Ondernemingsraad Jaarverslag 2012
Aandachtsgebied Ondernemingsraad De ondernemingsraad is een (zelfstandig) orgaan van overleg, advies, informatie en communicatie binnen een instelling. De raad heeft tot taak het optimaal functioneren van de instelling in al haar doelstellingen te bevorderen door: - Het voeren van overleg met de leiding van de instelling. - Het vertegenwoordigen van werknemers. Hij zal bij de vervulling van deze taak zich in sterke mate laten leiden door de belangen en opvattingen van werknemers en zal deze belangen en opvattingen op basis van de hem bij Wet, CAO of anderszins gegeven bevoegdheden optimaal in het beleid van bestuur en directie van de instelling doen doorklinken. Daartoe dient met name ook in de overlegvergaderingen een goed klimaat te worden geschapen en gehandhaafd, zodat zowel de ondernemingsraad als de leiding van de instelling kunnen komen tot een juiste afweging van alle betrokken belangen, ook die van de patiënt (uit Cao Ziekenhuizen 2011-2014, Bijlage A Statuut Sociaal Beleid). 1. Naast de bevoegdheden op grond van de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) heeft de ondernemingsraad de volgende rechten: Adviesrecht over een voorgenomen besluit tot benoeming van een lid van het bestuur respectievelijk de Raad van Toezicht (procedure conform artikel 30 WOR); Adviesrecht over een tijdelijke voorziening tot waarneming van een functie in de directie of de Raad van Bestuur. Dit recht geldt niet voor vervanging wegens kortdurende afwezigheid (aanvullend op artikel 30 WOR); Recht op bespreking van de conceptbegroting van de instelling, met name van de personeelsbegroting en het aanschaffingsbeleid. De personeelsbegroting bevat zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens over de personeelsbezetting. Hierbij worden tenminste de volgende gegevens verstrekt: Een organisatieschema; Een overzicht van de personeelsbezetting, uitgesplitst naar organisatie-eenheden; Personeelsaantallen; Gegevens over de tijdelijkheid en de omvang van het dienstverband; Een inhoudelijke omschrijving op hoofdlijnen van de functies; Adviesrecht bij een belangrijke tussentijdse wijziging van de personeelsbegroting (conform artikel 25 WOR). De Ondernemingsraad ontvangt de vastgestelde begroting en de wijzigingen die zijn aangebracht. 2. Met ingang van 1 januari 2012 heeft de ondernemingsraad recht op ambtelijke ondersteuning van twee uur per week per ondernemingsraadzetel (uit Cao Ziekenhuizen 2011-2014, Hoofdstuk 5 Faciliteiten (leden) werknemersorganisaties, beroepsvereniging en extra bevoegdheden ondernemingsraad, artikel 5.6. Extra bevoegdheden ondernemingsraad). 2 3
Inhoudsopgave Aandachtsgebied Ondernemingsraad 3 Voorwoord 7 Samenstelling van de Ondernemingsraad 8 en 9 Vergaderingen en werkwijze van de Ondernemingsraad 10 Verslag van de Reglementscommissie 11 Verslag van de commissie Arbeidsvoorwaarden 12 t/m 15 Verslag van de Verkiezingscommissie 16 en 17 Verslag van de Arbo-commissie 18 en 19 Verslag van de commissie Financiën 20 Verslag van de Scholingscommissie 21 Verslag van de commissie PR 22 Bijlagen: 1. Organisatie van de Ondernemingsraad 23 2. Adviesaanvragen en instemmingsaanvragen 24 3. Bereikbaarheid van de Ondernemingsraad 25 Colofon 26 4 5
Voorwoord Op 1 januari 2012 begint de Ondernemingsraad in de Sint Maartenskliniek aan het tweede jaar van zijn zittingsperiode van drie jaar. Hoewel er wisselingen in de bezetting zijn geweest, zowel in de ondernemingsraad als ook in het dagelijks bestuur hiervan, is het vrijwel altijd mogelijk door middel van tussentijdse verkiezingen een volledige invulling van het aantal beschikbare zetels te houden. Dit is ook zeker nodig want het is een druk jaar, vol adviesaanvragen en instemmingsaanvragen. De financiële onzekerheid, o.a. veroorzaakt door externe ontwikkelingen in de zorg en intern de vormgeving van de organisatiestructuur, hebben veel aandacht van de ondernemingsraad geëist. Met name gezien de mogelijke personele consequenties. De ondernemingsraad steekt veel energie in het aangaan van strategische partnerschappen met belangrijke stakeholders om tot een zo goed mogelijk eindresultaat te komen voor werknemers en organisatie. Als ondernemingsraad hebben we een grote waardering voor de inzet van eenieder in onze organisatie, want we weten dat alle veranderprocessen veel energie vragen terwijl vaak tot in een laat stadium concrete plannen en consequenties hiervan helder gemaakt (kunnen) worden op de werkvloer en men in onzekerheid verkeert. De ondernemingsraad streeft ernaar zich verder te ontwikkelen zowel door gezamenlijke scholing (bijvoorbeeld op gebied van de WOR, CAO en wetgeving, strategische beleidvoering) alsook door gebruik te maken van competentiegerichte individuele scholing. De toenemende complexiteit en personele en financiële consequenties van onderwerpen die aan de ondernemingsraad zijn (en ook nog zullen worden) voorgelegd vragen een professionele en efficiënte ondernemingsraad met enthousiaste leden die ook inhoudelijk goed onderlegd zijn. We hopen dat dit verslag een goede weerspiegeling geeft van de veelzijdigheid van het werk van een ondernemingsraad en specifiek van het werk van de ondernemingsraad binnen de Sint Maartenskliniek. Met vriendelijke groet, Namens de Ondernemingsraad, Ivar Bruaset, voorzitter Henny van Baal en Babette Hermans, vicevoorzitters Jetske Boersma, ambtelijk secretaris. 6 7
Samenstelling Ondernemingsraad OR-functie Naam Kiesgroep/functie Voorzitter (tot februari) Hans Rijndertse Facilitair bedrijf Stafmedewerker elektrotechniek onderhoud en bouwzaken Voorzitter (van februari tot december) Henny van Baal Facilitair bedrijf Hoofd Schoonmaak Voorzitter (vanaf december) Ivar Bruaset Orthopedie Anesthesioloog Vicevoorzitter (tot februari) Joost Huijs Revalidatie Fysiotherapeut Vicevoorzitter (tot februari) Joan Luites RD&E Onderzoeker Vicevoorzitter (vanaf februari) Ivar Bruaset Orthopedie Anesthesioloog Vicevoorzitter (vanaf februari) Babette Hermans Revalidatie Diëtist OR-lid (vanaf juni) Mark van den Brink Orthopedie Gipsmeester Vicevoorzitter vanaf december Henny van Baal Facilitair bedrijf Hoofd Schoonmaak OR-lid Willy Franssen Orthopedie Verpleegkundige OR-lid (vanaf juni) Wilma Schinning Facilitair bedrijf Hoofd servicebureau OR-lid (vanaf februari) Joan Luites RD&E Onderzoeker OR-lid Tjerk Romkema Stafdiensten Marketeer OR-lid (tot februari) Henny van Baal Facilitair bedrijf Hoofd schoonmaak OR-lid Tamara Egbers Revalidatie Fysiotherapeut OR-lid (tot februari) Ivar Bruaset Orthopedie Anesthesioloog OR-lid (vanaf juni) Arjan Morel Revalidatie Planner OR-lid (tot februari) Babette Hermans Revalidatie Diëtist OR-lid (tot oktober) Corry de kok Revalidatie Medisch secretaresse OR-lid Hendrik Nijman Orthopedie Applicatiebeheer/lab digitale radiologie OR-lid (van januari tot juli) Marjolein Roeland Orthopedie verpleegkundige OR-lid Dennis van Aggelen Reuma Laborant OR-lid Kyra van Herwijnen Reuma Apothekersassistent Ambtelijk secretaris Jetske Boersma Stafdiensten 8 9
Vergaderingen en werkwijze van de Ondernemingsraad Verslag van de Reglementscommissie In 2012 komt de OR elke woensdagmiddag bijeen. De middag wordt besteed aan commissiewerk of aan vergaderingen met de OR-leden onderling, Raad van Bestuur, manager P&O, de PAR (Patiënten Advies Raad), management en leidinggevenden, medewerkers in de organisatie en de Raad van Toezicht. Commissiewerk Tijdens de woensdagmiddag komen OR-leden in commissies en plenair bij elkaar om een bepaald onderwerp te behandelen, vergaderingen voor te bereiden, nota s te lezen of om gesprekken te voeren met medewerkers naar aanleiding van adviesaanvragen, instemmingsaanvragen of andere lopende zaken. Op de woensdagochtenden komt het Dagelijks Bestuur van de OR bijeen. Ondernemingsraadsvergadering (OR-vergadering) Regelmatig vindt op de woensdagmiddag een ondernemingsraadsvergadering plaats. De data van deze vergaderingen en de notulen zijn te vinden op het Intranet van de SMK (Maartensnet). Tijdens deze vergaderingen komen de lopende zaken aan bod, commissies brengen de overige OR-leden op de hoogte van hun werkzaamheden, er wordt gestemd over adviesaanvragen en instemmingsaanvragen, enzovoort. In 2012 vinden vijftien reguliere OR-vergaderingen plaats en twee extra OR-vergaderingen. Overlegvergaderingen (OV-vergadering) Tijdens de overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur en de manager van de afdeling P&O worden de stukken besproken waarop instemming of advies gegeven wordt door de OR. Deze stukken worden minimaal eenmaal in een OR-vergadering en eenmaal in een overlegvergadering besproken. Verder wordt met de Raad van Bestuur en de manager P&O gesproken over ontwikkelingen in de SMK, nieuwe producten, de cultuur, productiecijfers en actuele zaken. In 2012 vinden zeven overlegvergaderingen plaats, waarvan twee keer de Raad van Toezicht bij het overleg aanwezig is. Nieuwe interne werkwijze OR De OR heeft het afgelopen jaar een professionaliseringsslag gemaakt om adequater om te gaan met de inspanningen die de organisatie van hem verwacht. De werkwijze van de OR is aangepast en procesmatiger ingericht. De nieuwe werkwijze vraagt echter om een andere verdeling van taken binnen het Dagelijks Bestuur van de ondernemingsraad om optimaal te kunnen functioneren. De OR heeft daarom op 5 december besloten op een hernieuwde wijze invulling te geven aan zijn Dagelijks Bestuur. Hierbij is het takenpakket binnen het Dagelijks Bestuur opnieuw verdeeld. Dit heeft ook geresulteerd in een verschuiving van functies. Ivar Bruaset heeft daarom per 5 december het voorzitterschap op zich genomen en Henny van Baal en Babette Hermans het vicevoorzitterschap. Met deze hernieuwde taakverdeling kan de OR zijn werkzaamheden met meer efficiëntie uitvoeren binnen de nieuwe werkwijze. Samen met medewerkers en de bestuurder wil de OR zich zo ook in 2013 inzetten voor een gezonde organisatie. Reglement OR zittingsperiode 2011-2014 In 2012 heeft de Reglementscommissie geen werk gehad aan het in 2010 goedgekeurde en vastgestelde Reglement voor de zittingsduur 2011-2014 van de Ondernemingsraad. Convenant tussen de Ondernemingsraad en de Raad van Bestuur Het Convenant tussen de Ondernemingsraad en de Raad van Bestuur is ook dit jaar weer van kracht en wordt nageleefd. Het laatst aangepaste Convenant dateert van 16 april 2008. In het Convenant staan het adviesrecht, instemmingsbevoegdheid en informatierecht en tevens procedures hoe in deze te handelen zowel door de Raad van Bestuur als door de Ondernemingsraad, beschreven. Verkiezingen/voortijdig vertrek OR-leden De Reglementscommissie houdt volgens de WOR de Raad van Bestuur en medewerkers op de hoogte van verkiezingen en vertrekkende OR-leden en de wisselingen in de samenstelling van de diverse vaste commissies. Op 25 januari vinden de in 2011 georganiseerde tussentijdse verkiezingen van Orthopedie plaats. De vacante zetel binnen Orthopedie is dan weer bezet. In februari hebben twee leden van het Dagelijks Bestuur wegens persoonlijke redenen de OR voortijdig verlaten. Er komen twee zetels binnen Facilitair Bedrijf & Vastgoed en Revalidatie vacant. Na de tussentijdse verkiezingen bij Revalidatie, Facilitair Bedrijf & Vastgoed en Orthopedie op 13 juni heeft de Reglementscommissie de Raad van Bestuur en de medewerkers op de hoogte gesteld van de samenstelling van de diverse commissies van de OR. Na de tussentijdse verkiezingen bij Orthopedie op 12 december heeft de Reglementscommissie eveneens de Raad van Bestuur en de medewerkers op de hoogte gesteld van de samenstelling van de diverse commissies van de OR. Vanwege het aftreden van een OR-lid binnen de kiesgroep Revalidatie in oktober, start de OR in 2013 met één vacante zetel in deze kiesgroep en in de Ondernemingsraad. De tussentijdse verkiezingen hiervoor zijn in januari 2013 uitgeschreven en worden op 3 april 2013 gehouden. 10 11
Verslag van de commissie Arbeidsvoorwaarden Algemeen De commissie kent in 2012 wat schommelingen in samenstelling. Naast de zittende leden Hendrik Nijman, Babette Hermans en Dennis van Aggelen, schuiven twee nieuwe leden aan: Arjan Morel en Wilma Schinning. Deze twee nieuwe leden zijn stappen in om Joan Luites, Tjerk Romkema en Joost Huijs, die de Arbeidsvoorwaarden commissie om verschillende redenen hebben verlaten, te vervangen. De commissie bestaat daarmee op dit moment uit vijf personen. Missie en visie Arbeidsvoorwaarden commissie 2012 Begin 2012 werkt de commissie nog niet met heldere speerpunten. Wel is er een aantal belangrijke aandachtspunten voor de commissie: Verbetering op het gebied van kennis van de CAO. En daarmee pro actief handelen. Voorbereiding op werkkosten regeling. Gerichte cursus voor de commissie op het gebied van bovenstaande aandachtspunten. Adviesaanvragen In juni 2012 ontvangt de OR het volgende hoofdstuk over het project Tot uw Dienst. Dit betreft de invoering van Tot uw Dienst op de verpleegafdeling F2b. In de aanvraag wordt opnieuw uitgelegd dat bij het project Tot uw Dienst van 3 verschillende ondersteunende functies teruggegaan wordt naar 2. Dit met als voornaamste doelstelling de verbetering voor de aandacht van de patiënt. Op deze aanvraag reageert de OR positief maar wel met enkele tips en toevoegingen: 12.143U Advies Tot uw dienst F2B De Ondernemingsraad adviseert positief over de veranderingen met betrekking tot de medewerkers zoals voorgesteld in de aanvraag. De Ondernemingsraad adviseert het management om frequent met de medewerkers in contact te staan. Het is niet alleen belangrijk om in gesprek te blijven met de medewerkers om eventuele knelpunten zo snel mogelijk op te lossen. Het is ook noodzakelijk om te luisteren naar de ervaringen en open te staan voor oplossingen van deze medewerkers. Communiceer helder hoe de inbreng van de medewerkers wordt meegenomen. Op die manier worden de beste oplossingen bereikt, die gedragen worden door de medewerkers en het succes van het project bevorderen. Om de gevolgen van de veranderingen te kunnen volgen en het behalen van de oorspronkelijke doelstellingen van het project Tot uw dienst te kunnen beoordelen, adviseert de Ondernemingsraad om de evaluatie zoals voorgesteld in de aanvraag, zo compleet mogelijk uit te voeren en naast de medewerkers ook de patiënten te betrekken. De Ondernemingsraad wil op de hoogte worden gehouden van het vervolgtraject en ontvangt graag een rapportage van de evaluatie. 1 oktober 2012 ontvangt de OR het definitieve besluit van het RvB waarin de punten van de OR nadrukkelijk zijn meegenomen. Instemmingsaanvragen Er zijn komen acht instemmingaanvragen binnen: Verlenging bindingspremie nieuwe anesthesie Verlenging bindingspremie operatieassistent Aanwijzing vakantiedagen 2013 Avondpoli Reumacentrum Medisch herplaatsing beleid Reiskosten woon-werkverkeer Uitbreiding werktijd afdelingsmedewerker C1-C2 Werving en Selectie Met alle aanvragen stemt de OR (uiteindelijk) in. Met de aanvraag reiskosten woon-werkverkeer stemt de OR in eerste instantie niet in om uiteindelijk na aanpassing alsnog in te stemmen. Hieronder volgt een tweetal trajecten die de OR volgt bij bovengenoemde instemmingsaanvragen. Instemmingsaanvraag Avondpoli Reumacentrum Begin 2012 komt dit onderwerp ter sprake tijdens de informele overleggen met het management team reumacentrum. Tevens zoekt de directeur van het reumacentrum contact met de OR om samen te bekijken wat de rol van de OR is. Zodoende is de OR vroeg betrokken bij dit onderwerp. In maart 2013 is de OR uitgenodigd voor een gesprek specifiek over dit onderwerp waarbij een 2 tal commissieleden aanwezig is. In dit gesprek wordt al duidelijk dat er goed overlegd wordt met de verschillende betreffende afdelingen. Begin mei ontvangt de OR uiteindelijk de instemmingsaanvraag waarin de beweegredenen en effecten dus al niet meer als een verrassing komen: 12.080 Instemmingsaanvraag openstelling avondpolikliniek Reumacentrum Beweegredenen voor dit besluit. De voorgenomen openstelling avondpolikliniek Reumacentrum, infuusbehandelingen ARC en sportpolikliniek SMC komt voort uit de doelstelling zorgaanbod organiseren vanuit de behoefte van de patiënt. Daarnaast biedt de avondopenstelling mogelijkheden tot het efficiënter inzetten van behandelruimtes. Positieve en negatieve effecten De openstelling heeft als positief effect dat de patiënt een ruimere keuze heeft in de tijdstippen voor het bezoek aan het ziekenhuis. Daarnaast kan efficiënter met de ruimtes worden omgegaan. Medewerkers worden geconfronteerd met gewijzigde arbeidstijden. Mede door de goede manier van aanvliegen kan de OR vrij makkelijk begin juni instemmen: 12.097U Instemming met voorwaarden over openstelling avondpoli Reumacentrum De Ondernemingsraad erkent de aanleiding van dit probleem en heeft de volgende criteria opgesteld voor een eventuele oplossing: Het plan voldoet aan de CAO en de wettelijke regelgeving; De gekozen oplossing lost het probleem op; Het plan is met de medewerkers besproken en heeft voldoende draagvlak; Het projectteam houdt de Ondernemingsraad op de hoogte van de vorderingen en de uitkomsten van het project. 12 13
Na beoordeling van het plan komt de Ondernemingsraad met het volgende besluit: Mits voldaan wordt aan: De evaluatie vindt vier maanden na de start van de avondpoli plaats. In eerste instantie stond oktober 2012 genoemd na de start in juni. De Ondernemingsraad gaat ervan uit dat deze evaluatie mee opschuift nu de start is uitgesteld; Er worden op korte termijn afspraken gemaakt met I&A. Als er namelijk inzet nodig is buiten de huidige werktijden om, moeten de medewerkers in staat worden gesteld om hier rekening mee te houden in hun privésituatie, stemt de Ondernemingsraad in met het besluit een avondpoli in te stellen op de afdeling reumatologie zoals beschreven in de aanvraag. Instemmingsaanvraag Reiskosten woon-werkverkeer Begin 2012 wijzigt de CAO op een aantal punten. Een van deze punten is het uitbetalen van reiskosten voor woon-werkverkeer. Een grote verandering is dat de medewerkers over korte afstanden nu ook reiskostenvergoeding krijgen. Dit komt dan extra bij de al bestaande trappers regeling voor fietsers. Hierdoor kiest de werkgever er in eerste instantie voor de volgende oplossing: 12.019 CAO reiskosten vergoedingen woonwerkverkeer Concreet ziet de uitvoering er dan als volgt uit: Standaard regeling (die ook door RAET ondersteund wordt) is dat elke medewerker reiskosten woon-werkverkeer krijgt voor het aantal dagen dat hij/zijn geregistreerd staat in ons personeel/ salarisadministratiesysteem. De vergoeding bedraagt 0,08 per kilometer met een maximum van 30 kilometer enkele reis reactie van 28 maart jl. deze vergoeding onverkort uitvoeren voor alle werknemers die daar op grond van de CAO recht op hebben. Daarnaast willen wij de bestaande stimuleringsmaatregelen laten voortbestaan, zoals u in de bijlage kunt lezen. De vergoeding van de Trappers wordt aangepast op een zodanige wijze dat elke deelnemer naast de standaard Cao-vergoeding gebruik kan maken van een extra vergoeding conform de Trapperregeling. Dat betekent dus dat de personeelsleden van de Sint Maartenskliniek Nijmegen die gebruik maken van de Trapperregeling de vergoeding krijgen uitbetaald. Wij zullen de salarisadministratie opdracht geven om de deelnemers aan de Trappers met terugwerkende kracht tot 01-01-2012 de bijdrage van het woon-werkverkeer conform de CAO toe te kennen. Uiteindelijk komt daarna alsnog de instemming van de OR: 12.114U Instemming CAO reiskosten woon- werkverkeer Zoals besproken tijdens de overlegvergadering van 1 augustus jl. stuurt de ondernemingsraad bij dezen de schriftelijke bevestiging van instemming met het voorstel CAO reiskosten woon-werkverkeer (met uw referentie 2012-07-27-B278). De Ondernemingsraad is content met de stimuleringsmaatregelen voor gebruik van fiets en Openbaar Vervoer. De basis vergoeding is conform CAO. Hiermee is aan de criteria voldaan. Indien medewerkers gebruik maken van de Trappersregeling of de OV-regeling vervalt voor deze medewerkers de Cao-vergoeding. In alle gevallen is de Trappersregeling en OV-regeling gunstiger en krijgen medewerkers een hogere vergoeding. De OR komt tot de conclusie dat de CAO hiermee niet gevolgd wordt: 12.062U Reactie CAO reiskosten woon- werkverkeer De Ondernemingsraad vindt dat er uitvoering gegeven moet worden aan de regeling voor vergoeding woon-werkverkeer, ongeacht de wijze van vervoer, voor zowel heen- als terugreis en van minimaal 8 cent per kilometer volgens artikel 12.1.1 van de CAO. De Ondernemingsraad ziet de totale regeling met daarin ook de stimuleringsmaatregelen om niet met de auto naar het werk te komen graag spoedig tegemoet (d.w.z. een nieuwe instemmingsaanvraag). Hierop komt de volgende reactie vanuit de manager P&O: 2012-07-30-B278-Bdj-OR-reiskostenvergoeding-met-2-bijlagen In aansluiting aan onze brief van 26 januari jl. en de reactie van de Ondernemingsraad van 28 maart willen wij in overleg met de Ondernemingsraad vaststellen dat de bijdrage van de werkgever conform de CAO minimaal 0.08 bedraagt, ongeacht de wijze van vervoer, voor zowel de heen-als de terugreis. De maximale vergoeding is gebaseerd op een enkele reisafstand van dertig kilometer. Wij willen conform uw 14 15
Verslag van de Verkiezingscommissie De verkiezingscommissie heeft een druk jaar in 2012! Dit jaar zijn er geen algemene verkiezingen, maar omdat tussentijds op verschillende momenten ORleden hun lidmaatschap opzeggen, vinden er in 2012 drie keer tussentijdse verkiezingen plaats. Dit is op 25 januari voor de kiesgroep Orthopedie, op 13 juni voor de kiesgroepen Revalidatie, Orthopedie en Facilitair Bedrijf & Vastgoed en op 12 december wederom voor de kiesgroep Orthopedie. De zetelverdeling van de ondernemingsraad ziet er in 2012 als volgt uit: 1. Twee leden door en uit het Facilitair Bedrijf: Henny van Baal en Hans Rijndertse (aftredend OR-lid per februari 2012)/Wilma Schinning (nieuw OR-lid per 13 juni) 2. Eén lid door en uit de Stafdiensten: Tjerk Romkema 3. Vier leden door en uit het centrum Revalidatie: Tamara Egbers, Babette Hermans, Joost Huijs (aftredend OR-lid per februari 2012)/Arjan Morel (nieuw OR-lid per 13 juni 2012), en Corry de Kok (aftredend OR-lid per oktober 2012, dus een vacature) 4. Vier leden door en uit het centrum Orthopedie: Hendrik Nijman, Ivar Bruaset, Marjolein Roeland (nieuw lid per 25 januari 2012 en tevens aftredend OR-lid per juli 2012)/Mark van den Brink (nieuw OR-lid per 13 juni 2012) en Willy Franssen (nieuw OR-lid per 12 december 2012) 5. Twee leden door en uit het centrum Reumatologie: Dennis van Aggelen en Kyra van Herwijnen 6. Eén lid door en uit de afdeling Research, Development & Education: Joan Luites. De verkiezingscommissie: Het vertrek van Wim van Geel uit de Raad eind 2011 zorgt ervoor dat Marjolein Roeland zijn plek in de verkiezingscommissie begin 2012 overneemt. Eind 2012 neemt Mark van den Brink de plek van Marjolein over vanwege haar vertrek uit de Raad en treedt tevens Kyra van Herwijnen toe tot de verkiezingscommissie. Het resultaat is dat de verkiezingscommissie er eind 2012 als volgt uitziet: Babette Hermans (voorzitter), Jetske Boersma (ambtelijk secretaris), Dennis van Aggelen, Kyra van Herwijnen en Mark van den Brink. Vanwege het aftreden van Corry de Kok in oktober 2012 start de Ondernemingsraad in 2013 met één vacante zetel in de kiesgroep Revalidatie. De tussentijdse verkiezingen hiervoor worden in januari 2013 uitgeschreven en op 3 april 2013 gehouden. De commissie is dus weer volop aan de slag om publiciteit te maken voor de verkiezingen. Via berichtjes op Maartennet, affiches die worden opgehangen in de kliniek en flyers die tijdens een rondgang op de afdelingen persoonlijk worden uitgedeeld, worden kandidaten opgeroepen om zich aan te melden. Helaas is de Raad alleen tussen 13 juni en 1 juli voltallig in 2012. Bauke Schretlen verlaat per oktober 2011 de Raad vanwege nieuwe en andere ambities in haar loopbaan. Daarop worden tussentijdse verkiezingen uitgeschreven voor één zetel in de kiesgroep Orthopedie. De verkiezingen worden op 25 januari 2012 gehouden. Er heeft zich één kandidaat aangemeld en dat is Marjolein Roeland. Ze wordt op 25 januari onder het genot van een hapje en drankje welkom geheten. Wegens het eindigen van zijn dienstverband met de Sint Maartenskliniek verlaat Wim van Geel eind 2011 de Raad. En door verschuivingen in het Dagelijks Bestuur verlaten Hans Rijndertse en Joost Huijs begin februari de Ondernemingsraad. Dit resulteert samen in nieuwe tussentijdse verkiezingen voor één zetel in de kiesgroep Facilitair Bedrijf & Vastgoed, één zetel in de kiesgroep Revalidatie en één zetel in de kiesgroep Orthopedie. Deze tussentijdse verkiezingen worden op 13 juni 2012 gehouden. Diverse PR-activiteiten om kandidaten te werven, worden weer uitgevoerd. Ook dit keer blijkt de persoonlijke benadering het meest vruchtbaar te zijn. Uiteindelijk resulteert dit in één kandidaat per zetel en worden op 13 juni Wilma Schinning voor de kiesgroep Facilitair Bedrijf & Vastgoed, Mark van den Brink voor de kiesgroep Orthopedie en Arjan Morel voor de kiesgroep Revalidatie welkom geheten. Jammer genoeg kan het nieuwe OR-lid Marjolein Roeland haar ei niet echt kwijt in het OR-werk en kiest zij ervoor om de Raad in juli weer te verlaten. Dit betekent dat de verkiezingscommissie wederom aan de slag moet. Dit keer worden er verkiezingen uitgeschreven op 12 december. Willy Franssen, verpleegkundige van de afdeling C1 blijkt veel interesse te hebben en na een gesprek met de verkiezingscommissie en het bijwonen van een vergadering hakt hij de knoop door en wordt hij het laatste nieuwe OR-lid van 2012. 16 17
Verslag van de Arbo-commissie Leden: Joan Luites (voorzitter) Kyra van Herwijnen Henny van Baal Mark van de Brink (vanaf juni 2012) Corry Kok (tot september 2012) Wim van Geel (tot maart 2012) De commissie ARBO is in het leven geroepen om als onafhankelijk orgaan een gezonde werkplek op het gebied van fysieke gezondheid, veiligheid, welzijn en milieu te waarborgen. De ARBO commissie zal proactief zijn in het aandragen van ideeën voor een beter werkklimaat en met regelmaat het bestaand beleid toetsen. De ARBO commissie wil het Arbo-beleid tot verantwoordelijkheid maken van iedere werknemer. De commissie heeft in 2012 door leden wisselingen in de ondernemingsraad te maken met een gevarieerde bezettingen. De commissie behandelt de advies- en instemmingsaanvragen op het gebied van ARBO-zaken. De belangrijkste gesprekspartners voor deze commissie zijn de manager P&O, manager FB&V, de bedrijfsarts en de preventiemedewerkers. Goedkeuring en invoering Arbohandboek (instemmingaanvraag) De commissie is vanaf het begin in 2009 bij de ontwikkeling van het Arbeidsomstandighedenbeleid betrokken. Het eerste concept heeft geleid tot het huidige arbohandboek. De hoofdstukken, die in de loop der jaren aan de OR zijn voorgelegd, behandelen de verschillende aspecten van het arbobeleid. De commissie heeft hierover overleg met de arbo-deskundige en preventiemedewerkers, andere deskundigen en de medewerkers. Tevens bekijkt de commissie situaties in de praktijk. Daarnaast bekijkt de commissie de uitvoering van het arbo-beleid door het bijwonen van bijeenkomsten voor arbo-aanspreekpunten. Deze procedure leidt tot instemming, met de opmerking dat de invoering van dit handboek in DMS een start is. Organisatie van arbo-zaken vraagt om een actieve communicatie. De OR verwacht een duidelijke uitrol naar de werkvloer en blijft deze op de voet volgen. Gedragscode social media (ter informatie ontvangen) De opkomst van sociale media heeft leidt tot een gedragscode. De ondernemingsraad adviseert om deze te integreren in de Regeling voor het gebruik van E mail, Internet en andere media, om het overzicht te behouden en helderheid voor medewerkers te creëren. Implementatie van de applicatie Zorgportaal van de Bedrijfspoli (ter informatie ontvangen) Voor ziekteverzuimbegeleiding van medewerkers is een programma ingevoerd dat de leidinggevenden in hun taak als casemanager bij ziekteverzuim ondersteunt. De ondernemingsraad vindt het belangrijk dat de taken rondom ziekte zorgvuldig worden uitgevoerd, zodat een medewerker de juiste ondersteuning krijgt en de organisatie inzicht heeft op het proces. Als een programma daaraan een positieve bijdrage kan leveren is dat een zinvolle toevoeging aan de procedure. Nieuwe dienstkledinglijn en tekstwijzigingen dienstkledingreglement (beide ter informatie ontvangen) De ondernemingsraad ontvangt het besluit over de nieuwe dienstkledinglijn ter informatie. Aangezien dit onderwerp onder het instemmingsrecht van de OR valt, behandelt de OR dit als zodanig. De procedure die leidde tot de keuze van de nieuwe lijn, bleek zorgvuldig, waarbij ook de stem van de medewerkers was meegenomen. Dit leidt tot het instemmen van de ondernemingsraad met dit besluit. WIA-hiaat Naar aanleiding van de WIA regeling krijgt de ondernemingsraad een presentatie over de gevolgen. Daaruit blijkt dat iemand die arbeidsongeschikt raakt, zijn inkomen vaak flink ziet dalen. Men kan zich tegen dat risico indekken door zelf bij een verzekeraar een polis af te sluiten, maar dat is erg duur. Een alternatief is het deelnemen aan een collectieve polis via de werkgever. Deze oplossing onderzoekt de ARBO commissie en leidt tot de mogelijkheid voor de werknemer om zich collectief te verzekeren tegen het WIA-hiaat. Dit gaat per 1 maart 2013 van start. Manager P&O Gespreksonderwerpen in 2012 zijn onder andere de definitieve vormgeving bepalingen contracten, het nieuwe werken, het arbohandboek, ziekteverzuim en wet Poortwachter. Overleg bedrijfsarts Met de bedrijfsarts bespreekt de commissie diverse zaken, waaronder de invoering van het Zorgportaal, de ziekteverzuimcijfers (met name het ontbreken van het zicht op de kortdurende cijfers), de relatie tussen werkdruk en ziekteverzuim op enkele afdelingen en de inzet van een arbeidsdeskundige bij werkgerelateerde (over)belasting. Preventiemedewerkers De ARBO voert in 2012 enkele gesprekken met de preventiemedewerkers over diverse hoofdstukken van het arbohandboek, het arbobeleid en de uitvoering daarvan in de praktijk. 18 19
Verslag van de commissie Financiën Algemeen De commissie bestaat uit de volgende OR leden: Tjerk Romkema (voorzitter) Ivar Bruaset Tamara Egbers Henny van Baal (toegevoegd) Arjen Morel (toegevoegd) De commissie financiën heeft zich in 2012 verder kunnen professionaliseren door het volgen van de cursus OR en financieel beleid. Dit heeft handvatten geboden voor een nieuwe overlegstructuur en het beoordelen van financiële stukken zoals: maand- en kwartaalrapportages, jaarplan en begroting en de jaarrekeningen. Doelstellingen in 2012 waren: 1) Cursus voorjaar 2012 ter professionalisering commissie financiën. 2) Structurele overlegstructuur met de afdeling FCI vormgeven. 3) Een brug slaan naar de andere commissies. Er is in 2012 een basis gelegd voor een verdere uitbouw van de functie van de commissie financiën. Gezien de op onderdelen niet geheel verwerkte cijferinformatie en door de introductie van DOT bleek een duidelijk inzicht in de financiële situatie ondanks de voorlichting van de afdeling FCI soms lastig te verkrijgen. Verslag van de scholingscommissie De scholingscommissie heeft als taak elk jaar twee 2-daagse trainingen voor de hele ondernemingsraad te organiseren. Daarnaast heeft ze de coördinatie over individuele trainingen van OR leden en bewaakt ze het scholingsbudget. De commissie stelt in 2012 een stroomschema op voor de werkwijze rond de trainingen. In 2012 bestaat de commissie uit: Tamara Egbers, Henny van Baal en Hendrik Nijman. Advies- en instemmingaanvragen In 2012 heeft de commissie één adviesaanvraag behandeld: Strategische samenwerking Philips Healthcare en Stichting SMK De ondernemingsraad erkent en herkende haar criteria in de adviesaanvraag en gesprekken met direct betrokkenen gaven een grote betrokkenheid bij en enthousiasme aan. Hierdoor kon de ondernemingsraad positief instemmen met inachtneming van de criteria: solvabiliteit, liquiditeit, verbetering operationele tijd en betrokkenheid van medewerkers bij de scholing en implementatie. Structureel overleg FCI De commissie financiën heeft in 2012 structureel kwartaaloverleg met dhr. Geert van de Enden, directeur FCI, gehad en daarnaast een aantal extra overleggen n.a.v. lopende onderwerpen. Onderwerpen van gesprek zijn geweest: - Jaarplan / begroting - Maand / Kwartaalrapportages - Jaarrekening - DOT structuur - Investeringen - Personeelskosten / PLB / inzet externen - Ombuigingen Gezien het vertrek van leden en wisseling van DB staat de voorjaarstraining in het kader van een nieuwe start. Deze training wordt geleid door William Drenth van Het Cursushuis. Naast de nieuwe start als groep is de doelstelling naar huis te gaan met een werkwijze cq vergevorderde opzet hiervan. De najaarstraining staat onder leiding van Gé Molenveld van het cursushuis. Naar hem wordt uitgeweken omdat de voorkeur uitging naar het compleet hebben van de gehele ondernemingsraad en William Drenth die dagen niet kan. Hoofdthema van deze training is Hoe stukken te beoordelen in het kader van de strategische doelstellingen van de kliniek. Onderdeel hiervan is deelname van mw. B. de Jong, lid Raad van Bestuur. Hiernaast volgen commissies en individuele ondernemingsraadleden ook trainingen in 2012: - Dagelijks Bestuur, op maat training/coaching DB - Commissie Financiën, cursus financieel beleid - Aantal leden, Sprakeloze medezeggenschap - Nieuwe OR leden, Cursus voor nieuwe OR leden - 1 lid, NLP voor OR leden - Ambtelijk secretaris, Themamiddag VASMO 20 21
Verslag van de PR-commissie Bijlage 1: Organisatie van de Ondernemingsraad per 31-12 Een belangrijk instrument om met de medewerker contact te houden is vaak toch de face to face gesprekken. Als er instemmings- en/of adviesaanvragen binnen komen bij de Ondernemingsraad vinden er meestal gesprekken plaats met de direct betrokkenen. Een aantal van de vaste commissies van de Ondernemingsraad (commissies Arbeidsvoorwaarden, Arbo en Financiën, Scholing, Verkiezingen en Dagelijks Bestuur) heeft in hun tweede jaar van deze zittingsperiode weer frequent gesprekken gevoerd. De commissies hebben zich hierbij laten ondersteunen door een aantal tools zoals een checklist om de achterban te raadplegen en daarnaast een presentatie over het succesvol stellen van vragen en de achterbantool om online te raadplegen. De Ondernemingsraad kan als spreekbuis fungeren en informatie bieden aan de medewerkers. Het voordeel voor de medewerkers is dat zij een duidelijker beeld krijgen van wat er binnen de organisatie speelt en dat zij de besluitvorming kunnen beïnvloeden via de Ondernemingsraad. Deze gesprekken leveren dan ook een bijdrage om een goed onderbouwd advies of instemming uit te kunnen brengen aan de Raad van Bestuur. Maartensnet/intranet Ook in 2012 communiceert de Ondernemingsraad vooral via het Maartensnet. In tijden van de algemene en tussentijdse verkiezingen soms wekelijks! Daarnaast communiceert de Ondernemingsraad welke besluiten hij neemt en welke argumentatie hieraan ten grondslag ligt. In ieder geval wordt op elke ORvergadering besproken wat er naar de medewerkers wordt gecommuniceerd. Systematisch de communicatie met de omgeving vormgeven blijft een belangrijk punt van aandacht. De commissie is van plan om in 2013 de informatiebehoefte van de achterban te peilen om op deze wijze beter aan te kunnen sluiten. Scholing leden commissie In november hebben vijf leden van de Ondernemingsraad (waarvan twee leden van de PR-commissie) deelgenomen aan de VASMO studiedag in samenwerking met Bodycom Lichaamscommunicatie over Sprakeloze Medezeggenschap. Tijdens deze conferentie staat non-verbale communicatie en communicatie op relatieniveau centraal. Diverse communicatiestijlen en hun vervormingen zijn aangegeven en fysiek ervaren. De verkregen informatie, zowel mondeling als schriftelijk, is teruggekoppeld naar de Ondernemingsraadsleden, zodat zij ook hun voordeel hiermee kunnen doen. Introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers Verder is de Ondernemingsraad vertegenwoordigd bij de introductie van nieuwe medewerkers. Elke nieuwe medewerker doorloopt een kennismakingsdag, met als één van de onderdelen een bijdrage van de Ondernemingsraad. Tijdens deze voorlichtingsbijeenkomsten is de ambtelijk secretaris en als het uitkomt een lid van het Dagelijks Bestuur of van de Ondernemingsraad aanwezig en zij vertellen op een levendige, interactieve manier hoe de Ondernemingsraad in de Sint Maartenskliniek functioneert en samenwerkt met andere afdelingen. Ook is er aandacht voor de actuele zaken. En wie weet zal straks één van de nieuwe medewerkers een sprong wagen naar een nieuwe uitdaging in het OR-werk? De persoonlijke ontwikkeling en kijken over je eigen grenzen heen kan een uitdaging zijn voor medewerkers! DAGELIJKS BESTUUR Ivar Bruaset (voorzitter) Henny van Baal (vicevoorzitter) Babette Hermans (vicevoorzitter) Jetske Boersma (ambtelijk secretaris) (toegevoegd) COMMISSIE ARBEIDSVOORWAARDEN Dennis van Aggelen (voorzitter) Arjan Morel Hendrik Nijman Wilma Schinning Babette Hermans (toegevoegd) COMMISSIE ARBO Joan Luites (voorzitter) Henny van Baal Mark van den Brink Kyra van Herwijnen COMMISSIE FINANCIEN Tjerk Romkema (voorzitter) Ivar Bruaset Tamara Egbers Henny van Baal (toegevoegd) Arjan Morel (toegevoegd) COMMISSIE PR Jetske Boersma (voorzitter) Joan Luites Tjerk Romkema Wilma Schinning COMMISSIE REGLEMENT Ivar Bruaset (voorzitter) Jetske Boersma (ambtelijk secretaris) COMMISSIE SCHOLING Tamara Egbers (voorzitter) Henny van Baal Hendrik Nijman COMMISSIE VERKIEZINGEN Babette Hermans (voorzitter) Dennis van Aggelen Jetske Boersma (ambtelijk secretaris) Mark van den Brink Kyra van Herwijnen (toegevoegd) 22 23
Bijlage 2: Adviesaanvragen en Instemmingsaanvragen Instemmingsaanvragen Instemmingsaanvraag beleid herplaatsing op medische gronden Instemmingsaanvraag Cao-reiskostenvergoedingen woon- werkverkeer Instemmingsaanvraag openstelling avondpolikliniek Reumacentrum Instemmingsaanvraag Arbo-handboek Informatie wijziging dienstkledingreglement als instemmingsaanvraag behandeld Instemmingsaanvraag werving en selectie Instemmingsaanvraag verlenging bindingspremie operatieassistenten Instemmingsaanvraag verlenging bindingspremie nieuwe anesthesiemedewerkers Aanwijzing vakantiedagen artikel 13.1.3 van de Cao-ziekenhuizen als instemmingsaanvraag behandeld Instemmingsaanvraag uitbreiding werktijd afdelingsmedewerker C1/C2 Bijlage 3: Bereikbaarheid van de Ondernemingsraad Het OR-secretariaat is (in principe) te bereiken via intern toestelnummer 9690 op maandag van 9.30 uur tot 16.00 uur dinsdag, woensdag en donderdag van 8.30 uur tot 17.00 uur. Of via e-mail: or.secretariaat@maartenskliniek.nl of via de ambtelijk secretaris Jetske Boersma: j.boersma@maartenskliniek.nl of via de huidige voorzitter Ivar Bruaset: i.bruaset@maartenskliniek.nl Ook is de OR (intern) te vinden op Maartensnet, onder rubriek home, personele zaken, Ondernemingsraad: http://maartensnet/pz/or/ Adviesaanvragen Adviesaanvraag project Juno Adviesaanvraag herbenoeming dhr. V. Paes tot lid en voorzitter Raad van Toezicht Adviesaanvraag Tot uw dienst Adviesaanvraag strategische samenwerking Philips Healthcare en Stichting SMK 24 25
Colofon Ondernemingsraad Sint Maartenskliniek Hengstdal 3 6574 NA Ubbergen (bij Nijmegen) Postbus 9011 6500 GM Nijmegen (024) 365 96 90 Referentienummer: 13.078U/29 mei 2013/BH en JB 26 27
29