PAGINA i van 15 f Opdrachtgever: Stuurgroep MVO Besteknummer: - Projectnummer: 550613 Versie: 3.0 Status: Uitgegeven door: Oosterhof Holman Beheer B.V. Postbus 6 9843 ZG Grijpskerk
PAGINA 1 van 15 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 2 2 Algemeen... 3 2.1 Organogram Oosterhof Holman... 3 2.2 Organisatorische afbakening... 4 3 Beleid en doelstellingen... 5 3.1 Doel en taakstelling... 5 3.2 Reductiedoelstellingen... 5 3.3 Reductiemaatregelen... 5 4 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden... 6 4.1 TVR-matrix... 6 4.2 Directievertegenwoordiger... 6 5 Communicatie... 8 5.1 Interne communicatie... 8 5.2 Externe communicatie... 9 6 Middelen, bewustzijn, trainingen en bekwaamheid... 10 6.1 Middelenbeheer... 10 6.2 Bewustzijn, trainingen en bekwaamheid... 10 7 Documentenbeheer... 11 7.1 Regels algemeen... 11 7.2 Bewaartermijn... 11 8 Meten en monitoren... 12 8.1 CO₂-inventarisatie... 12 8.2 Validatie... 12 8.3 Afwijkingen... 12 8.4 Corrigerende en preventieve maatregelen... 12 9 Audits... 13 9.1 Interne audits... 13 9.2 Externe audits... 13 9.3 Directiebeoordeling... 13 10 Bijlagen... 14 10.1 Actiematrix... 14
PAGINA: 2 van 15 1 Inleiding Voor u ligt het energiemanagementplan van Oosterhof Holman Beheer (OHB). Dit plan stelt de organisatie in staat om doelstellingen ten aanzien van het energiebeleid, te ontwikkelen en te implementeren. Een systematische aanpak kan leiden tot een aanzienlijke kostenbesparing en dus een verminderde uitstoot van broeikasgassen. Dit document is opgesteld conform de NEN-EN-ISO 50001-2011 en richt zich op het inventariseren, het monitoren van het energieverbruik en CO2 emissies en verbeteringen in de energieprestatie. De basis voor de benadering is weergegeven in figuur 1. Binnen OHB zijn een aantal zorgsystemen organisatie breed geïmplementeerd, namelijk: - ISO 9001; - ISO 14001 (milieutechniek); - VCA**. Figuur 1: globaal
PAGINA: 3 van 15 2 Algemeen 2.1 Organogram Oosterhof Holman
PAGINA: 4 van 15 2.2 Organisatorische afbakening Om onduidelijkheden en dubbeltellingen te voorkomen heeft Oosterhof Holman haar organisatorische grens bepaald. Deze grens wordt vastgesteld op basis van financiële controle. Een deelneming valt binnen de grenzen wanneer deze voor 51% of meer wordt gecontroleerd door Oosterhof Holman. De volgende bedrijfsonderdelen maken onderdeel uit van de carbon footprint van 2014: Oosterhof Holman Beheer bv o Oosterhof Holman Infra bv Wemac bv Zandexploitatie Panhuyspoel Weboma bv Gruno bv Wegwijs-rent bv o Oosterhof Holman Milieutechniek bv Lauwersmeer Milieu bv Oosterhof Holman bio Energie bv Oosterhof Holman bio Energy bv Oosterhof Holman Umwelttechnic GmbH o Oosterhof Holman Beton- en Waterbouw bv o Oosterhof Holman Planontwikkeling bv o Oosterhof Holman Groen bv o Oosterhof Holman Transport bv
PAGINA: 5 van 15 3 Beleid en doelstellingen 3.1 Doel en taakstelling Oosterhof Holman voert haar bedrijfsactiviteiten uit vanuit een breed maatschappelijk bewustzijn, waarin duurzaamheid, veiligheid, transparantie, ethiek en integriteit de basis vormen van haar normen en waarden. Wij streven naar een verantwoorde en respectvolle omgang met mens, milieu en maatschappij. Dit is verwoord in de MVO beleidsverklaring die is ondertekend door dhr. Ir. H. Beerda, algemeen directeur van OHB. De beleidsverklaring wordt zowel intern, door middel van een brief gericht aan al het OHB personeel, en extern gecommuniceerd. Externe communicatie vindt plaats door de beleidsverklaring op de website van Oosterhof Holman te plaatsen. Minimaal eenmaal per jaar wordt deze beleidsverklaring herzien en opnieuw gecommuniceerd. Deze beleidsvisie ten aanzien van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is er op gericht de volgende doelstellingen te realiseren: 3.2 Reductiedoelstellingen Type emissie Doelstelling lange termijn Doelstelling korte termijn Scope 1 15% minder t.o.v. 2009 2% t.o.v. voorgaande jaar Scope 2 15% minder t.o.v. 2009 2% t.o.v. voorgaande jaar Scope 3 10% minder t.o.v. 2010 1% t.o.v. voorgaande jaar Toelichting: Scope 1 emissies zijn zogenaamde Directe emissies en zijn ten gevolge door de activiteiten die een onderneming zelf uitoefent. Bijvoorbeeld diesel- en gasverbruik valt hieronder. Scope 2 emissies zijn de zogenaamde Indirecte emissies. Ons elektriciteitsverbruik valt hieronder, maar ook de emissies ten gevolge van zakelijke kilometers met privé-voertuigen en vliegtuigen. Scope 3 emissies zijn alle andere indirecte emissies, die stroomopwaarts en stroomafwaarts van het bedrijf vrijkomen. Bijvoorbeeld winning van zand of de productie van asfalt. 3.3 Reductiemaatregelen 3.3.1 Algemeen Het bewustzijn onder medewerkers en aannemers verhogen ten aanzien van energiemanagement 3.3.2 Scope 1 emissies Bestuurders / chauffeurs cursus het nieuwe rijden laten volgen Gebruiken van alternatieve brandstoffen onderzoeken Terugdringen van brandstofverbruik door transportmiddelen over de gehele organisatie door het beperken van privékilometers in zakelijke auto s Aanschaffen van brandstofzuinige transportmiddelen 3.3.3 Scope 2 emissies Inkopen van groene stroom met SMK milieukeur voor de gehele organisatie
Stuurgroep MVO Beleidsverklaring Doelstellingen Budgetbepaling Interne communicatie Externe communicatie Interne audits Sector- en keten initiatieven Vaststellen TVR Bijhouden energieregistraties Aandragen verbetermogelijkheden TITEL: PAGINA: 6 van 15 Het plaatsen van PV panelen op bedrijfsgebouwen 3.3.4 Scope 3 emissies Het opzetten en borgen van keteninitiatieven Het opzetten en borgen van een afvalstoffenregistratie Het opzetten en borgen van een papierverbruik registratie Het opzetten en borgen van het elektriciteitsverbruiksregistratie op klantlocaties 4 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4.1 TVR-matrix Directie OHB Directievertegenwoordiger KAM coördinator Stuurgroep MVO Materiaaldienst Controller Communicatie Personeel OHB 4.2 Directievertegenwoordiger Een afgevaardigde van de directie is verantwoordelijk voor het algehele energiemanagementplan en zorgt ervoor dat middelen die van essentieel belang zijn, zoals personele middelen, technologie en budget beschikbaar worden gesteld. Hiertoe heeft de directie van OHB de KAM coördinator en de stuurgroep MVO als directievertegenwoordigers aangewezen. De KAM coördinator en de stuurgroep
PAGINA: 7 van 15 MVO zijn verantwoordelijk voor de inrichting, implementatie en waarborgen van het energiemanagementplan conform de ISO 50001. Ten aanzien van de voortgang rapporteren zij de prestaties van het energiemanagementplan aan de directie. Op deze manier wordt continue verbetering nagestreefd.
PAGINA: 8 van 15 5 Communicatie Doeltreffende communicatie is onmisbaar bij het succesvol implementeren en uitvoeren van het energiemanagementsysteem. Relevante informatie dat regelmatig doch structureel wordt verstrekt draagt bij aan de motivatie en betrokkenheid van werknemers. Zo zal de voortgang ten aanzien van de doelstellingen structureel intern worden gecommuniceerd. Omdat ook Oosterhof Holman maatschappelijk verantwoord ondernemen nastreeft zal daar waar nodig ook externe communicatie plaatsvinden. Ten behoeve van de CO 2 -prestatieladder heeft de afdeling communicatie reeds een communicatieplan opgesteld. Hierin staat onder andere beschreven wie de interne en/of externe belanghebbenden zijn. Omdat het energiemanagementplan parallel loopt met de CO 2 -prestatieladder is er besloten ditzelfde plan te hanteren. 5.1 Interne communicatie In overeenstemming met de doelstellingen en strategie worden alle medewerkers periodiek geïnformeerd over het CO 2 -beleid en CO 2 -reductie. Alle medewerkers worden geïnformeerd over de stand van zaken en worden, waar mogelijk, aangespoord een bijdrage te leveren aan CO 2 reductie. Daarom is het van belang de communicatie laagdrempelig te houden en mensen te prikkelen om een bijdrage te leveren. Hierbij maken we grotendeels gebruik van de bestaande en dus herkenbare communicatiemiddelen. Het directieteam en leidinggevenden en medewerkers van de kantoren beschikken over email en internet. Zij zullen veelal via digitale wijze worden geïnformeerd. Daarnaast wordt driemaal per jaar het personeelsblad Reflector verspreid aan alle medewerkers, waarin de nodige informatie over CO 2 reductie is opgenomen. Op die manier bereiken we veel medewerkers met een minimale inzet van aanvullende middelen. Naast de schriftelijke en digitale communicatiemiddelen is in ons bedrijf de mondelinge kennisoverdracht van groot belang. Via toolboxmeetings voor het bouwplaats personeel, afdelingsoverleggen, cursussen, directievergaderingen enz. zal steeds de aandacht op het CO 2 - beleid worden gevestigd. Voor de interne communicatie zet Oosterhof Holman de volgende communicatiemiddelen in: Toolboxmeetings; Trainingen; Nieuwsbrieven (e-mail + per post); Rapportages; Afdelingsoverleggen; Directievergaderingen; Personeelsblad Reflector;
PAGINA: 9 van 15 5.2 Externe communicatie In overeenstemming met de doelstellingen en strategie informeert Oosterhof Holman de externe partijen ten minste twee keer per jaar over het CO 2 beleid en de CO 2 reductie en spoort aan, waar nodig, een bijdrage te leveren aan de CO 2 reductie. Daarnaast is continu informatie over het CO 2 beleid beschikbaar op de Oosterhof Holman website. Op de website is onder een apart menu alle informatie over ons CO 2 beleid opgenomen. Daarnaast is er gerichte, meestal mondelinge, communicatie met een of meer doelgroepen op specifieke onderdelen van het beleid. Dat kan in het kader van initiatieven en/of deelname aan externe werkgroepen. Ook bij de externe doelgroepen wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande communicatiemiddelen. Voor de externe communicatie zet Oosterhof Holman de volgende communicatiemiddelen in: Oosterhof Holman website Persberichten en publicaties Platforms Werkgroepen Beurzen
PAGINA: 10 van 15 6 Middelen, bewustzijn, trainingen en bekwaamheid 6.1 Middelenbeheer De directie van OHB zal zorg dragen voor de beschikbaarheid van voldoende middelen die essentieel voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het energiemanagementplan. Deze middelen kunnen zijn: Personele middelen; Specialistische vaardigheden; Technologie; Financiële middelen. Om de doeltreffendheid van het energiemanagement tegemoet te komen, worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegewezen aan een de KAM coördinator. De KAM coördinator publiceert de prestaties van het energiemanagement systeem periodiek aan de directie zodat de voortgang ten aanzien van de doelstellingen kan worden bepaald. De energiemanager heeft samen met de VGWM commissie een adviserende rol naar de directie. 6.2 Bewustzijn, trainingen en bekwaamheid Ten aanzien van de bewustheid van het personeel werkzaam bij Oosterhof Holman zullen er programma s worden georganiseerd. Dergelijke programma s moeten de bewustheid van het personeel verhogen waardoor de energie efficiëntie wordt verbeterd. Om continue verbetering te stimuleren zal Oosterhof Holman er voor zorgen dat haar werknemers bewust zijn en blijven. Om dit te bereiken wordt er structureel gecommuniceerd via de website en de reflector. Op dit moment zijn er geen specifieke criteria opgesteld die eisen stellen aan het bekwaamheidsniveau van de energiemanager.
PAGINA: 11 van 15 7 Documentenbeheer Het documentenbeheer van OHB is omschreven in het algemene kwaliteitshandboek. Het doel van deze procedure is om uitgaven alsmede het beheer van documenten in algemene zin te regelen. Het betreft bijvoorbeeld planningen, informatie, begrotingen, tekeningen en projectmappen. In de beschrijving is aangegeven wie verantwoordelijk is gesteld voor de goedkeuring en het beheer van het origineel en de afschriften. Verder zijn eisen beschreven voor het archiveren. In het onderdeel revisies van systeemdocumenten is beschreven hoe een revisie van de systeemdocumenten wordt doorgevoerd. 7.1 Regels algemeen Van elk document dient slechts één origineel exemplaar te bestaan. Het origineel dient te zijn voorzien van een datum van ingang en de naam en handtekening van de verantwoordelijke. Opgenomen in de tekst van het origineel dient zo veel mogelijk te zijn vermeld wie een afschrift krijgen. Toegevoegde naamlijsten/ adreslijsten voldoen ook. De verantwoordelijke bepaalt of de naamlijst dient te worden verzonden aan de geadresseerden. Een eventuele naamlijst wordt met het origineel gearchiveerd. Alternatief mogen voor interne verspreiding in de tekst groepen ontvangers worden genoemd. Handmatige toevoeging van initialen is toegestaan voor interne verspreiding van documenten. Zie verder regels voor afschriften (Binnen onderneming). Indien een document gewijzigd dient te worden, moet die wijziging worden beoordeeld en geautoriseerd door de verantwoordelijke die het document (het origineel) oorspronkelijk heeft goedgekeurd. Bij uitgave van een gewijzigd document, dient de oude versie geplaatst te worden in de map met vervallen documenten, welke in beheer is bij de KAM coördinator. Vervallen documenten zijn dan niet meer beschikbaar in het systeem en dient het nieuwe gewijzigde document te worden gebruikt. 7.2 Bewaartermijn Voor de volgende documenten geldt een bewaartermijn van 7 jaar: Documenten van uitgevoerde projecten; Inspectielijsten voor VGWM. Interne en externe auditrapporten voor veiligheid, milieuzorg en kwaliteit; Administraties van afwijkingen en incidenten, anders dan personeelsfiles; Overige documenten worden door verantwoordelijken minimaal 3 jaar en maximaal 7 jaar bewaard en anders afgevoerd/ vernietigd. Projectdocumenten van niet gegunde werken daarentegen, mogen na 1 jaar worden afgevoerd/vernietigd. Overige documenten die de bedrijfsvoering ondersteunen mogen door de verantwoordelijken worden vernietigd wanneer zij vinden dat ze geen toegevoegde en/of historische waarde hebben. Documenten die de verantwoordelijke personen wel van historische van waarde vinden, kunnen onder het beheer blijven van de verantwoordelijken, of voor archief jaarlijks aan de administratie worden aangeboden. Ze moeten daartoe herkenbaar zijn en gescheiden van geldende documenten worden bewaard. Archiefdozen worden door de administratie geregistreerd en vermelden Historisch, controleren in jaar met een cyclus van 7 jaar. Het hoofd van de administratie bepaalt andere bestemmingen in overleg met verantwoordelijken en vermeldt dit in het register.
PAGINA: 12 van 15 8 Meten en monitoren Het monitoren van gegevens is belangrijk om de voortgang ten aanzien van de doelstellingen te controleren. Voordat het überhaupt mogelijk is te monitoren moeten gegevens zorgvuldig worden gemeten. De emissiebronnen worden naar gelang hun impact op de gehele carbon footprint minimaal tweemaal per jaar gemeten en gemonitord. 8.1 CO₂-inventarisatie Vanaf het referentiejaar 2009 is de carbon footprint conform ISO 16064 bepaald en gerapporteerd. Het bepalen van de carbon footprint geschied aan de hand van invulbladen in een excelsheet. 8.2 Validatie Alle in de CO₂-inventarisatie genoemde gegevens worden voordat de rapportage wordt opgesteld gevalideerd. Het valideren vindt plaats aan de hand van vragenlijst die door het hoofd van de administratie wordt ingevuld. Diezelfde vragenlijst wordt nadat de rapportage is opgesteld voor de tweede maal ingevuld door de persoon die de rapportage heeft opgesteld. Door deze maatregel worden de gegevens gecontroleerd op compleetheid en ook kunnen eventuele afwijkingen aan het licht komen. Dit komt de betrouwbaarheid van de gegevens ten goede. 8.3 Afwijkingen Geconstateerde afwijkingen worden geregistreerd conform het documentatiebeleid. Daar waar mogelijk neemt OHB passende maatregelen. Er is sprake van een afwijking indien er niet kan worden voldaan aan het beleid, doel- en/of taakstelling of gedocumenteerde procedures met betrekking tot het energiemanagementplan. Ieder personeelslid heeft de verantwoordelijkheid om afwijkingen te melden, dit kan via het algemene e-mail adres: info@oosterhofholman.nl. 8.4 Corrigerende en preventieve maatregelen Voor zorgsystemen worden corrigerende en preventieve maatregelen doorgevoerd. Voortgang en controle op de uitvoering van corrigerende en preventieve maatregelen worden door middel van verslaggeving, door de KAM coördinator en de stuurgroep MVO, bewaakt. De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering, bewaking en borging van het verbetervoorstel.
PAGINA: 13 van 15 9 Audits 9.1 Interne audits Interne audits zullen tenminste 1 maal per jaar worden gehouden bij alle bedrijfsonderdelen. Per bedrijf per soort activiteit, per stafdienst en gericht op de inhoud van dit zorgsysteem. In de audits komen voorts ook aan de orde: Zijn de resultaten van de vorige audit bekend en toereikend afgehandeld; Worden de relevante onderdelen van het systeem toegepast; Zijn procedures en formulieren doeltreffend; Hoe wordt de kwaliteit van de bedrijfsprestaties beoordeeld; In welke mate wordt voldaan aan de eisen; In welke mate er rekening is gehouden met het milieubelang van de activiteiten; Op welke onderdelen kan de organisatie nog worden verbeterd; Op welke onderdelen kan de manier van werken nog worden verbeterd; Is bekend welke service wordt verwacht en welke service wordt geboden; In welke mate is er aandacht voor milieuzorg. 9.2 Externe audits Periodiek wordt door een externe certificerende instantie het energiebeleid beoordeeld. Deze beoordeling gaat specifiek in op CO 2 reductie en de daaraan verbonden CO 2 prestatieladder. 9.3 Directiebeoordeling In de directiebeoordeling worden bedrijfsaspecten belicht waarover het zorgsysteem in de afgelopen beoordelingsperiode informatie heeft verschaft. Tevens wordt de werking van het systeem over die periode beoordeeld. De beoordeling omvat de onderdelen: Verwerving Ontwerp Calculatie en offerte Voorbereiding en inkoop Uitvoering Geleverde producten en diensten Uitrusting VGWM resultaten Opleiding Verbeterplannen Zorgsysteem
PAGINA: 14 van 15 10 Bijlagen 10.1 Actiematrix Onderwerp Actie/maatregel scope interne eigenaar Asfaltcentrales MJA3 1 Directie 2016 planning gereed status opmerking Energieverbruik Groene stroom 2 Directie 2015 gereed (A) Energieverbruik Plaatsen van PV-panelen op kantoor Grijpskerk 2 Directie 2016 Materieel Verduurzamen materieel 1 Mat.dnst. n.v.t. Materieel A-label auto's / Elektrische auto's 1 Mat.dnst. n.v.t. Energieverbruik Bewustwording waarom CO2 besparen en hoe krijg je dat voor elkaar? 1,2,3 Directie n.v.t. Energieverbruik Het nieuwe draaien 1 Mat.dnst. n.v.t. Energieverbruik Het nieuwe rijden 1 Mat.dnst. n.v.t. Energieverbruik Stimuleren Carpoolen 1 Directie n.v.t. Energieverbruik Beperken privékilometers bedrijfsauto's 1 Directie n.v.t. Energieverbruik Elektrisch vervoer bij kortere afstanden 1 Directie n.v.t. Energieverbruik Vervanging CV-ketel kantoor Grijpskerk 1 Directie 2016 Energieverbruik Opzetten/deelnemen keteninitiatieven 3 Directie n.v.t. nog niet gestart Doorlopend nog niet gestart Opmerkingen: (A) Windenergie met certificaat van oorsprong, eigen opwek middels PV-installatie