Sollicitatie- en aanstellingsprocedure bestuur 2017-2018 22 februari Aanmeldingsprocedure begint Als je geïnteresseerd bent in een bestuursfunctie bij lever je individueel in tweevoud een motivatiebrief in waarin je uiteen zet waarom je in een bestuursfunctie geïnteresseerd bent. Je kan deze in het postvakje van doen, op de begane grond van de faculteit (Mercatorgebouw). Schuw niet om jouw nieuwe ideeën voor de vereniging uiteen te zetten in deze brief. Probeer ook alvast te bedenken welke functie je zou willen bekleden. Voeg ook een CV toe met relevante informatie. 31 maart Sluiting aanmeldperiode De motivatiebrief met CV moet voor 17:00 uur binnen zijn bij het bestuur. 10 t/m 14 april Sollicitatiegesprekken Op een van deze dagen vindt er een sollicitatiegesprek met het bestuur plaats. Dit gesprek zal ongeveer een uur duren. Je licht jouw motivatiebrief mondeling toe en beantwoordt verdere vragen over de vereniging en jezelf. Hierna wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt of je al dan niet kandidaat-bestuurslid bent. 18 april Kandidaatsbestuur bekendmakingsborrel Tijdens deze borrel zal het kandidaatsbestuur bekendgemaakt worden aan de gehele vereniging. 19 april Begin overdrachtsperiode De overdrachtsperiode begint nu echt. Het overdrachtsdocument wordt overhandigd aan het kandidaatsbestuur. Met je mede kandidaat-bestuursleden ga je overleggen over beleid en planning. Het huidige bestuur zal hierbij een ondersteunende functie vervullen. Tijdens deze periode zullen verschillende overdrachtsmiddagen en avonden plaatsvinden en dit is ook de periode dat je samen met je bestuur jullie eigen beleidsplan schrijft. 2, 3 en 4 juni Overdrachtsweekend Inmiddels moet er goed zijn nagedacht over beleid en planning. Het beleidsplan moet dan ook zo goed als klaar zijn. Bij dit weekend op locatie moet je aanwezig zijn. Aan de hand van het overdrachtsboekwerk zullen tips en aanbevelingen gegeven worden. 13 juni Overdrachts-ALV Tijdens deze Algemene Ledenvergadering wordt het kandidaatsbestuur voorgesteld en (mogelijk) door de ALV tot bestuur gekozen. Pagina 1 van 9
Algemene bestuurstaken Algemene bestuurlijke taken moeten verdeeld worden over de bestuursleden. De verschillen tussen de verschillende functies in het bestuur kunnen gecompenseerd worden door middel van deze andere algemene bestuurstaken. Daarnaast zijn er ook taken die het gehele bestuur op zich neemt, zoals het bepalen van de samenstelling van commissies en het draaien van koffie-uren. Het draaien van koffie-uren bestaat naast het zetten van koffie en thee ook uit het bemannen van de kamer. Hiermee is het uitermate geschikt om te socializen met de leden. Verder wordt er ook van je verwacht dat je bij zoveel mogelijk verenigingsactiviteiten bent, maar ook bij constitutieborrels van andere verenigingen en andere externe aangelegenheden om te representeren. Naast deze aanwezigheid is het ook de bedoeling dat het bestuur zich zo vaak mogelijk op het Zernike bevindt. Ook is het bestuur verantwoordelijk om alle communicatiemiddelen upto-date te houden, hier vallen onder andere de nieuwsberichten op de website, de facebook en de activiteitenkalender. Overige bestuurstaken zijn onder andere: - ALV s organiseren - Borrels organiseren - Commissiesollicitaties leiden - Werkgroepen aanstellen - Introductie op de faculteit (introductiedag eerstejaars, schakelstudenten en masterstudenten) - Voorbereidingen introductieweekend en het introductieweekend zelf - Contact met de faculteit, ook op het gebied van de learning communities - Contact onderhouden met de alumnivereniging (PKV) - FVOG bijeenkomsten bijwonen - NGPS - KBE - Merchandise - Archief Pagina 2 van 9
Voorzitter De voorzitter is het eerste gezicht van de vereniging, zowel naar binnen als naar buiten toe. Je hebt een belangrijke functie: je moet van alles op de hoogte zijn en je moet het overzicht bewaren. Binnen het bestuur heb je een leidende functie, maar je moet je ook -meer dan andere bestuurders- kunnen openstellen voor meningen en kritieken van anderen en hier compromissen over sluiten. Je moet een goede balans zoeken tussen luisteren, samenvatten, leiden en hard optreden indien nodig; dat betekent ook dat je communicatief sterk bent. Maar je zorgt er altijd voor dat je bestuur een eenheid is en lost problemen op voordat ze uit de hand lopen. Je moet je kunnen verplaatsen in de ander en de karakters van je medebestuurders leren kennen en daar rekening mee houden. Als voorzitter dien je te weten wat iedereen bezig houdt, en dien je aan te sturen of de taken eerlijk verdeeld zijn zodat iedereen tevreden blijft. Tevens ben je beleidsmatig bezig. Als voorzitter heb je een goed overzicht hoe de vereniging in elkaar zit en wat voor consequenties bepaalde beslissingen hebben; hier ben je scherp in. Het voorzitterschap is niet altijd een dankbare taak. Doordat je het overzicht houdt, ben jij degene die het beleidsplan in de gaten houdt en hierop aanstuurt om dit uit te voeren. Niet al je werk is direct zichtbaar en tastbaar maar daar staat wel tegenover dat je de kans hebt om over structurele zaken binnen de vereniging na te denken en deze ook aan te pakken, en natuurlijk dat je het gezicht van de vereniging bent. Vaardigheden: - Communicatief sterk - Overzicht behouden - Sociaal - Stabiel - Natuurlijk overwicht - Open houding. Wat de voorzitter zoal doet: - Algemene Ledenvergaderingen voorbereiden en voorzitten - Bestuursvergaderingen voorbereiden en leiden - Beleidsplannen maken en deze uitwerken - HR en statuten kennen en hier ook mee werken - De Praesesmappen (met allerlei contracten, historie, lijsten, etc.) bijhouden en in de gaten houden - Overal van op de hoogte zijn en scherp kijken waarom dingen zijn zoals ze zijn; ook over zaken buiten de vereniging - Het jaaroverzicht in de gaten houden - Het eerste gezicht zijn voor de nieuwe eerstejaars: presenteren en ook op Ameland op de voorgrond treden, maar ook aanwezig zijn bij activiteiten - Altijd open staan voor kritiek of complimenten, een luisterend oor bieden voor je bestuursgenoten maar ook voor alle leden - Op constitutieborrels het bestuur voorstellen en een constitutiepraatje houden, maar ook op andere gelegenheden het woord nemen - Contact houden met de Faculteit (het Faculteitsbestuur) - Contact houden met de Raad van Adviseurs - Het bestuur representeren bij externe bijeenkomsten en vergaderingen, waaronder het FVOG (Faculteitsverenigingen Overlegorgaan Groningen) - Inschrijven bij de Kamer van Koophandel en de bestuursvergoedingen regelen. - Stukjes schrijven in onze eigen almanak, het introboekje en de studiegids - Erop toezien dat bestuurstaken evenwichtig worden verdeeld over de Pagina 3 van 9
bestuursleden en de zwakke en sterke punten van je medebestuurders leren kennen en hier op inspelen - Het houden van evaluaties en een meditatieve rol vervullen - Het taalgebruik in de gaten houden. Het staat bijzonder onprofessioneel als geschreven communicatie vol spelfouten staat - Ervoor zorgen dat het bestuur altijd goed op de hoogte is, waardoor de vicevoorzitter hem elk moment over zou kunnen nemen Pagina 4 van 9
Vicevoorzitter Als vicevoorzitter is je belangrijkste taak het aanvullen en indien nodig vervangen van de voorzitter. Je moet er rekening mee houden dat het daadwerkelijk voor kan komen dat een voorzitter wegvalt; als vicevoorzitter moet jij dan in staat zijn de voorzitterstaken op je te nemen. Omdat de meeste voorzitters het prima een jaar uithouden komt de taak van de vicevoorzitter er over het algemeen op neer dat je de voorzitter en andere bestuursleden probeert te ontlasten in hun taken. Als vicevoorzitter is het belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de taken die de voorzitter en de andere bestuursleden uitvoeren. Net als de voorzitter moet je goed op de hoogte zijn van alles wat er zich binnen de vereniging afspeelt. Het is verder van belang dat je net als de voorzitter goed op de hoogte bent van het HR, de statuten en dergelijke zaken. Omdat je als vicevoorzitter geen grote vast omlijnde taken hebt, kun je makkelijk een aantal grotere bestuurstaken op je nemen. Zo is het vaak zo dat de vicevoorzitter zich bezig houdt met het Nationaal Geografisch en Planologisch Symposium, waar mee je in nauw contact komt te staan met de besturen van de zusterverenigingen. Daarnaast zou je ook de penningmeester kunnen vervangen waar nodig. Verder hangen de taken van een vicevoorzitter vooral af van hoe de taken in het bestuur worden verdeeld. Als vicevoorzitter zul je vooral veel algemene taken doen die anders bij andere bestuursleden terecht zouden komen. Je kunt je taken dus voor een groot deel aan je eigen wensen en mogelijkheden aanpassen, dit zal per bestuur verschillen. Hou er rekening mee dat je door je flexibiliteit veel pieken en dalen zult meemaken in de hoeveelheid tijd, die je in je bestuurstaken steekt. Je moet in staat zijn om daar mee om te kunnen gaan. Handige vaardigheden voor een vicevoorzitter: - Overzicht kunnen houden - Goed kunnen communiceren - Stevig in je schoenen staan - In staat zijn goede feedback te geven - Flexibel kunnen omgaan met steeds veranderende taken - Zelf op zoek gaan naar taken Taken onder de hoede van de vicevoorzitter waren de afgelopen jaren onder andere: - Boekenverkoop - HR & Statuten en andere juridische zaken - Nieuws en Communicatie - Overleg met andere studieverenigingen - Organisatie NGPS - Organisatie van bijvoorbeeld de actieve ledenactiviteit - Organisatie van het Alfabetfeest - Bestuur afgevaardigde in de PKV zijn - Aanwezigheid bij FVOG vergaderingen - Bijhouden van het archief Pagina 5 van 9
Secretaris Tot het takenpakket van de secretaris behoren onder meer het opstellen van brieven, het beantwoorden van algemene post en het bijhouden van het secretarieel jaaroverzicht. Je verantwoordelijkheden liggen ook bij het bijhouden van alle informele post, dat wil zeggen contacten met de faculteit en leden. Daarnaast houdt de secretaris zich bezig met het bijhouden van het ledenbestand. Naast de vaste taken van de secretaris biedt deze functie genoeg ruimte om andere taken op je te nemen. Vaardigheden - Vriendelijk - Representatief - Communicatief vaardig - Goede beheersing van de Nederlandse taal - Sociaal - Alert - Kritisch Brieven - Brief sturen aan aankomende eerstejaars betreffende het introductieweekend op Ameland en de boekenverkoop - Brieven sturen aan donateurs en het donateursbestand up-to-date houden. Verder zorg je er voor dat donateurs op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen omtrent de vereniging (Donateursnieuwsbrief) - Commissieleden, oud-bestuursleden, RvA-leden en de Kas cie uitnodigen voor ALV s - Uitnodigingen voor de nieuwjaarsreceptie versturen aan actieve leden, oudbesturen, RvA leden, ereleden, leden van verdiensten, faculteitsmedewerkers en donateurs - Overige brieven opstellen en versturen Overige Post - Algemene post beantwoorden - Constitutiekaartjes versturen naar verenigingen, oud-bestuursleden en medewerkers van de faculteit - Besturen die zich hebben geconstitueerd een felicitatiemail/-brief sturen. Laten weten of je wel of niet op de constitutieborrel aanwezig zult zijn - Bij gelegenheden: beterschaps-, condoleance-, en felicitatiekaartjes versturen. - Kerstkaarten versturen (met bijgevoegd de nieuwjaarsreceptie uitnodiging) - nieuwsbrief opstellen en versturen (ongeveer 1 keer in de maand, afhankelijk van de hoeveelheid activiteiten in een periode) Andere taken - Notuleren tijdens ALV s - Notuleren tijdens BV s - Secretarieel jaarverslag, activiteitenoverzicht en representatieoverzicht schrijven - Het ledenbestand bijhouden (afgestudeerden uitschrijven, aanmeldingen en opzeggingen bijhouden) Pagina 6 van 9
Penningmeester Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor alles wat er speelt binnen op financieel gebied. Je controleert de geldstromen van de vereniging en houdt hier een boekhouding van bij. Je houdt alle debiteuren en crediteuren bij en begeleidt de penningmeesters van alle commissies. Een zeer verantwoordelijke taak voor iemand met gevoel voor financiën. Vaardigheden die essentieel zijn voor een penningmeester: - Zorgvuldigheid - Verantwoordelijkheidsgevoel - Geduld - Overzicht - Discreet - Rechtvaardig Wat een penningmeester doet: - Maakt voor aanvang van het collegejaar (1 augustus) een begroting en laat deze goedkeuren op de eerstvolgende ALV. Het opstellen van de begroting kan grotendeels aan de hand van het financieel jaarverslag van het voorgaande jaar - Neemt het financieel jaarverslag van 2015/2016 door en zorgt ervoor dat het financieel jaarverslag voor het lopende verenigingsjaar wordt opgesteld - Instrueert de penningmeesters van de commissies over het bijhouden van de financiën van hun commissies - Controleert de begrotingen en balansen van de commissies en informeert regelmatig bij de penningmeesters van de verschillende commissies naar de (financiële) stand van zaken - Zorgt ervoor dat de contributie van de leden wordt geïnd - Stelt een halfjaarbalans op, deze wordt gepresenteerd op de februari ALV - Werkt minstens eens in de week de boekhouding bij en zorgt voor de tijdige betaling van facturen en declaraties - Is capabel om na een overdrachtsperiode zelfstandig met het boekhoudprogramma Conscribo om te gaan - Telt regelmatig de kas en probeert eventuele kasverschillen te verklaren en te verhelpen - Is verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van machtigingen van alle leden en donateurs - Bekijkt (eventueel met de penningmeester van de commissie) per activiteit of iedereen betaald heeft en zit de wanbetalers regelmatig achter de broek - Heeft overzicht over debiteuren en crediteuren en zorgt er samen met de kascommissie voor dat deze goed worden bijgehouden en betalen - Is in het bezit van de betaalpasjes en bijbehorende pincodes en gaat hier zeer verantwoordelijk mee om - Heeft regelmatig overleg met de Kascommissie - Neemt gewoontegetrouw in het opvolgende jaar plaats in de Kascommissie - Zorgt ervoor dat zijn bestuursgenoten op de hoogte zijn van de financiële mogelijkheden van de vereniging, hoeveelheden donateurs en sponsors, et cetera - Daarnaast moet de vice-penningmeester hem op elk gewenst moment kunnen vervangen Kortom: de penningmeester weet alles over de financiële stromen van de vereniging en is verantwoordelijk voor haar financiële gezondheid. Pagina 7 van 9
Commissaris Interne Betrekkingen Eerder had de commissaris intern niet veel vaste taken, behalve het onderhouden van het ledenbestand, en vice-penningmeester zijn. Momenteel ben je als Commissaris Intern voornamelijk verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de commissies van Ibn Battuta, de promotie van activiteiten en de website. Je bent via de voorzitters en bestuursafgevaardigden van de commissies op de hoogte van de gang van zaken binnen deze commissies. Ook draag je dus zorg voor de promotie, waarbij je zorgt voor een lopend promotieschema, en ook de promotie voor commissies aanstuurt. Hiernaast houd je door het jaar heen de jaarplanning bij en zorg je ervoor dat de activiteiten goed in elkaar overlopen. Zoals eerder genoemd, zou je net zoals in het verleden ook de vervanger van de penningmeester kunnen zijn, wanneer er een vicevoorzitter in je bestuur zit is deze hier echter geschikter voor. Ook is het bijhouden van de website, app en facebook een taak van de commissaris interne betrekkingen, gezien je goede contact met commissies en je kennis over alle activiteiten. Belangrijke vaardigheden als Commissaris Interne Betrekkingen: - Sociaal vaardig - Betrokken - Zorgvuldig in de communicatie - Overzicht houden - Alert zijn - Flexibel en kan je ook zelf op zoek naar taken Belangrijkste takenpakket - Verantwoordelijkheid voor de commissies. Je bent daarom dus aanspreekpunt voor alle commissies en omgekeerd ook binnen het bestuur - De jaarplanning van de vereniging actief bijhouden - Het maken en bijhouden van een promotieschema - Het dagelijks onderhouden van de website, app en facebook - Eventueel kan je vice-penningmeester worden - Commissie sollicitaties leiden Andere taken onder de hoede van de intern waren de afgelopen jaren onder andere: - Vice-penningmeester, de taken overnemen wanneer de penningmeester verhinderd is - Donateursbeleid - Het NGPS organiseren - Het Alfabetfeest organiseren - Werkgroep Website leiden - Borrelfotografen controleren Pagina 8 van 9
Commissaris Externe Betrekkingen Als Commissaris Externe Betrekkingen ben je de contactpersoon met het bedrijfsleven. Contact met het bedrijfsleven is behalve voor de carrièredag en bedrijfsbezoeken erg belangrijk voor het verkrijgen van adverteerders. Het is belangrijk een goede, zo persoonlijk mogelijke relatie met bedrijven en adverteerders te onderhouden. Langsgaan bij, mailen en bellen met bedrijven en organisaties zijn de dagelijkse bezigheden van de commissaris extern. Als Commissaris Externe Betrekkingen: - ben je sociaal vaardig - weet je de vereniging te verkopen - heb je een algemene interesse voor het bedrijfsleven - heb je een groot doorzettingsvermogen (adverteerders staan niet in de rij) - ben je bedrijfsgericht (je kan vanuit de invalshoek van een bedrijf denken) - vind je het leuk om contacten te onderhouden met bedrijven en instellingen - kom je representatief over Taken van een Commissaris Externe Betrekkingen zijn o.a.: - De naamsbekendheid van bij bedrijven vergroten door bijvoorbeeld bedrijven te bezoeken, het site-onderdeel voor bedrijven te onderhouden, regelmatig contact te onderhouden, etc. Persoonlijk contact is het sleutelwoord. - Adverteerders voor de vereniging binnenhalen en behouden. - De wensen van bedrijven in relatie met de vereniging monitoren en hierop inspelen middels een advertentiepakket op maat. Zet in op het juiste prijsniveau! - De advertentiemogelijkheden binnen de vereniging kennen en vernieuwen. - Contact houden met adverteerders middels een algemene informatievoorziening. - Het bestand met adverteerders bijhouden (gegevens, contacten en contracten). - Vacatures van bedrijven en instanties promoten - LinkedIn en twitter bijhouden. - De carrièredagcommissie en de werkgroep bedrijfsbezoeken begeleiden - Commissies begeleiden met hun acquisitie (BEC, Almanakcommissie, Lustrumcommissie) - Acquisitiedocumenten up to date houden. - Betalingen van adverteerders bijhouden met penningmeester. - Contact met Next en met de faculteit over Carreer Connext onderhouden - Houdt aqcuisitieoverleggen met de verschillende facultaire organisaties. Pagina 9 van 9