Verslag van de 33 e overlegvergadering van faculteitsraad en bestuur Geesteswetenschappen op woensdag 26 oktober 2011 Aanwezigen (raad) Aanwezigen (bestuur) Afwezig (bestuur) Aanwezigen (bureau) Afwezig met bericht Akkabi, Beck (vice-vz), Boers-Goossens, Dreijer, Francken, Gomez Aguìar, Jens, Van Kranenburg, Van Leeuwen, Mabrouk, Newsome, Obbens, Van Os Doel (decaan), Drees, Liemburg Riel Hendriks Den Boer, Kaptein, Sleutels (vz), Storm, Wielemaker 1 Opening De decaan opent de vergadering om 15.00 uur en meldt de berichten van verhindering. De decaan bevestigt de schriftelijke mededeling dat mw De Rhoter zich heeft teruggetrokken en is opgevolgd door dhr. Mabrouk. Hij heet dhr. Mabrouk welkom. 2 Vaststelling agenda De raad stelt de agenda volgens concept vast. Beck deelt mee dat de raad in de voorvergadering heeft besloten Sleutels aan te wijzen als voorzitter en haarzelf als vice-voorzitter. 3 Vaststelling verslag overlegvergadering 3.1 Verslag overlegvergadering 28 september 2011 De raad stelt het verslag met enige lichte aanpassingen vast. Op p. 1 wordt aan het gestelde in r. 36-37 toegevoegd, maar dat er gezien het gebrek aan klachten geen aanleiding is proactief op te treden. Naar aanleiding van het verslag: p. 3 Francken vraagt of er nieuws is over het gestelde in regels 46-49 over de werkelijke omvang (in fte) van de leerstoelen binnen LUICD. De decaan antwoordt dat LUICD in de begroting de huidige situatie naar de toekomst had geëxtrapoleerd, wetende dat bepaalde leerstoelen naar alle waarschijnlijkheid niet zouden worden gecontinueerd, maar in het besef dat de besluitvorming daarover nog niet was afgerond. LUICD zal handelen naar het voornemen om meer hoogleraren te benoemen en dat ten koste van docentposities. De decaan kondigt aan in een komende raadsvergadering te zullen terugkomen op het onderwerp Leerstoelen. p. 4 Van Os merkt bij r. 49-50 op dat de raad FORUM steeds wisselende columnisten zal leveren. 3.2 Besluitenlijst overlegvergadering 28 september 2011 De raad stelt de besluitenlijst volgens concept vast. 3.3 Actiepuntenlijst Van Leeuwen vraagt hoe het staat met de instelling van een (fysieke) ideeënbus. Het studentlid van het faculteitsbestuur zegt toe dit te zullen nagaan. Drees rapporteert naar aanleiding van actiepunt 2 uit de overlegvergadering van 30 maart 2011: de effecten van veranderingen in het aanbod aan afstudeerrichtingen voor studenten. Hij legt uit dat er verschillende mogelijkheden zijn. Soms verandert de naam van een afstudeerrichting. Die gewijzigde naam komt op de bul, ook van studenten die de richting al Overlegvergadering 26 oktober 2011 / verslag 1
volgden voordat de naam werd aangepast. Soms verdwijnt een afstudeerrichting als aparte naam. In bepaalde gevallen wordt een bepaald onderwijsaanbod beëindigd. Dat gebeurt altijd op een termijn van minimaal anderhalf jaar en nooit zonder raadpleging van de faculteitsraad. Van Leeuwen merkt op dat een termijn van anderhalf jaar te kort kan zijn. Het kan gebeuren dat een student in zijn/haar tweede bachelorjaar een keuze maakt voor een bepaalde studie. Als die dan binnen anderhalf jaar wordt beëindigd, wordt deze student gedupeerd. De vicedecaan is het met haar eens en zegt dat de faculteit ook zeker rekening houdt met gewekte verwachtingen en altijd zal bezien welke alternatieven studenten ter beschikking staan. Dit punt wordt van de actiepuntenlijst verwijderd. 3.4 Rapportage afwikkeling adviezen en besluiten overlegvergadering 28 september 2011 Francken constateert dat de zin Een aandachtspunt... bezuinigingen). niet loopt. De decaan bevestigt dat het werkwoord benadrukt aan het einde van zin ontbreekt. Hij licht de kwestie toe: de universiteit heeft als doelstelling om in alle faculteiten een verhouding vast-tijdelijk personeel te hebben van 75%-25%. Omdat de faculteit GW recent een reorganisatie achter de rug heeft, is in deze faculteit het aandeel vast personeel onvermijdelijk hoger dan 75%. Als er nieuwe bezuinigingen moeten worden doorgevoerd, zullen ook in eerste instantie tijdelijke contracten worden beëindigd, zodat het aandeel vast personeel nog verder kan oplopen. Het CvB erkent dat dit de situatie is, maar benadrukt steeds de doelstelling. Van Os voegt hieraan toe dat bezuinigingen er ook toe kunnen leiden dat personeel met een vaste aanstelling dat met pensioen gaat niet wordt opgevolgd. Daaraan voegt de vice-decaan nog toe dat het ook voorkomt dat vast personeel elders een betrekking aanvaardt. Op die manieren vermindert ook het vaste personeel. Van Os vraagt of het faculteitsbestuur al bestedingen op het oog heeft voor de 100.000,= die de faculteit alsnog ontvangt vanwege ten onrechte eerder niet meegetelde EC s. De vicedecaan antwoordt dat dit bedrag al was toegewezen, maar dat het CvB meende dat het een claim was waarover nog een besluit genomen moest worden. Het zijn reguliere inkomsten die op reguliere wijze naar de instituten vloeien. 4 Stand van zaken usis 4.a Rapportage Bindend Studieadvies 2010/11 4.b Rapportage Diplomering 2010/11 Newsome deelt namens de raad mee dat de raad de rapportages informatief vindt, maar vaststelt dat ze geschreven zijn vanuit het gezichtspunt van de onderwijsadministraties, niet vanuit dat van de student. Maar ook studenten zijn gebruikers van usis en ook zij ondervinden hinder van het slechte functioneren. Drees antwoordt dat de rapportage geschreven is vanuit het perspectief van deze belangrijke gebruikers van het systeem en dat alle facultaire betrokkenen zich er terdege van bewust zijn dat de administratie uiteindelijk de belangen van de studenten dient. Newsome vraagt aandacht voor het feit dat er een wijziging is doorgevoerd in de tekst op de bullen. Die heeft ertoe geleid dat twee studenten van dezelfde afstudeerrichting en met dezelfde afstudeerdatum bullen met verschillende teksten hebben ontvangen. Hij vraagt zich af of dat geen problemen kan geven bij sollicitaties. Hij vraagt waarom de tekst is aangepast. Van der Zeeuw, die de vergadering op de publieke tribune bijwoont, legt uit dat ambtenaren van het CvB hebben besloten dat een wijziging van de tekst nodig was, ook met terugwerkende kracht en dat de afdeling Juridische Zaken heeft uitgesproken dat deze tekstuele wijziging geen juridische consequenties heeft. Van Os vraagt of deze verschillen toch geen problemen kunnen opleveren bij verzoeken om toelating tot buitenlandse universiteiten. De decaan erkent dat de tekstwijziging niet de schoonheidsprijs verdient, maar verwacht niet op voorhand problemen met de toelating. Van Os is van oordeel dat het hier om een serieus managementprobleem gaat en dringt erop aan dat een dergelijke wijziging niet nog eens op deze wijze wordt doorgevoerd. Newsome merkt tenslotte namens de raad op dat usis zeker een belangrijk systeem is, maar dat het ruimte moet blijven bieden voor individuele studieprogramma s en niet moet afdwingen dat alle studenten binnen een voorgegeven sjabloon onderwijs volgen. Drees bevestigt dat individuele programma s belangrijk zijn, maar benadrukt dat als veel studenten Overlegvergadering 26 oktober 2011 / verslag 2
een standaardprogramma doorlopen, dit de administratieve verwerking van de gegevens vergemakkelijkt. 4.c Evaluatierapport VISI Beck spreekt uit dat de raad met een mengeling van verbazing, ongeloof en zorg kennis heeft genomen van de harde conclusies van het evaluatierapport. De decaan zegt dat het faculteitsbestuur de zorgen van de raad deelt. Van Os wijst op de constatering op p. 4 van het rapport dat door de complexiteit van het nieuwe systeem het uitvoeren van administratieve processen structureel meer tijd kost dan voorheen (circa 30% extra). Zij vraagt naar de consequenties daarvan voor de faculteit en de maatregelen die de faculteit hierop wil nemen. De vice-decaan stelt dat de faculteit een positie voor functioneel beheer heeft ingesteld. Het faculteitsbestuur heeft het CvB er al op gewezen dat het voornemen van het CvB om een bezuiniging door te voeren op onderwijsadministraties juist in de periode dat usis ingevoerd moest worden, een slecht voornemen was. Ook heeft het faculteitsbestuur het CvB erop gewezen dat de invoering van usis ook de faculteit extra kosten en extra lasten heeft bezorgd. Van Os concludeert uit zijn woorden dat de meerkosten van het project in feite nog hoger liggen dan de genoemde vijf miljoen. De vice-decaan bevestigt dit. Van Os spreekt haar waardering voor het rapport uit en de hoop dat de organisatie er lessen uit trekt. Jens vraagt om een toelichting op de overstap naar een nieuw systeem en de keuze voor dit systeem. Van der Zeeuw en de decaan leggen uit dat de voorganger van usis, ISIS, niet meer aan de eisen van de tijd voldeed, maar dat er geen onderhoud meer op kon worden geboden. Om die reden was het nodig over te stappen op een nieuw systeem. De universiteit heeft samen met enkele andere universiteiten en een hogeschool na een aanbestedingstraject gekozen voor Campus Solutions (CS). Dit systeem functioneert aan verschillende Amerikaanse onderwijsinstellingen naar tevredenheid. De universiteit heeft CS laten verrijken met maatwerk. usis is daardoor bruikbaar voor BSA en diplomering en levert bovendien goede managementrapportages. Het presteert op die gebieden beter dan de concurrenten. Om die reden is naar het oordeel van Van der Zeeuw de keuze voor CS de juiste geweest. De vicedecaan merkt op dat een deel van de problemen ook te herleiden zijn aan het importeren van niet voldoende opgeschoonde bestanden. Dit illustreert de conclusie van het evaluatierapport dat veel van de problemen die met de invoering samenhingen van organisatorische aard zijn geweest. Jens vraagt of het winkelmandje een andere benaming kan krijgen die een minder commerciële connotatie heeft. Drees denkt dat winkelmandje een goede naam is omdat hij heel herkenbaar is. Boers meldt dat het haar bij twee cursussen is overkomen dat 10 van de 60 studenten zich voor de cursus hadden ingeschreven maar niet op de lijst stonden. Zij vraagt of zij zozeer op het systeem kan vertrouwen dat het zeker is dat hier een fout van de studenten in het spel is, of dat het systeem onbetrouwbaar is, zodat het onredelijk is een boete te heffen. Obbens zegt dat het goed denkbaar is dat er op de cursussen in kwestie een capaciteitslimiet van 50 was gesteld, en dat de 10 resterende studenten niet hebben opgemerkt dat hun inschrijving niet werd geaccepteerd. Of dit het geval is geweest, kan worden nagegaan bij de betreffende onderwijsadministratie. Van der Zeeuw voegt hieraan toe dat het ook mogelijk is dat de studenten in kwestie hun winkelwagen niet hebben geleegd. De vicedecaan benadrukt dat de regel geldt dat een student die tentamen wil afleggen maar niet op de lijst staat, het tentamen toch kan afleggen. De mededeling van de vicedecaan dat er al opdracht is gegeven (na te gaan of het mogelijk is) om een aanvulling op het systeem te maken die ervoor zorgt dat een student als hij/zij zich voor een cursus of tentamen inschrijft, een bevestiging krijgt, wordt in dit licht door de vergadering met grote instemming ontvangen. Van Leeuwen vraagt hoe de boetegelden door de faculteit worden besteed. De vicedecaan zegt dat deze vloeien naar de post overige inkomsten. Hij voegt daaraan toe dat het faculteitsbestuur er zeker niet op uit is om via boetes extra inkomsten te genereren, maar boetes heft om studenten alert te houden. Overlegvergadering 26 oktober 2011 / verslag 3
5 Nationale Studenten Enquête (NSE) Het student-lid van het faculteitsbestuur licht toe dat de enquête is ingevuld door iets meer dan 1000 respondenten en dat iets meer dan 500 respondenten ook een schriftelijke toelichting heeft gegeven. Er is een vijfpunts-schaal gehanteerd. Beck meent dat de opzet van de enquête geen representatief beeld geeft van de ervaringen van studenten. Daarom kunnen haars inziens aan de uitkomsten geen drastische conclusies worden verbonden. Wel zijn zij op te vatten als signaal en dat moet serieus genomen worden. Newsome doet het verzoek om het slechte cijfer op het gebied van Huisvesting te verwerken in een stelling. Het student-lid van het faculteitsbestuur antwoordt daarop dat hij de stellingen heeft geformuleerd naar aanleiding van de mondelinge toelichting, die niet op het probleem van de huisvesting inging. Van Leeuwen is ontstemd over de zin onderaan p. 1 van de beknopte samenvatting (stuk 33/5b) dat onder studenten het idee lijkt te bestaan dat zij bediend moeten worden. Het student-lid van het faculteitsbestuur zegt daarop dat dit zijn indruk is, op basis van het materiaal, en dat het de raad natuurlijk vrij staat hierover een andere mening te hebben. De decaan spreekt uit dat het onderwerp huisvesting zowel kan slaan op de gebouwen als op voorzieningen. Hij wijst erop dat het faculteitsbestuur de verouderde huisvesting steeds onder de aandacht van het CvB brengt. Op een vraag van Newsome zegt hij dat het niet voor de hand ligt dat huisvesting een vast onderdeel wordt van de agenda van de raadsvergadering omdat het geen onderdeel is van de begroting. De decaan zegt toe dat de portefeuillehouder bedrijfsvoering een volgende vergadering toelicht welke acties er zijn ondernomen op het gebied van huisvesting en voorzieningen en welke plannen er zijn voor 2012. Van Kranenburg wijst erop dat stellingen 1 en 2 elkaar tegenspreken. Het student-lid van het faculteitsbestuur bevestigt dat; beide stellingen zijn echter uit de enquêteresultaten zijn af te leiden. Het zijn vermoedelijk verschillende studenten in verschillende fasen van hun studie die wel of niet aan de hand genomen willen worden. Dreijer wijst erop dat het onderwerp voorbereiding op de arbeidsmarkt matig scoort. Hij stelt vast dat hij regelmatig informatie krijgt over cursussen en andere arbeidsmarktbijeenkomsten. Hij vraagt zich af of dit betekent dat de activiteiten niet bij de studenten aanslaan en vraagt het faculteitsbestuur wat het daaraan wil doen. De vicedecaan antwoordt dat er vanuit de afdeling OSZ veel wordt ondernomen op het gebied van oriëntatie op de arbeidsmarkt. Akkabi vraagt zich af of er wel voldoende ruchtbaarheid aan die activiteiten wordt gegeven. Obbens zegt dat de opleidingswebsite wekelijks wordt bijgewerkt met nieuwe informatie over cursussen en stages. Sommige opleidingen gaan in de mentoraatsperiode met studenten naar het Loopbaancentrum. Als deze onderdelen niet verplicht worden gesteld, blijken veel studenten zich eraan te onttrekken. Het faculteitsbestuur zegt toe het punt van de communicatie nog eens onder de loupe te zullen nemen. Het student-lid van het faculteitsbestuur heeft reeds een afspraak met de webredactie gemaakt en zal over de uitkomsten daarvan rapporteren. Boers wijst erop dat niet duidelijk is of studenten meer extracurriculaire activiteiten gericht op voorbereiding op de arbeidsmarkt willen of liever een meer praktijkgericht onderwijsprogramma. Van Leeuwen zegt tijdens haar twee stages gemerkt te hebben hoe groot de kloof is tussen de opleiding en de realiteit van het werk. Ze denkt dat de universiteit moet trachten deze kloof te overbruggen. De decaan en vice-decaan bevestigen dat sommige docenten te sterk op hun eigen vak zijn gericht en te weinig op de vertaling naar de maatschappij. Anderzijds zijn veel studenten te weinig in staat te verwoorden welke praktische vaardigheden zij tijdens hun studie hebben opgedaan, zoals schrijven, presenteren en onderzoek doen. Meer aandacht voor vormaspecten in de beoordeling kan studenten hierop alerter maken. Meer begeleiding in de grondbeginselen van bv. een wetenschappelijke presentatie kan ook behulpzaam zijn, maar ook in latere studiejaren moet voor academische vaardigheden veel aandacht blijven. Van Leeuwen denkt dat de faculteit en de opleidingen studenten nog sterker zouden kunnen stimuleren om een stage te volgen. In haar ervaring merkt een student vooral tijdens de stage wat hij/zij in de praktijk met zijn/haar opleiding kan doen. Bovendien doet de student tijdens een stage werkervaring op die weer nuttig is bij latere sollicitaties. Het faculteitsbestuur neemt die aanbeveling mee, maar tekent aan dat de faculteit een stage niet verplicht wil stellen. Van Overlegvergadering 26 oktober 2011 / verslag 4
Kranenburg zegt dat een student in haar studie niet serieus wordt genomen als hij/zij niet tenminste 15 EC in Afrika doorbrengt. De decaan bevestigt dit, maar wijst op het onderscheid tussen stage en buitenlandverblijf. Ook dat laatste wordt door de faculteit van harte gestimuleerd als een manier om vaardigheden te vergroten en culturele kennis op te doen. Mabrouk denkt dat de invulling van de keuzeruimte met een stage nog beter onder de aandacht kan worden gebracht. De vice-decaan meldt dat de stage als één van de opties genoemd wordt op de minorsite. Wel is het zo dat een stage soms beter uitvoerbaar is, fulltime binnen één semester, terwijl de minor als lint wordt geprogrammeerd. Jens vraagt om toelichting op de wens om het onderwijs minder verspreid over de week te programmeren. De vice-decaan zegt dat dit een wens is die vooral bij deeltijdstudenten leeft. Hij is het met haar eens dat de programmering ook altijd afhankelijk is van de beschikbaarheid van docenten. 6 Mededelingen 6.a Agenda s vergaderingen faculteitsbestuur Van Os vraagt naar het reisadvies voor Somalië (agendapunt 5.6 van de vergadering van 20 september). De vice-decaan meldt dat dit onderwerp op een misverstand berustte; het faculteitsbestuur dacht dat één van onze studenten in Somalië verbleef, maar dat bleek niet het geval. De decaan licht toe dat de faculteit zich conformeert aan de reisadviezen van Buitenlandse Zaken. Hij bevestigt de constatering van Van Os dat er reeds vorig jaar een protocol is toegezegd over hoe om te gaan met verblijf van studenten en personeel in riskante gebieden en zegt toe dat het faculteitsbestuur de centrale universitaire organisatie hieraan zal herinneren. 6.b Lijst van ingekomen stukken Deze lijst geeft geen aanleiding tot opmerkingen. 6.c Lijst van uitgaande stukken Deze lijst geeft geen aanleiding tot opmerkingen 6.d Besluitenlijsten faculteitsbestuur Deze geven geen aanleiding tot opmerkingen 7 Rondvraag en beantwoording rondvraag Gomez Aguìar meldt dat er in de laatste twee tot drie weken veel problemen zijn met Blackboard. Veel studenten melden dat er een plug-in ontbreekt. Van Os voegt hieraan toe dat Blackboard niet draait op Explorer 9. Dat is lastig voor veel studenten. Verder constateert zij een probleem met het uploaden van papers in Blackboard. De gebruikersinterface is weinig gebruiksvriendelijk. Newsome bevestigt dat dit geluid in meerdere opleidingen wordt gehoord. In sommige gevallen raadt een docent studenten aan om de papers per mail in te leveren. Maar dan is het niet mogelijk ze door de plagiaat-detectiesoftware te halen. De vice-decaan kent deze klachten niet en raadt eenieder aan ze ter attentie van de Blackboard-coördinator te brengen (Maarten Hijzelendoorn). Hij zal ook zelf navraag doen. Gomez Aguìar geeft het faculteitsbestuur een compliment over de instelling van het stagefonds. Francken brengt een probleem met de financiering van het onderwijs van de opleiding Nederlandkunde ter tafel. Deze opleiding geeft onderwijs aan studenten uit niet-er landen, dat geen EC s oplevert en daarom leidt tot tekorten bij deze opleiding. Boers geeft een voorbeeld: de opleiding gaf een college voor 40 studenten. Deze legden allen met succes tentamen af. Toch kreeg de opleiding voor dit college slechts 30 EC toegekend, geen 200. Weliswaar vloeit er geld naar de faculteit en het instituut voor dit onderwijs, maar dat geld komt ten goede aan de instituten en niet aan de opleiding. Het faculteitsbestuur bevestigt dat studenten met een niet-eer-paspoort een hoog bedrag aan collegegeld betalen dat rechtstreeks naar de universiteit toevloeit en op basis van EC s wordt verdeeld. Het vloeit rechtstreeks toe naar de instituten. Voor een juiste verdeling van de gelden over bv. taalkunde Overlegvergadering 26 oktober 2011 / verslag 5
en letterkunde wordt de verdeling onder bekostigde studenten als richtlijn genomen. De instituten moeten bij de toekenning van staf aan opleidingen niet alleen letten op verdiende EC s, maar ook op verdiende euro s voor dit onderwijs. Het faculteitsbestuur zal zijn bezwaar meenemen en bezien of er sprake is van een onrechtmatige verdeling van gelden. Francken vraagt aandacht voor de mail over de Albert Verweylezing. Die mail heette uitnodiging, maar bleek een persbericht. Vermeld werd dat de toegangsprijs 5 euro is. Hij roept het faculteitsbestuur op om dit volgend jaar een echte uitnodiging te laten zijn en geen toegangsprijs te heffen. Newsome vraagt aandacht voor de koffieautomaten in de kantines Zuid en Noord; deze zijn dikwijls defect. Het faculteitsbestuur zegt toe dit over te zullen brengen aan de verantwoordelijke instantie, het UFB. Verschillende raadsleden constateren dat het nogal eens misgaat met de bezorging van de raadsstukken per interne post. Vaak ontvangt men de stukken laat, soms in het geheel niet. De verzending per e-mail verloopt probleemloos; de adressenlijst is correct. Dit brengt het lid Newsome ertoe voor te stellen een afhaalpunt voor de raadsstukken in te richten. Het faculteitsbestuur neemt deze aanbeveling mee en komt erop terug. Mabrouk signaleert dat de UB-computers veel te wensen overlaten; ze zijn vaak defect en lopen dikwijls vast. Het student-lid van het faculteitsbestuur zit in de gebruikerscommissie van de bibliotheken en zal dit punt meenemen. 8 Sluiting De decaan sluit de vergadering rond 17.15 uur. Vastgesteld in de vergadering van 30 november 2011, J.M.M. Sleutels Voorzitter. L.J. Bos, Secretaris. Overlegvergadering 26 oktober 2011 / verslag 6