren verschillend is. Een deel van de afdelingen kent uitsluitend een schriftelijk besluitvormingsproces, bij een aantal wordt van geval tot geval bekeken of het noodzakelijk is in dit geval contact te zoeken en bij een aantal afdelingen wordt een aanvraag pas definitief ingediend nadat uitvoerig vooroverleg heeft plaats gevonden. De verschillen in aanpak vloeien voort uit het soort besluiten, de hoeveelheid besluiten en het gevoerde beleid. Voor wat betreft de ingetrokken bezwaarprocedures van de afdeling Welzijn blijkt voornamelijk dat in het voortraject aan de besluitvorming de aanvragen onvolledig waren. Voor de zaken van de afdeling FEZ blijkt dat voornamelijk financiële gegevens ontbraken. De commissie merkt op dat een goede en open communicatie met de burger erg belangrijk is. Effectiever communiceren vergt een andere manier van werken. Door het bevorderen van meer en betere mondelinge communicatie zal de provincie de afstand met de burger kleiner kunnen maken en hoeft zij minder bezwaarprocedures te voeren. 2.1.3. Werkvoorraad per 1 januari 2009 De werkvoorraad bedraagt per 1 januari 2009 31 bezwaarschriften. Werkvoorraad 1-1-2008 Ingekomen in Ingetrokken in Afgehandeld Werkvoorraad 1-1- 2008 2008 in 2008 2009 18 76 (+) 32 (-) 31 (-) 31 Figuur 3: Berekening werkvoorraad per 1-1-2009 (Algemene kamer) 2.1.4. Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling In de tabel hieronder volgt een onderverdeling van de aantallen afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Ruimte, Milieu en Water (RMW) 19 Economie en Mobiliteit (E&M) 4 Samenleving Bestuur en Organisatie (SBO) 5 Stafafdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) 2 Gelieerde instelling (GI) Zeeland Seaports (ZSP) 1 Totaal 31 Figuur 4: Aantallen afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. 1 Onderzoeksrapportage Mogelijkheden mediation voor de Provincie Zeeland, augustus 2008, mr. C.C. Janssen 17

Grafisch ziet dit er als volgt uit. Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 16% 6% 3% RMW 13% E&M SBO FEZ GI Grafiek 1: Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 62% 2.1.5. Verdeling naar onderwerp In de volgende paragraaf worden de afgehandelde bezwaarschriften uitgesplitst naar onderwerp van de directie en de stafafdeling. Directie Onderwerp Aantal RMW Verlenen vergunning Natuurbeschermingswet 1998 8 Afwijzen verzoek handhaving 2 Beschikking last onder dwangsom 2 Afwijzen herhaald verzoek ontheffing Wet voorkeursrecht 1 gemeenten Feitelijk handelen 1 Gedoogbeschikking 1 Accepteren melding Wet milieubeheer 1 Afwijzen aanvraag vergunning Natuurbeschermingswet 1 Instemming Milieubeheerssysteem 1 Ontheffing reductieprogramma 1 E&M Verkeersbesluit tot inhaalverbod en vaststellen maximale 2 snelheid voor de N660 (Middelburg-Koudekerke) Afwijzen aanvraag subsidie Leader+ 1 Afwijzen aanvraag subsidie Provinciaal Sociaal Economisch 1 Beleidsplan SBO Afwijzen aanvraag subsidie Beleidsprogrammering Sociale 5 Zorg Stafafdeling Onderwerp Aantal FEZ Afrekening subsidie 2 Gelieerde instelling Onderwerp Aantal ZSP Afwijzen aanvraag aanwijzing op grond van Havenverordening 1 Figuur 5: Verdeling onderwerpen afgehandelde bezwaarschriften 18

2.1.6. Advisering De commissie hoort de bezwaarmaker(s), eventuele andere belanghebbenden en (vertegenwoordigers van) het verwerende bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid en beraadt zich vervolgens - in beslotenheid - over het aan het bestuursorgaan uit te brengen advies. Als het bezwaar de ontvankelijkheidstoets doorstaat, beoordeelt de commissie of het bezwaar al dan niet (gedeeltelijk) gegrond is en of het bestreden besluit moet worden herroepen. Aangezien er sprake dient te zijn van een volledige heroverweging van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, toetst de commissie de rechtmatigheid en beoordeelt zij ook de doelmatigheid. De commissie bekijkt tijdens de hoorzitting soms ook of er een oplossing van het conflict mogelijk is. Dit kan leiden tot de opschorting van het advies teneinde partijen de gelegenheid te bieden tot een oplossing te komen. Er vonden in totaal 16 van de geplande 24 hoorzittingen plaats. Er werden hoorzittingen afgelast doordat zaken nog niet rijp waren voor behandeling. De commissie heeft in totaal 25 adviezen in de raadkamer uitgebracht. In onderstaand overzicht volgen aantallen met betrekking tot de advisering van de commissie. Totaal 31 Figuur 6: Totale advisering Advies Aantal Kennelijk niet-ontvankelijk (buiten hoorzitting) 5 Niet-ontvankelijk (na hoorzitting) 1 Ontvankelijk, kennelijk ongegrond 1 Ontvankelijk, ongegrond 15 Ontvankelijk, gegrond 4 Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 5 In onderstaand overzicht wordt een onderverdeling gemaakt per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Advies Aantal RMW (19) Niet-ontvankelijk (na hoorzitting) 1 Kennelijk niet-ontvankelijk 2 Ontvankelijk, kennelijk ongegrond 1 Ontvankelijk, ongegrond 9 Ontvankelijk, gegrond 1 Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond 5 E&M (4) Kennelijk niet ontvankelijk 2 Ontvankelijk, gegrond 2 SBO (5) Ontvankelijk, ongegrond 4 Ontvankelijk, gegrond 1 Stafafdeling Advies Aantal FEZ (2) Ontvankelijk, ongegrond 1 Kennelijk niet-ontvankelijk 1 Gelieerde instelling Advies Aantal ZSP (1) Ontvankelijk, ongegrond 1 Figuur 7: Verdeling advisering commissie per directie, stafafdeling en gelieerde instelling 19

Uit figuur 6 blijkt dat de commissie 80% van het totaal aantal bezwaarschriften ontvankelijk heeft geacht. Van dit aantal heeft de commissie 60% ongegrond, 16% gegrond, 20% gedeeltelijk gegrond/ongegrond en 4% kennelijk ongegrond geacht. Bij de gegronde bezwaarschriften (4) was sprake van: Onzorgvuldigheid en een motiveringsgebrek (3); en onzorgvuldigheid. 2.1.7. Advisering kostenvergoeding Ingevolge artikel 7:15, lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht bestaat recht op een vergoeding van de kosten die een belanghebbende redelijkerwijs heeft moeten maken in verband met de behandeling van het bezwaar indien het besluit wordt herroepen wegens een aan het bestuursorgaan te wijten onrechtmatigheid. Herroeping vindt plaats indien een ontvankelijk bezwaar leidt tot een intrekking of wijziging van het primaire besluit. De commissie heeft dit jaar niet geadviseerd om de gemaakte kosten voor rechtshulp te vergoeden. 2.1.8. Opmerkingen n.a.v. de advisering De commissie is van oordeel dat het aanvraagformulier voor subsidies op grond van de Beleidsprogammering Sociale Zorg (BSZ) onvoldoende aansluit bij c.q. verwijst naar de subsidiecriteria BSZ. Zij adviseerde gedeputeerde staten dan ook in dit aanvraagformulier duidelijker op de subsidiecriteria BSZ te wijzen. Hierdoor kan onduidelijkheid op dit punt bij de aanvrager in de toekomst worden vermeden. De commissie heeft gedurende het opstellen van het jaarverslag vernomen dat het in het digitale aanvraagformulier momenteel mogelijk is om de criteria te raadplegen. 2.1.9. Beslissing op bezwaar De commissie adviseert aan het bestuur en neemt dus zelf geen besluit op het bezwaarschrift. De werkwijze is dat het advies wordt overgedragen aan de betreffende vakafdeling, die de op het bezwaarschrift te nemen beslissing verder voorbereidt (dat wil zeggen: aan het bestuursorgaan voorlegt) en uitvoert. Het bestuursorgaan bepaalt dus zelf hoe met de adviezen van de commissie wordt omgegaan. Afwijking van een advies moet uiteraard wel goed gemotiveerd worden. Het bestuursorgaan heeft aan de hand van de adviezen van de commissie als volgt beslist. In 27 van de 31 adviezen (87%) nam het betreffende bestuursorgaan het advies van de commissie over. Er werden 4 adviezen van de commissie niet (geheel) overgenomen. Dit betekent dat in 13% van het totale aantal zaken (gedeeltelijk) contrair werd gegaan. In onderstaand figuur volgen de aantallen met betrekking tot de opvolging van de adviezen van de commissie. Besluit bestuursorgaan Aantal Conform 27 Gedeeltelijk contrair/conform 3 Contrair 1 Totaal 31 Figuur 8: Overzicht beslissingen op bezwaar 20

Uit figuur 6 blijkt dat 4 bezwaren gegrond en 5 bezwaren (gedeeltelijk) gegrond werden geacht door de commissie. Als het aantal contraire besluiten (3 besluiten op bezwaar (gedeeltelijk) contrair en 1 besluit op bezwaar contrair aan het advies van de commissie) gerelateerd worden aan de (gedeeltelijk) gegronde bezwaarschriften (9) zou dit betekenen dat 44% (4 van de 9) van de adviezen niet zouden zijn overgenomen. 2.1.10 Beroep tegen beslissing op bezwaar In de volgende tabel worden beroepsprocedures tegen de beslissingen op de bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling weergegeven. Directie Onderwerp Besluit bestuursorgaan Uitspraak RMW Dwangsombeschikking Ontvankelijk, ongegrond conform advies commissie Beroep werd ingetrokken Ontheffing volgen reductieprogramma Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond conform Nog geen uitspraak gedaan advies commissie Vergunning Ontvankelijk, ongegrond Nog geen uitspraak Natuurbeschermingswet (2) Instemmen milieubeheerssysteem conform advies commissie Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond conform advies commissie E&M Afwijzen subsidieverzoek Leader+ Ontvankelijk, ongegrond contrair aan advies van de commissie Gelieerde instelling Zeeland Seaports gedaan Nog geen uitspraak gedaan Nog geen uitspraak gedaan. Onderwerp Besluit bestuursorgaan Uitspraak Aanvraag aanwijzing 8.1 Havenverordening 1999 Ontvankelijk, ongegrond, conform advies van de commissie Nog geen uitspraak gedaan. Figuur 9: Beroepsprocedures tegen beslissingen op bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling In totaal werd 7 keer beroep ingesteld tegen de beslissingen op de 31 afgehandelde bezwaarschriften. Dit betreft 23% van het totale aantal beslissingen op bezwaar. 2.1.11. Beslistermijnen Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft de Awb beslistermijnen. Het bestuursorgaan moet binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar nemen. Deze termijn kan ten hoogste met vier weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. In totaal werden 10 van de 31 bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn van 14 weken afgehandeld; derhalve 32%. Er werden 21 bezwaarschriften buiten deze wettelijke termijn afgehandeld; derhalve 68%. Als het uitstel met instemming van bezwaarmaker plaats vindt, vindt formeel weliswaar een overschrijding van de wettelijke beslistermijn plaats, echter deze bezwaarschriften mogen als tijdig afgehandeld worden beschouwd. In 2 van de 21 bezwaarprocedures kon bezwaarde niet instemmen met (verder) uitstel. Dit betekent dat 10+19 (21-2)= 29 bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan dan wel dat deze termijn 21

werd overschreden met instemming van partijen. Dit is 94% van het totale aantal bezwaarschriften. Indien de 14 weken-termijn wordt overschreden, kan bezwaarmaker beroep instellen tegen het uitblijven van die beslissing bij de rechter die over de beslissing op het bezwaarschrift moet oordelen. Dit is in 2008 niet het geval geweest. 2.1.11.1. Verschoonbaarheid Er zijn vele redenen waarom de behandeling van een bezwaarschrift langer dan 14 weken kan duren. Van het totaal aantal zaken dat buiten de wettelijke termijn is afgehandeld, is onderzocht in hoeverre dit te wijten is aan het bestuursorgaan of de invloed van de commissie, aan de bezwaarmaker of aan een combinatie van deze partijen. Termijnoverschrijdingen die hun oorzaak vinden in complexiteit van de zaak (het bepalen van deze complexiteit hangt sterk af van persoonlijke zienswijze van de behandelaar van het bezwaar), het afwachten van onderzoeksgegevens, een verzoek om uitstel van de hoorzitting door bezwaarde, het aanhouden in afwachting van besluitvorming door een andere overheid acht de commissie verschoonbaar, dat wil zeggen vergeeflijk. Deze overschrijdingen mogen volgens de commissie worden genuanceerd en zij past er een herrekening op toe. Termijnoverschrijding wegens drukke werkzaamheden of andere prioriteiten van het bestuursorgaan of de commissie acht zij niet verschoonbaar. Daarnaast zijn er termijnoverschrijdingen waarbij meer dan één oorzaak aan te wijzen is. Er is ook sprake van een combinatie van verschoonbare en niet-verschoonbare zaken. Hieronder worden de oorzaken uitgesplitst naar verschoonbaar, niet verschoonbaar en een combinatie van verschoonbaar en niet-verschoonbaar. Verschoonbaar (8 bezwaarprocedures, 38%): complexiteit in de advisering van de commissie en de beslissing op bezwaar van het bestuursorgaan (5); afwachten van de termijn van zes weken ten behoeve van gelijktijdige behandeling van alle bezwaren tegen een gelijkluidend besluit; afwachten aanvullende gegevens van belanghebbende alsmede afwachten van een rechterlijke uitspraak ten behoeve van de beslissing op bezwaar; en uitstel van de hoorzitting op verzoek van de bezwaarmaker. Niet verschoonbaar (6 bezwaarprocedures, 29%): besluitvorming vond plaats na het kerstreces 2007 (te wijten aan het bestuursorgaan); vertraging in agendering en de verzending van de beslissing op bezwaar (te wijten aan bestuursorgaan); vertragingen in de advisering door de commissie vanwege vakantie van een secretaris alsmede in de beslissing op bezwaar vanwege vakantie van de behandelend ambtenaar namens het bestuursorgaan (3); en 22

besluitvorming op bezwaar vertraagd in verband met afwezigheid (ziekte en vakantie) van behandelend ambtenaren namens het bestuursorgaan. Combinatie van verschoonbaar en niet-verschoonbaar (7 bezwaarprocedures, 33%): Vertraagde behandeling op een hoorzitting vanwege een groot aantal zaken die rijp waren voor een hoorzitting (te wijten aan de commissie) in combinatie met privé-omstandigheden en vakantie van de behandelend ambtenaar alsmede de complexiteit van de zaak; vertraagde advisering door de commissie in verband met vakantie van een secretaris in combinatie met het afwachten van aanvullende gegevens van een belanghebbende; vertraagde besluitvorming vanwege een (gedeeltelijk) contraire beslissing op bezwaar in combinatie met prioriteitstelling van de behandelend ambtenaar namens het bestuursorgaan alsmede vertraging in het parafencircuit; intern complex onderzoek in verband met een (gedeeltelijk) contraire beslissing op bezwaar alsmede vertraging in de ondertekening te wijten aan het bestuursorgaan in combinatie met vertraagde advisering door de commissie vanwege de vakantie van een secretaris; uitgestelde hoorzitting op verzoek van de bezwaarmaker. Daarnaast was de beslissing op bezwaar vertraagd in verband met vakantie en ziekte van de behandelend ambtenaar namens het bestuursorgaan alsmede door miscommunicatie; vertraagde besluitvorming op bezwaar vanwege intern complex overleg over contraire beslissing op bezwaar, in combinatie met afwezigheid van de behandelend ambtenaar alsmede vertraging in de verzending door miscommunicatie; en vakantie en andere prioriteiten van de behandelend ambtenaar namens het bestuursorgaan in combinatie met overleg met bezwaarmaker. 23

In onderstaand cirkeldiagram zijn de percentages per categorie weergegeven. Redenen termijnoverschrijdingen per categorie 33% Verschoonbaar Niet verschoonbaar 29% 38% Beiden Grafiek 2: Redenen termijnoverschrijdingen per categorie 2.1.11.1. Gemiddelde doorlooptijd Gelet op het belang van een goed inzicht in de behandelingstermijnen en van een adequate rapportage zal een onderscheid gemaakt worden in een bruto en een netto behandelingstermijn. De gemiddelde brutodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 18 weken. Dit betekent dat elk bezwaarschrift een gemiddelde termijnoverschrijding kent van 4 weken. Deze doorlooptijd is berekend vanaf de dag van ontvangst van het bezwaarschrift tot aan de dag van de verzending van de besluitvorming door het bevoegde bestuursorgaan zonder hierbij rekening te houden met externe factoren welke verschoonbare of onverschoonbare termijnoverschrijdingen veroorzaken. Zoals vaker met gemiddelden bepalen de negatieve uitschieters het beeld en dat is hier niet anders. Van de 21 bezwaarprocedures die langer dan 14 weken hebben geduurd, is de termijn die betrekking had op de verschoonbare oorzaken verrekend. De gemiddelde nettodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 14 weken. 24

In onderstaand overzicht wordt de gemiddelde doorlooptijd van het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften (tussen haakjes) per directie, stafafdeling en gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de wettelijke termijn van 14 weken aan. Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per directie en stafafdeling in 2008 25 23 20 18 20 16 16 16 15 10 14 10 10 9 Gemiddelde BRUTOdoorlooptijd in weken Gemiddelde NETTOdoorlooptijd in weken 5 0 RMW(19) E&M(4) SBO(5) FEZ(2) GI(1) Grafiek 3: Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 2.1.11.2. Verweerschrift Van de behandelend ambtenaren wordt verwacht dat zij tijdig, dat wil zeggen binnen een termijn die varieert van 4 tot 6 weken na de ontvangst van het bezwaarschrift een verweerschrift aanleveren bij de commissie. In totaal werden 26 verweerschriften aangeleverd bij de commissie. De gemiddelde brutoduur voor het opstellen van een verweerschrift bedroeg 5 weken. In 6 bezwaarprocedures kon een termijn worden verrekend vanwege verschoonbare termijnoverschrijding. De gemiddelde nettoduur bedroeg 4,5 weken. In 3 bezwaarprocedures duurde het opstellen meer dan 6 weken (netto). 25

In onderstaand schema is de gemiddelde duur voor het opstellen van een verweerschrift per directie, stafafdeling en gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de gemiddelde termijn aan waarbinnen het verweerschrift doorgaans wordt verwacht. Deze varieert van 4 tot 6 weken na de ontvangst van het bezwaarschrift. Tussen haakjes staat het aantal verweerschriften. Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 7 6 5 4 3 5,5 4,6 5 5 5,2 4,4 3,1 3,1 6 5 Gemiddelde bruto duur in weken aanleveren verweerschrift Gemiddelde netto duur in weken aanleveren verweerschrift 2 1 0 RMW(17) E&M(2) SBO(5) FEZ(1) GI(1) Grafiek 4: Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 2.1.11.3. Advisering commissie De gemiddelde duur om een conceptadvies van de commissie te vervaardigen bedroeg 2 weken. De commissie stelde gemiddeld 1 week na de ontvangst van het conceptadvies de definitieve adviezen vast. 2.1.11.4. Beslissing op bezwaar De gemiddelde brutotermijn van de besluitvorming, gerekend vanaf de ontvangst van het advies van de commissie tot het ter besluitvorming voorleggen aan het beslissend bestuursorgaan, bedroeg 7 weken. Van de 21 bezwaarprocedures die langer dan 14 weken hebben geduurd, is de termijn die betrekking had op de verschoonbare oorzaken verrekend. De nettoduur van de besluitvorming bedroeg 4,5 weken. 26

In de onderstaande grafiek wordt de gemiddelde duur in weken van de besluitvorming op het bezwaarschrift na de ontvangst van het advies per directie, stafafdeling en gelieerde instelling weergegeven. De rode lijn geeft de gemiddelde termijn aan die (doorgaans) nog rest in de procedure om de beslissing aan het bestuursorgaan voor te leggen. Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaar na ontvangst advies per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 12 10 10 8 6 4 7 4,4 5 3,4 6 3 3 5 4 Gemiddelde bruto termijn in weken beslissing op bezwaar Gemiddelde netto termijn in weken beslissing op bezwaar 2 0 RMW(19) E&M(4) SBO(5) FEZ(2) GI(1) Grafiek 5: Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaarschrift na ontvangst advies per directie. stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 27

2.2. Personele kamer 2.2.1. Ingediende bezwaarschriften De werkvoorraad bedroeg op 1 januari 2008 4 bezwaarschriften. In 2008 werden 10 bezwaarschriften ingediend. In de onderstaande tabel is aangegeven hoeveel bezwaarschriften in voorgaande jaren werden ingediend. Jaar 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Ingediend 62 44 55 31 17 10 Personele kamer Figuur 9: Aantallen ingediende bezwaarschriften door de jaren heen (Personele kamer) 2.2.2. Afgehandelde bezwaarschriften In 2008 werden 2 bezwaarschriften ingetrokken. In één bezwaarprocedure besloot het bestuursorgaan in de heroverweging na ampele overwegingen het negatieve besluit terug te draaien. Een monitoring van de ingetrokken bezwaarschriften zoals aanbevolen in het jaarverslag 2007- acht de commissie niet zinvol, vanwege het geringe aantal bezwaarschriften. In totaal werden 5 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Dit aantal is als volgt uit te splitsen: -Er werden 3 bezwaarschriften afgedaan zonder het houden van een hoorzitting. Deze bezwaarschriften werd niet-ontvankelijk geacht door de commissie en niet-ontvankelijk verklaard door gedeputeerde staten. -Er werden 2 bezwaarschriften door de commissie op een hoorzitting behandeld. 2.2.3. Werkvoorraad per 1 januari 2009 De werkvoorraad bedraagt per 1 januari 2009 7 bezwaarschriften. Werkvoorraad 1-1-2008 Ingekomen in 2008 Ingetrokken in 2008 Afgehandeld in 2008 Werkvoorraad 1-1-2009 4 10(+) 2 (-) 5 (-) 7 Figuur 10: Berekening werkvoorraad per 1-1-2009 (Personele kamer) 2.2.4. Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling In de tabel hieronder volgt een onderverdeling van de aantallen per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Samenleving, Bestuur en Organisatie (SBO) 1 Stafafdeling Personeel Organisatie en Informatie 3 Gelieerde instelling (GI) Zeeland Seaports 1 Totaal 5 Figuur 11: Aantallen afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling 28

Grafisch ziet dit er als volgt uit. Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling 20% SBO 20% POI 60% GI Grafiek 6: Afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling 2.2.5. Verdeling naar onderwerp In de volgende paragrafen worden de afgehandelde bezwaarschriften uitgesplitst naar onderwerp van de directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Onderwerp Aantal SBO Niet verlengen tijdelijke aanstelling 1 Stafafdeling Onderwerp Aantal POI Specificatie pensioen 2 Afwijzen verzoek aanpassen pensioengrondslag 1 GI Onderwerp Aantal Zeeland Seaports Afwijzen verzoek aanpassen herrekening ORT 1 Figuur 12: Verdeling onderwerpen afgehandelde bezwaarschriften 2.2.6. Advisering Er vonden in totaal 3 van de geplande 23 hoorzittingen plaats. Er werden hoorzittingen afgelast door gebrek aan zaken en doordat zaken nog niet rijp waren voor behandeling. De commissie heeft in totaal 5 adviezen uitgebracht. In onderstaand overzicht volgen aantallen ten aanzien van de totale advisering. Totaal Advies Aantal 5 Kennelijk niet-ontvankelijk 3 Gedeeltelijk ontvankelijk, ongegrond 1 Ontvankelijk, ongegrond 1 Figuur 13: Totale advisering van de commissie Uit bovenstaande tabel blijkt dat de commissie 40% van de bezwaarschriften (gedeeltelijk) ontvankelijk heeft geacht. Van dit aantal (2 bezwaarschriften) heeft de commissie 100% ongegrond geacht. 29

In onderstaand overzicht volgt een uitsplitsing per directie, stafafdeling en gelieerde instelling. Directie Advies Aantal SBO Ontvankelijk, ongegrond 1 Stafafdeling Onderwerp Aantal POI Kennelijk niet ontvankelijk 3 GI Advies Aantal Zeeland Seaports Gedeeltelijk ontvankelijk, ongegrond 1 Figuur 14: Verdeling advisering commissie per directie, stafafdeling en gelieerde instelling 2.2.7. Advisering kostenvergoeding De commissie heeft dit jaar niet geadviseerd om de gemaakte kosten voor rechtshulp te vergoeden. 2.2.8. Opmerkingen n.a.v. de advisering De commissie heeft geen opmerkingen naar aanleiding van de advisering. 2.2.9. Beslissing op bezwaar De bestuursorganen hebben aan de hand van de adviezen van de commissie als volgt beslist. Besluit bestuursorgaan Aantal Conform 5 Contrair 0 Totaal 5 Figuur 15: Overzicht beslissingen op bezwaar 2.2.10. Beroep tegen beslissing op bezwaar Er werd geen beroep ingesteld tegen de beslissingen op de 5 afgehandelde bezwaarschriften. 2.2.11. Beslistermijnen Er werden 3 bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn (14 weken) afgehandeld; derhalve 60%. Er werden 2 bezwaarschriften buiten de wettelijke termijn afgehandeld; derhalve 40%. Uitstel van de 14-weken termijn is mogelijk met instemming van bezwaarmaker. Er vindt formeel weliswaar een overschrijding van de wettelijke beslistermijn plaats, echter deze bezwaar-procedures worden als tijdig afgehandeld beschouwd. In alle bezwaarprocedures werd door de bezwaarde ingestemd met uitstel. Dit betekent dat alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan dan wel dat deze termijn is overschreden met instemming van partijen. Dit is 100%. Indien de 14 weken termijn wordt overschreden, kan bezwaarmaker beroep instellen tegen het uitblijven van die beslissing bij de rechter die over de beslissing op het bezwaarschrift moet oordelen. Dit is in 2008 niet het geval geweest. 30

2.2.11.1. Verschoonbaarheid Net als in paragraaf 2.1.11.1. wordt hier een weergave gegeven van de oorzaken uitgesplitst naar verschoonbaar, niet verschoonbaar en een combinatie van verschoonbaar en niet-verschoonbaar. Verschoonbaar (1 bezwaarprocedure): - Uitstel datum van de hoorzitting (op verzoek van bezwaarmaker) vanwege vakantie van de vertegenwoordiger van bezwaarmaker. Niet verschoonbaar: - Combinatie verschoonbaar en niet-verschoonbaar: (2 bezwaarprocedures) - Wachten op een relevante uitspraak van de rechter in een andere zaak (te wijten aan provincie en bezwaarmaker) en het kerstreces (vertraging in de advisering welke te wijten is aan de commissie) (2) 2.2.11.1. Gemiddelde doorlooptijd In totaal werden 5 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Er werden 2 bezwaarschriften door de commissie op een hoorzitting behandeld. De commissie bezwaarschriften heeft bezwaarden gehoord en geadviseerd aan het bestuursorgaan over de bezwaren. Van de bezwaarprocedures is de gemiddelde doorlooptijd (dit is de tijd tussen de ontvangst van het bezwaarschrift en het verzenden van de beslissing op het bezwaarschrift door het bestuursorgaan), de gemiddelde duur om een verweerschrift op te stellen en de gemiddelde termijn van de besluitvorming op het bezwaar na de hoorzitting, berekend. De gemiddelde brutodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 12 weken. De gemiddelde nettodoorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 11,5 weken. 31

In de onderstaande grafiek worden de gemiddelde bruto- en nettodoorlooptijd van het totaal aantal (tussen haakjes) afgehandelde bezwaarschriften per directie, stafafdeling of gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de wettelijke termijn van 14 weken aan. Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften directie, stafafdeling en gelieerde instelling 2008 18 16 14 12 10 14 14 11 11 16 12 Gemiddelde BRUTOdoorlooptijd in weken 8 Gemiddelde NETTOdoorlooptijd in weken 6 4 2 0 SBO(1) POI(3) GI(1) Grafiek 8: Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per directie, stafafdeling en gelieerde instelling 2008 2.2.11.2. Verweerschrift Er werden 2 verweerschriften aangeleverd bij de commissie. De gemiddelde duur voor het opstellen van een verweerschrift bedroeg 6,5 weken. In 2007 was dit 5 weken. 32

In de onderstaande grafiek is de gemiddelde duur voor het opstellen van een verweerschrift per directie en gelieerde instelling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de gemiddelde termijn aan waarbinnen het verweerschrift doorgaans wordt verwacht bij het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie, dit varieert van 4 tot 6 weken na de ontvangst van het bezwaarschrift (gemiddeld 5 weken). Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie en gelieerde instelling in 2008 10 9 8 7 6 5 7 6 Gemiddelde BRUTOduur in weken aanleveren verweerschrift 4 3 2 1 SBO(1) GI(1) Grafiek 9: Gemiddelde duur inleveren verweerschrift per directie en gelieerde instelling in 2008 2.2.11.3. Advisering commissie Er zijn twee bezwaarprocedures waarin de commissie na afloop van een hoorzitting heeft geadviseerd. De gemiddelde duur om een conceptadvies van de commissie te vervaardigen bedroeg 1 week. De commissie stelde gemiddeld 1 week na de ontvangst van het conceptadvies de definitieve adviezen vast. Er zijn drie bezwaarprocedures waarin de commissie zonder horen heeft geadviseerd. Over twee gelijkluidende bezwaren werd 11 weken na de ontvangst van de bezwaren een conceptadvies voorgelegd aan de commissie. Dit was in verband met het afwachten van een rechterlijke uitspraak. Er was ook vertraging omdat een definitief advies na het kerstreces werd vastgesteld. In een andere bezwaarprocedure waarin werd afgezien van horen, werd binnen 1 week een definitief advies gegeven. 33

2.2.11.4. Beslissing op bezwaar De gemiddelde brutoduur van de besluitvorming, gerekend vanaf de ontvangst van het advies van de commissie tot het verzenden van het besluit op bezwaar, bedroeg 2 weken. De nettoduur bedroeg eveneens 2 weken. In de onderstaande grafiek wordt de gemiddelde duur in weken van de besluitvorming op het bezwaarschrift na de ontvangst van het advies per directie, stafafdeling of gelieerde instelling weergegeven. Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaar na ontvangst advies per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 3,5 3 3 3 2,5 2 1,5 2 2 Gemiddelde BRUTOtermijn in weken beslissing op bezwaar Gemiddelde NETTOtermijn in weken beslissing op bezwaar 1 1 1 0,5 0 SBO(1) POI(3) GI(1) Grafiek 10: Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaarschrift na ontvangst advies per directie, stafafdeling en gelieerde instelling in 2008 34

2.3. Algemene conclusies en aanbevelingen De commissie trekt over de onderstaande onderwerpen de volgende conclusies: Over de werkvoorraad. De totale werkvoorraad per 1 januari 2009 is 38 bezwaarschriften. In vergelijking met de totale werkvoorraad op 1 januari 2008 is de werkvoorraad groter geworden: voor de Algemene kamer van 18 naar 31 en voor de Personele kamer van 4 naar 7. De commissie merkt bij de werkvoorraad van de Algemene kamer op dat in 9 bezwaarprocedures bezwaarmaker heeft aangekondigd het bezwaar in te trekken. Conclusie 1: De werkvoorraden per kamer voor 2009 zijn in vergelijking met de werkvoorraden per kamer voor 2008 bijna verdubbeld. Over het aantal ingediende bezwaarschriften. In 2008 werden in totaal 86 bezwaarschriften ingediend, tegen 75 in 2007. Hieruit kan geconcludeerd worden dat het totaal aantal ingediende bezwaarschriften weer een stijgende lijn kent. Als dit per kamer wordt bekeken, kent de Algemene kamer echter een stijging van 30%, de Personele kamer kent een flinke daling van 40%. Conclusie 2: Het aantal ingediende bezwaarschriften (ter behandeling in de Algemene kamer) kent sinds 2006 een stijgende lijn (stijging van 30% ten opzichte van 2007), het aantal ingediende bezwaarschriften voor de personele kamer kent een daling van 40%. Over het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften met een beslissing en het totaal aantal ingetrokken bezwaarschriften. In totaal werden in 2008 36 bezwaarschriften met een beslissing op het bezwaar afgehandeld. Vergeleken met 2007 is dit aantal flink gedaald want in dat jaar werden in totaal 58 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Een groot aantal bezwaarschriften werd ingetrokken. In het jaar 2008 werden in totaal 34 bezwaarschriften ingetrokken, in 2007 was dit aantal 32. Uit een monitoring van de ingetrokken bezwaarschriften (het betreft 32 intrekkingen van de Algemene kamer) blijkt dat ruim de helft van de indieners van bezwaren na een telefonisch gesprek of een mondeling overleg bereid is de bezwaren in te trekken. Het telefoongesprek of een overleg wordt door de behandelend ambtenaar aangeboden als hij/zij kans ziet, op basis van nader aangeleverde gegevens, een nieuw besluit hangende de bezwaarprocedure voor te stellen aan het bestuurorgaan. De commissie ziet deze ontwikkeling als positief omdat in deze gevallen de oplossing van groter belang is dan de procedure. Uit onderzoeken van onder andere de Nationale Ombudsman 2 blijkt dat de burger meer waarde hecht aan een aanvaardbare oplossing dan aan een puur juridische aanpak van het bezwaar. Conclusie 3: Het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar is ten opzichte van 2007 gedaald met ongeveer 40%. Conclusie 4: Er werden meer bezwaarprocedures ingetrokken dan dat bezwaarprocedures met een beslissing op bezwaar werden afgehandeld. Uit een monitoring van de intrekkingen blijkt dat het bestuursorgaan in veel gevallen in dit jaar in 2 Onderzoek Nationale Ombudsman 'Klagen bij bestuursorganen', 2007 35

overleg treedt met bezwaarmaker om bijvoorbeeld een aanvraag met nadere gegevens of financiële stukken aan te laten vullen door de bezwaarmaker en nieuwe besluiten neemt tijdens de bezwaarprocedure. Als dan tegemoet gekomen wordt aan de wensen van bezwaarmaker, blijft de behandeling van het bezwaar achterwege. Conclusie 5: Als het aantal contraire beslissingen worden gerelateerd aan het aantal gegronde bezwaarschriften, is 44% van de adviezen niet overgenomen. Het aantal gevallen waarin het bestuursorgaan heeft afgeweken van de adviezen van de commissie is niet gering. Over de termijnen. De commissie hanteert dit jaar wederom een bruto en een nettotermijn om de doorlooptijden uit te drukken. Tevens zijn wederom de redenen van termijnoverschrijdingen onderzocht en wordt inzicht gegeven in gevallen waarin de overschrijding verschoonbaar of niet verschoonbaar is. De gemiddelde doorlooptijd van de bezwaarschriften in de Algemene kamer bedroeg 18 weken bruto en 14 weken netto. De gemiddelde doorlooptijd van de bezwaarschriften in de Personele kamer bedroeg 12 weken bruto en 11,5 weken netto. In vergelijking met de cijfers over het jaar 2007 kan opgemerkt worden dat de gemiddelde brutodoorlooptijd dit jaar is gedaald (in de Algemene kamer was de doorlooptijd in 2007 gemiddeld 21 weken bruto en 14 weken netto) en dat wat betreft de zaken in de Personele kamer -gemiddeld gezien- afhandeling zonder termijnoverschrijding bereikt is. Dit is als volgt te verklaren. Er werden aanzienlijk minder (dit jaar 5 en vorig jaar 29) bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Drie bezwaarschriften werden buiten een hoorzitting afgedaan. Conclusie 6: Verkorting van de behandelduur (op grond van een vergelijking met de brutocijfers en nettocijfers uit 2007) In 2008 werden 3 van de 10 bezwaarschriften (Algemene kamer) binnen 14 weken afgehandeld. Dit is minder ten opzichte van 2007, toen werden 4 op de 10 bezwaarschriften binnen 14 weken afgehandeld. Voor de personele kamer kan geconstateerd worden dat 3 van de 5 bezwaarschriften (60%) binnen 14 weken werd afgehandeld. Bij deze cijfers moet echter aangetekend worden dat uitgegaan is van de brutodoorlooptijden. Dit houdt in dat de verschoonbare oorzaken mogen worden verrekend. Als dit wordt gedaan, wordt ruim 5 op de 10 bezwaarschriften binnen 14 weken afgehandeld (Algemene kamer). Als het principe in geval van overschrijding van de wettelijke termijn, is het bezwaar dat wordt uitgesteld met instemming van bezwaarmaker tijdig afgehandeld wordt gehanteerd, kan geconcludeerd worden dat slechts 6% van de bezwaarschriften niet tijdig werden afgehandeld. Dit geldt slechts voor de bezwaren in de algemene kamer. De bezwaren in de personele kamer werden alle volgens dit principe tijdig afgehandeld. Conclusie 7: Slechts 6% van de bezwaarschriften (Algemene kamer) werd buiten de wettelijke termijn afgehandeld. De bezwaren in de personele kamer werden allemaal tijdig afgehandeld. 36