Beleidsplan 2014-2018 Stichting Psycho Pastorale Toerusting
INHOUD Inleiding 2 1 Visie 2 2 Missie 2 3 Doelstelling 2 4 en plannen per taakgebied 3 4.a Cursussen en studiedagen 3 4.b Advisering en ondersteuning gemeenten 4 4.c Bestuur 4 4.d Medewerkers en vrijwilligers 5 4.e Financiën 6 4.f Fondsenwerving 6 4.g Publiciteit 6 Bijlage: Overzicht verantwoordelijkheden en acties per taakgebied gedefinieerd. Fout! Bladwijzer niet 1
Inleiding Voor u ligt het beleidsplan van de stichting Psycho Pastorale Toerusting (hierna: de stichting ). Dit beleidsplan is opgesteld om betrokkenen inzicht te geven in de beleidskeuzes en kaders van de stichting voor de komende 5 jaar. 1 Visie De visie van de stichting Psycho Pastorale Toerusting is dat in kerkelijk Nederland gemeenteleden toegerust zijn om pastorale begeleiding te geven aan mensen met psychosociale problemen. Gedurende het bestaan van de stichting is er een tendens waarneembaar waarin de noodzaak van inzet van psycho pastorale begeleiders (ppb ers) is toegenomen. Het aantal mensen met psychosociale problemen in kerk en samenleving dat behoefte heeft aan deze vorm van aanvullend pastoraat stijgt, terwijl de mogelijkheid tot inzet van professionals juist lijkt te verminderen. De stichting PPT ziet inkadering van aanvullend pastoraat in de structuur van de gemeente als noodzakelijk om de kwaliteit van de begeleiding te waarborgen en ook de gewenste ondersteuning te geven aan de ppb er zelf. 2 Missie De stichting Psycho Pastorale Toerusting rust mensen toe die zich in en vanuit de christelijke gemeente willen inzetten als psycho pastoraal begeleider (ppb er). Het psycho pastoraat is een aanvullende vorm van begeleiding naast regulier pastoraat en hulpverlening. Zij maakt gebruik van zowel inzichten uit de psychologie en het maatschappelijk werk als van inzichten uit de theologie en het pastoraat. De stichting leidt vrijwilligers op die mensen met psychosociale problemen binnen de kerk en de samenleving willen bijstaan. 3 Doelstelling De stichting heeft ten doel het bevorderen van psycho pastorale zorg in kerken en gemeenten. De stichting tracht haar doel ondermeer te bereiken door: 1. Het toerusten van vrijwilligers voor psycho pastorale begeleiding door het organiseren van cursussen en studiedagen. 2. Kerken bewust te maken van hun verantwoordelijkheid voor mensen met psychosociale problemen en hen te ondersteunen bij het integreren van psycho pastoraat in hun pastorale activiteiten. 2
4 en plannen per taakgebied In deze paragraaf wordt per taakgebied aangegeven welke doelstellingen er voor de komende 5 jaren zijn en wat de plannen zijn om deze te bereiken. De taakgebieden die we onderscheiden zijn: a. Cursussen en studiedagen b. Advisering en ondersteuning gemeenten c. Bestuur d. Medewerkers en vrijwilligers e. Financiën f. Fondsenwerving g. Publiciteit 4.a Cursussen en studiedagen Basis- en vervolgcursus De stichting biedt een basiscursus en een vervolgcursus voor toerusting van vrijwilligers in kerkelijke gemeenten. Beide cursussen bestaan uit 9 cursusdagen, verdeeld over een jaar. De cursusdagen hebben een afwisselend programma. Deskundige docenten, veelal theologen en psychologen, leggen steeds in plenaire bijeenkomsten de theorie uit. Daarna wordt de theorie in trainingsgroepen van 10-12 personen praktisch gemaakt en toegepast op het eigen functioneren in concrete (pastorale) situaties. Door middel van een inhoudelijk gedegen cursus map wordt de theorie vooraf aan de cursist aangeboden, aangevuld met actuele artikelen en verhalen uit de praktijk. PPT+ Om de twee jaar (bij voldoende animo) organiseert de stichting een derde cursusjaar, PPT+ genoemd. Deze aanvullende cursus is voor cursisten die de basiscursus en de vervolgcursus van de stichting gevolgd hebben en actief zijn als psycho pastoraal begeleider. Intervisie is een onderdeel van deze cursus. Studiedagen De stichting organiseert twee keer per jaar een studiedag rondom relevante en actuele psycho pastorale thema s. De opzet hiervan, een dagprogramma op mbo-niveau met een hoofdthema, hoofdspreker en workshops, heeft door de jaren heen zijn waarde bewezen. Deze dagen dienen dan ook gecontinueerd te worden. De studiedag wordt gehouden voor (oud-)cursisten en verder voor iedereen die geïnteresseerd is. Cursuscoördinator Voor de organisatie van de cursussen is een cursuscoördinator aangesteld. De cursuscoördinator is in dienst bij de stichting om de continuïteit van de cursus te borgen. Educatiecommissie De activiteiten van de cursuscoördinator worden ondersteund door de educatiecommissie. Deze bestaat naast de cursuscoördinator uit 3 personen en vergadert jaarlijks 5 à 6 keer. Kwaliteit en actualiteit van de cursus en het cursusmateriaal borgen. Onder anderen op basis van evaluaties van cursisten en evaluaties met de docenten en trainers. Werving en behoud van voldoende en goed gekwalificeerde docenten en trainers. Een voltallige bezetting van de educatiecommissie, bij voorkeur met diverse disciplines. 3
Volgen hoe de cursus van de stichting zich verhoudt tot het overige aanbod van cursussen en opleidingen in dit segment. - Actualiseren van het huidige cursusmateriaal. Tevens zorgen voor een plan voor de borging van de actualiteit van het cursusmateriaal in de toekomst. - Inzichtelijk maken van cursussen in Nederland die vergelijkbaar zijn met die van de stichting. Met tevens inzicht in de overeenkomsten/verschillen. 4.b Advisering en ondersteuning gemeenten Op verzoek wordt toerusting op maat en/of advies gegeven aan kerkelijke gemeenten. De stichting kan bijvoorbeeld voorlichting en ondersteuning geven voor het opzetten van een pastoraal team in gemeenten waar nog geen pastoraal team werkzaam is. Tevens geeft zij op verzoek ondersteuning en advies op maat aan bestaande pastorale teams. Dit kan variëren van een eenmalig telefonisch of gezamenlijk overleg tot een langer begeleidingstraject of het organiseren van bijeenkomst(en) voor het pastorale team voor verdieping in verschillende onderwerpen. Doelstelling Kerkelijke gemeenten ondersteunen die behoefte hebben aan de diensten van de stichting om een pastoraal team op te zetten, uit te breiden of toe te rusten op gebied van psycho-pastoraat. - Op verzoek gemeenten ondersteuning bieden. 4.c Bestuur Het bestuur van de stichting heeft aangegeven een bestuur dichtbij de organisatie te willen zijn. Dit betekent dat het bestuur zich ten taak stelt om zich in te zetten voor een aantal aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden. Denk aan ambassadeurschap voor de stichting naar buiten, het zorgen voor voldoende communicatie en binding binnen de stichting en personeelszorg voor medewerkers en vrijwilligers. Ook zal het bestuur bijdragen aan uitvoerende taken, zoals het optreden als gastheer/-vrouw bij de uitreiking van de certificaten. Om zowel de structuur als de uitvoering van taken binnen het bestuur verder te optimaliseren, zullen verantwoordelijkheden binnen het bestuur worden verdeeld in taakgebieden, die aan personen worden toegekend. Ook zal meer gewerkt worden vanuit commissies, die gevormd worden door bestuursleden en vrijwilligers. Bijvoorbeeld de PR commissie. Binnen het bestuur is een duidelijke verdeling van taakgebieden en verantwoordelijkheden. Elk bestuurslid draagt zorg voor zijn verantwoordelijkheden en de uitvoering van zijn taken. Elk bestuurslid draagt bij aan een betrokken en open sfeer, gericht op een opbouwende samenwerking binnen de stichting. 4
- Duidelijke taakomschrijvingen en verdeling van taakgebieden in het bestuur. - Elke bestuursvergadering wordt de voortgang van alle taakgebieden besproken. - Elk bestuurslid bezoekt minstens eenmaal per jaar een cursus- of studiedag. - Bij de certificaatuitreikingen treedt een bestuurslid op als gastheer/-vrouw. - Aan het einde van elk jaar wordt een jaarwerkplan opgesteld voor de doelstellingen en acties per taakgebied voor het volgende jaar. 4.d Medewerkers en vrijwilligers De stichting leunt op de inzet van een groot aantal medewerkers en vrijwilligers. De afhankelijkheid van de medewerkers en vrijwilligers is een kwetsbare kant van de stichting. Dit vraagt om zorg, betrokkenheid en goede onderlinge communicatie. Daarbij is een duidelijke beschrijving van alle taken en verantwoordelijkheden binnen de stichting wenselijk, om grip te houden op de uitvoering en de kwaliteit ervan. Ook in geval van een medewerker of vrijwilliger uitvalt. Intern fungeert de emailnieuwsbrief SYNAPS als communicatiemiddel tussen bestuur en medewerkers en vrijwilligers. Daarnaast is er jaarlijks is er een startbijeenkomst voor aanvang van het nieuwe seizoen. Alle medewerkers, vrijwilligers en het bestuur worden hiervoor uitgenodigd. De doelen zijn vooral evalueren, informeren over ontwikkelingen en het bevorderen van gezamenlijke betrokkenheid. De trainers, docenten en cursuscoördinator komen vooraf samen om praktische zaken voor de cursus af te stemmen. Voor een goede interne communicatie en kijk op de gang van zaken is een goede en intensieve samenwerking met de cursuscoördinator onmisbaar. Dit contact vindt minimaal plaats door tijdens elke bestuursvergadering een kort overleg met de cursuscoördinator te houden. Een van de vrijwilligers treedt daarnaast op als adviseur van het bestuur en is om deze reden ook bij de bestuursvergaderingen betrokken. Beiden zorgen voor een korte lijn tussen het bestuur en de (kantoor-)vrijwilligers. Voor alle medewerkers en vrijwilligers komt er een taakomschrijving waarin ook de bijbehorende verantwoordelijkheden worden vermeld. De stichting zorgt goed voor haar medewerkers en vrijwilligers en zorgt voor regelmatige en open communicatie. Het bestuur van de stichting ziet dit als noodzaak voor een langdurige en gezonde samenwerking. - Jaarlijkse startbijeenkomst voor alle medewerkers, vrijwilligers en het bestuur. - Jaarlijks etentje met de cursuscoördinator en kantoorvrijwilligers, waarbij ook enkele bestuursleden aanwezig zijn. - Jaarlijks vindt een open gesprek plaats tussen bestuur en de medewerkers en vrijwilligers (individueel of in groepsverband). Naast het tonen van belangstelling is het ruimte voor het bespreken van zaken waar men tegenaan loopt. - Tijdige uitgave van de SYNAPS waarin alle relevante informatie wordt meegenomen. 5
4.e Financiën Voor een financieel gezonde organisatie is het noodzakelijk dat elk jaar minimaal 200 cursisten deelnemen aan de basis- en vervolgcursussen. Er is een stichtingsvermogen van 55.000,-- Kostentechnisch gezien zijn we een Lean en Mean organisatie. Kostenstijging wordt geneutraliseerd door maatregelen om de kosten te drukken. - Voorzien in tussentijdse rapportages voor het bestuur. Minimaal eens per halfjaar. - Tijdige begroting voor zowel het kalenderjaar als het cursusjaar. - Alle uitgaven verantwoorden aan het bestuur. - RfB keurmerk behouden. - Regelmatige interne update over financiële stand van zaken. 4.f Fondsenwerving Naast cursusgelden ontvangt de stichting gelden uit donaties, schenkingen en giften van kerkelijke gemeenten. De stichting wil nog actiever aan de slag met de werving hiervan. Er zal tevens gezocht worden naar meer mogelijkheden om projecten in te dienen bij organisaties die deze willen financieren. Behoud van de huidige donateurs en uitbreiding met nieuwe donateurs. Vergroten van het aantal giften vanuit kerkelijke gemeenten. Behoudt Anbi status. - Jaarlijks wordt aan de cursisten gevraagd of zij als donateur de stichting willen steunen. - Fondsenwerving bij alle kerkelijke gemeenten waar (oud-)cursisten actief zijn. - Plan voor het (jaarlijks) benaderen van kerken voor een plaats op het collecterooster. - Donateursbestand onderhouden door middel van toezending van de nieuwsbrieven. - Jaarlijks een bedankbrief aan donateurs en diaconieën. - Promoten van mogelijkheden voor een legaat of gift (o.a. op de website en in de nieuwsbrief). 4.g Publiciteit Het voortbestaan van de stichting is afhankelijk van de vraag naar haar diensten. De stichting kan alleen haar doelstelling bereiken en cursussen geven wanneer er voldoende deelnemers zijn. Afgelopen periode hebben we gemerkt dat publiciteit hiervoor, wellicht meer dan eerder, noodzakelijk is. Website De stichting wil een informatieve website hebben, waar potentiele cursisten en gemeenten kort en bondige informatie vinden over het aanbod van de stichting. Nieuwsbrief Twee keer per jaar wordt een nieuwsbrief verzonden aan alle betrokkenen van de stichting: vrijwilligers, medewerkers, donateurs en (oud-)cursisten. 6
Advertenties en persberichten De stichting heeft inmiddels een flinke perslijst om de cursussen onder de aandacht te brengen van redacties van kranten, kerkbladen enz. Werving van minimaal 200 cursisten per jaar voor de basis- en vervolgcursus. Een actieve publiciteitscommissie. Nieuwe kanalen inzetten voor de werving van cursisten. Vergroten van de bekendheid van de stichting bij kerkelijke gemeenten. - Jaarlijkse publiciteitsactiviteiten voorzetten (advertenties, beurzen e.d.). - Publiciteitcommissie vormen, overlegstructuur vaststellen en prioriteiten en acties per jaar afspreken. - Overzicht opzetten van gemeenten waar een pastoraal team werkzaam is. - Persoonlijke benadering van predikanten om (nieuwe) gemeenten te bereiken. - Het opzetten en uitwerken van en 3x7 stappenplan om kerkgenootschappen te informeren en interesseren voor het opleiden en inzetten van ppb ers. - Herzien en actualiseren van de (teksten op) de website. - Mogelijkheden voor inzet van sociale media onderzoeken. - Tijdige uitgave van de nieuwsbrief. Bestuur stichting Psycho Pastorale Toerusting 7