1. Aanleiding en achtergrond van het project De Hivset is het Hoger Instituut voor Verpleegkunde Sint-Elisabeth Turnhout. Er zitten ongeveer 1300 leerlingen en veel daarvan moeten meerdere stages doen. De school heeft meerdere stageplaatsen maar deze hebben uiteraard een maximum aantal stagiairs die tegelijkertijd mogen komen. Omdat de stageplaatsen verdelen moeilijk is, dit gebeurt nu met Excel bestanden en op papier, zou er een toepassing moeten komen waarmee ze gemakkelijk de stageplaatsen kunnen verdelen. Vorig jaar heeft een andere stagiair een toepassing geschreven waarmee ze stages konden beheren. Dit is een zeer uitgebreide toepassing. Toch wordt deze toepassing niet gebruikt. Dit heeft enkele redenen namelijk 1. Er zit geen gemakkelijke planningsmodule in. Of toch niet zoals de stagecoördinatoren willen. Ze willen gemakkelijk studenten aan stageplaatsen kunnen koppelen. Ook moet er een weergave zijn van het aantal studenten dat aan één bepaalde stageplaats. 2. Het importeren van studenten lukt niet meer. 3. Het programma is te moeilijk en er zijn teveel toeters en bellen in waardoor het te onduidelijk is. 2. Verwacht resultaat (shared vision) Ik ga het mogelijk maken dat de stagecoördinatoren gemakkelijk en overzichtelijk de studenten stageplaatsen kunnen geven. Ik hou hierbij rekening dat de student maar één stage tegelijkertijd kan doen en dat op één stageplaats een maximum aantal plaatsen heeft. Dit kan op verschillende manieren. 1. Ik kan de toepassing van vorig jaar herschrijven. 2. Ik kan een nieuwe toepassing schrijven. 3. Ik kan Informat onderzoeken en eventueel een toepassing programmeren die de functionaliteiten aanbiedt die Informat niet heeft. 3. Business Case De toepassing wordt volledig gemaakt door een stagiair. Dit is dus helemaal gratis. Voor Hivset zijn er dus alleen maar voordelen. De stagecoördinatoren gaan sneller de studenten een stageplaats gegeven hebben waardoor ze iets anders kunnen doen of minder uren presteren wat resulteert in gelukkigere, meer ontspannen leerkrachten. 1
4. Fasering Van 1 maart tot 6 maart ga ik onderzoeken welke oplossing het beste is. Dit ga ik doen op basis van de gesprekken die ik op 28 februari heb met de eindgebruikers. Ik ga ook de toepassing van vorig jaar en Informat bekijken en beschrijven. De tijdsduur van de volgende fases hangen af van de keuze die gemaakt word. 1. Vorige toepassing herschrijven het datamodel maken en eventueel het huidige database aanpassen. Ik ga ook de Van 21 maart tot 1 mei ga ik de toepassing van vorig jaar aanpassen. Ik ga de dingen die ze niet nodig hebben verwijderen en een planningsmodule bijschrijven. Ik ga ook de testprocedures schrijven. Van 2 mei tot 27 mei ga ik de toepassing testen, een handleiding schrijven en opleiding geven aan de eindgebruikers en eventueel dingen aanpassen. 2. Nieuwe toepassing schrijven het datamodel maken en eventueel het huidige database aanpassen. Ik ga ook de Van 21 maart tot 8 mei ga ik de toepassing schrijven. Ik ga ook de testprocedures schrijven. Van 9 mei tot 27 mei ga ik de toepassing testen, een handleiding schrijven en opleiding geven aan de eindgebruikers en eventueel dingen aanpassen. 2
3. Informat + extra programmeren het datamodel maken en eventueel de huidige database aanpassen. Ik ga ook de Van 21 maart tot 1 mei ga ik de extra functionaliteiten schrijven en implementeren. Ik ga proberen hierbij gebruik te maken van de basis van de toepassing dat vorig jaar gebruikt is. Ik ga ook de testprocedures schrijven. Van 2 mei tot 22 mei ga ik de toepassing testen en eventueel aanpassen. Ik ga ook een handleiding schrijven en de eindgebruikers opleiden. 5. Projectafbakening In de scope: Toepassing schrijven Testen Handleiding schrijven Eindgebruikers opleiden Buiten de scope: Studenten invoeren Stageplaatsen invoeren Studenten aan stageplaatsen koppelen. De stages zelf beheren. 6. Omschrijving van de primaire doelgroep De primaire doelgroep bestaat uit de stagecoördinatoren. 7. Derden: andere stakeholders De stageplaatsen en de studenten worden onrechtstreeks ook beïnvloed. Daar de toepassing worden de stages sneller toegewezen. Hierdoor weten de stageplaatsen sneller wie komt. De studenten weten op hun beurt sneller waar ze stage moeten gaan doen. 3
8. Informatie en rapportering Ik ga wekelijks rapporteren aan mijn stagebegeleider Luc Celis. Ik ga na elke fase aan Tom rapporteren. Deze datums hangen af van de keuze die gemaakt word. De datums kan je per keuze in punt 4 bekijken. 9. Beslissingen & acties buiten de scope van het project Omschrijving beslissing of actie Kijken of het mogelijk is om gegevens uit Informat te halen. Wie moet dit uitvoeren? Informat CV 10. Product Breakdown Structure (PBS) van het project Toepassing stages Hivset Onderzoeken beste oplossing Analyse Implementeren Testen Usecases uitschrijven Bijkomende usecases schrijven Usecases uitwerken Testen van toepassing Analyse vorige toepassing Datamodel maken/aanpassen Testprocedures schrijven Handleiding schrijven Analyse Informat Scenario's schrijven Opleiding eindgebuikers Tabellen maken/aanpassen 4
11. Product flow diagram (PFD) van het project Start Onderzoeken beste oplossing Milestone 1 Analyse Milestone 2 Implementeren Milestone 3 Einde Testen Milestone 4 12. Risicoanalyse Ik kom dagelijks met de auto naar Turnhout. Ik dus een auto-ongeluk krijgen en daarom heb ik de gegevens van Tom in mijn gsm staan. Ik moet tijdens de krokusvakantie en de paasvakantie van thuis uit werken omdat de school dan gesloten is. Ik heb op voorhand gezorgd dat ik voldoende werk heb en dat ik aan de gegevens kan geraken van thuis uit. Ik heb hiervoor alles thuis alles geïnstalleerd en alles grondig getest. Het grootste risico tijdens een project is verlies van gegevens. Ik maak regelmatig backups om de schade te beperken. Ik plaats ook altijd een exemplaar op de server van een grote spelen zoals bijvoorbeeld Google Docs. De kans dat met dat exemplaar iets gebeurd is zeer klein. 5