Overleg: Algemeen bestuur Omgevingsdienst West-Holland Datum: 31 oktober 2016 Tijd 17.00-19.00 uur Plaats: Kantoor Omgevingsdienst West-Holland, Schipholweg 128 Leiden Bijlagen: geen Verseon: Aanwezig Gemeente Hillegom: J. Verheijen Gemeente Kaag en Braassem: Y. Peters-Adrian, H. Haarman Gemeente Katwijk: J.C. Knape Gemeente Leiden: P. Dirkse, D.M. de Vos Gemeente Leiderdorp: J.J.F.M. Gardeniers, E. Grootaarts, H. RomeRomeijnijn (AGT) Gemeente Lisse: C.J. Ruigrok, V.V. Tsjebanova Gemeente Nieuwkoop: P. Platen Gemeente Noordwijk: D. Klinkenberg Gemeente Oegstgeest: J.J.G.M. Roeffen, G. Kruidhof Gemeente Teylingen: A.L. van Kempen Gemeente Zoeterwoude: C. den Ouden Provincie Zuid-Holland: R.A. Janssen, R. van der Sande Andersson Elffers Felix (AEF): M. Veraart, P. van Zoest Omgevingsdienst West-Holland: D.W.M. Eskes, M. Merks, N. de Kruif Afwezig Gemeente Hillegom: A. de Jong Gemeente Katwijk: K.J. van der Bent Gemeente Nieuwkoop: G.A.H. Elkhuizen Gemeente Noordwijk: J. Rijpstra Gemeente Teylingen: B.H.C. Brekelmans Gemeente Zoeterwoude: J.T.N. Gahrmann Gemeente Voorschoten: E. Beimers (toehoorder) 1. Opening en mededelingen Het algemeen bestuur stelt de agenda vast Mededelingen: De heer P. (Paul) Platen wordt hartelijk welkom geheten. Hij is sinds 20 september lid van het college van B&W van de gemeente Nieuwkoop en is aangewezen als lid van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland. Volgend jaar starten de vergaderingen een half uur eerder: 16.30 18.00 uur. Er wordt dan niet meer voor broodjes gezorgd. Conceptverslag vergadering Algemeen Bestuur 31 oktober 2016 (2016106796) 1
De Omgevingsdienst heeft gesproken met journalist Joep Derksen. Op donderdag 3 november zal er een interview plaatsvinden met de heer Derksen en de voorzitter, waarbij de vergadering van 31 oktober wordt besproken en met name het onderdeel robuustheid. Daarnaast wordt er in bredere context nagedacht om actieve openbaarheid te geven aan (besluiten die zijn genomen tijdens) de AB-vergaderingen. Besluiten genomen in het dagelijks bestuur: - Conform GR heeft het DB de heer P. Dirkse benoemd als plaatsvervangend voorzitter - Het DB heeft de heer J. Roeffen benoemd als voorzitter van het Georganiseerd Overleg - Het DB heeft de aandachtsgebieden als volgt verdeeld: (Verdeling van aandachtsgebieden laat de collectieve verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur onverlet. Het gaat dus niet om een verdeling van portefeuilles.) Bestuurslid Yvonne Peters (gemeente Kaag en Braassem) Paul Dirkse (gemeente Leiden) Jos Roeffen (gemeente Oegstgeest) Arno van Kempen (gemeente Teylingen) Rik Janssen (provincie Zuid-Holland) Aandachtsgebied Boegbeeld Financiën Bestuur & organisatie (excl. Financiën) en Betrokkenheid bestuur/raden dienst Advisering, duurzaamheid en breedte takenpakket Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Ingekomen post: Brief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, waarin is aangegeven dat de dienst op basis van de jaarrekening 2015 en begroting 2017 valt onder het repressief toezicht (positief ten opzichte van preventief toezicht) 2. Verslag vergadering 4 juli 2016 D. Klinkenberg vraagt aan de andere deelnemers wat zij hebben gedaan om meer werk bij de Omgevingsdienst neer te leggen. Tevens vraagt hij of de AmvB die door de Provincie wordt voorbereid samenwerking buiten de regio niet meer toestaat. R. Janssen beaamt dat samenwerking buiten de veiligheidsregio niet meer is toegestaan. J. Roeffen stelt een wijziging voor op blz. 5, 2 de alinea. Het algemeen bestuur stelt het verslag vast met de volgende wijziging: De zin op blz. 5, 2 de alinea: Daartoe zullen zij de verdeling hanteren zoals die in de tabel in de stukken is gepresenteerd." wordt vervangen door: Daartoe zullen zij de verdeling hanteren zoals die op 11 augustus 2016 per email is rondgestuurd naar de leden van het algemeen bestuur. Hierbij wordt uitgegaan van frictiekosten van 1.7 mln.. 3. Robuustheid fase 1: financiële robuustheid Y. Peters-Adrian introduceert M. Veraart van het externe onderzoeksbureau Andersson Elffers Felix (AEF) om de uitkomsten van de Second Opnion op het maatregelenpakket door te nemen. M. Veraart geeft aan dat het maatregelenpakket om de financiële robuustheid te herstellen is gebaseerd op vergelijkbare omgevingsdiensten. Er is een contra-expertise uitgevoerd op het maatregelenpakket op basis van een documentenanalyse en gesprekken 2
met medewerkers van de dienst, het bestuur en het AGT. Het AEF heeft het rapport getoetst op het realiteitsgehalte. AEF concludeert dat het voorgestelde pakket van maatregelen bijdraagt aan het herstel van de financiële draagkracht van de dienst. De plannen zijn realistisch en gesignaleerde risico s beheersbaar. Om de totale besparingsopgave te behalen dient nog een taakstelling van 50.000 in 2018 te worden opgenomen. Bij de uitvoering van het maatregelenpakket is veel aandacht nodig voor de afvloeiing personeel. Om de personele besparingen te realiseren is tijdig besluit over frictiekosten nodig. Voor versterking van de financiële robuustheid op langere termijn is aandacht nodig voor de tarieven, meer- en minderwerk, de productiviteitsnormen, verworven rechten in de personeelskosten en het weerstandsvermogen voor de dienst (3 tot 5 procent). Tot slot stelt AEF dat naast herstel van financiële robuustheid ook versterking van de organisatie nodig is op het gebied van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, de relatie tussen opdrachtgever-opdrachtnemer en invulling van de eigenaarsrol. Y. Peters-Adrian introduceert H. Romeijn, voorzitter van het Ambtelijk Governance Team (AGT). H. Romijn legt uit dat het AGT ambtelijk opdrachtgever is van het project dat is uitgevoerd door AEF. Hij was betrokken bij de interviews en ook bij de afronding van het project. De samenwerking met de dienst en AEF is in goed overleg is gegaan. Het AGT herkent zich in de conclusies en aanbevelingen van AEF. C. Ruigrok zet zijn kanttekening bij de bezuiniging van 200.000 op de salariskosten in 2018. Hij geeft aan dat dit leidt tot onnodig hoge frictiekosten. Tevens geeft hij aan dat een taakstelling niet bedoeld is voor het opbouwen van de algemene reserve; met het maatregelenpakket wordt het maximum van de reserve bereikt. Y. Peters-Adrian geeft aan dat het maatregelenpakket erop gericht is op het herstellen van de balans tussen overhead en productiviteit. Het bezuinigen van 8,4 fte is noodzakelijk om de balans te herstellen. Met andere woorden: de taakstelling is niet leidend, maar het in balans brengen van de overhead van de dienst. Indien daarbij de algemene reserve wordt aangevuld is dat mooi meegenomen. De dienst heeft een algemene reserve nodig. De maximale hoogte van de algemene reserve wordt in de kadernota bepaald. J. Verheijen beaamt dat de algemene reserve op een bepaald niveau moet zijn. Hij benadrukt dat moet worden gelet op kansen in het verbeteren van de inhoudelijke robuustheid. Y. Peters-Adrian antwoordt dat met het maatregelenpakket het primaire proces niet wordt aangetast, maar de overhead in balans wordt gebracht. Het traject van het verbeteren van de financiële en inhoudelijke robuustheid zal parallel verlopen. A. van Kempen zal de inhoudelijke robuustheid behandelen bij agendapunt 4. D. Klinkenberg benadrukt de noodzaak om de kwaliteit te verbeteren, zodat er meer vertrouwen en werk naar de dienst toekomt. De onzekerheid weerhoudt de deelnemers er nu van om extra werk neer te leggen bij de dienst. J. Gardeniers vraagt waarom het dagelijks bestuur zich maar ten dele kan vinden in de aanbevelingen van AEF. Ook vraagt hij hoe de deelnemers op de hoogte worden gehouden over de voortgang van de reorganisatie. Bij uitplaatsing van personeel kan ook gebruik worden gemaakt van de vacatures bij de gemeenten. Bovendien vraagt hij zich af of van het rapport slechts kennis genomen dient te worden of dat er een besluit over nodig is. 3
Tot slot vraagt hij of we hiermee al een richting hebben gekozen? Zijn er ook nog andere kostenbesparingen of scenario s mogelijk? M. Veraart geeft aan dat er vaak risico s zijn verbonden op bezuinigingen op de ICT-kosten. De dienst heeft de bezuinigingen op ICT voorzichtig geraamd en gebaseerd op ervaringen van andere omgevingsdiensten. Kortom, de introductie en wijziging in de ICT zijn hanteerbaar. Bij de bezuinigingen op de salariskosten is het een uitdaging om het personeel binnen de gestelde termijn te kunnen laten afvloeien. Daarom is het noodzakelijk daar zo spoedig mogelijk mee te beginnen. De huisvestingskosten zijn realistisch, doch conservatief geraamd, wat verstandig is. Y. Peters-Adrian dankt J. Gardeniers voor de suggestie voor het overnemen van personeel. Tevens antwoordt zij dat de deelnemers op de hoogte worden gehouden over de voortgang van de reorganisatie door middel van de bestuurlijke rapportage (burap) en dat in de volgende vergadering van het algemeen bestuur een korte terugblik zal worden gegeven. Zij stelt voor, ten aanzien van het rapport van AEF, het volgende besluitpunt toe te voegen: De aanbevelingen van AEF zijn versterking van de organisatie op het gebied van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, de relatie tussen opdrachtgever-opdrachtnemer en invulling van de eigenaarsrol. Het algemeen bestuur besluit de aanbevelingen van AEF mee te nemen in het onderzoek van fase 2: ontwikkelingen, koers en takenpakket ODWH. J. Gardeniers vindt dit een goede toevoeging Ten slotte geeft Y. Peters-Adrian aan dat het dagelijks bestuur zich maar ten dele kan vinden in de conclusies, omdat maar een aantal bestuurders is gehoord. Het is een weergave van de gesprekken met betrokkenen. A. van Kempen voegt toe dat het dagelijks bestuur zich ten dele kan vinden in de opmerking van AEF Tevens meldt AEF dat de terughoudendheid bij het toedelen van extra taken aan de ODWH is te wijten aan een beeld rond de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Hij geeft aan dat er mogelijk ook andere oorzaken zijn, zoals autonome factoren binnen de gemeenten zelf. C. Ruigrok herhaalt zijn kanttekening om de bezuiniging van 200.000 in de salarislasten van 2018 niet doorvoeren en stelt voor het besluit te amenderen. R. van de Sande geeft aan dat de frictiekosten de maximale kosten zijn. C. den Ouden vraagt of er in de toekomst nog meer frictiekosten worden verwacht. Y. Peters-Adrian geeft aan de met het voorgestelde maatregelenpakket de overhead van de dienst in balans wordt gebracht. Tegelijkertijd wordt de inhoudelijke toekomst van de dienst vormgegeven. Als de situatie gelijk blijft worden er geen nieuwe kosten verwacht. Er kan echter geen garantie worden gegeven. P. Dirkse merkt op dat dit vraagstuk ook vanuit de eigenaarsrol dient te worden bezien en niet alleen vanuit opdrachtgeversrol. D. Klinkenberg betreurt de negatieve sfeer en vindt dat de ontwikkelingen positief benaderd dienen te worden. H. Haarman constateert dat het rapport van AEF het beleid van de dienst, zoals gepresenteerd met het maatregelenpakket in de vergadering van 4 juli jl., ondersteunt. Dit zou het algemeen bestuur vertrouwen moeten geven. Kaag en Braassem kan zich vinden in het voorgestelde maatregelenpakket. 4
J. Knijpe vraagt aan M. Veraart hoe in het vervolg met de algemene reserve dient te worden omgegaan. M. Veraart geeft aan dat die vraag niet in beeld is gebracht. In het onderzoek is de kostenkant bekeken. Het weerstandsvermogen vermijdt dat de dienst een beroep doet op de deelnemers bij een negatief resultaat. Met deze buffer kan de dienst zelf makkelijker risico s opvangen. De genoemde reserve van 3-5% is willekeurig. Tevens stelt M. Veraart dat het belangrijk is een overhead te hebben die in balans is voor een efficiënte uitvoering van de taken. Het is belangrijk deze balans te onderhouden. Y. Peters-Adrian geeft aan dat de risico s uitgebreider zullen worden beschreven en gekwantificeerd in de kadernota. Op basis hiervan zal de hoogte van de reserve worden bepaald. H. Romeijn roept de leden van het algemeen bestuur op in te stemmen met de besluitpunten, zodat de uitvoering kan worden gestart. C. den Ouden vraagt of de vakbonden betrokken zijn. D. Eskes geeft aan dat het traject binnen het Sociaal Statuut past. Het Georganiseerd Overleg en de Ondernemingsraad zijn geïnformeerd. C. Ruigrok vraagt om een stemming om de bezuiniging van 200.000 op de salariskosten in 2018 niet door te voeren. ---- Stemming ---- Y. Peters-Adrian concludeert dat er geen meerderheid is voor het voorstel van C. Ruigrok. J. Gardeniers maakt het voorbehoud dat voor de bezuinigingskosten goedkeuring van de gemeenteraad nodig is. Y. Peters-Adrian geeft aan dat op 4 juli het Algemeen Bestuur heeft ingestemd met de berekening en is verzocht de bezuinigingskosten bij raden te agenderen. Derhalve dient het besluit vandaag genomen te worden. J. Gardeniers accepteert dat. C. den Ouden vraagt wanneer de frictiekosten betaald dienen te worden. M. Merks geeft aan dat de kosten niet op 1 januari 2017 in rekening worden gebracht. De kosten worden per periode gefactureerd op basis van werkelijk gemaakte kosten. Het algemeen bestuur stemt in 1. Kennis te nemen van het rapport van AEF Second opinion maatregelenpakket financiële robuustheid ODWH 2. De raming en verdeling van de bezuinigingskosten voor het flankerend beleid het programma 2017 2020 (P1720). Het volgende besluit wordt toegevoegd: 3. De aanbevelingen van AEF zijn versterking van de organisatie op het gebied van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, de relatie tussen opdrachtgever-opdrachtnemer en invulling van de eigenaarsrol. Het algemeen bestuur besluit de aanbevelingen van AEF mee te nemen in het onderzoek van fase 2: ontwikkelingen, koers en takenpakket ODWH. 5
4. Robuustheid fase 2: takendiscussie Presentatie contouren fase 2: Oriëntatie op ontwikkelingen, koers en takenpakket door A. van Kempen. A. van Kempen beschrijft de twee rollen van de deelnemers, namelijk de eigenaarsrol en opdrachtgeversrol. Op bestuurlijk niveau dient de keuze gemaakt te worden hoe met deze rollen wordt omgegaan. Hierbij is een heroriëntatie van de aard en omvang van de dienstverlening van belang. Wat zijn de mogelijkheden om taken te laten uitvoeren door de Omgevingsdienst? De strategie dient mede bepaald te worden op basis van de ontwikkeling van de omgeving (Omgevingswet, samenwerkingsverbanden, digitalisering). Voor een goede invulling van de eigenaarsrol is het van belang dat de dient kennis en kunde opbouwt om de deelnemers te ondersteunen bij de implementatie van de Omgevingswet. Wij zijn met zijn allen deze dienst. Hoe kunnen we het best onze taken bij een onderdeel van onszelf neerleggen (weliswaar met een verlengde arm in een GR)? Het doel van fase 2 is een toekomstbestendige koers uit te zetten. Het belang van de eigenaar is meer betrokkenheid en positie te bieden. Het belang van de opdrachtgever is een doelmatige, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van (gemeentelijke en provinciale) taken. Hierbij is anticipatie op nauwere onderlinge samenwerking met het oog op de Omgevingswet en digitalisering van belang. Voorgestelde aanpak van het dagelijks bestuur: A. van Kempen is de trekker vanuit het dagelijks bestuur. Het Ambtelijk Governance Team (AGT) onder leiding van H. Romeijn is de ambtelijke opdrachtnemer. A. van Kempen zal een inventarisatieronde maken bij de deelnemers om hun visie en wensen te vragen over (het versterken van) de eigenaars- en opdrachtgeversrol en het uitbesteden van taken aan de Omgevingsdienst. De deelnemers worden gevraagd zich hierop voor te bereiden. Het project zal worden gefaciliteerd door een extern bureau. De uitgewerkte aanpak en vraagstelling zullen worden besproken in een bestuurlijke conferentie in december. De deelnemers worden gevraagd tijd vrij te maken. H. Haarman vraagt of de gemeenteraden ook betrokken dienen te worden bij de inventarisatieronde. A. van Kempen geeft aan dat de eerste ronde bedoeld is om de visie en de wensen van de colleges te inventariseren om zodoende een gezamenlijk beeld te krijgen over de visie en wensen van de deelnemers. Uiteraard is het van belang om daarna de raden erbij te betrekken. J. Verheijen vraagt hoe intern bij de gemeenten de discussie dient te worden gevoerd. R. Janssen geeft aan dat het de taak is van de bestuurder om de raden geïnformeerd te houden. Dit kan door bij de behandeling van de begroting ook inhoudelijke onderwerpen te bespreken zoals de Omgevingswet. H. Haarman geeft aan dat de Omgevingswet niet voor nieuwe taken zorgt. Y. Peters-Adrian meldt dat A. van Kempen bij de bestuurders langsgaat voor een inventarisatieronde. Y. Peters-Adrian en J. Roeffen gaan op verzoek langs bij de raden om de robuustheid van de dienst te bespreken. Dit hebben zij al bij een aantal gemeenten gedaan. Indien andere gemeenten daar ook behoefte aan hebben kunnen zij zich aanmelden bij de dienst. 6
P. Platen benadrukt de verbinding tussen vraag en antwoord. Hij vraagt hoe de dienst tegen haar eigen rol aankijkt en of het beeld in de bestuurlijke conferentie kan worden vergeleken met het beeld van de bestuurders. A. van Kempen geeft aan dat de visie van de bestuurders leidend is, maar dat het goed is om te zien of de visies matchen. J. Knape vraagt wat precies de opdracht is die wordt meegegeven. A. van Kempen geeft aan op basis van de inventarisatieronde en de bestuurlijke conferentie een plan van aanpak op te stellen. A. van Kempen heeft zijn medewerking aangeboden op basis van zijn betrokkenheid bij dit onderwerp. H. Romeijn geeft aan dat het van belang is nu eerst de goede vragen te stellen en daarna over te gaan tot de uitvoering. C. den Ouden vindt het een duidelijke aanpak. Hij verzoekt de optie van schaalvergroting open te houden. A. van Kempen geeft aan dat fusie/samenwerking de afgelopen jaren niet mogelijk is gebleken, maar dat de dienst open blijft staan voor deze optie. Het algemeen bestuur stemt in met de voorgestelde aanpak (inventarisatieronde per deelnemer en bestuurlijke conferentie over visie en wensen op de eigenaars- en opdrachtgeversrol) met de aanvulling dat de visie van de dienst ook wordt geïnventariseerd. In de volgende vergadering van het algemeen bestuur zal een plan van aanpak worden gepresenteerd. 5. Eerste begrotingswijziging 2016 Het algemeen bestuur stelt de eerste begrotingswijziging voor de begroting 2017 en meerjarenraming 2018 2020 vast. 6. Tweede bestuurlijke rapportage 2016 G. Kruidhof dringt namens de gemeente Oegstgeest aan op een actieve houding om het tekort te beperken. Het algemeen bestuur stelt de tweede bestuurlijke rapportage 2016 vast. 7. Kwaliteitscriteria R. Jansen vraagt een inventarisatie te maken of de deelnemers de verordening binnen de eigen gemeente hebben vastgesteld. Y. Peters-Adrian geeft aan de overzichtstabel van bijlage twee te actualiseren. Het algemeen bestuur stemt in met een aanpak die er voor zorgt dat de kwaliteit van ODWH voldoet aan de wettelijke eisen (kwaliteitscriteria) door middel van: 1. de systematiek voldoen en gemotiveerd afwijken te hanteren zoals weergegeven in het format Robuustheid Kwaliteitscriteria 2.1 ODWH 2. het informeren van de eigenaren in de jaarrapportages over het in stand houden van het kwaliteitsniveau van de uitvoering van de VTH-taken. De kwaliteitscriteria 2.1 vormen hierbij het uitgangspunt. 7
8. Rondvraag D. Klinkenberg vraagt op de hoogte gehouden te worden over de ontwikkelingen van de reorganisatie, waarbij ook de menselijke component wordt meegenomen. Y. Peters-Adrian geeft aan dat dit zal worden meegenomen in rapportage op de voortgang van de reorganisatie, welke zal plaatsvinden in de bestuurlijke rapportages (burap). Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 6 februari 2016, De voorzitter, de secretaris, Y. Peters-Adrian D.W.M. Eskes 8
Noor de Kruif Van: Martijn Merks Verzonden: donderdag 11 augustus 2016 21:54 Aan: 'j.verheijen@hillegom.nl'; 'a.dejong@hillegom.nl'; 'ypeters@kaagenbraassem.nl'; 'HHaarman@Kaagenbraassem.nl'; 'j.knape@katwijk.nl'; 'kj.vanderbent@katwijk.nl'; 'p.dirkse@leiden.nl'; 'd.devos@partijvoordedieren.nl'; 'J.Gardeniers@leiderdorp.nl'; 'ed.grootaarts@raadleiderdorp.nl'; 'ed@grootaarts.nl'; 'cruigrok@lisse.nl'; 'tsjebanova@hetnet.nl'; 'g.elkhuizen@nieuwkoop.nl'; 'f.buijserd@nieuwkoop.nl'; 'j.rijpstra@noordwijk.nl'; 'dirk@puurnoordwijk.nl'; 'roeffen@oegstgeest.nl'; 'g.j.kruidhof@gmail.com'; 'MksimoonsD66@xs4all.nl'; 'a.vankempen@teylingen.nl'; 'b.brekelmans@teylingen.nl'; 'ebeimers@voorschoten.nl'; 'c.den.ouden@zoeterwoude.nl'; 'jangahrmann@gmail.com'; 'ra.janssen@pzh.nl'; 'ram.vander.sande@pzh.nl'; 'bestuurssecretariaat@hillegom.nl'; 'secretariaat@kaagenbraassem.nl'; 'bestuurssecretariaat@katwijk.nl'; 'r.joziasse@leiden.nl'; 'ndekker@leiderdorp.nl'; 'bestuurssecretariaat@lisse.nl'; 'secretariaat@nieuwkoop.nl'; 'bestuurssecretariaat@noordwijk.nl'; 'secretariaat@oegstgeest.nl'; 'bestuurssecretariaat@teylingen.nl'; 'Erietmulder@werkorganisatieduivenvoorde.nl'; 'bestuurssecretaresse@zoeterwoude.nl'; 'secrjanssen@pzh.nl'; 'secrsande@pzh.nl'; 's.eringa@hillegom.nl'; 'mradema@kaagenbraassem.nl'; 'j.m.vanrijn@katwijk.nl'; 'P.de.LormevanRossem@leiden.nl'; 'a.achbari@leiderdorp.nl'; 'nbink@lisse.nl'; 'l.vanderveer@nieuwkoop.nl'; 'o.vanhelden@noordwijk.nl'; 'boomsma@oegstgeest.nl'; d.vanderplas.obm@katwijk.nl; 'f.vanleeuwen@teylingen.nl'; 'ostolp@werkorganisatieduivenvoorde.nl'; 'a.b.m.orleans@zoeterwoude.nl'; 'p.van.aller@pzh.nl'; 'n.kamerbeek@hillegom.nl'; 'pvanneijenhof@kaagenbraassem.nl'; 'd.schrijver@katwijk.nl'; 'w.spies@leiden.nl'; 'j.boot@leiderdorp.nl'; 'idirven@lisse.nl'; 's.dijkstra@nieuwkoop.nl'; 'l.vanderpol@noordwijk.nl'; 'zande@oegstgeest.nl'; 'm.schuring@teylingen.nl'; 'mhavenaar@werkorganisatieduivenvoorde.nl'; 'e.mohlelandman@zoeterwoude.nl'; 'gfm.de.reus@pzh.nl'; 'm.meulendijks@hillegom.nl'; 'wstikkelorum@kaagenbraassem.nl'; 's.bavelaar@katwijk.nl'; 'C.van.der.Gaag@servicepunt71.nl'; 'rvdbroek@lisse.nl'; 'k.fransen@nieuwkoop.nl'; 'p.kartaram@noordwijk.nl'; 'f.terhofstede@teylingen.nl'; 'h.heezen@zoeterwoude.nl'; 'ja.van.haastrecht@pzh.nl'; 'griffie@hillegom.nl'; 'griffie@kaagenbraassem.nl'; 'griffie@katwijk.nl'; 'f.osinga@leiden.nl'; 'griffie@leiderdorp.nl'; 'griffie@lisse.nl'; 'griffier@nieuwkoop.nl'; 'griffie@noordwijk.nl'; 'kromhout@oegstgeest.nl'; 'griffie@teylingen.nl'; 'g.j.schouten@zoeterwoude.nl'; 'statengriffie@pzh.nl'; 'r.van.walsem@leiden.nl'; 'anierop@leiderdorp.nl'; 'AStar@lisse.nl'; 'jtuit@noordwijkerhout.nl'; d.vanderplas.obm@katwijk.nl CC: Derk Eskes; Jeroen Smits; Nienke Mier; Noor de Kruif; Menno Waalewijn; Kees Tol Onderwerp: Stand van zaken extern onderzoek "second opinion" ODWH Bijlagen: Verdeling frictiekosten taakstelling 2017.pdf Geachte bestuurders, leden van het AGT en ambtelijke contactpersonen, Met deze mail wil ik u graag informeren over de stand van zaken en vooruitblik met betrekking tot de uitvoering van het externe onderzoek naar de voorgestelde aanpak en onderliggende berekeningen van ODWH om de organisatie weer financieel robuust te maken. Daarnaast is bij dit bericht een aangepast overzicht gevoegd van de verdeling van de frictiekosten dat gebaseerd is op de besluitvorming van het AB van 4 juli 2016. Keuze voor adviesbureau AEF Op basis van een door het DB geaccordeerde opdrachtomschrijving zijn bij 2 bureaus offertes opgevraagd voor uitvoering van een second opinion. Op basis van de offertes is door het DB in samenspraak met enkele leden van het AGT gekozen voor het bureau AEF om het onderzoek uit te voeren. Voortgang en data Inmiddels is AEF (Maarten Veraart (projectleider) en Peter van Zoest (bedrijfskundig onderzoeker)) gestart met het onderzoek en beoordeling van diverse aangeleverde stukken. Tevens hebben er verschillende gesprekken plaatsgevonden met medewerkers van ODWH. Voor de komende periode staan er gesprekken gepland met leden van het AGT (22 en 24 augustus), het management en directeur van ODWH (op 22 en 23 augustus). Op 7 en 8 september vinden er gesprekken plaats met bestuurders van de gemeenten Oegstgeest, Leiderdorp, Kaag en Braassem, Nieuwkoop, Leiden, Teylingen en de provincie Zuid-Holland. 1
Op 19 september staat er een overleg gepland met het AGT waarin het bureau AEF de eerste resultaten en aanbevelingen van het onderzoek presenteren. Een week later (26 september) zal AEF aan de controllers van de deelnemers haar bevindingen presenteren in het Vooroverleg financiën. Vervolgens zal het onderzoeksrapport via het DB (10 oktober) aan het AB worden gezonden. Op 31 oktober zal AEF haar bevindingen en aanbevelingen in het AB presenteren. Bestuurlijke werkconferentie Het bureau AEF heeft in haar offerte aangeboden een bestuurlijke werkconferentie te organiseren onder begeleiding van Maarten van Poelgeest (wethouder gemeente Amsterdam 2006 2014). Het programma en de inhoud van deze bestuurlijke werkconferentie moet nog worden bepaald. De doelstelling van deze conferentie is om op bestuurlijk niveau de toekomstvisie op de taakuitvoering van ODWH met elkaar te bespreken. Deze bestuurlijke werkconferentie zal eind november of begin december plaatsvinden. Aangepast overzicht verdeling frictiekosten In het AB van 4 juli is gebleken dat bij een groot deel van de deelnemers het restant van de frictielasten van de taakstelling 2014 niet direct beschikbaar is. Als gevolg hiervan is het overzicht van de verdeling van de frictielasten om de taakstelling 2017-2020, waaronder de sanering van 8,4 fte, te kunnen realiseren, aangepast. In de bijlage is de aangepaste verdeling weergegeven. Deze verdeling is gebaseerd op de uren van de deelnemers die zijn vastgesteld in de begroting 2017. De hoogte is gebaseerd op het staande beleid dat per te saneren fte gerekend wordt met 3 maal het gemiddelde jaarsalaris van 70.000,-. De sanering van 8,4 fte levert een frictielast op van maximaal 1.764.000,-. Vragen of opmerkingen Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit bericht, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende. Met vriendelijke groet, Martijn Merks Afdelingshoofd Bedrijfsbureau a.i. Omgevingsdienst West-Holland 06-51232998 m.merks@odwh.nl www.odwh.nl Werkdagen: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag 2
Verdeling frictiekosten taakstelling 2017-2020 Gebaseerd op besluitvorming AB, 4 juli 2016: Het algemeen bestuur stemt in met: 4.1.1 De aanpak gericht op herstel van de financiële robuustheid en het sluiten van de begroting 2017 en meerjarenraming 2018 2018, met ingang van 1 januari 2017; 4.1.2 Geen bijdrage wordt gevraagd van de deelnemers Katwijk, Noordwijk en Voorschoten omdat zij geen invloed hebben kunnen uitoefenen op de huidige ontstane financiële tekorten; 4.1.3 De berekening van de hoogte van de frictielasten, na een eerste ronde van vrijwillige mobiliteit, te baseren op staand beleid, te weten 3 maal het gemiddelde jaarsalaris van 70.000 per fte. De maximale frictielasten bij sanering van 8,4 fte bedraagt op basis van bovenstaande berekening: 1.764.000,- ODWH 2017 Deelnemer Begroting 2017 Verhouding Bezuinigingskosten conform begroting 2017 uren Hillegom 6.478 5,85% 103.266 Kaag en Braassem 8.855 8,00% 141.158 Leiden 31.180 28,18% 497.041 Leiderdorp 5.775 5,22% 92.059 Lisse 5.990 5,41% 95.487 Nieuwkoop 8.870 8,02% 141.397 Oegstgeest 4.405 3,98% 70.220 Teylingen 8.400 7,59% 133.904 Zoeterwoude 4.280 3,87% 68.228 Provincie Zuid-Holland 26.425 23,88% 421.241 Totaal per deelnemer 110.658 100,00% 1.764.000 Katwijk 3.807 Noordwijk 19.699 Voorschoten 2.716 Totaal per deelnemer 136.880